MANUAL DO SISTEMA CONTROLE DE PRESENÇA Feito por Amaral Produções de Sistemas

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1 MANUAL DO SISTEMA CONTROLE DE PRESENÇA Feito por Amaral Produções de Sistemas 1 PRÉ-REQUISITOS Este documento deve ser utilizado em conjunto com o sistema CONGRES. O programa pode ser carregado da Internet no endereço: Baixe o arquivo CONGRES.ZIP e descompacte-o usando o WinZIP, você pode baixar o descompactador gratuitamente em vários sites na internet. Para facilitar e diminuir a extensão deste documento presumo que o usuário já tenha conhecimento básico de computadores: ligar, desligar, uso do mouse e do teclado no sistema operacional Microsoft Windows. Para trabalhar bem com este programa você terá que usar um equipamento com, no mínimo, essas características: - Microprocessador com clock mínimo de 800 Mhz - HD com pelo menos 5 Gbytes livres com velocidade de 5400 rpm - Memória RAM com 512 Mbytes - Microsoft Windows XP (ou 2000) instalado e completamente operacional (senha administrativa) - Resolução preferencial: 1024 x Monitor de 17 polegas aconselhável - Placa de rede 10/100 para funcionamento em rede local - Impressora jato de tinta ou laser, recomendável. 2 INSTALAÇÃO Após descompactar o arquivo CONGRES.ZIP você terá disponível o aplicativo SETUP.EXE, abra-o dando um clique duplo sobre ele, é o programa instalador do software. Siga o assistente clicando em PRÓXIMO (ou NEXT dependendo da versão) até que apareça a última tela com o botão CONCLUÍDO (ou FINISH). Ao terminar a instalação terá sido criado o ícone para entrada no sistema: 3 ENTRANDO NO SISTEMA PELA PRIMEIRA VEZ Após instalar o sistema dê um clique duplo no ícone do relógio criado na área de trabalho. Se o ícone não tiver sido criado crie um atalho manualmente apontando para o aplicativo C:\DESENV\CONGRES\CONGRES.EXE na sua área de trabalho. Na primeira vez serão verificados alguns parâmetros na configuração e se necessário, reajustados, nesse caso você deverá entrar novamente uma 2ª vez e deve aparecer o ícone perto do relógio do Windows. Dê um duplo clique nele e a janela de configuração inicial se abre: Nesta janela você configura os parâmetros principais do programa: Congresso: informe o título do congresso de trabalho Bando de dados: informe o caminho para a pasta do programa, se você não alterou deverá ser C:\DESENV\CONGRES\ Senha admin: informe a senha do administrador do programa Cor fundo: cor da tela do programa (clique e escolha) Total horas: horas totais para conclusão do congresso Percentual mínimo...: indique o percentual mínimo de presença para que um participante tenha direito ao certificado. Iniciar c/windows: marque esta opção para o programa iniciar automaticamente sempre que o Windows abrir. ENTER automático no código: marque esta opção para que o programa inclua uma pressão da tecla <ENTER> após ler o código de barras. Bloquear F1 na busca: impede que a pessoa use outra forma sem ser o crachá de localizar os seus dados para marcação do ponto Iniciar sempre minimizado: se marcada o programa sempre abrirá minimizado com seu ícone na bandeja perto do relógio. Botões de Configuração: Definir o controlador de WebCam a ser usado no seu sistema, caso exista uma. Na janela apenas abra a lista e escolha uma das que aparecem, o programa irá usar esta WebCam para captura das fotos dos funcionários. Definir os pacotes de 1 a 5 com suas características individuais (ex: hotel, passagens, etc.) Definir as dimensões e características para impressão dos certificados e etiquetas com código de barras Definir os locais onde estão os programas: MS Word e navegador Internet Explorer Para funcionar em rede simplesmente instale o programa em todos os computadores que forem usá-lo, escolha qual será o servidor. Nele compartilhe a unidade C: depois em cada computador estação mapeie uma nova unidade, exemplo X: (sempre letra), apontando para aquela unidade compartilhada no servidor. Torne o mapeamento persistente, ou seja, sempre que entrar na estação o mapeamento será recriado automaticamente, assim você não precisa fazê-lo novamente todas às vezes. Os detalhes de como fazer isso fogem ao escopo deste manual. Consulte um técnico em redes para auxiliá-lo. Para que o programa da estação opere no Banco de Dados do servidor, no campo Bando de dados, mude o caminho local C:\DESENV\CONGRES para o caminho mapeado para o servidor, no exemplo, X:\DESENV\CONGRES e clique no OK. Pronto, agora quando acessar o programa nesta estação, você estará trabalhando na base de dados compartilhada no servidor. O programa passou a funcionar em sua rede local.

