Contrato de Longo Prazo (LTA) para Agência de Viagens

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1 Contrato de Longo Prazo (LTA) para Agência de Viagens Contratos de Longo Prazo (LTA) são tipos especiais de acordos firmados entre o PNUD e um fornecedor com o objetivo de garantir o fornecimento de um bem ou a prestação de um serviço por um longo período de tempo sob condições fixas. Em geral, os bens e serviços adquiridos por meio de um LTA são de natureza repetitiva, ou seja, não sofrerão modificação durante toda a vigência do contrato. Exemplos de serviços repetitivos que podem ser objeto de um LTA são: emissão de passagens aéreas, organização de eventos e serviços gráficos. Por envolverem valores financeiros expressivos e maior vigência, os LTAs oferecem condições econômicas muito atraentes para o contratante. Além disso, evitam a recorrência de processos similares de menor vulto, os quais demandam tempo e recursos para sua execução e vigoram por períodos menores. O LTA firmado com a agência de viagens Flytour, além de prever a prestação de serviços para o Escritório do PNUD, permite a adesão de Projetos de Cooperação para que estes possam utilizar os serviços em suas próprias atividades. Dessa forma, no lugar de os Projetos iniciarem novos processos de licitação para a contratação de agências de viagens, aqueles que tiverem interesse podem requisitar a adesão ao LTA. Isso é feito a partir da criação de uma Requisição de Compras conforme descrito nas próximas páginas. Após a emissão da Ordem de Compras derivada da Requisição de Compras mencionada acima, é necessário observar os outros capítulos deste manual, que cobrem a emissão de Recibos (que funcionam como a ordem de execução do serviço) e a criação de Solicitações de Pagamentos. É importante ressaltar que o LTA firmado com a Flytour teve como base um processo licitatório internacional. As regras de licitação do PNUD foram devidamente seguidas e o contrato foi aprovado por todas as instâncias necessárias na instituição, inclusive pela sede em Nova Iorque. Data: 23/04/2009 1/29

2 LTA de Agência de Viagens - Criar Requisição de Compras Objetivo Nesse tópico será coberto o procedimento de criação de Requisição de Compras para adesão ao Contrato de Longo Prazo de Agência de Viagens, firmado entre PNUD e Flytour. Responsável Usuário Operacional Requisitos Não há Procedimento 1. Na tela principal do Acesso Externo (Minhas Transações) clique no link Nova Requisição, do Módulo de Compras. Data: 23/04/2009 2/29

3 2. A nova janela apresenta as fases da criação da Requisição de Compras. Na fase de Definir Requisição, preencha o campo Nome da Requisição e modifique o campo Moeda conforme necessário. Em seguida, exiba as informações de Padrões da Linha clicando em. O campo Nome da Requisição deve ser preenchido os seguintes dados: Passagens Aéreas BRA/xx/xxx substituindo o número do projeto conforme apropriado. 3. Preencha os campos abaixo conforme instruções. Após o preenchimento, deslize a barra de rolagem para ver os campos à direita da tela. Campo Fornecedor Comprador Categoria UM Vencimento Descrição Sempre escolha o fornecedor FLYTOUR BUSINESS TRAVEL VIAG E TUR LTDA Localize o nome do Oficial de Compras José Augusto Corte Real da Silva Escolha uma das categorias de serviço abaixo relacionadas, de acordo com o que se espera do contrato de Agência de Viagens. Caso o contrato sirva para a emissão de passagens nacionais E internacionais, escolha mais abrangente: Código Termo em Português Serviços de Viagens Ticket de passagem internacional Ticket de passagem local Unidade de medida do que se está comprando. Escolha a unidade EA (cada). Data estimada para o encerramento do contrato. 4. Mova a barra de rolagem da tela para poder chegar à parte direita da janela. Clique no link Projeto para definir a Combinação Contábil a ser utilizada para a Requisição. Data: 23/04/2009 3/29

