PROPOSTA DE UM SISTEMA ORÇAMENTÁRIO ECONÔMICO E FINANCEIRO APLICADO A UM POSTO DE COMBUSTÍVEIS

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1 UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS, ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS LUAN VEIGA WEBER PROPOSTA DE UM SISTEMA ORÇAMENTÁRIO ECONÔMICO E FINANCEIRO APLICADO A UM POSTO DE COMBUSTÍVEIS IJUÍ (RS) 2014

2 2 LUAN VEIGA WEBER PROPOSTA DE UM SISTEMA ORÇAMENTÁRIO ECONÔMICO E FINANCEIRO APLICADO A UM POSTO DE COMBUSTÍVEIS Trabalho de Conclusão de Curso apresentado no Curso de Ciências Contábeis da UNIJUÍ, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Profª Orientadora: STELA MARIS ENDERLI IJUÍ (RS), JULHO/2014

3 3 LISTA DE QUADROS Quadro 1 Balanço patrimonial Quadro 2 Demonstração do resultado do exercício Quadro 3 Total das receitas, custos e despesas operacionais dos semestres Quadro 4 Comparação das receitas, custos e despesas operacionais dos semestres Quadro 5 Orçamento das receitas projetadas Quadro 6 Orçamento dos custos e despesas operacionais projetados Quadro 7 Orçamento da demonstração do resultado do exercício projetada Quadro 8 Recebimentos em cartão Quadro 9 Recebimentos à vista Quadro 10 Recebimentos em boleto Quadro 11 Recebimentos em cheque Quadro 12 Pagamentos Quadro 13 Orçamento do fluxo de caixa projetado... 57

4 4 LISTA DE ANEXOS Anexo 1 Relação das contas de receitas, custos e despesas operacionais Anexo 2 Relação das contas de receitas, custos e despesas operacionais Anexo 3 Relação das contas de receitas, custos e despesas operacionais

5 5 RESUMO Qualquer organização atualmente visa otimizar seus processos para que que os resultados obtidos sejam positivos e cada vez melhores, pois o mercado exige isso, a organização tem que se adaptar a essas mudanças para continuar em crescimento. O presente estudo foi aplicado em um comércio de combustíveis e tem como objetivo propor um sistema orçamentário econômico e financeiro para projetar as receitas, custos e despesas operacionais. Na sequência foram projetadas a demonstração do resultado do exercício e o fluxo de caixa que auxiliará a empresa no controle e tomada de decisão. A pesquisa classifica-se como aplicada, descritiva e qualitativa, e a coleta de dados foi feita através da observação, entrevista e pesquisa documental. A pesquisa também se classifica como bibliográfica, documental, levantamento e estudo de caso, pois buscou-se referência em autores através de pesquisa teórica e as informações foram coletadas junto a organização para propor o orçamento em questão. Após a projeção de todos os orçamentos, verificou-se que o orçamento empresarial é um grande aliado as organizações, desde que elaborado corretamente e com as informações mais reais possíveis, identificando assim, futuros problemas financeiros ou também possíveis investimentos para o crescimento da organização. Palavras chave: Orçamento. Econômico. Financeiro. Planejamento. Projeção.

6 6 SUMÁRIO INTRODUÇÃO CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO Área do estudo a ser contemplada Caracterização da organização Problematização do tema Objetivos Objetivo geral Objetivos específicos Justificativa REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Contabilidade Contabilidade gerencial Planejamento Planejamento estratégico Planejamento tático Planejamento operacional Orçamento empresarial Conceituação de orçamento Processo orçamentário Vantagens Desvantagens Orçamento econômico Orçamento de vendas Orçamento de compras Orçamento de estoques Orçamento de despesas operacionais Orçamento da demonstração do resultado do exercício Orçamento financeiro Orçamento do balanço patrimonial Orçamento do fluxo de caixa METODOLOGIA DA PESQUISA Classificação da pesquisa... 34

7 7 3.2 Coleta de dados Instrumento na coleta de dados Análise e interpretação dos dados ESTUDO APLICADO Caracterização da organização Análise do balanço patrimonial Análise da demonstração do resultado do exercício Análise das receitas, custos e despesas operacionais Orçamento econômico Orçamento das receitas Orçamento dos custos e despesas operacionais Orçamento da demonstração do resultado do exercício Orçamento financeiro Orçamento do fluxo de caixa CONCLUSÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS... 63

8 8 INTRODUÇÃO Atualmente com a globalização e a alta competitividade, as empresas estão procurando cada vez mais o seu espaço no mercado de trabalho, buscando diferenciais para alcançar o sucesso. Elas encontram-se em um mercado altamente competitivo, baseado na informação e no conhecimento e o grande desafio é sobreviver nesse mercado. Para a empresa apresentar resultados satisfatórios esse sucesso depende de ações relacionadas à estratégia adotada. Cada ação tomada vai gerar impacto no resultado final, e nesse contexto, as empresas estão buscando maneiras de controlar os seus processos. Uma dessas maneiras é o planejamento e orçamento econômico e financeiro, que auxilia a empresa para tomada de decisões e ações futuras. O planejamento é um processo pelo qual se pode dar maior eficiência em um conjunto de metas estabelecidas, e a sua execução na realidade ocorre a partir do orçamento, que se coloca como uma forma de visualizar econômica e financeiramente o plano traçado para o futuro da empresa. O presente estudo foi desenvolvido em um comércio de combustíveis situado no município de Ijuí, onde o orçamento de suas atividades pode se tornar o diferencial perante a concorrência, pois baseado nas informações que foram coletadas, foi possível elaborar um sistema orçamentário econômico e financeiro, para auxiliar no processo de tomada de decisão. A primeira etapa para elaboração do estudo é a contextualização, base para elaborar este estudo, onde consta a área de conhecimento contemplada, a caracterização da organização, a problematização, os objetivos e a justificativa. A segunda etapa é a revisão bibliográfica contemplando as áreas de conhecimento abordadas durante a realização do estudo, sobre contabilidade, contabilidade gerencial, planejamento, orçamento empresarial, orçamento econômico e orçamento financeiro, buscando referências em diversos autores da área. A terceira etapa é a metodologia da pesquisa, onde relata como a pesquisa foi desenvolvida e os tipos de pesquisa que foram realizadas, além da coleta, análise e interpretação dos dados para elaboração desse estudo. Na quarta etapa é aplicado o estudo realizado através de todas as informações coletadas junto à empresa, com a análise das informações passadas e projeção das receitas, custos, despesas, demonstração do resultado do exercício e fluxo de caixa para o período proposto, o 2º semestre de 2014.

