Total Economic Impact Google Apps For Work

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1 Um estudo Total Economic Impact Diretores do projeto: da Forrester Sean McCormick Encomendado pela Google Reggie Lau Junho de 2015 Total Economic Impact Google Apps For Work

2 Sumário Resumo executivo... 3 Divulgações... 5 Estrutura e metodologia TEI... 6 Análise... 7 Resumo financeiro Google Apps For Work: visão geral Apêndice A: Descrição da organização composta Apêndice B: Visão geral do Total Economic Impact Apêndice C: Glossário SOBRE A FORRESTER CONSULTING A Forrester Consulting fornece serviços de consultoria independente e objetiva baseada em pesquisas para ajudar os líderes a obterem sucesso em suas organizações. Desde o escopo de uma breve sessão estratégica até projetos personalizados, os serviços da Forrester Consulting conectam você diretamente a analistas de pesquisa que aplicam sugestões de especialistas a seus desafios de negócios específicos. Para obter mais informações, visite forrester.com/consulting. 2015, Forrester Research, Inc. Todos os direitos reservados. A reprodução não autorizada é estritamente proibida. As informações baseiam-se nos melhores recursos disponíveis. As opiniões refletem o julgamento no momento da pesquisa e estão sujeitas a alterações. Forrester, Technographics, Forrester Wave, RoleView, TechRadar e Total Economic Impact são marcas registradas da Forrester Research, Inc. Todas as outras marcas registradas pertencem a suas respectivas empresas. Para obter informações adicionais, acesse

3 3 Resumo executivo A Google encomendou à Forrester Consulting um estudo Total Economic Impact (TEI) e um exame do retorno do investimento (ROI) em potencial que as empresas podem obter ao implantar o Google Apps for Work. O intuito desse estudo é proporcionar aos leitores uma estrutura para avaliar o possível impacto financeiro do Google Apps for Work em suas organizações. Para compreender melhor os benefícios, custos e riscos associados ao Google Apps for Work, a Forrester entrevistou diversos clientes com vários anos de experiência no uso do Google Apps for Work. O Google Apps for Work é um conjunto de aplicativos que inclui Gmail, Google Drive (armazenamento e compartilhamento de arquivos), Hangouts (reuniões e batepapo com vídeo), Docs, Sheets, Slides, Forms, Calendar e Sites, incluindo controles de segurança e administração. Muitas organizações ao redor do mundo estão utilizando O Google Apps for Work pode melhorar a colaboração e comunicação e ajudar a economizar custos, juntamente com uma maior mobilidade da força de trabalho. Os custos e benefícios ajustados ao risco para uma organização composta de funcionários, com base em entrevistas com clientes, são: Custos de licença: 10 ao mês por usuário. Custos iniciais e contínuos: Economia de custo total e benefícios: o Google Apps for Work para aumentar a colaboração, o engajamento e a produtividade em um esforço para aumentar a inovação dos negócios, melhorar a experiência dos clientes e otimizar os processos comerciais. Além disso, elas estão melhorando o engajamento dos funcionários concedendo a eles a capacidade de acessar informações e trabalhar em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Antes do Google Apps for Work, as empresas haviam implementado ferramentas locais de , armazenamento e comunicações que não formaram uma solução de comunicação e colaboração abrangente. Os funcionários não conseguiam acessar documentos remotamente e colaborar de forma eficaz. Essas limitações levaram à frustração, perda de produtividade e sistemas de TI caros que não estavam suprindo as necessidades de sua força de trabalho. Uma organização entrevistada precisava enviar discos rígidos por todo o país para combinar as informações nas unidades locais. Com o Google Apps for Work, os funcionários conseguem agilizar os processos que exigem a intervenção de várias partes interessadas, colaborar em tempo real usando o Google Docs e ter mobilidade de fato para trabalhar em qualquer dispositivo, em qualquer lugar. Um diretor de tecnologia corporativa sênior disse:... Além de economizar dinheiro e nos permitir ser muito mais produtivos do que jamais fomos, ele mudou completamente nossa cultura... Ele realmente nos permitiu chegar onde jamais pensamos que poderíamos, onde temos de chegar com o dobro da velocidade dos demais. Todos precisam ser capazes de colaborar uns com os outros... E precisamos fazer isso em qualquer lugar. Ele mudou completamente nosso modo de pensar por aqui. O GOOGLE APPS FOR WORK MELHORA A COLABORAÇÃO E A COMUNICAÇÃO Nossas entrevistas com seis clientes reais e uma subsequente análise financeira descobriram que uma organização composta de funcionários e usuários do Google Apps for Work obteve o ROI e os benefícios ajustados ao risco mostrados na Figura 1. A organização composta obteve benefícios de 17,1 milhões versus custos de implementação de 4,2 milhões, somando-se a um valor presente líquido (VPL) de 12,9 milhões. Isso se traduz em benefícios de por 100 usuários em um período de três anos. Com o Google Apps for Work, o Hangouts revolucionou a maneira como as pessoas se comunicam e se reúnem. Os gerentes organizacionais podem treinar, avaliar e fornecer feedback aos funcionários sem precisar se deslocar localmente. A organização composta obteve uma redução de 12 viagens por gerente ao ano, gerando uma economia anual de 2,4 milhões.

