Sistema Assistencial Gratuito S.A.G.

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1 INTRODUÇÃO A Igreja Adventista sempre dedicou grande parte do seu tempo e investimentos na área assistencial da comunidade, porque isto faz parta da filosofia e dos conceitos de cristianismo. Este envolvimento da igreja tem contribuído grandemente para a divulgação do evangelho e para a formação de pessoas através do amparo físico, material e espiritual. Para que a Igreja possa continuar a desempenhar este trabalho, foi desenvolvido o sistema SAG (Sistema Assistencial Gratuito) para ajudar e facilitar o trabalho dos que estão envolvidos com o plano filantrópico. O objetivo deste manual é orientar os envolvidos com plano filantrópico a desempenharem melhor o seu trabalho, através do sistema denominado SAG. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 1

2 Sistema Assistencial Gratuito S.A.G. O SAG É um sistema que permite a gerência de um ou mais estabelecimentos, tem como principal característica a valoração dos serviços prestados no serviço de assistência social. A base de seu funcionamento está ancorada nos serviços prestados através dos recibos de assistência social. Por ser um sistema integrado com a contabilidade, gera os lançamentos automaticamente proporcionando alto grau de confiabilidade e atendendo as exigências legais. Permite vários tipos de controle assim como de Beneficiários, Voluntários, Caixa e Estoques. Baixo custo de implementação por ser um sistema que não necessita de um computador potente para funcionar. Agilidade nas informações e total controle dos serviços prestados. Transferência de arquivos, via Internet ou disquete. Permite a instalação em estabelecimentos fora das Associações ou Uniões, facilitando assim os atendimentos nos postos de ADRA e CADECS. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 2

3 Sistema Assistencial Gratuito S.A.G. SAG MULTI -USUÁRIOS O SAG funciona com Multi- Usuários, o que significa que pode ser acessado por diferentes usuários e cada um ter sua restrição de acessos. O que permite ser implementado em vários locais. O sistema se divide em três: SAG - Consolidado SAG Corporativo SAG Local SAG Consolidado: Este nível do sistema é usado somente por Uniões. Funciona normalmente como os outros, mas com uma diferença, o Consolidado como o próprio nome já diz, consolidada os dados de origem dos campos ele atua como a central de dados da União. Código de acesso: Para acessar o SAG Consolidado o usuário deverá digitar o código de acesso 9. O usuário passa a ser denominado Usuário SAG - União. Permissões: Visualizar os dados consolidados de todas as entidades da União. Contabilização automática. Importar dados das outras entidades Tirar relatórios de todos os estabelecimentos cadastrados nas entidades. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 3

4 Sistema Assistencial Gratuito S.A.G. Como funciona o SAG - Corporativo: O SAG Corporativo funciona como uma central de dados. Os postos de Adra e Cadecs que não forem informatizados, devem remeter mensalmente os recibos de doações para serem registrados no sistema da associação, se forem informatizados deverão somente enviar o arquivo gerado no final de cada mês, para também serem contabilizados pela central. A associação acumula todos os dados do seu campo para contabiliza-los. Código de acesso: Na tela inicial quando for solicitado o código de acesso, deverá ser digitado o código 10, que automaticamente identifica-se como sendo um usuário autorizado a trabalhar no sistema corporativo. Permissões: Os usuários SAG Corporativo terão acesso para tirarem relatórios consolidados de todos os estabelecimentos cadastrados. Importar arquivos do SAG Local. Fazer a contabilização automática no Sistema de Controladoria (WinCTR). Registrar recibos manuais e automáticos. Criar novos estabelecimentos. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 4

5 Sistema Assistencial Gratuito S.A.G. Como funciona o SAG Local: Nos postos de Adras e Cadecs onde é usado o SAG Local o usuário terá acesso a determinados itens. O sistema funciona no gerenciamento total do estabelecimento, controlando estoques, caixas, voluntários, beneficiários e emissão de recibos automáticos. Permite visualização de relatórios diversos. Envia arquivo para a Associação, do trabalho realizado durante o mês. Buscas de endereços de voluntários e beneficiários. Mala direta com a impressão de etiquetas para correspondências. Código de acesso: Neste caso deve-se digitar o código 11. Após informar o código o usuário passa a ser identificado como sendo um usuário local. Permissões: O usuário local tem algumas restrições quanto a sua permissão de acesso. Permite verificar relatório somente do seu estabelecimento. Gerar arquivo para a Associação. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 5

6 Sistema Assistencial Gratuito S.A.G. LINGUAGEM DO SISTEMA: USUÁRIOS: O SAG trabalha com vários usuários, os locais e os das associações. ESTABELECIMENTO: São todos os postos de Adra e Cadecs, cadastrado no sistema. Podemos acessar o estabelecimento pela tela inicial ou pelo menu utilitários. Para registrar qualquer serviço ou digitar algum recibo deve-se informar o estabelecimento correspondente, o SAG o abre exclusivamente, assim teremos condição de visualizar toda a sua movimentação, podendo emitir recibos e diversos relatórios. PESSOAS: Podem ser os beneficiários, fornecedores e os próprios estabelecimentos. As Pessoas se dividem em duas: Pessoas Físicas e Jurídicas. Jurídicas: é usada para o cadastro dos estabelecimentos Físicas: é usada para o cadastro dos beneficiários e fornecedores. CAIXA: Onde é cadastrado todo o movimento de caixa do estabelecimento. DOCUMENTO: Neste item é feita a digitação dos recibos. Existem quatro tipos de documentos os Documentos de Saída, Entrada, Transferência e Voluntários. ESTOQUE: Controla as entradas e saídas do estoque no estabelecimento. OBS este item só será usado no SAG Local onde geralmente ficam produtos estocados. RELATÓRIOS: Este item visualiza e imprime vários relatórios de filantropia, beneficiários, estoques, caixa etc. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 6

