Inorte Sistema integrado

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1 1 Manual Básico Inorte Sistema integrado Facilitador: Ítalo Cavalcanti

2 2 Introdução O Inorte Sistema Integrado foi desenvolvido com o que há de mais moderno e atual no mercado de tecnologia mundial. A linguagem de programação utilizada foi o DELPHI 9.0, conectado ao banco de dados SQL SERVER. A ferramenta foi desenvolvida com o objetivo de aumentar a lucratividade das empresas, melhorar o desempenho dos seus funcionários e proporcionar uma modernização nos Processos Operacionais Padrão. O modulo básico de treinamento foi desenvolvido para habilitar uma pessoa com o mínimo de conhecimento em tecnologia e sistemas, para executar a rotina de vendas no sistema Inorte SI, de tal modo, que ao final deste treinamento os alunos estarão aptos a realizar as seguintes tarefas: cadastrar usuários, lotação de usuários, permissão de usuários, cadastrar um fornecedor, cadastrar um produto, dar entrada no estoque, cadastrar um cliente e fazer uma venda. Fluxo Simplificado do Processo de Venda

3 3 Apresentação do Sistema Tela de Login Para ter acesso ao sistema Inorte SI o funcionário deverá primeiro ser cadastrado. Esse cadastro deverá ser feito pelo responsável administrativo da empresa, para aferir qual é o perfil do referido funcionário. Na tela de login o sistema disponibiliza dois campos: Usuário, para inserir o número que correspondente ao seu login e senha, que é de uso individual. A tela mostra ainda o nome da empresa e a versão utilizada do sistema.

4 4 Área de Trabalho Em sua área de trabalho o sistema informa ao usuário que está logado, no momento, a data de validade da chave de ativação do sistema e a hora. O sistema pode ser operado de três modos diferentes: através dos ícones automáticos na área de trabalho, através do menu vertical posicionado acima dos ícones e através do código de acesso rápido, que é um número de referência que cada tela possui para ser acessada apenas pelo teclado numérico do seu computador. O Inorte SI é o mais moderno, ágil e completo sistema de gerenciamento de sua empresa, com a maior facilidade para operacionalizá-lo. Conhecendo primários Inorte SI Botões Para começar a operar o Inorte SI é necessário conhecer os botões de operar o sistema. Através destes botões será possível pesquisar, consultar, cadastrar, gravar, cancelar, fechar e realizar muitas outras operações do sistema. A função deste botão é sempre adicionar um item na grade. A função deste botão é sempre gravar um novo item no sistema. A função deste botão é sempre pesquisar um item no sistema. A função deste botão é cancelar uma operação no sistema. A função deste botão é sempre fechar a janela que está aberta. A função deste botão é transferir fundos de uma conta para outra no financeiro. A função deste botão é sempre adicionar um novo item no sistema.

5 Configurações do sistema Dados da empresa: dados da empresa (Razão Social, Fantasia, CNPJ e etc.) e as imagens que podem ser incluídas, tanto para visualizar na área de trabalho quanto nos relatórios e orçamentos gráficos. Obs.: No momento de inserir imagens no sistema, as mesmas têm que obter o tamanho informado no local de inclusão. Clientes: Parâmetros destinados ao cadastro do cliente, forma de pagamento bloqueada, mensagem (status) a ser visualizada pelos vendedores quando o cliente é cadastrado, etc. Boleto Bancário: Parâmetros referentes aos boletos bancários (formulário pré-impresso) emitidos pelo sistema. Obs.: No setor Configuração de Posição da Impressão é aconselhável ao operador acionar o suporte para que seja orientado com mais exatidão. Etiquetas: Configurações das etiquetas a serem emitidas pelo sistema. Uf/Impostos: Cadastro dos Estados com seus respectivos impostos. Conf. Gerais: As configurações que mais influenciam no sistema são encontradas nessa aba, sendo elas: Contas a Pagar/Receber *Quitar Pagto/Receb. usando conta : ao realizar uma quitação do Contas a pagar e a receber o sistema pede que seja informada a conta da qual sairá ou entrará o valor. *Financeiro: tornar todos campos obrigatórios: tornar todos os campos necessários para que o lançamento seja efetuado. *Financeiro: não permitir alterar Valor/Vencimento/Cliente: o sistema impossibilita a alteração do valor, do vencimento e do cliente.

