MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMENTOS DO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS DA ORGANIZAÇÃO UNIVERSITÁRIA INTERAMERICANA

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1 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMENTOS DO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS DA ORGANIZAÇÃO UNIVERSITÁRIA INTERAMERICANA Artigo 1: Quadro normativo O presente Manual contem as disposições aplicadas pela Organização Universitária Interamericana e seus programas, no que diz respeito à colheita, conservação, utilização, circulação e supressão em todas as atividades que constituam o tratamento de dados pessoais. Artigo 2: Definições Para efeitos do presente Manual serão aplicáveis as seguintes definições: a) Dono: pessoa física cujos dados pessoais sejam objeto do tratamento da informação. b) Responsável do tratamento: pessoa física ou jurídica, privada ou pública, que decida sobre o banco de dados e/ou o tratamento dos dados. c) Encarregado do tratamento: pessoa física ou jurídica, privada ou pública, que realize o tratamento de dados pessoais por encargo do Responsável do tratamento. d) Aviso de Privacidade: Comunicação física, eletrônica ou em qualquer outro formato, gerada pela pessoa responsável da instituição e remitida ao dono da informação, na qual se dá a conhecer a existência das Políticas de Tratamento da Informação que lhe serão aplicáveis, as formas de aceder às mesmas e o tratamento que se dará aos dados pessoais. e) Dado público: é aquele que não seja semiprivado, privado ou sensível segundo as normas na matéria. São dados públicos aqueles referidos ao estado civil das pessoas, a sua profissão ou cargo, e a sua qualidade de comerciante ou servidor público, entre outros. f) Dados sensíveis: são aqueles que afetam a intimidade do dono ou cujo uso indevido pode gerar sua discriminação, tais como aqueles que revelem sua origem racial ou étnica, sua orientação política ou sexual, suas crenças religiosas ou filosóficas, assim como os dados biométricos e os referidos a sua saúde, entre outros. g) Dado privado: é aquele que, por sua natureza íntima ou reservada, somente seja relevante para o dono. h) Banco de dados: conjunto organizado e sistematizado de dados pessoais que seja objeto de tratamento. i) Tratamento: qualquer atividade ou operação sobre dados pessoais tais como a colheita, conservação, utilização, circulação ou supressão.

2 j) Transferência: ocorre quando o Responsável e/ou Encarregado do tratamento de dados pessoais, situado em um país dado, envia esta informação a um receptor que, por sua vez, é responsável do Tratamento e se encontra fora ou dentro do mesmo país. k) Transmissão: tratamento de dados pessoais que implica a comunicação dos mesmos dentro ou fora do território do dono. Artigo 3: Princípios aplicáveis ao Tratamento da informação No desenvolvimento, interpretação e aplicação do presente Manual se aplicarão os seguintes princípios: a) Princípio de finalidade: o tratamento deve obedecer a uma finalidade legítima de acordo com a missão da OUI. b) Princípio de liberdade: o tratamento só pode exercer-se com o consentimento prévio, expresso e informado do dono. c) Princípio de veracidade: a informação sujeita a tratamento deve ser veraz, exata e compreensível. d) Princípio de transparência: no tratamento deve garantir-se o direito do dono a solicitar e obter, em qualquer momento e sem restrições, a informação sobre a existência de dados que o concernam. e) Princípio de circulação restringida: os dados pessoais não poderão ser disponíveis na Internet ou em outros meios de divulgação massiva, salvo se o acesso é tecnicamente controlável e permite um conhecimento restringido a seu dono ou a terceiros autorizados pela lei. f) Principio de seguridade: a informação objeto de tratamento deve ser manejada com as medidas técnicas e humanas necessárias para dar seguridade aos registros, evitando um uso não autorizado ou fraudulento da mesma. g) Princípio de confidencialidade: todas as pessoas que intervenham no tratamento de dados pessoais, que não sejam de natureza pública, são obrigadas a garantir a reserva da informação. Artigo 4: Finalidade do Tratamento da informação A OUI poderá fazer uso dos dados pessoais para: - Realizar, a través de qualquer meio, de forma direta ou a través de terceiros, atividades de mercado, promoção e/ou difusão dos programas de formação profissional e/ou capacitação que oferece. - Realizar estadísticas e estudos qualitativos e quantitativos para o desenho, criação e/ou atualização de cursos de formação profissional, projetos de pesquisa e observatórios acadêmicos e profissionais. - Elaborar projetos acadêmicos e profissionais de acordo com sua missão. - Buscar financiamento para a implementação de novos programas de formação profissional ou de pesquisa. - Avaliar a qualidade de seus programas e realizar estudos para o melhoramento da qualidade dos mesmos.

