Manual para Cadastros PlanetOOH

Transcrição

1 Manual para Cadastros PlanetOOH - Cadastro de Empresas EMPRESAS CADASTRAR EMPRESA - Cadastro de Funções USUÁRIOS FUNÇÃO - Cadastro de Departamentos USUÁRIO DEPARTAMENTOS -Cadastro de Usuários Cadastro de Funcionários (Cadastro de Fornecedor) Cadastro de Departamentos Cadastro de Funções Cadastro de Contato Comercial

2 USUÁRIOS CADASTRAR USUÁRIOS - Cadastro de Contatos Comerciais CONTATOS COMERCIAIS CADASTRAR CONTATOS COMERCIAIS - Cadastro de Forma de Pagamento para Venda FINANCEIRO FORMAS DE PAGAMENTO VENDA - Cadastro de Forma de Pagamento para Compra FINANCEIRO FORMAS DE PAGAMENTO COMPRA

3 -Cadastro de Pontos/Faces (SLOTS) Cadastro de Exibidoras (Cadastro de Fornecedor como Exibidora) Cadastro de Região Cadastro de Tipos de Calendário Cadastro de Tipos de Mídias Cadastro de Fotos da Estrutura OPEC DE ESPAÇOS (SLOTS) -Cadastro de Tipos de Mídias(SLOTS) Cadastro de Produtos para Compras Cadastro de Conta Contábil PONTOS/ESPAÇOS TIPOS DE MÍDIAS(SLOTS) -Cadastro de Períodos Cadastro de Tipos de Calendários PONTOS/ESPAÇOS PERÍODOS

4 -Cadastro de Instituições Bancárias FINANCEIRO BANCOS INSTITUIÇÕES BANCÁRIAS -Cadastro de Categorias Bancárias FINANCEIRO BANCOS CATEGORIAS BANCÁRIAS -Cadastro de Contrato de Locação Cadastro de Fornecedores Cadastro de Formas de Pagamento para Compra Cadastro de Pontos/Faces (SLOTS) FINANCEIRO CONTRATOS DE LOCAÇÃO -Cadastro de Fornecedores Cadastro de Formas de Pagamento para Compra Cadastro de Material/Serviço Fornecido OBS.: Neste mesmo modulo pode ser cadastrado, EXIBIDORAS, AGÊNCIAS, GRÁFICAS, ARTE FINALISTA, FUNCIONÁRIOS, REPRESENTANTE

5 FINANCEIRO FORNECEDORES -Cadastro de Produtos para Compra Cadastro de Grupos Cadastro de Conta Contábil Cadastro de Fornecedores OPERACIONAL CADASTRO DE PRODUTOS PARA COMPRA -Cadastro de Conta Contábil CONTABILIDADE CONTA CONTÁBIL -Cadastro de Plano de Contas Cadastro de Conta Contábil CONTABILIDADE PLANO DE CONTAS -Cadastro de Produtos e Serviços para Vendas Cadastro de Produtos para Compras Cadastro de Conta Contábil Cadastro de Fornecedores

6 CONTABILIDADE PRODUTOS E SERVIÇOS PARA VENDA -Cadastro de Clientes Cadastro de Segmento Cadastro de Contato Comercial OPEC CADASTRO DE CLIENTES -Cadastro de Concorrentes OPERACIONAL CONCORRENTES CADASTRAR CONCORRENTES -Cadastro de Mídias de Concorrentes Cadastro de Concorrentes Cadastro de Produtos para Vendas (Item marcado como Terceiros) OPERACIONAL CONCORRENTES CADASTRAR CONCORRENTES