4 5. Na nova janela, preencha o campo Título do Projeto. Campo Título do Projeto Descrição É o número do Projeto no formato ATLAS. Se não souber o número do seu projeto, clique em para buscá-lo. Observe que a numeração dos projetos no Sistema ATLAS não se refere ao padrão BRA/xx/xxx. O Título do Projeto deve ser preenchido no formato 000xxxxx. 6. Se, no passo anterior, você clicou em, a tela abaixo será apresentada. Selecione o projeto desejado. A lista apresentada nesta tela traz os projetos que estão vinculados ao perfil do usuário que está executando a operação. Geralmente, aparece apenas um projeto. A título de exemplo, utilizaremos o projeto Caso seja necessário fazer uma busca, utilize os formatos abaixo: Título do Projeto no ATLAS = 000xxxxx Descrição do Projeto no ATLAS = BRA/xx/xxx Data: 23/04/2009 4/29

5 7. Com o campo Título do Projeto preenchido, passe para o preenchimento do campo Identificação da Atividade. Campo Identificação da Atividade Descrição As atividades são, geralmente, resultados do projeto conforme estabelecidos na Matriz Lógica. Se não souber o número da atividade, clique em para buscá-lo. Observe que formato de entrada segue o padrão do Sistema ATLAS. A Atividade segue o formato ACTIVITYx, onde x é o número da atividade. 8. Se, no passo anterior, você clicou em, a tela abaixo será apresentada. Selecione a atividade desejada. 9. Com os campos Título do Projeto e Identificação da Atividade preenchidos, clique em Load all valid combinations (Instalar todas as combinações válidas). Data: 23/04/2009 5/29

6 10. Serão apresentadas todas as combinações orçamentárias disponíveis para o projeto escolhido. Isso permite ao usuário definir, para cada requisição, a origem dos recursos de acordo com a combinação dos campos Código do Fundo, Agente Implementador e Doador, além de escolher a linha de gasto mais apropriada para o pagamento. Abaixo, listamos os valores mais comuns para os números dos campos Código do Fundo, Agente Implementador e Doador: Código do Fundo Agente Implementador Doador Governo Brasileiro NEX PNUD Banco Mundial PNUD Governo Brasileiro Banco Interamericano 0015 Banco Mundial PNUD TRAC GEF As combinações a serem selecionadas são aquelas criadas para o orçamento de seu projeto e disponíveis para seu perfil de usuário. É possível escolher mais de uma combinação, para os casos em que o valor do pagamento será rateado entre mais de uma fonte orçamentária. Esse ponto será coberto adiante. 11. Para prosseguir, identifique, dentre as linhas apresentadas, aquela que deve ser utilizada para o pagamento em questão. Preencha, então, o campo Nome da Conta Contábil. Campo Nome da Conta Contábil Descrição Escolha uma das contas abaixo relacionadas, de acordo com o que se espera do contrato de Agência de Viagens. Caso o contrato sirva para a emissão de passagens nacionais E internacionais, escolha a conta mais abrangente: Travel Tickets-International Passagens Internacionais Travel Tickets-Local Passagens Locais Svc Co-Transportation Services Contratos de Serviços - Serviços de Transporte Data: 23/04/2009 6/29

7 12. Com o campo Conta preenchido, prossiga com o preenchimento do campo Identificação do Departamento. Esse campo deve ser preenchido sempre com o número Tendo preenchido todos os campos da linha escolhida, clique em para guardar os dados e retornar para a tela inicial da Solicitação de Pagamento. 14. Retornando à tela inicial da Requisição de Compras, verifique se os dados contábeis foram carregados corretamente e clique em Continuar. Data: 23/04/2009 7/29

