Guia FirstOffice Professional (Advanced) 5.4

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1 GUIA DE INSTALAÇÃO...3 A - INFORMAÇÃO IMPORTANTE/CONSIDERAÇÕES GERAIS... 3 B- REQUISITOS DO SISTEMA... 6 C- INSTALAÇÃO DO FirstOffice Professional... 6 D- INICIAR O FirstOffice Professional... 8 E- Instalação em Rede...15 F- LICENÇAS...17 G- SERVIÇOS DE INTERNET...18 H- INSTRUÇÕES PARA MUDANÇA DE VERSÃO...20 I- ROTINAS DE BACKUP...22 J- CONVERSÃO DE FORNECEDORES...23 K- MUDANÇA NAS DEFINIÇÕES DE RELATÓRIOS...26 K - SAFT-PT...27 L - CONTACTOS...29 GUIA DE UTILIZAÇÃO...30 Parametrização Base...30 Formulários...30 Documentos...31 Interface Utilizador...31 Master Control...31 Desktop pessoal...32 Relatórios e Documentos...32 Módulos...33 Botões: OK, Novo, Duplicar, Cancelar, Guardar...34 BusinessPhone...35 Menu Especial...35 Preencher Registos...35 Apagar Registos...36 Notas (clip)...36 Alterar Interface do Utilizador Janelas Visualizar...37 Redimensionar a janela...38 Registos Base...38 Contactos...38 Artigos...40 Artigos de Compra...41 Preços...42 Lançamentos...42 Propostas...42 Encomendas...43 Guias de Entrega ou de Remessa...45 Facturas...46 Notas de Crédito...47 Vendas a Dinheiro...48 Notas de Débito...48 Ordens de Compra...50 Guias de Recepção...51 Facturas Fornecedor...52 Notas de Crédito de Fornecedores...53 Pagamentos a Fornecedores...54 Lançamentos na Contabilidade Pág. 1

2 Reconciliação de Contas...56 CRM - Customer Relationship Management...56 Calendário...56 Tarefas...58 Tarefas Hora...59 Mailbox & Conferências...59 Conferências...61 Cartas e Faxes...61 HansaWorld Business Phone Pág. 2

3 GUIA FirstOffice Professional - Versão 5.4 Com este Guia de Utilizadores pretendemos ajudar, de uma forma prática e rápida, o utilizador a funcionar com o FirstOffice Professional. Para informação adicional detalhada, consulte no nosso website onde encontrará um manual online mais detalhado (em Inglês). Existem duas versões do FirstOffice Profesional: FirstOffice Professional e FirstOffice Professional Advanced. A diferença consiste nos value packs activos. Este guia foi baseado no FirstOffice Professional Advanced, pelo que existem referências a registos, campos e funcionalidades não existentes no FirstOffice Professional. Para mais pormenores, consulte a HansaWorld Portugal ou o seu fornecedor habitual. GUIA DE INSTALAÇÃO A - INFORMAÇÃO IMPORTANTE/CONSIDERAÇÕES GERAIS Versão 5.4 A partir da versão 5.4 passa a ser possível a partir da instalação do FO Professional escolher se pretende que essa instalação seja de demonstração, importação de backup existente, instalação real (para novas instslações) ou apenas ligar ao servidor (máquinas cliente). Sistematização (etiquetas) nas linhas de morada de contactos e da empresa. A versão 5.4 suporta também informação sobre facturação e/ou contabilidade de acordo com o modelo SAFT -Pt (Standard Auditing File for Tax Purposes - Portugal). Versão 5.3 A partir da versão 5.3 passam a existir dois produtos distintos relativos ao FirstOffice Professional: O FirstOffice Professional e o FirstOffice Professional Advanced. Se nas versões anteriores tinha o FirstOffice Professional acrescido de Value Packs então na nova configuração da versão 5.3 passa a ter o FirstOffice Professional Advanced tendo direito a todos os value Packs disponíveis. Caso apenas tenha o FirstOffice Professional, até esta versão, sem nenhum pack adicional, permanece, na versão 5.3 com o mesmo produto. Utilizadores adicionais não são considerados value packs adicionais. Pág. 3

