Os 4 passos para ser aprovado no Exame de Certificação PMP

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1 Os 4 passos para ser aprovado no Exame de Certificação PMP Andriele Ribeiro 1

2 Um passo de cada vez. Não consigo imaginar nenhuma outra maneira de realizar algo. Michael Jordan O alcance da certificação PMP não é uma jornada simples. Mas precisamos começar de algum lugar. Gostaria de tratar então de 4 passos simples que podemos dar para tornar este objetivo mais palpável e concreto. O primeiro é: Passo 1: Defina uma data desejada para realizar sua prova Este é um passo simples, mas extremamente poderoso. Se você não tem uma meta clara vai ficar dando uma estudadinha aqui, outra acolá e vai acabar não saindo do lugar. E o pior: vai perder seu precioso tempo. Pense em uma data que seja compatível com seus desejos / necessidades (muita gente quer a certificação porque precisa dela para buscar uma nova posição no mercado ou até mesmo uma promoção no atual emprego), e também com suas possibilidades (tempo disponível para estudar). Você não precisa acertar na mosca ainda, mas defina uma data concreta: DIA, mês e ano. Nada de pensar apenas no mês. Depois os passos 2 e 3 vão nos ajudar a refinar e validar esta data. Mas é preciso partir de algum lugar. 2

3 Se você já tem as condições para começar pra valer os estudos não há porque procrastinar. Tem uma frase que achei bem interessante de uma canadense que se certificou. Ela disse: Procurei concentrar meus estudos o máximo possível. Desta forma pude ter minha vida de volta mais rapidamente. O que ela quis dizer no fundo é que é melhor se esforçar um pouco mais para conseguir logo o objetivo do que ficar durante anos a fio procrastinando. E para isso é preciso uma meta. Não quero te influenciar, mas apenas a título de curiosidade, normalmente as pessoas definem períodos que giram de 2 a 4 meses para se prepararem pra valer. Claro que isto depende de conhecimento anterior sobre a prova, dedicação e perfil de cada um mas serve como um parâmetro inicial pra você se balizar. Pra finalizar, há quem diga que é bom você comentar esta meta com alguém, para criar uma espécie de compromisso. Por outro lado, há quem se sinta pressionado ao revelar a intenção de fazer a prova para familiares ou colegas de trabalho. Assim, se você quiser, me use como seu confidente. Diga pra mim, enviando um para em que data vai fazer a prova. Vou armazenar esta informação em lugar seguro. E quem sabe eu até te ajude a se lembrar dela daqui a algum tempo. 3

4 Passo 2: Analise sua rotina Quem não está acostumado a ter uma rotina de estudos, dificilmente vai conseguir se sentar por 10, 15, 20 horas por semana na frente de um livro ou curso naturalmente. Além da falta de costume com o estudo, a grande verdade é que nossa rotina já está definida e o ser humano é extremamente avesso a mudanças. A frase que mais tenho escutado desde que comecei a atuar mais fortemente na preparação de candidatos a PMP é a seguinte: Gostaria muito de conseguir a Certificação PMP, mas não tenho tempo para estudar. Eu mudaria esta frase para a seguinte: Gostaria muito de conseguir a Certificação PMP, mas não estou disposto a modificar minha rotina para encaixar algumas horas de estudo nela. A grande verdade é esta. Todos nós temos a mesma quantidade de tempo em um dia: 24 horas, inclusive nos sábados e domingos. Antes de dizer que não tem tempo, analise: Será que você não perde pelo menos uma hora por dia vendo coisas inúteis na televisão? Será que você não perde a mesma quantidade de tempo vendo bobagens na Internet? 4

