Requisitos de Ferramentas de Gestão de Projetos de Desenvolvimento de Software

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1 Requisitos de Ferramentas de Gestão de Projetos de Desenvolvimento de Software Keyla Guimarães Macharet Brasil 1 1 Departamento de Ciência da Computação Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) CEP Belo Horizonte MG, Brasil Abstract. Project management tools are software applications that help project managers in operational tasks and make easy taking decision. The tasks developed by project managers are the most varied, in such a way that tools to manage a project can be very different among themselves, which makes the choice of a determined tool hard. This article will present a catalogue of requirements for software project management tools. The objective of this catalogue is to help people in charge of choosing the tool in the task of comparing and selecting which project management tools to be used, and also serving of help directing the development of future tools. Resumo. As ferramentas para gestão de projetos são softwares que auxiliam o gerente de projetos em tarefas operacionais e facilitam as tomadas de decisão. As tarefas desenvolvidas pelos gerentes de projeto são as mais variadas, de forma que as ferramentas para gerir um projeto podem ser bem diferentes entre si, o que dificulta a escolha de uma determinada ferramenta. Esse artigo apresentará um catálogo de requisitos para ferramentas de gestão de projetos de desenvolvimento de software. O objetivo desse catálogo é auxiliar os responsáveis pela escolha da ferramenta na tarefa de comparar e selecionar a ferramenta de gestão de projetos a ser utilizada, e também servir de ajuda direcionando o desenvolvimento de futuras ferramentas. 1. Introdução O guia do corpo de conhecimento de engenharia de software [SWEBOK2004] foi criado com o objetivo de servir de referência em assuntos pertinentes da área de engenharia de software. Entre as diversas áreas de conhecimento citadas no documento há a Gestão de Projetos que é alvo de estudo do presente artigo. A Gestão de Projetos é a aplicação de conhecimento, aplicações e técnicas para projetar atividades de acordo com os requisitos de um projeto [PMBOK2004]. A Gestão de Projetos é um aspecto importante para ajudar a diminuir os desafios encontrados durante o desenvolvimento de um projeto, e no nosso caso, um projeto de desenvolvimento de software. Para auxiliar os profissionais dessa área temos no mercado diferentes softwares com funcionalidades diferentes. Essas ferramentas são responsáveis pelo planejamento e acompanhamento de projetos, que são utilizadas na medição de esforço, estimativa de custo e planejamento de cronograma do projeto. Devido a diversidade de funcionalidades existente em cada software torna-se difícil a tarefa de escolha do software a ser utilizado.

2 Neste contexto, este artigo apresenta uma lista de requisitos necessários pelos gerentes de projetos em suas ferramentas utilizadas na tarefa de gerenciamento de projetos, da mesma forma que [Hoffmann2004] fez em seu artigo utilizado como inspiração deste. O objetivo da lista de requisitos é auxiliar os profissionais da área de gestão de projetos durante a seleção da ferramenta a ser usada na gestão de projeto. 2. Gestão de Projeto de Software A gestão de projetos de software é uma sub-disciplina da área de gestão de projetos onde projetos de software são planejados, monitorados e controlados. É um tipo de gestão de projeto que foca especificamente a criação e atualização de softwares. O objetivo do planejamento de um projeto é identificar o escopo do mesmo, estimar o trabalho a ser feito e criar uma agenda de tarefas a serem realizadas no projeto. O monitoramento e o controle tem o objetivo de manter a equipe atualizada em relação ao progresso do projeto, e no caso de um desvio dos planos permitir que o gerente do projeto tome alguma ação para corrigir o problema. A maior diferença entre a gestão de um projeto de software e a gestão de projeto é a natureza do trabalho. Assim como outros tipos de projetos, o desenvolvimento de software tem características únicas, exigindo habilidades específicas. 3. Ferramentas para Gestão de Projetos Um bom gerente de projeto usa suas experiências profissionais em conjunto com ferramentas para a gestão efetiva de projetos. Softwares de computador fazem parte das ferramentas disponíveis para o gerente de projeto. A utilização do computador não substitui as funções convencionais de planejamento e controle da gestão, e também não devem substituir os processos tradicionais de tomada de decisão. As ferramentas de software devem auxiliar a implementação das técnicas já validadas. Segundo [Badiru1996], os sistemas para gestão de projetos não são designados somente para uso do gerente de projeto, mas também para ser utilizado por qualquer pessoa envolvida no gerenciamento de um grupo de recursos com o objetivo de gerenciar suas tarefas. De toda forma é importante fazer uma análise inicial para determinar se o uso de uma ferramenta para gestão de projetos é justificada ou não. Entre os fatores que devem ser considerados como indicativos da necessidade de um software temos [Badiru1996]: Gestão de múltiplos projetos simultâneos Projetos com mais de 20 tarefas Ambiente de planejamento de projetos complexo Mais de 5 tipos de recursos envolvidos em cada projeto Após a decisão de se utilizar uma ferramenta para gestão de projetos se observa a dificuldade em escolher uma. Parte desse problema se dá pois a ferramenta precisa satisfazer simultaneamente uma variedade de pessoas com necessidades diferentes: usuários, clientes, time de desenvolvimento, gerência. Os usuários desejam um sistema robusto e com interface amigável e com as funções necessárias para suportar suas necessidades.