7 Estrutura Hierarquia do Sistema. SAG - CONSOLIDADO UNIÃO SAG - CORPORATIVO ENTIDADES SAG - CORPORATIVO CLINICAS SAG - CORPORATIVO HOSPITAIS SAG - LOCAL POSTOS DE ADRA CADECS Conforme mostra este organograma podemos ter uma visão melhor de como funciona a hierarquia do sistema. A União é a sede de todos os dados, os campos centralizam seus próprios dados e mais os dados dos seus subordinados, já os postos de Adra e Cadecs, apenas registram seus dados para enviarem posteriormente a sua central que neste caso é a Associação. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 7

8 Atalho SAG Atalho para entrar no sistema SAG. Após a implementação do SAG é recomendado criar um atalho na área de trabalho do computador, isto facilitará para a fácil visualização do sistema. Este atalho aparece com o logotipo da ADRA e com nome de ATALHO PARA WINSAG. Deves-se clicar duas vezes com o botão direito do mouse em cima do atalho para entrar no sistema. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 8

9 Tela Inicial Esta é a tela de entrada do sistema, aqui temos que nos identificar para obter o acesso. Devemos informar o código do usuário, senha e o estabelecimento que iremos trabalhar. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 9

10 Tela Inicial - Identificação Identificação do Usuário: Veja que estamos trabalhando no SAG Corporativo, pois entramos com a senha de Usuário Associação Caixa de lista Na tela aparece os seguintes dados: Usuário: código 10, Senha : que vai ser dada posteriormente, e o estabelecimento informado. Para se informar o estabelecimento temos duas opções: digitar o código do estabelecimento, mas isto já seria um pouco complicado pelo numero de estabelecimentos já cadastrado, ou ir com o mouse na caixa de lista na extrema direita e procurar o estabelecimento desejado. Veja como ficaria a caixa de lista aberta na próxima tela Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 10

11 Tela Inicial - Identificação Caixa de Lista com o nome dos estabelecimentos Barra de Rolagem Observe na tela a caixa de lista com os estabelecimentos. Na direita tem uma barra de rolagem para facilitar a procura. Após escolher o estabelecimento é só apertar o botão OK. Então o sistema abre o estabelecimento em que vamos trabalhar. Veja o próximo exemplo Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 11

12 Tela Inicial - Identificação Mudar a senha de acesso Confirmar o acesso Pronto agora temos todos os dados que necessitávamos para a identificação. É só confirmar no botão OK. Ainda temos a opção de mudar a senha é só clicar no botão MUDA SENHA. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 12

13 Entrando no Sistema - Efetuando Backup Quando se acessa o SAG pela primeira vez no dia, é automaticamente criada uma cópia de segurança que chamamos de Backup. Este arquivo é feito diariamente após o primeiro acesso do dia, o SAG cria uma pasta chamada BACKUP dentro da pasta: C:IASD/ SAG /DADOS/BACKUP, todos os arquivos são gravados neste local. O Backup é gravado por dias da semana para cada dia ele cria um nome. EX: se na segunda-feira for acessado o sistema ele cria o arquivo com o nome Backup Segunda e assim consecutivamente. Logo que o sistema termina de realizar o Backup teremos a opção de gravar o mesmo arquivo em outro lugar pode ser num disquete ou em um CD. Dependendo do tamanho do Banco de Dados. Veja o exemplo na próxima tela Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 13

14 Entrando no Sistema - Efetuando Backup Veja o Backup é automático quando acessado a primeira vez no dia, não precisa dar comando nenhum. Automaticamente abre-se a tela de Backup e o sistema se encarrega de realiza-lo. Após feito o Backup automático é só clicar no botão OK e estará terminado. Ainda temos a opção de fazer outro (este sim manual), para guardarmos em um lugar seguro quer seja em um servidor ou CD. No próximo exemplo vamos demonstrar como se faz a cópia do Backup. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 14

15 Entrando no Sistema - Efetuando Backup Mensagem de segurança Local onde estão os arquivos de Backup Na tela de Backup é possível verificar as informações onde estão localizadas as cópias de segurança. Logo a baixo temos uma mensagem dizendo o seguinte: É recomendado que você faça uma cópia do Backup em um outro local, drive ou caminho de rede. Isto nada mais é do que fazer uma cópia em disquete,cd ou Servidor. Para fazer a cópia basta informar o local onde será gravado e apertar o botão FAZER CÓPIA. Veja o exemplo da próxima tela Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 15

16 Entrando no Sistema - Efetuando Backup Botão para iniciar a cópia Endereço da cópia de segurança Definir o local da cópia de segurança Clique com o mouse na parte inferior direita da tela de Backup onde aparece uma figura de uma pasta. E escolha o local onde deverá ser feita a cópia de segurança. Após definição do local aparecerá automaticamente o endereço para ser realizada a cópia. Depois é só dar um clique no botão FAZER CÓPIA. OBS: SE ESTA FOR A PRIMEIRA VEZ QUE FOI FEITO UM BACKUP NO SISTEMA, NÃO IRÁ APARECER NENHUMA MENSAGEM, SOMENTE: CÓPIA REALIZADA COM SUCESSO. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 16

17 Entrando no Sistema - Efetuando Backup II Como o SAG trabalha com Backup por dia e cria nome para estes arquivos é possível que a cada dia em que o sistema for acessado irá aparecer a mensagem se deseja substituir o arquivo. Exemplo: Entramos no sistema em todos os dias da semana, de segunda a sexta, para cada dia que o sistema foi acessado foi realizado um backup, com o nome do Backup e o dia da semana em q foi criado. Vamos supor que na próxima semana iremos continuar trabalhando, segunda-feira tornamos a acessar o sistema, logo irá se fazer o Backup automático sem problema nenhum, mas quando formos fazer a cópia o sistema irá perguntar se queremos substituir o backup feito na segunda-feira da semana passada, neste caso aceite a modificação, pois o backup da segunda passada não interessa mais, mesmo porque nós já trabalhamos no resto da semana, ou seja, de terça a sexta, e modificamos os dados. Assim vai acontecer cada vez em que for feito o novo Backup, sempre teremos que trocar o arquivo do dia da semana passada por o arquivo do dia atual da semana em que estamos trabalhando. Veja como fica na tela abaixo. O sistema faz a pergunta se deseja modificar os arquivos gravados anteriormente Para isto só clique no botão SIM PARA TODOS. E a cópia estará pronta. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 17