4 4 FIGURA 1 Resumo financeiro mostrando os resultados ajustados ao risco de três anos ROI: 304% VPL por 100 usuários: Total de benefícios: Eficiências em colaboração: 8 milhões Benefícios. A organização composta obteve os seguintes benefícios ajustados ao risco que representam aqueles obtidos pelas empresas entrevistadas: O aumento da eficiência na colaboração rendeu uma economia de Com a capacidade de colaborar em tempo real usando o Google Docs, Sheets e Slides; criar espaços de colaboração de projetos em Google Sites; acessar e compartilhar arquivos facilmente, mesmo remotamente, com o Google Drive, os funcionários conseguiram agilizar processos comerciais e ainda colaborar de forma mais eficaz, gerando uma economia de tempo em toda a organização que varia de 15 minutos a 2 horas por semana, por funcionário. A mobilidade melhorada reduziu os custos com viagens em A mobilidade permite que os funcionários trabalhem no momento. Seja em trânsito a caminho do trabalho ou em um local do cliente, os funcionários podem usar seu tempo com mais eficiência e melhorar sua capacidade de resposta. Poder utilizar dispositivos pessoais, incluindo iphone, ipad e Android, aumentou o engajamento, gerando uma maior agilidade em toda a organização. Além disso, a capacidade de os funcionários trabalharem em casa, escritórios remotos ou no campo reduziu a necessidade de estar nos lugares em pessoa, como nos casos de treinamentos ou avaliações anuais. No geral, a mobilidade cria um ambiente onde os funcionários são capazes de trabalhar juntos, compartilhar ideias, inovar, avaliar decisões e melhorar o desempenho nos negócios sem precisar estar em um escritório físico. Uma solução na nuvem reduziu os custos de TI legados em Uma solução de armazenamento de arquivos e na nuvem do Google eliminou a dependência de servidores e armazenamento legados locais, reduzindo os custos de manutenção e permitindo que a TI se concentre nas atividades mais impactantes. Uma nova solução de telefonia resultou em uma economia de nos custos de telefonia legados. O Google Hangouts fornece a plataforma de comunicação para conferência e chamadas, gerando uma redução nos serviços de telefonia e de conferência. Custos. A organização composta obteve os seguintes custos ajustados ao risco: Taxas de licenciamento de software de ao longo de três anos, ou 10 ao mês por usuário. Estes são os custos de licença mensais do Google Apps for Work. Taxas de serviços profissionais de , ou 23 por usuário ao longo de seis meses. O Google Apps for Work recomenda o uso de um integrador terceirizado durante a implementação e execução do software para organizações de médio a grande porte. Custos de gerenciamento de mudanças de terceiros de , ou 23 por usuário. O gerenciamento de mudanças é fundamental para garantir altas taxas de adoção e aumentar a colaboração e as melhorias. Com o uso de um serviço de gerenciamento de mudanças de terceiros, e em conjunto com o suporte do Google por meio de sessões de transformação, nossa organização composta precisou de cinco meses de suporte no primeiro ano.

5 5 Custos de treinamento interno de , ou 70 ao longo de três anos por usuário. Embora muitos funcionários usem o Google Apps em suas vidas pessoais, o que torna a adoção relativamente fácil e intuitiva, recomenda-se treinamento interno para garantir que as melhorias de colaboração e produtividade sejam maximizadas. Esses custos representam as horas que os funcionários gastarão em aulas de treinamento e sessões de elearning. Divulgações O leitor deve estar ciente do seguinte: O estudo foi encomendado pela Google e entregue pela Forrester Consulting. Ele não se destina ao uso como uma análise competitiva. A Forrester não faz suposições sobre o retorno sobre o investimento em potencial que as outras organizações poderão receber. A Forrester recomenda aos leitores usar suas próprias estimativas na estrutura fornecida pelo relatório para determinar a adequação de um investimento no Google Apps for Work. A Google reviu e forneceu feedback para a Forrester, mas a Forrester mantém controle editorial sobre o estudo e suas descobertas e não aceita mudanças no estudo que contrariem as descobertas da Forrester ou que obscureçam o significado do estudo. A Google forneceu os nomes dos clientes para as entrevistas, mas não participou delas.

6 6 Estrutura e metodologia TEI INTRODUÇÃO Com as informações fornecidas pelas entrevistas, a Forrester construiu uma estrutura Total Economic Impact (TEI) para organizações que pensam em implementar a Google Apps for Work. O objetivo desse suporte é identificar o custo, o benefício, a flexibilidade e os fatores de risco que afetam a decisão de investimentos, ajudar as organizações a saber como aproveitar benefícios específicos, reduzir custos e melhorar as metas de negócios gerais de ganho, atendimento e retenção de clientes. ABORDAGEM E METODOLOGIA A Forrester tomou uma abordagem em vários passos para avaliar o impacto que o Google Apps for Work pode ter em uma organização (veja a Figura 2). Especificamente, nós: Entrevistamos o pessoal de marketing, de vendas e de produtos da Google junto com os analistas da Forrester para coletar os dados relativos ao Google Apps for Work e ao mercado para o Google Apps for Work Entrevistamos seis organizações que usam atualmente o Google Apps for Work para obter dados a respeito dos custos, benefícios e riscos. Elaboramos uma organização composta com base nas características das organizações entrevistadas (consulte o Apêndice A). Desenvolvemos um modelo financeiro representativo das entrevistas utilizando a metodologia TEI. O modelo financeiro é populado com os dados de custos e benefícios obtidos das entrevistas conforme aplicados à organização composta. Ajustamos ao risco o modelo financeiro com base nos problemas e nas preocupações que as organizações entrevistadas destacaram nas entrevistas. O ajuste ao risco é uma parte fundamental da metodologia TEI. Embora as organizações entrevistadas tenham fornecido estimativas de custo e benefício, algumas categorias incluíram uma ampla variedade de respostas ou tiveram uma série de forças externas que podem ter afetado os resultados. Por isso, alguns totais de custos e benefícios foram ajustados ao risco e são detalhados em cada seção relevante. A Forrester empregou quatro elementos fundamentais da TEI na modelagem do serviço do Google Apps for Work: benefícios, custos, flexibilidade e riscos. Devido à sofisticação cada vez maior que as empresas têm com relação às análises de retorno sobre o investimento relacionadas aos investimentos em TI, a metodologia TEI da Forrester fornece um cenário completo do impacto econômico total de decisões de compra. Consulte o Apêndice B para obter informações adicionais sobre a metodologia TEI. FIGURA 2 Abordagem TEI Realizar auditoria detalhada Conduzir entrevistas com clientes Elaborar organização composta Construir modelo financeiro utilizando a estrutura TEI Transcrever estudo de caso