2 Ao clicar no botão OK as configurações serão salvas, porém antes será pedida a senha do administrador como confirmação que você pode fazer isso, se ela não coincidir com a da ficha, não será salvo. Por padrão a senha inicial é x (sem aspas e minúsculo). 4 TELA PRINCIPAL: CONTROLE DE PRESENÇA A tela principal se abre logo após serem feitas as primeiras configurações válidas (tópico anterior). Esta tela principal é na verdade a que será usada pelo sistema para coletar os dados de entrada e saída de qualquer participante do congresso. Ao informar o código, automaticamente será registrada uma Entrada ou Saída para o funcionário. Esse código poderá ser digitado pelo teclado ou lido por um leito óptico (scanner) do crachá funcional, ou ainda, se a opção estiver disponível, teclar F1 sobre o campo para buscar na lista do cadastro diretamente. O registro da entrada sempre antecede à saída, sendo assim, se o funcionário não marcar sua saída, na próxima entrada será computada como saída. Desta forma tem que se tomar cuidado, evitando esquecer de bater o ponto. Os campos desta tela são: Código: código do funcionário que Entra/Sai Nome (F1-busca): nome do funcionário F1 para abrir a lista e buscar por ordem alfabética CPF: número do CPF se estiver cadastrado Ao ser registrada uma entrada ou saída aparece na área à direita a foto do funcionário (se existir no cadastro). Aparece também em baixo da foto um E (entrada) ou um S (saída) com a hora à frente indicando o registro no banco de dados do movimento ocorrido. Após cada movimento o sistema fica aproximadamente 2 segundos mostrando o registro e então libera para outro registro. Na parte mais de cima da tela poderá aparecer uma faixa (banner) de propaganda, ela só está aí no programa demonstrativo. Quando da aquisição do mesmo esta faixa desaparecerá. Os botões disponíveis na tela principal e suas funções: - Clique para abrir e operar no cadastro dos funcionários, somente com a senha do administrador. - Clique neste botão para listar os relatórios ou emitir os certificados dos aprovados. - Clique neste botão para abrir a planilha de marcação dos pontos para todos os participantes. - Abre o menu que também pode o ser clicando com o botão inverso do mouse no ícone da bandeja do Windows. 5 UMA PARADA PARA APRENDER OS CONTROLES MAIS COMUNS O programa é todo baseado em bibliotecas de software, assim você sempre encontrará controles comuns nas diversas tarefas que realizar. Então antes de prosseguir detalhamos uma única vez o uso de cada controle comum às diversas tarefas em diferentes locais: 5.1 BARRA DE COMANDOS PARA FICHA DE CADASTRO Esta barra se apresenta em todas as fichas de cadastro básico: Clientes, Produtos, etc. Cada desenho é na verdade um controle de alguma ação a ser feita no cadastro aberto. Se o controle está meio apagado indica sua indisponibilidade aquele momento. Se o desenho está claro, colorido, como acima, indica a disponibilidade da função, ou seja, pode clicar com o mouse nele e algo acontecerá. As tarefas associadas são: - Clique neste controle para fechar o cadastro e salvar todas as pendências e alterações feitas por você. - Esse comanda a saída do cadastro, fecha a janela, sem salvar nenhuma pendência ou alteração. - Esses são para navegar pelo cadastro, em ordem da esquerda para direita: ver o primeiro cadastrado, ir para o anterior, ir para o próximo e, por último, ir ao fim do cadastro. - Use esse comando para incluir um novo registro no cadastro. Ele limpa a ficha e destaca o primeiro dado da mesma para que você comece a digitação preenchendo os campos na janela até o final. - Clique aqui se desejar excluir o cadastro da ficha que está sendo mostrada. Você será perguntado para confirmar a ação de exclusão dos dados: SIM ou NÃO será sua resposta. - Trabalhando em rede, outras pessoas podem estar usando o mesmo cadastro que você, alterando dados. Esse botão faz uma atualização, buscando os dados mais recentes no banco de dados.

