PROJETO DE RESOLUÇÃO

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1 PROJETO DE RESOLUÇÃO Regulamenta o Processo Eletrônico no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul. O DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições constitucionais e legais; considerando a necessidade de promover o aperfeiçoamento do controle externo, a ser alcançado mediante o incremento da celeridade processual, com a preservação da necessária segurança na tramitação dos processos, e considerando o contido no Processo n /13-4; RESOLVE: CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º Esta Resolução regulamenta a implantação e o uso de meio eletrônico na tramitação de documentos e processos, comunicação e transmissão de dados e atos processuais no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul TCE-RS, por meio do sistema denominado e-tcers. 1º O funcionamento do e-tcers e dos serviços correlatos obedecerá ao disposto na Lei Federal nº , de 19 de dezembro de 2006, e nesta Resolução. 2º O e-tcers será acessado pela Internet, no endereço eletrônico do TCE-RS. 3º A implantação do e-tcers no âmbito deste Tribunal pressupõe a prévia instalação dos equipamentos apropriados e o treinamento de servidores e jurisdicionados. Art. 2º O e-tcers é composto pelos seguintes módulos: I e-protocolo; II e-documento (e-doc); III e-processo (e-proc); IV e-comunicações; e V Mesa de Trabalho. Art. 3º Para os efeitos desta Resolução, entende-se por: I e-protocolo: módulo do e-tcers que tem por finalidade receber documentos físicos ou eletrônicos via Internet ou no Setor de Expedição e Protocolo SEP do TCE-RS e disponibilizá-los ao e-doc, quando for o caso;

2 II e-doc: módulo do e-tcers que gerencia os documentos eletrônicos de origem externa enquanto estiverem sendo apreciados pelo Tribunal; III e-comunicações: módulo do e-tcers que gerencia as comunicações eletrônicas entre o TCE-RS e os usuários externos; IV e-proc: módulo do e-tcers que gerencia os processos eletrônicos de controle externo; V usuário interno: todo aquele que, por força de suas atribuições funcionais, tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas ou custodiadas pelo TCE-RS; VI usuário externo: qualquer pessoa física ou jurídica que tenha acesso, de forma autorizada, mediante cadastramento prévio, a informações produzidas ou custodiadas pelo TCE-RS e que não seja caracterizada como usuário interno; VII documento eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização, devendo conter, quando cabível, a respectiva assinatura digital; VIII processo eletrônico: conjunto de entradas, saídas e movimentações de documentos em formato eletrônico com validação por intermédio de certificação digital, arquivados em banco de dados corporativo com identificação única; IX assinatura digital: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com o objetivo de assinar determinado documento; X certificação digital: conjunto de procedimentos que asseguram a integridade das informações e a autoria das ações realizadas em meio eletrônico, mediante assinatura digital; XI autoridade certificadora: entidade autorizada a emitir, suspender, renovar ou revogar certificados digitais, bem como a emitir lista de certificados revogados, estando obrigada a manter registro de suas operações; XII certificado digital: arquivo eletrônico que contém dados individuais de pessoa ou de instituição e um par de chaves criptográficas utilizados para comprovar identidade em ambiente computacional; XIII certificado digital do tipo A3: certificado em que a geração e o armazenamento das chaves criptográficas são feitos em mídias do tipo cartão inteligente ou token, observando-se que as mídias devem ter capacidade de geração de chaves e ser protegidas por senha ou hardware criptográfico aprovado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-Brasil; XIV mídia de armazenamento do certificado digital: dispositivos portáteis, como os tokens, que contêm certificado digital e são inseridos no computador para efetivar a assinatura digital; XV gestão documental: conjunto de procedimentos que objetiva garantir a produção, manutenção e preservação, ao longo do tempo, de documentos fidedignos, autênticos, acessíveis e compreensíveis, independentemente da forma ou do suporte no qual a informação tenha sido armazenada; XVI mesa de trabalho: módulo do e-tcers que gerencia, de forma centralizada, o acesso e a execução de operações relativas aos objetos do processo eletrônico;