18 Conhecendo a Tela do Sistema Botões de atalhos para acessar itens dos menus de controles Menus de controles Campo onde o sistema está instalado Estabelecimento em que está sendo trabalhado Usuário Atual Esta é a tela do sistema, aqui é a nossa área de trabalho. Bem acima temos os menus: Tabelas,Pessoas,Caixa,Documentos,Estoque,Relatórios,Corporativo,Utilitários e Ajuda. Logo abaixo dos menus temos botões de atalhos para acessar itens dos menus de controles. Na parte inferior do sistema da esquerda para a direita temos o nome do Campo onde o sistema está instalado, o estabelecimento em que estamos trabalhando e o usuário do sistema. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 18

19 Trabalhando no Menu Pessoas - Introdução Neste menu temos várias opções de trabalho. Este menu se divide em duas partes distintas são elas: Pessoas Físicas e Pessoas Jurídicas. Pessoas Físicas: Nesta parte vamos cadastrar todos os beneficiários, voluntários e fornecedores. Beneficiários: São todas as pessoas que recebem algum tipo de atendimento social. Voluntários: É a pessoa que presta serviço voluntariamente para o estabelecimento. Fornecedores: São as pessoas que fazem qualquer tipo de doação. Pessoas Jurídicas: Neste item cadastramos os estabelecimentos. (Este menu é mais usado pelo SAG Corporativo) Primeiro passo é cadastrar a Pessoa Jurídica, depois de cadastra-lo deve-se ir item Estabelecimento, e busque o cadastro feito anteriormente no item Pessoa Jurídica. Observe que temos que acessar o Menu Pessoas, então podemos escolher onde vamos trabalhar. No caso acima escolhemos trabalhar no item Pessoa Jurídica, onde é feito o cadastro do estabelecimento. Preste atenção nos passos para se cadastrar um estabelecimento, não podemos esquecer que 1º temos que cadastrar a Pessoa Jurídica, e depois ir ao item Estabelecimento e buscar o cadastro feito no item Pessoa Jurídica. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 19

20 Trabalhando no Menu Pessoas Físicas Introdução Para acessar o Menu Pessoas Físicas é só clicar com o Mouse em cima da palavra PESSOAS. Então teremos duas opções de trabalho. Pessoas Físicas e Voluntário. No item Pessoas Físicas: cadastramos todas as pessoas que recebem atendimentos, prestam serviços ou fazem qualquer tipo de doações. Vamos ver como se faz para cadastrar as pessoas físicas na próxima tela. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 20

21 Cadastro de Pessoas Físicas Esta é a tela para cadastrar qualquer tipo de pessoa, temos diversos campos a ser preenchidos para completarmos o cadastro. Aqui informamos o máximo possível da pessoa que está sendo cadastrada. É fundamental cadastrar o nome completo da pessoa, para que no futuro não haja problemas de duplicação de cadastro. Não podemos correr o risco de cadastrar duas vezes a mesma pessoa. É obrigatoriamente o preenchimento de dois itens: Nome e Sexo. Quanto ao resto não é obrigatório o preenchimento. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 21

22 Cadastro de Pessoas Físicas Acima temos um exemplo de cadastro. Note que todos os dados foram preenchidos. Para se preencher esta ficha é muito simples basta ir informando o que cada campo pede, para passar para o próximo campo é só usar a tecla TAB do teclado do seu computador. Nos itens Estado Civil, Nacionalidade e Religião, temos a opção de escolher numa lista que aparece se clicarmos na direita do campo no botão indicado. Nuca esqueça de salvar o cadastro para isto temos duas opções uma é usar o botão Grava na parte superior da tela, a outra é usar a tecla F3. Veremos melhor na próxima tela como achar estes botões e gravar os dados. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 22

23 Conhecendo Tela Cadastro Pessoas Físicas Inserir novo Cancelar Atualizar dados Visualizar dados Gravar os dados. Imprimir lista de Pessoas Físicas Caixa de lista. Vamos conhecer um pouco mais sobre esta tela Na parte superior temos alguns botões, veja a explicação abaixo para saber o que cada um faz. Inserir: Abre novo cadastro. Excluir: Apaga os dados do cadastro realizado. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 23

24 Conhecendo Linguagem Cadastros Pessoas Físicas Altera: Permite fazer alguma alteração no cadastro (EX: mudar um endereço ou número de telefone). Cancela: Cancela o cadastro que está sendo feito no memento, apertando este botão todos os dados irão se apagar, então podermos digitar novamente. Atualizar: Atualização dos dados que estão sendo inseridos no momento. Visualizar Dados: Este botão é uma grande ferramenta, pois permite a consulta de cadastros que já estão no sistema. Apertando este botão o SAG oferece uma lista com todos os nomes já cadastrados, escolha o nome de quem deverá ser consultado e confirme, então aparecerá o cadastro. Imprimir: Imprime a lista de todas as pessoas já cadastrada no sistema. Itens de pesquisa Aparte neste botão para fazer a pesquisa. Nesta tela temos o exemplo de como pesquisar os dados de uma pessoa já cadastrada no sistema. Veja que aparece uma outra tela com uma lista de todos as pessoas, basta clicar em cima do nome e apertar o botão OK. Após feito isto, poderemos visualizar o cadastro. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 24

