COMPETÊNCIAS DA DAG / RELAÇÕES PÚBLICAS

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1 COMPETÊNCIAS DA DAG / RELAÇÕES PÚBLICAS Tendo em conta a necessidade de o ISA, como qualquer outro prestador de serviços, responder cada vez melhor às expectativas do seu público estratégico, conhecendo-o e mantendo com este o contacto directo, a valência de Relações Públicas tem cada vez um papel mais abrangente dentro da instituição. Assim, através da organização e apoio a diversos Eventos e Visitas, da participação em Feiras de Educação e Formação e no Programa Integrado de Divulgação Institucional junto de Escolas Secundárias, da resposta aos pedidos de informação, da gestão das publicações de divulgação institucional e da divulgação da Escola junto da comunicação social e de outros suportes de informação, está sempre a preocupação de se transmitir a imagem da instituição que somos, e que a esta valência incumbe reforçar. As competências da DAG/Relações Públicas (DAG/RP), bem como a forma como prestará os seus serviços à Escola são seguidamente apresentadas. São competências da valência técnica DAG/RP: Funcionar como plataforma/interface de informação À DAG/RP compete : a) a recolha de informação institucional (ex: sobre Licenciaturas, Cursos de Mestrado e de Pósgraduação, Doutoramentos, Saídas Profissionais, etc), pelos vários Serviços competentes, no seguimento de solicitações por parte da Reitoria da U.T.L., ou demais entidades externas de reconhecida credibilidade. b) A submissão dessa informação, já organizada, à apreciação da Chefia da Divisão e supervisão final do Presidente do Conselho Directivo. À DAG/RP não compete: a) Gerar conteúdos: apenas recolhe e organiza informação em função das solicitações recebidas. Divulgação de eventos À DAG/RP compete : Promover a divulgação de eventos internos (organizados pelo ISA ou que decorrem nas suas instalações) para o exterior, através, nomeadamente:

2 a) da sua mailing list e da sua disponibilização na Página Web do ISA. A DAG/RP elabora mensalmente listas de eventos internos que envia para várias entidades e sites de divulgação como a Página da U.T.L., o Portal Universia, Institutos Politécnicos e Escolas Superiores Agrárias e ainda Faculdades na área das Ciências Agrárias, etc. Para além destas referências, a lista, atrás mencionada, poderá ainda ser enviada para todos aqueles que, a título individual, se mostrem interessados em recebê-la com regularidade. Todos os serviços/pessoas que pretendam a divulgação de determinado evento a decorrer no ISA, deverão contactar a DAG/RP, preferencialmente pelo dag.rp@isa.utl.pt, mencionando o título do evento, a data e horas a que tem lugar, a entidade organizadora e o local em que se realiza. Do mesmo modo, no caso do recurso à mailing list existente, deverão indicar à valência RP quais os locais para onde gostariam que fosse feita a divulgação, com a antecedência mínima de 2 semanas, sob pena de não surtir o efeito desejado. b) da colocação do evento do dia no suporte existente, bem como da colocação de pequenos cartazes referentes quer a eventos internos, quer a eventos externos, no placard de eventos localizado no átrio da entrada e procedendo à sua substituição e actualização, sempre que se justifique. Nos casos em que é solicitado pela organização do evento, é pedido ao CIISA que coloque esta informação on-line, sendo esta colocação da única responsabilidade do CIISA. c) triagem e afixação de cartazes na parede exterior da Divisão, em local próprio, autorizado para o efeito pelo Conselho Directivo ao mesmo tempo que procede ao encaminhamento de cartazes recebidos, pelos Serviços e Departamentos que constituam potenciais interessados. É de toda a conveniência que seja dado conhecimento à DAG/RP sobre os eventos a decorrer no ISA, organizados pelo Instituto ou por entidades externas (caso de exposições, espectáculos, etc), independentemente do seu responsável ter pedido a sua divulgação, para que, em caso de necessidade e sempre que solicitado, a DAG/RP possa esclarecer minimamente quem contacte a valência, ou possa, fazer o devido encaminhamento. À DAG/RP não compete: a) a responsabilidade pela divulgação feita no seio dos diferentes organismos a quem são enviados os eventos, apenas realiza o seu re-encaminhamento e pedido de divulgação. b) exercer funções de secretariado de eventos como conferências, seminários, etc. c) A responsabilidade pela eficácia da divulgação feita com menos de 2 semanas de antecedência. d) afixar os cartazes para além dos locais definidos anteriormente, mas somente canalizá-los para os locais mais adequados. Assim, os cartazes que se destinem à Cantina, Bloco de Aulas dos Aas, BISA, Edifício Anexo ou outros lugares de acesso mais difícil, quer pela sua acessibilidade, quer pela falta de pessoal de apoio, terão de ser afixados pelos próprios interessados.

