Guia IPBRICK Billing 2.0

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1 Guia IPBRICK Billing 2.0 iportalmais 4 de Janeiro de

2 Conteúdo 1 Introdução 3 2 Características Novas características no Billing Procedimento Básico 4 4 Instalação Pacotes para a IPBRICK Pacotes para a IPBRICK Configuração Configuração IPBRICK Configuração Billing Adicionar Servidores Gestão de Utilizadores Atribuição de perfis de utilizadores Criação de perfis de utilizadores Menu Billing Taxas Taxas por origem Taxas por rota Menu Monitorização Histórico de Chamadas Logs de Sistema Manutenção Configurações - Opções Dados da Empresa Configuração do Contacts Criar uma Entidade Configuração iportaldoc

3 1 Introdução A crescente aceitação da faturação electrónica por parte dos consumidores e da comunidade empresarial tornou-nos conscientes da necessidade de implementar uma solução de faturação electrónica de confiança, levámos esse pensamento um passo adiante e integramo-lo com o iportaldoc, o nosso software de Gestão documental e workflow. O IPBRICK Billing é um software do sistema de faturação electrónica e de contabilização de chamadas. Serve tanto para manter um registo de todos os nossos gastos com telecomunicações ou para cobrar aos clientes as suas chamadas telefónicas (ex.: um hotel). 2 Características Conforme foi referido anteriormente, este software funciona em interação com o iportaldoc e, claro, com a IPBRICK. O IPBRICK Billing é muito fácil de configurar. Para começar a trabalhar, só é preciso configurar que telefones registados da IPBRICK são para faturar, e modificar a tarifa predefinida. Para uma faturação mais detalhada, também permite a associação de tarifas diferentes a telefones diferentes. É feito o upload das tarifas através de ficheiros.csv. Ao modificar uma associação telefone/tarifa, é possível voltar a calcular todos os custos de chamadas do telefone ou começar a usar a nova tarifa só nas chamadas novas. Os relatórios de faturação são gerados através do software iportaldoc, assegurando um arquivo avançado e eficiente de todos os relatórios. 2.1 Novas características no Billing 2.0 O IPBRICK Billing 2.0 apresenta as seguintes novas características: Interface web redesenhada; É possível efectuar faturação de uma rota de saída; Billing centralizado, ou seja, será possível configurar o IPBRICK Billing para processar as estatísticas de várias IPPBRICK.GTs. 3

4 3 Procedimento Básico Instale o pacote UCoIP para o servidor com o serviço Billing (não é obrigatório que seja o servidor IPBRICK.GT); Atualize a(s) licença(s) iportaldoc de forma a ativar o módulo Billing; Configure o DNS server de forma apontar o serviço Billing ao servidor com o módulo UCoIP instalado. 4 Instalação De forma a ativar o módulo Billing, será necessário instalar o pacote ucoip4iportaldoc.deb disponível em: Nota: Tenha em atenção que terá de estar registado na nossa eshop para que a secção de downloads esteja disponível. Ele permite: 1. Gravação de chamada em MP3 ou WAV no iportaldoc com classificação automática da chamada. 2. Guarda automaticamente todos os faxes e mensagens de correio electrónico recebidos e enviados e classifica os documentos. 3. Fornece a faturação para operadores ou telefones. Permite-lhe gerar relatórios do custo total da chamada para qualquer telefone ou equipamento remoto SIP do cliente que efectua chamadas através da IPBRICK. Os custos baseiam-se na duração da chamada e no prefixo marcado. 4.1 Pacotes para a IPBRICK 5.3 Para instalar o pacote UCoIP mais recente terá de: 1. Aceder à nossa eshop em: 4

5 Nota: Ter em atenção que precisa de se registar na nossa loja online para que a secção de download esteja disponível. Descarregar a versão ucoip4iportaldoc.deb mais recente. 2. Instalá-la na sua IPBRICK em: Configuraç~oes Avançadas > IPBRICK > Update Siga as instruções de instalação. 3. Aplique as configurações Figura 1: Inserir Update 4.2 Pacotes para a IPBRICK 5.2 Uma IPBRICK 5.2 necessitará de ter instalado todos os seus updates, no mínimo até ao update 4, pois o pacote ucoip4iportaldoc v2.2.1 irá depender dele. 1. Descarregue o último pacote ucoip4iportaldoc em: 5