8 15. A segunda fase da criação da Requisição de compras é Adicionar Itens e Serviços. Nessa tela, verifique se a aba Requisição Especial está selecionada e clique em Custo Fixo do Serviço. Qualquer requisição para compra ou contratação feita pelo projeto é obrigatoriamente classificada como Custo Fixo do Serviço. Isso se justifica pelo fato de que todas as contratações e compras do projeto são feitas com base na entrega de produtos (sejam eles bens materiais, como computadores, ou relatórios de consultoria de pessoa física ou jurídica). A opção Serviço de Custo Variável seria utilizada para contratações em que o critério de contratação e pagamento fosse a hora trabalhada. No entanto, esse critério NÃO é utilizado para as contratações de projeto. Portanto, escolha sempre o tipo Custo Fixo do Serviço. 16. Neste passo, devem ser inseridas as informações referentes à adesão ao LTA. Ao terminar, clique em Adicionar Serviço. Campo Descrição do Serviço Valor do Serviço Moeda Descrição breve do item. Ex. Passagens Aéreas Descrição Valor unitário do bem ou serviço, de acordo com a Unidade de Medida definida na primeira fase do processo. Nesse campo, defina o valor como 1. Moeda em que será pago o serviço. ID Fornecedor O fornecedor é automaticamente definido como FLYTOUR BUSINESS TRAVEL VIAG E TUR LTDA. Data Inicial Data Final Data da Cotação Previsão da data de início do contrato. Previsão da data de encerramento do contrato. Previsão da data de realização da cotação. Em processos com mais de uma fase, estime a data de recebimento de propostas. Nº da Cotação Número de controle do projeto. Informações Adicionais Insira detalhes dos bens ou serviços a serem adquiridos ou outras informações importantes, como locais de entrega. Esse campo não substitui os documentos de Termo de Referência e de Especificação Técnica, nos quais devem constar todos os detalhe do objeto da licitação. Data: 23/04/2009 8/29

9 17. Tendo adicionado o item da Requisição de Compras, clique em Analisar e Enviar, para passar para a próxima fase do processo. 18. Neste passo é possível verificar a composição da Requisição de Compras. Para cada item, defina a quantidade a ser adquirida no campo Quantidade. Para casos em que não é possível definir um número ou o valor das parcelas a serem pagas, como no caso dos contratos de agência de viagens que tem valores diferentes para as faturas de acordo com a utilização dos serviços, a Quantidade deve ser exatamente igual ao valor total da Requisição Compra. Data: 23/04/2009 9/29

10 19. Para ver os detalhes de cada item, clique em. Esse procedimento também deve ser utilizado para editar a combinação orçamentária de um item específico, seja para corrigi-lo ou para incluir combinações orçamentárias adicionais para um mesmo item (o que possibilita a dividir o pagamento de um item por duas ou mais fontes orçamentárias). 20. Caso tenha clicado em, será apresentada a classificação contábil do item. Data: 23/04/ /29

11 21. Na parte direita da tela é possível ter mais informações. Para distribuir o item por várias fontes de financiamento, clique em e insira as informações necessárias. 22. Lembre-se de dividir a quantidade total do item ( neste exemplo) entre as várias combinações contábeis. Feito isso, clique no link ProjectID e siga os passos 5 a 13 deste tópico. Se preciso, adicione novas linhas. Para esconder o detalhamento da classificação contábil, clique novamente em. 23. Antes de finalizar a Requisição de Compras, verifique se todos os dados estão corretos. Observe que Quantidade x Preço = Total. Data: 23/04/ /29

12 24. Por fim, clicando em Salvar e Visualizar Aprovações é possível salvar a Requisição sem enviá-la para aprovação do Gerente de Projetos. Esse procedimento é útil para quando a Requisição não estiver completamente preenchida e seja necessário gravá-la para uso posterior. 25. A tela abaixo é apresentada quando o botão Salvar e Visualizar Aprovações é clicado. Observe que o status da Requisição de Compras é definido como Iniciado. Esse status indica que a Requisição de Compras já foi criada no sistema, tendo, portanto, um número, mas que ainda não está disponível para aprovação do Gerente de Projeto. Data: 23/04/ /29

