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1 GESP XXI INFO R. Rosa do Ulmeiro, Armazém P Sintra tel fax designed by: Marketing & co N.º25 Stembro 2010 Próximo n.º Dez Líder de Mercado As verdades são para ser ditas.... Já estamos no Em BusinessDictionary.com encontramos a seguinte definição de Líder de Mercado: Brand, product, or firm that has the largest percentage of total sales revenue (the market share) of a market. A market leader often dominates its competitors in customer loyalty, distribution coverage, image, perceived value, price, profit, and promotional spending. As vendas da CEDIS só em produtos relacionados com o Desporto ascendem a um milhão de euros (praticamente o dobro da facturação total das empresas concorrentes da área...). Quanto ao domínio da concorrência em vários aspectos, analisemos cada um deles: - Lealdade: além da CEDIS contar com diversos Clientes que connosco trabalham desde que nascemos, o facto é que contamos com uma taxa de retenção superior a 99% (sim, sim, para não haver confusões aplicámos a formula da IHRSA) nos últimos 7 anos (antes era de 100% ). É certo que a concorrência não tem estes números, pois sabemos os clientes que têm e os que lhes ganhamos; - Distribuição: estamos presentes em cerca de 50% dos Municípios Portugueses e, ao todo, em mais de 450 Instalações Desportivas em Portugal Continental, Açores e Madeira, Angola e Espanha; - Imagem: somos sempre o primeiro fornecedor de Tecnologias a unir-se em parceria com entidades promotoras do Desporto em Portugal e a apostar em novos desafios colocados por essas entidades. Alguns desses parceiros são a FPN, a FGP, a FMH, a UBI, o ISMAI, a APOGESD, a AGAP, etc.. Porque será que estas entidades nos escolhem como principal parceiro tecnológico na área da gestão desportiva? - Valor percebido: somos todos os anos premiados pelo Millennium BCP como Cliente Aplauso, com avaliação de performance efectuada pelo Escola de Gestão do Porto; fomos escolhidos como Estudo de Caso para o Livro Marketing do Fitness; as nossas aplicações são utilizadas para formação ao nível universitário; e temos a Certificação de Qualidade ISO 9001: Preço: tendo em atenção o serviço que prestamos, o preço é 5 estrelas; - Lucro: (não é tanto como o que desejávamos ) a CEDIS sempre foi uma empresa lucrativa, e os resultados têm sido muito bons, mesmo em tempo de crise principalmente porque estamos constantemente a inovar e não nos encostamos ao que já temos. - Gastos em Publicidade: só este ano (e ainda vamos em Setembro) já gastamos mais de 5% do Orçamento anual em Patrocínios e Publicidade... Outros aspectos que poderíamos ter em consideração (investimento, inovação, nº funcionários, etc.) e continuávamos a ganhar em todas as frentes... Contra factos não há argumentos, e os factos são o que acabámos de descrever. Se mesmo assim houver quem insista em argumentar, pode o estimado leitor tirar as suas próprias conclusões Estamos, portanto, confiantes no futuro e o vai de certeza ser um produto de referência (tal como é o C-GESP XXI com 10 anos de existência) com a ajuda de todos os nossos clientes que continuam a confiar na Cedis e nos seus produtos. Resta-nos alertar os nossos Clientes e Leitores para a boa disposição que vão encontrar nos artigos que compõem esta Newsletter. O objectivo é enfrentar a crise com boa disposição! Em Destaque: Organize o seu Sistema de Gestão da Qualidade - pág. 2 Sistema de Comunicação e Notificação - pág. 3 (nova versão) - pág. 5 A CEDIS uma vez mais estará presente no maior evento de Gestão Desportiva Nacional. O Congresso Nacional de Gestão de Desporto, este ano co-organizado pela Lagos em Forma e a APO- GESD, realiza-se durante o fim-de-semana de 2 e 3 de Outubro, no Hotel Vila Galé, tendo como tema principal Gestão do Desporto e Turismo. A CEDIS como Patrocinador Oficinal deste congresso criou uma dinâmica organizativa que por certo fará deste evento um acontecimento memorável e histórico na Gestão de Desporto em Portugal, demonstrando a qualidade de serviço que nos faz continuar a crescer após 16 anos de existência. Pela primeira vez, desde o início deste encontro Nacional de Gestores Desportivos, as inscrições serão efectuadas pela Internet, bem como o respectivo pagamento através de referência bancária. Para além disto, cada participante receberá um username e uma password que dará acesso a diversas áreas distintas dentro do Website do congresso como é o caso, do download das prelecções, do certificado que estará disponível após o termino do congresso, entre outras importantes funcionalidades. No próprio local do congresso será igualmente possível imprimir em segundos o seu certificado de presença. Consulte o Programa, fique a par das novidades, faça a sua inscrição e muito mais em: Coaching e Liderança de Equipas 9 de Outubro de 2010, Coimbra Gestão de Piscinas 21 de Outubro de 2010, Guimarães Promoção e Venda de Serviços de Desporto 17 de Novembro de 2010, Trofa Formação Mais informações em:

2 Organize o seu Sistema de Gestão da Qualidade O título deste artigo pode ser um paradoxo, mas na realidade alguns dos processos constantes nas normas ISO podem levar a um excesso de burocracia e a complicações na sua gestão. Por isso, criámos uma aplicação para ajudar o Gestor da Qualidade a gerir alguns destes processos, havendo espaço de manobra para que a aplicação evolua para mais funcionalidades no futuro, tornando-se a sua aquisição num bom investimento principalmente porque o preço de aquisição é uma pechincha! O que é o É uma aplicação Windows desenvolvida pela Cedis em parceria com a Boa Prática Franchising especializado na consultoria em Sistemas de Gestão (ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001, entre outros) - onde podemos gerir os processos de Documentação, Não Conformidades, Recursos Humanos e Equipamentos e EMMs. Controlo de Documentos e Registos No processo de Documentação é permitido ao utilizador registar todos os documentos e respectivas revisões de documentos, de forma organizada e temática, respeitantes a todo o sistema de Gestão, nomeadamente, o Manual do Sistema, os Processos, os Procedimentos, às Especificações e Instruções de Trabalho, aos Modelos e Registos, bem como aos documentos externos, tais como a legislação aplicável. A estrutura de registo permite especificar o estado dos documentos Por Aprovar, Aprovados (ou não) e Obsoletos (ou não) - controlando as datas de passagem de estado. O registo dos documentos permite anexar os mesmos numa estrutura organizada de pastas, o que permite uma fácil consulta, mesmo por outro processo que não seja a utilização da aplicação (p.e., a disponibilização de pastas partilhadas), e uma forma fácil de manter cópias de segurança sempre em dia. Associado a cada documento é possível especificar uma lista de distribuição, através da indicação dos grupos de utilizadores para os quais cada modelo/tipo de documento tem de ser distribuído. O processo de distribuição é feito por , utilizando o protocolo SMTP desde que este se encontre devidamente configurado. Tratamento de Não Conformidades O registo das Não Conformidades permite a sua abertura e acompanhamento do estado das mesmas, identificando a Não Conformidade, as suas Causas, Correção e a Acção Correctiva a implementar, bem como registar as evidências das várias acções. As datas são identificadas assim como as responsabilidades (ver Recursos Humanos) o que permite elaborar lembretes que ajudam cada um dos utilizadores a cumprir atempadamente com as suas responsabilidades. As Não Conformidades podem ainda ser Encerradas (e Reabertas, se for caso disso), ficando sempre o rastreio das datas em que a mudança de estado ocorreu. O utilizador pode imprimir fichas de Não Conformidades, ou listar as Não Conformidades por estado (em Aberto, em Acção Correctiva, em Verificação ou Encerradas), de modo a facilitar a análise geral do estado de todas as Não Conformidades. Recursos Humanos Os Recursos Humanos é o processo mais complicado gerido pelo já que permite gerir o processo desde o recrutamento de novos colaboradores - através do controlo dos respectivos Candidatos - até aos Demitidos, passando pelos Colaboradores Admitidos, e pelas Acções de Formação e as respectivas avaliações de eficácia das distintas acções de formação. Características gerais da aplicação Como se viu em cada um dos processos, existem datas de controlo que alimentam uma agenda que avisa os Operadores de situações pendentes ou por tratar, de acordo com o perfil ou permissões deste. Apesar desta primeira versão ser monoposto (sim, sim, também existe a versão multiposto a funcionar sobre outros motores de bases de dados que não o Access), é multiutilizador, o que significa que várias pessoas, com vários perfis, podem utilizar a aplicação e receber os tais lembretes. Também porque é multiutilizador, o apresenta-se após a instalação com 5 utilizadores já criados, por sua vez associados a outros tantos colaboradores com responsabilidades no sistema (leia-se, Sistema de Qualidade, não sistema informático), e com as suas respectivas permissões em termos de processos já definidas. Por isso, torna-se extremamente fácil para o utilizador criar novos utilizadores e definir-lhes outras permissões. Além disso, todos os registos têm indicação do operador que inseriu e da data em que o fez, bem como do operador que modificou o registo pela última vez, e a data em que o fez, por isso não há que ter medo em por mais gente a trabalhar! O processo começa com o registo do Candidato dados pessoais e função a que se candidata sendo depois possível admiti-lo (ou então registá-lo directamente como Colaborador). Nesta fase (de Colaborador) é possível criar Acções de Formação e depois inscrever os Colaboradores nas mesmas e, posteriormente, efectuar a avaliação, calculando de forma automática o Índice de Aprendizagem e o Índice de Eficácia. Podem ser obtidas diversas listagens, nomeadamente Ficha Individual de Colaborador, Ficha de Acolhimento, Lista de Presenças em acções de