3 - Se disponível (verde), pode ser clicado para salvar os dados digitados sem fechar a janela - Se disponível (vermelho), ao ser clicado cancela as alterações feitas na ficha sem fechar a janela. - Localizar uma ficha específica do cadastro, depende da ordem que está o mesmo: código, nome, etc. - Gerenciador de relatórios: permite criar, ver e imprimir relatórios do cadastro sendo visto. - Tabela. Abre os dados do cadastro em forma de uma tabela (linhas X colunas) - Permite escolher a ordem de apresentação dos dados na ficha para sua navegação. Todos os comandos em uma ficha só estarão disponíveis quando o sistema deixar, isto é, o programa controla o uso de cada um não permitindo seu funcionamento em momentos que possam prejudicar os cadastros. Em qualquer ficha de cadastro, um campo é uma caixa de texto onde pode ser digitados dados pelo teclado ou mouse. Os campos são dispostos em ordem de cima para baixo e da esquerda para direita. Ao ser focado, ou seja selecionado, o campo de texto toma outra cor amarelada no fundo, indicando que a digitação sairá nele. Para passar ao próximo campo na ficha simplesmente tecle ENTER, TAB ou SETA PARA BAIXO, para voltar no campo anterior tecle SETA PARA CIMA ou SHIFT TAB, ainda pode usar o mouse para clicar sobre o campo desejado focando-o. Na parte superior das fichas normalmente existem algumas Abas (orelhas). Elas indicam informações a mais do cadastro. 5.2 BARRA DE CONTROLE NAS TABELAS O botão Tabela, nas fichas, permite ver os dados como planilha: linhas X colunas (tópico anterior). Nas tabelas há uma barra de controle específica para operá-las. Essa barra pode ser vista aqui: Esses botões servem para navegar pela tabela: primeiro, anterior, próximo e último. Use este comando para incluir uma nova linha (registro) na tabela. Use este botão para excluir uma linha, você será questionado a confirmar tal ação. Este controle permite editar e alterar o dado da célula ativa (célula com cor destaca na planilha) Atualiza a planilha com os dados mais recentes do Banco de Dados Localiza uma linha específica na tabela em função de como está ordenada Salva alterações pendentes, somente quando existirem este componente fica ligado Cancela qualquer alteração pendente na tabela, fica ativo somente se tiverem alterações pendentes Controle para substituir dados textuais em uma coluna como um todo (cuidado) Abre o gerenciador de relatórios: cria, altera, visualiza ou imprime relatórios da tabela Exporta os dados da tabela para um arquivo TXT com campos separados por vírgula Totaliza uma coluna somando todos os valores da mesma Seleciona todos os registros da tabela sem exceções Cria uma seleção filtrando as linhas de acordo com critérios de escolha Ordenar a tabela por: código, nome, etc. apenas o que estiver disponível. Escolha o tipo de apresentação dos dados: tabela ou ficha. Indicadores localizados à esquerda das grades (planilhas) e seus significados: Indica que os dados da linha estão sendo editados, alterados. Esta seta indica que a linha está em foco, a célula ativa está nela mas nada está sendo feito, só consulta Indicador de novo registro, quando aparece é porque a linha está sendo incluída na tabela (nova linha)

