Governo do Estado da Bahia Jaques Wagner

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1 Manual do Usuário Módulo de Acesso ao Sistema Versão Janeiro/2013

2 Governo do Estado da Bahia Jaques Wagner Secretaria do Planejamento José Sérgio Gabrielli Secretaria da Fazenda Luiz Alberto Bastos Petitinga Superintendência de Orçamento Público - SEPLAN Cláudio Ramos Peixoto Superintendência de Administração Financeira - SEFAZ Olintho José de Oliveira Governo do Estado da Bahia Pág. 2/22

3 Sumário 1 Introdução Gestão do Sistema Solicitação de Credenciamento Orientação em caso de problema no Login Login no Sistema Alteração de Senha Alteração de Exercício Alteração de Unidade Orçamentária Anexos Governo do Estado da Bahia Pág. 3/22

4 1 Introdução A excelência na prestação do serviço público requer a criação e manutenção de condições favoráveis à busca da melhoria continuada dos processos, nos diversos âmbitos de atuação, o que requer esforços e investimentos significativos para a otimização e sistematização da informação, bem como para o desenvolvimento das pessoas e gestão do conhecimento. Neste propósito, como requisito indispensável à utilização do Sistema FIPLAN, disponibilizamos o Manual do Usuário Módulo de Acesso ao Sistema, oportunizando a aprendizagem de conceitos e práticas necessárias para a execução das atividades dos processos de planejamento e gestão estratégica, seja nas funções técnicas ou de gestão, nos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta, dos Poderes Executivo, Legislativo, Judiciário, Ministério Pública e Defensoria Pública. Dúvidas ou sugestões que possam contribuir para o aperfeiçoamento deste Manual favor encaminhar para acesso.fiplan@seplan.ba.gov.br ou acesso.fiplan@sefaz.ba.gov.br. O Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças do Estado da Bahia FIPLAN representa um esforço conjunto das Secretarias da Fazenda e do Planejamento na busca pelo aperfeiçoamento dos processos de planejamento, orçamento, finanças e contabilidade na Administração Pública do Estado da Bahia. O FIPLAN está suportado em uma tecnologia moderna, com interface web, e possibilita um controle gerencial mais preciso, com disponibilidade mais rápida de dados e melhor qualidade das informações prestadas. A sua implantação implica na desativação do Sistema de Informações Contábeis e Financeiras do Estado da Bahia SICOF e o Sistema Informatizado de Planejamento do Estado da Bahia SIPLAN, considerados tecnologicamente defasados para fazer frente às crescentes demandas por serviços de informação. Governo do Estado da Bahia Pág. 4/22

5 Principais Benefícios: Integração efetiva do ciclo de planejamento e gestão orçamentária, financeira e contábil; Otimização do fluxo de informações, controles e operação do sistema; Modernização da plataforma tecnológica, com acesso via internet; Adequação às novas normas de Contabilidade Aplicada ao Setor Público; Aumento da oferta e facilidade para a geração de relatórios operacionais e gerenciais. Base Legal: Decreto Nº de 06 de Setembro de 2012 Institui o Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças do Estado da Bahia FIPLAN. Instrução Normativa Conjunta SAF/SPO Nº. 01, 19 de Dezembro de 2012 Estabelece procedimentos para credenciamento de usuário no Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças FIPLAN no âmbito da Administração Pública Estadual. Governo do Estado da Bahia Pág. 5/22

6 2 Gestão do Sistema Por se tratar de um sistema que atende às finalidades de duas Secretarias a Seplan e a Sefaz com o FIPLAN inaugurou-se um novo modelo de gestão compartilhada, que requer método e disciplina de trabalho, em que as solicitações de credenciamento de acesso conforme seja para as funcionalidades geridas pela Seplan ou Sefaz serão encaminhadas e tratadas pelas respectivas secretarias. O próprio sistema contempla recursos para o cadastramento dos usuários e dos seus direitos de acesso, isto é, o conjunto de funcionalidades disponibilizado para o desenvolvimento das atividades. As permissões de acesso definem a visualização dos módulos e funcionalidades dos usuários previamente credenciados. Assim, embora o Manual, nos seus diversos módulos, apresente instruções operacionais para a totalidade das funcionalidades disponibilizadas pelo Sistema, nem todas as funcionalidades descritas estarão disponíveis para determinados usuários. Governo do Estado da Bahia Pág. 6/22

