REPÚBLICA DA GUINÉ EQUATORIAL. Ministério dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional e da Francofonia. Malabo Guiné Equatorial

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1 REPÚBLICA DA GUINÉ EQUATORIAL Ministério dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional e da Francofonia Malabo Guiné Equatorial GUIÃO DE INFORMAÇÃO SOBRE: 17ª Sessão Ordinária da Conferência dos Chefes de Estado e de Governo 30 de Junho a 1 de Julho de ª Sessão Ordinária do Conselho Executivo da União Africana de Junho de ª Sessão do Comité dos Representantes Permanentes de Junho de 2011

2 Sumário 1. Introdução 2 2. Contacto de informações 2 3. Comissão de acolhimento e do protocolo 2 4. Registo 3 5. Reserva de hotel 3 6. Coordenação dos transportes 3 7. Laissez-passer para viaturas 4 8. Segurança e armas de fogo 4 9. Membros e material dos órgãos de comunicação social Crachás Aviões presidenciais e privados Formalidades de vistos Processo de chagada na cerimónia e procedimentos Chegada e cerimónia de boas-vindas à Cimeira Partida do Centro de Conferências Cerimónias Oficiais Partida de Malabo 10 Anexo V Formulário para Crachás de segurança 11 Anexo I Formulário de acesso para as viaturas 12 Anexo II Formulário de registo de armas de fogo 14 Anexo III Formulário de acreditação da imprensa 15 Anexo IV Formulário para material da imprensa 17 1

3 1. INTRODUÇÃO A informação apresentada neste documento é dirigida aos participantes à 17ª Sessão Ordinária da Conferência da União Africana, à 19ª Sessão Ordinária do Conselho Executivo e à 22ª Sessão do Comité dos Representantes Permanentes (CRP). 2. CONTACTO DE INFORMAÇÕES Os serviços relativos à preparação, coordenação dos trabalhos assim como ao acompanhamento da implementação adequada do protocolo e de quaisquer informações serão assegurados pelo COMITÉ NACIONAL RESPONSÁVEL PELA DIRECÇÃO E COORDENAÇÃO DA 17ª SESSÃO ORDINÁRIA DA CONFERÊNCIA DA UNIÃO AFRICANA. Para facilitar ao máximo as actividades preparatórias deste importante evento, é aconselhável que todos os Estados-membros participantes e as suas Missões Diplomáticas entrem em contacto com os serviços mencionados anteriormente, através dos números de telefone, telefax e correio electrónico que seguem: SECRETARIADO DO BUREAU NATIONAL DE ORGANIZAÇÃO Pessoas a contactar: S.E. Santiago NZOBEYA EFUMAN Telefone Senhor Simeón OYONO ESONO Telefone Telefax ; oyonoesono10@yahoo.es Senhor Jovino ONA NSUE Telefone jovinona@yahoo.ca 3. COMISSÃO DE ACOLHIMENTO E DE PROTOCOLO Um comité de honra, constituído pelos membros do Governo, assistirá à cerimónia de boas-vindas dos Chefes de Estado e de Governo. Um Oficial de Protocolo será designado para cada delegação. O Oficial de Protocolo servirá de elo de ligação entre a delegação e o Secretariado. O Oficial de Protocolo ficará com a respectiva delegação até a sua partida da Guiné Equatorial. A lista dos oficiais de protocolo designados para cada delegação será distribuída muito em breve. 2