3 e) a remoção dos cartazes, excepto na parede que gere. f) a responsabilidade pela falta de informação ou divulgação de determinado evento, ou ainda por eventuais alterações, dos casos em que não teve conhecimento. Contactos e acções de divulgação institucional junto de escolas secundárias A DAG/RP tem vindo a coordenar logisticamente as acções de sensibilização e divulgação junto das Escolas Secundárias sobre os vários cursos ministrados no ISA, as suas saídas profissionais, nomeadamente através das 24 Actividades incluídas no Plano de Divulgação Institucional do ISA junto de Escolas Secundárias. Neste âmbito, compete à DAG/RP: a) promover, anualmente, a remodelação desse Plano, através do contacto com os vários departamentos envolvidos e em estreita colaboração com a valência de Design. Antes da sua elaboração final, o Plano é sempre sujeito à supervisão da Chefe da DAG e ao aval do Presidente do Conselho Directivo. b) enviar o Plano às Escolas Secundárias, por ou correio, sejam elas de todo o país ou apenas do concelho de Lisboa, em conformidade com as orientações superiores recebidas. c) funcionar como contacto privilegiado das escolas secundárias, devendo responder atempadamente aos vários pedidos de escolas para visitar o ISA, tentando realizar o máximo de visitas possíveis, de acordo com as propostas vigentes no Plano e tendo sempre em conta a disponibilidade dos vários professores e departamentos, conjugando esforços com os restantes técnicos da Divisão, em particular com a valência das Saídas Profissionais. d) responder às várias solicitações de escolas secundárias, pedindo a presença do ISA em fóruns vocacionais, informando-se sobre as condições e todas os dados considerados relevantes, para assim decidir, em conjunto com a equipa, sobre a pertinência da participação do ISA. Em caso positivo, compete-lhe coordenar a colaboração de Docentes, Investigadores ou Técnicos da DAG, de acordo com a sua disponibilidade e sempre que tal seja preciso. Participação em feiras A nível do planeamento e gestão da participação do ISA em feiras e outros eventos relacionados com as áreas em que são ministradas Licenciaturas, cabe à DAG/RP: a) realizar informações com a finalidade de averiguar da pertinência da participação institucional do ISA em eventos como feiras e outros similares nas quais constem: um plano previsional sobre os custos, dados como qual o público alvo, local do evento e disponibilidade da equipa, entre outros. Essa informação é dirigida à Chefe da Divisão de Apoio à Gestão e submetida a Despacho por parte do Presidente do Conselho Directivo.