4 6 CADASTRO DOS PARTICIPANTES Antes de entrar nesta ficha de cadastro você deve informar a senha do administrador, somente ele tem acesso. Os campos são: Código: número automático (não mude) Nome: nome completo do funcionário CPF: número do CPF RG: número da identidade no Registro Geral Entidade: universidade que pertence (F1 busca) Pacote: um dos pacotes de inscrição Reside F1: endereço de residência (F1 busca) Nº: número no endereço Bairro: nome do bairro (F1 busca) Cidade: nome da cidade (F1 busca) UF: estado ou unidade da federação CEP: código de endereçamento postal Fone e Celular: telefones de contato. Na parte da direita existe uma caixa maior onde pode ser incluída a foto do funcionário. Você pode optar por buscar a foto de um arquivo, dando um duplo-clique sobre essa área branca ou clicar no botão da câmera para capturar a foto na hora através da sua WebCam (se disponível) e se você configurou o controlador padrão no botão das ferramentas. Esta parte da tela de cadastro dos funcionários permite que você informe os horários de trabalho do funcionário: Total de horas para o curso deste congressista: informe o total de horas para conclusão deste participante. Percentual de presença mínimo para sua vertificação: informe o percentual mínimo de presença para que este participante tenha direito ao certificado impresso. Total de horas mínimas para adquirir o certificado: quantidade de horas mínimas necessárias para que este participante possa ter direito ao certificado impresso. Este campo é calculado automaticamente pelos anteriores. 6.1 IMPRESSÃO DE ETIQUETAS OU CRACHÁS Para imprimir etiquetas ou os crachás para os participantes clique no botão (impressora) na base. Você tem duas opções Etiquetas ou Crachás. Para os crachás você apenas tem que selecionar os nomes desejados e clicar em OK para gera-los e depois imprimi-los. Já etiquetas você tem um maior conjunto de opções vistos na tela abaixo: Emitir para: clique para escolher por qual campo você vai listar as etiquetas e escolha-o logo abaixo. Nos 6 campos à frente você digita um valor para o campo escolhido para filtragem, se teclar F1 você pode buscar na lista. Todos: marque esta opção se não quiser filtrar por campo Coma mensagem: se desejar, ao invés de etiqueta de endereçamento, marque esta opção para imprimir um convite com uma mensagem informada no campo de texto. Apenas código de barras e nome: marque esta opção se precisar imprimir somente etiquetas com nomes e os código de barras para os participantes. Enviar correspondência pelo M$ Word: esta opção permite abrir um arquivo de Mala Direta criado no Word e que tenha como fonte de dados o arquivo FONTE.DBF contendo o resultado da sua seleção, localizado na pasta onde foi instalado o programa: C:\DESENV\CONGRES Documento: informe o documento do Word de mala direta Macro: se o documento de Mala Direta contiver uma macro de auto-execução você pode informar neste campo. Emissão individualizada: marque esta opção se desejar selecionar cada participante individualmente pelo nome. Etiquetas por linha: informe quantas colunas de etiquetas tem na folha de impressão.

