PREFEITURA lv\unicipal'de OURO PRETO PATRIMÔNIO CIDADÃO

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1 rrefeitlira nr OURO PRFTO Pilar Ouro Preto MG 35400'000 PREFEITURA lv\unicipal'de OURO PRETO PATRIMÔNIO DECRETO N 922, DE 19 DE DEZEMBRO DE Estabelece nonnas que disciplinam a Administração de Materiais nos órgãos da Administração Direta do Poder Executivo Municipal. O Prefeito de Ouro Preto, no exercício de seu cargo e no uso de suas atribuições legais, em especial a que lhe é conferida pelo art. 93, VII, da Lei Orgânica Municipal, e, Considerando os termos do Decreto Municipal n 921, de 19 de dezembro dê 2007, que dispõe sobre a administração e o controle de bens que compõem o acervo patrimonial dos órgãos da Administração Direta do Poder Executivo Municipal; DECRETA: DISPOSIÇÕES I PRELIMINARES Art. 1 O presente Decreto objetiva propiciar o estabelecimento de uma politica de padronização de procedimentos na administração de materiais e tem por finalidade o planejamento, o controle e a coordenação de todas as atividades ligadas à compra, ao recebimento, à distribuição e ao controle dos estoques de materiais. Parágrafo único. As nonnas deste Decreto, especialmente no que se refere ao seu objeto, são complementares às estabelecidas pelo Decreto Municipal n 921, de 19 de dezembro de DO SISTEMA 11 E DOS ALMOXARIFADOS Art. 2 O sistema infonnatizado de administração de bens patrimoniais observará as disposições do Decreto Municipal n 921, de dezembro de 2007, especialmente as dos artigos 8 e 72, as deste Decreto e compreenderá como unidades de administração de estoques de materiais, os Almoxarifados Central, SetoriaI da Educação, Setorial da Saúde (Serviço do Almoxarifado) e a Bolsa de Materiais. Parágrafo único. A integração de dados da Bolsa de Materiais no sistema deverá se restringir aos seus objetivos, se estendendo ao sistema de administração contábil e financeira, quando for o caso, apenas no que se refere aos materiais ainda não patrimoniados, observados os termos do referido Decreto Municipal n 921, de 19 de dezembro de 2007, especialmente as disposições contidas nos artigos 11 a 15. Art. 3 O material em almoxarifado só poderá ser movimentado mediante o necessário registro e conseqüente liberação pelo sistema infonnatizado, observadas as normas deste Decreto. Parágrafo único. Numa eventual falta de funcionamento do sistema informatizado, poderão ser feitos, em caráter provisório e mediante justificativa formal do titular da unidade administrativa gestora do respectivo alm oxarifad o, registros manuais e conseqüentes liberações, para posterior atualização do Sistem\.k; (J /I

2 PREFEITURA DE OURO PRETO Tel (31) PREFEITURA MUNICIPAL"OE OURO PRETO PATRIMÔNIO Art. 4 A gestão dos Almoxarifados Central e Setorial da Educação deverá ser estabelecida formalmente, por ato próprio de cada Secretário. Parágrafo único. Termo de responsabilidade patrimonial dos materiais em estoque deverá ser assinado, obrigatoriamente, pelo responsável pelo respectivo almoxarifado e pelo titular da unidade administrativa gestora correspondente, observadas as disposições do Decreto Municipal n 921, de 19 de dezembro de 2007, especialmente os artigos 83 a 85. Art. 5 Cabe aos Almoxarifados I - solicitação de compras; II - recebimento; III - conferência; IV - registro; V - armazenagem; VI - distribuição; Central e Setoriais as atividades de: VII - manutenção de estoques adequados dos materiais de distribuição ou consumo regular; VIII - inventário. m DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS E SERVIÇOS- Art. 6 O formulário Solicitação de Compras e Serviços - SCS, aprovado pela Portaria Municipal n 50, de 26 de abril de 2006, disponível também no sistema informatizado, é odocumento hábil para solicitação de compra de materiais ou contratação de serviços, observados os termos dos artigos 17 e 18 do Decreto Municipal n 921, de 19 de dezembro de 20'07. Art. 7 Cabe ao responsável pelo Almoxarifado, sempre que verificada a necessidade de reposição de estoque, especificamente quando o estoque de materiais estiver na quantidade de "estoque mínimo", providenciar o encaminhamento da devida Solicitação de Comprase Serviços - SCS ao Departamento de Compras e Patrimônio - DECOP, para suas providências. também: 1 A programação de compras do Almoxarifado deverá levar em conta, I - os dados obtidos das Requisições Internas de Materiais - RIM recebidas; II - demandas de cotas extras de materiais decorrentes do calendário de eventos do Município; III - outros fatores que, dotados de características próprias, se mostrem relevantes para a programação. 2 O procedimento de escolha do material para compra deverá considerar, sempre que possível, os itens padronizados, de uso comum rárias unidades administrativas da Prefeitura. 2 ~ (4~ -1'--1