3 XVII unidade competente: serviço com competência para tratar o documento; XVIII gerente de sistema: servidor do TCE-RS responsável por definições relativas a processos de trabalho, regras de negócio, requisitos e utilização de determinada solução de tecnologia da informação; XIX conversão de autos processuais em papel para meio eletrônico: execução de procedimento que envolve a digitalização do processo objeto da conversão, a inclusão dos arquivos resultantes da digitalização como peças do respectivo processo e a inserção, tanto na versão papel quanto na versão eletrônica, de termo que ateste a fidedignidade da versão eletrônica; físico; XX cópia eletrônica: o documento eletrônico resultante da digitalização de documento XXI indisponibilidade técnica: interrupção de acesso ao protocolo eletrônico (e-protocolo), certificada pelo administrador do sistema no Portal do TCE-RS, decorrente de manutenção programada, de falha nos equipamentos ou nos serviços de tecnologia da informação TI providos pelo Tribunal ou, ainda, de falha na conexão do Tribunal com a Internet; e XXII carimbo de tempo: mecanismo que indica, em todo e qualquer documento e/ou transação eletrônica, o momento em que o evento ocorreu, baseando-se na hora oficial brasileira fornecida pelo Observatório Nacional. CAPÍTULO II DO CADASTRAMENTO Art. 6º Os documentos eletrônicos produzidos no TCE-RS terão garantia de autenticidade, integridade e autoria assegurada nos termos desta Resolução, mediante utilização de assinatura digital baseada em certificado digital e carimbo de tempo. 1 O uso de certificado digital é obrigatório para assinatura de deliberações do TCE-RS e de comunicações expedidas no âmbito dos processos eletrônicos, para autenticação de documento eletrônico resultante de digitalização e para outros procedimentos que necessitem de comprovação de autoria e integridade em ambiente externo a este Tribunal. 2 O certificado digital a ser utilizado nos procedimentos previstos no 1º deve ser do tipo A3 emitido por autoridade certificadora credenciada à ICP-Brasil. 3º Todos os documentos eletrônicos que forem assinados no ambiente do e-tcers receberão carimbo de tempo emitido por equipamento de protocolo eletrônico sincronizado com o Observatório Nacional. Art. 7º Os atos e termos do processo produzidos por meio eletrônico serão admitidos mediante uso de assinatura digital, na forma do artigo 6º, sendo obrigatório o cadastramento prévio do usuário externo neste TCE-RS. 1 O cadastramento é ato pessoal e será realizado mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada identificação do interessado e de seu procurador, se houver.

4 2 Ao cadastrado será atribuído registro e meio de acesso ao sistema, de modo a preservar o sigilo, identificação e autenticidade de suas comunicações. 3º O cadastramento importará a aceitação das condições regulamentares que disciplinam o e-tcers, mediante assinatura de termo de adesão e da responsabilidade do usuário externo pelo uso indevido da solução de tecnologia da informação. 4º A autorização do cadastramento e a consequente liberação dos serviços disponíveis no e-tcers dependem de prévia aprovação por parte do TCE-RS, a qual será concedida após análise do atendimento dos requisitos necessários ao cadastramento e da verificação da legitimidade do usuário externo para acessar o serviço solicitado. Art. 8º O TCE-RS proverá o usuário interno de certificado digital e de respectiva mídia de armazenamento. 1º A distribuição de certificado digital será realizada na medida da necessidade e da implantação das funcionalidades tecnológicas que exijam o seu uso. 2º O Tribunal promoverá a reemissão do certificado digital sempre que houver a expiração do respectivo prazo de validade. Art. 9º Na hipótese de perda de validade do certificado digital, as assinaturas digitais anteriormente efetuadas permanecem válidas, podendo também ser verificadas a autoria e a integridade dos documentos já assinados. Art. 10. O uso inadequado do certificado digital fica sujeito à apuração de responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor. Parágrafo único. A prática de atos assinados eletronicamente importará aceitação, pelos usuários, das normas regulamentares sobre o assunto e a assunção da responsabilidade pela utilização indevida da assinatura eletrônica. CAPÍTULO III DA COMUNICAÇÃO DOS ATOS PROCESSUAIS Art. 11. As intimações dos membros do Ministério Público junto ao Tribunal de Contas e dos usuários externos cadastrados serão feitas de forma eletrônica, à exceção de situações que, por força de lei, exigirem tratamento diferenciado. 1º Após a publicação no Diário Eletrônico, os interessados, advogados e membros do Ministério Público junto ao Tribunal de Contas serão obrigatoriamente intimados por meio eletrônico. 2º A intimação será considerada realizada no dia em que o intimado efetivar a consulta eletrônica ao teor da intimação, certificando-se nos autos a ocorrência do evento. 3º Quando a consulta eletrônica prevista no 2º ocorrer em dia não útil, a intimação será considerada como realizada no primeiro dia útil seguinte. 4º Caso a consulta eletrônica prevista no 2º deste artigo não ocorra em até dez dias corridos, contados da data de seu envio pelo TCE-RS, a intimação será considerada automaticamente realizada ao término desse prazo.