4 Existem novos serviços de Internet (SMS s e taxas de câmbio) que podem ser adquiridos directamente a partir do Software, que visam a automatização de tarefas que são realizadas com regularidade no local de trabalho. Na versão 5.3 é possível enviar SMS's (serviço de Internet) utilizando o BusinessPhone (que vem integrado com o software). Existe um sistema de alarmes, criados a partir de actividades, que podem ser utilizados em actividades específicas e estes podem ser enviados na forma de mensagem, SMS ou . O processo de instalação é mais intuitivo. A procura de contactos ou artigos é mais flexível na versão 5.3. É possível utilizar símbolos (*,?,!) quando estiver a procurar Contactos ou Artigos. Isto irá ajudá-lo a encontrá-los de forma mais rápida e eficiente. É possível classificar propostas, no FirstOffice Professional Advanced. Pode, por exemplo, classificar as propostas como "Em aberto", "Aceites" ou "Perdidas", permitindo assim uma análise mais detalhada das propostas. Versão 5.2 Existem algumas mudanças na versão 5.2 em relação a todas as versões anteriores. Nesta versão o interface para login (onde é solicitada a assinatura e password) está modificado em relação às versões anteriores - pode optar por não preencher o campo da password premindo apenas enter para aceder ao programa. As rotinas de Importação, Exportação e Manutenção, que se encontravam na barra de ferramentas em "Ficheiro", passaram a constar no "Master Control" sob o ícone "Rotinas". Ao abrir um contacto, e clicar no botão da comunicação encontrará o Businessphone com o aspecto semelhante a um telefone. Com o Businessphone poderá enviar SMS s, telefonar e comunicar por chat com outra pessoa. Esta funcionalidade substitui a janela de comunicações, existente nas versões anteriores, bem como substitui a antiga janela do chat. Existe um novo relatório "Calendário Funcionários" que permite correr um relatório para cada pessoa que regista as suas actividades no calendário Versão 5.1 O "Sistema de Custeio" parametrizado até esta versão, no módulo de Facturação passou a constar na parametrização do módulo de Stocks. Será pedido ao utilizador do FirstOffice Professional para correr uma rotina de manutenção para recalcular Stocks antes de iniciar o programa. Surgirá uma Pág. 4

5 janela a informar o utilizador que terá de correr essa rotina. Para correr a rotina terá de: seleccionar o módulo Técnico, na barra de ferramentas clicar em "Ficheiro" e em "Manutenção" seleccionar a opção "Recalcular Stocks". Antes de correr a rotina acima referida, deverá continuar o sistema de custeio. Versão 5.0 Na versão 5.0 do FirstOffice Professional o registo "Entidades" foi renomeado para "Contactos". Os registos em contactos (registo antigo) foram redireccionados para um novo registo "Contactos" para o qual terá de mover todos os registos correndo a respectiva rotina de manutenção. Poderá ler em "Converter Contactos (registo antigo) em contactos" neste documento mais adiante como proceder. O programa entrará automaticamente em modo de servidor após decorrido algum tempo sem qualquer acção. Se não pretender que esta funcionalidade esteja activada, deverá em parametrizar seleccionar a opção "máquina local" e activar a caixa "Sem modo servidor quando inactivo". Esta funcionalidade permite o acesso à base de dados Hansa via Internet utilizando os Serviços Internet da HansaWorld (na prática permite a mobilidade na medida em que não necessita de ter IP Fixo). Versão 4.2 Na versão 4.2 existe uma nova funcionalidade de registar e receber a Licença automaticamente a partir do programa. Poderá ler mais informação sobre este tema mais adiante neste documento em "Licenças Internet". Versão 4.1 Os fornecedores, nesta versão foram incorporados no registo de "Contactos". Assim, poderá utilizar funcionalidades de CRM (Customer Relationship Management) também para os fornecedores (e não apenas para os clientes). Antes de iniciar o programa na versão 4.1 terá de converter os Fornecedores em contactos. Para mais informação sobre este assunto deverá ler adiante neste documento "Conversão de Fornecedores". Versão 3.9 As definições para o relatório de IVA foram alteradas nesta versão. Para que possa ler os seus relatórios antigos terá apenas de ajustar as definições de relatórios. Pode ler neste documento sob "Mudança nas Definições de Relatórios". Conselhos úteis Não se esqueça de fazer backups!!!! Mais adiante poderá ler em pormenor neste documento sobre backups e backups automáticos. Pág. 5