7 Descrição dos Módulos do Sistema Administrador Local onde é possível cadastrar os atores, executores, classificá-los por tipos de usuários, suas funções, permitindo ou bloqueando acessos. Nesta mesma tela, você pode cadastrar ainda contatos comerciais, fornecedores, a empresa operadora da base, com todos os seus departamentos, formas de pagamento negociadas e bi-semanas. Cupom de Desconto Com eles, é possível emitir cupons de desconto, seja com valores ou com porcentagens, que farão um abatimento exato no contrato lançado, sem que haja necessidade de preocupação por parte do financeiro, em fazer cálculos manuais ou checar se o desconto procede. Apenas o gestor tem a possibilidade de emitir cupons, seja pelo Desktop ou pelo Aplicativo Gestor. Além disso, é possível atribuir datas de validade ao mesmo, na hora do lançamento, permitindo limitar promoções que, automaticamente, sairão da possibilidade de lançamento assim que a data limite de utilização do cupom, vencer. Pesquisas e Gráficos Aqui é possível fazer breves pesquisas, filtrando por período, cliente, dentre outros parâmetros. Com os gráficos, é possível visualizar situações de vendas por contato comercial, por período, clientes, segmentos, etc. Mídias No ícone Mídias você poderá os produtos que oferece em sua operação comercial. Outdoor, Busdoor, Front-Light, Mídia Indoor e Placas de Rua já estão em operação. Abrigos de Ônibus, Mídia Aeroportuária & Transporte Público, Relógios, Bancas, dentre outras possibilidades, serão implantadas em breve. Liberar Pagamento Ainda como parte da seção Administrador, esta tela permite que todo pagamento, quando gerado, antes de ser enviado para sua efetivação, passe por aqui para ser visto e liberado pelo gestor responsável por essa operação, seja o proprietário da empresa ou alguém designado para tal finalidade. Pagamentos que são alterados sempre ficam pendentes de liberação. Esta função existe no aplicativo Gestor. Produtos e Serviços para Venda É possível fazer os cadastros de todos os produtos / serviços que são oferecidos pela empresa em sua operação comercial. Ao cadastrar um produto nesta seção, ele sempre aparecerá para quem está tirando um orçamento, ou seja, tanto como colocar

8 um produto novo aparecerá automaticamente para todos que vendem, ao inativar um produto que não será mais oferecido fará com que não apareça mais para venda. Alterações Master Alterações diretas no banco, executadas apenas pelo gestor, que permite uma organização simples e direta por ele mesmo, sem necessidade de intervenções externas ou mais técnicas para fazê-las. Por aqui é possível: Alterar a validade de um pedido: faz com que o prazo de validade da pré-reserva efetuada pelo comercial possa ser alterada para trás ou para frente. Status do Pedido: permite que o pedido, mesmo estando com um status de andamento mais avançado, possa ser voltado para status anteriores, para que sejam efetuadas correções, alterações, etc. Pagar e Receber: excluir, alterar datas de liquidação e valores de títulos, seja por qualquer motivo, é possível com esta ferramenta. Além disso, é possível fazer alterações em contas correntes de clientes (controle de permutas e sistema de crédito/débito), notas fiscais, re-emissões, etc. Carta de Crédito Neste módulo é possível que o gestor emita uma carta de crédito, seja ela por qual motivo for, e a envie ao cliente, detentor do crédito. O valor é lançado automaticamente na conta corrente dele e quando o comercial aprova um orçamento para esse cliente, utilizando esse crédito, o abatimento também é feito automaticamente. Cadastro de Bancos Cadastro de instituições bancárias que a empresa mantém relacionamento e conta. Neste cadastro é possível inserir o número da agência, conta, etc. Além do nome do gerente da conta, seu e telefone. Contas a Pagar Permite operar todo o movimento necessário ao setor de Contas a Pagar. Um dos nossos diferenciais nesta seção é de que todas as compras, provenientes do lançamento de uma Solicitação de Compra, ou então da venda que peça um serviço de terceiros, já são automaticamente lançadas no sistema. A única operação necessária é a inserção do número do documento (notas fiscais, boletos, etc) quando recebido o produto ou prestado o serviço pelo terceiro. A partir desses lançamentos, o título é liberado para pagamento, caso o gestor aprove através da área administrativa. Contas a Receber Trata de todo o fluxo do Contas a Receber da empresa. Um dos diferenciais desta parte é que quando a empresa faz uma operação como agenciadora ou intermediadora de um negócio, o valor a ser recebido já é lançado diretamente, e não o valor total do Orçamento. Com essa ferramenta é possível realizar negócios que fiquem completamente girando em torno do sistema, mesmo não sendo sua a responsabilidade de faturamento. Um orçamento como esse, em que opera-se como agenciador, o seu receber incrementa no todo apenas a parte de comissionamento