3 formação, Ficha de Avaliação da Formação (Formando), Ficha de Avaliação da Aprendizagem e Certificado de Frequência de Formação. O permite ainda efectuar a transição de estado (Candidato -> Colaborador -> Demitido), ou voltar a um estado anterior. Gestão de Infra-estruturas e controlo dos EMMs O Utilizador pode registar, em fichas diferentes, os Equipamentos de Monitorização e Medição, denominados EMMs, e outros Equipamentos que façam parte da estrutura da empresa, com indicação de Marca, Modelo, Forma de Controlo e Periodicidade, Contactos de Fornecedores do Equipamento e de Laboratórios de Calibração, etc.. Note-se que a Gestão de Equipamentos e Infra-estruturas é distinta do controlo dos EMMs. É também possível efectuar o registo de ocorrências especificando a data, a ocorrência e o responsável pela monitorização da mesma. O permite ainda a impressão da ficha Individual de EMM / Equipamento e do Plano de Controlo a apresentar em auditorias. Como é comercializado? Apesar de ser uma aplicação inteiramente Windows, automatizámos a forma de comercialização para que Ficha técnica Requisitos Sistema Operativo: MS-Windows XP, 7 ou MS-Windows Server 2000 ou mais recente. Base de Dados: MS-Access. Protocolo de envio de Mails: SMTP. Características da aplicação Interface: Windows Aplicação Monoposto e Multiutilizador Disponibilidade: 1 de Novembro de não exista necessidade de qualquer intervenção técnica por parte da Cedis ou de qualquer outro técnico (claro que isto reduz o custo da aplicação). Isto é, o Cliente faz download da aplicação através de um link que lhe é disponibilizado e depois só tem que solicitar a chave de licenciamento... fácil, não? E o preço é uma agradável surpresa... Contacte-nos. Sistema de Comunicação e Notificação Imagine poder enviar por para todos os seus Clientes / Utentes, de forma rápida e fácil, uma Newsletter periódica com as novidades dos seus serviços... Imagine poder enviar um SMS para todos os Prospects com uma promoção que, sendo apresentado na Recepção, dará, por exemplo, direito a 50% de desconto na Inscrição... Imagine poder enviar por a referência Multibanco e o valor do mês a pagar... Imagine poder enviar um SMS para todos os inscritos num determinado horário, a avisar que determinada aula não vai ocorrer... Imagine poder enviar um a informar a data de inicio das inscrições... Imagine poder enviar um a lembrar os seus clientes que têm o pagamento em atraso... Imagine poder enviar um SMS aos seus Utentes/Clientes no dia do seu aniversário... Provavelmente, algumas destas coisas já faz, com mais ou menos trabalho, de forma mais ou menos controlada... Mas imagine agora que quer enviar um para uma lista de entidades que tem numa folha de calculo ou noutro sistema (até nos da concorrência )... ou um SMS. Também faz isto? E pode agendar a data e hora do envio, de forma a pesar menos na sua rede, ou a optimizar os custos de envio? E se enviar um , sabe se o destinatário o recebeu? E sabe se ele fez um clique numa noticia da Newsletter? Ou melhor, sabe quem foram os destinatários que foram ver mais pormenores sobre a noticia ou sobre a novidade? E comparar o nº de envios sempre que utiliza os mesmos destinatários? E consegue contabilizar os custos de envio? E optimizar o custo das comunicações utilizando a rede igual à do destinatário? Consegue? Hhumm, bem me parecia... Como funciona? O foi criado para ser fácil de utilizar mesmo para quem não percebe (nem quer perceber ) nada de informática. Por isso, para criar uma comunicação só precisa de 4 passos: escolher a fonte dos dados, escolher o canal de comunicação que pretende utilizar, construir a Ficha técnica Requisitos Servidor: MS-Windows XP, 7 ou MS-Windows Server 2000 ou mais recente com Framework 3.5 SP1 Base de Dados: MS-SQL*Server Protocolo de envio de Mails: SMTP Modem GSM: compatível com a especificação ETSI GSM Rede móvel p/sms: qualquer uma Características Fontes de dados: Ficheiros CSV, Ficheiros Excel, qualquer sistema de gestão de bases de dados com ODBC ou Drivers nativos Características da aplicação Interface: Web Nº Utilizadores: Sem limite de utilizadores Nº de Modems GSM instalados: até 3 Disponibilidade: 1 de Novembro de mensagem que pretende enviar e... ja está... pronto a agendar e a enviar. Dirá o leitor mais atento eles não sabem contar. Mas é verdade, o 4º passo é só Agendar e Enviar. A fonte dos dados os Segmentos A fonte dos dados é o conjunto de registos que serve de suporte para envio das comunicações, e pode ter origem em ficheiros CSV (Comma Separated Values -... deixemo-nos de estrangeirismos... ficheiro com os campos separados por vírgulas ou por um outro caracter), em ficheiros XLS ou XLSx (ficheiros do MS-Excel) ou em queries executados sobre uma base de dados. O primeiro e o segundo tipo são ideais para se poder enviar comunicações sobre conjuntos de dados adquiridos ou obtidos da internet por copy/paste e colocados neste tipo de ficheiros. Ou obtidos por exportação de programas de terceiros... o não funciona só com programas da Cedis. Chamamos Segmento (termo comum utilizado em Marketing) porque é apenas uma parte da base de dados, em que as entidades estão agrupadas sobre um mesmo aspecto comum, como por exemplo, os do sexo feminino, os que vão renovar num determinado mês, os que têm idades entre 20 e 30 anos, etc.

