MANUAL DA EMPRESA DESENVOLVEDORA DE PROGRAMA APLICATIVO FISCAL - PAF-ECF (RESPONSÁVEL TÉCNICO)

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1 SECRETARIA DA FAZENDA DE GOIÁS SUPERINTENDÊNCIA DA RECEITA ESTADUAL GEAF - GERÊNCIA DE ARRECADAÇÃO E FISCALIZAÇÃO COAF - COORDENAÇÃO DE AUTOMAÇÃO FISCAL MANUAL DA EMPRESA DESENVOLVEDORA DE PROGRAMA APLICATIVO FISCAL - PAF-ECF (RESPONSÁVEL TÉCNICO) Versão 1.00 Data de atualização 19/06/2015

2 Sumário 1. Introdução Empresas Desenvolvedora de Programa Aplicativo Fiscal - PAF-ECF (Responsável Técnico) Deveres e responsabilidades das Empresas Desenvolvedora de PAF-ECF Credenciamento da Empresa Desenvolvedoras de PAF-ECF Credenciamento da Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF enquadrada como MEI (Microempreendedor Individual) Credenciamento da Empresa que desenvolve o próprio PAF-ECF Descredenciamento da Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF Atualizações Cadastrais da Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF Deixar de responsabilizar-se por programa aplicativo de determinado contribuinte Solicitação da relação de empresas vinculadas a Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF Cadastramento do PAF-ECF Assinatura da Declaração Conjunta/Sistema Informatizado Características e Funcionalidades mínimas exigidas do PAF-ECF Vedações e Restrições do PAF Emissão de diversos tipos de documentos fiscais Autorização de mais de um PAF-ECF para o mesmo usuário Autorização de Servidor fora do Estado... 17

3 1. Introdução Esse manual visa esclarecer algumas dúvidas e descrever melhor alguns procedimentos exigidos das Empresas Desenvolvedora de Programa Aplicativo Fiscal - PAF-ECF (Responsável Técnico) contidos no Anexo XI do Decreto 4.852/97. Esse manual não desobriga a Empresa Desenvolvedora de conhecer toda a legislação pertinente a sua atividade. Apenas busca ajudar na execução das atividades necessárias complementando o que já está descrito no Anexo XI do Decreto 4.852/97. Página 3 17

4 2. Empresas Desenvolvedora de Programa Aplicativo Fiscal - PAF-ECF (Responsável Técnico) Considera-se empresa desenvolvedora (ou antigo responsável técnico): a empresa que desenvolve PAF-ECF para uso próprio ou de terceiros que tenha sido autorizado mediante deferimento de processo específico protocolado na Secretaria e Estado da Fazenda de Goiás (Convênio ICMS 09/09, cláusula terceira, inciso III). Programa Aplicativo Fiscal - Emissor de Cupom Fiscal (PAF-ECF) é o programa aplicativo desenvolvido para possibilitar o envio de comandos ao Software Básico do ECF, sem capacidade de alterá-lo ou ignorá-lo, para utilização pelo contribuinte usuário do ECF (Convênio ICMS 09/09, cláusula segunda e Convênio ICMS 15/08, cláusula décima segunda, inciso III). Pode responsabilizar-se por programa aplicativo a pessoa jurídica que o produzir, o fornecer ou prestar serviço de manutenção a ele relativo, sendo vedado o credenciamento de pessoa física em qualquer hipótese. Dispositivo legal: art.97 do Anexo XI do Decreto 4.852/97 Página 4 17

5 3. Deveres e responsabilidades das Empresas Desenvolvedora de PAF-ECF É de responsabilidade da Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF qualquer alteração indevida no aplicativo, devendo este providenciar a manutenção e as proteções que se fizerem necessárias para impedir qualquer manipulação ou alteração do programa por terceiros. A Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF é considerada solidário com o contribuinte, nos termos dos art. 45, XIII do CTE e 252 do Anexo XI, no caso de utilização indevida de programa aplicativo. A Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF deve manter disponível e, sempre que solicitado, apresentar ao fisco: I - a senha que possibilite o acesso irrestrito a todas as telas, funções e comandos do aplicativo; II - o programa aplicativo para ser testado. O cadastro do responsável técnico por programa aplicativo pode ser suspenso de ofício pela GEAF, nas seguintes ocorrências: I - fornecimento e posterior utilização de programa aplicativo em desacordo com a legislação; II - desaparecimento do endereço declarado; III - recusa de apresentação ao fisco do programa aplicativo para ser testado ou da senha que possibilite o acesso irrestrito a todas as telas, funções e comandos do aplicativo; IV - encerramento das atividades sem a prévia baixa do seu cadastro; V - falta de recadastramento no prazo estabelecido na legislação tributária. O responsável técnico por programa aplicativo terá seu cadastro baixado de ofício pela GEAF quando: I - as irregularidades que motivaram sua suspensão de ofício não tenham sido sanadas no prazo de 30 (trinta) dias; II - houver reincidência da prática de infrações mencionadas no art A responsabilidade pelo programa aplicativo somente cessa após a apresentação, pelo contribuinte, de novo formulário Sistema Informatizado/Declaração Conjunta, com a indicação de novo responsável técnico pelo programa aplicativo ou quando findar o prazo de 10 (dez) dias da ciência do contribuinte constante da notificação, o que ocorrer primeiro. Dispositivo legal: arts.100 ao 102-A e 105 único do Anexo XI do Decreto 4.852/97 Página 5 17