4 4. REGISTO O Secretariado do Comité de Organização deverá dispor de listas oficiais das delegações de cada Estado-membro antes de 15 de Maio de 2011, a fim de realizar os preparativos necessários sobre as características, reservas de hotel, transporte e todos os outros elementos conexos. É conveniente indicar a todos os Estados-membros da União Africana a necessidade de apresentarem as listas dos membros das suas delegações ao Secretariado antes da data acima mencionada. 5. RESERVA DE HOTEL As reservas de hotel para as delegações poderão ser feitas através do Secretariado do Comité de Organização, tendo em conta que a maioria dos quartos disponíveis estarão sob o controlo deste Comité. O Secretariado terá à sua disposição os quartos reservados para cada Estadomembro nos melhores hotéis, tal como se indica: Para os Chefes de Estado e de Governo: Uma vivenda presidencial em Sipopo. Para os outros chefes de delegação (excepto dos Chefes de Estado): Uma suite em hotel, mais dois quartos adicionais. Um quarto para o Ministro dos Negócios Estrangeiros, mais 10 quartos em diferentes hotéis de Malabo para cada delegação. É aconselhável que as delegações negoceiem por si próprias os quartos nos diferentes hotéis ou nos apartamentos privados para os outros membros das respectivas comitivas. O Governo da República da Guiné Equatorial assume o aluguer das vivendas presidenciais de Sipopo para os Chefes de Estado e de Governo, dos quartos para os Chefes de Delegação dos Estados-membros durante a Cimeira assim como do quarto do Ministro dos Negócios Estrangeiros. As despesas de alojamento dos outros membros serão suportadas pelas respectivas delegações. 6. COORDENAÇÃO DOS TRANSPORTES O Governo da República da Guiné Equatorial vai pôr à disposição dos participantes à Cimeira viaturas da seguinte maneira: 3

5 a) Para os Chefes de Estado e de Governo: 1 viatura da polícia 1 viatura protocolar 2 Mercedes Benz (VIP e reserva) 1 viatura de segurança Motorizadas para escolta 1 viatura para a bagagem. b) Delegação Ministerial: 1 viatura para o Ministro dos Negócios Estrangeiros. c) Para outros Chefes de Delegação: 1 Mercedes Benz d) Para as Primeiras Damas: 1 Mercedes Benz Um programa especial para as Primeiras Damas será elaborado durante a Conferência. e) Para as outras delegações: Os autocarros irão transportar os membros das outras delegações desde o aeroporto até os locais de alojamento. As missões ou delegações que vão alugar viaturas adicionais para este evento deverão comunicar o facto e fazer o registo das matrículas das viaturas assim como os nomes dos condutores junto do Secretariado antes de 31 de Maio de LAISSEZ-PASSER PARA VIATURAS Todas as viaturas que terão acesso aos locais emblemáticos, tais como o Centro de Conferências, os hotéis, os palácios, etc. deverão possuir um laissez-passer. Cada missão terá 10 laissez-passer para as suas viaturas. Este número não inclui as viaturas oficiais que o Governo da Guiné Equatorial irá fornecer. Recomenda-se a cada delegação para fornecer as matrículas bem como os nomes e os endereços dos motoristas ao Secretariado antes de 31 de Maio de SEGURANÇA E ARMAS DE FOGO O Governo da Guiné Equatorial tomará todas as medidas de segurança necessárias durante a Cimeira, as reuniões ministeriais e a sessão do Comité dos Representantes Permanentes. A fim de facilitar a entrada dos agentes de segurança portadores de armas que acompanham os Chefes de Estado e de Governo e os Ministros, os seus nomes e apelidos deverão ser notificados ao Secretariado do Comité de Organização. De 4

6 igual modo, é necessário fornecer informações detalhadas sobre as características das armas de fogo e os equipamentos de comunicação que vão trazer. É convenientes realçar que cada agente de segurança tem o direito de trazer uma arma e cada país está autorizado a entrar na Guiné Equatorial com apenas cinco armas pequenas. Todas as armas de fogo que serão trazidas à Guiné Equatorial deverão ter uma autorização prévia na chagada da delegação. Solicita-se a cada delegação para preencher os formulários de autorização de porte de armas para os seus agentes de segurança, devendo incluir as seguintes informações: Nome e apelido do portador da arma de fogo; Tipo e modelo da arma de fogo; Número de série da arma de fogo; Calibre e quantidade de munições Por outro lado, os equipamentos de comunicação a serem utilizados pelos agentes de segurança devem ter uma autorização antes da sua entrada na Guiné Equatorial. Observação: Apenas um agente de segurança armado será autorizado a acompanhar o Chefe de Estado e de Governo em todas as cerimónias oficiais. O nome e o apelido do referido agente deverão ser comunicado ao Secretariado do Comité de Organização via fax/ antes de 31 de Maio de Pessoa a contactar: Segurança Presidencial/Segurança Nacional Senhor Bonifácio EDU OVONO (SP) Senhor Antero NGUEMA ONDO (PN) Telefone: Telefax: oyonoesono10@yahoo.es jovinona@yahoo.ca Em Anexo II o formulário para as armas de fogo. 9. MEMBROS E MATERIAIS DOS ÓRGÃOS DE COMUNICAÇÃO SOCIAL Os membros dos órgãos de comunicação social internacionais são bem-vindos para fazer a cobertura da 17ª Sessão Ordinária da Conferência dos Chefes de Estado e 5