13 26. Se, no lugar do nome do Gerente de Projeto houver o termo Vários Aprovadores, isso significa que há mais de uma pessoa com permissão para aprovar essa Requisição de Compras. Para saber quem são as pessoas que podem aprovar a Requisição, clique em Vários Aprovadores. 27. Se a Requisição de Compras estiver totalmente preenchida, clique em Salvar e Enviar. Uma vez acionado o botão Salvar e Enviar, a requisição de compras ficará disponível para aprovação do Gerente de Projeto na tela principal do Acesso Externo. Nesse caso, o Usuário Operacional não poderá mais realizar modificações na Requisição de Compras. Se isso ocorrer, será necessário acionar Salvar e Enviar novamente, para que a Requisição de Compras fique novamente disponível para o Gerente de Projeto. Data: 23/04/ /29

14 28. A tela abaixo é apresentada quando o botão Salvar e Enviar é clicado. Observe que o status da Requisição de Compras é definido como Pendente, ou seja, aguardando aprovação do Gerente de Projeto. Após salvar e enviar a Requisição para Aprovação, os Gerentes de Projeto responsáveis pela aprovação da Requisição receberão uma mensagem de com um link direto para a tela de aprovação. Caso o Gerente de Projeto não receba a mensagem, a Requisição ainda pode ser aprovada conforme procedimento descrito no tópico Aprovar Requisição. 29. Para retornar à tela principal do Acesso Externo (Minhas Transações) clique em. A nova requisição de compras será listada no módulo de compras. O processo de criação de uma Requisição de Compras no ATLAS envolve três etapas: 1) Usuário Operacional cria a requisição de compras; 2) Gerente de Projeto aprova a requisição de compras; 3) Usuário Operacional realiza a verificação do orçamento. Os passos 2 e 3 serão abordados nos tópicos Aprovar Requisição e Validar o Orçamento da Requisição. FIM Data: 23/04/ /29

15 LTA de Agência de Viagens - Aprovar Requisição Objetivo Nesse tópico será coberto o procedimento de aprovação de Requisição de Compras referente à adesão ao LTA de Agência de Viagens. Requisitos A Requisição de Compras deve ter sido previamente criada por um Usuário Operacional. Responsável Gerente de Projeto Procedimento 1. Na tela principal do Acesso Externo (Minhas Transações) localize o número da Requisição de Compras que se deseja aprovar. Clique no link Aprovar. Data: 23/04/ /29

16 2. Será aberta uma nova janela com um resumo da Requisição de Compras. Verifique os dados e mova barra de rolagem para visualizar o restante da tela. 3. Para aprovar a Requisição de Compras, clique no botão Aprovar. Data: 23/04/ /29

17 4. Uma tela de confirmação será exibida. Para finalizar, clique em Fechar Janela. FIM Data: 23/04/ /29

18 LTA de Agência de Viagens Validar o Orçamento da Requisição Objetivo Nesse tópico será coberto o procedimento de validação do orçamento da Requisição de Compras referente à adesão ao LTA de Agência de Viagens. Requisitos A Requisição de Compras deve ter sido previamente aprovada pelo Gerente de Projetos. Procedimento 1. Na tela principal do Acesso Externo (Minhas Transações) clique no link Gerenciar Requisições. Responsável Usuário Operacional ou Gerente de Projeto 2. Faça a busca pela Requisição de Compras desejada. Observe se o Status da Requisição de Compras está como Aprovado. Caso esteja Pendente, solicite a aprovação pelo Gerente de Projeto. Na caixa de seleção Selecionar Ação, escolha o item Verificar Orçamento. 3. Clique em OK. Data: 23/04/ /29

19 4. O Orçamento deve ter a descrição alterada de Não Verif. para Válido. 5. Se o Orçamento teve a descrição alterada para Erro, será necessário revisar as informações orçamentárias da Requisição de Compras para ajustá-las ao Plano Anual de Trabalho aprovado para o Projeto. Isso pode ser feito selecionando FIM Data: 23/04/ /29