3 - Manter uma adequada comunicação com uma rede de contatos interessados nas temáticas dos cursos que oferece. Artigo 5: Direitos dos donos Os direitos que pertencem ao dono da informação são: conhecer, atualizar, retificar e solicitar a supressão de seus dados pessoais; ser informado sobre a utilização que é feita de seus dados pessoais; apresentar queixas por infrações ao disposto nas normas de dados pessoais; revocar a autorização outorgada e consultar de forma gratuita os dados pessoais previamente autorizados. Artigo 6: Deveres da OUI A OUI se compromete a cumprir com os seguintes deveres relacionados com o tratamento de dados pessoais: a) Garantir ao dono o pleno e efetivo exercício do direito de Hábeas data; b) Conservar a informação sob as condições de seguridade necessárias para impedir sua adulteração, perda, consulta, uso ou acesso não autorizado ou fraudulento; c) Informar, a pedido de seu dono, sobre a utilização outorgada a seus dados; d) Realizar, a pedido do dono, a atualização, retificação ou supressão dos dados; e) Tramitar as consultas e as reclamações formuladas pelos donos; f) Inserir no banco de dados a legenda "Informação em discussão judicial" uma vez notificada por parte da autoridade competente sobre processos judiciais relacionados com a qualidade ou detalhes dos dados pessoais; g) Abster-se de fazer circular informação que esteja sendo controvertida pelo dono e cujo bloqueio haja sido ordenado por uma autoridade nacional; h) Utilizar a informação unicamente para o cumprimento da missão da instituição; i) Informar a autoridade nacional competente quando se apresentem violações aos códigos de seguridade e existam riscos na administração da informação dos donos; j) Cumprir as instruções e requerimentos que solicite a autoridade nacional competente. Artigo 7: Procedimento para exercer os direitos 7.1 Sobre o Direito de acesso: Supõe que o dono tem direito a conhecer em todo momento se sua informação está sendo objeto de tratamento assim como o alcance e as finalidades da utilização. Para isso, o dono poderá realizar a consulta diretamente à instituição através de uma comunicação eletrônica ao correio: 7.2 Sobre o Direito de consulta:

4 Supõe que o dono ou seus representantes têm direito a consultar a informação pessoal do dono, consignada no banco de dados. Para dito propósito a OUI garante: - Elaborar formulários e outros mecanismos simples de consulta; - Implementar meios de comunicação escritos ou eletrônicos ou outro meio eficaz que considere pertinente para a realização da consulta; - Assinar o recurso humano necessário para a atenção oportuna das consultas. Uma vez formulada a consulta pelo dono ou seus representantes, a OUI terá dez dias hábeis, contados a partir do dia seguinte do recebimento da consulta, para realizá-la. Se não foi possível atender a consulta no prazo mencionado, a OUI comunicará com o interessado explicando-lhe os motivos do atraso e o informará da nova data de resposta, que não deverá superar os cinco dias hábeis seguintes ao vencimento do prazo original. 7.3 Sobre o Procedimento de reclamações: O dono, seus representantes ou seu representante legal que comuniquem um presunto incumprimento no manejo de seus dados, poderão apresentar uma reclamação ante o Responsável do tratamento de dados pessoais da OUI, enviando uma mensagem ao seguinte correio eletrônico: A reclamação será tramitada na base do seguinte procedimento: 1) O dono, seus representantes ou seu representante legal devidamente acreditado poderão apresentá-la no formato que para tal efeito elaborou a OUI A reclamação deverá contar com a seguinte informação para seu devido tramite: a) A identificação do dono ou da pessoa que atua em seu nome e representação. b) A descrição clara dos fatos que dão lugar à reclamação. c) O endereço físico e eletrônico do dono ou de seu representante. d) Os documentos ou provas que se desejem fazer valer. Se a informação completa não for apresentada, se requererá ao interessado dentro dos cinco (5) dias seguintes do recebimento da reclamação para que corrija as falhas. Transcorridos dois (2) meses desde a data do requerimento sem que o solicitante apresente a informação requerida, se entenderá que desistiu da reclamação. 2) Uma vez recebida a reclamação completa, se incluirá no banco de dados que mantem o Responsável uma legenda que diga "Reclamação em tramite" e o motivo da mesma, num termo não maior a dois (2) dias hábeis. Dita legenda deverá manter-se até que a reclamação seja decidida.

5 3) O termo máximo para atender a reclamação será de quinze (15) dias hábeis contados a partir do dia seguinte da data de seu recebimento. Quando não for possível atendê-la dentro de dito termo se informará ao interessado antes do vencimento do referido prazo os motivos da demora e a fecha em que se atenderá sua reclamação, a qual em nenhum caso poderá superar os oito (8) dias hábeis seguintes do vencimento do primeiro termo. 7.4 Sobre a solicitude de retificação, atualização e supressão dos dados: O dono, seus representantes ou seu representante legal devidamente acreditado, podem solicitar a retificação, atualização e/ou supressão de seus dados em qualquer momento, sem expressão de causa, enviando um correio eletrônico a: Artigo 8: Área responsável pela atenção às solicitudes de exercício de direitos A área administrativa da OUI será encarregada de tramitar as reclamações segundo os procedimentos detalhados. Artigo 9: Medidas de seguridade para o tratamento da informação A OUI velará para que a informação conservada no seu banco de dados seja tratada e administrada com os critérios de confidencialidade e seguridade. O presente Manual de Políticas e Tratamento de Dados Pessoais está vigente a partir de 1 o de agosto de 2013.

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