7 7 Análise ORGANIZAÇÃO COMPOSTA Para este estudo, a Forrester realizou um total de seis entrevistas com representantes das seguintes empresas, que são clientes globais da Google: Uma empresa global que emprega funcionários no setor de mídia e atingindo 275 milhões de consumidores digitais ao mês em todo o mundo. Com sede nos EUA, essa organização também tem escritórios no Reino Unido e na China. Rentokil Initial, organização com sede em Londres, com funcionários e usuários do Google Apps for Work. Essa organização tem muitos escritórios em todo o mundo, com 80% de seus funcionários trabalhando no campo. O Google Apps for Work tem sido fundamental no apoio a uma grande quantidade de aquisições nos EUA ao longo dos últimos cinco anos. O Google Apps permitiu integrar rapidamente as empresas adquiridas à mesma plataforma de comunicação e colaboração, permitindo que os funcionários trabalhem em conjunto e compartilhem ideias com mais antecedência e ajudando a garantir o sucesso na aquisição. Uma empresa profissional criativa, Imagination, com sede em Londres, com 22 escritórios em todo o mundo. Essa organização tem uma força de trabalho distribuída, atuando em cidades e 73 países. Com usuários do Google Apps for Work, a Imagination consegue capacitar sua força de trabalho global e usar o Google Drive e Sites como um sistema de gerenciamento de conteúdo, suportando mais de imagens de produtos, vídeos e estudos de caso com marcações. Uma agência de viagens online europeia com funcionários, todos usuários do Google Apps for Work. Uma empresa europeia multibilionária do setor de fabricação de produtos químicos. Essa organização emprega pessoas ( usuários do Google Apps for Work) e possui escritórios e fábricas espalhados por toda a Europa e Ásia. Uma fábrica com sede nos EUA, com usuários do Google Apps for Work. Essa organização B2B tem escritórios no Reino Unido, na China e na Austrália. Com base nas entrevistas, a Forrester criou uma estrutura TEI, uma empresa composta e uma análise do retorno sobre o investimento associada que ilustra as áreas afetadas financeiramente. A organização composta que a Forrester sintetizou a partir desses resultados representa uma organização com as seguintes características: Uma empresa multinacional B2B com escritórios espalhados pelo mundo todo funcionários, com usuários do Google Apps for Work. Receita anual de 4 bilhões. Quatrocentos gerentes supervisionam funcionários espalhados por muitos escritórios e no campo. Após um extenso processo de RFP e caso de negócios avaliando vários fornecedores, a organização composta escolheu a Google e iniciou a implantação: Os objetivos da organização composta eram melhorar a colaboração e comunicação; aumentar a mobilidade da força de trabalho para permitir a tomada de decisão e o compartilhamento de ideias de forma mais rápida; executar com mais eficiência; aumentar a produtividade; aumentar o engajamento dos funcionários, gerando melhor desempenho nos negócios e maior satisfação do cliente no geral. A organização composta queria promover economias de custos de TI migrando de uma solução de servidor local legada para a nuvem.

8 8 Um integrador terceirizado foi utilizado pelo período de seis meses, que incluiu design, piloto e implementação. O Google Apps for Work foi liberado para todos os funcionários ao mesmo tempo, mas a adoção, ou a taxa em que os usuários incorporaram o uso Google Apps em suas rotinas de trabalho, aumentou ao longo de três anos (60% no Ano 1, 75% no Ano 2 e 100% no Ano 3). As sessões de treinamento para todos os funcionários foram ministradas com guias de aprendizagem online, e monitores de diferentes departamentos prestavam auxílio com ensino em tempo real. O Google Sites foi a joia escondida... Agora temos mais de 300 sites de projetos de autoatendimento ativos. ~Diretor sênior, organização de mídia global A adoção e a colaboração aceleraram ao longo de cinco meses de gerenciamento de mudanças. DESTAQUES DA ENTREVISTA Na era do cliente, empresas do mundo todo estão enfrentando pressões cada vez maiores para manter-se competitivas e satisfazer as necessidades de seus clientes. O Google Apps for Work transforma a maneira como as pessoas trabalham, e com as ferramentas certas e maior engajamento, os funcionários agora estão compartilhando ideias, participando de reuniões remotamente e colaborando com especialistas no assunto que anteriormente não eram acessíveis. O resultado foi um aumento na inovação, levando a uma melhor qualidade de serviço e maior satisfação do cliente. Além disso, muitas organizações de TI também sofrem a pressão dos custos para ajudar a contribuir com a receita. Um líder de TI que entrevistamos tem uma missão de aumentar especificamente a colaboração e o engajamento em sua organização usando a tecnologia. Embora os motivos do investimento no Google Apps for Work sejam diferentes entre muitas organizações, há alguns pontos em comum. A maioria das empresas entrevistadas expressaram seu interesse em transformar a maneira como sua organização trabalha com o aumento da colaboração, mobilidade e inovação. Essas variáveis, juntamente com sistemas de comunicação antiquados, têm motivado a necessidade de nossa organização composta optar pelo Google Apps for Work. As entrevistas revelaram que o Google Apps for Work permitiu o seguinte: Mobilidade. O Google Apps for Work, com seus aplicativos móveis para ios e Android, permite que os funcionários acessem arquivos, enviem s, participem de videochamadas e colaborem em tempo real nos documentos sempre que necessário. Essa capacidade tem motivado um maior engajamento em toda a organização, aumentando não só a inovação, mas também a moral dos funcionários. Muitos dos gerentes entrevistados conseguiram ser mais flexíveis com ambientes de trabalho de suas equipes, permitindo que os funcionários trabalhem em casa em determinados momentos do dia para evitar o tráfego ou reduzindo o deslocamento até os escritórios locais com o uso do Hangouts em vez de reuniões presenciais. Uma grande economia se deu com a redução de viagens da gerência relacionadas a avaliações anuais ou treinamentos trimestrais que antes ocorriam de forma presencial, mas que agora estão sendo ministrados virtualmente com o Google Hangouts. Se precisarmos nos reunir no Google Hangout e falar sobre algo, todos verão a mesma coisa. Todos podem se atualizar ao mesmo tempo. Essa é uma tremenda vantagem. ~ Gerente de planejamento de infraestrutura estratégica, fabricante global