5 Será que você não conseguiria almoçar mais rápido durante uns 3 meses a fim de estudar pelo menos uns 20, 30 minutos neste horário? Será que não daria para abrir mão do Happy Hour por algumas semanas? Seu fim de semana é realmente sagrado para descanso? Não daria para incluir algumas horas de estudo dentre as 48 horas livres que você tem? Estes são só alguns exemplos de perguntas que você pode se fazer. Há dezenas de outras. Assim, é importante que você vasculhe cada pedacinho da sua rotina a fim de achar pedaços de tempo que possam ser utilizados para estudo. O ideal é que você defina a sua rotina de estudos precisamente. Se você pensar assim: Vou estudar à noite quando chegar do trabalho e aos fins de semana, eu seria capaz de apostar que você não vai estudar com a eficiência necessária para ser aprovado. Outras formas muito melhores de definir esta rotina seriam: Vou estudar de segunda à sexta, de 20:00 às 23:00hs. Vou estudar de segunda à sexta, de 20:00 às 22:00 hs. Sábados e domingos de 08:00 às 12:00hs. 5

6 Vou estudar segundas, quartas e sextas, de 19:30 às 23:00 hs. Sábados e domingos de 13:00 às 19:00hs. Outro ponto é que você defina isto por escrito. Somente assim você terá chances reais de se disciplinar. Isto ocorre por um motivo muito simples: somente assim você vai sentir realmente que está descumprindo um compromisso feito com você mesmo, caso não estude. Esta sensação desconfortável que irá ocorrer quando você não estudar será uma forte aliada para te manter dentro do plano. Definida esta rotina você já poderá passar para a próxima etapa, que é o planejamento preciso dos seus estudos. 6

7 Passo 3: Planeje seus estudos Agora o que vamos fazer é traçar um plano (yes, assim como acontece em um projeto) para que nosso objetivo definido no passo 1 possa ser atingido (ou para descobrirmos que talvez tenhamos que alterá-lo). Entretanto, vamos fazer um plano bem simples, pra que você não desanime e possa realmente levar esta metodologia adiante. Para isso vamos utilizar uma planilha que está disponível em Faça o download para acompanhar o resto do texto. Poderíamos até usar o MS-Project ou qualquer outra ferramenta, mas quero manter as coisas simples, ok? Nosso objetivo agora é preencher a primeira aba e algumas informações na segunda (e/ou terceira). Na primeira aba (linha 1) preencha a data inicial prevista para o exame que você definiu no passo 1. Na linha 3 coloque quantas horas você investirá em estudo por semana (esta informação você já tem por ter executado o passo 2). Na segunda aba vamos nos concentrar nas colunas B, D e E. Na coluna B definimos a quantidade de minutos (você pode usar também horas se quiser) de estudo para cada tópico 7

8 em cada material de estudo. Ou seja, é hora de definirmos, também, quais formas de preparação vamos utilizar. Na planilha de exemplo aparecem 3, que são minhas preferidas: a Fórmula da Certificação PMP (que é o meu programa de preparação para a prova que ministro pela Internet), o PMBOK e o livro da Rita Mulcahy. Obviamente você pode utilizar as formas que achar mais adequadas modificando a planilha. Isto é apenas uma sugestão. Nas colunas D e E vamos preencher as datas de início e fim planejadas para cada tópico em cada material de estudo. Ou seja, na coluna B, pensamos em esforço. Na D e E pensamos em datas. Para preencher D e E, leve em consideração o que você colocou em B e na rotina de estudos que você definiu no passo 2. A segunda aba corresponde a um ciclo de estudo, mas você pode precisar de mais (o normal é a execução de 2 ou 3 ciclos dependendo do seu nível inicial). Por isto existe a terceira aba, e você pode inclusive criar uma quarta, se necessário. Não necessariamente você irá repetir todos os materiais nos ciclos posteriores. Você pode imaginar, portanto, que gastará menos tempo no segundo e terceiro ciclos do que no primeiro. Como você ainda está no início do seu planejamento, não se preocupe em planejar em detalhes os ciclos posteriores. Assuma que irá levar de 50% a 80% do esforço do primeiro ciclo neles. É um bom palpite pra começar. 8

