04/05/2010. Segundo a Rede de Pesquisa e Inovação em Tecnologias Digitais (RENAPI)

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1 Agenda MINISTERIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCACÃO PROFISSIONAL ETECNOLÓGICA IFBAIANO Sistema Integrado de Gestão Acadêmica Administrativo SIGA-ADM ADM Módulo de Protocolo TREINAMENTO (Geral) O Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (SIGA) Processo de Informatização do IFBAIANO e o Implantação Acompanhamento Suporte Referências Prof. Romero Mendes Freire de Moura Júnior O Sistema Integrado de Gestão Acadêmica O Sistema Integrado de Gestão Acadêmica Segundo a Rede de Pesquisa e Inovação em Tecnologias Digitais (RENAPI) O SIGA-EPT é um sistema integrado de gestão acadêmica desenvolvido com tecnologias livres e de forma colaborativa por várias instituições federais do Brasil. Esse projeto tem o apoio do Ministério da Educação do Brasil - MEC, através da Secretaria da Educação Profissional etecnológica - SETEC. (RENAPI, 2010). O projeto é formado por dois grandes sistemas: SIGA-ADM que controla os fluxos administrativos. SIGA-EDU que automatiza a gestão dos processos institucionais acadêmicos; Foi disponibilizado para Implantação o SIGA administrativo (SIGA-ADM) que é o nosso foco neste momento. O SIGA Educacional (SIGA-EDU) está em fase final de desenvolvimento e testes. O SIGA - Administrativo Processo de Informatização O Sistema Administrativo é formado pelos seguintes módulos: Protocolo; Patrimônio; Almoxarifado; Requisição (acervo, compras e veículos); Financeiro; Licitação. Integrar o IFBAIANO Implantação Modular Necessário Comprometimento Engajamento Preparar-se para mudanças Normatização Comunicação Esclarecimentos * Implementação das normas ISO ciclo PDCA (Plan Planejar; Do Fazer; Check Verificar; Act Agir): 1

2 Foi criada a Normativa nº 01/2010 para regulamentar o no IFBAIANO; Não adianta informatizar uma bagunça; O sucesso do processo depende de cada um de nós, o sistema não funciona sem a nossa intervenção; COMO COLABORAR Conheça a normativa e não permita que desvirtuada! ela seja Vamos nos comprometer com os prazos estabelecidos. OBJETIVO Aperfeiçoar o trâmite de processos ou protocolados por meio do Sistema de Integrado de Gestão Acadêmica Administrativo (SIGA- ADM), visando um controle mais efetivo do fluxo realizado pelos referidos documentos e evitando possíveis inconsistências nesta documentação. Art. 1º Estabelecer critérios para a movimentação de processos ou protocolados, no âmbito deste Instituto, garantindo uma melhor identificação da tramitação dos documentos e um registro efetivo no SIGA-ADM. Art. 2º Para efeitos desta Instrução considera-se: Processo conjunto de mídias contendo assuntos de caráter jurídico; Protocolado documentos que não apresentam necessidade imediata na geração de um processo (VIDE ANEXO III). Guia de Protocolo recibo contendo os dados do processo ou protocolado (VIDE ANEXO II); Sistema de Integrado de Gestão Acadêmica Administrativo (SIGA-ADM) sistema informatizado desenvolvido com tecnologias livres e de forma colaborativa por várias instituições federais do Brasil que possui um módulo específico de protocolo para controle da tramitação física dos documentos. Setor nomenclatura que generalizará qualquer unidade de trabalho: diretorias, chefias, divisões, gerências, coordenações, departamentos, setores, etc; Setor de Protocolo setor ou setores responsáveis por receber documentações e abrir processos ou protocolados. 2