9 9 Colaboração. O Google Apps for Work gerou uma vantagem para as organizações com recursos de colaboração em tempo real, controle de versão e economia de tempo. Com o Google Slides, os processos de uma semana que antes exigiam que muitos funcionários enviassem seus slides por a uma central de contato para consolidação agora só levam alguns minutos para finalizar, já que a consolidação pode ocorrer em tempo real. Com o Google Hangouts e Docs, as sessões de colaboração em reunião tornaram-se mais comuns entre as organizações, encurtando discussões e reduzindo os tempos de reunião. Um líder de TI viu em primeira mão como as sessões de colaboração podem reduzir reuniões de horas para minutos em um exemplo que ele discutiu com 20 pessoas que colaboravam em um documento do Google ao mesmo tempo. Essa reunião foi organizada para trocar ideias Apresentamos o Hangouts a eles... e eles tiveram uma redução de 40% nos custos de viagens da gerência. ~Keith Chisholm, diretor de programas, Rentokil Initial e criar soluções. Um moderador foi designado para estabelecer as regras básicas e a estrutura para ajudar a focar o trabalho e a conversa e manter o objetivo de imaginar e criar. Outras organizações têm percebido uma maior coordenação entre o alto e o baixo escalão da gerência, afirmando uma redução de 30% no tempo das pessoas que usam o Google Docs. Outra empresa encarregou seus melhores cientistas de melhorar a precisão de suas previsões, o que era um grande empreendimento que exigia a colaboração de especialistas em três locais diferentes. O líder entrevistado afirmou: Jamais poderíamos ter feito isso como uma equipe espalhada por todo o país sem o Google Apps, sem poder fazer várias sessões no Hangouts, sem poder compartilhar documentos... [e sem uma cultura de colaboração, isso não teria sucesso]. e meios de comunicação modernizados. A plataforma de comunicação e colaboração na nuvem permitiu que a organização desativasse seus servidores legados de e armazenamento, economizando em manutenção e suporte, juntamente com a redução dos custos de crescimento e reposição. Além disso, o ambiente na nuvem permite que os funcionários acessem facilmente documentos, s e outros arquivos em smartphones, tablets ou notebooks. Permitir que as empresas sejam mais ágeis na resposta aos clientes acaba gerando maior satisfação do cliente. Com o uso do Hangouts, agora os funcionários podem se comunicar com os colegas quando e onde quiserem. Isso permite que perguntas sejam respondidas remotamente e melhora a forma como os funcionários trabalham e se comunicam. Um chefe de TI corporativo disse: Para mim, [o Hangouts] mudou minha vida... Não uso mais o telefone.

10 10 BENEFÍCIOS A organização composta obteve uma série de benefícios quantificados neste estudo de caso: A maior eficiência na colaboração permite compartilhar ideias, documentos, planilhas e apresentações em vários locais no mundo, resultando em melhorias de produtos, processos comerciais aprimorados e maior produtividade. A maior mobilidade proporciona flexibilidade aos funcionários em seus ambientes de trabalho, reduzindo o desperdício de tempo em viagens e levando ao aumento da moral e do engajamento. Foi obtida a redução dos custos de TI legados, evitando a compra de novos servidores e armazenamento. A economia de telefonia foi obtida com a redução das necessidades de serviços de telefonia e a menor demanda de serviços de conferência. Aumento da eficiência na colaboração A organização composta indicou que um dos principais benefícios da implementação do Google Apps for Work foi o aumento na colaboração dos funcionários com o uso das ferramentas Google Drive, Docs, Sheets, Slides e Hangouts. Agora, os funcionários da organização composta podem trabalhar no mesmo documento, apresentação ou planilha ao mesmo tempo e utilizar o Hangouts para realizar sessões de colaboração, incluindo colegas geograficamente remotos. Por conta disso, os profissionais altamente colaborativos da organização composta, que representam metade dos usuários do Google Apps for Word e são definidos como aqueles que perceberiam o benefício máximo das ferramentas de colaboração, estão atingindo uma economia de 1 a 2 horas por semana em uma variedade de processos, ao passo que os profissionais menos colaborativos estão tendo uma economia de 25%, ou 15 a 30 minutos, por semana. Os exemplos de melhorias de processo incluem: Ter os documentos mais atuais no início de uma reunião, o que gera ganhos de eficiência e garante que todos tenham as informações corretas. Realizar sessões de colaboração reduziu a carga de trabalho pós-reunião, trocas de mensagens, e melhorou a velocidade geral da finalização de documentos. Acessar e consolidar automaticamente documentos enviados por . Acessar informações e documentos em qualquer lugar, gerando um aumento na produtividade. Após a implementação do Google Apps for Work, a organização composta percebeu um ganho de eficiência de 32,5 horas dos funcionários por semana. A taxa de adoção anual da tecnologia, ou a taxa em que os funcionários incorporaram o uso do Google Apps em suas rotinas de trabalho, foi de 60% no Ano 1, aumentando para 100% no Ano 3. Com isso, a organização composta economizou 39 mil horas no Ano 1; horas no Ano 2; e horas no Ano 3. Em um salário médio de 45 por hora para cada usuário do Google Apps, o benefício total do aumento da eficiência na colaboração ao longo de três anos foi de , ou cerca de 943 por usuário. As organizações entrevistadas forneceram uma ampla variedade de melhorias de eficiência na colaboração, já que há uma variedade de fatores externos que também podem afetar isso. Para compensar, esse benefício foi ajustado ao risco e reduzido em 15%. O benefício total ajustado ao risco resultante da melhoria na colaboração ao longo de três anos foi de , ou cerca de 801 por usuário. Consulte a seção sobre riscos para obter mais detalhes.

