1.1 Relatório Equivalência Subelementos por Classe e Grupo de Patrimônio

Transcrição

1 INSTRUÇÃO DE SERVIÇO GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO Nº 011/2013/SATE/SEFAZ ASSUNTO PROCEDIMENTO PARA INCLUSÃO DO DOCUMENTO DE AQS AQUISIÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS. ATUALIZADA 15/08/ INFORMAÇÕES GERAIS Os elementos de despesa 30, 31, 32, 51, 52, 61, 62, 63, 64, 65, 66, geram incorporações patrimoniais nas contas do ativo. O documento que registra essa incorporação é chamado de AQS Aquisição de Bens Patrimoniais. Será gerado AQS também para despesas com diárias, material de consumo, serviços de terceiros pessoas físicas e jurídicas e outras, onde essas despesas fazem parte de um investimento como obras e instalações. Por exemplo: classificação de despesa diária para acompanhamento de obras e instalações. Até o exercício de 2012 o documento de AQS era feito junto com o documento de LIQ. No exercício de 2013 o documento de AQS será incluído antes do documento de Liquidação. O documento de AQS deverá ser incluído no sistema FIPLAN antes do documento de LIQ Liquidação no seguinte endereço no sistema FIPLAN: DOCUMENTO> DESPESA>EXECUÇÃO>Aquisição de Bens Patrimoniais AQS. A chave para incluir o documento de AQS é o número do EMP Empenho. No momento em que o sistema pedir para incluir o Grupo de Patrimônio no documento de AQS, vai aparecer um local para incluir CLASSE PATRIMONIAL E GRUPO PATRIMONIAL. 1.1 Relatório Equivalência Subelementos por Classe e Grupo de Patrimônio Para saber qual a CLASSE E GRUPO PATRIMONIAL a que pertence o elemento e subelemento de despesa, será necessário consultar o relatório FIP Relatório de Equivalência Subelementos por Classe e Grupo de Patrimônio ou a tabela de equivalência no sistema FIPLAN, no endereço: TABELAS>INTEGRAÇÃO SIGPAT>EQUIVALÊNCIA DE GRUPO DE PATRIMÔNIO X SUBELEMENTO>CONSULTAR. Para cada classe patrimonial pode haver um ou mais elemento de despesa e para cada grupo patrimonial pode haver um ou vários subelementos de despesa que serão equivalentes.

2 Por exemplo: para a classificação de despesas FIP Relatório de Equivalência Subelementos por Classe e Grupo de Patrimônio CLASSE PATRIMONIAL 2 - Itens de Almoxarifado ELEMENTO DE DESPESA 30 Material de Consumo Grupo Nome do Grupo Subelemento Nome do Subelemento Patrimonial de Despesa 40 CORDAS, CABOS, 018 Material de Manobra e CORRENTES E SEUS Patrulhamento ACESSÓRIOS 49 EQUIPAMENTOS PARA 005 Ferramentas OFICINAS DE 049 Sobressalentes, Máquinas e MANUTENÇÃO E Motores de Navios e REPAROS Embarcações 055 Materiais para Manutenção de Ar Condicionado Aparelhos de Fax e Assemelhados Ao incluir o documento de AQS o sistema FIPLAN já sabe que o elemento de despesa é 30 que foi escolhido na inclusão do Empenho. Como o usuário já sabe que o subelemento será 049 (de acordo com a identificação da nota fiscal) na inclusão da AQS ele vai escolher a classe 2 e o grupo 49. Sugestão: no histórico da AQS informar o subelemento de despesa que corresponde ao grupo patrimonial para facilitar a inclusão do mesmo no momento da inclusão do documento de Liquidação - LIQ. Esse procedimento vai evitar erro na escolha do subelemento de despesa da LIQ e no futuro evitar inconsistência no fechamento do inventário do setor de patrimônio, que precisa fazer conciliação do patrimônio físico com o contábil. Importante ter sempre o relatório FIP Relatório de Equivalência Subelementos por Classe e Grupo de Patrimônio em mãos no momento de se fazer o documento de AQS. Sugere-se que os documentos de AQS Aquisição de Bens Patrimoniais e BMC Baixa de Material de Consumo sejam incluídos no sistema FIPLAN pelo setor de almoxarifado para um maior controle do registro contábil do patrimônio. 1.2 Classificação de bens patrimoniais Imóveis (elemento de despesas 51 e 61). Para os Bens Imóveis representados pelos elementos de despesa 51- Obras e Instalações e 61- Aquisição de Imóveis, os tipos de bens patrimoniais que serão