7 3 Solicitação de Credenciamento Conforme a Instrução Normativa SAF/SPO Nº. 01/2012, qualquer que seja o Órgão ou Entidade da Administração Pública direta ou indireta que necessitar de acesso ao sistema FIPLAN deverá solicitar o credenciamento por meio do formulário especifico disponível no endereço eletrônico (na opção Sistemas/Fiplan) ou (na opção Finanças Públicas). Para acesso às funcionalidades de planejamento e orçamento, o Formulário de Solicitação de Credenciamento deverá ser preenchido com os dados cadastrais e do perfil do usuário FIPLAN, validado e encaminhado pelo gestor da área orçamentária, do seu institucional para o acesso.fiplan@seplan.ba.gov.br. Para acesso às funcionalidades de finanças e contabilidade, o Formulário de Solicitação de Credenciamento deverá ser preenchido com os dados cadastrais e do perfil do usuário FIPLAN, validado e encaminhado pelo gestor da área de finanças e contabilidade, do seu institucional para o acesso.fiplan@sefaz.ba.gov.br. A equipe de gestão do FIPLAN, na Seplan e/ou na Sefaz, analisará a solicitação e procederá ao cadastramento do usuário e seus direitos de acesso (perfil). Concluído o cadastramento o sistema enviará ao usuário, via , o seu login e senha inicial. Observar que a senha inicial tem caráter provisório e deverá ser alterada imediatamente no primeiro acesso ao sistema. No FIPLAN foi adotado o número do CPF como login do usuário, motivo pelo qual se recomenda que cada servidor mantenha o caráter pessoal e intransferível do seu login e senha. Na próxima página, o modelo do com a informação do login e senha inicial, que informa ainda qual navegador deverá ser utilizado e o endereço para acesso ao FIPLAN. Para conhecimento, no anexo I deste Manual encontram-se descritos os diferentes perfis estabelecidos em função das atividades desempenhadas por processo. Governo do Estado da Bahia Pág. 7/22

8 Prezado (a) Fulano de Tal da Silva Seja bem-vindo (a) ao FIPLAN! Este confirma o seu cadastramento no sistema FIPLAN Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças do Estado da Bahia. O seu acesso ao sistema está credenciado, conforme solicitação. Entretanto, algumas funcionalidades solicitadas poderão levar ate 24 horas, após o recebimento deste , para serem disponibilizadas. Seu login e senha de acesso ao FIPLAN são as seguintes: Login: xxxxxxxxxxx Senha: xxxxxxxx Você deverá cadastrar sua pergunta e alterar sua senha no primeiro acesso ao sistema. Para acessar o FIPLAN, digite o endereço fiplan.ba.gov.br no seu navegador Google Chrome. Caso não tenha o navegador Google Chrome instalado, o solicite à coordenação de TI da sua unidade. Esta é uma mensagem automática - por favor, não responda. Atenciosamente, Gestão de Usuários FIPLAN Governo do Estado da Bahia Pág. 8/22

9 4 Orientação em caso de problema no Login Para acessar o sistema FIPLAN o usuário deverá, por meio do navegador Google Chrome, digitar o endereço Caso não tenha este navegador instalado, deverá solicitar primeiro à unidade administrativa do seu órgão ou entidade responsável pela Tecnologia de Informação TI. Ao digitar o endereço do FIPLAN, caso a tela de login (vide abaixo) não seja apresentada, o usuário deverá entrar em contato com a área de suporte a TI de sua unidade, que é a responsável pela configuração e infraestrutura local, conforme orientação do Guia de Configuração do FIPLAN, disponível em Governo do Estado da Bahia Pág. 9/22