9 9 Por fim, após a projeção e análise dos dados, consta a conclusão do estudo proposto, bem como a bibliografia consultada para elaboração.

10 10 1. CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO Neste capítulo consta a descrição do estudo que foi realizado, bem como a definição do tema, do problema, dos objetivos e da justificativa. 1.1 Área do estudo a ser contemplada A ciência contábil tem por objetivo o estudo do patrimônio e suas variações, produzindo informações úteis para atender as necessidades de seus usuários. Uma das finalidades da contabilidade é gerar informações econômicas e financeiras sobre o patrimônio, com ênfase para o planejamento e controle. Dentre as áreas que a contabilidade abrange, uma delas é o orçamento, um instrumento que auxilia neste planejamento e controle das operações para conduzir a empresa a atingir seus objetivos. A partir do planejamento é projetado o orçamento possibilitando a análise do desempenho econômico e financeiro de determinado período. 1.2 Caracterização da organização A empresa a qual o estudo foi aplicado situa-se na região noroeste do estado do Rio Grande do Sul, no município de Ijuí, atuando no ramo de comércio de combustíveis, lubrificantes, GLP (gás de cozinha), borracharia e conveniências. O principal produto é o combustível. Opera distribuindo diesel comum, gasolina aditivada, gasolina comum, álcool, querosene e o diesel S10. Atualmente a empresa conta com 8 funcionários e 4 sócios, e o seu enquadramento fiscal é o lucro presumido. A comercial de combustíveis atua na área desde meados de 1960, quando a família decidiu investir em uma revenda de combustíveis. Entraram em contato com a Texaco, e então montaram uma oficina, com alguns produtos de conveniência e uma bomba de diesel. Aos poucos o espaço na frente da casa foi ficando pequeno e eles mudaram-se para o atual endereço, exatamente em frente ao local em que estavam situados. Nessa época, também começaram a comercializar gasolina. O negócio familiar cresceu, fecharam a oficina que era anexa ao posto para se dedicar apenas a revenda de combustíveis, contratando funcionários. Iniciou-se também a revenda de GLP (gás de cozinha). Em 2000, a bandeira Texaco foi substituída pela Latina,

11 11 com a qual se trabalha até hoje. No ano de 2014 a Latina foi vendida para a Shell, sendo que a empresa está em processo de troca de bandeira novamente. 1.3 Problematização do tema As atividades de qualquer empresa sempre contaram com um processo não formalizado de planejamento, visando atingir determinados objetivos. Contudo, com o avanço da tecnologia e procurando melhorar a lucratividade e a liquidez das empresas, houve grandes mudanças no cenário empresarial que fizeram com que elas começassem a aplicar as técnicas de orçamentação. O orçamento é mais do que uma simples estimativa, é um plano econômico e financeiro que visa implementar a estratégia da empresa para determinado exercício, sendo considerado uma das ferramentas fundamentais para traçar este plano estratégico, permitindo focar e identificar, as ações mais importantes a serem tomadas. Assim sendo, o orçamento empresarial é uma das partes principais da maioria dos sistemas de controle gerencial, pois proporciona uma visão mais detalhada das operações, gerando maior eficiência, eficácia e economia, aumentando a coordenação das atividades organizacionais, definindo objetivos e controlando quando os mesmos vão sendo atingidos. Portanto, a empresa onde o estudo foi realizado tem a necessidade de projetar as suas receitas e despesas para o período de um semestre e este estudo pode proporcionar informações que serão fundamentais para o seu gerenciamento. Neste contexto questiona-se: De que maneira a elaboração do orçamento econômico e financeiro em um Posto de Combustíveis pode contribuir no seu desempenho e no processo de tomada de decisão? 1.4 Objetivos Objetivo geral Propor um sistema orçamentário econômico e financeiro, integrado e estruturado, tendo em vista o processo de tomada de decisão em um posto de combustíveis no município de Ijuí.

12 Objetivos específicos Revisar a literatura referente à contabilidade, contabilidade gerencial e orçamento; Analisar o desempenho e a composição das contas de receitas e despesas no período de janeiro de 2011 a dezembro de 2013; Construir o planejamento orçamentário econômico e financeiro para o 2º semestre de 2014; Analisar o planejamento orçamentário projetado. 1.5 Justificativa O mercado está cada vez mais competitivo, sendo que as empresas estão em busca de diferenciais e maneiras para melhorar seu desempenho. O orçamento é um instrumento fundamental para a empresa, pois além de ser uma ferramenta de gestão, também mostra como utilizar da melhor forma os recursos disponíveis para a otimização dos resultados. Para a empresa, este estudo apresenta uma ferramenta para complementar e auxiliar a mesma para um melhor controle de suas informações econômicas e financeiras, e se bem utilizado, poderá contribuir futuramente para a tomada de decisão. Como aluno, este estudo aprofundou o conhecimento na área de orçamento empresarial, um assunto de extrema relevância, pois pode ser aplicado desde orçamentos familiares até orçamentos para grandes empresas, com a possibilidade de mesclar a teoria de sala de aula com a prática diretamente na empresa. Para o curso de Ciências Contábeis e a Universidade, este estudo agregará maiores conhecimentos e informações para esta área que não é tão abordada em trabalhos de conclusão de curso. Desde forma, buscou-se demonstrar a importância do orçamento dentro contabilidade e também como há uma necessidade de práticas que auxiliem e dêem suporte para a empresa.

