Práticas recomendadas para o sucesso da migração de dados

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1 Documento técnico Práticas recomendadas para o sucesso da migração de dados Embora a transição para o software CAD 3D aumente significativamente o desempenho dos negócios, o investimento levanta questões sobre como lidar com os dados legados. Quantos devem ser convertidos em modelos 3D? Quando convertê-los? Quais dados devem ser convertidos? Como evitar os erros? O que realmente deu certo em outras empresas? Este documento descreve estratégias de migração que tratam diretamente essas questões e aborda os objetivos, retorno sobre o investimento, problemas de qualidade e práticas recomendadas.

2 1. Objetivo O sucesso da migração dos dados de engenharia para um novo sistema CAD requer planejamento, preparo e logística cuidadosos. A estrutura de planejamento e gerenciamento delineada neste documento para garantir um processo de conversão tranquilo e sem problemas permite maximizar os retornos com a maior rapidez possível. Essa estrutura destaca o preparo e as práticas de alto nível necessários para converter os dados legados ou permitir que eles coexistam com o novo sistema CAD. Enfatiza diretrizes importantes para uma estratégia geral prática e eficiente, que evite as armadilhas comuns e atenda às metas comerciais e de engenharia da empresa. Não pretende mostrar o processo de conversão em grandes detalhes nem documentar uma abordagem definitiva. Os detalhes mais específicos do processo de conversão devem ser discutidos com o seu fornecedor de CAD. As estratégias de migração de dados descritas aqui se destinam a pequenas e médias empresas que estão substituindo parcial ou totalmente seus sistemas de CAD legados. Pressupõe-se que a conversão planejada será ampla e abrangerá unidades de negócios separadas e até mesmo autônomas. A estrutura também entende que a empresa padronizará as novas ferramentas de software e, consequentemente, aperfeiçoará os padrões e procedimentos de engenharia para obter o máximo de vantagens do novo ambiente. 2. Objetivos comerciais e de engenharia É importante ver a conversão de dados de maneira abrangente no contexto de suas principais metas de engenharia. Os objetivos do programa de migração/coexistência devem estar alinhados aos objetivos que motivaram originalmente a iniciativa pelo novo software. Além disso, devido ao impacto abrangente, a estratégia de migração deve ser um componente explícito e formal da estratégia geral de sistemas de engenharia. Com isso, o entendimento claro dos objetivos comerciais e de engenharia determinarão as tarefas detalhadas do projeto técnico, garantindo a eficiência e o sucesso. 3. Considerações sobre o retorno do investimento Como em todas as decisões comerciais, é importante considerar o potencial de retorno sobre o investimento dos dados existentes. Geralmente, a conversão de dados CAD exige uma estimativa do potencial de retorno futuro. Em qualquer caso, é importante tentar estabelecer o valor dos dados que estão sendo considerados para conversão e a extensão do esforço. Para isso, sugerimos avaliar o seguinte: O valor do produto/linha de produtos para a empresa Quanto vale a peça, a montagem ou o desenho para a sua empresa? Esse valor ficaria igual ou aumentaria se o produto fosse criado no sistema CAD 3D novo? O valor pode ser determinado de muitas maneiras, como, por exemplo, a receita ou o lucro gerado pelo produto, sua relação com outros produtos ou seu potencial de crescimento. A pergunta a ser feita para cada produto ou linha de produtos é até que ponto ele ou ela é parte integral da empresa. O valor do produto/linha de produtos como modelado Avalie as peças ou montagens com base em seu valor se modeladas no sistema CAD novo, e não na forma atual. A peça ou montagem modelada poderá ser fabricada, visualizada, analisada, modificada ou comercializada com mais facilidade. Com isso em mente, sua empresa pode atribuir um valor numérico, ou monetário, a esses dados. O custo para modelar o produto/linha de produtos Após decidir como o objeto será convertido, uma contabilidade direta pode determinar o custo. Cuidado com os custos frequentemente ignorados, como custos de oportunidade do desvio de equipes que poderiam estar trabalhando em novos projetos e os custos de treinamento do pessoal envolvido. 1