6 B- REQUISITOS DO SISTEMA Requisitos Gerais do Sistema Não recomendamos configurações de sistema abaixo das descritas na coluna "mínimo". Em geral, o desempenho do software será tanto melhor quanto melhor for o hardware. Macintosh Mínimo Recomendado Monoposto/Cliente OS MAC OSX (10.3.9) MAC OSX (10.4) RAM 128 MB 512 MB Processador imac, G3 G4 Servidor OS MAC OSX (10.3.9) MAC OSX (10.4) RAM 512 MB 1 GB Processador G4 ou G5 G5 Windows Monoposto/Cliente OS Windows 2000/XP Pro Windows XP Pro RAM 256 MB 512 MB Processador 550 Mhz 1 Ghz Servidor OS Windows 2000/XP Pro Windows XP Pro/2003 RAM 512 MB 1 GB Processador 1 Ghz 2 Ghz Linux Monoposto/cliente OS Red Hat Enter., Suse Enter. RAM 128 MB 256 MB Processador 450 Mhz 1 Ghz Servidor OS Red Hat Enter., Suse Enter. Red Hat Enter., Suse Enter. RAM 256 MB 512 MB Processador 550 Mhz 2 Ghz Red Hat Enter., Suse Enter. C- INSTALAÇÃO DO FirstOffice Professional As versões mais recentes do FirstOffice Professional estão disponíveis na nossa página web, onde se deverá clicar em "Downloads", preencher os campos (alguns são obrigatórios) e "enviar" a informação. Os campos de preenchimento obrigatório têm um * assinalado: Nome da Empresa: Pág. 6

7 Telefone: País: (deverá seleccionar Portugal) Escolher o produto em que está interessado e se pretender pode escrever uma mensagem no campo "mensagem" caso queira colocar alguma questão ou escrever alguma informação. Uma vez submetida a informação escolha o produto para o qual está licenciado clicando em "Download New Versions". Windows Antes de proceder à instalação certifique-se de que tem pelo menos 30MB de espaço livre no disco rigido. Pode consultar esta informação em: O Meu Computador> Seleccionar C: e clicar no botão direito do rato > propriedades. De seguida, depois de ter submetido toda a informação e ter clicado em "Download New Versions", deverá então clicar no link do sistema operativo (junto do software para download) e aparecerá um ícone com a designação "FO - install.msi, deverá fazer duplo clique para dar início à instalação e seguir as instruções até a instalação estar terminada. O programa será instalado em "O meu computador" > Disco Local (C):> Pasta de Programas (a não ser que ao longo da instalação mude o local a instalar e/ou o nome do programa). Uma vez completa a instalação será criado um atalho para o ambiente de trabalho. Tem o aspecto de um globo do mundo em azul e diz "FirstOffice Professional" (a não ser que ao longo da instalação mude o nome do programa). Mac Antes de proceder à instalação certifique-se de que tem pelo menos 30MB de espaço livre no disco rigido. Geralmente esta informação é visível no canto superior direito em "Ficheiros". De seguida, depois de ter submetida toda a informação e ter clicado em "Download New Versions", deverá então clicar no link do sistema operativo (junto do software para download) e aparecerá um ícone com a designação "FO - install.dmg", deverá fazer duplo clique para dar início à instalação no seu computador. Aparecerá então uma pasta com o nome de "FirstOffice Professional" - DEVERÁ ARRASTAR ESTA PASTA PARA UM OUTRO LOCAL, POR EXEMPLO PARA A PASTA DE APLICAÇÕES. Quando a pasta for copiada a instalação está concluída. Para iniciar o programa abra a pasta e clique no ícone com o aspecto de um globo do mundo em azul e diz "Hansaworld". Conteúdo da pasta FirstOffice Professional 5.4 Uma vez feita a instalação a pasta do FirstOffice Professional deverá ter:(a forma de apresentação depende do tipo de máquina que utiliza, do sistema operativo e configurações). Attach (pasta)--> Esta pasta guarda todos os anexos guardados nos registos do programa. Pág. 7