20 LTA de Agência de Viagens - Criar Recibo Objetivo Criar um recibo referente à entrega de produtos ou bens previstos em Ordens de Compras. Responsável Gerente de Projeto No caso de passagens aéreas, o número do recibo corresponde à autorização para a emissão de um ou mais bilhetes aéreos, e deve ser informado juntamente com o número da Ordem de Compra que identificará o Projeto para o qual a passagem será emitida. Requisitos A Ordem de Compras deve ter sido devidamente aprovada no PNUD, e será sempre a mesma para todas as emissões enquanto houver saldo disponível. Somente o número do recibo irá variar de acordo com cada solicitação. Procedimento 1. Na tela principal do Acesso Externo (Minhas Transações) clique no link Recibos, do Módulo de Compras. 2. Na nova janela, clique no botão Adicionar. 3. Para localizar uma Ordem de Compras pelo seu número, apague o conteúdo de todos os campos, deixando apenas os campos UN PO e ID preenchidos com BRA10 e o número da Ordem de Compras, respectivamente. Clique em Pesquisar. Data: 23/04/ /29

21 Para buscar uma Ordem de Compras sem saber seu número, defina as datas de início e de final da pesquisa. 4. Serão apresentadas as Ordens de Compras que atendem aos critérios de busca definidos anteriormente. Localize a Ordem de Compras desejada utilizando as informações da coluna Descrição. Clique em Mais Detalhes para ver mais informações da Ordem de Compra. Observe que a coluna Linha apresenta a distribuição das parcelas da Ordem de Compras de acordo com o que foi informado na etapa de criação da Requisição de Compra. Utilize o link Mais Detalhes para verificar o saldo da Ordem de Compras em termos de quantidade e valor a serem recebidos. Só prossiga para o próximo passo quando estiver certo do que será recebido. 5. Para criar um recebimento, selecione a parcela (linha) desejada da Ordem de Compras e clique no ícone, da coluna Sel. Em seguida, clique em OK. 6. Na nova janela, verifique as informações, especialmente a quantidade que está sendo recebida. Caso estejam corretas, clique em Salvar. Data: 23/04/ /29

22 As Ordens de Compras apresentam o mesmo número de itens presente na Requisição de Compras criada pelo projeto. Portanto, é muito importante que, durante a fase de criação da Requisição de Compras, o usuário defina o número de itens de acordo com o número de parcelas ou produtos a serem pagos. Esse procedimento facilita o processo de criação do Recibo, uma vez que permite ao Gerente de Projeto apenas escolher o item a ser recebido e salvar o Recibo. Entretanto, para casos em que não é possível definir um número ou o valor das parcelas a serem pagas, como no caso dos contratos de agência de viagens que tem valores diferentes para as faturas de acordo com a utilização dos serviços, o projeto deve criar apenas um item na Requisição de Compras, e na classificação contábil da linha optar por Distribuir por Quantidade. Desta forma, o Gerente de Projetos deve informar no campo Qtd Recebida o mesmo número informado no campo Preço. Ou seja, a quantidade é igual ao valor do recebimento de cada solicitação. Exemplo: para pagar uma parcela de R$ 500,00 de um contrato de R$ ,00, insira o resultado (500,00) no campo Qtd Recebida, bem como no campo Preço. Ao final, clique em Salvar. 7. Após salvar o recibo, a tela abaixo será apresentada. Observe o número do recibo em ID Recebimento. 8. Informe o número do Recibo (ID Recebimento) juntamente com o numero da Ordem de Compra à Agência de Viagens via através de Template próprio para receber o(s) bilhete(s) aéreos. Após o recebimento das passagens os valores devem ser conferidos para que não haja divergências entre o valor do recibo e da fatura que será encaminhada em seguida. Havendo diferença entre o valor do recibo criado e dos bilhetes emitidos, por qualquer motivo justificável (mudança de câmbio, por exemplo, ou flutuação de tarifa), o recibo deve ser alterado para o valor correto da fatura. Quando recebida a fatura, o Usuário Operacional deverá ser avisado, para que ele possa criar a Solicitação de Pagamento. FIM Data: 23/04/ /29

