Manual de utilização versão 4

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1 Manual de utilização versão 4 Manual de Referência GMI-Gabinete de Manutenção Informática Rua Rui de Pina, 1B Almada Tel * Fax Geral: Assistência:

2 Manual do utilizador 3

3 Índice Índice Funcionamento Menu Principal Ficheiros Tabela de Documentos Contas de Ligação Tabela de Códigos de Contas Correntes Entidades Descrição da Avença Descrições Listagens Listagem Tabela Documentos Listagem simples de Entidades Listagem Completa de Entidades Listagem de Descrições Listagem de códigos de movimento de Conta Corrente Listagem da tabela de ligação à contabilidade Login Segurança / Reposição Agenda Marcações Filtro Ordenação Calendário Contactos Listagem marcações Mostra Calendário Permite activar ou desactivar a visualização do calendário no ecrã principal do programa.5.movimentos Documentos Anula o documento seleccionado Posiciona os documentos no início do ficheiro Anula a linha do documento seleccionada Botão para sair do documento. Só activa quando o documento estiver gravado Diário de Vendas Emissão de Vendas por Cliente Emissão de Documento Gráfico de facturação Declaração de IRS Declaração para Impostos Cálculo da Avença Contas Correntes Lançamentos Mostra a conta corrente do primeiro cliente Anula a linha da conta corrente seleccionada Sai da gestão de contas correntes Extracto/Listagem Manual do utilizador

4 7.Utilitários Abertura/Registo Quando receberem o registo da GMI, bastará indicar o código da personalização e voltar a carregar no botão Cria empresa, mas sem as opções Cria ficheiros limpos e Cria ficheiros demonstrativos não activados.7.2.ficheiros Reorganização/Optimização Limpeza e Criação de Ficheiros Configurações Seguranças/Reposições Dados da Empresa Código Postal Telefone Fax Registo Calculo Taxas de IVA Localização Ficheiros Contas Default Moedas Conf. Nome dos Impostos Senhas Acessos Ligação à Contabilidade Criação do Ficheiro Saft-Pt Manual do utilizador 5

5 1.Funcionamento Para entrar no programa faça um duplo click no ícone do WinAvenças 4, no ambiente de trabalho. Escolha a empresa a trabalhar, o nome do utilizador e a respectiva senha. Se é a primeira vez que está a utilizar o WinAvenças, o utilizador é GESTOR e a senha é Para funcionamento correcto do programa antes de iniciar o trabalho com o software deverá efectuar os seguintes passos: a) Configurar os dados da empresa (Utilitários / Configuração / Dados da Empresa) (ver. pág. xx) além dos dados da empresa, também tem a configuração de alguns impostos e normas de funcionamento do programa. b) Definir a ordem da avença, só é necessário se utilizar avenças. (Utilitários / Configuração / Calculo) (ver. pág. xx) c) Definir as taxas de IVA (Utilitários / Configuração / Taxas de IVA) (ver. pág. xx) d) Definir a moeda do programa. (Utilitários / Configuração / Moeda) (ver. pág. xx) e) Definir os tipos de documentos que vão ser necessários. (Ficheiros / Tabelas de Documentos) (ver. pág. xx) f) Criar clientes (Ficheiros / Entidades) (ver. Pág. xx) g) Definir as descrições das avenças para os clientes que utilizam as avenças (Ficheiros / Descrição de Avença) (ver. pág. ) h) Definir descrições de serviços pré-definidos para facilitar a recolha das facturas (Facultativo) (Ficheiros / Descrições) (ver pág. ) Efectuados os passos anteriores está pronto a funcionar com o programa de facturas WinAvenças 4. Entrar (Documentos / Movimentos) Bom trabalho. A equipe do WinAvenças 4 6 Manual do utilizador

6 2.Menu Principal Este é o menu principal do programa. No qual pode escolher todas as opções de trabalho disponíveis. Ficheiros Definição de todos os ficheiros mestres do programa. Agenda Menu de controlo da agenda. Movimentos Menu do tratamento dos movimentos, como criação das facturas, vendas a dinheiro, etc. Permite também a criação das avenças. Contas Correntes Gestão das contas correntes Utilitários Gestão das configurações do programa. Manual do utilizador 7

7 3.Ficheiros Definição de todos os ficheiros mestres da rotina. Tabelas de Documentos Definição dos tipos de documentos que o utilizador pretende utilizar. Tabela Isenção de IVA Definição dos motivos da isenção do IVA Contas de Ligação Tabela de definição para ligação à contabilidade (Opcional) Contas Correntes Criação de descrições predefinidas para a utilização nas contas correntes. Entidade Criação e alteração das fichas dos clientes. Descrição de Avença Definição das descrições das facturas de avenças dos clientes. Listagens Listagens do menu de ficheiros Descrições Definição das descrições pré-definidas. Login Alteração de empresa ou operador. Segurança/Reposições Permite criar seguranças de todos os dados da empresa, como reposição dos mesmos em caso de perda dos dados. Sair Sair da aplicação 8 Manual do utilizador