3 Modelo de avaliação da conversão Uma vez determinadas as vantagens do custo/valor, é útil representar as descobertas graficamente para determinar a hierarquia da conversão. Na Figura A abaixo, a área superior direita do cubo representa os dados de maior valor: alta importância do produto, o alto valor de ter modelos e o baixo custo de criar os modelos. Esse gráfico pressupõe pesos iguais para todos os critérios. Valor do modelo Vantagens para a empresa Custos do modelo FIGURA A: MODELO DE JUSTIFICATIVA PARA A MIGRAÇÃO As empresas, entretanto, tendem a atribuir pesos diferentes para cada critério, modificando o formato do cubo. Essa empresa, por exemplo, considera todos os produtos valiosos e não dá tanta importância aos custos de modelagem. Valor do modelo Vantagens para a empresa Custos do modelo FIGURA B: VARIÁVEIS COM PESOS DIFERENTES ALTERAM O FORMATO DA ÁREA DE DESENHOS CONVERSÍVEIS 2

4 Sua empresa pode considerar o modelo de justificativa mais útil para eliminar ou priorizar novamente os candidatos, em vez de identificar os melhores dados a serem convertidos. Para ilustrar, a Figura A também representa um volume de dados de valor mínimo no canto inferior esquerdo. Assim, uma abordagem é avaliar as peças e montagens de menor valor e expandir até as que começam a mostrar um valor significativo. Uma vez identificados os dados que não vale a pena converter, os demais constituem o escopo do projeto de migração. Embora os cubos ilustrem perfeitamente como os valores e os custos interagem, quantificar o valor dos novos modelos é a meta principal. A Figura C abaixo ilustra uma maneira de atribuir classificações de valor a peças e montagens. O fator peso, muitas vezes questionável devido à sua subjetividade, adiciona muito mais valor a qualquer variável considerada adequada pela empresa. A soma das três áreas após a atribuição de peso valor do produto, valor como modelado e custo para modelar determina uma classificação que pode ser usada em produtos e linhas de produtos para estabelecer a hierarquia de conversão. FIGURA C: GRÁFICO DE AVALIAÇÃO DA CONVERSÃO 4. Diferentes métodos de migração Considerando que sua empresa está comprometida com a conversão de pelo menos parte de seus dados de CAD, existem vários métodos para a execução. A seguir, apresentamos alguns exemplos com suas vantagens e desvantagens. A. Não converter nada e modelar apenas os novos produtos Normalmente, isso significa manter todos os dados existentes no sistema CAD antigo. Isso é viável quando as alterações nas linhas de produtos antigas não são frequentes ou os produtos novos são totalmente novos. É um método arriscado, pois é surpreendentemente prático ter peças já modeladas quando surge a oportunidade de reutilizar peças projetadas antes. Ter um modelo pronto para o novo sistema CAD poupa tempo, erros e frustração. B. Converter os produtos no momento em que for necessário Esse método não chega a ser uma estratégia, e sim o resultado de não separar um tempo para prever as necessidades ou se concentrar nos objetivos comerciais. Embora pareça viável, raramente é a metodologia adequada. Não planejar com antecedência e deixar a conversão para quem estiver disponível quase sempre resulta em: Padrões e práticas recomendadas comprometidos, pois as conversões sob demanda normalmente são feitas às pressas; Uso ineficiente da equipe técnica, que deveria se concentrar no projeto de novos produtos, e não na conversão de componentes de valor mais baixo; e Interrupções no desenvolvimento de produtos, resultando em mais tempo para a colocação de produtos no mercado. 3