25 Cadastro de Voluntários - Introdução Veremos agora como funciona o cadastro de voluntários. É muito importante ter todos os voluntários cadastrados no sistema, isto facilitará o controle de horas trabalhadas e os tipos de habilidades. O sistema permite imprimir um termo de adesão para cada voluntário. Deve-se pedir ao voluntário a sua assinatura no termo, para ter um registro que Ele trabalhou voluntariamente sem criar qualquer tipo de vínculo empregatício com o estabelecimento. Este termo constará as horas que o voluntário irá trabalhar na semana, suas habilidades e qual o serviço que Ele irá prestar. Para se cadastrar um voluntário primeiro é preciso cadastra-lo como pessoa física, depois ir ao menu voluntário e buscar os dados feitos no item pessoa física. Para acessar o Menu Voluntário Clique 1º no menu Pessoas, depois, Pessoas Físicas ai escolha o Menu Voluntário. Lembrando que para se cadastrar um voluntário o 1º passo é cadastra-lo como pessoa física. Todo o voluntário é obrigatoriamente uma pessoa física. O cadastro de Pessoa física é o ponto de partida para fazermos qualquer cadastro no SAG, tanto para Voluntários, Beneficiários ou Fornecedores. Não temos um item específico para cadastrar Beneficiários,para isto basta cadastra-lo como uma Pessoa Física. As horas de trabalho do voluntário serão contabilizadas como filantropia realizada pelo estabelecimento correspondente. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 25

26 Cadastro de Voluntários Esta é a tela onde é feito o cadastro dos voluntários. Observe que temos que informar o nome do voluntário que já está cadastrado como Pessoa Física, sua naturalidade e data de cadastro e vários outros tipos de cadastro. Temos a opção de cadastrar Agenda, Atividade, Tipo de Habilidade e Formação escolar. Veja como fica o cadastro na próxima tela. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 26

27 Cadastrando Voluntários Observe o cadastro feito acima. Preenchemos os campos Nome, Naturalidade, Data Cadastro, Data Entrada e Agenda. Quanto a Data de Saída só é preenchida quando realmente o voluntário não for mais trabalhar no estabelecimento. Na parte direita da tela temos um campo á informar, (Imprime Termo). Este item imprime o cadastro que estamos fazendo que damos o nome de Termo de Adesão. A agenda é o cadastro das horas que o voluntário irá trabalhar. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 27

28 Cadastrando Agenda Cadastro de Agenda de Voluntário No Item agenda cadastra-se: dias, hora inicio, hora fim e opção mensal. Observe os campos acima que devem ser preenchidos. Data/Dia/Horário Inicio/Horário Fim/Mensal. Data: Neste campo deve-se preencher com a data em que se está fazendo o cadastro, ou seja, se estamos trabalhando no dia 5 de um determinado mês devemos informar a data atual. Dia: Aqui é necessário digitar o código do dia. Exemplo: 1- Domingo, 2- Segunda e assim por diante. Hora Início: É a hora de entrada do voluntário no trabalho. Hora Fim: É a hora da saída do voluntário. Mensal: Se o voluntário trabalha esses dias mensalmente, escolha a opção SIM, se não, escolha a opção NÃO. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 28

29 Cadastrando Atividades Veremos agora outro item do cadastro de voluntários: Atividades. Para acessar o Item Atividades é só clicar em cima onde aparece o nome. Este item permite o controle de todas as atividades que o voluntário prestará ao estabelecimento. Deve-se cadastrar o serviço ou atividade do voluntário, para isto o SAG já tem uma lista com várias opções, um voluntário poderá exercer várias atividades dentro do estabelecimento, através deste recurso pode-se controlar todas. Este cadastro se torna importante para consulta posterior, quando o estabelecimento precisar de alguém que desempenhe alguma tarefa, basta consultar a lista de voluntários e verificar se algum que já prestou algum serviço ali se encaixaria na necessidade atual. Observe a tela: Foram digitadas algumas atividades que o voluntário desempenhará. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 29

30 Cadastrando Atividades Clique com o Mouse na parte inferior direita da linha, e aparecerá o botão de lista. Para se cadastrar o tipo de atividade pode-se informar o código ou se não souber clique com o mouse na parte direita da linha no item Tipo de Atividade. Então aparecerá a lista das atividades cadastradas, clique com o mouse em cima da atividade desejada e em seguida ela irá aparecer na tela. Feito o cadastro das atividades vamos prosseguir para o próximo item que é um complemento ao item atividades, neste item cadastramos os tipos de habilidades dos voluntários. Veremos na próxima página como funciona este item. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 30

31 Cadastrando Tipo de Habilidades Para acessar o Item Tipo de Habilidade basta clicar com o mouse no nome. Veja a tela abaixo: Como no item anterior o cadastro é muito parecido temos várias opções que o sistema já fornece. Para se cadastrar alguma habilidade, digita-se o código, ou recorremos à caixa de lista clicando com o mouse na parte inferior direita da linha no item: Tipo de Habilidade. Após feito este cadastro, faremos o ultimo passo para finalizar o cadastro de voluntários. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 31

32 Cadastrando Formação Para acessar o Item Formação basta clicar com o mouse no nome. Neste item cadastramos a formação escolar do voluntário. Veja a tela abaixo: Botão para gravar registros Caixa de Lista Assim como nos cadastros anteriores o modo de cadastrar a formação é igual. Escolhe-se a opção desejada informando o código ou recorrendo a caixa de lista como mostra o exemplo acima. Este é o ultimo passo para completar todos os requisitos do cadastro de voluntários, após tudo cadastrado é só gravar os registros apertando o botão GRAVA. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 32

33 Pesquisando registros de Voluntários Para se visualizar um cadastro feito de voluntários podemos acessa-lo através do botão pesquisa que aparece com o desenho de um binóculo. Clicando neste botão aparecerá outra janela com a lista de todos os voluntários já cadastrados no sistema, é só clicar em cima do nome da pessoa e confirmar no botão OK então poderemos visualizar os dados na tela. Este recurso é muito usado no caso de alteração de cadastro ou saída do voluntário. Veja a tela abaixo: Botão Pesquisa Janela com a lista de todos os voluntários cadastrados no sistema. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 33