7 de Governo, da 19ª Sessão Ordinária do Conselho Executivo e da 22ª Sessão do Comité dos Representantes Permanentes. Com o objectivo de facilitar a entrada e as actividades dos órgãos de comunicação social, é preciso que os membros solicitem uma autorização no endereço que se segue, antes de 31 de Maio de 2011: Secretariado do Comité de Organização: Pessoas a contactar: S.E. Frederico ABAGA ONDO Telefone: Telefax: oyonoesono10@yahoo.es jovinona@yahoo.ca Senhora Reina NGOMO AVOMO Telefone: Telefax: oyonoesono10@yahoo.es jovinona@yahoo.ca Os membros dos órgãos de comunicação social da União Africana deverão também ser registados. Recomenda-se aos membros dos órgãos de comunicação social da União Africana a contactarem o Departamento de comunicação social no seguinte endereço: Departamento de Imprensa e informação Comissão da União Africana Pessoa a contactar: Senhora Khellaf Nedjat C.P: 3243 Telefone: Ext. 250/ Roaming: Fax: nadjetlam@yahoo.fr/ khellafn@africa-union.org Em Anexo III o formulário de acreditação para a imprensa. Em Anexo IV o formulário para o material da imprensa. 10. CRACHÁS Todos os Chefes de Estado e de Governo, os Chefes de Delegação assim como as Primeiras Damas terão um crachá especial em ouro (banhado) que lhes permitirá o acesso a todos os locais e a todas as cerimónias. 6

8 Os Ministros dos Negócios Estrangeiros terão um crachá em prata (banhado). Os outros Ministros terão um crachá ministerial especial. Os delegados terão os respectivos crachás, devendo lhes permitir o acesso aos locais e aos eventos importantes. Os agentes de segurança terão os respectivos crachás que lhes permitirão o acesso às zonas do Centro de Conferências e aos hotéis. Os membros de Comunicação social terão crachás que lhes darão acesso a zonas autorizadas para a imprensa. Os outros membros das delegações terão crachás de diferentes categorias. O pessoal de apoio da Guiné Equatorial (protocolo, hospedeiras, guias, empregados domésticos, condutores, segurança, etc.) terá o seu próprio crachá de identificação. Todos os participantes deverão sempre trazer o crachá que lhes for atribuído durante a Cimeira. O crachá não é transmissível entre duas pessoas. O local de acreditação e distribuição de crachás será alternativamente o Centro de Conferências de Baney e/ou o Centro de Conferências de Banapa (Malabo). Pessoa a contactar: S.E. Armando DOUGAN CHAMPION Telefone : Telefax: kidoski@yahoo.com Os membros das delegações deverão preencher os formulários em função das suas categorias e dos respectivos serviços. Em Anexo I o formulário para os crachás. 11. AVIÕES PRESIDENCIAIS E PRIVADOS Os aviões presidenciais e privados que transportam os delegados para a 17ª Sessão Ordinária da Conferência e a 19ª Sessão Ordinária do Conselho Executivo da União Africana vão aterrar no Aeroporto Internacional de Malabo. Para obter a autorização de sobrevoo e aterragem, é preciso fornecer as seguintes informações: 7