8 Backup (pasta)--> É neste directório que serão guardadas as cópias de segurança da empresa (os backups). Demo (pasta)--> Contém um backup de uma empresa teste para demonstração. Hob (Pasta)--> Contém o programa e ficheiros de arranque e os ficheiros com a língua (Português). Setup (Pasta)--> O directório "Setup", contém alguns ficheiros que poderá importar na criação de novas empresas, tais como o POC, códigos de IVA, Formulários, extensos e relatórios. Hansa-2k-R.exe--> são ficheiros do programa para sistema operativo Windows para iniciar o programa. HansaWorld--> são ficheiros do programa para sistema operativo Mac para iniciar o programa. Dbdef.txt--> é utilizado pelo Hansa para importar alguns parâmetros standard sempre que é criada uma nova empresa. Este ficheiro é importado automaticamente. Default.txt--> é utilizado pelo Hansa para importar alguns parâmetros sempre que é criada uma nova empresa. Este ficheiro é importado automaticamente. 1OFFICE.HDB-->As componentes chave do FirstOffice Professional são os ficheiros do programa e a base de dados. A base de dados será criada automaticamente quando se inicia o programa pela primeira vez e é designada por 1OFFICE.HDB. Este é o ficheiro que o FirstOffice Professional utilizará para guardar toda a informação. D- INICIAR O FirstOffice Professional Depois de instalado o programa terá de clicar no executável. Surgirá uma janela "Bem-vindo ao FirstOffice". Nesta janela terá de clicar consoante a situação: Pág. 8

9 Se pretender utilizar o software como uma instalação demonstração: Clique em Importar Demonstração. O programa importa automaticamente um base de dados fictícia surgindo então a janela de seleccionar empresa com a única opção "Utilizador AP, sem Password". Para entrar no programa deve fazer duplo clique ou premir enter. Nesta fase surgirão duas janelas em simultâneo: "Procurar registo existente: Verificar" que, nesta fase deverá fechar. Surgirá também a seguinte janela: Se clicar em "Continuar utilizando Demonstração" o programa permanecerá com a base de dados demonstração que foi inicialmente importada, onde poderá testar todas as funcionalidades, não podendo no entanto imprimir documentos ou qualquer outra informação desta base de dados fictícia. Se optar por clicar em "Apagar Base Dados e iniciar Nova" surgirá novamente a janela "Bem-vindo ao FirstOffice acima ilustrada, podendo optar então por uma das duas situações restantes e que são de seguida descritas. Empresa Demo Esta é uma empresa de demonstração com Clientes e transacções fictícias, importada quando selecciona Importar Demonstração. É possível Importar esta base de dados de demonstração clicando no nome do ficheiro e terá a sua própria empresa teste para que possa aprender como funciona o programa sem que para isso tenha de o testar na base de dados real. DICAS: Pode instalar uma base de dados de demonstração para testes sempre que quiser. Sempre que tiver de efectuar uma transacção sobre a qual não se sente plenamente seguro, pode experimentar primeiro na empresa de testes e depois então realizar a operação na empresa real, depois de se ter certificado de como esta se realiza. Se for cliente a utilizar o software pela primeira vez - mais do que um utilizador: Clique em Nova Instalação > Base de Dados Master (caso não seja em monoposto). Surgirá então a seguinte janela: Pág. 9

