MAN COMPLIANCE DRIVEN BY INTEGRITY. Compliance na MAN. Engineering the Future since MAN SE

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1 MAN COMPLIANCE DRIVEN BY INTEGRITY Compliance na MAN Engineering the Future since MAN SE 02

2 Prefácio Como empresa atuante no mundo inteiro em muitas áreas comerciais e com longa tradição, a MAN assume responsabilidade comercial perante clientes, colaboradores, investidores de capital e perante o público. Faz parte desta responsabilidade comercial o fato de a MAN se orientar sistematicamente pelas leis vigentes, respeitando os princípios éticos básicos e agindo em consonância com eles. Por isso, perante este cenário, a Compliance é uma parte fundamental da estratégia da MAN, que deve ser vivenciada do mesmo modo em todos os níveis do grupo e por todos os colaboradores, ou seja, pela diretoria, pelos gerentes e por cada empregado individualmente. A MAN Compliance Organisation implementou uma série de outras medidas, que asseguram que a Compliance seja vivenciada e implantada em todo o Grupo MAN. No presente folheto, apresentamos a MAN Compliance Organisation e proporcionamos uma visão sobre todas as medidas de Compliance do Grupo MAN. A adoção de um comportamento íntegro vale para cada um de nós em toda parte e a qualquer hora. (Dr. Pachta-Reyhofen, porta-voz da diretoria da MAN SE) Índice Prefácio 01 A MAN Compliance Organisation 02 O Programa MAN Compliance 03 O empenho da MAN com a Compliance 08 Dr.-Eng. Georg Pachta-Reyhofen, CEO MAN SE 01

3 A MAN Compliance Organisation A MAN Compliance Organisation é dirigida pelo Chief Compliance Officer, que reporta A Compliance Organisation nas Divisões é responsável pela implementação do Pro Comitê de Auditoria do Conselho Fiscal diretamente ao porta-voz da diretoria da MAN SE e, além disso, também ao Comitê grama Compliance desenvolvido pelo Cor porate Compliance Office nas empre CEO MAN SE de Auditoria do Conselho Fiscal. sas das Divisões do grupo. Cada Divisão conta com um Compliance Officer, que Chief Compliance Officer A Compliance Organisation se divide em duas partes: o Corporate Compliance Office é apoiado pelo Compliance Manager em várias unidades comerciais ou regiões Corporate Compliance Office na sede do grupo e a Compliance Organisation nas Divisões. de distribuição. Por último, as tarefas de Compliance tam Compliance Awareness & Prevention Compliance Legal Compliance Data Protection Compliance Project Management & Programs O Corporate Compliance Office assume bém são assumidas pelos Compliance as funções centralizadas de Compliance, como, por exemplo, a elaboração de Procedimentos válidos para o grupo, a con Champions. Os Compliance Champions não são colaboradores que trabalhem em regime de tempo integral, mas gerentes Compliance Organisation Divisões Compliance Officer TK cepção de treinamentos de Compliance, a identificação de controles de Compliance e a investigação de infrações de Compliance. da MAN, que assumiram uma responsabilidade especial pelo tema Compliance. Eles apoiam a Compliance Organisation, por Compliance Manager Sales Region/Business Unit Além disso, o Corporate Compliance Office exemplo, para que as medidas de Com realiza regularmente uma análise de risco, pliance sejam implementadas também nas a fim de identificar os riscos para o grupo e empresas das Divisões que não dispõem de direcionar e aperfeiçoar o Programa Compliance para o grupo, de acordo com esses um Compliance Manager no local. Compliance Champions riscos. 02

