Guia do Voluntário EDP

Transcrição

1 Apresentação O presente é uma das três partes distintas do Manual do Voluntariado EDP. O Manual do Voluntariado foi concebido desta forma, conforme o público-alvo a que se destina, para facilitar a sua consulta e o seu manuseamento. Qualquer um dos guias que o constituem pode ser consultado de forma independente dos restantes. As partes do Manual do Voluntariado são: Guia do Voluntário EDP Apresenta as orientações para os colaboradores do Grupo EDP que pretendam realizar voluntariado através do Grupo. Pretende guiar os seus passos desde o seu momento de inscrição até ao término da sua ação, passando pelo conhecimento do funcionamento do Programa de Voluntariado EDP e das diversas partes envolvidas no mesmo. Apresenta as orientações e informações para as hierarquias e Direções de Recursos Humanos do Grupo EDP que têm, ou venham a ter, colaboradores que pretendam realizar voluntariado. Pretende dar informação sobre o seu papel no Programa de Voluntariado EDP, o funcionamento do mesmo e das diversas partes envolvidas. Guia da Organização Parceira Apresenta as orientações, informações, direitos e deveres para as organizações parceiras que sejam parte do Programa de Voluntariado EDP. Pretende dar informação sobre o seu papel no Programa de Voluntariado EDP, o funcionamento do mesmo e das diversas partes envolvidas. 01

2 Índice Introdução O Programa de Voluntariado EDP Carta de Princípios do Voluntariado EDP Objeto e aplicação dos Princípios do Voluntariado Os objetivos do Programa de Voluntariado EDP Definição de Voluntário EDP Definição de Organização Parceira Definição de Comunidade EDP Inclusão de novas organizações parceiras no programa Limites de responsabilidade da EDP Procedimentos EDP da Gestão de Voluntários Inscrição do colaborador no Programa Disponibilização, gestão e reporte das horas de voluntariado Disponibilização de oportunidades de voluntariado Inscrição numa oportunidade concreta de voluntariado e sua aprovação 09 02

3 3. Formação e Desenvolvimento dos Voluntários Formação providenciada pela EDP Formação inicial providenciada pela organização parceira Recrutamento, Gestão e Avaliação de Voluntários pela Organização Parceira Entrevista Necessidade de um supervisor Avaliações Dispensa de um voluntário Término da atividade do voluntário Reconhecimento e Apoio dos Voluntários Reembolso de despesas Seguro de acidentes pessoais Reconhecimento na EDP 12 03

4 Introdução A Sustentabilidade é um dos pilares centrais da estratégia do Grupo EDP. Com o objetivo de responder a esta directriz global e de promover, no âmbito do Programa +Conciliar, o exercício da cidadania entre os seus colaboradores, foi criado o Programa de Voluntariado EDP (PVEDP). A EDP tem no Capital Humano o recurso mais valioso para instituições sem fins lucrativos que, além de meios financeiros, precisam de capacitação e de participação voluntária dos cidadãos para aumentar a eficácia do trabalho meritório que desenvolvem junto de populações carenciadas ou de grupos em risco de exclusão social. É este défice de competências que nos convoca a todos para um novo patamar de envolvimento com causas e projetos que não encontram respostas nos mecanismos públicos ou no funcionamento dos mercados. Estabeleceu-se assim a Carta de Princípios do Voluntariado EDP e o Manual do Voluntariado, do qual o presente guia é parte, para fornecer orientação e diretrizes gerais a todas as partes envolvidas no PVEDP. Alterações ou exceções a esta, ou ao referido manual, só podem ser concedidas previamente pela equipa de gestão do PVEDP. A atuação eficiente dos voluntários EDP junto das Organizações Parceiras do Programa requer uma ação planeada e organizada. A função da Equipa do Programa de Voluntariado é fornecer um ponto central de coordenação, para um envolvimento eficaz dos voluntários nas organizações e conduzir e ajudar as ações conjuntas dos parceiros sociais e voluntários para proporcionar serviços mais produtivos, coordenando o voluntariado em todas as geografias em que o Grupo EDP está presente. 04

