Hospital de Faro E.P.E optimiza recursos humanos e financeiros com solução Microsoft BI

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1 Caso de sucesso Microsoft Hospital de Faro E.P.E optimiza recursos humanos e financeiros com solução Microsoft BI Sumário País: Portugal Sector: Saúde Perfil do Cliente Hospital de Faro EPE é o hospital de referência do Sotavento algarvio, servindo uma população residente de cerca de 250 mil pessoas, que chega a 750 mil nos meses de Verão. Situação do Negócio A passagem do Hospital de Faro a hospital público com gestão empresarial levou à necessidade de criar uma infra-estrutura de informação que apoiasse a gestão, permitindo congregar dados complexos, que antes estavam desagregados e dispersos. Solução Implementação de um sistema de Business Intelligence (BI) associado a indicadores de gestão hospitalar, gestão operacional e acompanhamento estratégico, baseado em tecnologias Microsoft. Benefícios Melhorias na organização dos serviços Percepção imediata dos efeitos dos actos médicos Optimização de recursos humanos e financeiros É a produção de informação permanente e sistematizada que torna o processo de decisão mais rápido e as decisões tomadas nessa base têm um significativo impacto nos ganhos em saúde e nos resultados financeiros. Administração do Hospital de Faro" Jon Smith ebus consultant Britvic Inaugurado a 4 de Dezembro de 1979, o Hospital de Faro E.P.E é actualmente o hospital de referência do Sotavento algarvio, servindo uma população residente de cerca de 250 mil pessoas. Este valor tende sazonalmente a duplicar ou triplicar, na sequência do aumento da população turística nacional e estrangeira naquela região, principalmente nos meses de Verão. O complexo hospitalar estende-se por uma área de m 2, com um total de 530 camas nos serviços de internamentos, já contemplando as camas para os serviços de pediatria e de recémnascidos. O número de trabalhadores ascende actualmente aos 2200, entre pessoal médico, dirigente, técnico, auxiliar e administrativo. O Hospital de Faro E.P.E foi requalificado em Setembro de 2008 como Entidade Pública Empresarial (EPE), ao abrigo do Decreto-Lei nº 558/99 de 17 de Dezembro, que estabelece um modelo de gestão empresarial para as unidades de saúde diferenciadas, com sujeição à tutela governamental.

2 Optámos pela facilidade de integração, flexibilidade e racionalidade dos sistemas Microsoft que, de resto, já usávamos. Situação A passagem do Hospital de Faro a hospital público com gestão empresarial levou à necessidade premente de criar uma infraestrutura de informação que apoiasse a gestão de forma permanente, permitindo congregar dados complexos que, até essa altura, estavam desagregados e dispersos. Na altura já existia a criação de indicadores sectoriais para ajudar à gestão de cada serviço, mas faltava sobretudo a capacidade de utilizar esses mesmos dados de forma integrada, como suporte válido ao acompanhamento permanente do funcionamento do hospital. Essa dispersão traduzia-se, por exemplo, na existência de dados provenientes de sectores como as consultas externas, os internamentos, as análises, o bloco operatório e farmácia, cuja utilização conjunta tendia a ser morosa ou, em muitos dos casos, praticamente impossível. com competências delegadas para a área das TI, explica que até à mudança no estatuto do Hospital de Faro a organização assentava em aplicações específicas para cada actividade, bem como num sistema de relatórios por listagens, sem interactividade entre os sectores. Cada vez que pretendíamos qualquer informação tínhamos de o fazer no momento, através da impressão de listagens, e dificilmente conseguíamos ter uma visão global das coisas e acompanhar diariamente a gestão. Além disso, o mesmo responsável explica que a necessidade de indicadores actualizados exigia também a alocação de recursos humanos para a criação dessas mesmas listagens, gerando-se assim uma dificuldade ainda maior de optimizar os recursos: por um lado, a falta de informação actualizada levava a uma inevitável dispersão dos meios técnicos e humanos e a um serviço pouco optimizado para os utentes, uma vez que se tornava difícil acompanhar e decidir com rapidez sobre eventuais problemas nos respectivos serviços; por outro, essa mesma dispersão fazia com que os recursos existentes não fossem convenientemente optimizados em prol dos serviços, dos trabalhadores e dos utentes, resultando em rácios de investimento/benefícios aquém do pretendido. Resolver este desajuste tornou-se ainda mais pertinente devido ao próprio Contrato- Programa assinado com o Estado no âmbito do estatuto de Entidade Pública Empresarial. De modo a cumprir os requisitos estabelecidos por esse Contrato, por exemplo, ao nível das metas de assistência aos utentes e dos custos associados com os diversos serviços incluídos, o Hospital de Faro decidiu reestruturar todo o seu sistema informático, através de ferramentas essenciais para o acompanhamento das suas actividades em tempo real e consequentes decisões a tomar de curto, médio ou longo-prazo. A solução, segundo Francisco Serra, passaria por um sistema que garantisse mais transparência na qualidade da decisão. Solução A resposta encontrada pelo Hospital de Faro para fazer face à dispersão da informação traduziu-se na criação e implementação de um sistema de Business Intelligence (BI) associado a indicadores de gestão hospitalar, gestão operacional e acompanhamento estratégico. Após o desenho de toda a arquitectura recorrendo a recursos humanos internos, a