4 O Programa MAN Compliance Prevenção O Programa MAN Compliance se ocupa com os temas de criminalidade econômica 1. Prevenção Para impedir preventivamente infrações de Code of Conduct para fornecedores e parceiros de negócio (especialmente com o combate à corrup Compliance, o Departamento de Compliance A MAN espera que também os fornece ção, prevenção de lavagem de dinheiro) adotou e implementou uma série de medidas: dores e parceiros de negócio, bem como legislação antitruste e Proteção de Dados. seus colaboradores, atuem com responsabilidade, se orientem sempre pelas leis Descoberta Sobre este assunto, a Compliance Organi Code of Conduct vigentes e respeitem os princípios éticos Reação sation desenvolveu um Programa de Integridade e Compliance válido para todo o grupo, que: O Code of Conduct do Grupo MAN, que vale do mesmo modo para todos os colaboradores da MAN, ou seja, para a diretoria, fundamentais. Por isso, a MAN editou seu próprio Code of Conduct para fornecedores e parceiros de negócio, que contém os impede de forma preventiva infrações de para os gerentes e para cada empregado padrões éticos mínimos, a cujo cumprimen Compliance (prevenção) e individualmente, constitui o cerne da cultura to os fornecedores e parceiros de negócio detecta o mais rápido possível infrações empresarial da MAN. Ele está voltado dire se comprometem. de Compliance, que eventualmente pos tamente aos colaboradores da MAN, con sam ocorrer, apesar das medidas de pre cretiza valores da empresa (confiabilidade, venção implementadas (descoberta) inovação, dinamismo e abertura) e fornece e elimina essas infrações de Compliance princípios concretos e obrigatórios para si de forma rápida e eficiente, assim que tuações em que os colaboradores devem são descobertas (reação). agir de forma especialmente responsável. Com base em exemplos, ele descreve como lidar com situações de conflito no trabalho cotidiano na empresa. 03

5 Procedimentos de Compliance pagamento de remunerações, deve ser as laboradores de vendas, sendo aplicado em MAN adotou um Procedimento que contém A MAN Compliance Organisation desen segurado que a remuneração paga aos par todo o grupo. regras sobre como lidar com concorrentes, volveu Procedimentos para os temas do ceiros de negócio não seja utilizada como clientes e fornecedores. O Procedimento combate à corrupção, legislação antitruste, meio de corrupção. Doações e Medidas de Patrocínio também descreve as condições-quadro prevenção de lavagem de dinheiro e Prote Também para doações e medidas de pa legais que devem ser consideradas quando ção de Dados. Com esses Procedimentos, A integridade de todos os parceiros de trocínio existe um Procedimento válido para uma empresa ocupa uma posição de entraram em vigor regras padronizadas e negócio da MAN é examinada através da todo o grupo, com base no qual cada co liderança no mercado. O que se pretende obrigatórias para os colaboradores de todo Business Partner Approval Tool (Ferra menta laborador pode reconhecer se, e em quais com isso é impedir eventuais infrações de o grupo. de aprovação de parceiros de negócio), condições, tais contribuições podem ser Compliance à legislação antitruste. cuja aplicação está determinada como obri concedidas em nome da MAN. Presentes, entretenimento e convites gatória através do Procedimento. A Busi Tratamento de Dados Pessoais para eventos ness Partner Approval Tool é um aplicativo Cumprimento de regulamentos A MAN leva a sério a proteção de Dados Para garantir que presentes, entreteni mento baseado na web, com a qual a integridade antitruste Pessoais. Para assegurar o cumprimen e convites para eventos se processam de um parceiro de negócio pode ser inves A MAN se apresenta em todos os to dos regulamentos aplicáveis a Dados dentro dos limites adequados e não sejam tigada rapidamente, com transparência e mercados como um concorrente honesto Pessoais, a MAN adotou um Procedimento usados para influenciar parceiros de negócio abrangência. A Business Partner Approval e responsável. Para assegurar que os de Proteção de Dados. Este Procedimen ou autoridades, a MAN adotou um Procedi Tool foi desenvolvida em 2010 pela Com colaboradores estejam informados sobre to define regras básicas para o tratamento mento. Este Procedimento contém um sis pliance Organisation, em conjunto com co os regulamentos antitruste e os cumpram, a de Dados Pessoais e determina a orga tema de sinalização claramente estruturado, nização da Proteção de Dados dentro do no qual cada colaborador pode reconhecer Grupo MAN. e examinar com responsabilidade própria em quais condições ele pode conceder ou Prevenção de lavagem de dinheiro e aceitar uma Contribuição. financiamento ao terrorismo O comércio de bens de alto valor implica o Como lidar com consultores e interme- risco de ele ser utilizado com a finalidade de diários/business Partner Approval Tool lavagem de dinheiro ou financiamento do ter Além disso, a MAN adotou um Procedi rorismo. Mesmo a MAN pode ser aqui vítima mento que regulamenta a designação de e cúmplice inconsciente. A MAN tomou, até intermediários, representantes, consultores agora, várias medidas. Assim, as diretrizes e outros parceiros de negócio que atuem no válidas em todo o grupo implementam re apoio à distribuição (parceiros de negócio). quisitos básicos para o contato com parcei Através de regras para a investigação de ros de negócios suspeitos e requerem antes parceiros de negócio, redação de contra do fechamento de um negócio a elucidação tos, documentação da relação comercial e relativa a eventuais origens desconhecidas. 04