3 Os clientes desejam um produto confiável que seja entregue em curto prazo e que custe pouco. Os chefes dos gerentes de projeto desejam uma ferramenta que mostre objetivos, sem atrasos e sem surpresas. A área de operação deseja um produto bem documentado, fácil de se configurar e sem defeitos. O time de desenvolvimento tem preferência por desenho e uma tendência a não ligar para documentação[theoryw1989]. Como podemos observar quando devemos levar em conta o que todos desejam, alguns requisitos entram em conflito, como por exemplo muitas funções e baixo custo. São esses conflitos que tornam mais difícil a escolha da ferramenta de gestão de projetos. Na próxima seção mostraremos um catálogo de requisitos que as ferramentas deverão ter, facilitando assim o trabalho do responsável pela escolha do sistema. 4. Requisitos Assim como [Hoffmann2004] foi utilizada a estrutura hieráquica conforme sugere o Padrão de Avaliação de Software ISO/IEC[ISOIEC9126]. A seguir apresentaremos o catálogo de requisitos que devem ser a base de análise na seleção de uma ferramenta para gestão de projetos. Teremos somente dois níveis hieráquicos para facilitar a leitura do catálogo, com o primeiro nível sendo a categoria e o segundo os requisitos para cada categoria Gestão de Projeto Manipulação de Recursos Alguns sistemas permitem designação de tarefas para recursos automaticamente, outros tem indicação de múltiplas tarefas por recurso e detalhamento de tarefas Listagem de tarefas por dia A visualização de todas as tarefas de um determinado projeto em cada dia é importante para o acompanhamento do desenvolvimento Possibilidade de replanejamento das tarefas do projeto O aplicativo deve ser capaz de recalcular datas e prazos após a mudança de uma tarefa Caminho Crítico O conceito de caminho crítico auxilia na identificação das tarefas mais críticas de um projeto. Uma das formas de fazer a análise do caminho crítico é através do gráfico de Gantt[PMBOK2004], que mostra as informações relativas ao agendamento de tarefas, tipicamente em barra, com as atividades, datas e durações Gestão de Múltiplos Projetos É interessante a gestão entre múltiplos projetos, principalmente numa empresa maior em que os recursos podem ser compartilhados. Uma visão global dos estados dos diversos

4 projetos e do nível de comprometimento de cada recurso é essencial para o gerente de projeto Indicação de percentual finalizado em determinada data 4.2. Facilidade de Uso Treinamento e suporte online Informações parciais ou suporte total através da web é um fator importante devido ao crescimento da integração digital Formato de entrada simplificado A gestão de um projeto exige o cadastro de muitas informações, de forma que a interface para entrada de dados deve ser a melhor adequada ao usuário, minimizando o esforço do cadastro ao máximo Documentação de alta qualidade Uma documentação completa, clara e estruturada que possa ser acessada de forma online e offline é importante Formato de saída claro Saídas com informações relevantes 4.3. Requisitos de Hardware Memória necessária Dispositivos de entrada específicos, como mouses, teclados especiais

5 Dispositivos de saída diferenciados, como determinados tipos ou marcas de impressora 4.4. Geração de relatórios Diagrama de rede considerando limitações de tamanho e complexidade do projeto Relatórios de Recursos Relatórios de custo Relatórios de comparação entre o que foi planejado e a performance atual 4.5. Suporte a ferramentas analíticas Ferramentas de análise econômica Ferramentas de otimização Ferramentas de comunicação 5. Avaliação do comprometimento de algumas ferramentas de gestão de projetos Existe uma grande variedade de ferramentas de gestão de projeto, entre elas temos ferramentas online, de código aberto, feitas sob-encomenda e comerciais. Segundo [Liberatore2003] as ferramentas mais utilizadas pela indústria podem ser vistas na tabela 1.