8 3.1.Tabela de Documentos Nesta tabela está definida todos os tipos de documentos que a sua empresa utiliza. Ex: Facturas, Vendas a Dinheiro, Notas de Crédito, etc. A gestão desta tabela passa a ser feita pela GMI, devido a certificação do software, o utilizador não poderá alterala. Ao fazer duplo click em cima do documento aparecerá o seguinte ecrã: Os únicos campos que podem ser alterados pelo utilizador são: Numero de vias, Contas de Ligação e Ligação a c/correntes. Os restantes estão fechados. Código Código do documento. Campo automático que não pode ser alterado. Documento Nome do documento. (Não pode alterar) Numerador Número do último documento. (Não pode alterar) Sinal O sinal do documento para as contas correntes e mapa de venda, o débito soma, o crédito subtrai. (Não pode alterar) Número Vias Número de vias do documento. O número de vezes que este documento é impresso. Caso seja zero, assume o valor que está definido nos Dados da Empresa. Tipo Doc.Saft. Referência do documento para efeito da criação do ficheiro Saft-Pt (Não pode alterar) Versão do Rpt Versão do layout do documento de facturação. (Não pode alterar) Manual do utilizador 9

9 Layout RPT Nome do ficheiro que contém a máscara para o documento. (Não pode alterar) Conta Ligação Indicação do código da tabela de contas de ligação. Utilizar somente se tiver o Winavenças a ligar com software de Contabilidade. Doc. c/iva Se activo a quando a recolha da factura activa os campos de IVA. Tem de estar activo para os documentos tipo Factura, V.Dinheiro, Etc. Caso o documento seja um recibo poderá ser desactivado. (Não pode alterar) Doc. c/irs Activar quando o documento tiver sujeito a retenção de IRS. (Não pode alterar) Ligação C/Correntes Se esta opção estiver activada, este documento passa para as contas corrente de cliente, com o sinal que foi definido. Documento p/audit Quando activado indica que é um documento fiscal e este documento será gravado com uma assinatura digital para certificar que o documento é legal. Quando for efectuado o primeiro documento este campo não poderá ser alterado. (Não pode alterar) Grava as alterações Fecha a tabela. Nota: só depois de clicar na tecla Grava é que as alterações efectuadas sortirão efeito. 10 Manual do utilizador

10 3.2.Contas de Ligação Definidas as contas de ligação à contabilidade. Modulo não incluído no Winavenças base. Deve de contactar os serviços técnicos GMI, para saber se o WinAvenças suporta a ligação com o seu programa de contabilidade. Cria uma nova tabela de ligação à contabilidade. Altera um registo já existente. Anula um registo. Sai das tabelas. Código Campo alfanumérico para definir a tabela de ligação. Cod. Diário Código do diário utilizado pelo programa de contabilidade. Nome Diário Nome do diário da contabilidade Conta Base Conta onde serão lançados os serviços. Conta IVA Conta correspondente ao IVA ligação. Numerador Ultimo numero lançando na contabilidade por tipo de conta e Manual do utilizador 11

11 3.3.Tabela de Códigos de Contas Correntes Permite criar códigos para lançamento de linhas nas contas correntes sem passar pelo programa de facturação. Cria uma nova tabela de contas correntes. Altera um registo já existente. Anula um registo. Sai da tabela. Código Referência do tipo de movimento de contas correntes. Automático Quando activado o código o lançamento nas contas correntes é automático e não para em nenhum campo. Designação Descrição do lançamento da conta corrente. Movimento Sinal do lançamento. Debito soma, crédito subtrai. Valor 12 Manual do utilizador

12 Valor do lançamento. É preenchido especialmente para os campos automáticos. Numerador Último número lançando referente ao código de conta corrente. Grava as alterações Fecha a tabela. Manual do utilizador 13

13 3.4.Entidades Gestão do ficheiro de entidades, onde são registados os dados pessoais de cada cliente, assim como o valor da avença. Permite criar uma nova entidade. O número do cliente é criado automaticamente. Consulta os dados da entidade seleccionada. Filtra os dados listados, permitindo indicar limites de consulta. Os filtros podem ser pelo código de entidades, número de contribuinte, nome e telefone. Ultimo Quando activado mostra o fim da lista em vez do início da lista. 14 Manual do utilizador

14 Posiciona o ficheiro no primeiro registo. Consulta um registo na ordem decrescente. Poderá ser pela ordem de código ou nome, conforme a opção de ordenação estiver seleccionada. Localiza um código ou nome conforme a opção seleccionada. Consulta um registo na ordem crescente. Poderá ser pela ordem do código ou nome, conforme a opção de ordenação estiver seleccionada. Lê último registo do ficheiro. Grava o registo. Anula o registo. Sai da ficha de entidades. Indica a ordem em que as fichas são seleccionadas. Ex.: escolha a opção por nome e no campo do nome digite NA e depois prima o botão para a frente, começa a consulta pelos nomes iniciados em NA. Manual do utilizador 15