5 1. O Programa de Voluntariado 1.1 Carta de Princípios do Voluntariado EDP 1. A EDP reconhece a importância estratégica da adoção de uma Política de Voluntariado para o fortalecimento da sua cultura corporativa, para a gestão do seu Capital Humano e para o aprofundamento da relação de proximidade da Empresa com a Sociedade em que se insere. 2. A EDP, no exercício pleno das suas responsabilidades de cidadania e de criação de valor social e economicamente sustentável, assume que o seu Capital Humano é um instrumento prioritário para a capacitação de instituições do Terceiro Setor, considerando-o tão importante quanto os recursos financeiros que, nomeadamente através das suas fundações, coloca na viabilização dos projetos que apoia. 3. A EDP apoia ativamente os seus colaboradores na prática do voluntariado social permitindo-lhes, nomeadamente, afetar um dado número de horas do seu período laboral mensal para a realização de trabalho voluntário de suporte a causas que possam ter um relevante significado para a comunidade. No âmbito desse apoio a Empresa promove um Programa estruturado para encorajar a prática de voluntariado junto de instituições parceiras, sem fins lucrativos e de idoneidade reconhecida, atuantes nas áreas social, ambiental, de serviços humanitários, da saúde e da educação. 4. O Programa de Voluntariado do Grupo EDP é desenvolvido com o objetivo de gerar oportunidades de exercício de voluntariado aos colaboradores, de garantir a preparação individual adequada para essa atividade, de gerir a bolsa de horas disponíveis por forma a otimizar a satisfação das necessidades das instituições parceiras e de medir os impactos produzidos junto das comunidades beneficiárias. 05

6 5. O Programa de Voluntariado contemplará medidas que permitam integrar nas ações de voluntariado do Grupo, tanto quanto possível, a colaboração de familiares dos trabalhadores, de trabalhadores já aposentados, de parceiros de negócio e de outros stakeholders, promovendo um conceito de Comunidade EDP. 6. A gestão do Programa de Voluntariado EDP será suportada numa plataforma técnica onde serão permanentemente registadas as solicitações para trabalho voluntário recebidas das instituições parceiras credenciadas, as inscrições dos colaboradores disponíveis para atividades de voluntariado, a Bolsa de Horas de voluntariado disponíveis, as autorizações das chefias para a utilização, caso a caso, das horas para voluntariado concedidas pela Empresa. A Plataforma disporá de funcionalidades para a avaliação do trabalho de voluntariado realizado. 7. A EDP compromete-se a criar os processos necessários para realizar a medição auditável dos recursos utilizados e dos impactos obtidos através do método SROI do modelo LBG por forma a tornar elegíveis para o investimento social da empresa as ações de voluntariado concretizadas. 1.2 Objeto e aplicação dos princípios do voluntariado Estes princípios aplicam-se a todos os voluntários que exercem voluntariado ao abrigo do PVEDP (quer sejam colaboradores ou não da EDP), e a todos os projetos que envolvam voluntariado levados a cabo pela EDP ou em nome desta. 1.3 Os objetivos do Programa de Voluntariado EDP Reforçar o espírito de solidariedade e entreajuda nos colaboradores EDP; Promover uma cultura de responsabilidade social e de cidadania empresarial; Retribuir às comunidades das quais a EDP faz parte; Ser um exemplo e referência de uma Empresa Solidária ; Colaborar para o desenvolvimento sustentável dos países em que a EDP está presente; Cumprir com os valores estratégicos da EDP de sustentabilidade, visando a melhoria da qualidade de vida das gerações atuais e futuras. 06

7 1.4 Definição de Voluntário EDP Um Voluntário EDP é qualquer pessoa que sem compensação ou expectativa de compensação, realiza uma tarefa sob orientação e em nome da organização parceira. Um voluntário EDP tem de ser aceite oficialmente e inscrito pela organização parceira antes do desempenho da tarefa. Os voluntários EDP não devem ser considerados funcionários das organizações parceiras do Programa de Voluntariado EDP. Um voluntário EDP terá de ser um colaborador do Grupo EDP, ou alguém que por intermédio de um colaborador do Grupo EDP (designado colaborador ligação) queira participar no PVEDP (exemplo: familiares ou amigos de colaboradores). Os não colaboradores da EDP apenas poderão exercer voluntariado pontual (ou seja de natureza não regular) e, tanto quanto possível, acompanhados na sua ação do respetivo colaborador ligação. 1.5 Definição de Organização Parceira Uma Organização Parceira (OP) é qualquer entidade sem fins lucrativos que estabeleça um protocolo de parceria com o PVEDP. Os colaboradores EDP poderão solicitar à Equipa do PVEDP a inclusão de organizações no PVEDP nas quais pretendam começar ou continuar a exercer voluntariado. Uma OP poderá ter ou não um departamento de gestão de voluntários. No caso da sua ausência este será substituído nas suas funções pela pessoa de ligação da OP ao PVEDP. 1.6 Definição de Comunidade EDP A Comunidade EDP é composta por todas as pessoas com quem os colaboradores EDP tenham uma ligação pessoal, e pelas organizações que tenham com o Grupo EDP uma ligação profissional, e ainda a comunidade de reformados do Grupo EDP. 07