34 Cadastro de Pessoas Jurídicas Introdução Como vimos anteriormente o SAG trabalha com dois tipos de pessoas as Físicas e as Jurídicas. São chamados de Pessoas Jurídicas os estabelecimentos, podendo ser: Associações, Clinicas, Hospitais, CADECS, Postos de ADRA e Empresas. Todos os postos de ADRAS deverão ser cadastrados como Pessoas Jurídicas, assim o Campo onde o estabelecimento está situado terá o controle total do seu funcionamento. É muito simples o cadastro de Pessoas Jurídicas, para isso basta acessar o menu Pessoas - Pessoas Jurídicas. Veja o exemplo abaixo: Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 34

35 Tela de Cadastro de Pessoas Jurídicas Esta é a tela onde é feito o cadastro da Pessoa Jurídica, é uma ficha bem ampla e objetiva. Este tela é o ponto de partida para se cadastrar o estabelecimento, depois de tudo cadastrado, ai sim iremos na parte do cadastro de estabelecimentos. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 35

36 Tela de Cadastro de Pessoas Jurídicas Para salvar o cadastro aperte na tecla F3 Acima temos o exemplo de um cadastro feito para a ADRA da Igreja Central de Florianópolis SC, veja que a maioria dos campos foi preenchida. Como preencher os campos. Razão Social: escrevemos exatamente o nome do novo estabelecimento. Nome Fantasia: este campo o SAG cria uma cópia do cadastro feito no item Razão Social. CGC: está é a parte onde requer um pouco de atenção, se o estabelecimento possuir um próprio basta cadastra-lo, caso contrário, é o CGC da sede que deverá ser informado. Inscrição Estadual: como não somos comércios e estamos livres da I.E somente preencher com o título de Isento. Os demais itens já são de fácil preenchimento porque diz respeito ao endereço e telefone. OBS: OS CAMPOS, RAZÃO SOCIAL E CGC SÃO OBRIGATÓRIOS OS SEUS PREENCHIMENTOS. Não esqueça de salvar a cada vez que se faz um novo cadastro, para isto aperte a tecla F3. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 36

37 Pesquisando Pessoas Jurídicas Botão de Pesquisa Quando necessitarmos de uma pesquisa imediata o SAG oferecerá esta opção, para isto basta ir até o botão que tem o desenho de um binóculo, como nos outros cadastros o procedimento é o mesmo. Aparecerá uma janela com todas as Pessoas Físicas já cadastradas no sistema, é só escolher o nome e confirmar no botão OK. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 37

38 Cadastro de Estabelecimentos Introdução Agora chegou a vez de se cadastrar os estabelecimentos, mas não esquecendo que antes de tudo temos que cadastrar o estabelecimento como uma Pessoa Física. Antes de continuar o cadastro de estabelecimento é preciso definir uma pessoa que será responsável pelo estabelecimento. Essa pessoa deverá ser cadastrada na tela de Pessoa Física e em seguida deverá ser definida como Voluntário na tela de mesmo nome. Ainda no cadastro do estabelecimento teremos que informar se este controlará caixa e estoque. Após isto temos que informar qual o tipo de documento que o estabelecimento irá trabalhar. Os tipos de documentos definidos pelo SAG são os seguintes: RSM: Recibo de Saída Manual RSA: Recibo de Saída Automático REM: Recibo de entrada Manual REA: Recibo de entrada Automático MCE: Movimentação de Caixa Entrada MCS: Movimentação de Caixa Saída DTC: Documento de Transferência de Caixa DCV: Documento de Contabilização de Voluntários Como vimos o SAG possui diversos documentos, tanto para se digitar filantropia, controlar estoques, monitorar movimentação financeira feita pelo caixa do estabelecimento e Voluntários. Os documentos Manuais são emitidos manualmente, através de blocos pré-impressos que devem ser digitados. O próximo passo será definir a seqüência de numeração de documentos para cada estabelecimento. Para cada tipo de documento haverá uma numeração que não poderá ser duplicada mesmo estando em estabelecimentos diferentes. Veremos como fazer estes cadastros passo a passo nas próximas páginas. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 38

39 Cadastro de Estabelecimentos Tela Inicial Para acessar a tela Estabelecimento vá ao menu Pessoas, Pessoa-Jurídica ai sim acesse Estabelecimento. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 39

40 Cadastro de Estabelecimentos Tela Inicial Esta é a tela de Estabelecimentos, há vários campos a serem preenchidos, e todos são obrigatórios. O primeiro passo para começar o cadastro é ir até o botão pesquisa que tem o desenho de um binóculo. Clicando nele aparecerá uma lista com todas as Pessoas Jurídicas já cadastradas anteriormente, procure o estabelecimento que deverá ser cadastrado e confirme no botão OK. Vamos ver um exemplo na próxima tela Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 40

41 Cadastrando Estabelecimento Aqui podemos ver melhor como devemos proceder, escolhe-se a Pessoa Jurídica para então se transformar em Estabelecimento. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 41

42 Cadastrando Estabelecimento Botão de lista Escolhida a Pessoa Jurídica e confirmada, automaticamente o SAG já registra o código e o nome, este nome é o Nome Fantasia que foi criado quando foi cadastrada a Pessoa jurídica. Após a confirmação da Pessoa Jurídica, é necessário informar a Entidade, ou seja, a Instituição a que o Estabelecimento pertence. Para isso clique com o mouse no botão de lista na parte inferior direita do campo entidade. Confirmada a Entidade deve-se cadastrar também o departamento, este cadastro deve-se informar o código 101 que é padrão no sistema de Contabilidade da Divisão Sul-Americana, assim criamos uma ligação com o Sistema de Controladoria e o SAG para se realizar a contabilização automática. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 42