6 Treinamentos presenciais ou online 2. Descoberta Esclarecimento de infrações A Compliance Organisation realiza trei A ocorrência de infrações de Compliance de Compliance namentos no mundo inteiro sobre temas dentro do Grupo MAN pode resultar em A Compliance Organisation recebe indica de Compliance para colaboradores da riscos consideráveis para o Grupo MAN, ções sobre possíveis infrações de Com MAN que podem estar sujeitos a riscos de assim como para os colaboradores em pliance e garante que essas indicações Compliance. Nesses treinamentos, a MAN questão. Por esse motivo, no Grupo MAN sejam processadas pela Organização Res Compliance Organisation é apresentada e a integridade e um comportamento em ponsável designada dentro do grupo. As são transmitidos conhecimentos básicos conformidade com a lei têm a máxima prio infrações graves de Compliance na área da sobre os temas de criminalidade econômi ridade. Para garantir esses valores, a MAN criminalidade econômica grave, assim como ca, combate à corrupção, legislação an estabeleceu processos claros e transpa da legislação antitruste e da lei de Proteção Compliance Helpdesk titruste, Proteção de Dados e prevenção rentes, que garantem o reconhecimento, o de Dados são investigadas sob a responsa Desde fevereiro de 2010 que existe na de lavagem de dinheiro. Por outro lado, esclarecimento e a eliminação a nível interno bilidade do Corporate Compliance Office. MAN o Compliance Helpdesk, para onde são mostrados os riscos com base em de infrações de Compliance. A responsabilidade centralizada para o re os colaboradores podem encaminhar suas casos concretos e transmitidos os conte questões sobre o tema Compliance, por údos dos Procedimentos de Compliance. telefone ou por . O Compliance Help Os colaboradores ficam sabendo como de desk é usado intensivamente pelos colabo vem se comportar para evitar infrações à lei radores da MAN. Todos os meses entram e conflitos. muitas perguntas sobre os mais variados temas, que são analisadas por advogados Fazem parte também treinamentos online e que atuam no Compliance Office da em treinamentos especiais sobre temas especí presa e, em geral, são respondidas em um ficos para colaboradores, principalmente de prazo de 48 horas. áreas ligadas a riscos. Assim, por exemplo, a Compliance Organisation realiza cursos Também através das solicitações enca intensivos sobre o tema antitruste para cola minhadas para o Compliance Helpdesk o boradores que trabalhem na área de análise Departamento de Compliance tem uma da concorrência e de mercado. visão geral sobre as perguntas mais frequentes. As evidências daí obtidas são usadas para identificar outras medidas preventivas de Compliance. 05

