PCCRBE 1 - Manual de procedimentos técnicos para a criação de catálogos colectivos

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1 PCCRBE 1 - Manual de procedimentos técnicos para a criação de catálogos colectivos 1. Introdução O objectivo deste documento é a criação de um memorando que sirva de apoio à instalação e manutenção do catálogo colectivo de bibliotecas apoiado pela Rede de Bibliotecas Escolares. Deve salientar-se que, após uma primeira fase, onde terá de existir sempre uma colaboração estreita entre a(s) entidade(s) que se encarregarão da gestão da rede de bibliotecas que suportam o catálogo colectivo e o grupo de trabalho encarregado pela RBE 2 para esta missão, é desejável que aquelas entidades sejam capazes de assumir plenamente a condução do processo, adquirindo a autonomia técnica necessária. Assim, o presente documento tentará fazer referência a todos os aspectos considerados essenciais para garantir que as entidades gestoras das redes responsáveis pelos catálogos colectivos possam apropriar-se dos elementos técnicos fundamentais, garantindo através de um ou mais responsáveis pela administração do sistema o seu regular funcionamento. 2. Catálogo colectivo A colocação on-line do catálogo colectivo prende-se, entre outros, com os três objectivos seguintes: primeiro, permitir a qualquer utilizador saber a localização do documento, tornado possível o acesso a este, por meio do empréstimo directo ou do empréstimo interbibliotecas, segundo, possibilitar a exploração pedagógica do catálogo e terceiro, contribuir para a gestão adequada das colecções. O catálogo colectivo assenta numa metodologia de fusão de registos bibliográficos idênticos, ressalvando apenas a individualidade topológica de cada documento expressa pelo campo 966 (Cota) de cada escola. 1 Programa para a Criação de Catálogos Concelhios da Rede de Bibliotecas Escolares. 2 Rede de Bibliotecas Escolares 1

2 No catálogo colectivo entende-se por cota a indicação de todos os elementos que permitam ao utilizador saber onde está o documento: nome da Escola e outras informações úteis, posição na estante. A unidade básica de uma rede de catálogos é o catálogo da biblioteca de cada escola. No caso do Agrupamento entende-se por biblioteca escolar o conjunto das colecções de todas as unidades escolares que o constituem. Cada escola ou agrupamento de escolas terá então de disponibilizar o seu catálogo individual em formato ISO Para isso, recorrerá ao utilitário de exportação de ficheiros que o software de catalogação dispõe. Veremos mais adiante como é que as escolas enviam esse ficheiro para o servidor e como é que o processo de fusão ocorre automaticamente Alojamento Sendo necessário definir um local de alojamento do catálogo colectivo, a opção deve ser um servidor próprio, por razões de controlo do sistema. Não havendo alternativa, poderá optar-se por um servidor alugado, desde que o fornecedor satisfaça os requisitos de qualidade e fiabilidade do serviço e que disponha de equipamento e software capazes de garantir o funcionamento de todos os componentes a instalar Requisitos do servidor Software de sistema: Windows Server + IIS 5.0 ou sup. Espaço em disco: cerca de 40Mb ( sem as bases de dados) Configuração do serviço WWW Criação da pasta virtual que aponta para o endereço físico que é a raiz das directorias da aplicação. Se, por exemplo, o URL do site for determinado por do servidor>/rbl, então o nome da pasta virtual a criar deverá ser rbl. 2

3 É necessário definir o caminho físico da aplicação. Faça-o como indica a figura seguinte: 3

4 Devem manter-se as permissões definidas por defeito. A operação será concluída depois de pressionar o botão Seguinte. Concluída a criação do directório virtual anterior, crie uma segunda pasta virtual, obrigatoriamente denominada cgi. 4

5 Aponte para o endereço físico da directoria com o mesmo nome, por debaixo do directório raiz da aplicação. Tome nota que, em virtude de esta pasta incluir o ficheiro CGI que extrai a informação das bases de dados, deverá definir a permissão de execução de scripts. 5

