UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM PLANEJAMENTO E GOVERNANÇA PÚBLICA ALINNE SILVA E QUADROS

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1 UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM PLANEJAMENTO E GOVERNANÇA PÚBLICA ALINNE SILVA E QUADROS BLOG DA COHAB: A SOLUÇÃO PARA A COMUNICAÇÃO INTERNA DA EMPRESA RELATÓRIO TÉCNICO CURITIBA 2012

2 UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM PLANEJAMENTO E GOVERNANÇA PÚBLICA ALINNE SILVA E QUADROS BLOG DA COHAB: A SOLUÇÃO PARA A COMUNICAÇÃO INTERNA DA EMPRESA Relatório técnico do seminário de caso de boa prática da gestão pública apresentado à disciplina de Tópicos Especiais Aplicados ao Setor Público, do Programa de Pós-Graduação em Planejamento e Governança Pública, da Universidade Tecnológica Federal do Paraná, em 18 de outubro de 2012, na sala A302, do Câmpus Curitiba, como requisito parcial para aprovação na disciplina. Orientador: Prof. Dr. Hélio Gomes de Carvalho. CURITIBA 2012

3 2 CURRICULUM VITAE DO PALESTRANTE Eduardo Martins Amatuzzi Assessor de comunicação da Companhia de Habitação Popular de Curitiba (Cohab). Trabalha na Cohab desde 2010, tendo participado de diversos projetos, como o Blog da Cohab, do qual é o atual administrador de conteúdo. Graduado em Comunicação Social pela Universidade Federal do Paraná (UFPR). Atuou como assessor de imprensa do Sindicato dos Metalúrgicos da Grande Curitiba e da Câmara Municipal de Curitiba.

4 3 1 INTRODUÇÃO Fundada em 1965, a Companhia de Habitação Popular de Curitiba (Cohab) é uma sociedade de economia mista, que tem a Prefeitura Municipal de Curitiba (PMC) como a sua principal acionista. A Companhia é a responsável pela execução da política habitacional do município de Curitiba, podendo atuar também na Região Metropolitana. Dessa forma, a Cohab tem como principais funções a manutenção e acompanhamento do cadastro de pessoas interessadas em adquirir imóveis do programa habitacional do município; a regularização fundiária em áreas de preservação permanente; e o reassentamento de famílias que vivem em situação de risco. Atualmente, a Cohab possui 453 colaboradores, entre funcionários e estagiários, lotados em cinco diferentes diretorias, que se subdividem em 13 departamentos, os quais são formados por 48 setores. Sendo que cada setor possui uma função específica e uma sigla diferenciada. Apesar de a maior parte dos funcionários se concentrar em um único prédio, localizado no Centro de Curitiba, a Assessoria de Comunicação e Marketing (ACM) percebeu que a comunicação interna da Companhia não funcionava adequadamente. Para resolver o problema encontrado, a Assessoria desenvolveu um instrumento de comunicação que poderia ser produzido pelos próprios colaboradores e voltado exclusivamente aos mesmos: o Blog da Cohab. 2 DESCRIÇÃO DO PROBLEMA A dificuldade da comunicação interna e o insatisfatório fluxo de informações eram problemas percebidos por diversos colaboradores da Cohab. Um dos principais problemas vivenciados era a falta de conhecimento acerca da função de cada setor, o que gerava desencontros de informações e, consequentemente, diminuição da eficiência do trabalho desenvolvido. Um dos exemplos citados pelo palestrante Eduardo Amatuzzi ilustra bem esta questão. Dentro da Cohab há um setor para atender a imprensa, a Assessoria de Comunicação e Marketing (ACM), e outro para prestar atendimento aos moradores que participam dos projetos da Companhia, o Setor de Projetos Sociais (SEPS). No entanto, como vários colaboradores desconheciam as funções de cada departamento, muitos acreditavam que qualquer um poderia prestar atendimento, fosse à

5 4 imprensa ou aos moradores. Desse modo, muitas ligações de moradores acabavam sendo transferidas à ACM, o que gerava prejuízos ao rendimento dos funcionários, pois eles deixavam de realizar algo diretamente relacionado ao seu trabalho para procurar resolver uma questão que seria mais rapidamente e mais facilmente solucionada se a ligação fosse transferida diretamente ao setor responsável por essa demanda. A comunicação interna inadequada também revelava a falta de um canal eficiente dirigido aos colaboradores, o que dificultava não só a transmissão de informações, mas também a mobilização dos funcionários para realizar atividades que não estavam diretamente relacionadas ao trabalho, como a realização de concursos culturais, eventos, torneios esportivos e ações sociais. Enquanto a comunicação interna permanecesse ineficiente, continuariam a existir dificuldades para transmitir informações e realizar ações voltadas à confraternização e à motivação dos funcionários. 3 MÉTODO DE IMPLEMENTAÇÃO Com o objetivo de desenvolver um canal mais eficiente para a comunicação interna da Cohab, a Assessoria de Comunicação e Marketing já havia cogitado a possibilidade de produzir um mural de informações ou um jornal impresso. No entanto, imprimir periodicamente um jornal com as informações relevantes ao corpo funcional possui um alto custo para a empresa, além de ser um veículo sem dinâmica e que só permite a comunicação em um sentido. Do mesmo modo, um mural de informações também não seria o instrumento mais adequado, pois dificilmente atrai leitores e muitas vezes passa despercebido, sem cumprir o seu papel de noticiar e transmitir informações. Em julho de 2010, após analisar as opções de canais de comunicação possíveis, buscando aquele que fosse mais ágil, menos oneroso e mais atrativo, a Assessoria optou por desenvolver um blog interno, o Blog da Cohab. Além disso, um veículo desse tipo ainda permitiria a participação dos próprios colaboradores na seleção e produção de notícias e transmissão de informações, gerando uma comunicação bilateral e recíproca. A ideia foi levada então à Diretoria responsável para análise. Após aprovado o projeto, a Assessoria entrou em contato com o Departamento de Tecnologia da Informação (DTI), para que os seus funcionários desenvolvessem uma ferramenta e providenciassem a sua hospedagem na intranet da Companhia.

