Primeiro Encontro de Usuários do Pergamum na UFF: MóduloCirculação. 23 julho 2014

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1 Primeiro Encontro de Usuários do Pergamum na UFF: MóduloCirculação 23 julho 2014

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3 AFASTAMENTOS: A inclusão e exclusão de afastamentos é restrita às chefias. A versão atual está permitindo ao auxiliar fazer isso pela consulta, mesmo sem acesso à rotina no menu lateral. Esta situação será corrigida na próxima versão. Os afastamentos inseridos manualmente devem ser padronizados: SIGLA S DA BIBLIOTECA. N. DO EXEMPLAR e DATA DO DÉBITO D dia/mês/ano. BLOQUEIO POR CARTEIRA VENCIDA: Alguns usuários vieram com bloqueio do sistema anterior. Este bloqueio pode ser tirado na aba Validade do cadastro que liberamos para os operadores. CAMPO PARA INCLUSÃO DO CURSO DO USUÁRIO: Sóserápossível depois que for feita a integração com o sistema acadêmico. CONFIRMAÇÃO DO EMPRÉSTIMO SEM A DATA DA DEVOLUÇÃO: Seráaberto um atendimento junto ao fornecedor para melhorar a visualização da informação na finalização do cadastro. Nossa sugestão: consultar o exemplar em Circulação de Materiais >> Consulta >> Exemplar. CONSULTA AO HISTÓRICO DE EMPRÉSTIMOS: O histórico pode ser visualizado e impresso pelo operador. Caminho: Circulação de Materiais >> Consulta >> Usuário DUPLICIDADE DE CADASTRO: A duplicidade éconseqüência dos erros existentes no sistema anterior. Éfundamental que seja feita uma verificação dos dados do cadastro do usuário para que inconsistências, principalmente CPF e e- mail errado sejam corrigidas. No Pergamum o código do usuário é o seu CPF dele. O sistema não permite a alteração do código, c mesmo que o número n do CPF seja corrigido no cadastro. Nestes casos é necessário fazer novo cadastro e unificar o cadastro antigo com o novo. Em alguns s casos o sistema não consegue unificar, então é necessário informar ao Suporte para as devidas correções. DUPLICIDADE DE OBRAS NA INTERFACE: Mesma situação do cadastro de usuários. Necessário informar ao Suporte para as devidas correções. AUTOMÁTICO DE COBRANÇA: Os parâmetros do sistema estão corretos. Necessário observar junto aos usuários. DE CONFIRMAÇÃO NO ATO DA RENOVAÇÃO ONLINE: O sistema já está enviando, com o assunto Informação Renovação.

4 EMPRÉSTIMO DE EXEMPLARES DE TÍTULOS CADASTRADOS QUE APARECEM COMO NÃO CADASTRADOS: Provavelmente são erros de parâmetro do empréstimo. Necessário printar a mensagem de erro e enviar para o suporte. ETIQUETAS DE BARRAS E LOMBADA: Dificuldades com a impressão devem ser informadas ao suporte. MATERIAIS QUE CONSTAM COMO NÃO CADASTRADOS NA UNIDADE: Provavelmente são erros de parâmetro do empréstimo. Necessário printar a mensagem de erro e enviar para o suporte. PERGAMUM X IdUFF: O projeto de integração com o sistema acadêmico da UFF via IdUFF, ainda precisa ser desenvolvido com a área técnica da STI. RELATÓRIO DE LIVROS BAIXADOS (DEVOLUÇÃO) - COM DADOS COMO DATA, UNIDADE, ETC. Relatório número 68. RELATÓRIOS POR CURSO: Só será possível depois que for feita a integração com o sistema acadêmico. RENOVAÇÃO DE LIVROS COM DATA VENCIDA: Não é um comportamento esperado do sistema. O suporte deverá ser comunicado com print de telas, caso aconteça a novamente. RESERVA E RENOVAÇÃO ONLINE - DIMINUIÇÃO DE PRAZOS: Não é necessário. Embora o sistema permita 3 renovações online ele bloqueia as renovações quando háh reserva para o título. ttulo. SOLICITAÇÃO DE FICHAS CATALOGRÁFICAS E DSI PELO MEU PERGAMUM: Parâmetros estão ok. Os serviços deverão ser configurados a partir da demanda das unidades. UNIFICAÇÃO DE USUÁRIO: Procedimento usado para unificar códigos c de usuário que foram criados em duplicidade na base. Somente o histórico de empréstimos é unificado. O comportamento esperado deste procedimento é o sistema avisar que a unificação foi realizada com sucesso. Caso não aconteça a o suporte deverá ser informado com os códigos c a serem unificados. Feita a unificação o código c errado poderá ser excluído

5 Como bloquear os usuários formados? Acessar o módulo Usuários/Unidade Organizacional > Cadastro > Situação / Instituição > Alterar para Afastado. Necessário ter a permissão em Parâmetros > Permissões de usuário > para poder alterar a situação do usuário na Instituição. Do contrário este campo fica bloqueado. Quando há integração com o sistema acadêmico é possível que esta informação seja carregada automaticamente, desde que alimentada no sistema de origem e estiver configurado para esta informação vir para o Pergamum.