13 13 2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Neste capítulo consta a revisão bibliográfica, abordando como assuntos principais a contabilidade, o planejamento e o orçamento empresarial (econômico e financeiro), bem como as considerações dos autores referentes ao tema do estudo. 2.1 Contabilidade A Contabilidade é uma das ciências mais antigas do mundo. Existem diversos registros de que as civilizações antigas já possuíam uma base de técnicas contábeis. Um registro histórico importante é a obra Summa de arithmetica, geométrica, proportioni et proportionalita, do Frei Paccioli, de A obra descrevia em um dos seus capítulos, um método empregado por mercadores de Veneza com o controle de operações, mais tarde denominado método das partidas dobradas. Nos séculos seguintes a Contabilidade expandiuse para instituições como Igreja e o Estado, sendo um importante instrumento no desenvolvimento do capitalismo. Contabilidade é um instrumento que tem por finalidade controlar o patrimônio e apurar o resultado das entidades, prestando informações sobre o patrimônio e os resultados aos diversos usuários das informações contábeis. As entidades podem ser pessoas físicas, de finalidades não lucrativas, empresas ou pessoa de direito público. A Contabilidade é o instrumento que fornece o máximo de informações úteis para a tomada de decisões dentro e fora da empresa. Ela é muito antiga e sempre existiu para auxiliar as pessoas a tomarem decisões. Com o passar do tempo o governo começa a utilizar-se dela para arrecadar impostos e a torna obrigatória para a maioria das empresas. (MARION, 1998, p. 24) Numa visão geral, Contabilidade é uma ciência, uma disciplina, um ramo de conhecimento humano, uma profissão que tem por objeto o estudo dos fenômenos patrimoniais. É um método universal utilizado para registrar todas as transações de uma empresa, que possam ser expressas em termos monetários. O campo de aplicação da Contabilidade é o das entidades econômicoadministrativas, sendo utilizada por todas as entidades que desejam obter lucro ou não. Há um sistema contábil específico para cada tipo de informação que se pretenda obter. As principais áreas de atuação são: Contabilidade Fiscal, Pública, de Custos, Gerencial, Financeira, Atuarial, Ambiental, Social, Auditoria, Perícia, entre outras.

14 14 Como um sistema de informações, a contabilidade processa e traduz dados, produzindo relatórios e demonstrações contábeis que são colocados à disposição dos usuários internos e externos à entidade. Os usuários internos são representados pelos diferentes níveis da administração, e os externos são acionistas, bancos, fornecedores e clientes e as próprias autoridades normativas ou fiscalizadoras. (CREPALDI, 2003, p. 30) Os usuários são as pessoas que se utilizam da Contabilidade, que se interessam pela situação da empresa e buscam na Contabilidade respostas. Os gerentes não são os únicos que se utilizam dela, os investidores que aplicam dinheiro na empresa, os fornecedores de mercadorias a prazo que querem saber se a empresa tem condições de pagar as suas dívidas, os bancos que emprestam dinheiro, o governo que quer saber o quanto de impostos foi gerado, também estão interessados em conhecer melhor a situação da empresa. 2.2 Contabilidade gerencial A Contabilidade Gerencial é uma das áreas da empresa com as funções específicas de gestão, decisão, mensuração e informação. Sua missão é coordenar a otimização do desempenho econômico visando o crescimento da empresa. Tem ainda a função de fazer o planejamento, com objetivo de se chegar a um controle eficaz, controlando as atividades da empresa e organizando o sistema gerencial a fim de permitir à administração ter conhecimento dos fatos ocorridos e seus resultados, utilizando como uma importante ferramenta no processo de tomada de decisão, garantindo que as informações cheguem às pessoas certas no tempo certo. A contabilidade gerencial, num sentido mais profundo, está voltada única e exclusivamente para a administração da empresa, procurando suprir as informações que se encaixem de maneira válida e efetiva no modelo decisório do administrador. (IUDÍCIBUS, 1998, p. 21) O objetivo da Contabilidade Gerencial é de fazer a conexão entre as ações dos gerentes e a lucratividade da empresa, para que eles possam saber quais ações levam a empresa em direção à sua meta, gerenciando o processo de gestão, apoiando a avaliação de desempenho e de resultado, gerindo os sistemas de informações econômicas e financeiras e atendendo aos agentes de mercado, como acionistas, governos e banco. A Contabilidade Gerencial trabalha com o planejamento de operações futuras utilizando-se de números reais e estimados na busca de otimização de resultados, não requerendo que os números sejam preparados de acordo com os princípios contábeis,

15 15 possibilitando ao contador ou usuário montá-los de acordo com os objetivos e necessidades da administração. De maneira geral, pode-se afirmar que todo procedimento, técnica, informação ou relatório contábil passa pela Contabilidade Gerencial, para que seja utilizado futuramente, auxiliando os gestores no processo decisório. 2.3 Planejamento Atualmente, no mundo dos negócios, com a alta competitividade, as empresas estão cada vez mais em busca do seu diferencial para alcançar o sucesso. Com as inovações ocorrendo a cada momento e as informações transmitidas a velocidades instantâneas, não existe mais tempo nem espaço à improvisação. Algumas condições devem ser fixadas pelas empresas, como analisar as tendências e necessidades mundiais, ter percepção de quando elas irão ocorrer e estar presente com sucesso, antes da concorrência. Tendo em vista esse contexto de turbulência e mudanças, as empresas necessitam de planejamento constante. Planejamento consiste em um conjunto de ações integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, possibilitando a tomada de decisões antecipadamente. Essas ações devem ser identificadas para permitir que elas sejam executadas de forma adequada e considerando aspectos como o prazo, custos, qualidade, segurança, desempenho e outras condições. Planejar é uma estratégia para aumentar as chances de sucesso de uma empresa em um mundo de negócios que muda constantemente. O propósito do planejamento pode ser definido como o desenvolvimento de processos, técnicas e atitudes administrativas, que proporcionam uma situação viável para a avaliação das implicações futuras das decisões presentes,em função dos objetivos organizacionais que facilitarão a tomada de decisão no futuro, de modo mais rápido, coerente, eficiente e eficaz. (OLIVEIRA; SILVA, 2006, p. 215) O planejamento vem sendo cada vez mais utilizado na gestão organizacional e todos os setores de uma empresa procuram desenvolver melhor as suas atividades de forma que possam, a cada dia, aperfeiçoar o uso de seus recursos. Essa prática aparece igualmente ligada à estratégia, através planejamento estratégico, o qual foi incorporado no ambiente organizacional. A importância do planejamento fica evidente, em época de alto grau de incertezas econômicas e de alta instabilidade do mercado financeiro. Uma empresa que planeja e controla adequadamente seus resultados econômicos e financeiros tem maior possibilidade de