4 Baseados na experiência que temos dos pedidos dos nossos clientes, o pode ser fornecido com pacotes de segmentos da Base de Dados do C-GESP XXI (o que inclui informação registada por todas as aplicações desta gama C-GESP XXI, GT4 e i-gesp XXI), do e do (que esta aí à porta). De forma a generalizar a utilização desta aplicação, podem ser construídos pacotes de segmentos online com base noutras aplicações desde que suportadas numa base de dados a que se possa ligar por ODBC. Os SMS a moda... Quando se escolhe como canal de comunicação o sistema de SMS, o utilizador apenas tem de indicar o texto do SMS, podendo incluir neste texto campos provenientes do Segmento escolhido no primeiro passo, o que permite personalizar cada SMS enviado. Ou então, em vez de escrever um novo SMS (ai, ai, tanto trabalho... ) pode utilizar um modelo já existente, definido anteriormente por um utilizador com mais tempo (o chefe!), até porque o vulgar utilizador (leia-se alguém que utiliza o com permissão apenas de Operador) não pode inventar novos textos só pode enviar SMS baseados em modelos já existentes... E que tal ter 3 modems com 3 cartões de redes diferentes para deixar que o decida, em função do preço parametrizado, enviar pelo cartão mais barato? Com o também pode fazer isto s são de borla... É através deste canal de comunicação que o se apresenta em toda a sua potencialidade: para além de se poder também criar um novo , personalizado ou não, ou utilizar um modelo já existente. Conseguimos ainda monitorizar quem recebeu e quem leu (ao estilo big brother ). Como funciona? Adicionamos noticias ao (podemos construir uma base de dados de noticias para as reutilizar mais tarde) e associamos esta noticia a uma página que inserimos no site com um texto mais completo e pronto, já está. Quando o leitor clica na noticia e é reencaminhado para a noticia completa, lá ficamos a saber quem ele é e o que leu. Depois, é só mandar-lhes com os Consultores para cima... Note que até incluímos algumas mensagens automáticas assinatura, confidencialidade, legal, remoção da lista e até a mensagem ecologista para imprimir os s apenas se for absolutamente necessário. Estas mensagens foram colocadas por defeito, mas o utilizador pode alterá-las outra vez o Operador? Não, só quem tem poderes para isso... A mensagem de remoção do endereço da lista cria automáticamente a chamada Lista Negra, que é a lista dos utilizadores que não querem receber as mensagens publicitárias. Nos envios seguintes, estes não recebem nada de s... Assim não é considerado SPAM e sempre podemos chateá-los com os SMS O papel e o Fax mais caro, mais trabalhoso, mas ainda assim... Perguntará o leitor: mas por que motivo foram eles incluir isto na aplicação? O que nós queremos é enviar SMS e s... Pois. Mas há comunicações mais formais que não podem ser enviadas por SMS ou por porque não surtem o mesmo efeito (por enquanto)... Para este tipo de canal, e dependendo das pacotes adquiridos, incluimos também um pacote de comunicações tipo, obtidas a partir dos inúmeros pedidos que recebemos dos nossos clientes ao longo destes anos, tudo já pronto a usar. Quanto não vale trabalhar com uma empresa com mais de 15 anos de experiência... E se precisar de mais algum layout que não conste, basta adquirir. A qualidade dos Dados É com certeza desesperante enviar cartas para o correio e recebê-las devolvidas mais tarde por vários motivos como Morada incompleta, Morada inexistente, etc. Mas o pior é que as situações repetem-se porque normalmente não há uma forma sistematizada para tratar este problema. E será que é só nas cartas? Claro que não! Também acontece com os SMS e com os s. Por isso, o disponibiliza uma forma de tratar e registar estes erros (manual, no caso das Cartas e automático no caso dos SMS e dos s) desde que o sistema consiga perceber qual é o problema. Este tratamento providencia uma lista dos erros ocorridos em cada envio, o que permite ao utilizador tratar a informação antes de novo envio, reduzindo drasticamente o nº de erros de um envio para o outro e aumentando a qualidade dos dados. A integração com outras aplicações O foi criado especialmente para enviar comunicações em lote (à dúzia, como se diz na gíria). Mas não se fica por aqui... são disponibilizados alguns webservices para que seja possível a outras aplicações enviar também comunicações deste tipo, principalmente s e SMS. Neste último caso, esta funcionalidade assume especial importância, pois quando temos um dispositivo ligado a uma porta (neste caso o Modem SMS) que está a ser utilizada por uma aplicação, mais nenhuma outra consegue utilizá-la, o que impede o envio dos SMS por mais do que uma aplicação em simultãneo apenas com um Modem SMS. Estas potencialidades permitem que o seja utilizado não só pelas aplicações CEDIS mas também por aplicações de terceiros que queiram fazer uso das potencialidades do Análise das comunicações enviadas Por cada comunicação enviada por qualquer canal que utlize o apresenta-lhe os dados estatísticos do envio, e se utilizou um modelo, compara a comunicação (nº de envios, nº de erros, etc.) com as anteriores. No