6 4. Credenciamento da Empresa Desenvolvedoras de PAF-ECF Empresas que não estejam enquadradas no regime do MEI, para comprovar o exigido pelo art. 97 1º deverão apresentar o Laudo de Análise Funcional PAF-ECF ou ter ao menos uma das seguintes atividades em seu contrato social ou CNPJ: /00 DESENVOLVIMENTO DE PROGRAMAS DE COMPUTADOR SOB ENCOMENDA /00 DESENVOLVIMENTO E LICENCIAMENTO DE PROGRAMAS DE COMPUTADOR NÃO- CUSTOMIZÁVEIS /00 DESENVOLVIMENTO E LICENCIAMENTO DE PROGRAMAS DE COMPUTADOR CUSTOMIZÁVEIS Para se habilitar-se como Empresa Desenvolvedoras de PAF-ECF, a mesma deverá solicitar no setor de ECF/SEPD de uma Delegacia Regional de Fiscalização seu credenciamento protocolizando os seguintes documentos: 01 - Formulário Requerimento para Cadastro de Responsável Técnico por Programa Aplicativo, preenchido em 1 (uma) via, conforme modelo constante do Apêndice V. O formulário Requerimento para Cadastro de Responsável Técnico por Programa Aplicativo assinado pelo representante legal do responsável pelo programa aplicativo e deve ter a assinatura com firma reconhecida em cartório ou acompanhado do documento de identificação, em original, para autenticação pelo funcionário da SEFAZ cópia reprográfica autenticada ou acompanhada do original para autenticação pelo funcionário da SEFAZ, do: I - contrato de constituição da empresa e a última alteração do contrato social; II - comprovante de inscrição no CNPJ; III - documento de identidade e do CPF do representante legal; IV - certidão negativa de débito de tributos federais, estaduais e municipais em nome da empresa e de seus sócios; V - comprovante de inscrição no cadastro de contribuintes do município. Deferido o credenciamento, será expedido o comprovante de cadastro de responsável técnico por programa aplicativo. Não será recebido documentação via correio, devendo o requerimento ser protocolizado pessoalmente. Os endereços das Delegacias Fiscais encontram-se disponíveis no site da SEFAZ ( na aba SECRETARIA. Após o credenciamento, o nome da Empresa Desenvolvedora, CNPJ, Fone, Cidade e , serão divulgados no site da SEFAZ para consulta do contribuinte usuário de ECF, por isso é importante manter os dados sempre atualizados. A atualização é mensal e a lista divulgada é ordenada por ordem alfabética do município Credenciamento da Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF enquadrada como MEI (Microempreendedor Individual) Além da documentação exigida no item 4, as empresas enquadradas no regime MEI (Microempreendedor Individual) poderão ser credenciadas desde que comprovem que atendem o exigido pelo art. 97 1º, podendo ser considerado como prova o Laudo de Análise Funcional PAF-ECF ou que tenha ao menos em seu CNPJ a atividade: CNAE: /01 Ocupação: COMERCIANTE DE EQUIPAMENTOS E SUPRIMENTOS DE INFORMÁTICA Página 6 17

7 Descrição Subclasse CNAE: COMÉRCIO VAREJISTA ESPECIALIZADO DE EQUIPAMENTOS E SUPRIMENTOS DE INFORMÁTICA 4.2. Credenciamento da Empresa que desenvolve o próprio PAF-ECF As empresas contribuintes do ICMS que desenvolvem programa aplicativo para uso próprio em ECF, poderão responsabilizar-se pelo mesmo, em todos os seus estabelecimentos, independente do CNAE, observado o seguinte: a) Se o credenciamento for solicitado por empresa estabelecida em outra UF, deverá ter filial estabelecida em Goiás e ser usuária de ECF ou SEPD para emissão de documentos fiscais. b) Se o credenciamento for solicitado por empresa estabelecida em Goiás, esta ou suas filiais deverão ser usuárias de ECF ou SEPD para emissão de documentos fiscais. c) O credenciamento permitirá responsabilizar-se apenas pela própria empresa e suas filiais, ficando impedindo de se responsabilizar-se por outros estabelecimentos, e poderá ter seu credenciamento suspenso se assim o fizer. Dispositivo legal: art. 97 e 98 do Anexo XI do Decreto 4.852/97 Página 7 17