9 a) Nome do avião; b) Tipo de avião; c) Pontos de entrada e de saída na Guiné Equatorial; d) Código de chamada; e) Data e hora de chegada e de partida. Estas informações poderão ser transmitidas ao Secretariado, através do telefax ou ou ainda serem encaminhadas para o Gabinete do Secretariado do Ministério dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional e da Francofonia, antes de 31 de Maio de FORMALIDADES DE VISTOS As delegações oficiais e os peritos detentores de passaportes diplomáticos, oficiais e de serviço dos Estados-membros onde a Guiné Equatorial não possui uma representação diplomática ou consular têm o direito de obter o visto à sua chegada no aeroporto de Malabo, desde que tenham enviado previamente as listas oficiais das respectivas delegações. Para os representantes oficiais e os peritos munidos de passaportes das Nações Unidas e da União Africana, em viagem para a Guiné Equatorial para participar na Cimeira, ser-lhes-á emitido um visto na chegada, mediante a apresentação da respectiva carta convite oficial ou cujos nomes constam na lista oficial da delegação da União Africana. As delegações provenientes de países onde a Guiné Equatorial tem uma missão diplomática ou consular deverão formalizar previamente os seus pedidos de vistos. 13. CHEGADA NA CERIMÓNIA E PROCEDIMENTOS A. Chefes de Estado e de Governo Na chagada de um avião a bordo do qual viaja um Chefe de Estado ou de Governo, o Oficial de Protocolo e o Embaixador desse país, se for necessário, vão entrar no avião para convidar o Chefe de Estado ou de Governo para descer do avião. Ao descer do avião, o Chefe de Estado ou de Governo será recebido por um cortejo de honra designado pelo Governo da Guiné Equatorial. Uma coroa de flores será oferecida ao Chefe de Estado e à Primeira Dama, se for necessário. O Chefe de Estado ou de Governo será acompanhado por um cotejo de honra na sua passagem sobre o tapete vermelho até ao pódio cerimonial onde será entoado o hino da União Africana. 8

10 Os outros membros, colocados ao longo do tapete vermelho, serão apresentados ao Chefe de Estado ou de Governo pelo Director de Protocolo, acompanhado pelos funcionários da União Africana. O Chefe de Estado ou de Governo passará em vista um corredor militar de honra até entrar na viatura oficial que o levará para a sua residência oficial na caravana correspondente. B. Ministros estrangeiros À chegada dos Ministros estrangeiros, em voo privado ou comercial, serão recebidos por Oficiais de Protocolo da Guiné Equatorial. O Ministro convidado será acompanhado até a Sala VIP para um breve repouso. Ser-lhe-ão servidos refrigerantes. O Ministro será acompanhado até a viatura oficial que o levará ao seu hotel. C. Outros Participantes Todos os outros participantes e delegados serão recebidos por Oficiais de Protocolo do Ministério dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional e da Francofonia da República da Guiné Equatorial e por Funcionários da União Africana. 14. CHEGADA E CERIMÓNIA DE BOAS-VINDAS NOS LOCAIS DA CIMEIRA a) A 30 de Junho de 2011, na chegada dos Chefes de Estado e de Governo no local da Cimeira, estes serão recebidos por S.E. Jean PING, Presidente da Comissão da União Africana, bem como por outros Funcionários da UA. b) Os Chefes de Estado e de Governo serão acompanhados até a sala de espera e, em seguida, serão recebidos por S.E. OBIANG NGUEMA MBASODO, Presidente da República da Guiné Equatorial e Presidente em exercício da União Africana. c) Antes da sua entrada na Sala de Conferências, cada Chefe de Estado, de Governo ou Chefe de Delegação vai plantar uma árvore num local designado para o efeito. 15. PARTIDA DOS LOCAIS DA CIMEIRA No final de cada sessão da Cimeira, os Chefes de Estado e de Governo passarão para a sala de espera, para um breve repouso, a fim de se organizar a sua partida. 9

11 16. CERIMÓNIAS OFICIAIS Banquetes Um banquete será oferecido por S.E. OBIANG NGUEMA MBASOGO, Presidente da República da Guiné Equatorial, a 30 de Junho de 2011, num local devidamente autorizado para o efeito, nos arredores da Sala de Conferências de Sipopo, mediante apresentação de convite oficial. NB: Apenas será autorizada a entrada de um agente de segurança que acompanha o Chefe de Estado ou de Governo para o almoço ou para o banquete oficial. Recepções O Ministro dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional e da Francofonia da República da Guiné Equatorial organizará, em honra dos participantes à 19ª Sessão Ordinária do Conselho Executivo da União Africana, uma recepção na tarde de 26 de Junho de 2011, no Hotel Sipopo. Uma recepção será igualmente organizada a 23 de Junho de 2011, para os membros do Comité dos Representantes Permanentes. 17. PARTIDA DA REPÚBLICA DA GUINÉ EQUATORIAL Na partida dos Chefes de Estado e de Governo das respectivas vivendas oficiais para o aeroporto, estes serão recebidos por um cortejo de honra na entrada da Sala VIP do aeroporto. Os Chefes de Estado e de Governo terão um breve repouso na Sala VIP. Ser-lhesão servido refrigerantes. Depois do seu breve repouso da Sala, os Chefes de Estado e de Governo serão encaminhados para o tapete vermelho, fazendo honras militares enquanto se dirigem para o embarque nos respectivos aviões presidenciais. Os Chefes de Estado e/ou de Governo serão acompanhados por um cortejo de honra. Entrada no avião. A partida dos outros membros de delegação será organizada obedecendo às mesmas formalidades de chegada. Fim da Cimeira 10