5 C. Converter determinadas linhas de produtos, projetos, famílias de peças, etc. Após calcular os custos de conversão e o valor dos dados existentes, vale a pena financeiramente converter as linhas de produtos que resultam em um retorno sobre o investimento maior. Concentrar-se nas vantagens de longo prazo normalmente gera resultados positivos. D. Converter uma porcentagem da linha de produtos Outro método viável é visar uma determinada porcentagem de produtos selecionados pelo valor. Muito parecido com o método acima, na qual são selecionadas determinadas categorias, converter uma porcentagem da linha de produtos permite destacar o retorno geral e os grupos individuais de peças e montagens mais valiosas. Essa estratégia é um método sensato para se obter o máximo do processo de conversão. E. Migrar tudo Embora raro, esse método tem origem na convicção de que todos os produtos são valiosos e que as vantagens no longo prazo de um esforço de conversão concentrado compensam o investimento financeiro imediato. Resulta frequentemente do desejo de aposentar o sistema CAD antigo e criar um ambiente puro no qual todos falam o mesmo idioma. Independentemente das vantagens no longo prazo, a conversão completa dos dados legados pode ser cara e requer muito planejamento e gerenciamento dos recursos. Grande parte do tempo dedicado à conversão pode ser gasta com peças e montagens de baixo valor, sendo, na maioria dos casos, pouco econômica ou desnecessária para a empresa. 5. Considerações sobre a qualidade A perfeição é tão ilusória nesse processo como em qualquer outro. Os erros acontecem. Existem duas principais origens de erros em qualquer projeto de conversão de dados de CAD: 1) os dados de origem legados e 2) o próprio processo de conversão. Os erros nos dados de origem legados podem variar de erros administrativos inócuos a omissões de engenharia graves não detectadas na fase de criação original. É muito importante verificar sistematicamente os bancos de dados de origem legados antes e após a conversão. Apresentamos a seguir algumas categorias de erros, em ordem decrescente em termos de gravidade. A. Intenção de engenharia O desenho original não reflete a intenção para a qual foi criado ou uma conversão incorreta compromete a intenção. Em qualquer dos casos, o projeto não atende às especificações originais. B. Omissões de engenharia/fabricação Podem ser problemas de ajuste incorreto ou impossibilidade de fabricação, normalmente resultado do acúmulo de tolerâncias. Se for fabricada de acordo com o desenho, a peça pode não funcionar como planejado. C. Funcional Modelagem O novo modelo da peça não reflete a intenção de projeto do desenho legado. As informações não foram transferidas corretamente para o modelo e não foram incorporadas técnicas de modelagem adequadas ao novo modelo. D. Funcional Dimensional As dimensões, notas e chamadas podem ter sido omitidas ou registradas incorretamente no modelo novo ou desenho. Esses erros e omissões podem provocar o sucateamento das peças. 4

6 E. Erros administrativos Números de peça digitados incorretamente ou dimensões colocadas no lado errado da geometria são os menos graves. Embora não influenciem diretamente a fabricação da peça, podem consumir tempo e dinheiro. F. Aparência O desenho tem aspecto confuso, tamanho de fonte de texto incorreto ou espaçamento inadequado entre as vistas. Isso normalmente é apenas um detalhe, mas pode provocar interpretação incorreta, confusão ou perda de tempo. Embora todos esses tipos de erros sejam importantes, os problemas de engenharia são os mais difíceis de resolver. Como a resolução dos problemas de engenharia em milhares de peças é um esforço significativo, essa tarefa normalmente é ignorada. Entretanto, como as informações legadas estão sendo reexaminadas e está sendo realizada pelo menos uma revisão superficial do desenho, faz sentido ter uma estratégia para tratar os problemas de engenharia durante a conversão. 6. Práticas e processos recomendados Para assegurar o sucesso do seu trabalho, a empresa deve adotar processos, procedimentos e práticas bem fundamentados. Processos de migração Embora cada empresa seja única, nossa experiência indica que o fluxo de trabalho apresentado a seguir é uma linha de base adequada para a criação de processos específicos para cada unidade de negócios e formato de dados de origem legados. 5