8 1.7 Inclusão de novas organizações parceiras no programa A qualquer altura uma potencial OP pode entrar em contacto com a EDP para aderir ao PVEDP, ou ser proposta por qualquer colaborador EDP (que até pode ser já voluntário da mesma nos seus tempos livres), sendo que esse pedido deve ser comunicado à Equipa do PVEDP. Posteriormente esta entrará em contacto com a potencial OP para se estabelecer um protocolo de parceria. 1.8 Limites de responsabilidade da EDP A EDP aceita a contribuição de todos os voluntários sob condição de que o seu serviço é da exclusiva responsabilidade da OP. Os voluntários EDP aceitam que a OP pode a qualquer momento, por qualquer motivo, decidir terminar a relação do voluntário com a OP ou efetuar alterações na natureza da sua missão de voluntariado. Um voluntário pode a qualquer momento, por qualquer motivo, decidir terminar a relação de voluntariado com a OP. 2. Procedimentos EDP da Gestão de Voluntários 2.1 Inscrição do colaborador no Programa O colaborador fará a sua inscrição através do portal do voluntariado EDP. Se não tiver acesso a meios informáticos, o departamento de Recursos Humanos da sua empresa deverá assisti-lo a fazer a sua inscrição. Posteriormente receberá formação no final da qual será considerado Voluntário EDP. 08

9 2.2 Disponibilização, gestão e reporte das horas de voluntariado A EDP criou uma bolsa de horas para utilização em ações de voluntariado. Esta bolsa é gerida a nível departamental e reúne uma média de 4 horas úteis por colaborador, que multiplicadas pelo número de pessoas da equipa, resulta no total de horas disponíveis para usufruto do departamento. No máximo, cada colaborador pode dedicar 8 horas por mês a este tipo de iniciativas. Poderá ainda ser possível a participação em ações que envolvam períodos superiores, sendo que estas necessitarão de autorização superior. A OP comunicará à EDP regularmente as presenças dos voluntários EDP. Os voluntários EDP são responsáveis por cumprir as regras da organização, realçando-se neste ponto todos os procedimentos de controlo de presenças e horários. 2.3 Disponibilização de oportunidades de voluntariado A OP informará a EDP das suas necessidades de voluntários, as quais a EDP se compromete a comunicar internamente de forma a mobilizar os seus colaboradores. Os meios preferenciais de comunicação que usará serão a colocação no portal do voluntariado e correspondência eletrónica. 2.4 Inscrição numa oportunidade concreta de voluntariado e sua aprovação O voluntário EDP fará a sua inscrição através do portal do voluntariado EDP. Este pedido é colocado à hierarquia do mesmo para aprovação, sendo que esta é soberana nas aprovações e no uso das horas a seu cargo. Quando a inscrição é aprovada, ela é comunicada ao colaborador e espera-se que a OP entre em contacto com o voluntário EDP para marcar a entrevista inicial num prazo de até 2 semanas. 09