5 5º Em caráter complementar, poderá ser efetivada remessa de correspondência eletrônica e/ou envio de Short Message Service SMS, comunicando o envio da intimação e a abertura automática do prazo processual, nos termos do 2º deste artigo, aos usuários externos que tiverem manifestado ao TCE-RS seu interesse pela fruição desses serviços. 6º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização de intimação, ou nos casos em que a lei exigir intimação por meio de comunicação postal com aviso de recebimento, será procedida a digitalização do documento físico e a respectiva autenticação, mediante assinatura digital. Art. 12. Consideram-se realizados os atos processuais por meio eletrônico no dia e hora do seu envio ao e-protocolo, com a emissão do respectivo recibo. 1º Os documentos e petições enviados pelo usuário externo por meio eletrônico serão preliminarmente avaliados pelo Setor de Expedição e Protocolo SEP, que poderá: I rejeitá-los, quando não se tratar de documentação pertinente ao TCE-RS; ou II solicitar o seu reenvio, no prazo de cinco dias, renovável por igual período. 2º No caso de reenvio de documentos, será considerada a data do primeiro envio, para efeitos legais. 3º Quando a petição eletrônica for enviada para atender ao prazo regimental, serão consideradas tempestivas as petições transmitidas até as 24 (vinte e quatro) horas do último dia do prazo, ressalvada a ocorrência de eventuais indisponibilidades técnicas do sistema e-tcers. 4º Na hipótese prevista no 3º, a indisponibilidade técnica do sistema e-tcers, devidamente atestada pelo TCE-RS, implica a prorrogação automática do término do prazo regimental para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema, em consonância com o 2º do artigo 10 da Lei Federal nº , de Art. 13. Havendo indisponibilidade do serviço de protocolo eletrônico e-protocolo no Portal do TCE-RS, devem ser adotadas as seguintes providências: I nas interrupções programadas determinadas por autoridade competente do TCE-RS, as medidas indicadas no ato que as anunciar; e II nos demais casos, o registro da ocorrência no Portal TCE-RS, com a indicação da data e hora do início e do término da indisponibilidade técnica. 1º Não é considerada indisponibilidade técnica a impossibilidade de acesso ao protocolo eletrônico e-protocolo no Portal TCE que decorrer de falha nos equipamentos e nas soluções de tecnologia de informática dos usuários externos ou em suas conexões com a Internet. 2º A petição ou documento em papel poderão ser recebidos no Tribunal pelo setor competente, sendo posteriormente digitalizados e inseridos no sistema pela unidade protocoladora. 3º O TCE-RS manterá equipamentos de digitalização e de acesso à rede mundial de computadores à disposição dos usuários externos, para entrega de documentos e peças processuais.