16 16 ser lucrativa. Sendo assim o planejamento e o controle dos negócios são imprescindíveis em todas as empresas, independentemente de seu porte. Segundo Zdanowicz (1998, p. 20), O planejamento terá que dispor e organizar um controle eficiente, a fim de que os resultados auferidos possam ser comparados com os projetados, permitindo assim aplicar as medidas de correção em tempo hábil. O planejamento pressupõe a necessidade de um processo decisório que ocorrerá antes, durante e depois de sua elaboração na empresa, sendo contínuo e não um ato isolado, gerando resultados futuros de decisões presentes, onde o processo de planejar é importante, tanto quanto o resultado final obtido. Diante disso, percebe-se que o planejamento evoluiu para adaptar-se às novas condições do ambiente. Na prática, podem-se distinguir três tipos de planejamento: Planejamento Estratégico, Tático e Operacional Planejamento estratégico Uma das grandes dificuldades das empresas é identificar a função do planejamento estratégico, sua importância e abrangência, para a obtenção de resultados. Mas para entender a sua função, a empresa precisa entender o que é estratégia e estabelecer a sua. Através da estratégia traçada, a empresa estabelece sua missão, visão de futuro, seus valores e objetivos estratégicos, onde o êxito é fundamental para o cumprimento da missão e o alcance dessa visão de futuro. A estratégia compreende os meios para atingir os objetivos. A empresa identifica as oportunidades e os riscos oferecidos pelo ambiente externo, define o que quer fazer, seu público alvo e implementa ou ajusta sua estrutura organizacional para operacionalização daquilo que definiu. (SILVA, 2008, p. 4) O planejamento estratégico relaciona-se com os objetivos da empresa, com estratégias e ações para alcançá-los, consistindo em saber o que deve ser executado e de que maneira deve ser executado. Este é o ponto de partida para o sucesso da organização e, se esse processo for realizado de forma contínua e organizado, a empresa é capaz de prever o futuro, de maneira a tomar decisões que minimizem riscos. O objetivo do planejamento estratégico é orientar a empresa de modo a gerar lucros e crescimentos satisfatórios, sendo uma técnica gerencial essencial para a boa administração. Ela dá o norte para que a organização aproveite novos espaços, evitando riscos, gerindo recursos com maior eficiência, eficácia e efetividade, estabelecendo a melhor direção a ser seguida pela empresa, para que atue de forma inovadora e diferenciada. Em resumo, pode-se

17 17 dizer que é o processo de analisar a empresa sobre vários ângulos, definindo seus rumos por meio da análise de suas ações no ambiente interno, utilizando-se da estratégia que foi estabelecida. O planejamento estratégico é a etapa inicial do processo de gestão, quando a empresa formula ou reformula suas estratégias empresariais de acordo com uma visão específica do futuro. É a fase de definição de políticas, diretrizes e objetivos estratégicos, e tem como produto final o equilíbrio dinâmico das interações da empresa com suas variáveis ambientais. Nessa etapa realizam-se leituras dos cenários do ambiente e da empresa, comumente confrontando as ameaças e oportunidades dos cenários vislumbrados com os pontos fortes e fracos da empresa. (PADOVEZE, 2010, p. 23). A definição do planejamento estratégico é a longo prazo, frequentemente cinco ou mais anos. Normalmente traz poucas informações quantitativas, utilizando, portanto pouca informação da contabilidade. Através desse planejamento, decide-se para onde a empresa vai, avaliando o ambiente dentro da qual operará, fazendo os gestores indicar a direção, o caminho que a empresa tomará nos próximos anos. A empresa deve ficar atenta para que não ocorram erros na fase de implantação do planejamento estratégico, pois mesmo não evitando riscos, ele ajuda a preveni-los. À medida que a empresa começa a utilizar-se do planejamento estratégico, ela sente-se mais preparada, ao contrário das empresas que não se arriscam em conhecer e estabelecer um. Outro aspecto importante para o sucesso na implantação está em ficar atento ao mercado e às mudanças, o cenário muda e a estratégia precisa ser revista. O planejamento estratégico não pode ser fixo, o processo precisa ser flexível e com a disciplina bem aplicada trará bons resultados para a empresa Planejamento tático Enquanto o planejamento estratégico envolve toda a organização, o planejamento tático envolve um determinado departamento ou unidade, se estende geralmente no exercício de um ano e é desenvolvido pelo nível intermediário. Na verdade, o planejamento estratégico é desdobrado em vários planejamentos táticos, enquanto estes se desdobram em planos operacionais para sua realização. Utiliza-se o planejamento tático para planejar o que às várias partes da empresa devem fazer para que alcançar o sucesso no decorrer do período. O Planejamento Tático tem o objetivo de otimizar determinada área de resultados e não a empresa como um todo, geralmente são desenvolvidos para as áreas de produção, marketing, pessoal, finanças e contabilidade. Portanto, trabalha com os objetivos, estratégias e

