O recadastramento anual dos servidores inativos está fundamentado na legislação que segue:

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1 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E COMPUTACIONAIS RECADASTRAMENTO ANUAL DO SERVIDOR INATIVO CIVIL 1 CONCEITO O recadastramento, realizado no mês de aniversário do servidor inativo, tem a finalidade de manter atualizada a base de dados do SIRH, identificando possíveis divergências em dados cadastrais, documentação e dependentes, bem como possíveis pagamentos indevidos. 2 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL O recadastramento anual dos servidores inativos está fundamentado na legislação que segue: Decreto nº 1.352, de ; Art. 91 da Lei Complementar nº 381, de ; Decreto nº 1.158, de DEFINIÇÃO DE TERMOS AR - Aviso de recebimento. CIASC - Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina. CPF - Cadastro de Pessoa Física. CRH - Menu Dados do Servidor do SIRH. DGDP - Diretoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas. DITE - Diretoria do Tesouro Estadual. FRH - Menu da Folha de Pagamento. GEREF - Gerência de Remuneração Funcional. INSS - Instituto Nacional de Seguro Social. IPREV - Instituto de Previdência do Estado de Santa Catarina. MCP Inclusão/Alteração de Dependente e Declaração de Dependência Econômica. MCP Atualização Cadastral Anual dos Servidores Inativos Civis. PGE - Procuradoria Geral do Estado. SEA - Secretaria de Estado da Administração. SEF - Secretaria de Estado da Fazenda. Setorial/Seccional - Setorial e Seccional de Gestão de Pessoas. SIRH - Sistema Informatizado de Recursos Humanos. SISOBINET - Sistema Informatizado de Óbito. 4 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Encaminhamentos Atualizado em

2 O Setorial/Seccional recebe mensalmente os Boletins de Atualização Anual dos servidores inativos aniversariantes no mês subseqüente, junto com os relatórios da folha de pagamento. Os Boletins deverão ser encaminhados às unidades administrativas, conforme rotina existente. Quando da realização do recadastramento o servidor inativo preenche os campos do Boletim que deverão ser alterados no Sistema. Cabe ao Setorial/Seccional entregar ao servidor recadastrado o comprovante de recadastramento. O Setorial/Seccional deverá registrar no Sistema as alterações cadastrais, se for o caso, bem como informar em campo específico a realização de recadastramento. Inclusão no SIRH dos aniversariantes de janeiro a novembro Sendo impossível atualizar a data do recadastramento dos aniversariantes de janeiro a novembro, que não foram informados no CRH/SIRH até 31 de dezembro, deve ser alterado os dados cadastrais (endereço, telefone e outros) que se fizerem necessários sem o registro do S (Sim Recadastrado). Nesta situação, em que a realização do recadastramento ocorre no exercício posterior, deverá ser registrado no módulo 22 (Históricos) o código de histórico 1822 (Recadastramento) com data de início e fim igual ao primeiro dia do mês de aniversário do servidor, e com o registro do ano anterior a que se refere o recadastramento. A existência de 1822 no FRH/SIRH permite acompanhar, com segurança, por período, os servidores que não se recadastraram. Inclusão no SIRH dos aniversariantes de dezembro Para os aniversariantes de dezembro, que não tiveram o S (Sim Recadastrado) informado no CRH/SIRH até 31 de dezembro, deverá ser informado até 31 de janeiro do próximo exercício. A partir de fevereiro o CRH/SIRH não aceita o registro de S, devendo ser alterado os dados cadastrais (endereço, telefone e outros) que se fizerem necessários no CRH/SIRH, e a realização do recadastramento informado no módulo 22 (Históricos), pelo registro do código de histórico 1822 (Recadastramento), sendo que a data de início e fim deve ser igual ao primeiro dia do mês de aniversário do servidor e o ano referente ao exercício a que se refere o recadastramento (ano anterior). Impossibilidade de deslocamento para realizar o recadastramento Quando o servidor estiver impossibilitado de se deslocar até o Setorial/Seccional (idade avançada, dificuldade de locomoção, acamado e outros motivos), o responsável pela atividade deverá realizar o recadastramento in loco. Na impossibilidade do servidor poder assinar o Boletim de Atualização Anual, o servidor que estiver realizando o recadastramento poderá fazê-lo, se responsabilizando pelas informações. Procuração O recadastramento poderá ser efetuado através de procuração, desde que a mesma seja recente, datada no máximo até o início do exercício (ano) anterior. O Setorial/Seccional deverá anexar ao Boletim fotocópia da procuração. Em hipótese alguma será aceita procuração que não atenda as exigências da administração pública, haja vista os objetivos do recadastramento. Atualizado em

3 Havendo dúvidas sobre a veracidade da procuração, o Setorial/Seccional deverá realizar o recadastramento in loco. Dependente Os dependentes constantes no Boletim de Atualização Cadastral Anual, são aqueles que possuem direito à pensão no IPREV quando do falecimento do servidor. Se o servidor solicitar a inclusão de dependentes no Boletim, deverá ser anexado ao mesmo o formulário MCP-100, devidamente preenchido e assinado, acompanhado da fotocópia da certidão de nascimento ou documento equivalente, a serem encaminhados ao responsável pela inclusão de dependentes no CRH/SIRH. Os dependentes do IPREV são esposo(a), companheiro(a), filhos(as) menores de 21 anos ou até 24 se universitários, filhos(as) inválidos(as). Servidor inativo que também é pensionista no IPREV Os servidores inativos, que também são pensionistas no IPREV, são recadastrados anualmente em data fixada pelo IPREV (primeiro semestre), independente do mês de aniversário. Quando o recadastramento do pensionista é registrado no CRH/SIRH, migra para o órgão ou entidade no qual é aposentado a data do recadastramento e o S (Sim Recadastrado). Ocorrendo o recadastramento no órgão ou entidade em que ocorreu a aposentadoria, não gera na base de dados do IPREV o S (Sim Recadastrado). Para evitar que o servidor inativo/pensionista tenha que ser submetido ao recadastramento duas vezes por ano, não é emitido o Boletim de Atualização Cadastral Anual pré-impresso no órgão de origem da aposentadoria, bem como identificado o mesmo em relatórios de verificação de servidores não recadastrados. Sempre que ocorre registro de servidor inativo como pensionista no IPREV, deixa de ser gerado, automaticamente, a emissão do Boletim de Recadastramento Anual de Servidor Inativo. Servidor inativo com duas aposentadorias no Estado Possuindo o servidor inativo dois vínculos de aposentado no Poder Executivo, deverá realizar o recadastramento nos dois órgãos ou entidades de lotação. Servidor aposentado no exercício atual Quando a data de aniversário é posterior a data da aposentadoria iniciada no ano em curso, o servidor fica desobrigado de se recadastrar. Com a inclusão da aposentadoria no Sistema, são processados a data de recadastramento no CRH/SIRH e o código de histórico 1822 no FRH/SIRH. Sendo registrada a aposentadoria no Sistema com data de início no exercício anterior, é gerado 1822 com data de início igual a data da aposentadoria. O servidor só passará a realizar recadastramento no exercício posterior ao de aposentadoria. Falecimento do servidor Sendo constatada ausência de realização de recadastramento devido falecimento, sem que tenha sido informado à época ao Setorial/Seccional, ocasionando o pagamento indevido, o Setorial/Seccional deverá: I - emitir comunicado de solicitação de informações ou apresentação da certidão de óbito, a ser encaminhado, via correspondência com aviso de recebimento, ao endereço Atualizado em

4 de domicílio do servidor constante no CRH/SIRH, oportunizando o prazo de 5 (cinco) dias úteis, a contar do recebimento, para prestar esclarecimentos ou apresentação de documento; II - não ocorrendo o encaminhamento da certidão, emitir ofício ao Setor de Benefícios do INSS para verificação da existência de óbito no SISOBNET. Deverá constar da solicitação a motivação, o nome do servidor, CPF, data de nascimento e o nome da mãe e do pai; III - sendo informado pelo INSS o cartório que lavrou a certidão de óbito, deverá ser encaminhada correspondência ao mesmo solicitando fotocópia, justificando a solicitação por ser necessário instruir processo de ressarcimento aos cofres públicos; IV - com a certidão em mãos, seguir os procedimentos descritos do item VIII a XVII; V - sendo informada pelo INSS a inexistência de registro de óbito, deverá ser encaminhada correspondência aos cartórios do município de domicílio do servidor, justificando a solicitação por ser necessário instruir processo e ressarcimento aos cofres públicos; VI - conhecida a confirmação de óbito por certidão, adotar os procedimentos descritos do item VIII a XVII; VII - não existindo confirmação de óbito por certidão, informar a ocorrência na descrição do afastamento sem remuneração registrado no FRH/SIRH; VIII - quando conhecido o teor da certidão de óbito deverá ser registrado no FRH/SIRH o falecimento; IX - emitir ficha financeira do período entre o mês de falecimento e o mês de pagamento indevido; X - incluir os valores percebidos em planilha de cálculo, apurando o valor nominal a ser restituído por código de provento; XI - emitir cópia dos dados cadastrais e funcionais do SIRH em que seja identificado o nome, lotação, conta corrente, endereço e registro de recadastramento não realizado; XII - emitir informação fundamentando a ocorrência de recadastramento anual não realizado; XIII - autuar toda a documentação descrita nos itens acima, inclusive o aviso de recebimento, no Sistema de Protocolo Padrão, tratando de ressarcimento à Fazenda Pública; XIV - remeter os autos à DITE da SEF, a fim de que informe a existência ou não dos valores pagos na conta corrente do servidor. Existindo valores, deverão ser revertidos aos cofres públicos e o processo, depois de retornado ao Setorial/Seccional, deve ser encaminhado à GEREF/DGDP/SEA para alteração dos contracheques; XV - após retorno do processo da GEREF, o mesmo é arquivado; XVI - constatada a inexistência de valores na conta corrente, os autos retornam ao Setorial/Seccional para comunicar o dependente ou parente do servidor falecido, via correspondência com aviso de recebimento, que deverá ocorrer o ressarcimento através de depósito identificado, mediante documento emitido no sítio da Secretaria de Estado da Fazenda ( Deverá acessar a opção SERVIÇOS DEPÓSITOS IDENTIFICADOS EMITIR DOCUMENTO, selecionando o órgão ou entidade que receberá o ressarcimento e a respectiva conta com inicial 9, preenchendo, ainda, os dados pessoais e o histórico, a fim de permitir sua identificação. Com a guia impressa, o dependente ou parente providenciará depósito bancário e encaminhará cópia ao Setorial/Seccional do órgão ou entidade de origem do servidor falecido, para que seja Atualizado em

5 anexada ao processo. Com isso, o mesmo é encaminhado à GEREF para alteração dos contracheques; XVII - após retorno do processo da GEREF, o mesmo é arquivado; XVIII - caso o depósito não seja efetuado, o Setorial/Seccional procede ao cálculo da atualização monetária, utilizando os índices fixados pela Corregedoria Geral de Justiça, do Poder Judiciário deste Estado; XIX - não restando dúvidas quanto ao depósito irregular de valores, o processo é encaminhado ao Gabinete do Procurador Geral da PGE para que seja ajuizada ação. 5 ROTINAS Diretoria de Previdência/IPREV planejar, estabelecer, acompanhar e orientar as ações desenvolvidas pelo CIASC e Setoriais/Seccionais. CIASC emitir Boletim de Atualização Cadastral Anual pré-impresso, no mês anterior ao aniversário do servidor inativo, e encaminhar, junto com os relatórios de processamento da folha, ao órgão ou entidade de origem do mesmo; disponibilizar no View, mensalmente, após o processamento da folha, o relatório IFRH591A (Recadastramento dos Servidores Inativos Civis), composto pelos campos matrícula, nome, data de nascimento e descrição da situação do servidor que deverá se recadastrar no mês subseqüente. O relatório apresenta, também, os servidores aniversariantes no mês subseqüente, que por serem pensionistas no IPREV, independente da data de início da pensão, ou terem se aposentado no ano em curso, antes da data de aniversário, não precisam realizar o recadastramento no órgão em que se aposentaram; encaminhar aos Setoriais/Seccionais, mensalmente, junto com os Boletins de Atualização Cadastral Anual, o relatório IFRH591B (Relação dos Servidores Inativos Aniversariantes e não Recadastrados), que relaciona os servidores que estão em falta com o seu recadastramento; emitir carta nominal de solicitação de realização de recadastramento, destinada ao endereço dos servidores que possuem recadastramento pendente, sempre que o IPREV solicitar. Setoriais/Seccionais receber mensalmente os Boletins de Atualização Cadastral Anual, conferindo nominalmente com o relatório IFRH591A; emitir no Portal do Servidor do Estado ( - opção Manuais e Formulários - Formulários), sempre que necessário, o formulário MCP-192, que encontra-se em branco; efetuar o recadastramento emitindo e entregando o respectivo comprovante ao servidor. Se o servidor não se apresentar no Setorial/Seccional, sendo necessário encaminhar o Boletim para o endereço do mesmo, a assinatura do servidor deverá, obrigatoriamente, ser reconhecida em cartório; identificar no relatório IFRH591B os servidores que deixaram de efetuar o recadastramento. Estabelecer contato com os mesmos para informar da necessidade de Atualizado em

6 manter o recadastramento atualizado, para que assim se evite o bloqueio da remuneração ou vencimentos; atualizar o módulo 01 (Servidor) do CRH/SIRH. No campo referente ao recadastramento deve ser digitado S (Sim Recadastramento) para confirmar a sua realização. Com a confirmação é gerado, automaticamente, o código de histórico 1822 (Recadastramento) no FRH/SIRH, com data de início e fim igual a data constante no campo recadastramento, que pode ser consultado no assunto 02 (Afastamentos) do módulo 17 (Afastamentos/Retornos); receber e encaminhar carta de solicitação de recadastramento ao servidor inativo no mês subseqüente ao de aniversário do servidor, dando prazo para que o mesmo se apresente. 6 FLUXOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS SETORIAL/SECCIONAL RECEBE BOLETINS E RELATÓRIOS SERVIDOR COM RECADASTRA MENTO PENDENTE? SIM SETORIAL/SECCIONAL ENTRA EM CONTATO COM SERVIDOR NÃO SERVIDOR COMPARECE? SIM NÃO SETORIAL/SECCIONAL ENCAMINHA BOLETIM AO ENDEREÇO DO SERVIDOR PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO MCP-192 ENTREGA DO COMPROVANTE DE RECADASTRAMENTO AO SERVIDOR SERVIDOR PREENCHE, ASSINA EM CARTÓRIO E ENCAMINHA PARA SETORIAL/SECCIONAL SETORIAL/SECCIONAL ATUALIZA MÓDULO 01 DO SIRH ARQUIVAMENTO FIM Atualizado em

7 7 PROCEDIMENTOS COMPUTACIONAIS O Setorial/Seccional realiza a inclusão do recadastramento anual da seguinte forma: MENU DO NUCLEO DE RECURSOS HUMANOS SERVIDOR EVENTO DEPENDENTE PROGRAMA DE ESTAGIO CURRICULUM ORGÃO HABILIDADES CONCURSO CARTEIRA/DIPLOMA PROFESSOR 05 ASSUNTOS MINISTRAVEIS SISTEMA DE FARDAMENTO AVALIAÇÃO ESTAGIO PROBATORIO 15 POS-GRADUAÇÃO RELATÓRIOS ACIDENTE EM SERVICO SEGURANCA AVALIAÇÃO OPÇÃO : 01 ORGÃO: Pressionar a tecla entra/enter para acessar a tela Menu do Servidor. MENU DO SERVIDOR CONSULTA ALFABÉTICA... 0 CONSULTA... 1 INCLUSÃO... 2 ALTERAÇÃO... 3 OPÇÃO :3 MATRÍCULA : NR.CARGO: 01 NR. INSCRIÇÃO SISTEMA: - NOME SERVIDOR : NR. CPF : - PIS/PASEP : - Pressionar a tecla entra/enter para acessar a tela Alteração dos Dados do Servidor. ALTERACAO DOS DADOS DO SERVIDOR MATRICULA: NOME: MARIA ANTONIA DOS SANTOS NR.INSCRICAO SISTEMA: PLAM IPESC : 2 DT.ADESAO: DT.BAIXA : SEXO : 2 RACA/COR: 2 DEFICIENTE: 0 ESTADO CIVIL; 2 NOME MAE : MARIA APARECIDA DOS SANTOS NOME PAI : ANTONIO DOS SANTOS ANO PRIMEIRO EMPREGO: 1985 DATA NASCIMENTO: MUNICIPIO NASC.: 8043 RECADASTRAMENTO GRAU INSTRUCAO : 10 DATA: (S/N/P): S NACIONALIDADE : 10 DT.INVEST.ESTADO: ANO CHEGADA : SIT.ESTRANGEIRO: DT.NATURALIZACAO: LOGRADOURO : RUA SALOMÃO VERIDIANO COMPLEMENTO: 308 BAIRRO : SÃO CARLOS MUNICIPIO : 8327 REFERENCIA : CEP : TIPO MORADIA : 1 TELEFONE : CONTRA-CHEQUE (1-EMITE 2-NAO EMITE ): 1 TEMPO A AVERBAR(S/N): N Para que ocorra a inclusão do recadastramento e alteração dos dados cadastrais, deve ser pressionada a tecla entra/enter. 8 RESPONSABILIDADES Atualizado em

8 Diretoria de Previdência: estabelecer os procedimentos, acompanhar, orientar e supervisionar a execução das atividades relacionadas ao recadastramento. CIASC: elaborar e emitir relatórios de servidores inativos a serem recadastrados e com pendência de recadastramento, bem como emitir o Boletim de Atualização Cadastral Anual. Setorial/Seccional: realizar o recadastramento dos servidores inativos de seu órgão ou entidade e atualizar as informações no SIRH. Servidor Inativo: estar atento à data de seu recadastramento, e procurar o Setorial/Seccional de seu órgão ou entidade para realizá-lo. Permitida a reprodução parcial ou total, desde que citada a fonte (Lei Federal nº 9.610, de ). Atualizado em