3 PREFEITURA DE OURO PRETO Tel [31J PREFEITURA MUNICIPAL'DE OURO PRETO PATRIMÔNIO DO RECEBIMENTO IV DO MATERIAL Art. 8 O registro de entrada de todo material adquirido, seja de consumo ou permanente, deverá obrigatoriamente ser feito pelo almoxarifado do órgão adquirente, observados os termos do Decreto Municipal n 921, de 19 de dezembro de 2007, artigos 17 a 23. Art. 9 O material adquirido deverá obrigatoriamente estar acompanhado, no ato da entrega, de 02 (duas) vias da Nota Fiscal correspondente (1a e 2 a vias), ou documento equivalente, da qual deverá constar claramente o n.? da Solicitação de Compras e Serviços.: SCS pertinente. Art. 10. Todo e qualquer material só estará em condições de ser recebido quando for entregue em perfeito estado e de acordo com as especificações constantes da Solicitação de Compras e Serviços - SCS e Nota Fiscal correspondentes ou documentos equivalentes. 1 Quando se tratar de material ou equipamento técnico específico, o responsável pelo Almoxarifado, ouvida a Comissão de Recebimento, visando garantir que dito material ou equipamento confere com as especificações, poderá solicitar, em tempo hábil, não superior a quarenta e oito horas, o pronunciamento do titular do setor solicitante, que poderá consultar pessoal técnico especializado. 2 Caso não seja emitido, por parte do titular do setor solicitante, o laudo técnico especializado, no prazo máximo de dez dias úteis, contados- a partir da, data do recebimento da solicitação, a inspeção deverá ser feita na forma prevista pelo Decreto Municipal n 921, de 19 de dezembro de 2007, art. 21, 10, inc. li, ficando o referido titular do setor solicitante responsável por qualquer irregularidade constatada a posteriori. Ali. 11. O responsável pelo Almoxarifado deverá supervisionar a entrega de material que, por sua natureza ou motivos justificados, deva ser recebido no próprio local de uso pelo requisitante, observadas as disposições do referido Decreto Municipal n 921, de 19 de dezembro' de 2007, artigos 17 a 23. DA CONFERÊNCIA V DO MATERIAL Art. 12 Para a conferência, que tem por fim precípuo verificar se o: material adquirido está sendo entregue conforme as exigências do pedido, os responsáveis pelo seu recebimento deverão observar as disposições do referido Decreto Municipal n 921, de 19 de dezembro de 2007, artigos 20 e 21 e mais os seguintes procedimentos: I - a conferência deverá se fazer, tanto quanto possível, com base nos dados visíveis das respectivas embalagens em confronto com as especificações constantes da 1a via da Solicitação de Compras e Serviços - SCS e da Nota Fiscal correspondentes ou outros documentos equivalentes e contemplará pelo menos os seguintes aspectos, conforme o caso: a) quantidade; b) preço; c) prazo de entrega; 3

4 PREFEITURA D[ OURO "RETO PREFEITURA MUNICIPAL"DE OURO PRETO PATRlMÔNJO d) prazo de validade; e) garantia (certificado); f) existência de manuais de instrução. II - quando necessário à conferência, o material poderá ser desembalado, parcial ou totalmente, e/ou ter amostras selecionadas para contagens e vistorias mais apuradas, desde seguidas as devidas instruções adequadamente; III - constatadas irregularidades após o recebimento ou durante a conferência do material, o fato deverá ser comunicado imediata e formalmente ao titular do Departamento de Compras e Patrimônio - DECOP, para suas providências; IV - o material não aceito, total ou parcialmente, por qualquer motivo, deverá ser devolvido, em até quarenta e oito horas, ao fornecedor, mediante visto do titular do DECOP; e, V - compras ou entregas parceladas só poderão ter aceite normal se estiverem previstas na Solicitação de Compras e Serviços - SCS e na Nota Fiscal correspondentes. DO REGISTRO VI DO MATERIAL Art. 13_ Os materiais em almoxarifado serão registrados individualmente e os lançamentos de entrada, saída e saldo de estoque deverão ser controlados e atualizados sistematicamente. 1 Do registro individual a que se refere o caput deste artigo deverão constar, pelo menos, as seguintes informações: I- data de entrada; II - código do material; III - nome, modelo e/ou descrição do material; IV - prazo de validade ou de garantia; V - nome do fornecedor; VI - número da Nota Fiscal; VII - quantidade adquirida; VIII - unidade de medida adequada; VIII - preço unitário; IX - preço total; X - data de saída; XI - sigla da unidade administrativa XII - n da RIM; XIII - saldo. requisitante; 4