18 18 políticas estabelecidas no planejamento estratégico. É nesse nível que são definidas as ações a serem realizadas para obter o êxito no alcance desses objetivos, e ao traçar tais ações, deve-se considerar questões como: o que fazer, quem vai fazer, como fazer e quando fazer. Essas questões são características desse nível de planejamento. Os planos táticos traduzem os objetivos gerais em objetivos específicos de uma unidade da organização, geralmente uma área funcional, como marketing ou recursos humanos. Assim, identificam quais são os principais objetivos e cursos de ações necessários para realizar sua parte no plano estratégico. (SOBRAL; PECI, 2008, p.135) Com isso, o planejamento tático representa uma tentativa de integrar o processo decisório, e alinhá-lo à estratégia adotada para orientar o nível operacional em suas tarefas e atividades, a fim de atingir os objetivos propostos pela empresa Planejamento operacional O planejamento operacional corresponde a um conjunto de partes do planejamento tático e contém os detalhes da forma como deverá ser implementado no dia-a-dia da empresa, de como realizar o que foi planejado. É feito nos níveis mais baixos, projetado à curto prazo e seu enfoque são as atividades do momento, sendo a principal preocupação a eficiência, fazer as coisas corretamente, em vez da eficácia, fazer as coisas certas. Enquanto os planos táticos provêem objetivos mensuráveis para a empresa, eles não indicam como devem ser administradas as operações do dia a dia; está é a função do planejamento operacional. O planejamento operacional é um plano detalhado das operações. (LUNKES, 2011, p. 3) O planejamento operacional é mais específico, pois ele propõe as atividades a serem realizadas, o que torna mais segura a realização dos objetivos, já que prevê os custos, o tempo e os riscos envolvidos no processo, além de conter os recursos necessários para sua implantação e desenvolvimento, os procedimentos básicos a serem adotados, os resultados finais esperados, os prazos estabelecidos e os responsáveis por sua execução. Os procedimentos para a elaboração do plano operacional é a análise dos objetivos, planejamento do uso do tempo, dos recursos e avaliação dos riscos. Pode ser feito em etapas, pois é um procedimento sistemático eficiente e desse modo prevê melhor as atividades que terão que ser feitas e quais os inconvenientes que surgirão.

19 Orçamento empresarial A necessidade de orçar é tão antiga quanto a humanidade. Os homens das cavernas precisavam prever a necessidade de comida para longos invernos, com isso desenvolveram práticas antigas de orçamento. Segundo Lunkes (2011, p. 24), Há vestígios de práticas orçamentárias formais até mais antigas que a origem do dinheiro. A origem da palavra orçamento deve-se aos antigos romanos, que usavam uma bolsa de tecido chamada de fiscus para coletar impostos. Porém, as raízes das práticas contemporâneas de orçamento devem-se ao desenvolvimento da constituição inglesa em A lei estabelecia que o rei, e depois o primeiro-ministro, poderia cobrar certos impostos ou gastar recursos, mas somente com a autorização do parlamento. No Brasil, o orçamento passou a ser foco de estudos a partir de 1940, mas nem mesmo na década seguinte ele foi muito utilizado pelas empresas. Ainda segundo Lunkes (2003, p.37), O orçamento só teve seu apogeu no Brasil a partir de 1970, quando empresas passaram a adotá-lo com mais freqüência em suas atividades. Através dos anos o orçamento foi adaptando-se e acompanhando as tendências modernas e as teorias de gestão Conceituação de orçamento Participar da elaboração do planejamento estratégico empresarial, sua operacionalização e a preparação do orçamento, são as tarefas mais completas para se conhecer a empresa. Permite a aproximação das pessoas das diversas áreas, com o objetivo de fazer com que os interesses individuais e específicos de cada função, fiquem alinhados com os objetivos da empresa. O orçamento é a ferramenta de controle de todo o processo operacional da empresa, pois envolve todos os setores. A boa utilização do orçamento exige uma atitude apropriada para se aproveitar das vantagens do sistema. O orçamento se coloca como uma conseqüência do desencadeamento do processo de planejamento na empresa. Na medida em que são traçadas diretrizes, objetivos e metas setoriais, torna-se possível a realização dessas metas e a orçamentação setorizada. O orçamento é a etapa do processo do planejamento estratégico em que se estima e determina a melhor relação entre resultados e despesas para atender às necessidades, características e objetivos da empresa no período. O orçamento abrange funções e operações que envolvem todas as áreas da empresa com necessidade de alocação de

20 20 algum tipo de recurso financeiro, para fazer face às despesas de suas ações. (LUNKES, 2011, p. 14) Para que um planejamento seja a base do orçamento é preciso verificar se o planejamento prevê a elaboração do orçamento, se estão traçados os referenciais estratégicos, se o planejamento desce ao nível operacional, se as metas são possíveis de alcance referente ao financeiro e verificar os prazos do planejamento, pois o orçamento apóia-se em previsões, construídas em função da provável evolução de certas condições internas e externas da empresa. O orçamento surge como sequência à montagem do plano estratégico, permitindo focar e identificar, num horizonte menor, de um exercício fiscal, as suas ações mais importantes, implementando as decisões do plano estratégico. Nesse sentido, uma vez tendo feito um adequado trabalho na montagem do plano estratégico, o orçamento tem muita chance de ser elaborado com coerência e consistência. O orçamento é o plano financeiro para implementar a estratégia da empresa para determinado exercício. É mais do que uma simples estimativa, pois deve estar baseado no compromisso dos gestores em termos de metas a serem alcançadas. Contém as prioridades e a direção da entidade para um período e proporciona condições de avaliação do desempenho da entidade, suas áreas internas e seus gestores. (FREZATTI, p. 46) É considerado um dos pilares da gestão e umas das ferramentas fundamentais, pois prevê o conteúdo dos demonstrativos financeiros da empresa, lucros e perdas, balancete e demonstrativo de fluxo de caixa durante o ano. Também detalha os resultados financeiros pertinentes, como receitas e custos de todos os tipos, de todos os elementos organizacionais da empresa, mostrando os recursos necessários como pessoal, técnicas específicas, equipamentos, espaço de trabalho, dinheiro e a sua forma de utilização. O orçamento é uma ferramenta a serviço do gestor, que deve adaptá-la a suas próprias necessidades, bem como ao contexto particular da empresa. O orçamento pode tomar diferentes formas, a empresa que deve escolher entre as várias formas aquela que melhor se adapte aos objetivos, à filosofia, a sistemas de mensuração e seus métodos de controle Processo orçamentário O processo orçamentário é a forma como a empresa faz o orçamento. O orçamento preocupa-se com a implementação do programa aprovado pelo planejamento estratégico e