9 Feito este exercício de planejamento você terá uma primeira ideia de quanto tempo realmente levará para estar preparado para a prova. A data bate com a que você definiu no passo 1? Se não bater você terá que fazer uma de 3 coisas, assumindo que a tendência é aparecer uma data mais distante do que a que você pensou a princípio: a) Aumentar a quantidade de horas de estudo semanais e manter a data; b) Manter a quantidade de horas de estudo semanais e empurrar a data pra frente; c) Manter as coisas como estão e começar a estudar anotando as horas efetivamente gastas. A menos que a discrepância entre a data pensada no Passo 1 e a data fim planejada no Passo 3 seja muito grande, a opção c) seria a minha sugestão. Mas vamos ver o que diz o passo 4. Ele nos dá maiores orientações sobre como proceder. 9

10 Passo 4: Monitore seus estudos Este monitoramento vai se dar em relação a dois aspectos principais: (1) tempo/esforço e (2) qualidade do aprendizado. Vamos tratar dos dois aspectos em separado. (1) Tempo / esforço Ao preencher a coluna B da nossa planilha de acompanhamento (você consegue uma cópia da planilha em você estava planejando o esforço. Preenchendo as colunas D e E você estava planejando o tempo. Agora você deve fazer o seguinte. Pegue o primeiro tópico para estudar. Assim que você começar suas leituras ou a assistir os vídeos preencha a coluna F (data de início real). Assim que finalizar o estudo preencha as colunas G (data de término real) e C (Quantidade de minutos reais estudados). Para cada tópico que você fizer isto, pergunte-se: meu planejamento inicial para os tópicos faltantes continua correto, ou minhas estimativas não foram lá muito boas? Se achar que seus chutes foram meio descalibrados, corrija seu planejamento de acordo. Utilize o número de páginas a serem estudadas / número de minutos de cada vídeo como balizador. Este exercício fará com que seu plano fique cada vez mais correto e tenderá a criar em você uma disciplina maior para os estudos. Se quiser salvar uma 10

11 versão original de seu primeiro planejamento para comparar posteriormente com o realizado, fique à vontade. Esta será a sua linha de base. Ou seja: é melhor cumprir o passo 1, 2 e 3 e iniciar o 4 antes de fazer qualquer ajuste. A partir dos resultados encontrados no passo 4, faça ajustes no seu plano e na sua meta para que eles fiquem compatíveis. (2) Qualidade do aprendizado Um outro ponto que você deve monitorar é o quanto você está dominando cada um dos assuntos. Isto deve ser feito de duas maneiras. A primeira é pela execução de simulados. Faça simulados referentes a cada assunto e vá registrando os resultados nas colunas H, I, J, K. Quando finalizar o primeiro ciclo de estudos para cada assunto, você saberá em qual assunto deverá dedicar mais tempo em ciclos posteriores de acordo com suas métricas. A segunda forma de se monitorar é anotando cada ponto de dúvida que for aparecendo durante as leituras / vídeos. Quando a dúvida aparecer, anote-a, e não fique satisfeito enquanto não esclarecê-la. Se você for aluno do Fómula da Certificação PMP, coloque-a em nosso fórum e a resposta virá rapidamente. Se não for, o caminho será um pouco mais difícil. Mas não deixe de pesquisar em diversas fontes até achar a resposta. A dúvida do momento do estudo pode significar erros na hora do exame. 11

12 Fechado o primeiro ciclo com os monitoramentos feitos em relação a (1) Tempo / Esforço e (2) Qualidade do aprendizado, você terá melhores condições para: a) Decidir se estudará mais 1 ou 2 ciclos b) Planejar em detalhes cada um destes ciclos, de acordo com os esforços reais anotados no primeiro ciclo e com a definição mais clara de suas áreas fortes e fracas, que você conseguirá identificar a partir dos simulados e dúvidas anotadas. Feita esta revisão do planejamento, prossiga com o monitoramento nos ciclos subsequentes, até achar que é o momento de fazer a prova. Também não há regra nesta decisão, mas normalmente com 80 a 85% de acertos nos simulados já dá pra encarar o exame. Pra fechar uma consideração importante: o número de reprovações no exame PMP, pelo menos pelo que tenho ouvido, tem aumentado. O valor pra se fazer a prova não é irrisório. E o baque emocional de uma reprovação não é nada bom. Ou seja, vale a pena se preparar com mais cuidado, para evitar que surpresas desagradáveis apareçam. Não estude aleatoriamente. Seguindo os 4 passos que mencionei nas páginas anteriores, suas chances de sucesso certamente aumentarão. 12