5 PREFEITURA DE OURO PRETO PREFEITURA MUNICIPAL'DE OURO PRETO PATRIMÓNIO 2 Cada item deverá ser registrado a partir de dados técnicos do próprio material, de modo especial, a unidade de medida utilizada deverá ser a mais adequada. 3 0 No que toca aos materiais permanentes, o registro a que se refere este artigo, deverá ser feito, via sistema informatizado, de forma integrada, compatibilizando-se com o disposto no Decreto Municipal n 921, de 19 de dezembro de 2007, art. 73. preservação VII DA ARMAZENAGEM Art. 14. A armazenagem compreende a guarda, localização, segurança e do material. 1o A armazenagem revestir-se-á de cuidados contra qualquer tipo de ameaça decorrente de ação humana, mecânica, climática ou de qualquer natureza. 2 Caberá aos órgãos gestores estabelecer os procedimentos internos para o armazenamento de materiais, observadas as especificidades e espaço físico adequado. Art. 15. São diretrizes da armazenagem de materiais: I - a manutenção de estoques mínimos para evitar prejuízos com deterioração, obsolescência ou perda de características físicas dos objetos; II - o monitoramento permanente do armazenamento; III - a adequação do acondicionamento. Art. 16. É proibida a armazenagem de materiais explosivos ou botijões de gás dentro do almoxarifado. Parágrafo único. As botijas de gás devem ser armazenadas em local aberto, com uma identificação visível de "Inflamável" e "Proibido Fumar", e os explosivos armazenados de acordo com orientação do corpo de bombeiros. DA DISTRffiUIÇÃO VIII DO MATERIAL Art. 17. O único documento hábil para requisitar materiais aos almoxarifados é a Requisição Interna de Materiais - RIM, Anexo Único, modelos "A" e "B", disponíveis também no sistema informatizado.. 1 São competentes para requisitar materiais aos almoxarifados os titulares de UAGEP, desde que prévia e devidamente cadastrados no sistema infonnatizado e observada a compatibilidade de sua área de atuação com o material requisitado. 2 O cadastro a que se refere o parágrafo anterior poderá, a critério de cada titular de unidade gestora de almoxarifado, ser complementado ou enriquecido com cartões ou listagem contendo exemplares de assinaturas dos servidores autorizados a requisitar materiais em poder do respectivo almoxarifado. 3 Outros titulares de cargo de chefia, a critério de Secretário Municipal ou autoridade equivalente, poderão ser formalmente autorizados a requisitar materiais aos almoxarifados, cumpridas as normas deste Dec:eto. \fr7 GJ N