6 Nota: Tome em atentção que terá de se registar na nossa eshop para que a secção de Downloads esteja disponível. Downloads Software IPBRICK Related Software IPBRICK v5.3 Descarregue o pacote: ucoip4iportaldoc_v2.2.1_to_ipbrick5.3_iportaldoc3.1.x.deb Descarregue os updates em: Downloads Software Updates IPBRICK v Instale primeiro, na sua IPBRICK, os updates necessários (até, no mínimo, ao quatro) e, de seguida, o pacote ucoip4iportaldoc v2.2.1 em: Configuraç~oes Avançadas > IPBRICK > Update Siga as instruções de instalação. 3. Applique configurações. 5 Configuração Para configurar o Billing necessitará de efetuar alterações via a interface web da IPBRICK, no site Billing e no iportaldoc. 5.1 Configuração IPBRICK Aceda ao servidor IPBRICK de Intranet e crie as contas SIP que vai necessitar, uma por cliente. Se os telefones a faturar são locais, insira-os em: IPBRICK.I Gest~ao de Máquinas. 6

7 Figura 2: Adicionar um novo telefone interno Se existirem servidores ou telefones remotos insira-os em: Configuraç~oes Avançadas > Telefonia > Telefones registados (terão de ser configurados como remotos). O login e palavra passe serão usados para registar os telefones dos clientes ou servidores SIP remotos. 7

8 Figura 3: Adicionar um telefone ou servidor externo Criar todas as classes de acesso em: IPBRICK.GT > VoIP > Funç~oes > Saída > Classes de Acesso com as rotas adequadas e autorizadas para cada cliente e adicionar o seu telefone ou servidor como um membro desta classe de acesso. Ao terminar, por favor faça Aplicar Configuraç~oes Configuração Billing Neste website pode definir que telefones e servidores devem ser faturados e alterar os valores de faturação. Aceda ao interface web do Billing em (substituir seudominio.com pelo domínio correcto). 1. O login é: administrator 2. A password predefinida para este utilizador é: 123 8

9 Figura 4: IPBRICK Billing Interface de Autenticação Adicionar Servidores A primeira página a ser vizualizada, após autenticação, é a de Configuraç~oes > Servidores Figura 5: Página dos Servidores Aqui poderá adicionar pares de servidores iportaldoc e IPBRICK.GT, pois necessitará de uma licença iportaldoc com o módulo Billing activo em cada IPBRICK.GT Se o iportaldoc e a IPBRICK.GT são ambos locais, o IPBRICK Billing é automaticamente configurado. Só é necessário inserir um novo par de servidores se desejar usar o IPBRICK Billing conjuntamente com múltiplas GTs. Para adicionar um novo par de servidores clique no link Inserir 9

10 Figura 6: Página de inserção de servidores Preencha os campos apresentados com os dados do seu servidor e clique no botão Inserir button. Se clicar no nome de um servidor irá aceder a uma página onde lhe será possível modificar ou eliminar o par. Figura 7: Página Modificar/Apagar Servidor É possível adicionar mais servidores ao repetir o procedimento descrito anteriormente Gestão de Utilizadores Poderá autorizar utilizadores adicionais e definir perfis diferentes em: Configuraç~oes > Acesso WEB > Utilizadores 10

11 Figura 8: Página Acesso Web - Utilizadores Clique em Adicionar/Remover Utilizadores para gerir o IPBRICK Billing. Figura 9: Página Gestão de Utilizadores Selecione os utilizadores que deseja adicionar como Utilizadores Billing da lista em Utilzadores LDAP. Após seleção, clique no botão cuja seta aponta na direção dos utilizadores Billing. De forma inversa é possível remover utilizadores da lista Billing, selecionando-os primeiro e depois clicar no botão que aponta na 11