10 Terá de indicar a nova password Master para a base de dados, necessária para criar novos utilizadores, caso contrário se optar por deixar este campo em branco então apenas utilizadores já criados é que poderão criar novos utilizadores. NOTA: NO CASO DE ESQUECER A PASSWORD, A HANSAWORLD PORTUGAL NÃO TEM FORMA DE LHE FACULTAR ESTA INFORMAÇÃO. SUGERIMOS GUARDAR INFORMAÇÃO SOBRE PASSWORD EM LOCAL SEGURO OU DEIXE EM BRANCO. Pressione em "Continuar>". Surgirá então uma nova janela a solicitar que preencha o nome da empresa e a sigla e clique em "Continuar>": Surgirá então uma nova janela para preencher os detalhes de utilizador onde, depois destes preenchidos, deverá premir o botão "Terminar". Pág. 10

11 Uma vez concluído este passo surgirá a janela de login, onde vêm preenchido por defeito o campo de assinatura (de acordo com o que preencheu no passo anterior) bastando introduzir a password e premir "OK. Caso não tenha definido password para o utilizador, aparecerá neste momento uma janela onde a poderá inserir. Indique a antiga password (em branco), a nova password e confirmação. Poderá optar por deixar a password em branco, premindo enter. Se for cliente a utilizar o software pela primeira vez (monoposto ou servidor): Clique em Nova Instalação > Base de Dados Monoposto. De seguida surgirão exactamente as mesmas janelas que surgiram na opção anterior, deverá proceder da mesma forma. Para Começar a trabalhar no FirstOffice Professional (utilizadores pela primeira vez) Importe Ficheiros Antes de começar a trabalhar com o FirstOffice Professional será necessário importar ficheiros. Irá aparecer uma janela com indicação dos ficheiros disponíveis para importação. Caso esta janela não apareça, seleccione o módulo "Sistema" no Master Control, "Rotinas", "Importar". "Automático". Seleccione o ficheiro correspondente à parametrização base fazendo duplo clique sobre a opção pretendida. Repita esta operação para importar os ficheiros formsestilos (contem documentos base), relatórios (contem definição de relatórios de IVA, Demonstração de Resultados e Balanços) Informação da Empresa Seguindo os passos descritos anteriormente, a informação relacionada com a empresa já se encontra inserida. Para confirmar/alterar dados, no "Master Control" clicar em "Módulos", seleccionar "Sistema" e na rotina "Parametrizar" escolher "Informação da Empresa" e uma vez preenchidos/alterados os campos deverá premir em "Guardar". Pág. 11

12 No separador "Registos" nos campos Língua e País, preencha "POR" (Ctrl+Enter/Apple+Enter), no campo Parâmetro Caracter, seleccione "português". Configuração do Sistema Tem de preencher toda a informação correctamente na configuração do sistema. No módulo "Sistema", em parametrizar, seleccione "Configuração do Sistema". Deverá indicar o número de utilizadores em simultâneo e quais os packs adicionais que pretende activar. Caso não active os correctos, no momento do licenciamento serão actualizados de acordo com o registado na HansaWorld. Após estas operações poderá então pedir a licença. Se for cliente com uma instalação já existente (monoposto ou servidor): Ler primeiro secção H - INSTRUÇÕES PARA MUDANÇA DE VERSÃO e depois de realizar o recomendado deverá premir o botão Instalação Existente? > Importar Backup. Surgirá então uma janela "importação de ficheiros disponíveis", seleccione o ficheiro do último backup que fez e prima enter. Surgirá então uma janela para seleccionar a empresa, depois de seleccionada prima enter e entrará no programa. Instalação em rede - Ligar posto de trabalho ao Servidor: Instaleo FirstOffice Professional na máquina cliente, ao iniciá-lo, clique em Instalação Existente > Ligar ao servidor. Surgirá então uma janela onde pode seleccionar o servidor e premir Ligar ou pode introduzir o IP e a Porta automaticamente: Pág. 12