10 Caso a área de suporte a TI da unidade necessite de apoio à infraestrutura do FIPLAN, esta deverá entrar em contato com a PRODEB/NOC (telefone ). A partir do momento em que a tela do login no sistema é disponibilizada, caso haja problemas de acesso, como os listados abaixo, o usuário deverá entrar em contato com o Help Desk da Seplan (telefone ) ou com a Seplan/SPO (telefone ) ou com a Sefaz/Gecor (telefone ). O usuário não lembra a senha; O usuário recebe mensagem de Usuário bloqueado ; O usuário não lembra a resposta para a pergunta; O sistema retorna outras mensagens de erro quando informado o login, senha ou a resposta à pergunta. A administração de acesso faz parte da política de segurança da informação, que demanda dos responsáveis cuidados específicos, embora simples. Numa solicitação de desbloqueio por erros sucessivos, deve-se verificar, por procedimento de identificação positiva, que é o próprio usuário que não conseguiu lembrar a senha e a bloqueou. E não alguém que conhecendo o login de outrem (no caso o CPF que não é propriamente uma informação sigilosa) fez tentativas para acertar a senha, que muitas vezes é obvia. Numa solicitação de deslogar, também se deve verificar se o usuário ficou logado por algum procedimento errado ao sair do sistema ou por falha de infraestrutura. Este controle de login foi criado para que não houvesse logins simultâneos de um mesmo usuário, o que, num situação normal, poderia indicar que alguma pessoa, de posse do login e senha de outrem, logou indevidamente. Uma vez tendo concluído o seu login e respondido a pergunta, caso o usuário tenha dúvidas de como proceder no sistema para o desenvolvimento das suas atividades funcionais, ele deverá entrar em contato na SEPLAN com a diretoria ou coordenação de programação da despesa que o atende regularmente na DAS, DEI ou DIN. Governo do Estado da Bahia Pág. 10/22

11 5 Login no Sistema Funcionalidade que permite ao usuário o acesso ao sistema. Ao digitar o login do usuário e a senha, é importante observar a forma como foram definidos com relação às letras maiúsculas e minúsculas, pois as ações de segurança no sistema FIPLAN são case sentitive, ou seja, o sistema diferencia quando se digita em letras maiúsculas e minúsculas. (1) Identificação do Login: 1. Clicar na caixa Exercício para selecionar o exercício desejado. 2. Digitar o número do CPF. 3. Clicar em OK. Uma vez informado o CPF e clicado em OK, o sistema exibirá os campos para o preenchimento da senha e a escolha da Unidade Orçamentária. Governo do Estado da Bahia Pág. 11/22

12 (2) Identificação da Senha e Unidade Orçamentária: 4. Digitar a senha pessoal e intransferível. 5. Selecionar a Unidade Orçamentária desejada. 6. Clicar no botão Entrar. No primeiro acesso ao sistema o usuário deverá trocar a senha inicial e também cadastrar a pergunta e resposta de segurança. O sistema apresenta duas etapas de segurança, sendo que a primeira consiste na informação da senha do usuário e a segunda na pergunta de segurança. Nesta etapa de cadastramento, é possível cadastrar quantas perguntas forem desejadas. Nas próximas vezes que o usuário for acessar o sistema, o sistema irá sortear apenas uma das perguntas cadastradas. (3) Cadastramento da Pergunta de Segurança: 1. Digitar a senha atual. 2. Clicar no botão Adicionar. Governo do Estado da Bahia Pág. 12/22