43 Cadastrando Estabelecimento Lista com os voluntários Após informarmos o departamento partimos para outro item Mês Base, geralmente não informamos nada neste item já que o SAG o faz automaticamente na hora do cadastro. Ano Base: como no mês base não informamos nada o SAG o faz automaticamente. Partindo para o Responsável como já comentamos anteriormente deve-se cadastrar a pessoa responsável pelo estabelecimento, esta pessoa aparecerá em todos os relatórios como sendo responsável pelos serviços prestados, aparece como doador. Não esquecendo que esta pessoa tem que estar cadastrada como um voluntário. Para se cadastrar o responsável clique com o mouse no botão de lista na parte inferior direita do campo Responsável, então aparecerá a lista de todos os voluntários já cadastrado no sistema. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 43

44 Cadastrando Estabelecimento Agora temos que informar se o estabelecimento irá ou não controlar caixa e estoque. Na opção Controla Estoque, clique com o mouse no quadrado em branco que aparece antes do nome, clicando irá aparecer uma indicação de que foi confirmado, no item Controla Caixa o procedimento é o mesmo. No item Caixa Padrão pode-se deixar em branco, ou escolher um caixa padrão para o estabelecimento. Caixa de opção para Controlar Estoque e Caixa de um Estabelecimento Se o estabelecimento que estivermos cadastrando for uma Igreja (Posto de ADRA) é preciso informar o distrito e a região. Esse item não é obrigatório, foi criado somente para fins de controle de filantropia por região e distrito. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 44

45 Cadastrando Tipos de Documentos para Estabelecimentos Observe bem a tela abaixo, na aba Tipo Documento, é feito todo o cadastro dos tipos de documentos que o estabelecimento irá trabalhar. Neste caso nós informamos que este estabelecimento iria registrar a filantropia, controlaria Estoque e toda a sua movimentação de Caixa, para isto tivemos que cadastrar os respectivos recibos para cada item de controle. Ainda informamos que iríamos trabalhar com dois tipos de documentos, os Manuais, e os Automáticos.Como já foi dito o manual deverá ser digitado no sistema e o automático o próprio sistema o emitirá. Para cadastrar os recibos basta informar o Tipo do documento no item Tipo Doc. Tipo de Documento: Aqui se cadastra todos os tipos de recibos que o Estabelecimento irá usar. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 45

46 Cadastrando Tipos de Documentos para Estabelecimentos A numeração dos documentos automáticos o SAG fornece, basta informar na primeira vez que foi feito o cadastro, digite o numero 1 no item Prox. Doc. Já nos documentos manuais deverá ser informado o número do recibo no bloco préimpresso, atentando para um item de muita importância, a duplicação de números, o sistema não permite dois estabelecimentos com o mesmo número de recibo. Quando o estabelecimento só trabalha com recibos ou documentos manuais é preciso registrar o envio destes recibos, o sistema irá cadastrar os números dos recibos enviados aos estabelecimentos, tendo assim o total controle de cada folha de recibo, gerando posteriormente alguns relatórios com estatísticas sobre o envio e o retorno da folha do recibo, note que o SAG não controla um bloco mas sim recibo por recibo. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 46

47 Enviando Documentos Manuais para Estabelecimentos Controle de Recibos Nesta aba Controle de Recibos, registramos e liberamos os recibos MANUAIS que mandamos para os estabelecimentos. 1º Passo: Deve-se escolher o tipo de recibo que irá ser enviado, no caso de ser um recibo para doação, ou seja, registro de Filantropia, deve-se escolher o documento RSM ( Recibo de Saída Manual) 2º Passo: Informar as numerações, recibo inicial e recibo final. 3º Passo: Informar a data de envio. 4º Passo Confirmar esta operação no botão ENVIAR. Após realizar estes procedimentos os recibos serão liberados para o uso no estabelecimento requerido. OBS: Antes de enviar qualquer recibo, deve-se escolher 1º o estabelecimento. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 47

48 Escolher 1º o tipo de Recibo Recibo Inicial, Final e Data Botão ENVIA Lista de Recibos Enviados Nesta tela acima estamos demonstrando como proceder para o envio de documentos a um estabelecimento. Quando confirmado no botão ENVIA, o SAG automaticamente gera uma lista com as informações dos recibos contendo o código de cada um, o tipo de documento, o estabelecimento que esta sendo enviado, data de envio e por ultimo data de retorno. O simples fato de digita-lo já preenche este item, não é necessário informar novamente nesta tela. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 48

49 MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA CAIXA Esse item controla toda a movimentação financeira do estabelecimento, proporcionando um melhor acompanhamento das saídas e entradas. No item Caixa pode-se cadastrar diversas contas de controle, como uma conta bancária ou um caixa fixo. Permite visualização de Balancetes, Razão de Conta Corrente, Fechamento de caixa e muito mais. Para acessar este item basta ir ao Menu Caixa esse menu possui quatro itens Caixa, Moeda, Movimentação de Caixa e Relatórios. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 49

50 CADASTRANDO NOVO CAIXA Podemos cadastrar quantas contas de controle quisermos, lembrando que estas contas geralmente são contas bancárias do estabelecimento ou caixa fixo. O 1º passo a fazer antes de começar a trabalhar com o menu de caixa é definir as contas de controle, este procedimento deverá ser feito apenas uma vez. Dever-se informar o saldo inicial da conta, feito este procedimento o sistema não permite alterações, apenas através da movimentação de caixa. Clique no Menu Caixa Caixa e aparecerá a seguinte tela: Cadastro de Caixa Pesquisa Cadastro Imprime Relatório Nesta tela cadastramos os caixa (Contas de Controle), a primeira parte na aba Cadastro, é informado o estabelecimento que irá controlar o caixa. OBS: Antes de cadastrar um caixa o estabelecimento correspondente deverá estar habilitado para controlar caixa, para isso é preciso ir ao menu Pessoa Estabelecimento, e marcar na opção Controla Caixa. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 50