caso dos s, a informação é ainda mais pormenorizada, sendo possivel consultar o nº de cliques que foi feito em cada noticia, e quem os fez. Conclusão Torna-se na ferramenta de CRM ideal para quem quer promover de forma fácil e rápida a sua actividade utilizando os meios de comunicação mais recentes, obtendo informação em tempo real a partir das bases de dados de que disponha, disponibilizando informação estatística sobre os envios efectuados e controlando os erros ocorridos, de forma a evitá-los no futuro. Se tem aplicações que não permitem estas formas de comunicação, pode ainda utilizar o para completar estas aplicações pela utilização dos WebServices. Resta dizer que o é uma aplicação Web e foi concebido dentro das mais recentes tecnologias e best-practices de desenvolvimento de aplicações, utilizando-se tecnologia Microsoft.

5 Nova Versão cheia de novidades... A nova versão do Gestão Escolar está cheia de novidades. A começar pelo nome. Decerto reparou que o M caiu... porque agora o já não é só para Municípios que têm de gerir um extenso número de escolas, podendo ser utilizado por Colégios Privados ou Instituições Privadas de Solidariedade Social. Na produção desta nova versão, uma das nossas primeiras preocupações teve a ver com o aspecto visual e com a simplicidade de utilização. Embora para alguns tipos de gestão dos serviços a aplicação já se encontrasse devidamente ajustada, noutros casos, por diferentes formas de funcionamento, era obrigatório a utilização de aplicações complementares que funcionavam em ambiente Windows. Agora, o funcionamento é integralmente Web... Por outro lado, a intenção de produzir uma nova versão tinha por objectivo aproximar o das necessidades das escolas do 2º, 3º ciclo e secundárias. Mas vejamos, uma a uma, quais as novas características do 1. Novas formas de cobrança planos de pagamento e pagamentos proporcionais Os pagamentos regulares podem agora ser efectuados de várias formas, quer sejam por periodicidade regular ou por plano de pagamento, de acordo com a tabela 1. O plano de pagamento é uma forma especial de cobrança, que permite ao gestor do estabelecimento cobrar meses do final do ano lectivo ao longo do mesmo, ou seja, poderá ser cobrado todo (ou parte) do mês de Junho no início do Ano Lectivo, ou no 2º mês de pagamento, ou no 3º ou... whatever. Quem diz um mês posterior, diz 2 ou 3, pago de uma vez ou em parte, ou seja, adiantar o pagamento em prestações, mais suaves para o aluno ou para a entidade gestora (conforme as necessidades ). Outra novidade reside no facto de se poderem estabelecer pagamentos proporcionais no início e no final da inscrição... e nas férias. O pagamento proporcional significa que o aluno poderá pagar apenas o valor correspondente ao período que frequenta, em função do dia em que se inscreve ou que termina a inscrição ou das férias... Percebeu? Não? Então explico melhor com um exemplo: se a mensalidade é de 300,00 (vamos considerar que o mês tem 30 dias para simplificar), e o aluno inscreveu-se no dia 20, então só terá de pagar 100,00...ou seja: valor dia = 300 por mês/30 dias = 10 por dia x 10 dias = 100. Esta proporcionalidade também pode ser aplicada no final da inscrição... ou do período. Tudo isto conforme a sua opção. E sem prejuízo das multas por pagamento em atraso, que podem ser aplicadas em percentagem ou em valor, para qualquer forma de periodicidade Nova procura de acesso rápido e pesquisa de alunos melhorada Para aceder aos dados do aluno foi criada uma nova opção, directamente no menu principal, que permite procurar pelos campos Nome, Nome do Encarregado de Educação, Nº Contribuinte, Nº do Cartão, pela Data de Nascimento e pela Referência Multibanco. Os ícones por baixo do campo de pesquisa permitem, respectivamente aceder à ficha ou aceder directamente às cobranças, o que acelera o tempo de atendimento. Por outro lado, os campos de pesquisa são todos apresentados no écrã, o que permite ao utilizador efectuar pesquisas conjugadas de forma mais simples e com menos esforço. Quer num caso pela procura de Acesso Rápido -, quer no outro pela pesquisa de alunos -, se obtiver apenas um registo, o redirecciona diretamente para a ficha do aluno; se obtiver mais do que um, o apresenta a lista de todos os que obedecem à condição, também com outra novidade: são apresentados mais registos por página, o que facilita a localização quando a pesquisa resulta num grande nº de alunos; 3. Cartão do Cidadão A utilização do Cartão do Cidadão funcionalidade transversal a todas as aplicações da CEDIS permite que os dados do aluno sejam introduzidos no sistema de forma automática se for utilizado o cartão de cidadão do aluno. Se for o cartão de cidadão do Encarregado de Educação, apenas os dados deste ficam preenchidos, ficando a cargo do utilizador introduzir os dados do aluno; Também esta funcionalidade vai permitir reduzir os tempos de atendimento e a inexistência de erros de dados dos alunos. 