Capítulo 2. Escritório de Projeto Virtual (VPMO)

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1 Capítulo 2 Escritório de Projeto Virtual (VPMO)

2 INTRODUÇÃO O QUE SÃO OS ESCRITÓRIOS DE PROJETOS? Atualmente o gerenciamento de projetos vem sendo apontado como diferencial competitivo e cada vez mais empresas têm demonstrado interesse em incorporar escritórios de projetos para coordenação e fomentação dos instrumentos de gestão e controle dos projetos corporativos. Podemos dizer que um escritório de projetos é: Um departamento ou área responsável por definir as ferramentas e práticas para o gerenciamento do portfólio projetos, dando suporte aos gerentes, e provendo informações sobre os projetos da organização. A implementação desses escritórios, muitas vezes não é bem sucedida, em função da dificuldade em definir instrumentos eficazes e rotinas ágeis, possibilitando assim um controle rigoroso dos projetos e viabilizando uma documentação consistente e padronizada. Outro fator dificultador é a resistência dos outros departamentos da organização ou dos membros do time do projeto, que vêem o escritório de projetos, como um fiscalizador ( dedo duro ), que além de policiar e controlar o desenvolvimento dos trabalhos, dificulta a o andamento do projeto, criando rotinas burocráticas e interferindo nas rotinas de trabalho existentes. Para obter sucesso na implementação de um escritório de projetos, é importante desmistificar as atribuições polêmicas do departamento, entre as quais podemos citar: O escritório de projetos serve para implementar metodologias de trabalho burocráticas e ineficientes; O escritório de projetos é um departamento controlador e fiscalizador dos demais departamentos da empresa; O escritório de projetos interfere e dificulta a realização dos trabalhos ao implementar novas rotinas aos processos existentes; O escritório de projetos é só mais um modismo passageiro e não agrega nenhum beneficio a organização.

3 19 Infelizmente críticas e mitos dessa natureza surgem em função do desconhecimento dos colaboradores, que muitas vezes se encontram sobrecarregados e resistentes à inovação dos métodos de trabalho, com receio do acréscimo de novas rotinas improdutivas. O primeiro passo para quebrar a resistência e sensibilizar as áreas envolvidas, de que o escritório de projetos só trará benefícios a organização, é apresentar de forma clara e lúcida as atribuições de um PMO. Podemos citar como as principais atribuições de um PMO: Centralizar e prover informações sobre os projetos; Definir metodologias e instrumentos de gestão padronizados; Capacitar e orientar os outros departamentos na utilização dos instrumentos de gestão adotados; Automatizar as rotinas de gerenciamento de projetos; Criar mecanismos de documentação e diagnóstico dos projetos; Administrar o portifólio de projetos. Uma vez que os colaboradores estão devidamente esclarecidos sobre as atribuições do PMO, o próximo passo a montagem do escritório de projetos. Muitos especialistas no assunto sugerem a criação de um departamento em uma posição estratégica no organograma da empresa, para ter mobilidade e penetração em todos os níveis hierárquicos da empresa, para assim ter condições de realizar seu papel eficientemente. Esse tipo de abordagem geralmente causa reação na organização, que passa a ver o escritório de projetos como um departamento privilegiado, com muito poder e isento de responsabilidades. Uma maneira de evitar conflitos e resistência na implementação de um escritório de projetos é criar os Escritórios de Projetos Virtuais (VPMO). Pode também ser um primeiro estágio para a implementação de um Escritório de Projetos definitivo. Mesmo com a implementação de um Escritório de Projeto Virtual, onde estamos falando basicamente de tecnologia, deve ser feito todo um trabalho de criação de processos, procedimentos, construção de metodologias e instrumentos de gestão e, principalmente, treinamento e aculturamento dos profissionais para o gerenciamento de projetos.

4 20 O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS VIRTUAL? Um escritório de projetos virtual é um conjunto de ferramentas informatizadas que viabilizam a implementação das atribuições de um escritório de projetos, sem a necessidade de ambiente físico. A implementação de um escritório de projetos virtual pode requerer muito trabalho e profissionais altamente qualificados, pois envolve o desenvolvimento de ferramentas específicas e integração com soluções já existentes para ser o mais completo possível. Em última estância o Virtual PMO se asemelha ao conceito de Business Intelligence, cujo principal objetivo é obter vantagem competitiva, administrando estrategicamente as informações de negócio da empresa. O VPMO será um ponto focal que nos permite ter as informações do andamento dos projetos de forma a administrá-los estrategicamente alinhado aos objetivos da empresa. Permite ainda compartilhamento de conhecimento e informações históricas dos projetos na organização. No desenvolvimento de um Virtual PMO podemos fazer uso de várias ferramentas e técnicas disponíveis, com intuito de centralizar as operações de gestão em um repositório único e administrável. Podemos citar como ferramentas associadas ao um Virtual PMO: Softwares de Gerenciamento de Projetos Business Intelligence Data Warehouse Data Mining Webhouse CRM ERP Balanced Scorecard Indicadores e Métricas de controle e acompanhamento Processos de Maturidade de Gerenciamento de Projetos