6 CAPÍTULO IV DO FUNCIONAMENTO DO PROCESSO ELETRÔNICO Art. 14. Os documentos serão recebidos pelo TCE-RS preferencialmente em meio eletrônico e devem atender aos requisitos de autenticidade, integridade, temporalidade e validade jurídica preconizados pela ICP-Brasil, bem como outros que venham a ser indicados pelo próprio Tribunal. Art. 15. O processo eletrônico será formado a partir da autuação eletrônica de documentos enviados pelos jurisdicionados, documentos resultantes do envio de dados e informações recebidos pelo TCE-RS por meio dos seus sistemas corporativos, documentos digitalizados e documentos produzidos eletronicamente e inseridos pelo próprio Tribunal. Parágrafo único. Quando o interessado comparecer diretamente ao Setor de Expedição e Protocolo SEP, os respectivos documentos serão digitalizados e assinados por usuário interno que lhes garantirá fé pública, atestando sua autenticidade, integridade e validade jurídica. Art. 16. Os documentos produzidos em meio eletrônico, assinados digitalmente, e juntados aos autos em qualquer etapa do processo, serão considerados originais, para todos os efeitos legais. Art. 17. Os documentos digitalizados e certificados digitalmente, quando juntados aos autos, têm a mesma força probante dos originais, salvo alegação fundamentada de adulteração, ocorrida antes ou durante o processo de digitalização, na forma da lei processual em vigor. Art. 18. O processo eletrônico deve observar os seguintes requisitos: I ser integralmente eletrônico, ressalvada a existência de documentos físicos vinculados ao processo, nos termos do artigo 25 desta Resolução; II ser formado de maneira cronológica e sequencial, com numeração contínua de peças, não cabendo o desdobramento em volumes; III possibilitar a consulta a conjuntos segregados de peças processuais; IV permitir a vinculação entre processos, em casos de recursos, apensamentos, monitoramentos e outras situações que requeiram autuação de novo processo a partir de um processo de origem, possibilitando a consulta a partir de qualquer deles; V ter atos processuais realizados preferencialmente em meio eletrônico, com autenticação assegurada por assinatura digital, realizada com certificado digital válido, expedido por autoridade certificadora vinculada à ICP-Brasil e com temporalidade garantida mediante carimbo de tempo fornecido por equipamento de protocolo eletrônico sincronizado com o Observatório Nacional; VI permitir a inserção de documentos digitalizados, com autenticação garantida mediante assinatura digital; e VII propiciar consulta a arquivos eletrônicos que originaram peça processual, desde que disponíveis para o TCE-RS, de modo a possibilitar a utilização de suas funcionalidades, observado o grau de confidencialidade atribuído às informações, em consonância com as normativas do Tribunal.

7 Art. 19. A autuação de processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos típicos de processo em papel, sendo gerado capeamento eletrônico padronizado, o qual conterá, pelos menos, os seguintes elementos: I identificação do órgão ou entidade; II identificação do tipo de processo; III número do processo; IV data da autuação; V nome do responsável e/ou interessado, conforme o caso; e VI advogado (s), se houver. Art. 20. O usuário externo, no momento da solicitação de protocolo, deverá: I preencher os campos obrigatórios contidos no e-protocolo; II fornecer sua qualificação e, se for o caso, de seu advogado; III realizar o acompanhamento da divulgação no endereço eletrônico do TCE-RS, nos períodos em que o serviço não estiver disponível; IV enviar, sob pena de rejeição, as peças essenciais do respectivo processo e documentos complementares, com a observância dos seguintes requisitos: a) em arquivos distintos de, no máximo, 3 MB (três megabytes); b) na ordem em que deverão aparecer no processo; c) em formato portable document format pdf; e d) livres de vírus ou ameaças que possam comprometer a confidencialidade, disponibilidade e integridade do sistema e-tcers. Art. 21. O e-protocolo fornecerá recibo eletrônico dos documentos e atos processuais praticados pelas partes ou pelos peticionários, o qual conterá informações relativas à data e à hora da prática do ato, à sua natureza, à identificação do processo, se houver, e às particularidades de cada arquivo eletrônico enviado. Art. 22. Os documentos protocolados no Serviço de Expedição e Protocolo SEP por quem não seja parte ou advogado habilitado a atuar no processo serão convertidos para meio eletrônico e submetidos à apreciação do Conselheiro-Relator, o qual poderá determinar sua juntada. 1º O apensamento de processo em papel a autos eletrônicos deve ser precedido da conversão do processo para meio eletrônico, nos termos dispostos em Instrução Normativa. 2º Será permitida a realização de atos simultâneos no processo eletrônico quando esses não causarem prejuízo ao adequado tratamento das situações processuais. Art. 23. Os documentos e processos eletrônicos devem ser classificados no âmbito do TCE-RS, em especial quanto à confidencialidade e ao prazo de retenção, em consonância com suas normativas.