12 direção da lista dos utilizadores LDAP. O link Sincronizar utilizadores com o LDAP permite-lhe actualizar a sua lista de utilizadores com a do LDAP. Se porventura, um utilizador for removido do ldap será também removido do IPBRICK Billing. Figura 10: Sinronização de Utilizadores Depois de ter concluído as alterações irá regressar à página de utilizadores, onde poderá ver inserido os novos utilizadores. Figura 11: Novo Utilizador inserido 12

13 5.1.4 Atribuição de perfis de utilizadores Para atribuir permissões a utilizadores, clique no link Associaç~ao de Perfis em: Configuraç~oes > Acesso Web > Utilizadores Por predefinição existem apenas dois perfis: Admin: Perfil sem restrições, pode aceder a todos os menus Billing: Billing Monitorização Manutenção Configurações Default: O utilizador com este perfil só pode aceder ao menu Monitorização. A um utilizador novo será atribuído automaticamente o perfil predefinido. Nota: Para criar perfis de utilizadores consulte a próxima secção deste documento Criação de perfis de utilizadores Aceda a Acesso Web > Perfis Figura 12: Perfis Clique em Inserir 13

14 Figura 13: Página de Inserção de Perfil Digite o nome do perfil a ser criado e coloque um visto os campos onde deseja conceder permissões. Quando termnar clique em Inserir. Terá agora dsponível o novo perfil em Associaç~ao de Perfis. Figura 14: Associação de Perfis 14

15 5.2 Menu Billing Dado que o serviço Billing é bastante particular, incluimos de seguida um pequeno glossário com a definições dos termos mais importantes Tarifa: Lista de prefixos com os preços correspondentes, cada linha é considerada como a taxa da tarifa. A cada utilizador, servidor, rota, etc, pode ser associada apenas uma tarifa. Taxas por Origem: O custo da chamada é calculado de acordo com a sua origem, ou seja: quem fez a chamada e o prefixo marcado. Assim, a tarifa que será usada é aquela associada com a chamada e dependendo do prefixo marcado o custo da chamada é calculado de acordo com a sua tarifa. Taxas por Rota: O custo da chamada é calculado pela rota de saída e prefixo marcado. Isto significa que, a tarifa utilizada será associada à rota da chamada e, dependendo do prefixo, o custo será sempre calculado de acordo com a tarifa configurada Taxas Em Billing > Taxas é possivel inserir um ficheiro.csv. Figura 15: Billing - Página de Taxas Substituir o valor de faturação PREDEFINIDO e adicionar os novos, conforme precisar. O ficheiro com os valores deve ter uma extensão.csv. Aqui está um exemplo de um ficheiro de valor de faturação: Atribue um nome à sua taxa de billing e clique no botão Browse para selecionar o ficheiro.csv a importar. 15

16 Figura 16: Taxas de Upload Aqui tem um exemplo de um ficheiro.csv: Code;Country;Price;Period;InitialPeriod;InitialPrice 0;DEFAULT; ;1;1; ;AFGHANISTAN; ;1;1; ;ALASKA; ;1;1; ;ALBANIE; ;1;60; Neste exemplo, todas as chamadas são faturadas ao segundo, excepto a Rota da Albânia, em que o primeiro minuto custa 0.05 e a restante chamada é faturada em períodos de um segundo. As duas primeiras linhas são obrigatórias. O prefixo PREDEFINIDO é usado quando nenhum outro prefixo corresponde. A ordem dos prefixos no ficheiro CSV é irrelevante, os prefixos são correspondidos por comprimento: o custo será calculado a partir do prefixo com maior extensão que corresponda ao número a ser faturado. É possível definir um período de faturação inicial (ex.: no primeiro minuto a chamada custa X) e a partir desse período, cada segundo será faturado. Cada campo valor está separado por ";" e o seu significado é o seguinte: 1. Código - Prefixo no formato internacional sem o prefixo internacional (sem 00 por omissão). Por exemplo, para corresponder ao número (telemóveis portugueses) o prefixo deve ser País - Nome do país ou descrição do valor. 16