21 21 traduz os planos de longo prazo em um plano operacional anual. Segundo Lunkes (2011, p. 32), Pode-se perceber que cada empresa usa um processo orçamentário diferente para a implantação do orçamento. Esse fato deve-se às necessidades e expectativas relacionadas a sua gestão. A elaboração do orçamento é tarefa de toda a organização. Cada área será responsável por alcançar determinadas metas, as quais deverão estar harmonizadas com as metas da toda a empresa. O processo orçamentário é um dos instrumentos que permitem acompanhar o desempenho da empresa e assegurar que os desvios do plano sejam analisados e adequadamente controlados. O processo orçamentário é elaborado tendo em vista coordenar, controlar e avaliar as operações da empresa, de acordo com as diretrizes e objetivos estabelecidos antecipadamente. Para existir controle orçamentário efetivo é necessária determinação prévia dos objetivos, caso contrário não há meta para atingir, medidas de causa e efeito devem existir, os fatores devem ser mensuráveis e a ação corretiva deve ser possível. O orçamento, uma vez implantado e implementado, deverá satisfazer a vários objetivos, pois ele se relacionará como todas as áreas e as atividades da empresa. A técnica orçamentária visará ao objetivo comum, pois suas metas só serão alcançadas quando todos os esforços convergirem para o mesmo fim. (ZDANOWICZ, 1998, p. 21) O processo orçamentário envolve a elaboração de planos detalhados e objetiva o lucro, previsão de despesas dentro da estrutura, dos planos e políticas existentes e fixação de padrões definidos de atuação para indivíduos com responsabilidade de supervisão. Todos os envolvidos no processo orçamentário precisam ser ouvidos, pois permitirá uma gestão participativa, consistindo com a estrutura de delegação de responsabilidades e possibilitando o comprometimento de todos os gestores. Só assim será possível a gestão adequada do plano orçamentário. Uma vez determinados os objetivos, os planos orçamentários devem ser direcionados aos fins especificados nos objetivos. Também indicará as divergências entre os valores planejados e os realizados, proporcionando a oportunidade de se tomar medidas corretivas e preventivas, em tempo hábil, para ajustar esses objetivos e suas metas. A flexibilidade na implementação do orçamento deverá caracterizar-se por um acompanhamento sistemático, tendo em vista que os objetivos da empresa poderão mudar em função do mercado.

22 22 A elaboração do orçamento exige que os objetivos definidos pela organização sejam contemplados e perseguidos. Caso isso não ocorra, o orçamento deve ser revisado e ajustado, já que ele é o instrumento gerencial que deve proporcionar a realização dos objetivos. (FREZATTI, 2009, p. 31) O processo orçamentário exige da empresa um sistema de informação, com dados contábeis, históricos adequados e apropriados. Para se implementar o orçamento deve ter no mínimo estrutura organizacional definida, contabilidade aberta e informatizada e fixação dos objetivos Vantagens Os orçamentos são as partes principais da maioria dos sistemas de controle gerencial e, se administrados de forma inteligente junto ao planejamento da empresa, auxiliam na implementação de planos, fornecem critérios de desempenho e promovem a comunicação e coordenação dentro da empresa. Assim, a empresa analisa antecipadamente suas políticas básicas para que as atividades sejam coordenadas de maneira apropriada com base no processo de planejamento. O orçamento obriga todos os membros da administração a participar do processo de estabelecimento de objetivos e preparação de planos, além de obrigar os gestores dos diversos setores a fazer planos em harmonia com os planos dos outros setores e de toda a empresa, porque sem a definição de responsabilidades, tanto a autoridade como a cobrança de resultados não podem ser exercidos de forma eficaz. Deve haver um comprometimento, pois o sistema orçamentário movimenta o ambiente empresarial e permite de cada um tenha consciência do seu dever dentro da empresa. Do ponto de vista do planejamento, o sistema orçamentário movimenta o ambiente empresarial, pois permite que cada funcionário, chefe ou subalterno tome consciência do seu dever. Do ponto de vista do controle, o sistema orçamentário incute no espírito de cada funcionário a noção de custo, da economia, da racionalização das despesas e do lucro. Esta ação é realizada através das normas internas cuja finalidade é evitar os desperdícios com vistas à maior rentabilidade. (TUNG, 198(?), p. 35) O controle orçamentário constitui-se na mais rigorosa e detalhada técnica de planejamento que uma empresa pode adotar, pois pela sua própria natureza, força a consideração antecipada de condições externas e externas, que podem afetar o desenvolvimento da empresa, criando o hábito de acompanhamento e da análise dessas

23 23 condições, incentivando a realismo das previsões que constituem a base do planejamento empresarial. A elaboração do orçamento obriga a empresa a planejar economicamente, assim os gestores planejam o uso mais econômico de estoques, das compras, das instalações, do capital, reduz custos, bem como destaca áreas de eficiência e ineficiência, permitindo a empresa acompanhar como está havendo o processo para alcance dos objetivos gerais e parciais da empresa, possibilitando a determinação dos pontos vulneráveis, aplicando medidas saneadoras e dos pontos favoráveis que podem ser aproveitados. Não há, portanto, ramo de atividade a qual o orçamento não possa trazer uma contribuição positiva para a empresa. O controle orçamentário constitui, portanto, uma técnica tendente a ser aplicada a praticamente 100% dos empreendimentos bem sucedidos em todo mundo, sejam quais forem o porte (pequeno, médio ou grande) e a natureza (privada, estatal ou filantrópica) desses empreendimentos. Na realidade, procedidas as adaptações necessárias, o controle orçamentário aplica-se a qualquer empresa, de qualquer porte e de qualquer natureza. (PASSARELLI; BOMFIM, 2003, p. 12) A preparação de um orçamento para toda a empresa tende a melhorar a utilização de recursos disponíveis, bem como ajustá-los as atividades consideradas prioritárias. O orçamento permite a verificação do progresso em relação aos objetivos da empresa, sendo que assim, o orçamento faz a empresa realizar uma auto-analise periódica, diante dos desafios que pretende superar no futuro Desvantagens Apesar das vantagens e contribuições do orçamento, nem sempre a implementação levará a empresa a ser bem sucedida, podendo apresentar algumas limitações, pois os dados contidos nos orçamentos não passam de estimativas, estando assim sujeitos a eventos internos e externos, que podem afetar o processo de previsão, inviabilizando sua concretização. Segundo Passarelli e Bomfim (2003, p 22), O orçamento, por si só, não administra coisa alguma sendo extremamente dependente de decisões administrativas corretas para o seu efetivo funcionamento. O processo orçamentário leva um tempo para sua elaboração, que às vezes para empresas grandes pode exceder um ano, dificultando ainda mais as previsões, além de frequentemente não poderem acomodar reações e mudanças no comportamento do cliente e competidores que ocorrem durante esse processo. Segundo Lunkes (2003, p. 48), O processo