3 Art. 3º Caberá a todos os servidores deste Instituto formar e movimentar os documentos mediante obediência ao fluxo do ciclo de vida dos documentos (VIDE ANEXO I). Assim ficará garantido que as informações se mantenham preenchidas adequadamente e em consonância com este sistema de acompanhamento e controle de expedientes. Art. 4º É terminantemente proibido suprimir, rasurar, alterar ou substituir folhas dos processos ou protocolados. Art. 5º Na eventual necessidade de retificação de qualquer elemento de um processo ou protocolado, o autor pode anexar novas páginas retificadoras e/ou solicitar que desconsiderem determinadas folhas ou blocos de informações. É evidente que é obrigatório detalhar, no despacho, todas as ações realizadas esclarecendo os motivos para legitimar tal procedimento. Art. 6º Em caso de modificação, conforme Art. 5º, o processo ou protocolado deve, inevitavelmente, retornar ao setor que efetivou o despacho imediatamente posterior ao objeto alterado mais antigo. Art. 7º Será de responsabilidade do servidor quaisquer ônus sofridos por esta Instituição em função de atrasos na tramitação dos processos ou protocolados ou pelo não cumprimento desta instrução. Art. 8º Ficará a cargo de cada gestor determinar quais servidores atenderão aos setores sob sua responsabilidade. Art. 9º Os gestores dos setores serão responsáveis pelo correto cumprimento desta Instrução, não devendo, sob nenhuma hipótese, aceitar processos ou protocolados que não estejam em consonância com o SIGA-ADM. Art. 10º Competirá ao Reitor decidir sobre os casos não previstos nesta Instrução. O 01. A documentação pode ser disponibilizada no Setor de Protocolo de duas maneiras: Através de um portador externo; Por meio da criação interna de documentos. 02. O Setor de Protocolo abre um processo ou protocolado de acordo com as informações contidas na documentação. 3

4 O O 03. Se a documentação foi entregue por um portador externo, seguir para o Passo 04, caso contrário continuar a partir do Passo O Setor de Protocolo preenche a Guia de Protocolo (VIDE ANEXO II) de acordo com os dados do processo ou protocolado e entrega a mesma, como forma de recibo, ao portador. 05. Nesse passo efetiva-se no sistema a saída do processo ou protocolado para o setor destino enviando, posteriormente, os documentos ao local determinado. 06. O usuário do setor destino recebe fisicamente o processo ou protocolado e verifica se o mesmo está informado como pendente de recebimento e se o despacho está preenchido, em caso de incongruência, devolve ao remetente que repete o Passo Nessa etapa o responsável pelo recebimento do processo ou protocolado confirma, no sistema,a entrada do mesmo no seu setor. 08. O responsável pelo setor deve constantemente informar no despacho a situação na qual se encontra o processo ou protocolado. 09. Nesse ponto, se o processo/protocolado não foi concluído repete o Passo 05, senão segue para arquivamento. O Guia de Protocolo 10. O responsável pelo setor informa o motivo do arquivamento no despacho, efetiva-o no sistema e armazena fisicamente o processo no seu setor. Lista de Protocolado Implantação CORRESPONDÊNCIA OFÍCIO OUTROS REQUERIMENTO SERVIDOR REQUERIMENTO DISCENTE Cada Campus terá definida uma data de implantação, na qual todos os processos/protocolados passam a obedecer a Normativa nº 01/2010. Esta data será imediatamente após o treinamento para garantir o melhor aproveitamento possível dos procedimentos estudados. Papel dos gestores: Garantir que todos obedeçam o fluxo estabelecido. Papel dos Colaboradores: Somente aceitar documentos que estejam em conformidade com a Normativa. 4

5 Acompanhamento Suporte Para este módulo especificamente, um profissional da área de TI, da Coordenação de Sistemas (CODES), ficará no campus por um período de 01 a 02 dias com o intuito de acompanhar o desenvolvimento inicial das atividades. Qualquer dúvida, sugestão ou até mesmo erro encontrado no Módulo de Protocolo, o usuário deve encaminhar um para: Referências Rede de Pesquisa e Inovação em Tecnologias Digitais. Disponível em: <http://www.renapi.org/sigaept>. Acessado em: 08/mar/2010. IFBAIANO Normativa nº 01/