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7 Mensagens de bloqueio

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9 Seria interessante no cadastro de usuário existir um campo para o curso! Na guia Unidade Organizacional Unidade Organizacional do cadastro do usuário é possível inserir o curso desde que este esteja alimentado no Pergamum ou integrado ao sistema acadêmico (se estiver integrado, esta informação é carregada automaticamente).

10 Afastamentos Podem ser aplicados pelo Sistema ou inseridos pela biblioteca (necessidade de um padrão). A inclusão e exclusão de afastamentos érestrita às chefias embora a versão atual esteja permitindo ao auxiliar fazer isso pela consulta.

11 CALENDÁRIO Acesso Restrito às s chefias e ao Suporte Possibilita que cada biblioteca marque o calendário de acordo com dias em que a biblioteca não realiza atendimentos: finais de semana e feriados. Empréstimo - Esta opção de calendário é responsável pelo cálculo do prazo de devolução. É indispensável marcar os domingos feriados e os dias que a biblioteca não realiza atendimentos. [Agendado pelo Suporte para todas unidades de acordo com o calendário escolar]. Reserva - Esta opção de calendário deve ser marcada por todas as bibliotecas que disponibilizam o serviço de reserva a seus usuários. É indispensável marcar os domingos feriados e os dias que a biblioteca não realiza atendimentos. [Agendado pelo Suporte para todas unidades de acordo com o calendário escolar]. Atendimento - Esta opção de calendário deve ser marcada por todas as bibliotecas que pretendem gerar estatística dos dias em que a biblioteca realizou atendimentos a seus usuários. Deverão ser assinaladas nesta opção as datas em que, eventualmente a biblioteca ficar fechada pelos mais motivos: falta de energia, falta de água, limpeza da biblioteca, etc... [Agendado pela Chefia da Biblioteca]

12 ALTERAÇÃO DE PRAZOS Acesso Restrito às s chefias Esta rotina permite realizar troca de datas de empréstimos em lote. Procedimento indicado para eventos que a biblioteca não agendou previamente no calendário. As alterações poderão ser: Por data: altera a data de devolução dos materiais de uma data previamente definida, pelo sistema, para uma outra data. A alteração é realizada para todos os empréstimos, de acordo com os filtros utilizados. ATENÇÃO: é necessário selecionar a unidade onde as datas serão alteradas com atenção, para não alterar na unidade errada!!! Por exemplar: altera a data de devolução de um exemplar específico.

13 Como responder e atender os serviços solicitados pelo "Meu Pergamum"? Necessário acessar Circulação de Materiais > Serviços > Visualizar os Filtros de pesquisa > Selecionar o respectivo serviço > determinar os filtros desejados (data, usuário, etc.) Clicar em Mostrar > ao encontrar o serviço > clicar sobre este > e alterar a situação deste serviço para Finalizado quando este tiver sido atendido. E paraencaminhar os serviços envie para o do usuário solicitante. Por exemplo, serviços de comutação, levantamento, ficha catalográfica. Obs: Configuração será feita de acordo com demanda das unidades!!!

14 COMO DAR ANDAMENTO À LISTA DE RESERVAS? O andamento da lista de reserva é realizado automaticamente pelo Pergamum. A medida que o usuário reserva um material pela Consulta ou o operador realiza via sistema, o Pergamum realiza a liberação automática do material assim que devolvido o primeiro exemplar do título, sem que haja interferência do operador. O material ficará aguardando o usuário retirar o material pelo prazo que estiver estabelecido em Parâmetros > Unidade de Informação > Reservas > Nº de horas que a reserva normal ficará disponível. [na UFF são 48 horas] Se o usuário não retirar o material dentro desse prazo o sistema passa automaticamente para o próximo da fila.

15 *RESERVA Segundo relatos, na devolução de um livro reservado, aparece para o operador a informação de que existe uma reserva para obra, mas apenas na mensagem que vai para o usuário háindicação do prazo desta reserva. Como saber o prazo de reserva que estásendo aplicado? Parâmetros do sistema estão ok. Necessário acompanhar com os usuários. Ainda segundo informações, o prazo indicado na mensagem do usuário é de 48 horas. No entanto o prazo, até então praticado, na unidade é de 24 horas. Isto pode ser ajustado no sistema? Embora exista a possibilidade de adoção de prazos diferenciados, na implantação do Sistema ficou decidido que todas as unidades teriam o mesmo prazo: 48 horas. Esta decisão foi comunicada às chefias na primeira reunião realizada após a implantação, no dia 10/12/2014. Estando uma obra reservada, é possível que o operador libere a reserva (caso o usuário desista da mesma, por exemplo), ou esta operação deve ser feita pelo próprio usuário que reservou a obra? - As duas situações podem ocorrer!