3 classificados no momento da inclusão da AQS, serão definidos de acordo com a descrição retirada do manual de contabilidade do STN Secretaria do Tesouro Nacional, MCASP, parte II Procedimentos Contábeis Patrimoniais página Tela de inclusão do documento de AQS. Os bens imóveis classificam-se em: a) Bens de uso especial: compreende os bens, tais como edifícios ou terrenos, destinados a serviço ou estabelecimento da administração federal, estadual ou municipal, inclusive os de suas autarquias e fundações públicas, como imóveis residenciais, terrenos, glebas, aquartelamento, aeroportos, açudes, fazendas, museus, hospitais, hotéis dentre outros. b) Bens dominiais: compreende os bens que constituem o patrimônio das pessoas jurídicas de direito público, como objeto de direito pessoal, ou real, de cada uma dessas entidades. Compreende ainda, não dispondo a lei em contrário, os bens pertencentes às pessoas jurídicas de direito público a que se tenha dado estrutura de

4 direito privado, como apartamentos, armazéns, casas, glebas, terrenos, lojas, bens destinados à reforma agrária, bens imóveis a alienar dentre outros. c) Bens de uso comum do povo: pode ser entendido como os de domínio público, construídos ou não por pessoas jurídicas de direito público. A consequência da inclusão de AQS com informações que não condizem com a realidade ocorre no momento de se fazer o inventário dos bens patrimoniais já que as informações contábeis devem ser as mesmas do sistema SIGPAT. Se essas informações contábeis forem diferentes das informações do levantamento físico vai-se apurar responsabilidades. 1.3 AQS para bens patrimoniais Almoxarifado (Elementos de despesa 30,31,32 e 52) No documento de AQS Aquisição de Bens Patrimoniais para os elementos de despesa 30,31,32 e 52 estão sendo utilizadas as seguintes datas: Data de Entrada no Almoxarifado data de entrada do bem no almoxarifado; Data de Emissão do Doctº Fiscal data de emissão do documento fiscal na aquisição do bem; Data de Aquisição do Bem data de geração do documento AQS, utilizada para contabilização do bem nas contas contábeis do ativo. Para despesas do exercício essa data deve ser igual à data de entrada no almoxarifado. Para despesas de exercícios anteriores (elemento 92) e Restos a Pagar não processado essa data deve ser a mesma do exercício que será efetuado a liquidação e o pagamento. No campo Data de entrada no almoxarifado e Data de emissão do documento fiscal é permitido informar datas de exercícios anteriores, para os seguintes elementos de despesas: 30 Materiais de consumo; 31 Material, bem ou serviço para distribuição gratuita; 32 Premiações culturais, artísticas, científicas, desportivas e outras; 52 Equipamentos e material permanente.