4 b) em caso de decisão favorável, coordenar com as várias valências da Divisão e mediante o apoio e colaboração de outros serviços, a organização logística do evento, competindo-lhe gerir os folhetos e demais informação disponíveis, assim como o material necessário como mesas ou cadeiras, toalhas e respectivas saias, plantas, painéis, material de papelaria - o chamado kit das feiras - coordenar os transportes necessários às deslocações e efectuar reservas em unidades hoteleiras, quando necessário. c) a divulgação do evento, de acordo com o procedimento habitual. Os restantes serviços e/ou departamentos do ISA que tencionem participar num evento desta natureza e pretendam a colaboração da DAG, deverão fazer um requerimento por escrito ao Presidente do Conselho Directivo, detalhando o tipo de colaboração pretendido. Este determinará, em função do pedido, os moldes dessa colaboração, que, no caso das RP, poderá consistir na divulgação do evento, disponibilização de folhetos, etc. É de toda a conveniência que fique escrito e definido à priori o tipo de apoio que a DAG poderá prestar, para que a Divisão tenha o tempo necessário para a sua organização em função do estipulado e evitar situações de última hora e consequente falta de disponibilidade ou, até mesmo, de mau desempenho. Do mesmo modo, todos quantos que quiserem folhetos ou brochuras com informação institucional, na posse da DAG, deverão primeiramente dirigir-se ao Presidente do Conselho Directivo, que transmitirá à DAG as suas orientações. O mesmo se aplica ao material promocional como lápis, esferográficas, réguas, entre outros, sobre os quais há orientações na Circular nº 06/CD/2005. À DAG/RP não compete: a) carregar com o material que venha a ser necessário ou requisitado, uma vez que não possui na sua equipa elementos vocacionados para esse tipo de tarefas. Do mesmo modo, não tem obrigação de disponibilizar carro próprio ou fornecer combustível às viaturas. b) gerir o material de suporte de informação, como sejam cabanas para nomes de conferencistas e painéis. Quando abordada nesse sentido a DAG/RP poderá fornecer cabanas em acrílico para eventos, mediante o preenchimento de uma ficha e compromisso de devolução na data agendada (veja-se Ficha em anexo). Poderá, igualmente, fornecer a lista dos painéis e respectivo material de fixação, existentes no ISA (Lista em Anexo). No entanto, terá de ser o próprio interessado a mover esforços para a sua recolha e transporte. A DAG/RP não se responsabiliza pela sua devolução e controlo de eventuais estragos. Acções de marketing e publicidade A DAG/RP é o contacto privilegiado em acções de marketing e publicidade a decorrer no ISA,

5 desde que estas tenham autorização prévia do Conselho Directivo, a qual deverá ser obtida mediante documento por escrito dirigido ao Conselho Directivo. NOTA: Exceptuam-se os casos que impliquem aluguer de espaços, filmagens ou afins, que pela sua natureza, estão fora do seu âmbito de actuação. Gestão do Livro de Reclamações e Caixa de Sugestões Na DAG existe o Livro de Reclamações, que é disponibilizado através das RP, a qualquer cliente que o solicite e cujas reclamações são enviadas para o Conselho Directivo que as encaminhará para os Serviços visados e dará seguimento ao processo, conforme o disposto no Decreto Lei nº135/99, de 22 de Abril. Por outro lado, a DAG está em vias de adquirir uma Caixa de Sugestões, procurando-se dessa maneira soluções para os eventuais problemas que surjam e contribuindo assim para a melhoria constante dos serviços e satisfação dos clientes. Nessa perspectiva, todas as reclamações e sugestões serão analisadas e remetidas para os Serviços competentes, procurando-se sempre dar uma resposta ao seu autor. Contacto com a Imprensa e Press-releases Em eventos de carácter institucional, sempre que seja justificado, a DAG/RP poderá proceder ao envio de press-releases para os vários orgãos de comunicação, possuindo para esse efeito, uma base de dados com diversoso contactos. O texto do press-release é elaborado, ou, em última instância, supervisionado pela Chefe de Divisão. No que diz respeito ao envio de anúncios, sempre que solicitado pelos interessados, a DAG/RP poderá ceder para consulta (ou enviar por ) as tabelas de preços de publicidade que possue. Nalgumas situações (pedidos do Conselho Directivo ou casos devidamente fundamentados) poderá proceder ao envio do anúncio para o orgão de comunicação pretendido, de acordo com as condições previstas. NOTA: A DAG/RP não se responsabiliza pelos atrasos no pagamento dos mesmos e consequentes reclamações, devendo as mesmas ser remetidas para o responsável pelo anúncio Atendimento ao público A DAG/RP, pela sua natureza, possui uma vertente vocacionada para o atendimento ao público, procurando informar correctamente quem a ela recorre ou fazendo o encaminhamento devido, quando se trata de assuntos fora da sua competência, quer se trate de chamadas telefónicas, s, ou pessoalmente.

6 NOTA: Apesar disso, haverá que travar a eventual tendência de transformar esta valência numa central telefónica, devendo haver um crivo prévio por parte dos telefonistas do ISA e do funcionário afecto à Portaria. Outras tarefas A valência das Relações Públicas mantém-se aberta a tudo quanto represente projectos de melhoria, desde que tal seja viável e compatível com as competências anteriormente descritas.