6 Table 1. Utilização de Softwares de Gestão de Projetos na Indústria Software de Gestão de Projetos Utilização MS Project 48,6 Primavera 20,5 Project Scheduler 5,2 Work Bench 4,8 Timeline 2,9 Outros 18,1 Foram escolhidas para a comparação as duas ferramentas comerciais mais utilizadas, MS Project e Primavera, e a título de ter uma opção gratuita de código aberto escolhemos a ferramenta Trac. Cada produto será avaliado em todos os requisitos e receberá as seguintes notas de adequação a eles: -(Ruim), (Médio), +(Bom), ++(Excelente), ND (Não disponível) 5.1. Microsoft Project A ferramenta Microsoft Project é a ferramenta de gestão de projetos mais utilizada do mercado, e como os outros produtos Microsoft tem os benefícios da instalação base no seu sistema operacional próprio - Windows. A versão mais recente do produto é o Microsoft Project 2007[MSProject] disponível como uma aplicação cliente Windows ou a versão servidor que centraliza e integra os dados com outros aplicativos Microsoft. Categoria Requisitos Nota Observação Gestão de Projeto Caminho Crítico ++ Múltiplas visões, com gráficos de Gantt e de rede. Gestão de Múltiplos + Permite a gestão somente através Projetos da ferramenta web e do aplicativo servidor. Treinamento e suporte + Bastante informação online mas Facilidade de Uso online Formato de entrada simplificado Documentação de alta qualidade com alto custo. - Formato de entrada muito complexo, principalmente para projetos mais simples. ++ Completa, vindo tanto com o produto quanto versões online Primavera O Oracle Primavera tem um grupo de ferramentas para gestão de projetos que pode ser usado para priorização, planejamento, gestão e acompanhamento de atividades relacionadas ao projeto. Em sua versão mais nova, Oracle Primavera P6[OraclePrimavera] provê uma solução única para pequenos e grandes projetos. Inicialmente a aplicação era mais utilizada em projetos grandes e complexos nas áreas de contrução e engenharia, mas nos últimos anos tem se tornado popular também entre projetos considerados pequenos de até US$

7 Categoria Requisitos Nota Observação Gestão de Projeto Caminho Crítico ++ Possui a visão do gráfico de Gantt. Gestão de Múltiplos + Algumas das versões anteriores só Projetos permitiam o controle simultâneo de 4 projetos. Versões mais novas não tem essa limitação. Treinamento e suporte ++ Acesso web completo. Facilidade de Uso online Formato de entrada simplificado Documentação de alta qualidade Muitos dados iniciais, mas permite a utilização do assistente de preenchimento. ++ Completa, vindo tanto com o produto quanto versões online Trac Trac é uma ferramenta web de código aberto, escrita em Python, podendo ser executada em todos os sistemas operacionais, que inclui Unix, Linux, MacOS e Windows[TracPM]. É uma ferramenta especializada com Wiki e sistema de acompanhamento para projetos de desenvolvimento de software. Categoria Requisitos Nota Observação Gestão de Projeto Caminho Crítico + Listagem de forma simplificada. Gestão de Múltiplos ++ Possível através de sua interface Projetos web. Treinamento e suporte ++ Wiki Integrado e listas de discussão. Facilidade de Uso online Formato de entrada + Dados relativamente simples, mas simplificado com parte da administração por Documentação de alta qualidade linha de comando. ++ Completa e online. 6. Conclusão O artigo levantou uma lista de requisitos que devem ser analisados pelo responsável a adquirir uma ferramenta de gestão de projeto de software. Observamos também o comprometimento de algumas ferramentas comerciais com os requisitos observados e como as soluções em código aberto estão se tornando mais completas com o passar do tempo. Caberá ao responsável também escolher quais requisitos são essenciais para a sua empresa, desde que todos os requisitos sugeridos não sejam encontrados em uma só ferramenta. Os requistos listados também podem ser utilizados como um ponto inicial para o desenvolvimento de novas ferramentas. References Badiru, A. B.(1996) Project management in manufacturing and high technology operations 2 Wiley-IEEE, Páginas

8 Boehm, B. W. e Ross, R.(1989) Theory-W Software Project Management Principles and Examples IEEE Transactions on Software Engineering, Julho. Bourque, P. e Dupuis,R.(2004) Guide to the Software Engineering Body of Knowledge (SWEBOK) IEEE Computer Society Professional Practices Committee. Hoffmann, M., Kuhn, N., Weber, M. e M. Bittner.(2004) Requirements for Requirements Management Tools Proceedings of the IEEE International Requirements Engineering Conference (RE 04), pages , Kyoto, Japan, Setembro. Jurison, J.(1999) Software project management: the manager s view Communications of the AIS archive, Volume 2, Novembro. Liberatore, M. J. e Pollack-Johnson, B.(2003) Factors Influencing the Usage and Selection of Project Management Software IEEE Transactions on Engeneering Management, Volume 50, Número 2, Maio. Microsoft Office Project project/default.aspx?ofcresset=1. Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management primavera-p6-enterprise-project-portfolio-management. html. PMI(2004) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK R Guide), Third Edition Project Management Institute Inc, Pennsylvania, USA. Royce,W. W.(1987) Managing the development of large software systems: concepts and techniques Proceedings of the 9th international conference on Software Engineering, IEEE Computer Society Press, Março. The International Standardization Organization, ISO/IEC 9126.(1991) Information Technology Software Product Evaluation Quality Characteristics and guidelines for their use, Trac Integrated SCM & Project Management

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