51 CADASTRANDO SALDO DE CAIXA Ano, Mês, Saldo Inicial Nesta aba (Saldo de Caixa), informamos o saldo inicial desta conta corrente, após ter cadastrado o caixa e salvo o registro deve-se partir para o próximo passo que é o cadastro do saldo inicial. Aperte no botão Inserir que tem o sinal de (+) automaticamente irá aparecer o ano e o mês correspondente, então informe o saldo inicial na coluna onde tem este mesmo nome, a seguir na coluna entrada informe valor zero e na coluna saída também, o saldo final tem que ficar igual ao saldo inicial. Após estes procedimentos a conta de controle (Caixa) está apta para ser movimentada. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 51

52 MOVIMENTANDO CAIXA Alguns procedimentos antes de movimentar definitivamente o caixa deverão ser observados. 1º Cadastrar o Caixa (Conta de Controle). 2º Saldo inicial do caixa. 3º Cadastrar os recibos que fazem parte do controle de caixa. São eles: DTC (Documento Transferência de Caixa), MCE ( Movimento Caixa Entrada) MCS (Movimento Caixa Saída). O sistema de caixa trabalha com estes documentos e para isso é preciso cadastrar e habilitar o estabelecimento. Para acessar a movimentação de caixa deve-se ir ao menu: Caixa Movimentação de Caixa, e aparecerá esta tela: Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 52

53 No movimento de caixa trabalhamos com três itens, Despesas, Receitas e transferências entre caixas. O SAG possui um sistema de plano de contas pré-definido, este plano é interligado com o plano de contas do sistema de Controladoria utilizado pelas Uniões e Associações. No Item Despesas, trabalharemos apenas com as contas relacionadas para este fim. Nas receitas o processo é o mesmo. E nas transferências é uma conta apenas. O menu caixa tem vários recursos entre eles o fato de se poder contabilizar automaticamente no sistema de Controladoria. Mas esse recuso só vamos ver mais pra frente. Despesas CADASTRANDO UMA DESPESA Para iniciar o cadastro de uma o várias despesas, deve-se inserir um novo registro clicando no botão (+), então automaticamente o sistema abrirá um recibo (MCS) que irá conter todas as informações das despesas lançadas. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 53

54 Não é obrigado abrir um movimento para cada lançar despesas separadas mas pode-se abrir apenas um movimento de saída por dia e lançar tudo num só. Após este procedimento automaticamente o SAG disponibilizará a data atual, basta escolhermos o caixa (Conta de Controle),que iremos trabalhar,em seguida teremos que informar a pessoa responsável, esta pessoa deve ser o Administrador ou o alguém da Administração do estabelecimento que já deverá estar cadastrada como voluntário. Aqui temos o Nº do Documento, Data de Emissão, Caixa e o Responsável. Passando por estas etapas, estamos pronto para lançara as despesas. Com o Plano de Contas na mão saberemos os códigos para cada conta de despesa ou receita. Veja o Exemplo: Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 54

55 Note que foram digitadas duas despesas no mesmo recibo. Isto tudo aconteceu dentro da aba Despesas Este exemplo acima mostra a movimentação feita no dia 22/04/2003, foram registrados gastos com água e segurança. Conta: é informado o código da despesa se não souber o código é só ir com o mouse no canto inferior direto da coluna Descrição, então aparecerá a lista do plano de contas disponível para as despesas. Quantidade: não deve informar valor. Valor Total: informamos o valor da respectiva despesa. Pago à: Aqui é preciso um pouco de atenção, pois todas as despesas deverão ser nominais, nesta coluna estão todas as Pessoas Físicas e Jurídicas já cadastradas, se a pessoa a quem foi paga esta despesa não constar em nenhuma das listas então deveremos cadastrar no hora, para isso basta apertar a tecla F2 para Pessoa Física ou F3 para Jurídica. Histórico: Digitamos o histórico da despesa. Nº Documento: Esta é livre para informar o que quiser, pode ser o número do cheque ou qualquer outro controle que se deseje fazer. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 55

56 Depois de todas as despesas lançadas então teremos que salvar estes registros, apertando na tecla F4. Esta opção salva o movimento e abre um novo. Aparecerá esta mensagem, Imprime Recibo? não é necessária a impressão deste relatório, pode-se então escolher a opção NO. Feito esta rotina estará gravada as despesas realizadas em uma determinada data, podendo ser posteriormente consultada através dos relatórios ou do botão pesquisa dessa tela. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 56

57 CADASTRANDO UMA RECEITA. Os passos para se cadastrar uma receita são parecidos com as despesas. Com exceção de que para cada recibo de doação que o estabelecimento emitir será necessário abrir um novo movimento MCE (Movimento de Caixa Entrada). Estamos Trabalhando agora na aba das Receitas, quando escolhemos o caixa (conta de controle), automaticamente estamos informando que este dinheiro entrou no banco ou está no caixa fixo. Veja que o procedimento é o mesmo deve-se inserir um novo registro ou movimento, verificar se a data está correta, escolher o caixa e o responsável. Então começar a lançar as contas de receita. Veja o próximo exemplo. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 57

58 Estamos emitindo um recibo de 50,00 Reais referente a uma doação recebida do Sr.Adegalma. O procedimento é o mesmo das despesas quando informamos na coluna: Recebido De: Temos que cadastrar a pessoa que está fazendo esta doação. Após o preenchimento do valor, conta contábil, e histórico teremos que salvar esse registro apertando na tecla F4. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 58

59 Aparecerá novamente a mensagem: Imprime Recibo? Este recibo não deve ser impresso. E sim o recibo de vendas. O recibo de vendas vem substituir os recibos convencionais, feitos em gráfica, agora o SAG imprime o recibo de controle de entrada, a sua numeração nunca se repete e o usuário não pode alterar o valor, somente poderá anular o recibo. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 59

60 Para imprimir o recibo de vendas proceda desta maneira: 1º Aperte a tecla F4 e não confirme a impressão do recibo normal. 2º Vá até o botão Pesquisa e informe o nº do Documento (Você terá que digitar o numero do documento que foi digitado o recibo, este numero é informado automaticamente pelo SAG quando inserimos o novo registro fique atento para este detalhe.) 3º Aperte no botão Recibo de Vendas. Botão Pesquisa Nº Documento Imprimir o Recibo de Vendas Abrirá esta caixa perguntando o número do documento a ser pesquisado, no nosso caso o doc. 1 Veja como fica o Recibo. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 60