11 11 TABELA 1 Melhorias da eficiência na colaboração Ref. Métrica Cálculo Iniciais Ano 1 Ano 2 Ano 3 A1 Número de usuários do Google Apps for Work A2 Taxa de adoção 60% 75% 100% A3 A4 A5 A6 A7 A8 At Remuneração por hora por funcionário Número de horas economizadas por profissionais altamente colaborativos ao ano Número de horas economizadas por profissionais menos colaborativos ao ano Porcentagem de profissionais altamente colaborativos que usam o Google Apps for Work Porcentagem de profissionais menos colaborativos que usam o Google Apps for Work Conversão em produtividade Melhorias da eficiência na colaboração 45,00 46,35 47,74 Os funcionários economizaram de 1 a 2 horas por semana Economia de 25% das horas dos profissionais altamente colaborativos 13,0 19,5 26,0 50% 50% 50% 1 - A6 50% 50% 50% (A1*A2*A3*A4*A6*A8)+ (A1*A2*A3*A5*(1-A6)*A8) 0 20% 20% 20% Ajuste ao risco 15% Atr Melhorias da eficiência na colaboração (ajustadas ao risco)

12 12 Maior mobilidade A mobilidade, ou a capacidade de os funcionários trabalharem em qualquer lugar e em qualquer dispositivo, significa que agora os funcionários têm a capacidade de acessar o Google Apps for Work em seus dispositivos pessoais, seja um tablet, iphone, ipad, Android ou computador pessoal. Em toda nossa organização composta, ocorreu uma mudança cultural, aumentando o engajamento e a produtividade dos funcionários. Agora, eles podem acessar arquivos sem usar um serviço de VPN, anexar arquivos a s remotamente e participar de reuniões sem estar fisicamente presentes, trabalhando essencialmente sem fronteiras. A organização composta conseguiu reduzir significativamente as viagens da gerência com a instituição de uma mudança de política em que os gerentes eram obrigados a treinar e avaliar os funcionários usando o Hangouts em vez de pessoalmente. Como a organização tem 400 gerentes viajantes que faziam quatro viagens por ano para três locais distintos, foi obtida uma redução de viagens ao ano. Com cada viagem custando em média 500, nossa organização economizou 2,4 milhões por ano, ou por gerente. As organizações entrevistadas forneceram uma ampla variedade de economias de viagens, já que há uma variedade de fatores internos e externos que também podem afetar isso. Para compensar, esse benefício foi ajustado ao risco e reduzido em 10%. O benefício total ajustado ao risco resultante da economia de viagens ao longo de três anos foi de , ou cerca de ao ano por gerente. Consulte a seção sobre riscos para obter mais detalhes. TABELA 2 Benefício do aumento da mobilidade economia de viagens da gerência Ref. Métrica Cálculo Iniciais Ano 1 Ano 2 Ano 3 B1 Número de gerentes que viajam anualmente B2 Número de locais visitados por gerente B3 Custo médio da viagem B4 Viagens por ano a cada local Bt Benefício do aumento da mobilidade economia de viagens da gerência B1*B2*B3*B Btr Ajuste ao risco 10% Benefício do aumento da mobilidade economia de viagens da gerência (ajustado ao risco)

13 13 Redução dos custos de TI legados Ao migrar para o ambiente Google Apps for Work, a organização composta conseguiu remover os servidores locais legados das operações, obtendo uma economia de aproximadamente por servidor nos primeiros três anos e de aproximadamente de economia de custo de manutenção por servidor em cada um dos três anos. Como a organização composta conseguiu desativar 100 servidores nesse período, o total de economia de custo ao longo de três anos foi de Como muitas das organizações entrevistadas percebeu um grau variável de desativação completa de servidores devido principalmente a variáveis internas, uma diminuição com ajuste ao risco de 10% foi aplicada a esses resultados. O benefício total ajustado ao risco resultante da redução dos custos de TI legados ao longo de três anos foi de Excluir esse benefício da TEI gera um ROI de 292% e um VPL de 12,3 ao longo de três anos. Consulte a seção sobre riscos para obter mais detalhes. TABELA 3 Redução dos custos de TI legados Ref. Métrica Cálculo Iniciais Ano 1 Ano 2 Ano 3 C1 Número de servidores evitados ao longo de três anos C2 Taxa de adoção 60% 75% 100% C3 Número de servidores evitados ao ano C1*C2 soma dos anos anteriores C4 Custo médio por servidor C5 Custo de manutenção anual por servidor Ct Redução dos custos de TI legados C3*C4+(C3+soma dos anos anteriores)*c Ctr Ajuste ao risco 10% Custos de TI legados reduzidos (ajustados ao risco)

14 14 Economia de serviços de telefonia legados A organização composta percebeu economias em duas categorias de telefonia. A primeira foi a redução de custos relacionados aos serviços de telefonia. Com o uso do Google Hangouts, a organização conseguiu remover telefones de uso ao longo de três anos, resultando em uma economia de (valor presente). A segunda foi a redução na demanda por serviços de conferência. Novamente, o Google Hangouts foi adotado no lugar dos serviços de conferência legados, economizando para a empresa ao longo de três anos (valor presente) (veja a Tabela 4 para obter mais detalhes). As organizações entrevistadas forneceram uma ampla variedade de economias de telefonia, já que há uma variedade de fatores internos e externos que também podem afetar isso. Para compensar, esse benefício foi ajustado ao risco e reduzido em 20%. O benefício total ajustado ao risco resultante da redução dos custos de telefonia legados ao longo de três anos foi de Consulte a seção sobre riscos para obter mais detalhes. TABELA 4 Economia de serviços de telefonia legados Ref. Métrica Cálculo Iniciais Ano 1 Ano 2 Ano 3 D1 Número de telefones planejados para inutilização ao serão inutilizados ao longo longo de três anos de três anos D2 Taxa de adoção 60% 75% 100% D3 D4 D5 D6 Dt Número de telefones que serão inutilizados por ano Custo anual do serviço por telefone Custo anual dos serviços de conferência Economia anual de planos de conferência Redução dos custos de telefonia D1*D D5*D2 Ajuste ao risco 20% D3*D4+D Dtr Redução dos custos de telefonia (ajustada ao risco) Total de benefícios A Tabela 5 mostra o total de todos os benefícios nas quatro áreas listadas acima, bem como valores presentes (VPs) descontados em 10%. Em três anos, a organização composta espera que o total de benefícios ajustados ao risco seja um VP de , ou a cada 100 usuários.