24 24 orçamentário deve ser acompanhado e revisado permanentemente, o que demanda tempo e dinheiro. Além de se considerar que os resultados podem ser a longo prazo. Os orçamentos em geral não permitem identificar as variáveis que influem na atuação do gestor e da área de responsabilidade, não evidenciando o resultado do esforço despendido pelo gestor, seja na adaptação às condições que se apresentarem quando da execução de planos, seja na eficiência com que as atividades são executadas. O orçamento pode falhar na empresa por vários motivos, desde uma estrutura organizacional inadequada, sistema de custeio inadequado, falta de apoio de algumas áreas da empresa, falta de capacidade suficiente para reformular estimativas, técnicas ultrapassadas de previsão, incapacidade de adaptar-se ao ambiente em constantes mudanças e a modificação das metas orçamentárias, analisando resultados muito tempo depois, deixando escapar a oportunidade de corrigir de imediato o problema. Portanto, o sucesso ou fracasso da empresa dependem bastante da previsão correta das estimativas. Qualquer plano orçamentário, portanto, por melhor que seja, tem suas limitações. Em primeiro lugar, todo orçamento baseia-se em estimativas que, por mais acuradas, representam apenas tentativas de acerto. Por outro lado a previsão econômica não é uma ciência exata, pois o fator homem tem papel preponderante em sua determinação. Os impulsos emocionais da massa consumidora podem alterar radicalmente a tendência de vendas de determinado setor. Em certos casos, é impossível determinar com segurança o rumo dos negócios, devido às suas alterações constantes. Dessa maneira, reconhece-se que a qualidade de um orçamento depende do grau de acerto das suas previsões relativas aos fatores básicos. (TUNG, 198(?), p. 45) Um dos problemas também enfrentados pelas empresas na implementação do orçamento é de trabalhar com os softwares existentes no mercado, pois geralmente eles não são capazes de satisfazer completamente as necessidades e exigências das empresas. Algumas empresas estão se adaptando e desenvolvendo sistemas próprios a realidade de cada situação. As próprias vantagens ou limitações do orçamento são maiores ou menores dependendo do método orçamentário utilizado na empresa. As recentes evoluções dos métodos orçamentários se bem realizados e utilizados tendem a resolver muitos dos problemas enfrentados pelas empresas, e assim podem acompanhar as tendências do mercado, mudanças, e adaptando-se ao contexto dos negócios.

25 Orçamento econômico Consiste na fixação de metas para os itens que compõem a demonstração de resultados, composta pelas as receitas e despesas. O ponto chave do desse planejamento é o orçamento de vendas, ele é o ponto de partida de todo o processo orçamentário. Os principais sub orçamentos que compõem o planejamento econômico são: orçamento de vendas, orçamento de compras, orçamento estoques, orçamento de despesas operacionais e orçamento de demonstração do resultado Orçamento de vendas O orçamento de vendas representa papel significativo dentro do sistema de planejamento, devido a sua ligação com as outras áreas da empresa. A projeção das vendas constitui o desafio maior, pois será o princípio do orçamento global. A sua elaboração deverá ser a etapa mais realista possível para não comprometer as demais peças orçamentárias da empresa, sendo necessário que a estimativa de vendas seja realizada corretamente de acordo com as perspectivas de expansão do mercado onde atua, para que seja eficiente e demonstre as reais dimensões da empresa. O ponto-chave do orçamento operacional é o orçamento de vendas. Na realidade, o orçamento de vendas é o ponto de partida de todo processo de elaboração das peças orçamentárias. Essa colocação se deve ao fato de que, para a maioria das empresas, todo o processo de planejamento operacional decorre da percepção da demanda de seus produtos para o período orçado. Com isso, o volume de vendas torna-se fator o fator limitante para todo o processo orçamentário. (PADOVEZE, 2010, p. 69) O orçamento de vendas está diretamente relacionado com a capacidade do mercado de absorver produtos e serviços, o nível de demanda futura, bem como definindo políticas gerais e decisões técnicas sobre as tendências do mercado para o lançamento de novos produtos ou serviços, a projeção de preços, a competência e a motivação da equipe de vendas e o marketing, em termos de promoção, publicidade e propaganda. O orçamento de vendas constitui-se na planificação futura das vendas da empresa para determinado período, relacionando em suas projeções os produtos e/ou serviços que serão oferecidos e distribuídos em cada mercado de atuação, indicando a quantidade, o preço unitário e a receita total. O plano de vendas é o alicerce do orçamento e a partir dele se desencadeiam as demais peças orçamentárias.