4. Ficha do aluno A ficha do aluno é talvez onde são apresentadas mais funcionalidades novas, e onde as diferenças de aspecto gráfico são mais notórias. Mas vejamos: Periodicidade Diária/ Calendário Lectivo Explicação Na inscrição, o valor indicado é o valor diário/unitário e a cobrança é mensal. O valor total mensal a pagar depende do nº de dias úteis calculado a partir do calendário lectivo especificado para a Escola onde o aluno está inscrito. a. Pesquisa antes da inserção Antes de mais, o utilizador passa a ter de pesquisar antes de inserir um novo aluno. Pretende-se reduzir o nº de erros e duplicações no processo de introdução de dados, que muitas vezes é partilhado com os Agrupamentos, com as Escolas (e por todos os que podem dar uma mãozinha. Afinal, são tantos registos para inserir...). Mensal Bimestral Trimestral Semestral Ano Lectivo/ Anual Marcação Plano de Pagamentos Tab.1 Periodicidades de pagamento O valor especificado é mensal, independentemente do nº de dias úteis do mês. O valor especificado é bimestral, independentemente do nº de dias úteis do mês. O valor especificado é trimestral, independentemente do nº de dias úteis do mês. O valor especificado é semestral, independentemente do nº de dias úteis do mês O valor especificado é cobrado apenas uma vez para todo o ano lectivo. O valor cobrado depende das refeições marcadas por antecipação (através do login do Encarregado de Educação). O valor a pagar em cada mês é especificado através de um plano de pagamentos definido na criação da Actividade (item de inscrição).

6 b. Opções mais à mão Algumas opções que estavam relativamente escondidas atrás de opções de opções, passam agora a estar directamente mais disponíveis, nomeadamente o Aviso de Pagamento, a Declaração para o IRS e os extractos (mas agora há mais do que um extracto? Pois há... veja mais abaixo neste artigo). Por outro lado, foram introduzidos paginadores para separar a informação em substituição dos botões do menu à esquerda. Isto torna o acesso à informação bastante mais rápido...(ufa, já não tenho que fazer tantos cliques...) c. Todas as inscrições de todos os Anos Lectivos estão disponíveis No paginador Inscrições passam a estar disponíveis as inscrições de todos os Anos Lectivos. Por outro lado, valores em aberto de outros Anos Lectivos estão sempre presentes para cobrança e não é necessário encerrar um Ano Lectivo, para iniciar a introdução de dados para o ano lectivo seguinte. d. Definição do Escalão por Actividade Ao contrário do que acontecia na versão anterior, e apesar de se manter o escalão base na ficha do aluno, é agora possivel ter escalões diferentes para serviços diferentes. Ao inscrever um aluno num novo serviço, o atribui por defeito o escalão base definido na ficha, mas o utilizador pode alterá-lo para outro escalão. e. Transportes Escolares Apesar da anterior versão já possibilitar o controlo dos Transportes Escolares, quer pela indicação dos circuitos, quer pela cobrança do valor não comparticipado, esta nova versão apresenta novidades ao nível do calculo do valor a pagar pelo aluno, em função dos kms percorridos. Esta funcionalidade permite também apurar o valor a pagar pela Entidade aos vários prestadores de serviços de transporte. f. Utilização livre A Utilização Livre é aquilo a que vulgarmente chamamos o (carregamento do cartão). Por este processo, o encarregado de educação pode carregar o cartão do aluno com um determinado montante que este pode gastar nos diversos serviços prestados no Estabelecimento de Ensino, seja numa refeição, no bar ou na papelaria. Está disponível uma opção para consultar os movimentos efectuados através do cartão (carregamentos e consumos), assim como a respectiva impressão do extracto e/ou envio para o Encarregado de Educação. Dado que o é um sistema multi-estabelecimento de ensino, a possibilidade de disponibilizar este tipo de pagamento é parametrizada por escola. Este tipo de utilização é aconselhado para os alunos a partir do 2º ciclo, pois já possuem maior autonomia. g. Extracto de Refeições Nas situações em que as cobranças das refeições era efectuada pelo nº de refeições consumidas em períodos anteriores, a antiga versão obrigava à utilização do ferramenta windows para verificação das refeições servidas por cada aluno. E o débito só era efectuado após a verificação do correcto lançamento diário, o que provocava atrasos de 1 a 2 dias no envio das Referências e dos respectivos valores para o Multibanco. Com esta nova versão, esta transição deixa de ser necessária, dado que as verificações e acertos caso existam - podem ser efectuadas directamente no Extracto de Refeições adicionar / remover presença em refeição ou através das marcações / desmarcações através do educa-ee, Login do Encarregado de Educação. Está disponível também o extracto em PDF para envio por para o encarregado de educação. h. Écrã de cobranças redesenhado O écrã de cobranças foi completamente redesenhado para ser de mais fácil e rápida utilização. Os valores obrigatórios a pagar foram separados dos opcionais. Passa também a ser permitido adicionar Outros Artigos e Serviços não regulares na Venda a Dinheiro / Guia de Receita de pagamento. Todas as indicações referentes à cobrança passam a ser efectuadas apenas num passo, incluindo o meio de pagamento.