17 3. Preço - Custo de cada Período. 4. Período - Após o período inicial definido em PeriodoInicial, ao custo da chamada é acrescentado o valor Preço de cada Período. 5. PeriodoInicial - Quantos segundos do período inicial. 6. PreçoInicial - Custo do período inicial. O custo da chamada é calculado de acordo com as seguintes fórmulas: 1. Se o tempo de chamada for inferior ou igual ao InitialPeriod: TotalCost=InitialPeriod*InitialPrice 2. Se o tempo de chamada for superior ao InitialPeriod: TotalCost=InitialPeriod*InitialPrice + Price*(Calltime-InitialPeriod)/Period Depois de fazer o upload dos ficheiros CSV, poderá editar cada um dos valores na interface web do Billing (clique no nome da taxa) ou substituir a taxa fazendo o upload de uma nova. Se não desejar criar um ficheiro.csv clique em Inserir. Figura 17: Inserir lista de taxas Taxas por origem Em Billing Taxas por Origem poderá adicionar telefones, servidores, IPs e logins que irão ser taxados por origem. Para o fazer clique na ligação Adicionar (insira Telefone, Servidor, etc.). 17

18 Figura 18: Billing Taxas por Origem A ligação Adicionar Telefone irá abrir uma nova página. É possível selecionar da lista de telefones disponíveis quais os que serão abrangidos pela taxa a ser aplicada. Figura 19: Página de inserção de telefone A página Adicionar Servidor irá mostrar este campos: Número de telefone: Selecione o número da lista; Servidor: O nome a atribuir ao servidor que vai inserir; Descrição: Campo opcional. Digite uma breve descrição sobre o seu servidor; Taxa Billing: Selecione a taxa a ser aplicada. 18

19 Figura 20: Página de inserção do servidor A página Adicionar IP apresenta-lhe os seguintes campos configuráveis: Número de telefone: Selecione o número da lista; IP: Digite o IP que deseja adicionar; Descrição: Campo opcional. Digite uma breve descrição; Taxa Billing: Selecione a taxa a ser aplicada. Figura 21: Página de inserção de IP Como na página de inserção de utilizadores, em Adicionar Login é-lhe permitido escolher que logins a adicionar assim como as taxas a serem aplicadas. 19

20 Figura 22: Página de Inserção Taxas por rota Nesta página é possível associar tarifas a rotas. Figura 23: Billing - Taxas por rota Clique no link Adicionar. 20

21 Figura 24: Billing - Taxas por rota - Adicionar Preencha o formulário: Rota: O nome aqui inserido terá de ser igual ao da rota correspondente na IPBRICK; Descriç~ao: Apenas como referência, insira o breve descrição; Taxa de Billing: Selecione da lista a taxa a ser aplicada. Clique no botão Adicionar para inserir a taxa por rota. 5.3 Menu Monitorização Histórico de Chamadas Esta página permite-lhe verificar se os custos de chamadas estão a ser bem calculados. 21

22 Figura 25: Página Histórico de Chamadas Selecione os critérios de pesquisa colocando um visto nas opções desejadas. Em termos de período de tempo: se não colocar um visto em Mostrar apenas entre, o sistema recuperará todas as estatísticas, indeendentemente do período. Cliqie no ícone do calendário para selecionar a data de início e fim. De forma a agilizar o processo de pesquisa, tem disponíveis os seguintes links rápidos: Hoje Ontem Este Mês Mês Passado Este Ano Ano Passado Clique no botão de filtro para visualizar os resultados Logs de Sistema Como o nome sugere, esta página apresenta-lhe o registo de autenticações no sistema IPBRICK Billing, para além desse log, ações como inserção de telefones, associação de tarifas, etc também serão registadas. 22