6 5 A parte técnica da implantação do Blog foi relativamente simples, devido aos seguintes fatores: a Cohab já possuía intranet, o desenvolvimento da ferramenta foi realizado por funcionários da Companhia e não ocorreram custos adicionais. Com a questão técnica resolvida, a Assessoria de Comunicação e Marketing estabeleceu as diretrizes do Blog e definiu os seus termos de participação e uso. Uma das principais características atribuídas ao Blog é a possibilidade de qualquer colaborador poder participar, seja funcionário ou estagiário. Para evitar uma má utilização da ferramenta, é proibida a participação anônima e todas as postagens devem ser previamente autorizadas por um funcionário da Assessoria, sendo que os comentários não necessitam de aprovação prévia. No entanto, caso algum comentário desrespeite os termos de uso, como, por exemplo, realização de ataques pessoais, fofocas ou campanha política, a Assessoria tem autonomia para excluí-lo. Após a ferramenta devidamente implantada, o Blog da Cohab foi apresentado e aberto aos colaboradores. No início, a participação dos funcionários foi tímida. Mas, com o passar do tempo, e com o intenso incentivo da Assessoria, o Blog passou a receber a colaboração de cada vez mais pessoas e cumpriu o seu objetivo de tornar a comunicação interna mais eficiente. 4 DESCRIÇÃO DOS RESULTADOS Depois da implantação do Blog da Cohab, os setores passaram a conhecer com maior profundidade o trabalho uns dos outros, o que reduziu o desencontro de informações e gerou aumento na efetividade do trabalho desenvolvido pelos funcionários. Outro ganho alcançado está relacionado à integração social, à confraternização e à motivação dos funcionários, uma vez que diversos assuntos postados no Blog não estão diretamente ligados aos trabalhos desenvolvidos na Companhia. Segundo Amatuzzi, graças ao Blog já foram realizadas campanhas bem sucedidas para arrecadação de materiais para lar de idosos e de alimentos para doação, por exemplo. Um fato interessante, relatado por Amatuzzi, e que demonstra o resultado positivo do projeto, é o aumento da participação dos funcionários em eventos e concursos. O palestrante conta que uma vez a Cohab promoveu um concurso de redação e, em razão da divulgação no Blog, 90 funcionários enviaram seus textos para participar da premiação. Igualmente, quando a Cohab criou um campeonato de futebol masculino, divulgado através do Blog, foram formados oito times, com sete jogadores cada.

7 6 Outro dado que expressa o seu sucesso é o número de pessoas quem leem o Blog. Dos 453 colaboradores, mais de 300 já se cadastraram para ter acesso ao seu conteúdo. 5 DESAFIOS PARA MELHORIA Apesar dos benefícios trazidos e dos resultados alcançados, o Blog da Cohab ainda apresentado algumas questões a serem trabalhadas. Um dos principais desafios apresentados é a dificuldade em estabelecer limites claros entre o que pode, ou não pode, ser publicado, pois, apesar de possuir um caráter informal e mais pessoal, o Blog da Cohab ainda é um veículo institucional. Do mesmo modo, outro obstáculo enfrentado pela Assessoria de Comunicação e Marketing é a necessidade de eliminar as desconfianças que o Blog ainda gera em alguns empregados da Cohab. Como o Blog abre espaço para os colaboradores relatarem tanto fatos positivos quanto negativos, como dificuldades encontradas em outros setores da Companhia, nem sempre os funcionários responsáveis por aquele determinado setor percebem esses relatos como uma oportunidade para melhorar ou até mesmo inovar. Muitas vezes a abertura da comunicação concedida pelo Blog da Cohab acaba sendo vista como uma ameaça. Outros dois pequenos problemas a serem contornados são a relutância de alguns leitores em participarem efetivamente, pois eles sugerem ideias para o Blog, mas têm vergonha de publicar seu próprio texto; e os atritos que já ocorreram nos comentários de algumas postagens. Apesar de já terem sido publicados comentários ofensivos, que foram deletados posteriormente, ainda não houve a necessidade de se aplicar punições a algum funcionário. Além de apontados pelo palestrante, os desafios para melhoria também foram alguns dos assuntos abordados pelos treze alunos presentes. Durante o evento, diversos colegas levantaram questões e teceram comentários acerca do caso apresentado. Ao todo, foram quase 30 colaborações, entre perguntas e observações. As dúvidas dos estudantes se concentraram na dinâmica das postagens de conteúdo e de comentários; na relação entre o Blog e a intranet da Companhia; nos temas dos textos produzidos pelos colaboradores; no desenvolvimento da implantação da ferramenta; nas estratégias para incentivar a participação dos funcionários; nas complicações em optar por não aprovar postagens polêmicas ou apagar comentários que desobedecem aos termos de uso; no número de pessoas que participam do projeto; nas etapas necessárias para o empregado se cadastrar no Blog; e nas dificuldades encontradas

8 7 para manter o canal equilibrado, de modo que ele não torne demasiadamente informal ou, na outra via, extremamente institucional. Entre os comentários e observações oferecidos pelos alunos, destacou-se a sugestão de se realizar uma pesquisa com os funcionários e estagiários da Companhia com o objetivo de avaliar a sua satisfação com o Blog da Cohab e encontrar críticas e sugestões para melhorar ainda mais o projeto.

9 ANEXO A Slides da apresentação 8

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17 ANEXO B Lista de presença 16