5 7 TABELA DO CONTROLE DE PRESENÇA Na tela principal, ao clicar no botão TABELA o sistema abre a planilha contendo os dados de todos os dias de trabalho de todos os funcionários. A primeira coisa que se pede é a senha do administrador, se informada incorretamente, a planilha se abre somente para consultas e se estiver correta então, neste caso, como administrador você poderá alterar as marcas de ponto registradas, se assim o desejar. Isso é útil quando por algum erro ou esquecimento o funcionário deixar de bater o ponto de saída, por exemplo. Caso o sistema não encontre um horário de saída para o correspondente de entrada esse horário será desprezado nos cálculos finais. Assim é conveniente que o administrador possa manusear essa planilha uma ou outra vez. A planilha de registro dos pontos tem um botão diferenciado dos demais, já citados anteriormente no tópico 5.2 deste manual. Clique neste botão para emitir um relatório com todos os batimentos de ponto dentro de um período de datas que você deverá informar. Você tem a opção ainda de fornecer um funcionário específico para casos de dirimir dúvidas quanto ao horário calculado. 8 RELATÓRIOS PRINCIPAIS DO SISTEMA Na tela principal, ao clicar no botão RELATÓRIO o sistema abre uma janela para você informar o período da marcação de ponto para cálculo. Depois do período você deve optar entre 2 tipos de relatórios: resumo ou certificado. De... até: período do dia inicial ao final a ser considerado na listagem Tipo: escolha entre Listagem resumo ou Certificados Agrupar: Escolha a forma de agrupamento no relatório: Por Entidade de Ensino, Por Estado (UF) ou Por Tipo de Pacote inscrito. Filtrar: se desejar somente de um grupo específico, escolha ele nesta caixa para filtrar a listagem. 8.1 RELATÓRIO RESUMO Esse relatório contém informações resumidas para cada participante das horas calculadas no período anteriormente informado. Informa o total de horas para conclusão de cada participante, quantidade de horas mínimas para certificação, total de horas presentes pelo participante e por último, a situação, dependendo se as horas presenciadas superam as mínimas necessárias. 8.1 CERTIFICADO Esse é o relatório que imprime somente o Nome do participante na folha do certificado já previamente feita em gráfica. Você define a fonte e seu tamanho, bem como a dimensão que ocupará o nome na folha e também seu posicionamento, tudo isso na tela de configurações já vista anteriormente. Depois você imprime por esta opção, sendo que os reprovados não saem.

6 9 MENU DE OPÇÕES Para acessar o menu de controle na tela principal clique no + ou no ícone da bandeja, perto do relógio, clique com o botão invertido do mouse. Neste meu, somente duas opções são mais importantes que as outras: configurar e reindexar. A opção de configurar já foi explicada anteriormente neste manual no tópico 3. O banco de dados possui os arquivos de dados e os arquivos de índices. problemas como queda de energia, travamento do sistema operacional e desligamento incorreto durante o uso do sistema podem causar rupturas nos índices causando erros no sistema. Use essa opção para refazer esses índices e corrigir os problemas. 10 CONFIGURAÇÃO EXTRA: CONTROLADOR DE WEBCAM Essa tela é exibida ao clicar no botão com as ferramentas na janela de configuração (tópico 3) ou na janela de cadastro de funcionário (tópico 6). Ela permite configurar o driver controlador da WebCam disponível no sistema, você pode escolher outros dispositivos de captura de imagens também: scanners, máquinas digitais, etc. mas é aconselhável usar uma WebCam de boa qualidade para esse propósito. Abra a caixa de seleção clicando no botão com a seta para baixo, a lista dos controladores aparece, se tiver algum. Se a lista está vazia é porque não existe no seu sistema um dispositivo para capturar de imagens. Caso a lista se abra com opções, então escolha uma a ser usada pelo programa e clique no botão Definir para confirmar. 11 CONFIGURAÇÃO EXTRA: DEFINIR OS PACOTES Nessa janela você tem a possibilidade de cadastrar os pacotes oferecidos aos congressistas. Cada pacote com suas especificidades. Podem ser até 5 pacotes, começando do 1, mais básico e indo até o 5 os mais completos e, portanto, mais caros. 12 CONFIGURAÇÃO EXTRA: DEFINIR POSIÇÕES DE IMPRESSÃO Atenção: a folha deve ter o tamanho padrão A4 Nessa tela há a possibilidade de configurar a impressão dos certificados e das etiquetas com código de barras: A: clique neste botão para escolher o estilo e o tamanho da letra a ser usada na impressão do certificado Topo, Esquerda: informe em centímetros as coordenadas do topo esquerdo da área contendo o nome do participante no certificado. Altura, Largura: informe a altura e largura da área ocupada pelo nome do participante no certificado (cm) Orientação: posição da folha do certificado Margem superior, Margem esquerda: informe em milímetros as margens de sobra na folha de etiquetas que não são impressas (superior e esquerda). Altura, Largura: altura e largura de uma etiqueta contando desde o início até atingir o início da próxima etiqueta. 13 SUPORTE TECNICO Telefone para contato e suporte: (34) , s: gontijoamaral@hotmail.com ou claudiogontijoamaral@yahoo.com.br