8 5. Descredenciamento da Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF A Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF sempre que pretender dar baixa em seu cadastro, deve requerê-la junto à GEAF, por meio do formulário "Requerimento para Cadastro de Responsável Técnico por Programa Aplicativo", constante do Apêndice V. O requerimento deverá ser protocolado e encaminhado a COAF - Coordenação de Automação Fiscal. Dispositivo legal: art. 103 do Anexo XI do Decreto 4.852/97 Página 8 17

9 6. Atualizações Cadastrais da Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF As atualizações relacionadas com o cadastro devem ser feitas, por meio do formulário Requerimento para Cadastro de Fornecedor de Programa Aplicativo, constante do Apêndice V, dispensada a reapresentação de documentos já existentes no requerimento originário, apresentando apenas os documentos a que se refere a atualização. O requerimento deverá ser protocolado e encaminhado à Delegacia Regional de Fiscalização. Dispositivo legal: art. 99 único do Anexo XI do Decreto 4.852/97 Página 9 17

10 7. Deixar de responsabilizar-se por programa aplicativo de determinado contribuinte A Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF sempre que pretender deixar de responsabilizar-se por programa aplicativo de determinado contribuinte deve comunicar tal fato: I - ao contribuinte, por qualquer meio, desde que contenha o ciente do contribuinte; II - à agência fazendária em cuja circunscrição localizar-se o contribuinte, por meio do formulário Comunicado de Ocorrências, constante do Apêndice VI, devendo: a) informar no campo Observações a razão social, a inscrição estadual e o endereço do contribuinte; b) anexar cópia do comunicado constante do inciso I do caput. Dispositivo legal: art. 104 do Anexo XI do Decreto 4.852/97. Página 10 17

11 8. Solicitação da relação de empresas vinculadas a Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF Para solicitar a relação de empresas vinculadas a Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF, a mesma deverá protocolar o requerimento encaminhando para a COAF - Coordenação de Automação Fiscal onde deverá constar: I - A identificação da Empresa Desenvolvedora requerente: nome, CNPJ, matrícula, endereço e fone; II - A solicitação da relação em si; III - Data e assinatura do representante legal com firma reconhecida em cartório; IV - A autorização para o encaminhamento via da relação bem como o . Na falta dessa, somente será liberada relação impressa a ser retirada pessoalmente pelo requerente. Página 11 17

12 9. Cadastramento do PAF-ECF Até o presente momento, a Secretaria da Fazenda não exige o cadastramento do PAF-ECF. As mudanças serão divulgadas no site da SEFAZ. Atualmente a única exigência referente ao PAF-ECF é para o contribuinte usuário de ECF que pretende utilizar POS (Point of Sale), onde é exigido a informação do LAUDO e DESPACHO do PAF-ECF, não precisando anexar nenhum outro documento, pois a conferência da informação é realizada diretamente no site do CONFAZ. Página 12 17

13 10. Assinatura da Declaração Conjunta/Sistema Informatizado A Declaração Conjunta/Sistema Informatizado, constante do Apêndice IV do Anexo XI do Decreto 4.852/97, deverá ser assinado pelo representante legal da Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF, o qual foi informado no formulário Requerimento para Cadastro de Fornecedor de Programa Aplicativo. Será aceito a assinatura de outra pessoa por meio de procuração válida onde conste poderes para assinar documentos perante a Secretaria da Fazenda. No caso de procuração deverá anexar a Declaração Conjunta uma cópia da mesma e do documento de identificação. E no campo de assinatura do formulário da Declaração Conjunta/Sistema Informatizado deverá estar preenchido com o nome do sócio cadastrado. Não é permitido o credenciamento de representante comercial com fim de assinar o termo de Declaração Conjunta/Sistema Informatizado, utilizando os dados de PAF-ECF de outra Empresa, isso implicará na suspensão de ambas empresas até a devida regularização. Página 13 17