15 15 TABELA 5 Total de benefícios (ajustado ao risco) Ref. Categoria do benefício Iniciais Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total Atr Btr Ctr Dtr Melhorias da eficiência na colaboração Benefício do aumento da mobilidade economia de viagens da gerência Economia de custo de servidores Redução dos custos de telefonia Total de benefícios (ajustado ao risco) Valor presente CUSTOS A organização composta teve uma série de custos associados à solução Google Apps for Work: Taxas de licença de software. Serviços profissionais. Taxas de gerenciamento de mudanças. Custos de treinamento interno. Estes representam a combinação de custos internos e externos obtida pela organização composta para o planejamento inicial, a implementação e a manutenção contínua associada à solução. Taxas de licenciamento de software O Google Apps for Work tem uma estrutura de licenciamento bem simples. O custo arcado por nossa organização composta foi de 10 ao mês por usuário. Com usuários no Ano 1 e aumentando em 3% ao ano, nossa organização composta pagou um total de em taxas de licenciamento de software, ou cerca de ao ano para cada 100 usuários. TABELA 6 Custos de software Ref. Métrica Cálculo Iniciais Ano 1 Ano 2 Ano 3 E1 Taxas de licença anuais por usuário 10/mês/usuário E2 Número de usuários do Google Apps for Work Etr Taxas de licença de software E1*E

16 16 Serviços profissionais A organização composta contratou um integrador terceirizado recomendado pela Google para ajudar na implementação do Google Apps for Work. A implementação demorou seis meses, do projeto à implantação, e custou ao mês em média. O custo total arcado pela organização composta nos primeiros seis meses foi de Os serviços profissionais variam mais de organização para organização, dependendo da complexidade da implementação e do cronograma do projeto. Para compensar, esse custo foi ajustado ao risco para mais em 10%. O custo ajustado ao risco da manutenção anual ao longo de três anos foi de Consulte a seção sobre riscos para obter mais detalhes. TABELA 7 Serviços profissionais Ref. Métrica Cálculo Iniciais Ano 1 Ano 2 Ano 3 F1 Tempo de implementação (em meses) 6 F2 Taxas de serviços profissionais por mês Ft Serviços profissionais (integrador terceirizado) F1*F Ftr Ajuste ao risco 10% Serviços profissionais (integrador terceirizado) (ajustados ao risco) Gerenciamento de mudanças Práticas adequadas de gerenciamento de mudanças foram fundamentais para garantir a alta adoção entre a força de trabalho da nossa organização composta. Uma empresa terceirizada foi contratada para ajudar elaborar materiais de treinamento, incluindo webinars, ferramentas de elearning e sessões de sala de aula, além de supervisionar comunicações de gerenciamento de mudanças na organização. Em conjunto com chefes de departamento internos e os recursos de transformação do Google, as atividades de gerenciamento de mudanças ajudaram a maximizar o valor da organização composta obtido de sua integração do Google Apps for Work. Em cinco meses, os serviços de gerenciamento de mudanças custaram (consulte a Tabela 8 para saber mais detalhes sobre os custos de gerenciamento de mudanças de terceiros). Os custos de gerenciamento de mudanças podem variar de organização para organização, dependendo da resistência à adoção, orçamentos e outros fatores internos e externos. Para compensar, esse custo foi ajustado ao risco para mais em 20%. O custo ajustado ao risco do gerenciamento de riscos no primeiro ano foi de , ou a cada 100 usuários. Consulte a seção sobre riscos para obter mais detalhes.

17 17 Com uma implementação de tecnologia afetando quase toda a organização, é importante fornecer treinamento adequado. Um benefício do Google Apps for Work é que muitos funcionários já usam o Google Drive, o Gmail e uma combinação de outros aplicativos Google em suas vidas pessoais, reduzindo a curva de aprendizado. No entanto, é importante não presumir que todos saibam usar o Google Apps para maximizar os benefícios que os funcionários obterão de seu uso. Além disso, usar o Google Apps for Work normalmente requer um entendimento diferente dos recursos de aprimoramento da produtividade (como a caixa de entrada prioritária e filtros do Gmail) e dos comportamentos de suporte (ex.: como colaborar no Docs em um ambiente de trabalho, juntamente com funções e níveis diferentes). Na Tabela 9, capturamos o custo associado ao tempo que os funcionários passarão em sala de aula para serem treinados ou fazer os módulos de elearning. Nossa organização composta forneceu 2 horas de treinamento em sala de aula para todos os usuários altamente colaborativos no primeiro ano. No Ano 2, uma hora adicional de tempo de autoaprendizagem foi alocada para metade dos usuários altamente colaborativos, com 1 hora adicional para 10% desses usuários no Ano 3. Para os funcionários menos colaborativos, 1 hora de autotreinamento foi alocada para webinars e acesso às ferramentas de elearning no primeiro ano. Com base em uma remuneração média de 45 por hora, aumentando 3% por ano, isso resultou em custos de treinamento interno em valor presente de (consulte a Tabela 9 para saber os detalhes sobre as horas do funcionário e os custos de treinamento interno). Os custos de treinamento interno podem variar de organização para organização, dependendo da exposição da força de trabalho ao Google Apps antes da implantação e outros fatores externos. Para compensar, esse custo foi ajustado ao risco para mais em 10%. O custo ajustado ao risco do treinamento interno ao longo de três anos foi de , ou a cada 100 usuários. Consulte a seção sobre riscos para obter mais detalhes. TABELA 8 Serviços de gerenciamento de mudanças Ref. Métrica Cálculo Iniciais Ano 1 Ano 2 Ano 3 G1 Meses de gerenciamento de mudanças G2 Custos de gerenciamento de mudanças ao mês Gt Serviços de gerenciamento de mudanças G1*G Ajuste ao risco 20% Serviços de gerenciamento Gtr de mudanças (ajustados ao risco)