5 MONTANDO UM ESCRITÓRIO VIRTUAL Implementar um Virtual PMO é uma tarefa bem mais complexa do que se imagina. Mais do que um sistema de administração de projetos, o Virtual PMO é uma ferramenta essencial para o controle dos demais instrumentos de trabalho da organização. É papel do Virtual PMO consolidar as informações dos diversos tipos de clientes existentes e tornar analisável os vários indicadores adotados pelas áreas afins. Os dados oriundas do Virtual PMO serão utilizados pelo Data Warehouse corporativo. Eles serão interagidos com as informações dos demais sistemas legados, fazendo parte dos filtros e conversão de dados em informações de gestão estratégica. Além da integração com os dados corporativos o Virtual PMO deverá prover soluções para gerenciamento de projetos e vinculá-las às demais ferramentas do VPMO. METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS O primeiro passo na montagem de um VPMO é a elaboração de uma metodologia de Gerenciamento de Projetos adotada pela organização. Essa metodologia deve ser prática e objetiva, agregando benefícios aos usuários. Muitas vezes rotinas aparentemente simples, trazem resultados surpreendentes. Essa metodologia deve ser digitalizada para ser utilizada pelos gerentes de projeto. Para tornar a metodologia atraente aos olhos dos usuários, podemos disponibilizá-la através da intranet em formato de página WEB, com um sistema de navegação bem estruturado e templates vinculados aos tópicos da metodologia, criando assim a necessidade, por parte dos clientes, ao acesso dos tópicos. Vários recursos podem ser utilizados, como por exemplo mostrar uma tela de dica do dia abordando um tema da metodologia de trabalho quando da abertura do aplicativo. O importante e tornar a metodologia algo simples e atraente de forma que os usuários a utilizem.

6 22 FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Uma vez estabelecida a metodologia de Gerenciamento de Projetos, o próximo passo é definir as ferramentas de GP a serem utilizadas pelos usuários e o VPMO. A escolha dessa ferramenta está associada a metodologia implementada. Quão mais complexa for a metodologia, maior será a necessidade de ferramentas informatizadas para gerenciamento de projetos. Embora as ferramentas existentes no mercado tenham evoluído muito nos últimos anos, nenhuma atenderá todos os requisitos exigidos pelo VPMO de forma ampla. O importante na escolha de uma ferramenta de gerenciamento de projetos e verificar qual atende o maior número de requisitos e tem uma interface amigável e intuitiva. Na hora de escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos podemos seguir alguns critérios de seleção como: A - Capacidade Quantidade de atividades processadas. Relações de precedência. Subdivisão em subredes. Estruturas analíticas do projeto (níveis de WBS - Work breakdown structure ). B - Notação da rede (critério de diagramação) Diagrama de precedência ( PMD ) ou diagrama em seta ( IJ / ADM ). Tipo de relação de precedência (início-início, fim-fim, fim-início, início-fim). Marcos de controle. C - Calendário Tamanho (número de anos). Calendários múltiplos. Calendários para recursos e tarefas D - Entrada, processamento e saída Menu, janelas. Mouse. Teclado. Tempo de entrada. Cálculo de folgas (total, livre, negativa). Caminho crítico.

7 23 Sumarização. Fator tempo-custo (função do custo - linear/não linear) Relatórios (tabular e gráficos). Spooler (processamentos/saídas simultâneas). Geração de relatórios. E - Alocação de recursos Tipos. Quantidade permitida. Unidades. Nivelamento. Suavização (uso de folgas). Pool de Recursos Compartilhado F - Custos Orçamentos (previsto/realizado). Diretos e indiretos. Curva S. Sumarização pela estrutura analítica. EVA G Ambiente Colaborativo Servidor de Projetos Atribuição de Equipes de Trabalho Notificações por Base de dados corporativa H - Treinamento e manutenção Demonstração do software. Tutorial. Programa de treinamento. Suporte técnico. Garantia. Literatura disponível Além da ferramenta de gerenciamento de projetos adotada, é importante agregar ferramentas complementares para otimizar os processos da ferramenta principal. Podemos citar como ferramentas complementares: Sincronizadores para HandHelds Ferramentas de GED Ferramentas de Brainstorming Geradores de relatórios Publicadores de dados