6 Agenda MINISTERIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCACÃO PROFISSIONAL ETECNOLÓGICA IFBAIANO Sistema Integrado de Gestão Acadêmica Administrativo SIGA-ADM ADM Módulo de Protocolo TREINAMENTO (Acessando o SIGA-ADM) ADM) Site do SIGA do IFBAIANO Acessando o Sistema O Menu Principal Alterar sua Senha Dados Pessoais Sair do Sistema Referências Prof. Romero Mendes Freire de Moura Júnior Site do SIGA do IFBaiano Acessando o Sistema Para acessar o SIGA do IFBaiano deve-se utilizar um navegador (de preferência o Mozilla Firefox) e digitar a seguinte URL: Após digitar a URL aparecerá a tela de login do SIGA. É necessário preencher o usuário e a senha previamente informados e clicar no botão: O Menu Principal Alterar sua Senha Clique em: As opções disponibilizadas serão: Caso deseje alterar a sua senha clique em: No formulário a seguir, deve-se preencher a senha atual e uma nova senha com a devida confirmação obedecendo ao mínimo de 6 caracteres e clicar no botão: 1

7 Dados Pessoais Dados Pessoais Caso deseje alterar seus dados pessoais clique em: No formulário a seguir, deve-se preencher os seus dados pessoais divididos em: identificação, contato e documentos. Ao concluir clique no botão: Sair do Sistema Caso deseje sair do Sistema clique em: É EXTREMAMENTE necessário utilizar o botão sair. Dessa maneira irá evitar que o seu usuário permaneça conectado ao SIGA indevidamente. Referências Rede de Pesquisa e Inovação em Tecnologias Digitais. Disponível em: <http://www.renapi.org/sigaept>. Acessado em: 08/mar/

8 Agenda MINISTERIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCACÃO PROFISSIONAL ETECNOLÓGICA IFBAIANO Sistema Integrado de Gestão Acadêmica Administrativo SIGA-ADM ADM Módulo de Protocolo TREINAMENTO (Processos) Módulo de Protocolo Hierarquia Abertura Busca Listagem Fluxos Referências Prof. Romero Mendes Freire de Moura Júnior Módulo de Protocolo Módulo de Protocolo Existem duas maneiras de acessar o módulo de Protocolo, clicando-se no nome: ou no ícone: Ao clicar em: Aparecerá a tela a seguir com as opções de: Hierarquia,Abertura, Busca e Listagem: Imediatamente aparecerá a seguinte opção: Hierarquia Abertura Em outras opções clicar em Hierarquia: Em outras opções clicar em Abertura de Processo: Aparecerá uma impressão na tela com todos os setores cadastrados e ativos, bem como a hierarquia entre eles. Exemplo de Hierarquia Aparecerá uma tela, para incluir um processo ou protocolado, dividida em 04 grupos de informação: dados, origem, arquivo e saída do Processo. Os campos título, solicitante e assunto são obrigatórios. 1