23 LTA de Agência de Viagens Cancelar Recibo Objetivo Cancelar um recibo cujos dados estão incorretos ou cujo pagamento não será feito. Responsável Gerente de Projeto Requisitos O recibo deve ter sido previamente criado no sistema. Um recibo só pode ser cancelado se não houver nenhuma solicitação de pagamento criada a partir dele. Além disso, o cancelamento do recibo não pode ser revertido posteriormente. Procedimento 1. Na tela principal do Acesso Externo (Minhas Transações) clique no link Recibos, do Módulo de Compras. 2. Na nova janela, clique na aba Localizar um Valor Existente. Data: 23/04/ /29

24 3. Faça a busca pelo recibo que deve ser cancelado. 4. Com o recibo na tela, clique no X que está na parte superior. 5. Para confirmar o cancelamento, clique em Sim. Data: 23/04/ /29

25 6. Observe que o status do recibo sera modificdo para Cancelado. FIM Data: 23/04/ /29

26 LTA de Agência de Viagens - Criar Solicitação de Pagamento Objetivo Nesse tópico será coberto o procedimento de criação de Solicitação de Pagamento vinculada a um contrato ou ordem de compras assinado com um fornecedor. Requisitos Responsável Usuário Operacional É necessário que o Gerente do Projeto tenha criado um recibo no sistema ATLAS, atestando a entrega dos produtos previstos no contrato ou na ordem de compras. Sobre a criação do recibo, veja o tópico Criar Recibo (Receipt). Procedimento 1. Na tela principal do Acesso Externo (Minhas Transações), clique no link Lançamento do Módulo de Pagamentos. 2. Uma nova janela será aberta para adicionar uma solicitação de pagamento. Verifique se os campos Unidade de Negócio, ID Voucher e Estilo de Voucher estão preenchidos conforme a figura abaixo. Não é necessário alterar os outros campos. Clique em Adicionar. Data: 23/04/ /29

27 3. A nova tela apresenta os campos para digitação das informações da solicitação de pagamento. Para os pagamentos vinculados a Ordens de Compras, não é necessário preencher os campos de dados de Fornecedor ou valores. Basta vincular um recibo previamente criado pelo Gerente de Projeto. No campo Opção Planilha de Cópia, selecione a opção Recebimento da Ordem. 4. Na janela Copiar Planilha, preencha o campo UN de Recebimento com o código BRA10 e o campo Nº Recebimento Inicial com o número do recebimento criado pelo Gerente de Projetos. Caso não saiba o número do recebimento, clique na lupa para visualizar os recibos disponíveis. Data: 23/04/ /29

28 5. Se tiver clicado na lupa no passo anterior, será apresentada uma lista de recibos prontos para pagamento. Selecione o recibo desejado. 6. Com os campos UN Recebimento e Nº Recebimento Inicial preenchidos, clique no botão Copiar todo o documento. 7. O sistema apresentará a tela inicial de dados da Solicitação de Pagamento preenchida com as informações de Fornecedor, valor e Linhas de Distribuição. Confira todos os campos para certificar-se de que estão de acordo com o contrato originário do pagamento. Data: 23/04/ /29

29 8. Preencha o campo Nº Doc. Fat com o número da fatura que está sendo paga (ex. FAT 12345). IMPORTANTE! O número da fatura é de extrema importância para que o pagamento realizado seja identificado pela agência de viagens. Informe a data no campo Data Doc Fat. 9. Desça a barra de rolagem e, na parte inferior da tela, clique em. 10. Após salvar a Solicitação de Pagamento, anote o número que aparece na parte superior da tela para futura referência. O número substituirá a palavra NEXT. 11. Feche a janela, clicando em. 12. Siga os procedimentos do próximo tópico para encaminhar a documentação de suporte para o PNUD via Extranet. FIM Data: 23/04/ /29