3 É a produção de informação permanente e sistematizada que torna os processos de decisão mais rápidos. As decisões tomadas nessa base têm um significativo impacto nos ganhos em saúde e nos resultados financeiros. escolha recaiu sobre uma solução Microsoft baseada em servidores e SQL Server para a componente de BI, com recurso a tecnologias Microsoft SharePoint e Performance Point para o desenho do portal interno e das componentes de introdução de informação pelos utilizadores. Francisco Serra refere que em cima da mesa estiveram soluções por medida e outras soluções adaptáveis de quatro fornecedores, mas que a escolha pelas tecnologias Microsoft acabou rapidamente por se mostrar as mais adequada. Optámos pela facilidade de integração, flexibilidade e racionalidade dos sistemas Microsoft que, de resto, já usávamos explica Francisco Serra, adiantando que a integração foi boa, já que as condições que estavam criadas ajudaram muito. Há que reflectir quando se implementa uma solução de BI, pois há que desenhar e potenciar com qualidade. Neste caso não foi um processo nada traumático. O sistema implementado no Hospital de Faro divide-se em três camadas, nomeadamente uma operacional, uma táctica e outra estratégica. A primeira camada está directamente ligada a aplicações específicas de gestão clínica e é aquela em que são introduzidos os dados relativos a cada acto. Neste contexto integram-se registos que podem ir desde as consultas, actos de enfermagem, exames efectuados ou aos medicamentos fornecidos, que possuem depois uma organização adequada ao serviço em causa. Essa organização pode relatar o número de consultas, especialidade, a calendarização e horários, por exemplo, ou agregar informação mais ligada à gestão, como o tipo de serviço, o centro de custo, recursos humanos, etc. A segunda camada deste sistema agrega os dados sobre os actos clínicos efectuados excluindo os dados clínicos resultantes desse acto, por óbvias questões de salvaguarda dos dados privados dos utentes. Nesta fase são feitos os envios e os registos dos dados num software de gestão mais global, que não só filtra e compila as informações introduzidas na parte operacional, como as organiza para que sejam cruzadas, consoante as necessidades da administração. Por fim, a terceira camada funciona como o sistema de Business Intelligence, propriamente dito, já que é nela que todos os actos são identificados e onde são gerados todos os indicadores, com base nos dados primários. Tudo isto é conseguido de forma dinâmica e com disponibilidade da informação em tempo real, permitindo conhecer rapidamente o efeito criado por cada um dos actos, por exemplo, bem como agir sobre esse mesmo efeito caso seja necessário. Francisco Serra resume a organização deste sistema, referindo que se trata de aplicar uma lógica matricial, na qual a configuração horizontal, gera informação e métricas para os directores sectoriais como a Urgência, as Consultas Externas e os Blocos Operatórios, sobrepondo-se-lhe uma configuração vertical, que gera informação e métricas para os directores dos serviços clínicos e administrativos, organizados segundo a metodologia do Balanced Scorecard. Benefícios Para Francisco Serra a implementação e utilização de um sistema de Business Intelligence baseado em ferramentas Microsoft trouxe melhorias significativas directas em três áreas cruciais: na própria organização dos serviços e nos actos a eles associados, na percepção imediata dos efeitos desses mesmos actos e na optimização dos recursos humanos e financeiros disponíveis.