15 Código Código da entidade Nome Nome da entidade Morada Morada da entidade Cod. Postal Código postal da entidade Localidade Localidade da entidade Nº. Contribuinte Número de contribuinte da entidade. O primeiro campo é para o código de IVA do país (PT para Portugal), o segundo é para o número Telefone Telefone da entidade Fax. Fax da entidade Telemóvel Telemóvel da entidade Observações Observações da entidade Tipo Tipo de avença que a entidade está sujeita. Não - Não está sujeita a nenhum tipo de avença Mensal - Todos os meses é criado uma avença. Trimestral - O ano será dividido em 4 avenças Semestral - O ano será dividido em 2 avenças. Anual - Uma avença por ano. Avença Valor da avença Data inicial Data em que as avenças entram em vigor. Tabela de IVA Indique o espaço da sede do cliente (Continente, Açores ou Madeira), caso aplicação do IVA não seja a da sede. Conta Conta da contabilidade referente a este cliente. Agrupa Caso esteja activado, soma todos os documentos do mesmo tipo e lança na contabilidade pela totalidade. 16 Manual do utilizador

16 3.5.Descrição da Avença Define as descrições dos documentos das avenças, para cada entidade, preenche a designação que será emitida no documento gerado automaticamente. Ex.: Serviço de contabilidade. Grava o registo seleccionado. Anula o registo seleccionado. Sai do registo descrições das avenças. Código Código da Entidade que se pretende lançar a descrição para avença. Nome Depois de digitado o código aparecerá neste campo o nome da entidade para poder confirmar se é a pretendida. Linha Número da linha da descrição. A 1ª corresponde à 1ª. Linha da factura e assim sucessivamente. Descrição Descrição da linha Como criar uma nova descrição? Digita o código do Cliente (Entidade) que se pretende lançar a descrição do documento (Avença), carregar na tecla de tabulação, aparece o Nome da entidade do código digitado. Clica com o Rato no campo linha, digite o número da linha, use numeração sequencial, e cada numeração é inicial para cada entidade. Carregue na tecla de tabulação, e escreva a descrição que pretende para este cliente, Manual do utilizador 17

17 crie uma segunda linha, dando no campo da linha o número dois (2), para esta linha ou outra qualquer deve sempre premir o botão OK para que seja gravada, se não executar este processo esta não é gravada, fica sem efeito. Como Anular uma descrição? O processo igual ao descrito acima, depois de digitar o número da linha, premir o botão ANULAR, o software irá perguntar se tem a certeza desta operação, confirme que SIM. Como Alterar uma descrição? O processo igual ao descrito acima, depois de digitar o número da linha, Carregue na tecla de tabulação, vai aparecer a designação anteriormente criada, altere o que pretende, depois deve também carregar na tecla OK para assumir a alteração executada. Tecla de tabulação, que se encontra na extremidade esquerda de um teclado internacional. 18 Manual do utilizador

18 3.6.Descrições Este ficheiro serve para facilitar a recolha das facturas manuais. Serviços que se facturem repetidamente, em vez de se recolherem na factura sempre que necessários, pode-se criar aqui a descrição e na factura basta indicarmos somente o código dessa descrição. A definição da descrição poderá ter várias linhas de designações assim como quantidade e preço. Grava o registo seleccionado. Anula o registo seleccionado. Sai do registo das descrições. Código Código das descrições de serviços que pretende criar. Pode ser um campo alfanumérico ou numérico. Linha Número da linha para as descrições correspondentes ao código. Designação Descrição da linha Quant. Quantidade correspondente. Não é obrigatório preencher. Valor Manual do utilizador 19

19 Valor unitário por linha. Nota: Quando estiver a facturar para chamar o código do produto inicia com código e depois o código. Exemplo: Para chamar o código Listagens Listagens dos ficheiros Listagem Tabela Documentos Lista a tabela dos documentos Listagem simples de Entidades Lista das entidades simples, em que só consta o nome e o telefone. Ordenação Permite listar pela ordem do código de entidade ou nome. Limites Permite limitar as entidades a listar. 20 Manual do utilizador

20 3.7.2.Listagem Completa de Entidades Lista das entidades com todos os dados. Ordenação Permite listar pela ordem do código de entidade ou nome. Limites Permite limitar as entidades a listar. Inclui descrições Mostra a listagem com as descrições das avenças Listagem de Descrições Lista os códigos de serviços com as suas descrições, quantidades e preços. Destino Permitir escolher o destino da listagem, se vai para o ecrã ou para a impressora. Manual do utilizador 21

21 3.7.4.Listagem de códigos de movimento de Conta Corrente Lista os códigos de contas correntes, limitado pelos respectivos códigos Listagem da tabela de ligação à contabilidade Lista a tabela de ligação à contabilidade 22 Manual do utilizador

22 3.8.Login Permitir mudar de empresa ou utilizador sem sair do programa. Empresa Empresa que pretende entrar. Utilizador Nome do utilizador que pretende entrar. Senha Senha correspondente ao utilizador que pretende entrar. Manual do utilizador 23