8 Art. 24. Os documentos e objetos cuja digitalização não seja tecnicamente possível devem ser registrados e convertidos em arquivo eletrônico por meios alternativos, tais como captura de vídeo, imagem fotográfica ou áudio, de modo a viabilizar sua inserção nos autos eletrônicos. 1º Verificada a necessidade da juntada excepcional de documentos em meio físico, seu arquivamento será realizado em local apropriado, fornecendo-se recibo de sua entrega, com registro dos elementos e informações sobre sua vinculação aos autos do processo eletrônico. 2º Os originais de documentos e objetos convertidos em arquivos eletrônicos registrados no e-tcers permanecerão arquivados e preservados até o trânsito em julgado da decisão, devendo estar acessíveis aos interessados quando solicitados. 3º Vencido o prazo do 2º, será dada ciência aos interessados de que os documentos e objetos deverão ser retirados em trinta dias. 4º Não sendo retirados no prazo previsto no 3º, o TCE-RS fica autorizado a eliminar documentos e objetos que tenham ficado sob sua guarda, sendo vedada sua remessa ao Setor de Arquivo SEARQ, salvo se esses revestirem-se de valor histórico. Art. 25. Os pedidos de juntada de documentos e de desentranhamento de peça processual dos autos eletrônicos serão realizados: I mediante requerimento do interessado ou de unidade do TCE-RS, com autorização do Conselheiro-Relator; II por determinação do Presidente ou do Conselheiro-Relator nos processos de sua competência. Parágrafo único. eletrônico. A juntada e o desentranhamento de peças implicam registro Art. 26. A exclusão de peça processual estranha ao processo, indevidamente juntada aos autos eletrônicos, será realizada mediante prévia autorização do Conselheiro-Relator ou do Presidente, nos processos de sua competência, ou, ainda, mediante prévia autorização do Diretor de Controle e Fiscalização DCF, por delegação, desde que o documento não tenha subsidiado manifestação do Colegiado do TCE-RS. Parágrafo único. O ato que autorizou a exclusão prevista neste artigo deve ser juntado eletronicamente nos respectivos autos. Art. 27. A consulta à íntegra dos autos de processos eletrônicos pelo Portal do TCE-RS poderá ser realizada pelos usuários externos devidamente cadastrados. Parágrafo único. O Tribunal de Contas manterá registro eletrônico de todas as consultas realizadas por meio do sistema e-tcers, devendo constar a identificação do usuário, data e hora. Art. 28. Encerrado o processo, os autos serão saneados e arquivados eletronicamente em banco de dados. 1º A consulta aos autos eletrônicos arquivados se dará da mesma forma como se estivessem em movimento e sua reativação será feita de ofício ou mediante petição dos usuários externos, sem despesas de desarquivamento.