7 cebimento de indicações e investigação de infrações de Compliance graves assegura que comportamentos incorretos sejam descobertos e que os riscos para o Grupo MAN sejam reconhecimentos em tempo hábil, podendo serem eliminados. Análise de risco e auditorias de Compliance A Compliance Organisation realiza regularmente uma análise de risco em todo o grupo, com o objetivo de detectar riscos de Compliance nas áreas de corrupção, legislação antitruste, Proteção de Dados e lavagem de dinheiro. Esta análise de risco se estende a todas as Divisões e considera o número e o tamanho das empresas do grupo, modelo de negócios, estrutura de clientes e distribuidores, índice de percepção de corrupção de Transparency International nos mercados visados, bem como a respectiva estrutura de concorrência local. Com base nesta análise de risco, são realizadas regularmente auditorias de Compliance. Estas auditorias contêm uma análise sistemática de dados e uma investigação dos controles de Compliance. Elas identificam pontos fracos relacionados ao tema Compliance e determinam possíveis pontos de partida para aperfeiçoamento dos sistemas. A partir dos resultados da análise de risco de Compliance e das auditorias de Compliance, são derivados a estrutura da Compliance Organisation, o Programa Compliance elaborado sob medida às necessidades da MAN, bem como outras medidas para evitar riscos de Compliance. Continuous Controls Monitoring (CCM) Para assegurar que os processos de compra e pagamento transcorram em conformidade com os Procedimentos da MAN e que os riscos de Compliance nessas áreas sejam descobertos em tempo hábil, a MAN implementou um sistema eletrônico de monitoramento, que complementa os controles internos do sistema. Se determinados pontos da investigação do processo não corresponderem às práticas regulamentadas nos Procedimentos centrais do Grupo MAN sobre o tema compras, contabilidade e trâmite de pagamentos, o sistema CCM gerará um alarme automático, que será trabalhado com base em etapas de trabalho previamente definidas e com apoio técnico. Assim sendo, o sistema CCM providencia uma descoberta em tempo hábil de eventuais riscos de Compliance e infrações aos Procedimentos relativos a processos de compras e de pagamentos. Mergers & Acquisitions (M&A) Para impedir o surgimento de riscos de Compliance para a MAN, decorrentes de compras ou vendas de participações em empresas, a Compliance Organisation é integrada desde o início em projetos M&A do Grupo MAN. A Compliance Organisation definiu exigências específicas para a investigação Due Diligence das empresas atingidas, que visam a descoberta em tempo hábil de eventuais riscos para Compliance. Speak up! A finalidade da descoberta de riscos perigosos para a MAN também é acompanhada pelo portal de denúncia Speak up!. Com este portal, a MAN oferece, aos colaboradores e parceiros de negócio, a possibilidade de prestar, sob sigilo, informações sobre Grupo alvo Objetivo Canal de acesso Horário de acesso Confidencialidade infrações graves de Compliance no mundo inteiro e durante vinte e quatro horas por dia. O portal de denúncia Speak up! serve para reconhecer e evitar riscos graves para a empresa. Ali, são recebidas e processadas somente indicações referentes a infrações graves de Compliance, principalmente na área da criminalidade econômica (p. ex., atos de corrupção e crimes de lavagem de dinheiro), legislação antitruste e Proteção de Dados. Sobre o Speak up! As denúncias encaminhadas ao portal são retransmitidas para o Compliance Office da empresa, que trata as denúncias de modo confidencial. Naturalmente, cada colaborador também pode encaminhar as denúncias sobre infrações de Compliance para outros pontos de contato na empresa, como p. ex. superiores hierárquicos, o Departamento de RH ou a Compliance Organisation. interno/externo Disponível para denúncia de infrações graves de Compliance Online 24/7 Confidencial e seguro 06

8 3. Reação Além do impedimento preventivo de infrações de Compliance e da descoberta de delitos, a terceira coluna do programa Compliance da MAN apresenta a reação rápida, eficaz e consistente perante delitos. Aperfeiçoamento do programa Compliance da MAN Se tiver ocorrido uma Infração de Compliance, os colaboradores responsáveis da Compliance Organisation analisarão os motivos e as causas da Infração. As evidências apuradas nesta análise são usadas para descobrir eventuais pontos fracos do Programa Compliance e eliminá-los. A descoberta de infrações de Compliance é usada continuamente para desenvolver e aperfeiçoar o Sistema Compliance. Deste modo, a MAN proporciona um Programa de Integridade e Compliance consistentemente eficaz. Investigações por autoridades A MAN prima pela abertura e transparência, por isso colabora estreitamente com as autoridades competentes quando estas realizam investigações ou dirigem perguntas à empresa. Em todos estes casos, a Compliance Organisation está à disposição das autoridades como parceiro de contato centralizado. A MAN Compliance Organisation também publicou uma instrução de comportamento no caso de investigações, em que todos os colaboradores podem ver como devem se comportar quando autoridades de inspeção realizam investigações. Também nesta instrução de comportamento, os pontos fortes são a abertura, a transparência e a cooperação. A MAN já comunicou a todos os colaboradores que, em caso de investigações, devem informar a Compliance Organisation e colaborar com as autoridades. Sanções A MAN não tolera infrações de Compliance. Se forem constatadas infrações de Compliance, a Compliance Organisation apresenta sugestões para medidas sancionatórias adequadas e apropriadas, cuja execução é decidida por um comitê interno da MAN. As medidas sancionatórias vão desde consequências ao nível dos direitos trabalhistas até direitos civis, dependendo da gravidade da infração. A implementação das medidas sancionatórias é monitorada ao nível interno do grupo. 07