13 3. Digitar a pergunta de segurança desejada. 4. Digitar e confirmar a resposta da pergunta de segurança 5. Clicar em Incluir A funcionalidade acima, para inclusão de uma pergunta e respectiva resposta, é apresentada no primeiro acesso com uma senha nova. Contudo, a qualquer tempo, caso o usuário queira remover uma pergunta já cadastrada ou adicionar outra pergunta/resposta, poderá fazê-lo por meio da funcionalidade Trocar Senha (item 6 deste Manual), onde poderá alterar pergunta/resposta sem obrigatoriamente alterar a senha. Governo do Estado da Bahia Pág. 13/22

14 (4) Para Trocar a Senha: Após a inclusão da(s) pergunta(s), é necessário efetuar a alteração da senha de acesso. Para isto deverá digitar novamente a senha atual, e confirmar a nova senha desejada. 6. Digitar e confirmar a nova senha desejada. 7. Clicar em Incluir IMPORTANTE: A senha possui um tamanho mínimo de 06 (seis) caracteres letras, números ou alguns sinais gráficos (caracteres especiais). O sistema não permite que seja definida uma senha contendo três letras seqüenciais do nome ou do login do usuário. O sistema não permite que seja definida uma senha contendo três caracteres seqüenciais iguais. Governo do Estado da Bahia Pág. 14/22

15 (5) Após finalização das instruções anteriores, o sistema exibirá a sua tela inicial, como ilustrado abaixo: Barra de Menu principal. Opção para realização de funções da Gestão do sistema. Conforme apresentado, o procedimento de login, além de informação da senha e de resposta à pergunta cadastrada, inclui a opção do Exercício e da Unidade Orçamentária desejada pelo usuário, o que tem correlação com a atividade que este irá desenvolver no sistema. Por meio da opção Gestão o sistema disponibiliza funcionalidades para a alteração de senha, do exercício e de UO de login, as quais estão detalhadas nos próximos itens deste Manual. Governo do Estado da Bahia Pág. 15/22

16 6 Alteração de Senha O usuário poderá a qualquer tempo alterar a sua senha no sistema por meio da funcionalidade Trocar Senha conforme procedimentos mostrados a seguir: Procedimentos: (1) No Menu Principal, selecionar a opção Gestão. (2) Clicar na opção Segurança, selecionar Usuário Negocial e, em seguida, clicar na opção Trocar Senha. Governo do Estado da Bahia Pág. 16/22

17 (3) Em seguida, o usuário deverá digitar a senha atual, digitar e confirmar a nova senha desejada e clicar em. 1. Digitar a senha atual. 2. Digitar e confirmar a nova senha desejada. 3. Clicar em Alterar. (4) O sistema então, tornará uma mensagem de Senha Alterada com Sucesso. Governo do Estado da Bahia Pág. 17/22

18 A funcionalidade permite ao usuário também alterar sua senha no prazo de expiração definido pelo gestor do sistema, por motivo de segurança. Alguns dias antes do prazo de expiração da senha, o sistema emitirá um alerta, como mostra o quadro abaixo: IMPORTANTE: O sistema não permite que a senha a ser alterada, seja igual às três últimas cadastradas. Caso o prazo seja expirado sem que o usuário realize a troca da senha, o sistema tornará a mensagem de Senha Expirada, situação em que para restaurar o seu acesso este deverá solicitar a geração de uma nova senha. Na funcionalidade alterar senha, o usuário não necessariamente tem que alterar a pergunta. Caso lembre-se da resposta, poderá permanecer com a mesma pergunta. Governo do Estado da Bahia Pág. 18/22

19 7 Alteração de Exercício O usuário poderá trocar o exercício de login sem que seja necessário sair do sistema. Esta ação poderá ser necessária a depender da atividade que o usuário desejar desempenhar. Procedimentos: (1) No Menu Principal, selecionar a opção Gestão. (2) Clicar na opção Segurança e em seguida Trocar Exercício. Será exibida a tela conforme segue: (3) Selecionar o novo exercício e clicar no botão. O sistema exibirá tela solicitando confirmação. Para confirmar clicar no botão. O sistema exibirá tela informando que o registro foi alterado com sucesso. Governo do Estado da Bahia Pág. 19/22