6 Software de aplicação Software de Aplicação: Interface de utilizador (Html,Asp e JavaScript) versão 3 do software WWWIsis, concebido especialmente para servir de interface entre bases de dados MicroISIS e servidores Web, via CGI (Common GatewayInterface) UNESCO, software livre. O software é fornecido como um conjunto de interfaces e aplicações parametrizados para a utilização num dado projecto de rede de bibliotecas. A utilização do conjunto de ferramentas e interfaces fornecidos pode ser usada e adaptada, desde que isso seja feito apenas no âmbito do projecto de criação de catálogos colectivos da Rede de Bibliotecas Escolares PCCRBE - ou com a autorização expressa dos autores Instalação da aplicação A aplicação que, em princípio, será instalada por FTP apresentará a seguinte estrutura: Este é o conjunto de interfaces e ferramentas que estabelece a plataforma para o catálogo colectivo e será previamente parametrizado de acordo com a situação que se apresente. O espaço em disco ocupado pelo conjunto, como já se disse, não 6

7 excede os 40Mb, sem contar com as bases de dados. De facto, são estas que podem exigir algum espaço em disco, dependendo do número de unidades documentais envolvidas Instalação de componentes e serviços Para além do serviço IIS necessitar de ser activado e de garantir a execução de páginas ASP, é igualmente necessário ter instalados outros componentes: 1) cdonts.dll ; suporte técnico em 2) aspsmartupload.dll; aspsmartuploadutil.dll ; biblioteca de funções para Upload de ficheiros; Notas importantes: 1. Estes componentes de software estão disponíveis na pasta Outros, integrados no ficheiro componentes.zip. Nessa mesma pasta existe o utilitário test_comp.asp que pode ser usado, quer para verificar se já existe uma instalação prévia no servidor dos componentes acima citados, quer para realizar uma verificação após a sua instalação e registo. No caso de ter de instalar os componentes, terá de os colocar na pasta system32 e de os registar um a um: Ex. Iniciar -> Executar -> Regsvr32 CDONTS.dll -> OK. Se o registo for bem sucedido, em princípio todas as funcionalidades da aplicação estarão disponíveis. 3. A biblioteca de funções cdonts.dll requer a instalação do serviço de SMTP no servidor. ( suporte técnico em O endereço interno do servidor de SMTP vai ser usado pela aplicação para encaminhar as mensagens de correio através dele. 4. Para que se possam realizar algumas tarefas de manutenção torna-se necessário definir, pelo menos durante certos períodos, o acesso FTP ao administrador do sistema. Faz-se notar, no entanto, que a aplicação executa as rotinas de manutenção do serviço, sendo justificada a necessidade do acesso FTP apenas para garantir ao 7

8 administrador do sistema a capacidade de resolver situações excepcionais que a aplicação não prevê. 5. Uma das rotinas de actualização do catálogo que vai ser agendada no servidor necessita da.net Framework 2.0. É necessário proceder à sua instalação, caso esta não se encontre já no servidor Definir a localização da base de dados Na pasta cgi encontra-se um ficheiro de configuração, designado por dbdef.cip que indica da localização da base de dados. Se por alguma razão, houver necessidade de mudar o local das bases de dados, o ficheiro deverá ser modificado para reflectir a nova localização Permissões Em virtude da criação de bases de dados, upload de ficheiros, criação de ficheiros temporários, etc, existem pastas que necessitam de ter permissões de escrita. Sugere-se pois a definição de permissões de escrita para a generalidade das pastas, ficando reservada a definição das permissões a nível de cada um dos ficheiros, conforme for mais conveniente Outras configurações O funcionamento do sistema depende do carregamento remoto(upload) de ficheiros. Contudo, o servidor pode ter definido um tamanho máximo para upload de ficheiros demasiado baixo. Ao tentar carregar um ficheiro com uma quantidade de dados maiores que o valor de da propriedade "AspMaxRequestEntityAllowed" definida no "IIS metabase" 8