6 PREFEITURA DF OURO I'RETO Praça Barão do Rio Branco. 12 PREFEITURA MUNICIPALDE OURO PRETO PATRlMÔNIO 4 A requisição de material de consumo deverá ser planejada, levar em conta a natureza do material, seu prazo de validade, sua média histórica de consumo e outros aspectos válidos para uma gestão racional e responsável, fundada no princípio da eficiência administrativa. 5 Requisição de materiais em quantidades superiores à média histórica de distribuição ou consumo da respectiva unidade administrativa requisitante deverá ser acompanhada de justificativa expressa do titular da UAGEP correspondente e conter o visto da Controladoria Geral do Município. 6 A RIM, para ser atendida, além de estar devidamente preenchida, sem rasuras, e conter carimbo e assinada da autoridade requisitante, deverá ser assinada pelo servidor incumbido do recebimento do material. Art. 18_Os bens patrimoniais permanentes também serão distribuídos mediante Requisição Interna de Materiais - RIM, como disposto no artigo anterior, além do necessário Termo de Distribuição e de Responsabilidade Patrimonial - TDRP, devidamente preenchido e assinado pelo titular da UAGEP requisitante, conforme disposições do Decreto Municipal n 921, de 19 de 2007, artigos 22 e 23_ Art. 19_O material de consumo não utilizado ou sem previsão de consumo por parte de unidade administrativa, poderá, mediante prévia avaliação pelo responsável pelo almoxarifado, ser devolvido para reintegração ao estoque, DO CONTROLE IX DE ESTOQUE Art. 20_ Quanto à distribuição ou consumo, os materiais em almoxarifado, em relação às unidades administrativas requisitantes, classificam-se em: I - materiais de distribuição ou consumo regular: itens que apresentem histórico de distribuição ou consumo regular e que podem ser analisados com os parâmetros matemáticos de previsão automática para reposição; II - materiais de distribuição ou consumo irregular: itens cuja freqüência de distribuição ou consumo não permite análise estatística e sua reposição requer tratamento individual, observação do comportamento da distribuição dia-a-dia, planejamento; III - materiais não aprovisionáveis: itens de distribuição ou consumo esporádico, que não requerem estocagem e nem previsão para a reposição. Art. 21_ Para uma adequada gestão dos almoxarifados, cálculos de estoques mínimo e máximo Elecada item deverão ser estabelecidos tendo por base a movimentação das quantidades estocadas. Parágrafo único. Os cálculos dos estoques mínimo e máximo poderão se fazer por meio da seguinte fórmula: CMM - Consumo Médio Mensal Emin - Estoque Mínimo Emín= 2 x CMM 6

7 rrefeitura D[ OURO PRETO Tel [31J PREFEITURA MUNICIPAL"OE OURO PRETO PATRIMÔNIO Emáx - Estoque máximo Emáx=3 x CMM QA - Quantidade a adquirir QA = (Emáx - SE) + (Emín - SE) SE - Saldo existente. X DO INVENTÁRIO Art. 22. A realização de inventários de materiais obedecerá no que couber, as disposições do Decreto Municipal n 921, de 19 de dezembro de 2007, artigos 94 a 10 l. Art. 23. inventário anual compreenderá o levantamento físico/contábil/técnico com o objetivo de comparar os registros com o estoque fisico. Art. 24. Os bens em almoxarifado I - se material permanente, serão avaliados pejos seguintes critérios: pelo custo de aquisição; II - se material de consumo, pelo preço médio ponderado das aquisições, como determina a Lei Federal n." 4.320/64, art. 106, inc. lil. Parágrafo único. valor total dos estoques, apurado no encerramento do exerci cio ou da gestão financeira, deverá ser registrado em conta própria do sistema patrimonial DOS RELATÓRIOS XI GERENCIAIS Art. 25. Mensalmente, até o 5 dia útil do mês subseqüente, deverão ser disponibilizados por meio do sistema informatizado, para conhecimento, conferência e/ou providências de autoridades da administração municipal, os seguintes documentos: I - Relatório de Gestão de Recursos Materiais - REGER, de cada UAGEP, que deverá apresentar, de forma esquemática, em comparação com os três meses imediatamente anteriores e com igual período do exercício anterior, em ordem lógica, os itens requisitados durante o mês, com especificação das quantidades e respectivos custos; II - Relatório de Gestão de Recursos Perecíveis - REGER-P, de cada almoxarifado, que deverá relacionar especificamente os itens perecíveis em estoque, por ordem de data de vencimento, seus saldos, custos, unidades administrativas usuárias e respectivas médias mensais de consumo; III - Demonstrativo Mensal de Almoxarifado - DEMAL, de cada almoxarifado, que deverá discriminar as entradas, saídas, respectivos saldos e valores de cada item; n~ IV - Demonstrativo Mensal de Itens não Movimentados - DEMINMO, de cada almoxarifado,que deverá discriminar os:tens que, nos úl\j:: eis (;J'