13 Caso qualquer um destes 4 passos não tenham ficado claros para você, não se acanhe: envie um para com a sua dúvida. Se tiver outras dúvidas referentes à Certificação PMP, pode me mandar também. Será um prazer te responder. No diga que está me escrevendo por causa deste e-book. Desta forma fica mais fácil para lhe responder, pois eu sei que você já leu este texto. 13

14 Tópico Extra: Seja um caçador de suas próprias fraquezas 14

15 Há um ponto que mencionei no passo 4 que é tão importante que resolvi criar um tópico extra só para ele. Para tratá-lo, vou contar uma história que já ouvi algumas vezes, de pessoas que infelizmente não tiveram sucesso ao fazerem o exame PMP. A situação é quase sempre a mesma. A pessoa tem experiência em gerenciamento de projetos. Conhece os conceitos principais do tema, estudou durante algum tempo os materiais preparatórios e entendeu tudo. Fez alguns simulados para confirmar que já sabe o necessário e foi para a prova. Durante as 4 horas, a sensação não é de dificuldade. As questões parecem razoáveis e a sensação de que o PMP está próximo é real. Chega então o momento esperado. A pessoa clica no botão finalizar e os segundos que mais parecem dias se arrastam e demoram a passar. Depois de uma angustiante espera aparece o resultado: REPROVADO! Uma ducha de água fria, uma sensação terrível e pior, sem explicação. O que aconteceu de verdade? Durante a preparação, estas pessoas não se preocuparam em serem caçadores de suas próprias fraquezas. Por mais experiência que uma pessoa tenha em gerenciamento de projetos, se é a primeira vez que ela toma contato com as questões do exame PMP, é impossível não errar nada, não ter nenhuma dúvida. Assim como um auditor procura por eventuais falhas no objeto de sua auditoria, é obrigação de qualquer aspirante a PMP procurar de forma frequente por possíveis falhas em seu conhecimento. E isto se dá das suas formas que mencionei anteriormente no passo 4: fazendo simulados e anotando as dúvidas. 15

16 Em relação aos simulados, é importante que você esteja sempre fazendo. E não adianta fazer apenas simulados que perguntam pelas entradas, ferramentas e técnicas e saídas dos processos. Procure por questões difíceis, que se assemelhem com o que você vai encontrar no exame. O Fórmula da Certificação PMP apresenta centenas de questões com este padrão de qualidade. É comum que após fazer o simulado, um candidato descubra coisas que ele nem sabia que não sabia. Alguns conceitos parecem simples, e muitos até são mesmo. Mas a forma como são explorados na prova pode fazer muita gente se dar mal. Em relação a qualquer leitura, aula ou vídeo assistido sobre o assunto PMP tem uma outra coisa que sempre gosto de chamar a atenção. Você não está matando um tempinho! Não está se distraindo. Está estudando!!! E só se estuda em MODO DE ESTUDO. O que é isto? Modo de estudo é um termo que cunhei e que significa ler ou assistir a um conteúdo com atenção plena e sempre se perguntando: eu entendi o que li ou o que foi dito? Se a resposta a esta questão for não, tome alguma das atitudes abaixo: Releia o tópico não compreendido; Leia o tópico não compreendido em outra fonte; 16

17 Veja novamente a parte do vídeo que não entendeu (caso esteja assistindo a um curso em formato e-learning). Esta é uma grande vantagem de aulas gravadas. Você pode assistir a uma passagem várias vezes, sem ter que pedir ninguém para repetir. Anote a dúvida. Depois investigue o caso em mais profundidade. Se você estiver participando do Fórmula da Certificação PMP, basta publicar em nosso fórum e a resposta vem rapidinho. Mas você pode também perguntar para um colega, pesquisar na Internet, etc. A ideia que eu gostaria que ficasse clara para você é a seguinte: é melhor descobrir que você não sabe algo enquanto estuda do que na hora da prova (ou quando receber a notícia de reprovação). 17

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