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1 Sourcing Travel Management Services Patrocinado por February 2009

2 Components Moderator: Ricardo Mandarino Santander, Brasil Panelists: Robert Suquet DuPont, América Latina Paulo Lima TSA, Brasil Federico Rovida Exiros, Argentina

3 Robert Suquet DuPont February 3rd Patrocinado por

4 DuPont s business needs Consolidated Data Reporting; Worldwide Efficiencies & Best Practices; Premier Customer Service; Controlled and Measurable Costs; Produce Measurable Savings;

5 DuPont s Procurement Guidelines Compliance Travel Policy internal control regulations; Optimize Cost; Local Culture vs. Global Management = SLA; Internal client service comprehension; Consistent service improvements.

6 Final Balance Scope volume vs. resource in place; Savings targets vs. Savings Achieved (forecast) ; RFP process reviewed and analyzed with the global team.

7 Thank You!

8 O QUE FAZER QUANDO VOCÊ NÃO ESCOLHEU SEU NOVO TMC? Paulo Lima GRUPO TSA / AST 03/02/2009 Patrocinado por

9 Motivos Qual é o real objetivo para a troca da TMC? Melhora de performance no atendimento? Melhor controle? Melhor nível de relatórios gerenciais? Automatizar o processo de solicitação? Melhorar a capacidade de negociação com hotéis e cias aéreas? - Redução de custo? - O chefe quer! - Uma estratégia de negócio Regional ou Global?

10 Alice no País das Maravilhas! Caso não tenha, crie uma memória financeira e operacional da conta viagens corporativa: Identifique suas despesas com Transporte aéreo e terrestre Hotéis Internacional e nacional Anualizado Qual o índice de performance da TMC atual? Há pesquisa de satisfação recente? Qual o índice de satisfação do executivo que usa os serviços? Qual o índice de satisfação das secretárias destes executivos? A empresa já tem política de viagens consolidada?

11 Benchmarking Grupo multidisciplinar Pares no mercado Visitar clientes dastmcs participantes LEMBRANDO QUE: Éum processo de descoberta e de uma experiência de aprendizado. Ele exige a identificação das melhores práticas e a projeção do desempenho futuro. Benchmarking é aprender com os ERROS e ACERTOS dos outros.

12 O que buscar? ATENDIMENTO TECNOLOGIA EXPERIÊNCIA CUSTO CONSULTORIA

13 Mercado global O que fazer quando você não escolheu sua nova Agência de Viagens Corporativa?

14 Decisão Regional O que fazer? O gestor deve: Se informar, em detalhes, sobre a Agência vencedora Se informar sobre as bases contratuais negociadas pela Matriz Se apresentar e apresentar sua empresa para a TMC Apresente a cultura da sua empresa Defina, claramente, responsabilidades e tarefas de cada um Defina o cronograma Comunique, exaustivamente, cada fase do processo, aos viajantes Atraia multiplicadores secretárias, gerentes de departamento, etc Avalie a implantação a cada três meses Apresente os resultados para sua matriz

15 AGRADEÇO À TODOS!

16 Sourcing Travel Management services Federico Rovida, Exiros Techint Group Patrocinado por February 2009

17 Objectives How to select the right TMC for a successful corporate travel program?

18 Agenda Company s business needs Work within company procurement guidelines Manage the RFP process step-by step Balance service, technology and cost in the selection process

19 Company's business needs Adaptation to our business Types of trips (complex, multi-city) Different companies = Different needs Flexibility to changes (temporaries projects) Control Capacity to control travel normative Capacity to apply corporate agreements Capacity to control security normative Tools Customized reports Options for reservations (GDS or SBT) Risk Tool (crisis management) Air bookings (out of GDS) Service Service configuration Qualified travel consultants Customer relationship or Account Management Local, regional and global support

20 Work within company procurement guidelines Sourcing group of TMC Sourcing strategy BID BID Process Implementa tion Assess Global preferred TMC Asses former local TMC Analyze local situation Contact other suppliers Tool = Suppliers extranet Defining technical request Defining finance proposal Send RFP Pricing analysis Comparative proposal in a matrix Select TMC Plan an implement transition to a new TMC Conduct joint process improvement activities

21 Manage the RFP process step-by step Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Create RFP Distribute & receive RFP Analysis Negotiations Include technical information required Include a guide- help to complete the proposal Send RFP Monitor RFP Clarify possible suppliers doubts Close RFP process Initial analysis of responses Clarify information submitted in response to RFP Clarify RFP in a comparative matrix

22 Balance service, technology and cost in the selection process Service According to the complexity of transactions, volume and local or regional needs Evaluate pros and cons of different configuration services (in plant, out plant, dedicated or non dedicated team) Technology Assess if the TMC technology can be applied to the country or region that is bidding Analyze the adoption of the tool on the local market Testing new tools in a small companies or areas Share company technology with TMC Cost Set percentage of TMC cost by country or region Define all possible operation cost (emergency phones, airports assistants, implementation, customized reports)

23 Gracias!!!

24 Perguntas & Respostas Questions & Answers

25 Gracias!!! See you next LACTTE March 1 st to 3 rd, 2010

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