13 Depois de preenchida a informação, prima Ligar. De seguida surge de Login, podendo entrar no programa. Quando se entra no programa: Independentemente da opção escolhida anteriormente, surge então o Master Control e também uma janela de aviso do skype "Outro programa quer usar o skype. Nome: HansaWorld.exe", deve então activar a opção "Permitir que o programa utilize o Skype". De seguida, nesta fase surgirá uma janela onde terá de seleccionar o país em que estará registado o software (Portugal), utilizando as teclas Ctrl+Enter no caso de utilizar Windows ou Linux ou Apple+Enter no caso de utilizar Mac. e premir de seguida o botão "Continuar>". De seguida surgirá uma nova janela indicando para procurar registo Existente, e indicar o seu Número de Contribuinte. A partir do número de contribuinte é possível reconhecer outro registo do software que tenha feito, bastando para o efeito preencher nesta janela o número de contribuinte. Se estiver a instalar o programa pela primeira vez, deixe este campo em branco pois vai registar o software também pela primeira vez. Pág. 13

14 O passo seguinte é registar a informação da empresa, incluindo o número de contribuinte. A janela que surge nesta fase é a seguinte: Condições Registo e Licença: Neste passo são apresentadas as condições de licenciamento, as quais poderá ou não aceitar. Se optar por "Não Aceito", obterá a mensagem de que a aplicação irá fechar-se e se pretender continuar a utilizá-la terá de aceitar as condições de licenciamento. Caso tenha aceite os termos de licenciamento no passo anterior, nesta fase terá de introduzir o número de série, caso o tenha. No caso de não ter o número de série ou não o encontrar deverá deixar este campo em branco e premir "continuar". Surge então a janela indicando que a base de dados vai passar para modo Demo: Pág. 14

15 Após registar e efectuar pagamento do FirstOffice poderá obter a licença (no caso de nova instalação). Deverá então (caso o pagamento tenha sido efectuado) obter nova licença válida por 3 meses (renovável). O processo de instalação fica concluído e o programa licenciado e operacional. E- Instalação em Rede Servidor Mac OSX ou Linux Instale o programa no servidor conforme descrito para a instalação em monoposto (se com interface gráfico). Hansa com interface não gráfico (Command Line) Faça do download da versão servidor e instale o programa conforme descrito para a instalação em monoposto (se com interface gráfico). Para iniciar o programa: 1 - Abra a janela do terminal. Caso não tenha criado nenhum atalho na doca, pode encontrar em /Applications/Utilities 2 - Na janela do terminal, posicione-se na pasta onde está instado o Hansa, digitando o caminho (comandos de CD...). Em alternativa, arraste o executável que está na pasta do servidor do Hansa para a janela do Terminal. O caminho vai aparecer na janela, exemplo: Username-Computer:~ Username$ /Users/username/Desktop/HansaWorldServer\ Server\ \(release\ version\)/hansaworld com as teclas de direcção (setas) apague o nome do executável (no exemplo acima HansaWorld) e coloque o comando CD_ (CD seguindo de espaço) após Username$ e prima enter 3- confirme que fica posicionado na pasta onde o Hansa está instalado. 4 - para iniciar o HansaWorld e importar um backup existente, utilize o seguinte comando:./ program file _ directory/file name.txt exemplo:./hansaworld /Backup/DemoFOPro54.txt O HansaWorld inicia-se, importa o backup e desliga-se após a importação. 5 - Iniciar o HansaWorld sem importar backup Pág. 15

16 digite o comando./ program file exemplo:./hansaworld 6 - Para desligar o Hansa Não feche a janela do terminal (se a iniciou com o comando anterior). Pode contudo minimizá-la. Para desligar o Hansa, digite o comando Ctrl + C Servidor Windows (se disponível interface gráfico) Instale o programa no servidor conforme descrito para monoposto. 1 - Instale o programa no servidor conforme descrito para a instalação em monoposto. 2 - Instale o FirstOffice Professional nos serviços windows: Abra a linha de comandos "Command Prompt" Posicione-se na pasta onde o FirstOffice Professional está instalado (utilize os comandos CD_ para mudar de directoria) digite o comando "program name" -install exemplo: hansaworldservice -install Agora o seu serviço está instalado, mas não a correr. 3 - Para iniciar o Hansa sem importação de backup: Vá ao Control Panel (Painel de Controlo), Administration Tools (Ferramentas Administrativas) e Windows Services (Servicos Componentes -> Serviços (Local). Procure o programa hansa e clique com o botão direito do rato no Hansa e escolha start. Pode abrir o ficheiro log para se certificar de que está a correr (também vai aparecer no task manager, mas não no flip de programas activos). Pode agora fazer login a partir de uma máquina cliente. 4 - Iniciar o Hansa com importação de backup: Proceda como descrito até ao ponto II Abra a pasta onde o FirstOffice Professional está instalado, certifique-se de que não tem nenhuma base de dados (ficheiro com extensão.dbd). Pág. 16