12 ANEXO I FORMULÁRIO PARA OS CRACHÁS DE SEGURANÇA PARA 17ª SESSÃO ORDINÁRIA DA CONFERÊNCIA DA UNIÃO AFRICANA PREENCHER COM MAIÚSCULAS (a anexar à Nota Verbal) Apelido: Nome: Número de DNI/Passaporte: País/Organismo: Assinatura do Titular: Categoria do Crachá: 1. Ministro 2. Delegado 3. Segurança armada 4. Segurança armada 5. Segurança não armada 6. Protocolo 7. Convidado Especial 8. Primeira-dama 9. Comissão da União Africana 10. Comité Nacional 11. Ajudante de Campo 12. Observador 13. Imprensa 14. Condutor 15. Condutor de Segurança 16. Segurança EOD Verificado por:. Assinatura:. Data: Tirar fotografia:

13 ANEXO II FORMULÁRIO PARA LAISSESZ-PASSER DE SEGURANÇA PARA VIATURAS DA 17ª SESSÃO ORDINÁRIA DA CONFERÊNCIA DA UNIÃO AFRICANA DE JUNHO DE 2011 (a anexar à Nota Verbal) País ou Organismo: I. VIATURAS PROPRIEDADE DE UMA EMBAIXADA OU DE UM ORGANISMO Número de telefone de Embaixada/Organismo: Nº: Modelo e marca da viatura: Matrícula da viatura: Nome e apelido do condutor: Número da carta de condução: Data de emissão: Data de expiração: Número de telefone do condutor: 12

14 II. VIATURAS DE ALUGUER Nome da empresa/particular: Número de telefone: Nº: Modelo e marca da viatura: Matrícula da viatura: Nome e apelido do condutor: Número da carta de condução: Número de telefone do condutor: Data de emissão: Data de expiração: 13

15 ANEXO III FORMULÁRIO PARA O REGISTO DE ARMAS DE FOGO 17ª SESSÃO ORDINÁRIA DA CONFERÊNCIA DOS CHEFES DE ESTADO E DE GOVERNO E 19ª SESSÃO DO CONSELHO EXECUTIVO DA UNIÃO AFRICANA (24 30 DE JUNHO DE 2011) Apelido: Nome: Nacionalidade: Sexo: Título do Posto: Nº de Passaporte: Tipo de Arma: Fabricante: Modelo e Calibre: Número de Série: Número de Munições: Equipamento Especial: Assinatura: 14

16 ANEXO IV FORMULÁRIO PARA ACREDITAÇÃO DA IMPRENSA 17ª SESSÃO ORDINÁRIA DA CONFERÊNCIA DOS CHEFES DE ESTADOE DE GOVERNO E 19ª SESSÃO DO CONSELHO EXECUTIVO DA UNIÃO AFRICANA (24 30 DE JUNHO DE 2011) Apelido (Sr. /Sr.ª): Nome(s): Nacionalidade: Sexo: Órgão de Imprensa: Nº de Passaporte: Nº de Identificação Profissional: Trabalhos ou actividades a efectuar em Malabo Jornalista Camaraman Fotógrafo Técnico Outras Áreas 15

17 Endereço de contacto: Telefones: Telefax: Data e hora de chegada: Nº de voo: Assinatura: Data: 16

18 ANEXO V FORMULÁRIO PARA MATERIAL DE IMPRENSA 17ª SESSÃO ORDINÁRIA DA CONFERÊNCIA DOS CHEFES DE ESTADOE DE GOVERNO E 19ª SESSÃO DO CONSELHO EXECUTIVO DA UNIÃO AFRICANA (24 30 DE JUNHO DE 2011) Lista de material para (Sr. / Sr.ª) e outro (favor de especificar) Nome da agência/canal: Nº Tipo de Material Nº de Série Preço em $EU 17