7 Práticas recomendadas As práticas a seguir são um resumo dos tópicos interrelacionados que devem ser monitorados por todos os gerentes durante o projeto de conversão de dados. Gerenciamento Os gerentes devem demonstrar com ações seu compromisso com o projeto de conversão de dados para que ele seja bem-sucedido. O compromisso é manifestado por meio de recursos financeiros adequados, formação de uma comissão gerenciadora forte e bem representada, e alocação de recursos (inclusive tempo) para assegurar a conclusão do projeto. O gerente de projeto responsável pelo trabalho deve relatar o progresso continuamente à diretoria, permanecer concentrado nos objetivos gerais e resolver rapidamente quaisquer obstáculos que possam impedir o sucesso. Momento ideal Assim como nos esportes, os projetos bem-sucedidos precisam do momento ideal. Para manter o interesse da equipe e um alto desempenho, além de assegurar recursos financeiros adequados, é necessário que o projeto progrida de forma constante. Verifique se as metas estão sendo alcançadas e que todos estão cientes do avanço. Além disso, verifique se os membros das equipes entendem o porquê do que estão fazendo. Aceitação do usuário Para garantir as vantagens da adoção de um software CAD novo e altamente eficaz, os usuários devem aceitá-lo. Objetivos bem definidos e boa liderança são importantes, mas a aceitação do usuário pode fazer um projeto dar certo ou não. É crucial que os funcionários tecnicamente treinados aceitem e até mesmo apoiem a nova direção. A não-aceitação do usuário pode muito bem ser o principal motivo de grandes iniciativas de engenharia falharem na empresa. Formação da equipe Seja qual for o plano de execução do projeto de conversão, as decisões devem ser tomadas por uma equipe formada por funcionários de várias divisões. Existem algumas razões importantes para isso. Em primeiro lugar, é pouco provável que uma divisão conheça todas as questões de engenharia, projeto e documentação das outras divisões. Por fim, várias perspectivas, ideias e práticas recomendadas normalmente produzem o método mais eficiente para qualquer empreendimento, inclusive a conversão de dados legados. Embora cada divisão tenha necessidades e desafios exclusivos, o projeto deve se basear em uma visão compartilhada do bem comum. Coleta e categorização das informações Durante o processo de planejamento, é essencial coletar metadados sobre todos os produtos, entre eles o número de modelos e desenhos de cada um, bem como sobre o sistema CAD onde eles residem. Uma estimativa do volume de dados deve ser suficiente, e provavelmente terá de ser suficiente em muitos ambientes de fabricação. Esses números aparecerão com persistência durante as discussões sobre a conversão, frequentemente levantados pela gerência. A próxima etapa é começar a categorizar, de maneira aproximada, os modelos e desenhos de acordo com a linha de produtos, quando e onde foram usados pela última vez e qualquer outro dado associado a valor. Padrões e preferências pessoais Faça com que os padrões de desenho e modelagem sejam prioridade desde o início, mesmo sabendo que eles vão evoluir à medida que sua empresa aprende como o novo software está mudando os negócios. Não é preciso estabelecer padrões definitivos até eles serem testados em um piloto prévio (isto é discutido mais adiante). É sensato se concentrar primeiro nas alterações propostas para os padrões de desenho estabelecidos, que requerem menos conhecimento do software, do que abordar os padrões de modelagem. Quando o tempo e a experiência permitirem, invista em aprimorar e documentar os padrões de modelagem e as práticas recomendadas. 6

8 Roteiro do projeto É uma necessidade, embora também possa evoluir. Um roteiro prévio estimula ideias sobre as próximas tarefas, pontos significativos do desenvolvimento e obstáculos potenciais. Quanto mais cedo esses problemas forem tratados, melhor. Projetos piloto Os projetos piloto são requisitos absolutos para enfrentar as novas iniciativas com uma magnitude significativa. Em termos gerais, o piloto é um projeto pequeno e gerenciável que reflete a atribuição geral. O grupo piloto deve representar toda a empresa, para trazer à tona os imprevistos. A linha de ação deve ser bem definida e direcionada às peças e montagens problemáticas. O piloto deve ter prazo e métricas específicos. 7. Resumo e próximas etapas É importante definir um método estruturado e bem planejado. Vários detalhes devem ser considerados, mas muitas das preocupações são comuns ao gerenciamento de projetos. Um projeto de conversão bem-sucedido passa do geral ao específico, iniciando com uma análise das necessidades da empresa e passando para os planos detalhados do projeto. Comece logo, mantenha o foco, acompanhe e desfrute das vantagens do seu novo e eficaz ambiente de projeto e engenharia. Sede na América Latina Telefone: ou infola@solidworks.com Sede na Europa Telefone: +33-(0) infoeurope@solidworks.com Sede da Empresa Dassault Systèmes SolidWorks Corp. 300 Baker Avenue Concord, MA EUA Telefone: info@solidworks.com SolidWorks é uma marca registrada da Dassault Systèmes SolidWorks Corp. Todos os outros nomes de empresas e produtos são marcas comerciais ou marcas registradas de seus respectivos proprietários Dassault Systèmes SolidWorks Corp. Todos os direitos reservados. MKPDMTECHDATAPTB0110 7