18 18 TABELA 9 Custos de treinamento interno Ref. Métrica Cálculo Iniciais Ano 1 Ano 2 Ano 3 H1 Número de funcionários treinados Com base no total de usuários H2 Remuneração por hora por funcionário H3 Horas de treinamento para profissionais altamente colaborativos 1,5 1,0 1,0 H4 Horas de treinamento para profissionais menos colaborativos 1,0 0,0 0,0 H5 Porcentagem de profissionais altamente colaborativos que usam o Google Apps for Work 50% 50% 50% Ht Custos de treinamento interno (H1*H2*H3*H5)+ (H1*H2*H4*(1-H5)) Htr Ajuste ao risco 10% Custos de treinamento interno (ajustados ao risco) Custos totais A Tabela 10 mostra o total de todos os custos, bem como valores presentes associados, descontados em 10%. Em três anos, a organização composta espera que os custos totais somem um valor presente líquido de um pouco mais que 4,2 milhões, ou para cada 100 usuários.

19 19 TABELA 10 Custos totais (ajustados ao risco) Ref. Categoria dos custos Iniciais Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total Etr Ftr Gtr Taxas de licença de software Serviços profissionais (integrador terceirizado) Serviços de gerenciamento de mudanças Valor presente Htr Custos de treinamento interno Custos totais (ajustados ao risco) FLEXIBILIDADE Flexibilidade, conforme definido pela TEI, representa um investimento na capacidade ou habilidade adicional que pode ser transformado em benefício de negócio para um futuro investimento adicional. Isso fornece a uma organização o "direito" ou a habilidade de contratar futuras iniciativas, mas não a obrigação de fazer isso. Existem vários cenários em que um cliente pode escolher implantar o Google Apps for Work e, posteriormente, perceber outros usos e oportunidades de negócio. A flexibilidade também seria quantificada quando avaliada como parte de um projeto específico (descrito em mais detalhes no Apêndice B). O Google Apps Marketplace oferece recursos e funcionalidades adicionais que podem ser integrados ao software Google Apps for Work por uma taxa ou, às vezes, sem custo. Como esses são módulos de software de terceiros criados especificamente para uso com o Google Apps, eles são considerados opções de flexibilidade. Para a finalidade deste estudo, as opções de mercado de aplicativos de terceiros não foram incluídas na avaliação devido à variabilidade de uso entre as empresas entrevistadas. RISCOS A Forrester define dois tipos de risco associados a essa análise: "risco de implementação" e "risco de impacto". O risco de implementação é o risco de um investimento proposto no Google Apps for Work poder desviar dos requisitos originais ou esperados, resultando em custos mais altos que os previstos. Risco de impacto refere-se ao risco que o negócio ou a necessidade de tecnologia que uma organização pode não encontrar investindo no Google Apps for Work, resultando em benefícios abaixo do total geral. Quanto maior a incerteza, maior a abrangência do alcance potencial dos resultados para custos e benefícios estimados.

20 20 TABELA 11 Ajustes ao risco de benefícios e custos Benefícios Ajuste Aumento da eficiência na colaboração 15% Benefício do aumento da mobilidade economia de viagens da gerência 10% Redução dos custos de TI legados 10% Redução dos custos de telefonia 20% Custos Ajuste Serviços profissionais 10% Taxas de gerenciamento de mudanças 20% Custos de treinamento interno 10% A captura quantitativa do risco de implementação e do risco de impacto através do ajuste direto dos resultados das estimativas financeiras fornece estimativas mais precisas e significativas, bem como uma projeção mais precisa do retorno sobre o investimento. Em geral, os riscos afetam os custos aumentando as estimativas originais e afetam os benefícios reduzindo as estimativas originais. Os números ajustados ao risco devem ser considerados como expectativas realistas, já que representam valores esperados que consideram o risco. Os riscos de impacto a seguir que afetam os benefícios são identificados como parte desta análise: Aumento da eficiência na colaboração. Uma variedade de melhorias de colaboração foram identificadas, juntamente com o risco na adoção de recursos de colaboração, levando a um ajuste ao risco de 15%. Benefício do aumento da mobilidade economia de viagens da gerência. A variabilidade em demandas de viagens da gerência de uma organização resultou em um ajuste ao risco de 10%. Redução dos custos de TI legados. O tamanho de infraestrutura atual de e armazenamento da organização pode variar, o que leva a um ajuste ao risco de 10%. Economia de serviços de telefonia legados. Dependendo do ciclo de substituição de telefones e das demandas de conferência de uma organização, uma ampla variedade de economias pode ser obtida. Um ajuste ao risco de 20% foi aplicado à conta para essa variedade de resultados potenciais. Os riscos de implementação a seguir que afetam os custos são identificados como parte desta análise: Serviços profissionais. Algumas organizações podem ter tempos de implementação mais longos ou custos mais elevados, dependendo da complexidade da integração e de fornecedores terceirizados específicos. Um ajuste ao risco de 10% foi aplicado à conta para essas variáveis. Gerenciamento de mudanças. Os custos dependem muito da cultura de uma organização em relação a mudanças e da vontade de adotar um novo software e melhores práticas. Um ajuste ao risco de 20% foi aplicado às taxas de gerenciamento de mudanças. Custos de treinamento interno. Um ajuste ao risco de 10% foi aplicado com base na curva de aprendizado de cada força de trabalho única.