61 Este recibo ele tem duas vias, facilitando o controle. Contem todas as informações da doação e do doador. O recibo poderá ser impresso quantas vezes for necessário, só não pode alterar o valor. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 61

62 TRANFERÊNCIA DE CAIXA. Este item controla as transferências feitas entre as contas de controle, pode ser que um dia tenha que transferir um saldo de uma conta bancária para outra ou até mesmo para o caixa fixo. O procedimento aqui é bem simples, basta só abrir um DTC ( Documento Transferência de Caixa). Informar o responsável, caixa de origem e caixa destino. Estamos trabalhando aqui na aba de Transferência. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 62

63 Aqui esta um exemplo de uma transferência feita entre a conta banco e a conta caixa. O numero do documento e data são automáticos. Após todos os itens corretamente preenchidos então devemos finalizar o documento apertando na tecla F4. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 63

64 RELATÓRIOS DE CAIXA. Para o melhor controle o SAG disponibiliza alguns relatórios para conferencia de caixa e controle. Para acessar os relatórios basta ir ao Menu Caixa Relatórios. Os relatórios são: Controle de Caixa: emite uma capa de lote, ou um relatório espelho do movimento do dia, tanto para as despesas como para as receitas. Fechamento de Caixa: Aqui temos um relatório com toda a movimentação feita individualmente em cada caixa. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 64

65 Razão Conta Corrente: Relatório com todo o movimento de uma determinada conta de despesa ou receita. Balancete de Verificação: Um relatório em forma de balancete contábil. Relatório de Caixa: Registro da movimentação totalizada num determinado período. Fechamento de Caixa Geral: É o fechamento agrupado de todos os caixas do estabelecimento, é o relatório final com o resultado e algumas análises do período requisitado. Este é o relatório de controle de caixa, pode ser emitido diariamente após o término da movimentação. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 65

66 Este é o relatório Balancete de Verificação, um relatório simples e fácil de entender que demonstra os totais de despesas e receitas em forma de balancete. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 66

67 Este é o relatório Fechamento Caixa Geral, é o resumo do que aconteceu no mês, sempre considerando o saldo anterior do ultimo fechamento. Indica os saldos de cada caixa (Conta Controle). Também demonstra o resultado final do período. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 67

68 DOCUMENTOS. Como já sabemos o SAG trabalha com diversos tipos e documentos, os documentos que iremos ver são responsáveis pelo controle da filantropia e estoque de produtos, transferências e voluntariado. Para acessar esta parte vá ao Menu Documentos. Veja na tela acima as opções de documentos, o primeiro controla as entradas no estoque, o segundo as saídas e conseqüentemente a filantropia realizada, o terceiro transfere produtos de estoque e o quarto contabiliza as horas dos voluntários. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 68

69 DOCUMENTOS DE ENTRADA. Dividem em dois: Automáticos e Manuais. Automáticos: O próprio sistema emite este recibo sem ter um bloco pré-definido. Manuais: Nesta opção digita-se um recibo feito em gráfica já pré-definido. Os recibos de entrada controlam todas as doações ou compras de produtos que geralmente ficam em estoque nos estabelecimentos, como alimentos, roupas, calçados etc. Registrada a entrada destes produtos não poderão mais sair, a não ser pelos recibos de saída. A seguir veremos o funcionamento desses recibos. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 69

70 DOCUMENTO DE ENTRADA AUTOMÁTICO. Este é o recibo de entrada Automática. Aqui registramos todas as doações recebidas (Menos Dinheiro), sem a necessidade de se possuir um bloco para isso. Para Abrir um novo registro basta informar 1º o nome do doador, se a pessoa não estiver cadastrada teremos que cadastra-la conforme a sua categoria, Pessoa Física ou Jurídica, informando o nome, a data do documento vem automaticamente. Após completar este procedimento deve-se informar o nome da pessoa responsável que deverá ser alguém da administração do estabelecimento. No item, quantidade a conferir, não é necessário o seu preenchimento. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 70

71 No campo Observação: Escrevemos qualquer observação que se julgar necessária. Aqui esta o modelo do recibo de entrada. Depois de informar, o nome do doador, a pessoa responsável, e alguma observação, se existir, teremos que informar os produtos que entrou no estoque, neste caso foi 12 itens de alimento e 13 peças de roupas. Mas como saber os itens do estoque?. É simples, o SAG já possui cadastrados os itens de estoque e filantropia, esses itens são chamados de Produtos e Serviços. Cada Produto ou Serviço tem um código, no Menu relatório é possível tirar uma lista com todos estes códigos e serviços. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 71

72 Não sabendo os códigos dos serviços basta clicar na coluna Descrição na parte inferior direita e aparecerá a lista com todos os produtos e serviços. Produtos: São chamados assim quando entram no estoque. Serviços: São os atendimentos prestados para a realização da filantropia. Concluída a digitação do recibo partimos para a segunda etapa que é a impressão. Temos dois tipos de recibos para imprimir, Recibo de Doação, e Recibo de Entrada. Recibo de Doação: Este recibo será dado para pessoa que realizou a doação. Recibo de Entrada: Este fica no estabelecimento para fins de controle. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 72

73 IMPRIMINDO RECIBO DE DOAÇÃO. Vá até o botão Recibo de Doação, então aparecerá a seguinte tela.. Imprime Recibo de Doação Valor Total do Recibo, basta copiar. Ainda teremos que informar o valor do recibo e um histórico. No valor do recibo basta copiar o valor total do recibo que está na parte inferior direita da tela. No item Referente à: Escrever um histórico da doação dizendo a que se refere. Divisão Sul Americana União Sul Brasileira Associação Catarinense Pág: 73