9 O empenho da MAN com a Compliance 1. Tone from the Top A diretoria do Grupo MAN está ciente de sua responsabilidade pela Compliance e assume esta responsabilidade na íntegra. Os Compliance Officers apresentam regularmente relatórios à diretoria da MAN SE e à diretoria das Divisões, bem como aos diretores de outros departamentos (como, p. ex. Legal, Accounting, Controlling e Corporate Audit (Auditoria Corporativa)) sobre os avanços das atividades de Compliance, eventuais ocorrências de Compliance e as medidas até então tomadas. A diretoria e os gerentes entendem Compliance como parte integrante da empresa. Eles promovem uma cultura de transparência e integridade. Não são toleradas Infrações de Compliance. É senso comum na MAN que não há lugar a cedências na MAN quando o que está em causa é a realização de negócios em conformidade com a Compliance. Vivemos tolerância zero, afirma o Dr. Pachta-Reyhofen, porta-voz da diretoria da MAN SE. 2. Comunicação Os temas de Compliance são objeto regular de jornais internos da MAN e de revistas de colaboradores. Novos Procedimentos de Compliance são comunicados não somente através da intranet e por aos colaboradores, mas também em programas de treinamentos de Compliance. Os dados de contato da Compliance Organisation estão publicados na intranet do Grupo MAN. No mundo inteiro, os colaboradores fazem uso do Compliance Helpdesk para fazer perguntas e pedir informações sobre temas de Compliance. Tanto em reuniões da diretoria, como em eventos de gerentes, a Compliance está regularmente na agenda. Na primavera de 2012, a MAN Compliance Organisation mandou por fim realizar, através de um prestador de serviços independente, uma enquete anônima com colaboradores, em que foi mensurada a conscientização e a avaliação da Com pliance Organisation dentro do grupo. De acordo com isso, os interrogados estão familiarizados com as medidas de Compliance e conhecem o Code of Conduct da MAN e os Procedimentos de Compliance. Eles vivenciam uma estrutura empresarial ética e consideram a Compliance Organisation como um conselheiro interno digno de confiança. 3. Relatórios e Investigação Para assegurar a sustentabilidade do Programa Compliance, a MAN examina continuamente a sua eficiência e os seus efeitos. Através dos controles de Compliance descritos e análise de eventuais infrações de Compliance, são tomadas providências para a descoberta de eventuais pontos fracos da Compliance Organisation, bem como um ajuste correspondente do Sistema Compliance. Além disso, a Compliance Organisation implementa continuamente medidas de Compliance e assegura o andamento dos projetos. Por exemplo, semanalmente é realizada uma detecção e avaliação sobre quantos parceiros de negócio foram abrangidos no Business Partner Approval Tool, quantas solicitações foram processadas no Compliance Helpdesk e quantas denúncias através do Speak up! foram encaminhadas ao portal. Deste modo, a eficiência da Compliance Organisation é continuamente examinada. 08

10 4. Intercâmbio regular com especialistas externos A MAN também se empenha com a Compliance fora dos próprios limites. A Compliance Organisation realiza intercâmbios regulares com especialistas da Economia e da Ciência sobre temas atuais de Compliance. Colaboradores da Compliance Organisation realizam palestras em conferências e eventos de Compliance. Entre outros, a MAN atua na rede Compliance e.v., que se ocupa com a discussão de questões legais, econômicas e organizacionais sobre os temas Compliance e Best Practice entre indústrias, bancos, seguradoras e outras pessoas interessadas. Na primavera de 2011, foi realizado na MAN um evento da rede Compliance, em que aproximadamente 150 especialistas internacionais de Compliance discutiram o tema Compliance em países BRIC e Mercados Emergentes. 5. Filiações A MAN apoia e promove o combate à corrupção e representa essa posição em conjunto com outras empresas nas seguintes organizações: Desde setembro de 2010, a MAN é membro corporativo da Transparency International, uma organização internacional de combate à corrupção. Além disso, em 2011, a MAN também se associou à iniciativa da Global Compact das Nações Unidas e, em 2012, à Partnering Against Corruption Initiative (PACI) da World Economic Forums. Além disso, a MAN é membro fundador do instituto alemão para Compliance (DICO). 09

11 Ficha técnica Se você quiser saber mais sobre Compliance na MAN então dirija-se a: Dr. Philip Matthey Chief Compliance Officer Fone: Ou na internet do Grupo MAN em:

12 MAN SE Postfach D München

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