16 Cadastramento de reservas pela biblioteca

17 Reservas: Avisos para o operador

18 Cadastramento de reservas pelo usuário

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22 Alguns livros de faixa vermelha, mesmo na sexta-feira, estão liberando apenas para empréstimo especial (devolução no mesmo dia). Qual a situação destes livrosno sistema? A operação de empréstimo e renovação não pode ser feita junto. Exemplificando: o usuário quer renovar um livro em seu poder e levar mais um dabiblioteca. Estasoperaçõesprecisamser feitasseparadamente. Istopode ser ajustado? Atendimento: O sistema está possibilitando o empréstimo de mais de um exemplar de uma mesma obra para o mesmo usuário. A situação ocorre em empréstimos feitos na mesma unidade ou feitos em diferentes unidades. É possível informar pelo menos um caso em que isso aconteceu? O Suporte foi informado das situações que ocorreram? Atendimento: O fato de termos que rolar a barra da tela para visualizar o prazo aplicado de empréstimo, por vezes atrapalha. Caso o operador não role a barra e finalize a operação (clique ok), antes de anotar o prazo na ficha do livro, a informação só pode ser recuperada se aluno entrar com seu CPF novamente. É possível deixar esta informação (data de devolução da obra) mais facilmente visível? Alternativas: Tela de finalização do empréstimo e Consultar exemplar

23 *USO DAS CHAVES Quando o aluno não devolve a chave do armário, o sistema bloqueia até a devolução da mesma, mas não aplica suspensão. Como podem ser verificados e ajustados os parâmetros desta operação?a parametrização do sistema éfunção do Suporte. *DEVOLUÇÃO Por vezes, simplesmente não é possível devolver uma publicação emprestada.de alguma forma, não identificada, o sistema inviabiliza a operação.o sistema mostra alguma mensagem de erro? É possível informar pelo menos um caso em que isso aconteceu? O Suporte foi informado das situações que ocorreram?

24 Relatórios Número Nome Objetivo Informações que fornece 68 Empréstimo - Emprestados 76 Materiais pendentes - Pendentes 187 Histórico de afastamentos Listar todos os empréstimos realizados Listar inadimplentes Usuários suspensos ou bloqueados na Instituição Nome do usuário; telefone; código do acervo e do exemplar; título; data do empréstimo; data de devolução prevista; data de devolução efetiva. Código e nome do usuário; código do acervo e do exemplar; classificação; tipo do material; data do empréstimo; data de devolução prevista. Opções de impressão do relatório: por nome do usuário; por classificação; por curso; pela data de devolução; emissão de cartas de cobrança; exportação para planilha; emissão de etiquetas. 143 Materiais pendentes - Por unidade organizacional Listar inadimplentes por curso Ainda não está disponível. Só depois da integração!

25 ESTATÍSTICAS STICAS Número Nome Objetivo Opções 251 Armário Estatística de uso do guardavolumes 12 Geral Estatística de empréstimos, devoluções e renovações. 185 Por hora Estatística de empréstimos, devoluções e renovações. Opção por: categoria de usuário; por operador; por unidade organizacional; por operador/turno; geral (por tipo de empréstimo) Opção: por categoria de usuário e geral (por tipo de obra) 155 Por mês Estatística de empréstimos, devoluções e renovações. Opções: por unidade organizacional; tipo de material; categoria de usuário 154 Usuários - Por categoria e unidade Estatística de usuários 182 Serviços Estatística de serviços Opções: por data de ocorrência; por data de conclusão; analítico por tipo de serviço; analítico por operador 136 Consultas Internas no acervo Estatística das obras consultadas na biblioteca. Opções: por área auxiliar; por data; por título; por hora; por área de conhecimento

26 Parâmetros definidos para todas as unidades SENHAS Quantidade mínima de caracteres na senha = 4 Quantidade máxima de caracteres na senha = 6 LIMITE DE RENOVAÇÕES PELA WEB: 3 AVISOS AUTOMÁTICOS TICOS DE COBRANÇA: Lembrete: 1 diasantes dadata de devolução; Cobrança: 1 dias após data de devolução; Aviso periódico: a cada dois dias.