8 24 EPM (ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT) O EPM é um conceito adotado por alguns fabricantes de softwares para gerenciamento de projetos, e consiste em um grupo de ferramentas que juntas formam um ambiente colaborativo, permitindo o gerenciamento de projetos e recursos corporativos. Essa forma de gerenciamento empresarial foi lançada inicialmente pela Primavera e posteriormente outros fabricantes adotaram essa linha de softwares. A partir da versão 2002 o Microsoft Project passou a ser uma solução EPM, composta de três produtos (Project Professional, Project Server, Project Web Access), associados a outros produtos Microsoft (SQL Server, Share Point). As soluções EPM auxiliam significativamente na montagem dos VPMO, uma vez que seu objetivo e administrar portifólios de projetos e criar ambientes colaborativos. Embora os fabricantes idealizem tornar suas soluções a única ferramenta de um VPMO, isso ainda é um sonho distante. Mesmo implementando uma solução EPM, ainda temos que automatizar diversos processos e integrá-los a ferramenta de gerenciamento de projetos adotada para obter os resultados esperados de VPMO. SERVIDORES DE PROJETOS A principal instrumento que viabiliza o VPMO é o Servidor de Projetos, que é o repositório das informações do VPMO. Como núcleo de informações o Servidor de Projetos provê serviços como: Visão do Portifólio de Projetos Base corporativa de recursos Templates de documentos, WBS, cronogramas e outros Metodologia Digital Controle de Documentos Indicadores Métricas Ambiente colaborativo Quadro de horas da equipe em atividades rotineiras e projetos Call Center Workflow para projetos Sistemas customizados de controle O servidor de projeto é composto de uma máquina ou máquinas que concentram serviços, softwares e utilitários consolidados que em

9 25 conjunto integram as funcionalidades necessárias para constituir um VPMO. A interface de interação do Servidor de Projetos com o usuário, geralmente são os Portais de Projetos. Portais de Projetos Atualmente a maioria das soluções EPM, tem ambiente de trabalho WEB, onde podemos efetuar operações relativas aos projetos corporativos. Embora essas soluções se assemelhem aos portais de projetos, elas não têm todas as funcionalidades necessárias para a caracterização dos portais. Geralmente as soluções EPM são integradas aos portais para somar funcionalidades. Os Portais de Projetos acumulam as funções tradicionais de um portal WEB somado aos recursos de Gestão de Projetos corporativo. Em um Portal de Projeto temos funções básicas como: Chat Fórum News Letters Mailing FAQ Perfis de Acesso Funções intermediárias como: Controle de atividades funcionais Treinamento e-learning Grupos de discussões e comunidades Institucional Construtores e publicadores de informação. E funções específicas como: Gerenciamento de Portifólio de Projetos Cronograma on-line Indicadores de desempenho

10 26 Ferramentas customizadas (matriz de responsabilidade, matriz de riscos, controle de mudanças e etc.) com interface interativa e gravação em BD. Sistemas de avaliação on-line Atualizadores customizados (para as ferramentas de GP) FERRAMENTAS COMPLEMENTARES Além das ferramentas específicas para gerenciamento de projetos, necessitamos de um ambiente tecnológico favorável. O ponto forte do VPMO são os dados de projetos, que tratados de forma estratégica, fornecerão instrumentos de gestão eficazes e garantia de utilização das ferramentas implementadas. Partindo do principio do Business Intelligence, necessitamos de um ambiente de dados muito bem estruturado que garanta: integridade, segurança e velocidade no acesso as informações. A integração entre os diversos tipos de dados empresariais pertinentes ao gerenciamento de projetos é a chave para o sucesso do VPMO. Recursos OLAP são essenciais nesse processo.

11 CONCLUSÃO Cada vez mais as empresas estão estruturadas para trabalhar por projetos, de forma a garantir melhores resultados no menor tempo, com menos recursos e com a maior qualidade possível. A gestão efetiva dos recursos humanos da empresa e dos projetos é fator de competividade atualmente. É inegável o papel do Escritório de Projetos para auxiliar a empresa a obter a excelência em gerenciamento de projetos, através da gestão em um ponto focal do portfolio de projetos da empresa ou setor, com otimização de utilização de recursos, acompanhamento e controle dos resultados e apoio à alta administração na seleção de projetos e alinhamento dos mesmos ao plano estratégico. O VPMO Virtual Project Management Office é uma forma interessante de se obter os benefícios da tecnologia para gestão colaborativa dos projetos da empresa ou setor. Independente da implantação física ou não de Escritório de Projetos, deve-se considerar as soluções tecnológicas para auxiliar a empresa a gerir os seus projetos. Em um ambiente tecnológico mutável e em constante evolução faz-se necessário um ambiente administrativo flexível, capaz de absorver as evoluções e mudanças com facilidade, permitindo a gestão eficiente das informações. Com base nessa premissa, o VPMO surge como uma infra-estrutura de apoio a projetos, totalmente inovadora e dinâmica com bases sólidas nos conceitos de gestão de informação. O VPMO é a chave de integração entre as diversas ferramentas e técnicas disponíveis para gestão otimizada de projetos e o seu papel é consolidar e disseminar os instrumentos de gestão corporativa e dar insumos para os clientes de GP.

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