9 ("%windir%\system32\inetsrv\metabase.xml"), dá erro. O valor padrão desta propriedade é de 200 Kb. Para alterar este valor, deve proceder-se como segue: 1) No prompt de comandos mudar para a pasta: c:\inetpub\adminscripts 2) Digitar o comando: cscript adsutil.vbs SET w3svc/aspmaxrequestentityallowed " " Nota: o valor entre aspas corresponde a 1GB. 3) Reiniciar o IIS utilizando o comando: iisrestart Em alternativa também se pode editar o ficheiro ("%windir%\system32\inetsrv\metabase.xml") directamente e proceder à alteração. ver: Acesso ao serviço Poderá testar o funcionamento da aplicação, escrevendo no seu browser: do servidor/nome do site ou do servidor/nome do site/default.asp 2.2. Manutenção Como atrás foi dito, a actualização do catálogo colectivo depende da execução no servidor de um conjunto de rotinas que processam a fusão dos catálogos das escolas. Essas rotinas estão encarregadas de, validar os ficheiros ISO 2709, proceder à detecção de duplicados, efectuar a conversão de caracteres, etc. Dado que este processo tem que ser agendado no servidor, é necessário definir a periodicidade com que o sistema tem de efectuar esse conjunto de processos. A experiência diz que no início é talvez conveniente definir uma actualização diária, enquanto que mais tarde bastará apenas realizar essa actualização seja feita uma vez por semana. O ficheiro (.bat) responsável por essas tarefas está localizado na pasta work. 9

10 Este ficheiro de comandos deve ser programado na agenda de tarefas do Windows, para correr de preferência no período nocturno. Dependendo do número de bases de dados e da sua dimensão, o processo pode demorar algum tempo (1 a 3 horas). O processamento automático abrange o tratamento dos ficheiros ISO 2709, seguindo-se a fusão dos registos no catálogo colectivo e a produção simultânea das bases individuais. Entretanto é gerado um ficheiro log para que seja possível a posterior verificação e controlo das operações. As bases de dados criadas a partir dos ficheiros no formato ISO 2709 são geradas na pasta basestemp e, caso os processos decorram normalmente, vão no final sobrepor-se às bases em produção localizadas na pasta bases. Chama-se novamente a atenção para o facto de ser necessário que o servidor possua instalada a.net Framework 2.0 para garantir a execução de algumas rotinas de actualização do catálogos colectivo Administração remota A aplicação garante a comunicação dos coordenadores de biblioteca com o sistema através de um módulo de administração que, após a autenticação do utilizador, permite o acesso a um conjunto de opções inacessíveis ao utilizador comum. Assim, na página principal, o coordenador de biblioteca que, depois de reconhecido pelo sistema, entre na área reservada, terá duas opções à escolha: a visualização do seu catálogo individualizado; enviar para o servidor os ficheiros em formato ISO 2709 para processamento. 10

11 A estas opções acrescenta-se ainda a possibilidade de só os coordenadores de biblioteca poderem activar o empréstimo interbibliotecas (E.I.B.) quando forem reconhecidos pelo sistema. O perfil das entidades é definido na base de dados users localizada na pasta bases. 3. Conclusão A aplicação ora disponibilizada constitui o núcleo fundamental de software para a produção de um catálogo colectivo. Será então possível, a partir desta matriz, que cada projecto de rede de bibliotecas crie um portal onde, para além do catálogo colectivo, sejam acrescentadas outros produtos e informações de relevante interesse. Caberá, pois, a cada comunidade de cooperantes definir o âmbito do projecto, os seus objectivos e criar as condições para a sua realização e desenvolvimento. O portal da rede poderá será mais do que um instrumento tecnológico: ele materializa a ideia de uma comunidade prática de partilha e aprendizagem. Não há redes sem pessoas PCCRBE,

12 ÍNDICE 1. Introdução Catálogo colectivo Alojamento Requisitos do servidor Configuração do serviço Software de aplicação Instalação da aplicação Instalação de componentes e serviços Definir a localização da base de dados Permissões Outras configurações Acesso ao serviço Manutenção Administração remota Conclusão

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