21 21 A organização composta identificou riscos relacionados à substituição das soluções de software atuais que não foram incluídas nos benefícios deste caso de negócios. Essas soluções incluem: licenças anteriores de programas de redação e planilhas, serviços de backup e recuperação de desastres, um gerenciador de auditoria de compartilhamento de arquivos e segurança de documentos confidenciais. Algumas organizações entrevistadas arcaram com custos adicionais além de suas soluções incrementais anteriores de software de terceiros. Esses custos não foram incluídos no caso de negócios, uma vez que nem todas as organizações demonstraram essa necessidade. A Tabela 11 mostra os valores usados para ajustar as estimativas de custo e benefício com os riscos e incertezas para a organização composta. Os leitores são estimulados a aplicarem suas próprias variações de risco com base no próprio grau de confiança nas estimativas de custos e benefícios. Resumo financeiro Os resultados financeiros calculados nas seções Benefícios e Custos podem ser usados para determinar o retorno do investimento em potencial, o VPL e o período de retorno para o investimento da organização composta no Google Apps for Work. A Tabela 12, abaixo, mostra os valores de risco ajustado de retorno do investimento em potencial, VPL e períodos de retorno. Esses valores são determinados pela aplicação dos valores de ajuste ao risco da Tabela 11, na seção Riscos, aos resultados não ajustadas em seção de custos e benefícios relevante. FIGURA 3 Gráfico de fluxo de caixa (ajustado ao risco) Fluxos de caixa $20,000, $15,000, Análise financeira (ajustada ao risco) $10,000, $5,000, $00 ( ($5,000,000) ) Iniciais Initial Year Ano 1 Year Ano 2 Year Ano 3 Custos Total costs totais Total de benefits benefícios Total Cumulative cumulativo total TABELA 12 Fluxo de caixa (ajustado ao risco) Resumo Iniciais Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total ( ( ( ( ( Custos totais ) ) ) ) ) Total de benefícios ( Total ) Valor presente ( ) ROI 304% Período de retorno (em meses) um mês

22 22 Google Apps For Work: visão geral As informações a seguir são fornecidas pela Google. A Forrester não validou nenhuma declaração e não endossa a Google ou suas ofertas. O Google Apps for Work é um conjunto de aplicativos que inclui Gmail, Google Drive (armazenamento e compartilhamento de arquivos), Hangouts (reuniões e bate-papo com vídeo), Docs, Sheets, Slides, Forms, Calendar e Sites, além de controles administrativos desenvolvidos especificamente para uso em empresas. Os aplicativos do Google funcionam em navegadores da Web sem qualquer software adicional para instalar, bem como nativamente no iphone, ipad e telefones e tablets Android. A Google também gerencia a infraestrutura de back-end em seus data centers escaláveis, confiáveis e seguros. Por isso, os clientes não precisam comprar, configurar, corrigir ou atualizar servidores ao longo do tempo. O GOOGLE APPS FOR WORK INCLUI: O Gmail fornece comercial, incluindo filtragem avançada de spam, pesquisa instantânea de mensagens, texto integrado, bate-papo de voz e vídeo com várias pessoas e outras melhorias de produtividade, como a Caixa de entrada prioritária. É possível acessar o Gmail em qualquer dispositivo móvel por um aplicativo de padrão e tem aplicativos móveis dedicados para ios e Android. O Google Drive é um serviço de sincronização e compartilhamento de arquivos que permite que os funcionários acessem a versão mais recente de seu trabalho em qualquer lugar, em qualquer dispositivo, incluindo smartphones e tablets. Com o Drive, os funcionários podem armazenar qualquer arquivo de até 5 TB e visualizar instantaneamente formatos comuns, incluindo documentos, PDFs, imagens e até mesmo vídeos em HD direto de seu navegador ou dispositivo móvel. As equipes podem compartilhar arquivos ou pastas inteiras, e com permissões de arquivo granulares, é simples controlar quem pode ver, comentar sobre ou editar cada arquivo. O Google Drive está disponível com armazenamento ilimitado e tem aplicativos móveis dedicados para ios e Android, bem como aplicativos para sincronizar arquivos de computadores Windows e Mac. O Google Hangouts é um serviço de videoconferência online que permite que até 15 pessoas se conectem em HD a partir de seus notebooks, tablets, telefones ou salas de conferência. O Hangouts inclui compartilhamento de tela para melhorar a colaboração, bem como chamadas de voz e mensagens instantâneas para conversas rápidas. O Google Hangouts tem aplicativos móveis dedicados para ios e Android. O Google Docs traz colaboração em tempo real para documentos, para que as equipes possam trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo e concluir projetos mais rapidamente. O Google Docs aceita imagens, tabelas, equações, desenhos, links e muito mais. Os comentários sociais permitem uma rápida reunião de feedback e aprovações das pessoas certas. Com o Google Docs, os funcionários podem editar documentos criados em outro software de processamento de texto ou converter formatos de documento populares, como.doc,.docx e.rtf no Google Docs para ativar funções de colaboração. O Google Docs funciona com ou sem conexão com a Internet e tem aplicativos móveis dedicados para ios e Android. O Google Sheets é um editor de planilhas avançado que permite que os funcionários colaborem em planilhas ao mesmo tempo. O Google Sheets aceita ferramentas como fórmulas avançadas, gráficos inseridos, filtros e tabelas dinâmicas para obter novas perspectivas sobre os dados. O Sheets permite que os funcionários compartilhem listas, gerenciem projetos, analisem dados ou acompanhem resultados juntos. Com o Google Sheets, os funcionários podem editar planilhas criadas em outro software de planilha ou converter formatos de planilha populares, como.xls,.xlsx e.csv no Google Sheets para ativar funções de colaboração. O Google Sheets funciona com ou sem conexão com a Internet e tem aplicativos móveis dedicados para ios e Android.