23 3.9.Segurança / Reposição Esta opção vai permitir segurar a base de dados do programa noutro suporte, para evitar de perder os dados caso o computador se avarie ou o operador se engane e estrague os dados. Segurança. Segura os dados existentes no disco do computador para um suporte externo ou interno. Não deve fazer a segurança sempre no mesmo suporte (*), deverá ter pelo menos dois suportes, e fazer a segurança na mais antiga, não se esqueça de anotar a data no suporte para conseguir distinguir. Reposição. Serve para repor no computador todo o trabalho que segurou na disquete. Atenção se o suporte estiver avariado ou não tiver dados ao fazer esta operação fica também sem os dados no disco do computador. Nota: Para que esta operação se faça com sucesso não deve esquecer de programar a segurança nos utilitários. 24 Manual do utilizador

24 4.Agenda Gestão de uma pequena agenda, permitindo efectuar marcações pelos utilizadores do programa. Listagem marcações Permite listar no papel as marcações Marcações Permite efectuar as marcações do dia seleccionado Filtro Permite filtrar as marcações existentes. Ordenação Permite ordenar os dados listados da agenda pela ordem que seleccionar Calendário Visualiza o calendário Contactos Visualiza os contactos Mostra Calendário Permite ou tira a visualização do calendário no menu principal do programa. Manual do utilizador 25

25 4.1.Marcações Pesquisa do utilizador Grava a marcação. Anula a marcação visualizada. Sai do registo sem efectuar qualquer alteração Data Data da marcação Hora Hora da marcação Utilizador Código do operador do qual corresponde a marcação. Descrição Descrição da marcação. Nota: as funções de alerta não estão a funcionar. Opções para futuras versões do WinAvenças. 26 Manual do utilizador

26 4.2.Filtro Activa o filtro definido Cancela qualquer filtro definido Data Inferior Data inferior a apresentar as marcações Data Superior Data superior a apresentar as marcações Operador Nome do operador a visualizar as marcações. * Indica que são todos, mas poderá querer apresentar somente os começados por M para isso digite M*. Descrição Descrição apresentar. * Indica que são todos, mas poderá querer apresentar somente os assuntos que tenham a palavra reunião, para isso digite *reunião*. Manual do utilizador 27

27 4.3.Ordenação Permite ordenar as marcações por Data, Hora, Operador ou Descrição 4.4.Calendário Mostra o separador do calendário. 4.5.Contactos Mostra o separador dos contactos. Os contactos visualizados são as fichas dos clientes. 4.6.Listagem marcações Permite listar os contactos no papel. 4.7.Mostra Calendário Permite activar ou desactivar a visualização do calendário no ecrã principal do programa. 28 Manual do utilizador

28 5.Movimentos Gestão dos documentos, permite criar, alterar e anular os Documentos como também emitir vários mapas e gráficos. 5.1.Documentos Gestão dos documentos, permite criar, alterar alguns documentos, anular e imprimir documentos. Funções: Criação de um novo documento. Permite alterar um documento que já existe, desde que não esteja validado ou seja um documento sem valor fiscal. Ex. Orçamentos. Manual do utilizador 29

29 Anula o documento seleccionado. Grava o documento que está a criar ou a alterar. Posiciona os documentos no início do ficheiro. Consulta documentos na ordem decrescente. Mostra o documento anterior Localiza um documento. Consulta documentos na ordem crescente. Consulta o último documento. Selecciona a impressora. Emite o documento seleccionado no ecrã. Imprime a documento na impressora seleccionada. Anula a linha do documento seleccionada. Valida os documentos gravados que tenham valor fiscal. Atenção os documentos validados não poderão ser corrigidos. Botão para sair do documento. Só activa quando o documento estiver gravado. Descrição dos campos: Tipo Número Data Vencimento Cliente C.IVA Tipo de documentos. Mostra todos os tipos de documentos possíveis os quais foram definidos na tabela de documentos. A Factura e a Nota de Crédito já são documentos que estão definidos de base na instalação do programa. Número do documento. A numeração é automática e é definida na tabela de documentos. Quando é um documento novo, o número é gerado automaticamente. Data do documento. Por defeito assume a data do dia. Data do vencimento do documento. Código do Cliente, para o qual vai ser emitido o documento. Para pesquisar os clientes a partir das fichas de clientes prima o botão ( ), chama a ficha de cliente, que pode consultar ou abrir uma ficha nova. Código de IVA a aplicar na factura. Ex. Normal, Reduzido, Intermédio, etc. Assume 30 Manual do utilizador