9 Abertura: Processo Abertura: Protocolado Detalhamento Opções Na tela de detalhamento você pode acompanhar qual o estado atual do seu processo ou protocolado selecionado. RESPONSÁVEL Caso o processo esteja sob sua responsabilidade aparecerá uma quantidade de opções como mostra a figura a seguir: alterar, entrada, anexar, apensar, saída, capa, trâmite e arquivar. ALTERAR Permite modificar o Processo ou protocolado que se encontra sob sua responsabilidade no sistema. ENTRADA Receber o processo ou protocolado enviado ao seu setor. CONSULTANTE Em caso de ser apenas um consultante as opções disponíveis serão: capa e trâmite. Opções Opções ANEXAR Suponha que existam dois documentos: A e B, quando você está no documento A e anexa B, A seguirá com B. Pode-se visualizar dessa forma: A B = B. Então, se estamos no processo e anexamos ao 00232, o primeiro será suprimido aos olhos do usuário e seguirá juntamente com o segundo. O processo pode ser separado assim que houver necessidade, para que siga seu próprio trâmite. APENSAR O apensar faz referência de um documento no outro, de forma que eles não são suprimidos, mas apenas correm paralelamente. A principal diferença entre ele e o anexar, é que no anexar o 2º processo vai junto com o 1º, mas não terá que permanecer sempre com ele. No apensar o 2º processo ficará todo o tempo junto com o 1º, ou seja, não haverá separação em nenhum momento. 2

10 Opções Opções SAÍDA Enviar o processo ou protocolado para outro setor (dar saída para outra área). Deve-se informar no despacho qual a situação do processo ou protocolado. CAPA Gera a capa do processo. Essa capa contém informações sobre o processo. TRÂMITE Mostra todo o caminho já percorrido pelo processo bem como seu estado atual. ARQUIVAR Utilizado caso haja o interesse de arquivar o processo. É obrigatório informar o motivo do arquivamento. É de inteira responsabilidade do setor que arquiva um processo ou protocolado armazenar fisicamente e manter o mesmo em perfeito estado de conservação. Busca Listagem Digite o título ou o número do processo no campo logo abaixo de Busca de Processo. O retorno será uma lista de todos os processos que tem como título a palavra buscada ou o número solicitado. A opção fonética serve para que o sistema localize palavras similares àquelas que foram digitadas. Muito útil caso haja dúvida sobre a escrita correta da palavra buscada. Para listar processos precisamos selecionar o Status do processo: aguardando (entrada ou saída) no setor (lista de setores). SITUAÇÃO Receber uma Correspondência 2. Criar Protocolado 3. Preencher e Entregar a Guia de Protocolo 4. Efetuar Saída para o setor Responsável 5. Efetivar Entrada 6. Arquivar SITUAÇÃO Receber um Requerimento 2. Criar Protocolado 3. Preencher e Entregar a Guia de Protocolo 4. Efetuar Saída para o setor Responsável 5. Efetivar Entrada 6. Criar Processo 7. Anexar Protocolado ao Processo 8. Enquanto não Finalizar o Processo, Retornar ao Passo 3 9. Arquivar 3

11 SITUAÇÃO Criar Processo 2. Efetuar Saída para o setor Responsável 3. Efetivar Entrada 4. Enquanto não Finalizar o Processo, Retornar ao Passo 2 5. Arquivar SITUAÇÃO 04 FALTOU LUZ!!!! SITUAÇÃO 04 SITUAÇÃO 04 PROBLEMAS COM A INTERNET!!! A REDE NÃO FUNCIONA!!! O QUE FAZER?!! SITUAÇÃO Utilizar a Guia de Protocolo em 2 vias: Uma fica com quem entrega o processo ou protocolado, como recibo; A outra é inserida no corpo do processo ou protocolado. 2. Ao retornar o funcionamento do sistema, aquele que estiver com o processo ou protocolado em mãos, cria o referido no SIGA informando no despacho o trâmite de acordo com as Guias existentes e, posteriormente, dará seguimento ao fluxo. O sucesso do IFBAIANO depende da colaboração cada um de nós! QUE TAL UMA MÃOZINHA?! OBRIGADO 4

12 Referências Rede de Pesquisa e Inovação em Tecnologias Digitais. Disponível em: <http://www.renapi.org/sigaept>. Acesso em: 08/mar/2010. Projeto SIGA-EPT: Manual Usuário Protocolo. Disponível em: < ifrn.renapi.org/sigaept/documentacao-siga-adm tar >.Acesso em: 08/mar/2010. IFBaiano Normativa nº 0001/

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