10 3. Formação e Desenvolvimento dos Voluntários 3.1 Formação providenciada pela EDP Todos os voluntários EDP receberão na sua fase inicial uma breve formação sobre o PVEDP, as suas regras e princípios, e noções gerais sobre o que é o voluntariado, que não substituirá a formação a ser providenciada pela OP. 3.2 Formação inicial providenciada pela organização parceira Todos os voluntários EDP (além da breve formação inicial em Voluntariado providenciada pela EDP) irão receber uma formação providenciada pela OP. Esta incluirá conteúdos como a orientação geral da natureza e propósito da OP, a orientação acerca da natureza e operação do programa ou atividade para os quais são recrutados e a orientação específica acerca dos propósitos e requisitos da posição que estão a aceitar. 4. Recrutamento, Gestão e Avaliação de Voluntários pela Organização Parceira 4.1 Entrevista Antes de lhes ser atribuída ou nomeada uma posição, todos os voluntários EDP serão entrevistados pela OP, para avaliar a sua adequação e interesse na posição. 4.2 Necessidade de um supervisor Cada voluntário EDP aceite para uma posição na OP deve ter um supervisor claramente identificado que é responsável pela gestão direta desse voluntário. Este supervisor deve ser responsável pela gestão e orientação diárias do trabalho do voluntário e deve estar disponível para consulta e assistência ao voluntário EDP. 4.3 Avaliações Os voluntários devem receber uma avaliação periódica para reverem o seu trabalho. A sessão de avaliação irá rever o desempenho do voluntário EDP, sugerir quaisquer mudanças no estilo de trabalho, procurar sugestões por parte do voluntário EDP sobre formas de potenciar a relação do voluntário com a organização, transmitir apreço ao voluntário, e determinar o interesse contínuo do voluntário em trabalhar nessa posição. 10

11 As avaliações devem incluir tanto um exame do desempenho das responsabilidades do voluntário como uma discussão de quaisquer sugestões que o voluntário possa ter relativamente à posição ou projeto com os quais o voluntário está relacionado. A sessão de avaliação é uma oportunidade para tanto o voluntário como a organização examinarem e melhorarem a sua relação. Deve ser enviado à Equipa do PV um registo informático de cada sessão de avaliação, seguindo o formulário providenciado pela EDP. 4.4 Dispensa de um voluntário Os voluntários que não concordem com as regras e procedimentos da OP ou que falhem no desempenho satisfatório da sua missão de voluntariado podem ser sujeitos a dispensa. Nenhum voluntário EDP será destituído até ter tido uma oportunidade de discutir as razões de uma possível dispensa com os funcionários supervisores. Anteriormente, à dispensa de um voluntário, qualquer membro dos funcionários implicado deve consultar e pedir ajuda à pessoa de ligação da OP ao Programa de Voluntariado EDP. Os fundamentos possíveis para dispensa podem incluir, mas não estão limitados ao seguinte: insubordinação ou conduta imprópria graves, estar sob influência de álcool ou drogas, roubo de bens ou utilização indevida de equipamentos ou materiais da OP, abusar ou maltratar beneficiários da ação ou colegas de trabalho, incapacidade de respeitar as políticas e procedimentos da OP, incapacidade de cumprir padrões de desempenho físicos ou mentais e incapacidade em desempenhar satisfatoriamente os deveres atribuídos. 4.5 Término da atividade do voluntário Os voluntários podem terminar o seu serviço de voluntariado, com a organização, a qualquer momento. Pede-se que os voluntários que pretendam terminar a sua atividade que facultem uma notificação antecipada da sua saída e um motivo da sua decisão. 11

12 5. Reconhecimento e Apoio dos Voluntários 5.1 Reembolso de despesas Os voluntários EDP podem ser elegíveis para reembolso pela OP das despesas razoáveis ocorridas durante o exercício de negócios para a organização. O departamento de gestão de voluntários deve distribuir informação a todos os voluntários relativamente a itens reembolsáveis específicos. Deve ser procurada aprovação prévia para qualquer despesa importante. A EDP não assume gastos de transporte, alojamento, ou outros quaisquer custos dos voluntários EDP nas atividades de voluntariado, a não ser em casos previamente autorizados pela hierarquia direta ou pela equipa de gestão do PVEDP. 5.2 Seguro de acidentes pessoais O trabalho voluntário exercido por colaboradores da EDP está automaticamente coberto pelo seguro de trabalho, incluindo horas fora do horário de expediente. No caso de não colaboradores estes deverão ser cobertos por seguro da OP, a não ser em casos em que seja a EDP a promotora e organizadora da iniciativa, sendo que nesses caso a EDP providenciará os necessários seguros. A informação específica, relativa a tal seguro, está disponível no departamento de gestão de voluntários da OP ou junto da Equipa do PVEDP. 5.3 Reconhecimento na EDP Será realizado pela EDP um evento anual de reconhecimento dos voluntários EDP, organização parceira, e equipa de voluntários que se destacaram pelo seu mérito nas suas ações. O Grupo EDP também se empenhará na sua comunicação interna e externa para a promover contributos meritórios e exemplares dos seus colaboradores no PVEDP. 12