30 a taxa definida nos Dados da Empresa. Taxa Iva Selo IRS Req. Lig. Cnt. Linha Descrição Quantidade Preço unitário Total Taxa de Iva com o qual vai ser processado o documento. Não é possível na mesma factura existir em duas taxas diferentes de IVA, se for o caso é necessário criar duas facturas. Não é possível alterar a taxa, campo informático. Se pretender alterar a taxa terá que ser no campo anterior. Taxa do imposto de selo. Só é recolhido se o utilizador estiver abrangido. Aparece automaticamente conforme definido nos Dados da empresa. Pode alterar quando elabor a factura. Taxa do IRS caso haja retenção na fonte. Aparece automaticamente conforme definido nos Dados da empresa. Pode alterar quando elabora a factura. Nº da requisição do cliente, caso exista. Código da conta de ligação à contabilidade. Obrigatório para clientes com modulo de ligação à contabilidade. Será através deste código que o programa poderá criar o ficheiros das contas de ligação. Número da linha do documento. Descrição da linha do documento. Se na descrição começar e seguida do código de descrição, automaticamente passa às descrições desse código para a factura. Se premir nos ( ) entre a linha e a designação, chama uma consulta de todas as descrições possíveis. Quantidade a facturar na linha referida. Preço unitário da linha referida. Total da linha. Este campo não tem acesso, é calculado pelo programa automaticamente. Como posso elaborar um Documento novo? 1. Seleccionar o tipo de Documento, que pretendemos executar. 2. Premimos no Botão NOVO, respondemos se queremos um Documento Novo, - Sim 3. Deve confirmar ou corrigir a data do Documento. 4. Digitar o número do cliente. 5. Confirmar as taxas. 6. Passa para a linha, digitamos o número da linha pretendida, lançamos a designação da linha. 7. A quantidade pretendida. 8. O valor unitário. 9. Lançam-se todas as linhas pretendidas. 10. Ao finalizar as linhas carrega-se no botão OK Documento (Factura) novo criado Como alterar um Documento (Factura)? Manual do utilizador 31

31 1. Só poderá alterar um documento que não tenha valor fiscal, ou um documento com valor fiscal que ainda não tenha sido validado. 2. Localizar o documento a alterar 3. Carregar no Botão ALTERAR 4. Temos todos os campos disponíveis para alterar ou acrescentar mais alguma linha à factura 5. Acabou a alteração, premir a tecla OK para confirmar a alteração Documento (Factura) alterado Como anular um Documento? 1. Localizar o documento a anular. 2. Carregar no Botão ANULA 3. Digitar o número do documento a anular Documento (Factura) anulado Pode-se recuperar o documento anulado carregando no botão Recupera. Como se pode ver a último Documento (Factura) a ser elaborado 1. Carregar no Botão FIM 32 Manual do utilizador

32 5.2.Diário de Vendas Mapa de resumo das vendas efectuadas, limitado por datas. Tipo de Documento Pode-se seleccionar o tipo de documento a listar. Data Indicar as datas como limites Destino Pode-se enviar a listagem para o ecrã ou logo para o papel. 5.3.Emissão de Vendas por Cliente Mapa igual ao 5.2, mas ordenado por cliente Manual do utilizador 33

33 5.4.Emissão de Documento Possibilidade de emitir os documentos por limites. Documentos Selecção do tipo de documento a emitir. Número dos Documentos Limite dos documentos a emitir Só por emitir Se a opção estiver seleccionada, vai só emitir documentos que ainda não foram emitidos. Documentos Sai os documentos se estiverem activadas saem todos os documentos dentro dos limites, caso contrário não sai nenhum documento Recibo dos Documentos Se estiverem activadas saem os recibos para cada documento listado dentro dos limites, se forem activadas em conjunto com a opção de Documentos, saem os documentos e os respectivos recibos, se forem activados sem a outra opção, saem apenas os recibos dos documentos Indica o destino da listagem, se vai para o ecrã ou para a impressora. Quando é enviada para o ecrã ainda se pode enviar para a impressora. Serve para seleccionar a impressora que pretendemos imprimir. Imprime no destino anterior seleccionado. Papel ou Ecrã. Sair 5.5.Gráfico de facturação 34 Manual do utilizador

34 Emite um gráfico comparativo dos valores que foram facturados por meses. Método de limitação é igual ao mapa de vendas ver ponto 5.2 Será uma visualização do mapa 5.2, mas graficamente Manual do utilizador 35

35 5.6.Declaração de IRS Emite a declaração do IRS retido pela empresa. Limites: Clientes Permite indicar o intervalo de códigos de cliente. Ano a reportar Ano a reportar as retenções de IRS. Data da Declaração Data da Declaração Indica o destino da listagem, se vai para o ecrã ou para a impressora. Quando envia para o ecrã ainda pode enviar para a impressora. Serve para seleccionar a impressora que pretende imprimir. Imprime no destino anterior seleccionado. Papel ou Ecrã. Sair 36 Manual do utilizador

36 5.7.Declaração para Impostos É parecido com a opção anterior, mas permite personalizar o texto da declaração. Normalmente será apropriado para emissão de declarações de alunos de escolas. Ano que respeita a declaração Ano das declarações a emitir Código inferior da Entidade Primeiro entidade a emitir a declaração Código superior da Entidade Última entidade a emitir a declaração Documento a incluir Quais os documentos a considerar para a emissão das declarações. Texto da Declaração Texto para personalizar a declaração. Pode incluir variáveis no texto que quando imprimem a declaração estas serão substituídas pelo campo do ficheiro correspondente. Exemplo do texto: Para os devidos efeitos, declara-se frequentou durante o ano civil nos Tempos Livres desta Escola, tendo o seu Encarregado de Educação, contribuído com a importância de para a participação nas despesas destes. será substituído pelo nome da será substituído pelo ano de reporte e assim sucessivamente. @VALOR Nome da Entidade Ano de reporte das declarações Valor retido de IRS Manual do utilizador 37