8 PREFEITL'RA DE OURO PRETO Praça Barão do Rio Branco. 12 Tel [31J PREFEITURA ivtunicipal"de OURO P ETO PATRIMÔNIO sido objeto de nenhuma requisição, suas entradas, unidades solicitantes, saídas, unidades requisitantes, respectivos saldos e valores de cada item; V - Demonstrativo Mensal da Bolsa de Materiais - DEBOM, que deverá relacionar os itens disponíveis na Bolsa, seu estado de conservação, seus valores, suas entradas, sua origem, saídas, unidades requisitantes e respectivos saldos. 1 Os documentos constantes dos incisos I, II, IV e V deste artigo, poderão ser disponibilizados, como previsto no caput, para todas as unidades administrativas desta Prefeitura, podendo, ainda, ser divulgados abertamente. 2 Os documentos previstos neste artigo deverão, obrigatoriamente, ser disponibilizados, como previsto no caput, para as seguintes unidades administrativas: I - sem restrições: a) Departamento de Compras e Patrimônio - DECOP; b) Superintendência de Contabilidade - SUPEC; c) Controladoria Geral do Município - CGM; II - conforme a área de atuação: a) unidades gestoras de almoxarifados setoriais; b) Unidades Setoriais de Contabilidade dos Fundos Especiais. 3 No que se refere aos itens perecíveis ou com prazo de validade definido, sempre que houver, em relação a este prazo, saldos de estoques nos almoxarifados em quantidade superior à sua média de consumo, o sistema deverá, além de emitir para os respectivos titulares das unidades gestores de almoxarifado e para a Controladoria Geral do Município - CGM, com antecedência de pelos 60 dias, uma seqüência de sinais denunciando o fato, fazer com que tais itens figurem de forma destacada, do relatório constante do inciso II do caput deste.artigo. 4 O Relatório de Gestão de Recursos Perecíveis - REGER-P e o Demonstrativo Mensal de Itens não Movimentados - DEMINMO, respectivamente incisos II e IV do caput deste artigo, além de serem disponibilizados como previsto no parágrafo anterior, deverão ser entregues, à Controladoria Geral do Município - CGM, também, dentro do prazo previsto, por relatórios impressos, que conterão nome, cargo, matrícula e assinatura do responsável pelo almoxarifado, do titular da unidade gestora correspondente e do respectivo Secretário Municipal. Art. 26. Sempre que ocorrerem situações que contrariem as disposições destas normas, como a prevista pelo Decreto n 921, de 19 de dezembro de 2007, art. 23, parágrafo único, ou que requeiram atenção especial para a busca de solução, não contempladas com nenhum dos documentos relacionados no artigo anterior, deverá ser feito relatório circunstanciado à Controladoria Geral do Município - CGM, assinado pelo responsável pelo almoxarifado e pelo titular da respectiva unidade gestora. Art. 27. Outros relatórios, a critério de autoridade municipal e mediante o de acordo do titular do DECOP, poderão ser trabalhados e disponibilizados, sempre que se fizeremnecessáriosao aprimoramentoda gest~ dos ajmoxarifad0\jf;cip~ //

9 rreffitura DE OURO rrfto Praça Barão do Rio Branco. 12 D".' PREFEITURA MUNICIPACOE OURO PRETO PATRIMÔNIO DISPOSIÇÕES XII FINAIS Art. 28. Ficam aprovados os formulários constituídos pelo Anexo Único, modelos "A" e "B", partes integrantes deste Decreto, constante do seu art. 17. Art. 29. O Departamento de Compras e Patrimônio - DECOP, em conjunto com os órgãos da Administração Direta e suas respectivas unidades administrativas, são responsáveis pela aplicação, cumprimento e observância rigorosa das normas instituídas por este Decreto. 1o Para a completa implantação e implementação dos procedimentos ora estabelecidos, a Administração Municipal terá um prazo de até 1 (um) ano após a publicação deste Decreto. 2 Os inventários necessários à Prestação de Contas Anual deste exercício de 2007, inclusive os das Áreas de Educação e Saúde, deverão ser providenciados pela Administração Municipal, em tempo hábil, com base nos dados existentes ou em levantamentos específicos. Art. 30. Quaisquer dificuldades surgi das no cumprimento destas normas, bem como os casos omissos, serão dirimidos pela Secretaria Municipal de Planejamento e Gestão - SEPLAG. Art. 31. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Ouro Preto, Patrimônio Cultural da Humanidade, 19 de dezembro de 2007, duzentos e noventa e seis anos da Instalação da Câmara Municipal e vinte e sete anos do Tombamento. V1A Angelo Oswaldo De Araujo Santos Prefeito de o Preto H uaman Xav r Pinto Coelho Secretário Municipal da Fazenda Secretário interino de Planejamento e Gesrao Ga /.fj.zidé 7"~~rolador Geral 9