7 Dado que a ficha de cobrança encontra-se na ficha do aluno, todas as opções continuam disponíveis, sendo assim possível ao utilizador, p.e., emitir o Aviso de Pagamento sem sair da cobrança. Informação adicional respeitante às cobranças está também disponivel, tal como o Saldo do Cartão actual e, caso a emissão para pagamento Multibanco esteja em curso, é também visível a Referência Multibanco, o valor em pagamento e a data limite de pagamento, quer do pagamento regular, quer da Utilização Livre (se for o caso). 5. Sistema de Pagamentos por Multibanco (pagamento de serviços) com Interface Web. - Mais fácil, mais rápido, mais inteligente... O Sistema de gestão dos pagamentos por Multibanco foi totalmente redesenhado para trabalhar no Portal (em vez da utilização da aplicação em Windows), e de acordo com os novas formas de inscrição e pagamento disponibilizadas. A grande novidade sobre esta funcionalidade reside no facto de, por serem processos executados no servidor de Web, podemos iniciar a simulação e... fechar o browser de internet ou mesmo ir efectuar outras operações... Quando o processo termina, envia um para o utilizador que iniciou o processo, com a informação de que a tarefa terminou (ui, que bom, já posso ir tomar um cafezinhoð - mas é preciso que seja um cafezinho rápido, pois o processo agora demora bem menos tempo). Por outro lado, os ficheiros enviados e recebidos da SIBS passam a estar arquivados no Servidor em vez de no PC de trabalho, o que garante mais segurança em termos de resolução futura de situações anómalas. Outro ponto importante que também é novidade diz respeito ao cálculo das comissões pagas ao banco (ou à SIBS), respeitantes a cada pagamento processado por esta entidade. No final do processo, o apresenta-lhe a dolorosa do banco/sibs. 6. Integração com Active Directory Dirá o leitor: lá estão eles com estrangeirismos... mas o facto é que este é mesmo necessário. A Active Directory é um repositório de objectos do Sistema Operativo Windows, entre os quais se encontram os Utilizadores credenciados. Quando um utilizador chama a aplicação, o obtém do Sistema Operativo o nome do Utilizador e, se este estiver autorizado, entra automaticamente no sem necessitar de indicar novamente o nome de utilizador e a password. 7. Toda a parametrização pode ser efectuada pela aplicação Foi também disponibilizado no portal todas as funcionalidades de parametrização que antes estavam à mão de apenas alguns iluminados da informática. Assim sendo, é agora possível efectuar de forma automática e com a maior das facilidades toda a parametrização associada - criar/activar/desactivar anos lectivos, efectuar a manutenção da tabela de escalões e das actividades de forma mais clara e simples, bem como configurar a classificação contabilística das receitas, etc. 8. Aspecto visual Vários aspectos visuais foram melhorados e de forma a que possam ser configurados pelo utilizador, nomeadamente o nº de registos por página (lembra-se quando procurava todos os alunos, e aparecia um nº interminável de páginas? Agora aparecem menos, porque podemos definir mais registos por página...) Tudo depende da dimensão e resolução do seu écrã (e da sua vista). Os gráficos, que anteriormente, eram apenas de um determinado tipo, agora até podem ser a 3 dimensões O menu de mapas e estatísticas foi reorganizado para passar a conter todos os mapas e respectivas consultas. Mas não só: o que já acontecia antes nas Consultas, pela colocação de folhas excel com Pivot Tables1 ligadas directamente à base de dados, acontece agora nesta opção, o que torna ideal a partilha de informação (desde que se tenha acesso à pasta do servidor, o que normalmente só esta disponível para o chefe!). E em caso de implementação de mapas específicos (ou não), o menu dos Mapas e Estatísticas apresenta todos os mapas definidos em Report Services2 numa determinada pasta configurada. Assim, qualquer mapa pode ser colocado em funcionamento e disponibilizado a toda a gente num piscar de olhos. Estas são apenas algumas das novas e melhoradas características do e que irão beneficiar os actuais utilizadores da aplicação já a partir de Outubro. Outras beneficiações aplicadas no serão alvo de futuros artigos nesta Newsletter, nomeadamente a integração com o Login do Encarregado de Educação e com o Gestão de Actividades de Enriquecimento Curricular e integração com conteúdos pedagógicos possibilitando a utilização de quadros interactivos que já são uma realidade em muitas escolas do País. Por último, e como curiosidade, fica a informação de que alguns clientes já utilizadores do estão a utilizar a aplicação para a Gestão de Escolas Profissionais e Universidades de Terceira Idade... Saiba também que o já está presente em 300 Escolas e Jardins de Infância, fazendo a gestão de cerca de alunos. 