20 8 Alteração de Unidade Orçamentária O usuário poderá alterar, sem sair do sistema, a Unidade Orçamentária de login. Entretanto, a troca de Unidade Orçamentária só é possível quando em seu cadastro o usuário possuir vinculação a mais de uma UO, num dado exercício. O usuário poderá possuir acesso a mais de uma UO num exercício, e ter seu acesso limitado, reduzido ou ampliado em outro exercício. Procedimentos: (1) Selecionar a opção Gestão no Menu Principal. (2) Clicar na opção Segurança e em seguida Trocar Unidade Orçamentária. Será exibida a tela conforme segue: (3) Selecionar a nova Unidade Orçamentária que deseja trabalhar e clicar no botão. O sistema exibe tela solicitando confirmação. Para confirmar clicar no botão. O sistema exibe tela informando que o registro foi alterado com sucesso. Governo do Estado da Bahia Pág. 20/22

21 9 Anexos Anexo I Mapa dos Perfis de Acesso no Fiplan Atuação no SEP Módulo do Sistema Agrupamento de Funcionalidades GEO Orgão Central (*) TEC DSO Setorial GEO TEC Seccional GEO TEC Corresponsável PMO Gestor de Usuários/Perfil Help Desk Consulente Consulta às tabelas básicas SEPLAN. Tabelas Básicas Gestão tabelas. Consulta às tabelas básicas SEFAZ. Teto Orçamentário. Cadastramento do PTA. Tramitação do PTA. Geração da despesa pelo PTA. Elaboração da LOA - Relatórios do PTA. Receita/PTA/LOA Relatórios Operacional da Receita. Relatório Gerencial da Receita. Estimativa da receita. Gestão das tabelas da receita. Relatórios legais (LOA). Incluir, excluir, alterar, indeferir e encaminhar PMO. Incluir, excluir, alterar e encaminhar PMO. Incluir, excluir, alterar e encaminhar PMO. Incluir, excluir e alterar PMO. Incluir, excluir, alterar, indeferir, encaminhar, analisar, devolver, distribuir, tramitar, confirmar, efetivar, anular PMO e gerar Minuta do Decreto. Incluir, excluir, alterar, encaminhar, analisar, devolver, tramitar, efetivar a PMO e gerar Minuta do Decreto. Consulta em tela os PMO e PMP. Gestão Orçamentária Relatórios da Gestão Orçamentária. Remanejamento de Elemento de Despesa. Lançamento da Receita. Tramitar Processo. Registro de NPO e NPD. Consulta de informações contábeis do PMO. Cadastramento do PMD. Cadastramento e encaminhamento do PMD. Cadastramento do PMP. Cadastramento e aprovação do PMP. Acesso ao sistema. Gestão Fiplan Atendimento no HelpDesk. Cadastramento de Usuários e Perfis de Acesso. ÓRGÃO CENTRAL GEO TEC DSO SETORIAL GEO TEC SECCIONAL GEO TEC Gestor da área de programação orçamentária (SPO/DAS/DEI/DIN) Técnico da área de programação orçamentária (SPO/DAS/DEI/DIN) Gestor ou técnico da Diretoria de Sistematização Orçamentária - DSO Gestor da área de programação orçamentária (Diretor de Orçamento - DO ou equivalente) Técnico da área de programação orçamentária Gestor da área de programação orçamentária (Diretor/Coordenador da UO) Técnico da área de programação orçamentária PMO - Processo de Modificação Orçamentária PMP - Processo de Modificação Programática PMD - Programação Mensal da Despesa PTA - Plano de Trabalho Anual NPO - Nota de Provisão Orçamentária NPD - Reprogramação Financeira da Provisão Orçamentária Governo do Estado da Bahia Pág. 21/22

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