17 Apague os ficheiros Dbdef.txt e default.txt Coloque o seu backup na pasta do FirstOffice Professional e renomeie-o para DBDEF.TXT Inicie-o o FirstOffice Professional a confirme descrito no ponto 3. O FirstOffice Professional inicia-se e importa automaticamente o backup, desligandose no final (pode ver que o Hansa se desligou por mensagem do sistema operativo, ou no status na janela dos serviços). Volte a iniciar o FirstOffice Professional através dos serviços. 5 - Para desinstalar o serviço: Certifique-se de que tem o FirstOffice Professional desligado Abra a linha de comandos "Command Prompt" Posicione-se na pasta onde o FirstOffice Professional está instalado (utilize os comandos CD_ para mudar de directoria digite o comando "program name" -remove exemplo: hansaworldservice -remove O seu serviço foi removido. Instalar nos Postos de trabalho Instale o programa nas máquinas clientes. Siga as instruções indicadas para instalação já existente ligar ao servidor. Actualização em relação a uma versão anterior Caso esteja a actualizar a versão do FirstOffice Professional tem de importar o backup da versão antiga. O procedimento está descrito mais adiante sob o título "Instruções para Mudança de Versão". F- LICENÇAS Uma vez realizadas as importações e Parametrizações descritas no ponto D, no FirstOffice Professional, necessita de pedir a Licença para que lhe seja possível imprimir a partir do programa. ATENÇÃO! Enquanto não Licenciar o programa não poderá imprimir a partir do FirstOffice Professional. Pág. 17

18 A Licença é uma forma de protecção que a HansaWorld tem contra a pirataria de Software. Apenas as empresas que têm Licença para o software registado na HansaWorld poderão obter Licença. Sempre que seja feita uma nova instalação do Software, exista uma mudança na configuração do sistema (por exemplo, adicionar utilizadores ou empresas), ou sempre que houver uma alteração no nome da empresa, será necessário obter uma nova licença. Se o programa não estiver licenciado o sistema entrará em modo de demonstração. O modo de demonstração não lhe permitirá imprimir. No entanto, pode registar transacções, contactos, introduzir novos artigos, entre outros registos e nenhuma informação da base de dados se perderá. Licença de Internet Para obter a Licença de Internet deverá efectuar os seguintes passos: a) Certifique-se de que a Informação da Empresa está correcta (Módulo Sistema > Parametrizar > Informação da Empresa); b) Seleccione o Módulo "Sistema", depois em "Parametrizar" escolha a opção "Licença Internet"; c) Pode optar por deixar o sistema reconhecê-lo automaticamente ou então pode introduzir o número de cliente e o nº de contrato. Se escolher a primeira opção deverá preencher "Portugal" no campo "Registado no País" (prima Ctrl+Enter - windows; Apple+Enter - Mac, para preencher este campo), premir o botão "Preencher estes parâmetros automaticamente" e de seguida "Clique neste botão p/ obter a Licença p/ Internet". Guarde Se optar pelo preenchimento manual deverá preencher "Portugal" no campo "Registado no País" (prima Ctrl+Enter - windows; Apple+Enter - Mac, para preencher este campo), preencher o número de cliente e de contrato (terá de solicitar ao seu fornecedor Hansa) e de seguida premir "Clique neste botão p/ obter a Licença p/ Internet". Guarde Se o procedimento decorrer com sucesso receberá a mensagem "recebeu licença com sucesso". No futuro, quando o programa solicitar a obtenção de Licença - deverá em Módulo "Sistema" > "parametrizar" > "Configuração do Sistema" clicar no botão "Especial" e de seguida em "Ligar p/ obter nº Licença"!! G- SERVIÇOS DE INTERNET Como Enviar SMS s utilizando o BusinessPhone Esta funcionalidade permite o envio de forma fácil e cómoda de sms para qualquer um dos seus contactos. Pág. 18