5 Para os demais elementos de despesas, como 61 (imóvel), 51 (obras em andamento), 14 (diárias para obras), etc., a data de entrada no almoxarifado fica oculta, porque não há entrada no almoxarifado para esses tipos de elementos Os relacionamentos possíveis para documento fiscal (NF) nos documentos de EMP e AQS são: - Um empenho pode ter mais de um documento fiscal e mais de um documento de AQS. - Um documento de AQS só pode ter um documento fiscal. 1.4 AQS de empenho ordinário. Empenho Ordinário: é o tipo de empenho utilizado para as despesas de valor fixo e previamente determinado, cujo pagamento deve ocorrer de uma só vez. Com relação ao documento de AQS Aquisição de Bens, importante enfatizar que o esse documento corresponde ao registro contábil da aquisição de um bem patrimonial na Unidade Orçamentária. Portanto cada documento de AQS deve corresponder a uma NOTA FISCAL, documento que comprova o direito adquirido pelo credor e que contabilmente registra nas contas do Ativo a incorporação desses bens. Para empenho ordinário pode-se fazer várias AQS com número de notas fiscais diferentes, mas o documento de LIQ deverá ser o somatório do valor de todas as AQS ou para uma AQS poderá ser feita uma LIQ de igual valor que corresponde ao valor total do documento de Empenho 1.5 AQS de empenho estimativo. De acordo com a Lei nº 4.320/64 os artigos abaixo definem as regras para o empenho. Art. 58. O empenho de despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. Art O empenho da despesa não poderá exceder o limite dos créditos concedidos. Art. 60. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho. 2º Será feito por estimativa o empenho da despesa cujo montante não se possa determinar. De acordo com Manual Aplicado ao Setor Público- MCASP 5ª edição parte I, pg 105, Empenho Estimativo: é o tipo de empenho utilizado para as despesas cujo

6 montante não se pode determinar previamente, tais como serviços de fornecimento de água e energia elétrica, aquisição de combustíveis e lubrificantes e outros. Lembrando que a partir do exercício de 2013, todo empenho estimativo, no momento da efetivação do documento da liquidação LIQ, o sistema FIPLAN vai fazer o estorno automático da diferença do valor empenhado maior. No momento da inclusão da liquidação de empenho estimativo para as despesas que exigem a inclusão do documento de AQS, só será permitido fazê-lo pelo valor total do somatório das AQS, não se permite LIQ de valor parcial de AQS. O saldo de empenhos a liquidar, para o empenho em questão, será exibido na tela da LIQ. 1.6 AQS de empenho global Com relação ao documento de AQS Aquisição de Bens, importante enfatizar que esse documento corresponde ao registro contábil da aquisição de um bem patrimonial na Unidade Orçamentária. Portanto cada documento de AQS deve corresponder a uma NOTA FISCAL, documento que comprova o direito adquirido pelo credor e que contabilmente registra nas contas do Ativo a incorporação desses bens. Após a inclusão do documento de AQS, deve-se incluir o documento de Liquidação que de acordo com a Lei 4.320/64, Art. 63. a liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. 1 Essa verificação tem por fim apurar: I a origem e o objeto do que se deve pagar; II a importância exata a pagar; III a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. Isso quer dizer que o documento de AQS efetiva a existência do documento comprobatório do respectivo crédito, a nota fiscal, registra na conta do Ativo a aquisição do bem e comprova o direito adquirido pelo credor. Portanto o próximo passo é incluir o documento de LIQ - Liquidação e NOB Nota de Ordem Bancária que devem ser no mesmo valor do documento de uma AQS ou a somatória de mais de uma AQS para efetivar os pagamentos. Para empenho Global sempre incluir uma LIQ para cada AQS, considerando que no documento de AQS é que se caracteriza o fato gerador dessa despesa. Se o valor do documento de LIQ for menor que o do documento de AQS isso caracteriza