4 Este sistema permitenos também tomar decisões mais consistentes, relativamente à implementação das medidas de importância estratégica. Um sistema deste tipo permite ter atenção aos pormenores refere este responsável do Hospital de Faro e a partir deles aumentar de forma significativa a qualidade das tomadas de decisão. Além disso, continua, é a produção de informação permanente e sistematizada que torna o processo de decisão mais rápido e as decisões tomadas nessa base têm impacto nos valores e nos resultados financeiros. Como exemplo, Francisco Serra aponta o históricos e agregados permitir alterar rapidamente o esforço de recursos técnicos e humanos, caso as metas fixadas no Contrato- Programa se revelem desajustadas entre duas ou mais actividades de um mesmo serviço. E esses pormenores permitem ainda perceber situações tão díspares como as razões para um longo período de espera na marcação de uma consulta em determinada especialidade, os gastos elevados com medicamentos, o cancelamento de consultas ou a justificação para uma determinada taxa de reinternamento hospitalar. O conjunto de benefícios obtidos com este sistema de Business Intelligence vai, no entanto, além da optimização dos custos operacionais imediatos, abrangendo também melhorias a médio-prazo que fazem toda a diferença para os utentes, colabores do hospital e, em abstracto, para o Serviço Nacional de Saúde. O valor Acrescentado para os utentes não é muito visível imediatamente, porque todas as mudanças exigem algum tempo para serem perceptíveis, mas o uso desta ferramenta torna possível introduzir melhorias de forma continuada, o que a posterior permitirá optimizar o desempenho dos serviços, com impacto positivo no atendimento e tratamento dos doentes refere Francisco Serra, adiantando que, por exemplo, se torna muito mais fácil corrigir o efeito negativo do número de consultas perdidas por faltas do pessoal ou dos utentes, utilizando técnicas de previsão, com base na análise das séries históricas. Por outro lado, em termos de satisfação das pessoas, há a ideia de uma sensação de satisfação e impacto significativo que as melhorias dos serviços criam nas pessoas, mesmo que a mesma só se torne perceptível a médio prazo refere ainda este responsável. Em relação aos profissionais do hospital, essa satisfação pode surgir através da fluidez dos serviços e na relação entre os diversos departamentos, aliviando a pressão potencial criada em determinadas situações. Francisco Serra exemplifica: como os recursos são escassos e a pressão dos serviços é grande, podem surgir comportamentos desviantes para a obtenção de uma análise clínica, por exemplo. Com este sistema é mais fácil perceber de que forma se pode retirar pressão aos serviços, esquematizando e ordenando as prioridades. Já no que respeita aos utentes essa satisfação poderá surgir através do simples aviso por telefone sobre o cancelamento de uma consulta, por exemplo, ou pela optimização das consultas com base na previsão de faltas de outros pacientes. Além das tomadas de decisão num contexto reactivo, Francisco Serra destaca também a postura de gestão pró-activa que este sistema permite colocar em prática: Este sistema permite-nos também tomar decisões mais consistentes, relativamente à implementação das medidas de importância estratégica explica este responsável, relevando que o próximo passo é dar início à segunda fase deste projecto, prevista para 2010.

5 Sobre a Microsoft Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq "MSFT") é líder mundial em software, serviços e soluções para ajudar as pessoas e empresas a alcançarem todo o seu potencial Para mais informações Para mais informações sobre os produtos e serviços Microsoft por favor ligue para o serviço de apoio a clientes da Microsoft Portugal pelo número Para aceder a informação sobre a Microsoft Corporation pela Web consulte: Para aceder ao site da Microsoft Portugal consulte: Para conhecer outras referências de sucesso visite a página: business/grandesempresas. Para mais informações sobre os serviços do Hospital de Faro EPE visite o Web site em: Aí, será criada uma área específica para sistematizar todas as linhas de facturação do hospital, de modo a efectuar uma comparação com o Contrato-Programa acordado com o Estado. Desse modo será possível acompanhar melhor os actos directamente facturáveis, alguns dos quais dependem de processos complexos de recolha de informação. A optimização ainda mais pormenorizada de algumas classes de dados primários, previstos para a segunda fase do projecto, poderá ajudar os responsáveis clínicos a proporcionar melhores respostas às necessidades dos utentes, seja através da identificação de características distintivas por área geográfica ou por tipos de patologias. Assim, será possível mobilizar recursos para resolver, de forma mais efectiva, problemas pendentes que afectam a comunidade, optimizando o funcionamento do Hospital e melhorando a efectividade das respostas relativas à prestação dos cuidados de saúde. Francisco Serra adianta que este sistema permite-nos construir imagens que não tínhamos anteriormente possibilidade de perceber, concluindo com a ideia de que não é apenas um sistema de análise estatística de processos ou de controlo, mas de melhoria dos processos de comunicação, gestão e acção preventiva. Serviços e Software Microsoft Counsulting Services Microsoft Premier Suporte Microsoft SQL Server 2008 Microsoft Office Enterprise 2007 Microsoft Office Sharepoint Server 2007 Microsoft Office Performance Point Server 2007