37 @EXTENSO Valor retido de IRS em extenso 38 Manual do utilizador

38 5.8.Cálculo da Avença Permite o cálculo das avenças para as fichas que tenham indicado esta situação. Automaticamente aparece o mês e o ano para qual se vai efectuar o calculo, conforme o que foi definido nos dados da empresa. A data das facturas não é obrigatoriamente do mês em que está a criar as avenças. Para mudar a data, basta no calendário indicar o data da factura, para isso clique no dia pretendido. Para iniciar os cálculos bastos premir o botão. Para emitir os documentos calculados, a emissão é feita (veja ponto 5,4.) pedir todos os documentos, mas activar a opção. Manual do utilizador 39

39 6.Contas Correntes Os Documentos que estejam definidos na sua respectiva tabela, com a opção C/C activada (Ver ponto 3.1), estes são actualizados automaticamente na conta corrente, não é mais necessário nenhum outro procedimento. Mas tem também a hipótese de lançar movimentos directamente na conta corrente do cliente. Disponíveis extractos e listagens. 6.1.Lançamentos Permite lançar movimentos que não sejam elaborados automaticamente na facturação, ou que não tenham ligação à conta corrente. Funções: Mostra a conta corrente do primeiro cliente. Consulta a conta corrente do cliente anterior. 40 Manual do utilizador

40 Consulta a conta corrente do cliente seguinte. Mostra a conta corrente do último cliente. Grava o registo que está a criar ou a alterar. Anula a linha da conta corrente seleccionada. Sai da gestão de contas correntes. Descrição dos campos: Cliente Data Tipo Número Descrição Movimento Valor Código do cliente da conta corrente. Visualiza o nome e a morada do cliente. Data do registo a colocar em conta corrente. Tipo de movimento. O tipo de movimento de 0 a 90 é reservado aos movimentos automáticos vindo dos documentos. Os movimentos livres de contas correntes têm de ser superiores a 90. Número do documento de conta corrente. Descrição do movimento Indicação do sinal do movimento. Debito ou credito. Valor do movimento. Como posso lançar um documento na Conta corrente? 1. Digitar o número do cliente. 2. Data do documento. 3. Tipos de documento, superior a 90, os valores inferiores são para os movimentos automáticos. 4. Número do documento. Após digitar o número se o registo existir aparece o valor e pode-se corrigir, caso contrário podese criar. 5. Designação do valor a recolher. 6. Indicar o tipo de movimento, (débito soma, crédito subtrai) 7. Valor do documento. 8. Premir o botão para registar ou corrigir o movimento. Manual do utilizador 41

41 6.2.Extracto/Listagem Permite listar os registos de contas correntes. Listagem lista vários clientes na mesma folha, enquanto o extracto, só lista um máximo de 2 por folha. Cliente Data Código do cliente da conta corrente. Inferior ao superior a listar. Data do registo a listar. Indica o destino da listagem, se vai para o ecrã ou para a impressora. Quando se envia para o ecrã ainda se pode enviar para a impressora. Serve para seleccionar a impressora que pretendemos imprimir. Imprime no destino anterior seleccionado. Papel ou Ecrã. 42 Manual do utilizador

42 7.Utilitários Neste ponto vai permitir efectuar a configuração do funcionamento do programa assim com operações sobre os ficheiros. Conversor de Euro Converte Escudos em Euros e Euros em Escudos Calculadora Calculadora Abertura/Registo Registo e abertura de empresas. Ficheiros Operações sobre os ficheiros. Configurações Configuração do programa Senhas Gestão de operadores Ficheiro Saft-pt Criação do ficheiro Standard Audit File for Tax porposes Versão Portuguesa), obrigatório a partir de 01/01/2008 Manual do utilizador 43

43 7.1.Abertura/Registo Registo e abertura de empresas. Nesta opção não podem alterar nenhum dos dados porque o programa deixará de funcionar. Só se deve alterar quando haja efectivamente uma alteração ao nome ou ao nº de contribuinte da empresa. Mas terá sempre que informar a GMI desta alteração para receber novos códigos. Também poderá abrir uma nova empresa. Depois de adquirirem a licença da nova empresa podem abrir a mesma nesta opção. Código Empresa Indicar o código da empresa que vai criar. Atenção terá que ter em posso a chave de activação da empresa. Nome Empresa Nome da empresa que se vai abrir. Escrever com letras maiúsculas. Nº. Contribuinte Número de contribuinte da empresa abrir. Caminho 44 Manual do utilizador