19 1. Certifique-se de que tem a licença válida 2. No Módulo Sistema>>Utilizador>>campo "telefone">> inserir número com formato internacional Nos Contactos, insira o número de telemóvel com o formato internacional Para enviar, clique no Businessphone, botão com símbolo telefone no topo do Master Control 5. Seleccione o contacto, coloque o cursor sobre o número de telemóvel e prima a tecla texto sms. 6. Escreva o texto que pretende enviar e prima guardar. O registo é marcado env automaticamente. Como receber SMS s das actividades (alarmes) Esta funcionalidade permite alertá-lo para um compromisso que não pode esquecer, independentemente do local onde se encontre. 1. Certifique-se de que tem a licença válida. 2. Para os utilizadores receberem as SMS s (enviadas a partir das actividades) é necessário parametrizar o número de telemóvel para o qual serão enviadas as mensagens de alarme (por utilizador): Módulos Sistema >>Utilizadores>>seleccione cada utilizador>>no campo "Telefone">> inserir número de telemóvel válido com formato internacional Quando os SMS são enviados é necessário parametrizar a partir de que número de telemóvel os SMS são enviados (número remetente): Módulo Sistema>>Parametrizar>> Sistema interno alertas>> insira um número de Pág. 19

20 telefone no campo "Nº. Telefone Sistema". Os sms são enviados deste número remetente. 4. Pode também parametrizar que tipos de alarme (incluindo o SMS) deverão ser enviados para determinados tipos de actividades: Módulo Apoio Vendas>>Parametrizar>> Tipos de actividade>> pode escolher o tipo de actividades para as quais pretende receber automaticamente um SMS. Alternativamente, quando regista a actividade, pode indicar no respectivo separador (Alarme), se pretende receber um sms ou outro tipo de alarme Como utilizar o serviço de SMS s pela primeira vez? Basta parametrizar (conforme acima descrito) e enviar um sms. Automaticamente fica com um voucher de 20 SMS s gratuitos para poder usufruir das vantagens deste serviço Para adquirir sms extra vá ao site Seleccione serviços internet, clicar em entrar, seleccionar portuguese customers. Indicar código de cliente e password. H- INSTRUÇÕES PARA MUDANÇA DE VERSÃO A versão mais recente do programa FirstOffice Professional está disponível, para download, em Basta ir ao website, clicar no link "Download", preencher os seus dados de contacto e submeter o pedido a Portugal. Escolha então "Download New Versions". ATENÇÃO! Recomendamos que faça primeiro uma actualização (Update) teste antes da actualização real no seu sistema. Com a actualização teste pode testar todas as rotinas do programa. NOTA: No link "Download" pode escolher entre as "últimas versões" (download new versions), "versões demo" (download demo versions) ou "manuais" (download manuals). Antes de Proceder à Instalação Imprima Relatórios para poder comparar: Imprima os relatórios mais relevantes na sua versão actual, como por exemplo, Balancete Analítico, Facturas a Receber, Estatísticas Clientes, de Artigos, Facturas a Pagar e Lista de Stocks. Verifique todos os relatórios. Serão utilizados para comparação após a mudança de versão, por forma a garantir que toda a informação foi transferida correctamente. Exporte a Base de Dados Faça um Backup da versão actual. No módulo "Sistema" no ícone "Rotinas" clique em "Exportar" e seleccione "Segurança Base Dados (Backup)", introduza um Pág. 20

http://books.hansaworld.com portugal@hansaworld.com Pág. 1

http://books.hansaworld.com portugal@hansaworld.com Pág. 1 GUIA DE INSTALAÇÃO...2 A - INFORMAÇÃO IMPORTANTE/CONSIDERAÇÕES GERAIS...2 B-REQUISITOS DO SISTEMA...2 C- INSTALAÇÃO DO Books by HansaWorld...2 D- INICIAR O Books by HansaWorld...3 Importar Ficheiros...6

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