27 NOVAS AQUISIÇÕES -DSI Durante 30 dias o sistema disponibilizará as novas aquisições em Pesquisa avançada > Filtros > Novas aquisições. 7 dias após a catalogação da obra o sistema enviará o de DSI para o usuário que cadastrar o perfil de interesse no catálogo on-line >> Meu Pergamum >> Perfil de interesse. RESERVA Parâmetros definidos para todas as unidades Nº de horas que a reserva normal ficará disponível: 48 As reservas estão liberadas no catálogo on-line. Só é possível reservar títulos em que todos os exemplares estejam emprestados (exceto o de consulta local). Limite de 5 reservas para cada usuário por meio do catálogo on-line: 5 títulos

28 Parâmetros comuns à todas as unidades Tipo de obra com limite geral: 10 obras por usuário na instituição; Parâmetros inseridos: itens; Tipo de empréstimo do usuário N dias de empréstimo Quantidade Multiplicar suspensão por Especial 0 15 Fim de semana Inter-Bibliotecário Normal Prazo e quantidade dado pelas Unidades Padrão para todas as unidades

29 SUPORTE Grupo de trabalho que atua no encaminhamento das atividades de suporte, sendo uma ponte entre o fornecedor e as bibliotecas do Sistema. OBJETIVOS: Gerenciamento do sistema; Comunicação dos resultados das questões tratadas às bibliotecas. FUNÇÕES: Verificar os problemas apontados pelos Grupos de Trabalho; Orientar quando se trata de operação inadequada; Configurar as funções do Sistema; Simular e encaminhar a demanda ao fornecedor para reparo de erros; Estudar adequações/ajustes do sistema ou sugestões de melhorias; Testar e validar as atualizações e comunicar às bibliotecas via Grupos de Trabalho; Acompanhamento da produtividade do sistema.

30 SUPORTE PRINCIPAIS ATIVIDADES: Agendamento dos calendários de acordo com o calendário escolar da UFF; Administração das mensagens enviadas pelo Sistema (webmail); Parametrização do empréstimo; Cadastramento de usuário/operador; Identificação e resolução das questões de operacionalização demandadas pelas bibliotecas. EQUIPE ATUAL: Acácio Viana (STI) Ana Paula Lima (BCG) Ilva Becker (SPTE/CBI) Sandra Coelho (CBI) ENCAMINHAMENTO DAS DEMANDAS: As bibliotecas deverão entrar em contato, obrigatoriamente por e ; O Suporte ficará responsável pela análise do problema e, posterior solicitação de suporte à APC caso seja necessário; Mensagens de erro do sistema deverão ser NECESSARIAMENTE ANEXADAS À MENSAGEM.

31 GESTÃO COMPARTILHADA DE SOFTWARE CORPORATIVO: GESTÃO COMPARTILHADA DE SOFTWARE CORPORATIVO: um processo em construção no sistema de bibliotecas da UFF

32 No dia a dia, o uso de um software de gerenciamento de bibliotecas produz inúmeras ocorrências das mais variadas naturezas, que necessitam de intervenção, orientação, ajuste/adequação. (CECOTTI, 2012). Essas ocorrências demandam verificações e análises para determinar de que ordem são: operacionalização do sistema; administrativa; configuração; erros do programa. Nesse contexto é necessário um trabalho que ajude a equipe da biblioteca a sanar os problemas de operacionalização e padronizar o atendimento aos seus usuários. Nossa proposta para administração das rotinas do novo software é de uma Gestão Compartilhada. Nesse contexto existem dois elementos: o Grupo Assessor Técnico T de Administração do Sistema (GAS) e Grupos de Trabalho (GTs).

33 A Gestão Compartilhada busca...

34 Como implantar esta forma de gestão nas bibliotecas da UFF? Suporte Grupo Assessor Operadores Grupos de Trabalho

35 Nossa proposta... Grupo Assessor Técnico T de Administração do Sistema (GAS) OBJETIVOS Atuar no suporte ao gerenciamento do software, tomando providências sobre os assuntos que dizem respeito ao software; Atuar como catalisador das propostas e encaminhamento dos processos, sendo uma ponte entre o fornecedor, as bibliotecas e comunidade usuária. FUNÇÕES Administração da qualidade do software; Identificação, acompanhamento e resolução das questões de operacionalização demandadas pelas Unidades; Estabelecimento de procedimentos padronizados; Elaboração de manuais e políticas, com validação dos GTs.

36 Grupo de Trabalho (GT) OBJETIVOS Sistematizar as demandas das Unidades para serem discutidas e estudadas; Padronização de procedimentos e serviços; Alinhamento das informações entre as equipes. Avaliar e sugerir estratégias de atuação para as bibliotecas do Sistema. GRUPOS PROPOSTOS Tratamento da informação Serviços Formação ideal: 1 representante de cada biblioteca; Componentes atuarão como multiplicadores.

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38 FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO