REGULAMENTO SOBRE APRECIAÇÃO E CONTROLO DE TRANSAÇÕES COM PARTES RELACIONADAS E PREVENÇÃO DE SITUAÇÕES DE CONFLITO DE INTERESSES

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1 REGULAMENTO SOBRE APRECIAÇÃO E CONTROLO DE TRANSAÇÕES COM PARTES RELACIONADAS E PREVENÇÃO DE SITUAÇÕES DE CONFLITO DE INTERESSES DOS CTT - CORREIOS DE PORTUGAL, S.A. I. ENQUADRAMENTO A criação do presente regulamento visa estabelecer procedimentos de apreciação e controlo das transações com partes relacionadas dos CTT- Correios de Portugal, S.A. ( CTT, Empresa ) e de prevenção de situações de conflito de interesses, de forma a garantir o rigoroso cumprimento dos preceitos legais e acautelar os interesses das outras entidades interessadas na vida da Empresa e não intervenientes nas transações em causa. Pese embora constitua prática dos CTT a realização de transações com partes relacionadas de acordo com as condições normais de mercado, tendo sempre presentes as melhores práticas de governo societário bem como as normas contabilísticas, nomeadamente a IAS 24, o Conselho de Administração entendeu definir procedimentos de controlo, a desenvolver pela Comissão de Auditoria, e deste modo reforçar internamente os mecanismos de prevenção, identificação e resolução de situações de conflitos de interesses, no sentido de aumentar o grau de transparência e objetividade na gestão deste tipo de operações. Neste contexto, compete à Comissão Executiva dos CTT submeter à apreciação da Comissão de Auditoria, os termos e as condições de transações a contratar pelos CTT com entidades relacionadas, nos moldes do presente Regulamento. II. DEFINIÇÕES Para efeitos deste Regulamento, os termos e as expressões que a seguir se apresentam têm o seguinte significado: a) Acionista qualificado: Qualquer acionista titular de uma participação direta ou indireta correspondente a pelo menos 2% (dois por cento) do capital social 1

2 dos CTT, nos termos do estabelecido pelo artigo 20.º do Código Valores Mobiliários ( CVM ); b) Condições de mercado: Condições nas quais foram observadas, durante a negociação/contratualização, os princípios (i) da competitividade (preços e condições dos serviços compatíveis com os praticados no mercado); (ii) da adequação e conformidade (pertinência dos termos do respetivo contrato com os interesses da Empresa); e (iii) da transparência (reporte adequado das condições acordadas com a devida divulgação nas demonstrações financeiras); c) Conflito de interesses: Há conflito de interesses quando uma pessoa ou entidade não é independente em relação à matéria em discussão e pode influenciar ou tomar decisões motivadas por interesses distintos dos interesses dos CTT; d) Dirigente: Membro dos órgãos de administração e fiscalização dos CTT e eventuais responsáveis que não sendo membros destes órgãos possuam um acesso regular a informação privilegiada e participem nas decisões sobre a gestão e estratégia negocial da sociedade; e) Influência significativa: É o poder de participar nas decisões financeiras e operacionais de uma entidade, sem contudo haver controlo sobre essas decisões. Em geral há influência significativa quando a participação se situa entre os 20% e os 50% dos direitos de voto; f) Parte relacionada: Acionista qualificado, dirigente ou, ainda, entidade terceira com aquele relacionada através de qualquer interesse comercial ou pessoal relevante e ainda sociedade subsidiária, ou associada ou entidade conjuntamente controlada (joint-venture); g) Sociedade subsidiária: Empresa controlada direta ou indiretamente pelos CTT, nos termos do artigo 21.º do CVM; h) Sociedade associada: Empresa com influência significativa, direta ou indiretamente, dos CTT; i) Transação com partes relacionadas: Negócios jurídicos onerosos ou gratuitos entre os CTT e uma parte relacionada; 2

3 j) Transação significativa: É qualquer transação com parte relacionada de montante superior a (um milhão de euros) relativa a um único negócio ou a um conjunto de negócios realizados em cada exercício económico III. PRINCÍPIOS As Transações com partes relacionadas devem obedecer aos seguintes princípios: 1. Só podem ocorrer caso os motivos sejam claramente enquadráveis no âmbito dos negócios da Empresa; 2. A sua realização deve obedecer às condições de mercado, de acordo com a legislação em vigor e cumprindo as melhores práticas de governo das sociedades de modo a assegurar a transparência e o pleno respeito pelos interesses dos CTT; 3. Devem ser sempre formalizadas por escrito, especificando-se os termos e condições; 4. Empréstimos a favor de Partes Relacionadas são expressamente proibidos, exceto a favor de empresas subsidiárias, associadas ou entidade conjuntamente controlada (joint-venture); 5. Devem ser divulgadas de forma clara e precisa nas notas explicativas às demonstrações financeiras da Empresa, com os detalhes suficientes para a identificação da Parte relacionada e das condições essenciais relativas às transações. IV. MODALIDADES DE INTERVENÇÃO DA COMISSÃO DE AUDITORIA A Comissão Executiva deve submeter à apreciação da Comissão de Auditoria qualquer Transação com partes relacionadas. A aprovação por parte da Comissão de Auditoria é realizada a dois níveis: a) Parecer prévio, aplicável às Transações significativas com exceção das transações realizadas entre os CTT e as subsidiárias cuja capital seja direta ou indiretamente detido a 100% (cem por cento) pelos CTT. 3

4 b) Apreciação posterior, aplicável a todas as Transações com partes relacionadas que não estejam sujeitas a Parecer prévio. V. PRAZO DAS COMUNICAÇÕES DAS TRANSAÇÕES COM PARTES RELACIONADAS A Comissão Executiva deve comunicar à Comissão de Auditoria as Transações com partes relacionadas nos seguintes prazos: a) Com um mínimo de quinze dias de antecedência em relação à data estimada para a realização da transação, no caso de Transação significativa ; b) Até ao último dia de julho ou janeiro, consoante a transação tenha ocorrido no 1º ou no 2º semestre do ano, no caso das restantes situações. VI. CONTEÚDO DA COMUNICAÇÃO DE TRANSAÇÕES COM PARTES RELACIONADAS À COMISSÃO DE AUDITORIA 1. A comunicação de qualquer Transação significativa pela Comissão Executiva à Comissão de Auditoria será considerada estritamente confidencial (tanto no que diz respeito à sua existência como ao seu conteúdo) e deve incluir os seguintes elementos: a) Informação sobre os principais termos e condições da Transação significativa, nomeadamente uma descrição da operação, do seu objetivo e da sua oportunidade, bem como das obrigações a assumir pelas partes; b) Menção dos procedimentos pré-contratuais adotados na seleção da contraparte, nomeadamente se a operação terá por base um concurso/ consulta ou adjudicação direta; c) No caso de adjudicação direta, as razões que justificam esta opção; d) Caso tenha existido propostas concorrenciais, informação sobre as condições das diferentes propostas e o motivo da seleção; e) Se a transação envolver a alienação de um ativo, a sua descrição, ano de aquisição e valor líquido contabilístico; f) No caso de urgência na celebração da Transação significativa, a sua completa e fundamentada justificação; g) Mecanismos adotados para resolver ou prevenir potenciais conflitos de interesses; e 4

5 h) A demonstração de que a operação será realizada em condições normais de mercado. 2. No que respeita às restantes transações com partes relacionadas a sua comunicação à Comissão de Auditoria deve ser constituída por cópia do contrato e informação adicional que a Comissão Executiva considere relevante para a análise da transação. VII. APRECIAÇÃO DAS TRANSAÇÕES SIGNIFICATIVAS PELA COMISSÃO DE AUDITORIA A Comissão de Auditoria aprecia a proposta de Transação significativa tendo em conta os princípios definidos no presente Regulamento. A Comissão de Auditoria na apreciação da proposta analisa as seguintes informações, além de outras que considere relevantes: a) Termos da transação; b) Montante da transação; c) Objetivo e oportunidade da transação; d) Interesse da Parte relacionada na transação: impacto na sua situação financeira; interesse (direto ou indireto); natureza contínua ou pontual; outros aspetos que considere relevantes; e) Caso a transação envolva a venda de um ativo, a descrição desse ativo, incluindo a sua data de aquisição e o valor líquido contabilístico; f) Eventuais limitações que possam vir a ser impostas à Empresa como resultado da celebração da transação; g) Risco reputacional para a Empresa; h) Qualquer outra informação que seja considerada relevante. A Comissão de Auditoria para efeitos da sua análise pode solicitar o parecer de especialistas externos, sempre que o considere necessário. VIII. EMISSÃO DE PARECER PRÉVIO A emissão do Parecer prévio pela Comissão de Auditoria deve atender ao seguinte: a) A Comissão de Auditoria deve emitir parecer no prazo máximo de quinze (15) dias a contar da receção da comunicação da Transação significativa ; 5

6 b) No caso de parecer desfavorável da Comissão de Auditoria, a conclusão da Transação significativa fica dependente de autorização do Conselho de Administração dos CTT; c) A aprovação pelo Conselho de Administração da Transação significativa, prevista no ponto anterior, deve ser claramente fundamentada, demonstrando que está conforme os interesses dos CTT e que as vantagens superam as desvantagens. As Transações significativas que forem objeto de Parecer prévio deverão constar do relatório semestral da Comissão de Auditoria sobre Transações com partes relacionadas. IX. APRECIAÇÃO POSTERIOR DAS RESTANTES TRANSAÇÕES COM PARTES RELACIONADAS PELA COMISSÃO EXECUTIVA A Comissão de Auditoria toma conhecimento e eventualmente aprecia as Transações com partes relacionadas sujeitas a Apreciação posterior e, delas faz referência no seu relatório semestral do período a que respeitam. X. SITUAÇÕES DE CONFLITO DE INTERESSES 1. Nas decisões, em Comissão Executiva ou em Conselho de Administração, sobre Transações com partes relevantes, caso algum Administrador esteja impedido de deliberar a respeito da transação em virtude de potencial conflito de interesse, este deverá declarar-se impedido. O impedimento deverá constar da ata da reunião da Comissão Executiva ou do Conselho de Administração, consoante o órgão que delibere sobre a transação. 2. No âmbito da prevenção de situações de conflito de interesses nos CTT, a Comissão de Auditoria tem ainda as seguintes atribuições: a) Apresentar recomendações ao Conselho de Administração no que respeita a medidas de prevenção e identificação de conflitos de interesses a adotar pelos CTT; 6

7 b) Fazer referência no Relatório Anual de Atividades da Comissão de Auditoria à adequação do presente Regulamento aos fins de prevenção e resolução de conflito de interesses. 3. Para permitir a prevenção e a deteção de situações de conflito de interesses, os Dirigentes devem comunicar à Comissão de Auditoria quaisquer participações que detenham em quaisquer sociedades, independentemente da localização da sua sede ser em Portugal ou no estrangeiro, assim como os cargos de administração que exercem noutras sociedades. 4. A comunicação prevista no número anterior deve ser efetuada no prazo de 30 dias após a entrada em vigor do presente Regulamento ou no início das respetivas funções, bem como atualizada até 30 de janeiro de cada ano subsequente ao início dessas funções. 7

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