1 Tabelas com ligação directa a Base de Dados, sobre as quais é possível interagir em termos de organização dos dados de forma a que se tornem informação mais útil. 2 Ferramenta Microsoft que permite desenhar Mapas. Funcionalidade Controlo de Refeições Controlo de Prolongamento do Horário Sumários e Faltas Avaliações Integração com a Contabilidade Tab.2 Outras funcionalidades do Explicação Sistema para os Refeitórios com avaliação do serviço prestado pelas empresas de Cathering. Sistema para controlo das presenças e refeições ligeiras servidas no Prolongamento do Horário. Marcação de presenças e faltas a alunos para a Componente Lectiva, com integração com plataforma de conteúdos em fase de desenvolvimento e teste.com integração com Login do Encarregado de Educação Sistema de avaliações da componente lectiva e das AECs. O Utilizador encontra já definidos drivers de integração com o SIGMA da Medidata. No entanto, a aplicação permite definir layouts de integração, nomeadamente para AIRC, para Primavera, para SAGE, entre outros. Outros módulos do já disponíveis Gestão de Actividades de Enriquecimento Curricular Criação de Horários para AECs Login do Encarregado de Educação Sistema de Comunicação e Notificação e outros para breve...

8 Prémios da Pós-Graduação em Marketing do Fitness FMH No passado dia 8 de Setembro a CEDIS procedeu à entrega dos prémios aos três melhores alunos da Pós-Graduação em Marketing do Fitness, no âmbito do patrocínio feito ao curso da Faculdade de Motricidade Humana. Os cheques foram entregues ao Dr. Mauro Frota, Dra. Filipa Borges e Dra. Patrícia Jorge. Durante o jantar, o Prof. Dr. Carlos Neto, presidente da FMH, realçou a importância das relações entre as empresas e as instituições do Ensino Superior, manifestando o interesse em elaborar um protocolo com a CEDIS que abranja não só esta pós-graduação mas também outras áreas de actuação da Faculdade. Empresas Associadas: Parcerias Privilegiadas: CEDIS garante certificação No passado dia 1 de Julh o a CEDIS foi alvo da segunda auditoria de acompanhamento por parte da prestigiada empresa TÜV, conseguindo um excelente resultado que lhe garantiu a certificação na Norma ISO 9001:2008, relativa ao Sistema de Gestão da Qualidade. Aproveitamos, por isso, para agradecer a todos os que nos ajudam a melhorar continuamente através da sua colaboração e sugestões. 3º Encontro Nacional da AGAP No passado dia 25 de Setembro a AGAP organizou o 3º Encontro Nacional do sector, subordinado ao tema Os Novos Desafios do Mercado. A CEDIS, como Patrocinador Gold da AGAP marcou obviamente presença num dos maiores eventos para os Gestores na área do Fitness em Portugal. Certificação de Software obrigatória a partir de 1 de Janeiro de 2011 De acordo com a Portaria n.º 363/2010, de 26 de Junho de 2010, a Certificação do Software de Facturação passará a ser Obrigatória a partir do próximo dia 1 de Janeiro de Este procedimento deverá ser feito pelas empresas produtoras de software junto da DGCI e ( ) visa facilitar o cruzamento de dados e a criação de mecanismos de controlo e auditoria integrados no software que têm por finalidade impedir as fraudes fiscais. Brevemente iremos contactar todos os clientes que utilizam aplicações produzidas pela CEDIS no sentido de apresentar as condições para actualização das mesmas. Próximas formações Data Localidade Curso Sintra Utilização Genérica i-gesp XXI Sintra Gestão Escolar Santarém Gestão Escolar Sintra Agenda de Marcações, Reservas e Formulários GESPXXI GT Sintra i-gespxxi CD - Carta Desportiva (Programas de Apoio) Sintra Sistema de Comunicação e Notificação

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