23 Figura 26: Página Logs de Sistema Os logs estão agrupados por números, representando os dias prévios da data atual. Figura 27: Página log atual 5.4 Manutenção A opção de Manutenção oferece-lhe a possibilidade de apagar da BD o histórico das estatísticas de chamadas com mais de dois meses. Figura 28: Manutenção - Base de Dados Contudo, estas estatísticas não serão perdidas, serão arquivadas, por mês, em ficheiros separados para futura consulta. 23

24 5.5 Configurações - Opções Define opções para a BD, Histórico de Chamadas, Moeda, Tarifa e Prefixos de Saída: Configuraç~oes > Opç~oes Figura 29: Opções Clique em Modificar opç~oes e altere as definições. 24

25 Figura 30: Opções Dados da Empresa Outro aspecto importanta passa por aceder a: Configuraç~oes > Dados da Empresa Preencha os capos apresentados com toda a informação respeitante à sua organização (nome, número de contribuinte, endereço, etc.). 25

26 Figura 31: Dados da empresa 5.6 Configuração do Contacts Aceda à interface web: (substitua seudominio.com pelo domínio correcto). 1. O login é: administrator 2. A password predefinida para este utilizador é: 123 Figura 32: Interface de autenticação do Contacts 26

27 5.6.1 Criar uma Entidade Como já foi dito anteriormente, para ser possível a criação de entidades, é necessário criar primeiro, pelo menos um Tipo de Entidade na página Dados Auxiliares. NOTA: Este procedimento é obrigatório. Clique em Inserir. No separador Geral, preencha os campos disponíveis (Nome, Endereço, Código Postal, País and Número de Contribuinte) NOTA: Alguns destes atributos são criados no separador Dados Auxiliares e não são obrigatórios. Figura 33: Contactos Públicos - Criação de Entidades - Separador Geral No separador Classificação seleccione o tipo de entidade que deseja criar (como pode ver, é aqui que se tornam importantes as configurações feitas previamente em Dados Auxiliares) 27

28 Figura 34: Contactos Públicos - Criação de Entidades - Separador Classificação Para diversificar ainda mais a classificação da entidade, existem mais dois separadores. Comunicações: . Telefone: Se desejar adicionar vários números por favor separe-os com / Telemóvel: Se desejar adicionar vários números por favor separe-os com / Fax: Se desejar adicionar vários números por favor separe-os com / MSN. IPBRICK phone: Seleccione o IPBRICK phone da entidade registada no servidor IPBRICK. Outros: Localização: Seleccione a partir dos atributos previamente criados. Comentários: Adicione os comentários que desejar. NIB: Insira o NIB da entidade. Web: A página web da entidade. Domínio da empresa Mailing list: SIM ou NÃO 28

29 Aniversário: Clique por favor no icone do calendário para seleccionar o aniversário da Entidade/Contacto. Estado: Para seleccionar um Estado terá de o criar em Dados Auxiliares. Província: Para seleccionar uma Província terá de a criar em Dados Auxiliares. Região: Para seleccionar uma Região terá de a criar em Dados Auxiliares. Apresentação: Preencha com os dados necessários a serem considerados. Cargo: A posição hierárquica ocupada. Campo Extra: Adiciona um atributo adicional. Clique em Guardar Depois de criar uma Entidade, poderá verificar se todos os dados foram inseridos correctamente, se assim não for, clique em Modificar ou Apagar se deseja apagar a entrada. 5.7 Configuração iportaldoc Acceda à interface web do iportaldoc em (substitua seudominio.com pelo domínio correcto). 1. O login é: administrator 2. A password predefinida para este utilizador é:

30 Figura 35: Inserir um novo documento de faturação Inserir um novo documento no directório Billing. Escolher o tipo de entidade e a entidade a partir da lista. Se definiu a Localização e um Contacto para essa entidade, escolha-os nas respectivas listas. Depois de preencher os campo exigidos, clicar em Editar documento. Escolha o período, os telefones ou servidores da entidade e os contactos a faturar. Surgirá uma lista de todas as chamadas efectuadas por estes equipamentos no período seleccionado, assim como o valor total. Inserir o documento gerado e enviá-lo para o cliente ou imprimi-lo. 30

31 Figura 36: Escolher as chamadas a faturar 31