26 26 Fundamentalmente o orçamento de vendas compreende as seguintes partes: a previsão de vendas em quantidades para cada produto; a previsão dos preços para os produtos e seus mercados; a identificação dos impostos sobre as vendas; o orçamento de vendas em moeda corrente do país. (PADOVEZE, 2010, p. 69) O orçamento de vendas é formado pelas receitas e despesas de vendas. Determina os valores da receita total que será obtida, como condições básicas de venda, a vista ou a prazo, como também desencadeia os dados seguintes para elaborar o orçamento de custos, despesas de venda, distribuição e administrativas. Caso o orçamento de vendas não for preciso, as outras estimativas também serão incertas. O principal objetivo do orçamento de vendas é dar velocidade no atendimento qualificado aos clientes, assegurando o preço certo, a quantidade certa, no lugar certo e no tempo certo. Isso irá permitir a correta projeção da receita operacional futura da empresa para o período considerado. (ZDANOWICZ, 1998, p. 35) A primeira coisa a fazer quando estabelecer o orçamento de vendas é definir os fatores limitadores ou restrições. Portanto, é necessário fazer um diagnóstico do seu ambiente externo e interno, visando a identificação dos fatores que possam interferir na previsão de vendas da empresa. A avaliação dos fatores internos e externos, permite determinar as diretrizes empresariais. Os fatores internos podem ser, entre outros, a capacidade produtiva, vendas, marketing, engenharia, gestão e finanças. Já os fatores externos exigem um pouco mais de observação para serem detectados, como o mercado, competitividade, economia, governo, tecnologia, sociedade e cultura. Além de definir os fatores internos e externos e fazer o diagnóstico, existem métodos para estimação de vendas, pois há diferentes formas de se estimar os números do orçamento de vendas. Contudo, é importante a utilização de mais de um método para se assegurar previsões corretas. Segundo Padoveze (2010), são três os métodos de previsão de vendas: métodos estatísticos que se utilizam de modelos estatísticos, via recursos computacionais ou diretos de análise de tendências, método de coleta de dados das fontes de origens de vendas que terá como base as informações vindas direta dos que realizam o processo de venda e o método de uso final do produto que através do conhecimento sobre o uso final do produto dos clientes, a empresa orça suas próprias vendas. Segundo Zdanowicz (1998, p. 42), A escolha do método deverá estar de acordo com a atividade econômica, o porte e o grau de conhecimento do mercado em que a empresa irá atuar no período projetado.

27 27 Com a elaboração do orçamento a empresa terá informações em grupos econômicos e financeiros. Através do grupo econômico as informações geradas são as receitas brutas, impostos diretos sobre vendas e despesas com vendas como comissões, propaganda, transporte, pessoal e aluguel. Já com o grupo financeiro as informações geradas são recebimento de vendas, pagamento de impostos diretos e pagamento de despesas. A partir dessas informações tem-se o montante da receita principal da empresa e o cronograma de ingressos e desembolsos relacionados a vendas. O orçamento de vendas é peça importante porque se relaciona com as demais áreas da empresa, que irão necessitar de informações seguras relacionadas às vendas. Desta forma, o orçamento de vendas além de satisfazer as necessidades da cliente, do funcionário, acionistas e comunidade, deverá garantir a sobrevivência da organização Orçamento de compras O orçamento de compras será feito com base no orçamento de vendas e o orçamento de estoques. A diferença entre o consumo necessário e a política de estoques dará as necessidades dos volumes a serem comprados. Graças ao planejamento das aquisições, o departamento de compras passa a ter objetivos bem definidos, ao invés do objetivo generalizado de comprar o que é preciso. Planos de compras bem definidos devem melhorar a organização e aumentar a eficiência das operações do departamento de compras, com redução de custo e o aperfeiçoamento de fluxos de caixa. (WELSCH, 1996, p. 156) Outra utilização deste orçamento é a projeção dos valores a pagar aos fornecedores. Através deste orçamento é que se fará a projeção dos valores a pagar que constarão no balanço projetado, e será determinado um prazo médio de pagamento futuro aos fornecedores. Além disso, dentro do orçamento de compras, se extrairá os dados dos impostos a serem creditados, incidentes sobre as mercadorias adquiridas. O orçamento de compras ocupa um lugar importante, uma vez que permite a empresa ficar bem informada em relação às potencialidades e limitações de seus fornecedores, se adequando as despesas de compras dos produtos, podendo até negociar um preço mais baixo em compras futuras, gerando resultados favoráveis. Um orçamento de compras bem planejado resulta em esforços coordenados nas funções de compras e estoques, reduzindo custos indiretos. Talvez os resultados mais importantes sejam a coordenação e controle sobre os níveis de estoques.

28 Orçamento de estoques O orçamento de estoques depende do volume estimado de vendas e níveis de estoques. A política de estoques da empresa indicará as metas e os volumes máximos ou mínimos que ela deseja manter em estoque. Esses dados normalmente são expressos em dias de venda, razão por que o orçamento de vendas é determinante para o volume de estoque a ser orçado para o final do exercício. Os objetivos das políticas de estoques devem ser (1) planejar o nível ótimo do investimento em estoques e (2) por meio de controle, manter os níveis ideais planejados tanto quanto for possível. Os níveis de estoques devem ser mantidos entre dois extremos: um nível excessivamente alto pode causar custos elevados de armazenagem, riscos e investimento e um nível insuficiente pode levar à impossibilidade de atender a pedidos de vendas. (WELSCH, 1996, p. 137) Os dados para política de estoques que serão incorporados no orçamento podem ser obtidos através de estabelecimento de padrões de estoques, tais como limites ou giros máximos e mínimos, prazo médio de estocagem e rotação dos estoques. Será necessária a aplicação de técnicas e métodos para que isso aconteça, pois como qualquer outro orçamento, nada impede que as políticas e metas sejam definidas diferentemente do que está ocorrendo. A preparação desse orçamento com padrões de estoque estabelecidos permitirá a comunicação mensal das diferenças entre os níveis reais e os padrões. Nesse sentido, empresas que estão implementando o orçamento de estoques, provavelmente incorporarão no orçamento de estoque final, as metas desejadas para o ano a ser orçado. A realização desse orçamento está diretamente ligada a uma política de estoques que a empresa deve possuir, junto com um bom planejamento, a qual delineia as metas e volumes de estoques que deseja ao final do período. Independentemente de qual sistema a empresa utiliza para administração dessa política, se ela for bem planejada e realizada, sempre haverá estoque na empresa Orçamento de despesas operacionais Despesas operacionais são todas aquelas necessárias para o funcionamento da organização, envolvendo diretamente os gastos administrativos, com vendas, em qualquer dos estágios, financeiros e tributários.