44 Caso o programa esteja a trabalhar em modo cliente/servidor para indicar a localização das bases de dados, caso contrário deixar preenchido com um.. Nº Licença Número da licença fornecida pela GMI para a empresa a criar. Nº Série Nº de série gerado pelo programa. Não pode ser alterado. Código Personalização Código fornecido pela GMI que vai permitir a empresa criada funcionar sem restrições. Cria ficheiros Limpos Se esta opção for seleccionada, quando se premirem a tecla Cria Empresa a empresa é criada com ficheiros vazios, mas se a empresa já existir apaga os dados. Ter muita atenção quando forem alterar os dados de alguma empresa que já existe não seleccionar esta opção. Cria ficheiros demonstrativos Igual a função anterior mas colocara ficheiros demonstrativos para poder testar. Cria ou altera dados da empresa. Atenções os ficheiros caso existam conforme as opções acima activadas. Imprime a folha com as alterações para enviar a GMI para obterem os códigos. Envia o registo via internet. Igual a função anterior, mas facilita erros de registo. Quando receberem o registo da GMI, bastará indicar o código da personalização e voltar a carregar no botão Cria empresa, mas sem as opções Cria ficheiros limpos e Cria ficheiros demonstrativos não activados. Manual do utilizador 45

45 7.2.Ficheiros Operações sobre os ficheiros Reorganização/Optimização Permite organizar as bases de dados com erros e recupera-las, assim como compactar as bases de dados não optimizadas. A compactação poderá ser efectuada uma vez por mês para melhor funcionamento da aplicação. Seleccionar os ficheiros a tratar. Permite reorganizar a base de dados seleccionada. Esta operação deve ser feita sempre que por qualquer motivo a base de dados fique desorganizada e o programa indique o erro de Base de dados irreconhecíveis. Esta opção permite optimizar as bases de dados. Efectua uma leitura exaustiva à base de dados e apaga todos os espaços não necessários. Também permite compactar a base de dados tornando-a mais pequena. Devido a esta operação poder destruir os dados se não for bem-sucedida convém antes efectuar-se uma cópia de segurança. 46 Manual do utilizador

46 7.2.2.Limpeza e Criação de Ficheiros Ao seleccionarem os ficheiros e premir na confirmação vai apagar completamente e sem hipótese de recuperar os dados (a não ser que tenha copia de segurança). Esta opção serve simplesmente para iniciar uma empresa nova sem dados. Se a empresa tiver dados ficam com as bases de dados vazias. Se não tiver a base de dados criada, está operação criará uma base de dados vazia. Manual do utilizador 47

47 7.3.Configurações Configuração do programa. Estes dados devem ser preenchidos previamente antes de iniciarem o trabalho com o software Seguranças/Reposições Serve para configurar a segurança, permite indicar a origem e o destino da segurança. Drive Destino Indicar a letra do drive onde vai ser efectuada a segurança. Pode ser uma Pen, Disco Externo, ou o próprio disco do computador (esta ultima não é muito aconselhável por avaria do disco do computador perde-se toda a informação.) Pasta de Destino A pasta de destino onde vão ficar as seguranças. Terminar o nome da pasta com \. Capacidade do suporte Indicar a capacidade (em megabytes) do suporte onde vai ficar a segurança. Nome do ficheiro para a segurança O programa de segurança vai colocar todas as bases de dados compactadas num ficheiro. Esta opção serve para definir o nome da segurança dentro da pasta definida. 48 Manual do utilizador

48 7.3.2.Dados da Empresa Definição dos dados necessários para fazer as facturas. O nome e o número de contribuinte já foram preenchidos no registo, não é necessário preencher. Cod.IVA Actividade da Empresa Morada: Localidade Código Postal Telefone Fax Registo Conservatória Indicar a zona de IVA. Para Portugal definir PT Indicar a actividade da empresa Morada do utilizador. Localidade do utilizador Código Postal do utilizador Telefone do utilizador Fax do utilizador Registo da conservatória Nome da conservatória do registo civil. Manual do utilizador 49

49 Capital Social Moeda Cambio Iva Arredondamento Avença Ano Mês Capital social da empresa. Moeda que o programa vai funcionar. Valor do Euro em relação ao escudo. Campo não utilizado nesta versão do Winavenças. Taxa de Iva que normalmente é praticada na empresa. Tipo de arredondamento. Matemático ou Standard. Matemático funciona da seguinte maneira, para valores menores 5 mantem o valor, para valores maiores que 5 passa para a unidade a cima. Quando o valor é 5 mantem se o dígito a esquerda for par sobe se o dígito à esquerda for impar. Exemplo: valor 100,256 passa para 100,25 se o valor fosse 100,356 passa para o valor Para o Standard valor menores que 5 mantém valores maiores ou iguais a 5 sobe. O tipo de documento que é criado automaticamente. Quando for utilizado o calculo das avenças, será o tipo de documento a ser criado. Ano em que vai começar a efectuar os cálculos automáticos das avenças. Mês em que vai começar a efectuar os cálculos automáticos das avenças. Factura em Papel Branco Se esta opção estiver activada vai imprimir com o documento Standard em papel branco. Mas se no tipo de documento estiver alguma definição assume sempre essa. Ao desactivar esta opção permite no campo seguinte indicar qual o rpt do novo formato de documento que poderá ser com o logótipo. Também poderá indicar na definição dos tipos de documento. Não acessível ao utilizador devido a certificação do software. Nº Vias Número de vias dos documentos a imprimir por defeito. Esta opção é contrariada pela definição dos documentos, se esta for diferente de zero. Factura/Recibo Imprime Cabeçalho Iva Irs Selo Imprime Obs Observações gerais no documento Quando activada, na emissão da factura imprime o respectivo recibo automaticamente. Se estiver a trabalhar com os documentos standard esta opção permite que as facturas saíam ou não com cabeçalho. O Código de IVA por defeito. Sempre que se abrir uma factura nova será esta a taxa de IVA. Na emissão automática de avenças é esta a taxa de IVA. Taxas possíveis: Isenta, Reduzida, Normal e Intermédia Taxa de IRS a descontar nas facturas. Só definir se a entidade estiver abrangida pelo IRS. Taxa do selo, caso a empresa esteja abrangida pelo imposto de selo. Imprime a linha de observações no documento. As observações são as defionadas no campo a seguir. Observações a imprimir nos documentos caso o campo anterior esteja seleccionado. 50 Manual do utilizador