9 que lhe caberá, e não o valor total do pedido, o que faria com que sua realidade financeira fosse mostrada de outra forma. Produtos para Compra Este é o lugar onde todos os produtos/serviços que a empresa compra são cadastrados. Dessa forma, desde uma caneta até um período de exibição bissemanal ou mensal, são cadastrados, para que possam ser comprados automaticamente de seus fornecedores, no momento em que um orçamento for aprovado. Todo o processo de compra é feito automaticamente pelo sistema, inclusive os devidos lançamentos no Pagar e no Receber. Menu C/C Através deste ícone o operador financeiro pode acessar e imprimir extratos de conta corrente de negócios em que seus financeiros sejam de padrões diferentes do tradicional, como uma permuta, um crédito devido a um problema apresentado, ou simplesmente uma bonificação, que são lançados diretamente na conta corrente desse cliente, permitindo o acesso sempre que necessário a seu histórico, em formato de débito/crédito. Fluxo de Caixa Módulo responsável por simular, mas pegando o saldo real do dia, o futuro financeiro da empresa. É aqui que o gestor poderá observar todas as situações previstas já criadas pela equipe comercial, e que aguarda concretização. Tanto o que foi prestado e está por receber, quando o que ainda não foi prestado para está previsto para isso, são contabilizados nesta tela, trazendo um resultado preciso, dia a dia, independente do período escolhido para a leitura. Lançar Pagar Uma ferramenta muito útil e que permite lançamentos diretos de pagamento, que não estão atrelados a Aprovações de Orçamento ou de Solicitações de Compra. Com o surgimento de uma necessidade de lançamento no Pagar, nosso sistema permite o lançamento direto, apenas através do gestor financeiro. Independente disso, ou seja, mesmo o gestor financeiro lançamento um título a pagar, ele ainda depende da aprovação do gestor administrativo, que deverá aprovar esse pagamento no ícone Liberar Pagamentos, ou no Desktop ou no Aplicativo Gestor. Caixa Empresa Neste ícone é possível fazer um lançamento de débito ou crédito, em um caixa virtual da empresa, que fará o controle do que realmente existe em caixa próprio, caso a empresa opere com esse tipo de conta e tenha necessidade desses controles. Conta Bancos Nesta conta é possível fazer lançamentos de débito ou crédito, necessários à microafinação da conta vinculada ao banco. Tarifas, devoluções, etc, são lançadas por aqui.

10 Fornecedores Nesta parte se faz o cadastro de todos os fornecedores da empresa. Seja ele uma agência, uma exibidora, gráfica, etc, é possível permitir com que um cliente, ou seja, um ator, tome várias formas dentro do sistema, podendo comprar, vender, ou intermediar as negociações de uma operação comercial de compra/venda de mídia OOH. Contrato de Terrenos A ferramenta de lançamento de contratos permite com que sejam administrados todos os contratos de locação de espaço publicitário, onde a própria empresa possui estruturas instaladas. Ao lançar um contrato, o proprietário do imóvel passa a interagir, caso tenha sido informado seu no cadastro. Dessa forma, toda a comunicação, aprovação e financeiro será automaticamente lançado para que sejam executadas as tarefas de impressão, colheita de assinatura e pagamentos. Lembrando que todos os títulos já são lançados automaticamente, com base no que foi informado nos campos do módulo contrato. Remessa Bancária Nesta guia serão mostrados todos os títulos que estão já liberados para faturamento. Dessa forma, não há necessidade de o operador se preocupar no que já pode ou não faturar. Se o título aparecer na listagem da guia é porque ele está liberado para ser emitido num arquivo de remessa, gerado ali mesmo. Depois, é só anexar ao gerenciador financeiro do banco e os boletos de cobrança serão emitidos. Todos os parâmetros para dizer quando quer que o pagamento seja liberado, podem ser configurados para que a operação saia de acordo com o planejamento financeiro da empresa. Retorno Bancário Todas as informações de recebimento da empresa são trazidas ao sistema através do arquivo de retorno. Com isso, tudo o que foi emitido pelo financeiro aparecerá como pago ou não, a partir do momento em que se lê o arquivo de retorno bancário Conciliação Esta parte cuida para que a conta do sistema reflita exatamente o que está demonstrado no extrato bancário da empresa. Tarifas bancárias, cheques, cestas, etc vê através do arquivo de conciliação. Nesta tela o sistema permite que sejam informados todos os dados e da forma que a empresa melhor definir em termos de nomenclatura, que é definido por ela mesma no momento da importação. Pesquisar Permite fazer pesquisas e encontrar conciliações já executadas. Categorias Permite fazer o cadastro de todas as categorias nominativas para o processo de Conciliação Bancária