14 11. Características e Funcionalidades mínimas exigidas do PAF-ECF O programa aplicativo desenvolvido para o contribuinte usuário, com a possibilidade de enviar comandos estabelecidos pelo fabricante ou pelo importador do ECF ao software básico, deve comandar a impressão, no ECF, do registro referente a venda de mercadoria ou de prestação de serviço, concomitantemente com o comando enviado para registro no dispositivo utilizado para visualização por parte do operador do ECF ou consumidor adquirente da mercadoria ou usuário do serviço. Dispositivo legal: art. 91 do Anexo XI do Decreto 4.852/ Vedações e Restrições do PAF O PAF-ECF, cujos requisitos são estabelecidos em Ato COTEPE /ICMS, deve ser instalado somente no computador que estiver no estabelecimento usuário e interligado fisicamente ao ECF. É vedada a utilização de programa aplicativo que possibilite: I - o controle paralelo de operação com mercadoria, prestação de serviço, caixa ou estoque, mesmo que sob outra denominação; II - o controle do fluxo de caixa ou a baixa definitiva da mercadoria do estoque, após a operação ou prestação, sem a respectiva emissão do documento fiscal; III - o cancelamento de operação ou prestação já comandada sem o correspondente registro no ECF, observado o disposto no 1º do art. 94 do Anexo XI; IV - o registro de operação ou prestação sem a emissão do documento fiscal correspondente, devendo a confirmação da operação ou prestação e a emissão do documento fiscal ser determinadas por apenas um comando, observado o disposto no 2º do art. 94 do Anexo XI; V - a opção de emissão de documento fiscal para o qual o usuário não esteja expressamente autorizado; VI - a emissão de documento em desacordo com a legislação; VII - alterar ou ignorar os controles do software básico de ECF; VIII - a emissão de cupom de conferência e cupom de venda em equipamento que não seja ECF Versão Restaurante; IX - a digitação do número do documento fiscal por parte do usuário, devendo este ser exclusivamente gerenciado pelo próprio aplicativo; X - a exclusão de registro de documento fiscal gerado por SEPD; XI - a quebra da concomitância quando não autorizada pelo fisco; XII - realizar orçamento sem efetuar o controle de estoque. Dispositivo legal: art. 93 e 94 do Anexo XI do Decreto 4.852/97. Página 14 17

15 11.2. Emissão de diversos tipos de documentos fiscais Caso o usuário pretenda emitir no mesmo estabelecimento cupom fiscal ou nota fiscal de venda a consumidor por ECF e nota fiscal, modelo 1 ou 1-A, por SEPD, deve ser utilizado apenas 1 (um) programa aplicativo, e 1 (uma) mesma base de dados, de forma a possibilitar a integração das 2 (duas) formas de emissão dos documentos fiscais e apresentado apenas um formulário Sistema Informatizado/Declaração Conjunta. Dispositivo legal: art. 95 do Anexo XI do Decreto 4.852/97. Página 15 17

16 12. Autorização de mais de um PAF-ECF para o mesmo usuário O delegado fiscal ou regional, após avaliação da necessidade e conveniência, pode autorizar a utilização de mais de 1 (um) programa aplicativo para um mesmo usuário, desde que a emissão dos documentos fiscais decorra de atividade ou de forma de comercialização diferenciadas e que seja utilizada uma mesma base de dados. Dispositivo legal: art. 88, 4º do Anexo XI do Decreto 4.852/97 Página 16 17

17 13. Autorização de Servidor fora do Estado O pedido de servidor fora do estabelecimento deverá ser solicitado pelo contribuinte usuário, e atendido as condições da legislação e deferido o processo, o setor de ECF deve registrar na autorização de uso em Observações o número do Processo e Despacho. O usuário de sistema informatizado para emissão de documento fiscal pode ser autorizado pela delegacia fiscal ou regional em cuja circunscrição localizar-se a manter servidor central localizado fora deste Estado, desde que em estabelecimento da mesma empresa ou de empresa interdependente e condicionado a: I - declaração do responsável técnico pelo programa aplicativo, com firma reconhecida, de que o sistema tem a capacidade de gerar os arquivos magnéticos previstos no Anexo X; II - fornecer ao Fisco acesso on-line irrestrito à base de dados armazenada no servidor central; III - manter no estabelecimento localizado no Estado de Goiás, réplica do banco de dados com atualização concomitante das informações de suas operações. É permitida a integração de ECF a computador por meio de qualquer tipo de rede de comunicação de dados, desde que o servidor principal de controle central de banco de dados, assim entendido como o computador que armazena os bancos de dados utilizados, esteja instalado em estabelecimento: I - do contribuinte; II - de empresa interdependente, que se enquadre nas condições definidas no parágrafo único do art. 16 do RCTE; III - de empresa prestadora de serviço de armazenamento de banco de dados, desde que o contrato de prestação de serviço firmado entre as partes contenha cláusula por meio da qual o estabelecimento autoriza a empresa prestadora do serviço a franquear ao fisco o acesso aos seus bancos de dados. Dispositivo legal: art. 89 e 90 do Anexo XI do Decreto 4.852/97 Página 17 17