7 que o bem foi adquirido e não pago integralmente. As conseqüências é que os órgãos de fiscalização interna e externa vão desaprovar essa prática por descumprimento legal. Exemplo: EMP AQS NOTA LIQ NOB FISCAL Nº 1.000, , ,00 Incorreto 500, , , Correto 1.000, , ,00 Correto 1.000, Relatório de identificação de saldo para inclusão de AQS e LIQ Analisar o relatório FIP 007 Demonstrativo de com AQS a Liquidar no sistema FIPLAN no endereço: RELATÓRIO FINANCEIRO/CONTÁBIL RELATÓRIOS OPERACIONAIS RELATÓRIOS DA DESPESA FIP 007. Outra opção para verificar se o Empenho tem saldo para incluir documento de AQS é tirar o relatório FIP630 Razão Analítico por conta/conta corrente da conta contábil empenho a liquidar e conta corrente igual ao número do Empenho E para verificar se tem saldo de AQS para incluir documento de LIQ, tirar o relatório FIP630 Razão Analítico por conta/conta corrente da conta corrente empenho em liquidação e conta corrente igual ao número do Empenho. 1.8 Estorno de AQS. Importante salientar que após a inclusão do documento de AQS o sistema não permite fazer estorno de empenho sem antes estornar o documento de AQS. Se já foi incluído o documento de AQS é porque o BEM patrimonial já foi entregue à Unidade Orçamentária e fica obrigatória a inscrição desse Empenho em restos a pagar se até no dia 31 de dezembro de 2013 não houver efetivado o pagamento do mesmo.

8 Estorno do documento de AQS só é feito normalmente se não houver inclusão de LIQ e ou LIQ e NOB. Se já houve esse procedimento será necessário efetivar estorno de NOB e ou LIQ ou inclusão do documento de GCV. O documento de GCV estorna todo o saldo orçamentário (devolve para o orçamento) de empenho ordinário e estimativo, com exceção de empenho de folha de pagamento. Para empenho global e empenho estimativo de folha de pagamento o estorno deixa o saldo orçamentário no documento de empenho. 1.9 REGISTRO CONTÁBIL DE AQUISIÇÃO OU DESENVOLVIMENTO DE SOFTWARE Se adquiriu um software que será instalado em uma máquina (hardware), onde a mesma não funcionará sem esse software (exemplo: winds, Office..etc) a classificação da despesa deve ser nas contas contábeis do ativo imobilizado, bens móveis, com classificação de despesa Na inclusão do documento de AQS usar a classe patrimonial 1 e grupo patrimonial 70. No momento de fazer a liquidação usar os subelemento de despesa 014 equipamento para processamento de dados e aquisição de software de base e de aplicação bens intangíveis. Por exemplo: vai instalar uma versão mais recente do winds e do Office. O software fará parte do computador. Se o software será adquirido para ser instalado em um hardware e esse computador não funciona sem o mesmo, a classificação da despesa será como ativo imobilizado Se adquiriu um software que não é parte integrante do respectivo hardware, ele deve ser registrado contabilmente como ativo intangível. Exemplo: antivírus, aplicativos diversos..etc. Se o software é de base (quando não é um aplicativo instaurável, ele é programado no dia da sua fabricação) ou software de aplicação (programas que são normalmente instalados no computador), os mesmos deverão se classificados de acordo com a forma da qual ele foi adquirido. Se for adquirido de uma empresa já pronto, deverá ser classificado como aquisição software de base e de aplicação bens intangíveis. Na inclusão do documento de AQS usar a classe patrimonial 11 e grupo patrimonial 01.

9 Se o software foi desenvolvido pela Unidade Orçamentária e para isso foi contratado mão de obra terceirizada para desenvolver o software a classificação de despesas deve ser Desenvolvimento de software de base ou de aplicação. Na inclusão do documento de AQS usar a classe patrimonial 11 e grupo patrimonial 02. Augusto Pavini Dourado Agente de Tributos Estaduais - ATE Unidade de Coordenação Executiva do Tesouro Estadual RENATO SILVA DE SOUSA Superintendente de Controle Gerencial Contábil do Estado SCGC Luciana Martins Dornas Coordenadoria de Contabilidade por Sistemas Digitais Cleodenise Bernardes Garcia Técnico da CCSD responsável pela elaboração dos procedimentos Fone: e cleodenise.silva@sefaz.mt.gov.br