11 Contabilidade Um ícone com vários ícones, a Contabilidade permite com que todos os processos relativos à área contábil sejam desempenhados. Configurações, Atividades, Pesquisa de Notas, Plano de Contas e Impressão de Etiquetas, que são usadas para colar o envelope, no caso de envio pelo Correio. Ele ainda traz um cadastro de todas as contas contábeis que a empresa movimenta. Ativos, Passivos, Despesas Financeiras, dentre outros diversos tipos de receitas e despesas, tudo fica classificado de maneira fácil para que o contador ou transponha manualmente as informações para o software de contabilidade utilizado ou então que isso seja feito através de integração entre o PlanetOOH e o sistema contábil utilizado pela empresa. Taxa de Ocupação Aqui é possível visualizar a taxa de ocupação de cada outdoor, de cada bi-semana, e também a taxa média de ocupação da estrutura. Pré-Cadastro de Clientes Esta função permite um pré-cadastro, simples e rápido, para atender aquelas situações em que solicitam o orçamento com rapidez e, sem, num primeiro momento, ter que informar todos os dados pertinentes ao cadastro completo do cliente. Para a conclusão e aprovação do orçamento, todos os dados são solicitados, posteriormente. Remanejamento Por aqui é possível que cada contato comercial visualize quais mudanças precisará fazer quando for inativada uma placa. Ou seja, quando uma placa é inativada, seja por motivo de cancelamento de contrato do terreno ou por motivo de queda ou manutenção da estrutura, se houver veiculação marcada para essa placa, o sistema irá avisar o contato comercial do cliente para que ele promova a remoção da colagem desta placa para uma outra. Todos os avisos são enviados automaticamente. Agendar Visitas Aqui é possível fazer agendamento de visitas do comercial, permitindo que seja trazido de volta ao sistema o feedback da visita. Mapa de Ocupação É o mapa de ocupação de pontos, que mostra todas as reservas feitas, discriminadas por cor. Sendo, verde, espaço livre, amarelo, espaço com pré-reserva, e vermelho, espaço já reservado, com orçamento já aprovado. Orçamentos É por onde se inicia o processo de venda. Os orçamentos podem ser feitos por pontos (onde são escolhidos já os pontos livres) e também por quantidade (onde são escolhidas apenas as quantidades de veiculações em cada cidade).

12 Relatório de Concorrentes Permite que o departamento comercial visualize, toda bi-semana, o que vem sendo feito pelos concorrentes na cidade, sem a necessidade de percorrer todos os locais. A equipe de colagem, ao se movimentar, tira e posta as fotos no sistema. Alterar Colagem É uma ferramenta que permite acertar o movimento de colagem de uma bi-semana, antes de ele acontecer. Às vezes, é necessário estender ou retirar antes um material em exibição, seja por qual motivo for. Aqui é possível fazer todos os ajustes necessários, independente da data padrão projetada após a instalação do material Solicitações de Compra Qualquer usuário do sistema pode dar entrada em um pedido de compras. Dessa forma a solicitação de materiais, seja uma caneta, um parafuso ou uma lâmpada para manutenção em painéis, o usuário responsável diretamente por isso ingressará com uma solicitação de compras. Ao fazer isso, essa solicitação fica pendente para aprovação do gestor. Ao ser aprovada, todos os lançamentos financeiros no pagar são realizados e o fornecedor recebe um pedido direto via sistema, para formalizar a compra e entregar o produto/serviço. É possível ainda estabelecer limites de compras para cada produto, permitindo que a aprovação seja feita automaticamente, caso a compra esteja sendo feita dentro do limite estabelecido pelo gestor. Material de Veiculação Por aqui é possível controlar todo o material de veiculação envolvido na campanha. Os pedidos, em que status estão, de onde vêm, se já chegaram ou não, etc. Colagem Ferramente utilizada pela equipe de colagem para fazer todo o controle do processo de colagem / instalação de materiais de veiculação da empresa. Relatório Fotográfico A própria equipe de colagem, já treinada para tirar as fotos nos padrões requisitados, faz a fotografia e posta diretamente. Quando a última foto da campanha for postada, os envolvidos são avisados e recebem o relatório fotográfico automaticamente. Recebimento de Compras Permite que o usuário que efetuou um pedido de produto ou requisitou um serviço de um fornecedor, informe ao sistema quando o mesmo estiver concluído ou entregue. Assim, o financeiro será liberado automaticamente para o pagamento do devido fornecedor.

13 Ordens de Serviço Quando o comercial aprova um orçamento de serviço, seja de montagem de um painel, de produção de um material de exibição, etc, o sistema emite automaticamente uma ordem de serviço, que pode ser visualizada pela equipe que o realizará, impresso, e, após concluída a tarefa descrita na ordem, a equipe informa o sistema sobre sua conclusão. Contato e Ajuda Heber Cinti heber@planetooh.com.br Skype: heber.cinti Suporte Técnico: Acesso via PlanetOOH AJUDA SUPORTE TÉCNICO Acesso via Web