50 7.3.3.Calculo Na criação automática de documentos, indica se o cálculo é feito no inicio do período ou no final do período. Exemplo: as facturas trimestrais são criadas no início do trimestre ou no final deste. Esta opção será só para definir esta situação Taxas de IVA Definição da tabela de impostos. Não é possível anular tabelas criadas. Atenção uma tabela que já tenha sido utilizada para criar um documento não pode ser novamente alterada. Espaço Iva Selo Irs Indicar o espaço fiscal que está sujeito o utilizador do programa. O Código de IVA por defeito. Sempre que se abrir uma factura nova será esta a taxa de IVA. Na emissão automática de avenças é esta a taxa de IVA. Taxas possíveis: Isenta, Reduzida, Normal e Intermédia Taxa do selo, caso a empresa esteja abrangida pelo imposto de selo. Taxa de IRS a descontar nas facturas. Só definir se a entidade estiver abrangida pelo IRS. Manual do utilizador 51

51 7.3.5.Localização Ficheiros Localização dos ficheiros de exportação do WinAvenças. Indicar para onde será exportado o ficheiro saft quando pedido, assim como o ficheiro de contabilidade para poder ligar a outras aplicação de contabilidade externas. 52 Manual do utilizador

52 7.3.6.Contas Default Preencher somente se tiver o módulo de ligação à contabilidade. Ver manual de ligação à contabilidade Moedas Definição dos dados da moeda utilizada pelo programa. Moeda Nome da moeda a utilizar Abrev. Abreviatura da moeda. Símbolo Símbolo da moeda a utilizar Decimal Nome da parte decimal da moeda Conf. Nome dos Impostos Utilizar somente se o programa não estiver a ser utilizado em Portugal e serve para mudar o nome os impostos. Mas para termos fiscais portugueses ficam sempre registados em nome dos impostos originais. Manual do utilizador 53

53 7.4.Senhas Definição dos utilizadores assim com os seus acessos à aplicação. Mostra lista todos os operadores definidos. Para alterar algum operador basta fazer duplo click em cima do nome do operador. Cria um novo operador. Anula um operador que já exista. Ao fazer o duplo click ou premir o botão novo entra na ficha dos utilizadores. Código Código do operador. Será com este número que ficar registado nos ficheiro quem criou ou alterou algum documento. Login Nome abreviado do operador que servirá de login ao programa. Nome Completo Nome completo do utilizador do programa. Cargo Cargo que o operador desempenha na empresa. Observações Observações Senha Senha do operador. Para entrar na aplicação será utilizado o campo login e esta senha. Tem de preencher 2 vezes com a senha exactamente igual. Supervisor Se activado o operador tem acesso a todo o programa sem precisar de definir acessos. 54 Manual do utilizador

54 7.4.1.Acessos Aqui poderá definir os acessos de cada operador dentro da rotina. Na lista aparecem os menus do programa que podem ser navegados como o dupli click em cima do nome do respectivo menu e com a tecla voltar para voltar ao menu anterior. Para alterar os acessos basta activar o acesso e depois gravar a respectiva alteração. Níveis de Acesso: Acesso Permite entrar e visualizar os dados. Novo Permite criar novos registos Altera Permite alterar registos Anula Permite anular registos. Manual do utilizador 55

55 7.4.2.Ligação à Contabilidade Consultar o manual de ligação à contabilidade. (Só disponíveis para clientes que tenham esta opção activada.) Criação do Ficheiro Saft-Pt Opção para criar o ficheiro xml pedido pelas finanças que é obrigatório para todos os programas de facturação Portaria nº 321-A/2007 e alterado pela portaria 1192/2009. Ano do Exercício Ano a que respeita o ficheiro saft pedido pelas finanças Data Inicial e Data Final Para indicar um período dentro do ano pedido- Exportar para Indica a localização onde o ficheiro xml será criado. O nome do ficheiro terá o seguinte formato Saft_Pt_NOME DA EMPRESA.xml. Para alterar a pasta de destino terá que ir ao ponto Manual do utilizador

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