9 2º Os autos eletrônicos arquivados ficarão sujeitos aos procedimentos de gestão documental, incluindo eliminação depois de cumpridos os requisitos estabelecidos em normativa do TCE-RS. CAPÍTULO V DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 29. A partir de 12 de agosto de 2013, os processos poderão ser autuados em meio eletrônico, atendendo ao planejamento cronológico e sistemático da Presidência do TCE-RS, estabelecido em Instrução Normativa. Parágrafo único. O atendimento às solicitações de informações ou de cópias e o pedido de certidões serão realizados preferencialmente por meio eletrônico. Art. 30. Após 1º de janeiro de 2015, nenhum documento encaminhado pelos jurisdicionados será recebido em meio físico. Art. 31. A conversão de processo físico para o meio eletrônico observará os requisitos de segurança da informação necessários à garantia da fidedignidade da versão eletrônica das peças processuais digitalizadas. Art. 32. Após o trânsito em julgado da última decisão proferida nos processos convertidos, poderão ser extraídas cópias em papel do respectivo conteúdo eletrônico, as quais serão anexadas ao processo físico e assim encaminhadas para a destinação final, se a natureza dos mesmos assim o exigir. Art. 33. A Supervisão de Informática SINF assegurará meios de recuperação, em caso de perda de informação, e a preservação integral de documentos e processos eletrônicos, incluindo cópias de segurança. Art. 34. Os casos omissos e a expedição de atos necessários à regulamentação desta Resolução serão objeto de Instrução Normativa expedida pelo Presidente do TCE-RS. Art. 35. Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação. PLENÁRIO GASPAR SILVEIRA MARTINS, em

10 JUSTIFICATIVA O Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul tem como missão institucional o exercício do controle externo por meio da fiscalização e do acompanhamento da gestão dos recursos do Estado e dos Municípios do Rio Grande do Sul, em conformidade com os princípios que regem a Administração Pública, tendo em vista a plena satisfação da sociedade. Para honrar esse compromisso e buscando o aperfeiçoamento contínuo de seus processos de trabalho, o TCE-RS atualizou seu Plano Estratégico para o período compreendido entre 2011 e 2015, por meio da Resolução nº 958, de 28 de novembro de 2012, inserindo em seus objetivos a modernização da estrutura e dos processos de trabalho e gestão. A essência da modernização pretendida reside na otimização do fluxo processual, no aumento da qualidade da atuação do controle externo e na implementação da tramitação eletrônica plena, com validade jurídica, nos expedientes relacionados à atividade-fim do Tribunal. O processo eletrônico no âmbito deste TCE-RS foi, portanto, alçado ao topo das iniciativas estratégicas, compondo extenso programa que compreende diversas tarefas, tais como desenvolvimento de sistema, tratamento do acervo processual, avaliação da necessidade de reorganização dos recursos humanos, realização de treinamentos e edição de atos normativos. No cenário institucional, o processo eletrônico é considerado o conjunto de entradas, saídas e movimentações de documentos, em formato eletrônico, arquivados em banco de dados corporativo, com identificação única e validados por meio de certificação digital (padrão ICP-Brasil), imprescindível para lhes assegurar os necessários efeitos jurídicos. Além de garantir a estruturação eletrônica de atos e peças processuais, o processo eletrônico exigirá a introdução de novas rotinas informatizadas, além da adaptação das já existentes, como, por exemplo, as relativas ao diário eletrônico, sessão on-line, controle de metas, distribuição automática, certidões e relatórios técnicos automatizados, entre outros. Na perspectiva jurídica, a virtualização do processo será importante contribuição na busca pela eficácia do controle externo, principalmente no que diz respeito à celeridade processual e à redução de custos operacionais e de impacto ambiental. Ao permitir a comunicação eletrônica entre o Tribunal e seus jurisdicionados, mediante o envio de documentos pela Internet, o sistema promoverá a agilização dos atos processuais, contribuindo para a redução do trânsito de documentos em papel e para o incremento da segurança na tramitação dos processos. A diminuição das atividades burocráticas virá em favor do aumento do tempo de análise e, por conseguinte, da qualidade da instrução processual. Com a implantação do processo eletrônico, o Tribunal de Contas pretende aproximar, integrar e inserir todos os agentes envolvidos em sua atividade institucional (administradores públicos, advogados, terceiros interessados, Ministério Público de Contas, Procuradorias e outros órgãos), para que o controle externo seja célere, econômico e, sobretudo, eficiente.

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