6 6 *Informar Conta Movimento ao Realizar o Recebimento: ao utilizar o botão recebimento no contas a receber o sistema obriga que seja informada a conta de destino desse valor. *Lanç. Dinheiro sempre Quitado (Lançar em Conta Movimento): um lançamento automático envia o dinheiro quitado para uma conta em movimento. *Informar senha de Diretor ao conceder desconto Recebimentos: caso seja necessário efetuar um desconto na hora do recebimento, o sistema exigirá a senha de um usuário lotado como diretor. *Destacar no financeiro Contas Vencidas e /A Vencer: será diferenciado na consulta o que é vencido e o que ainda vai vencer. * Custódia: Habilitar Lote Automático: será habilitado lote de custódia automaticamente ao ativar essa opção. Outros *Comissionar vendedor sob pagamentos recebidos: quando a forma de pagamento indicada na venda for a receber, o sistema não comissionará o vendedor no ato da venda e sim quando for efetuado o pagamento da mesma. *Empresa optante pelo Simples Nacional: a empresa tem que ser optante pelo Simples e, além de marcar essa opção, informar no campo ao lado, ICMS, o percentual de contribuição. *Pedido de Compra: lançar automaticamente produtos em falta: os produtos que estiverem com estoque atual abaixo do estoque mínimo serão lançados automaticamente em um pedido de compra, desde que ao menos um pedido esteja aberto. * Qtde Dias p/ avisar sobre Backup: para sua segurança o sistema informará a quantidade de dias em que o backup não está sendo realizado, de acordo com o que for informado aqui. Cadastro de Cliente/Fornecedor * Usa Vendedor Preferencial no Cadastro de Cliente: disponibilizará um campo onde poderá ser incluído um vendedor preferencial para o cliente. * Obrigatório Informar CPF/CNPJ: torna o uso desses dados obrigatório no cadastro do cliente. Visualizar Fabricante Como Para o melhor entendimento, o sistema permite que seja alterada a visualização do fabricante, que é informada no cadastro de estoque. Pode ser alterada para marca, por exemplo.

7 7 Juros Pagamento/Recebimento Informe o percentual de juros para pagamentos e recebimentos. Caixa *Usa PDV/ECF Emissor de Cupom Fiscal: marcar essa opção caso sua empresa utilize emissor de cupom fiscal. *Informar Primeiramente o Cliente no PDV (antes dos produtos): será exigida a informação do cliente no PDV antes de incluir os produtos. *Permitir Receber Conta pelo Caixa: disponibilizará um botão no Caixa para que seja possível realizar recebimentos. *Exibir Mensagem da Venda ao informar os pagamentos: a mensagem a ser exibida na venda também será exibida ao efetuar os recebimentos. *Não exibir recebimentos de contas no relatório do caixa: quando os recebimentos são feitos pelo financeiro não é necessário constar os mesmo no caixa. *Desabilitar botão relatório no caixa: não será visualizado o botão de relatório na tela do Caixa. *Visualiza Operações Neutras no Caixa: visualiza operações que não são de interesse direto do Caixa, entrada de mercadorias, por exemplo. *Exibir mensagem do cadastro de cliente no caixa: será exibida no Caixa a mensagem do cadastro do cliente para que o operador possa saber se ele está em análise de crédito, por exemplo. *Solicitar senha de gerente ao cancelar venda no Caixa: solicita a senha do gerente para cancelamentos a serem realizados na tela do Caixa. *Sangria (Dinheiro): lançar no financeiro/conta Movimento: ao ser efetuada uma sangria, o sistema envia automaticamente o lançamento referente, fazendo a entrada desse valor em uma conta. *Transferência de dinheiro p/ Conta Movimento: habilita o botão que permite realizar transferências na tela do Caixa. 422 Configuração da Venda Configurações Gerais *Enviar a venda para o Caixa: permite enviar ou não a venda para o Caixa. Caso esteja desmarcado, o sistema disponibiliza para o vendedor informar a forma de pagamento. *Habilita impressão após venda: habilita ou não a impressão ao concluir a venda.

8 8 *Visualizar fabricante na impressão: visualiza ou não o fabricante na impressão de venda. *Visualizar Total com desconto na impressão: visualiza ou não o total com desconto na impressão de venda. *Visualizar o valor do desconto na impressão: permite visualizar o valor do desconto na impressão da venda. *Visualizar Preço Unit/Total com Desconto: visualizar o preço unitário com desconto e o total. *Visualizar Preço UN Bruto/UN Desc e total: mostra o valor unitário bruto, valor unitário com desconto e total. *Não vender prod. estoque negativo: o sistema bloqueará a venda de qualquer produto que o estoque aponte como 0. *Usar Orçamento Gráfico: usa um orçamento gráfico, ou seja, com melhor qualidade de impressão. *Usar Tabela de Preço: sistema disponibilizará a possibilidade de cadastrar tabelas de preços que determinarão os valores dos produtos. Essa opção habilita o uso dessas tabelas. *Exibir Pontuação na Venda: exibe a pontuação na venda. *Imprimir Meia Página: a impressão do pedido em meia página para papel específico. *Usar Opção Orçamento padrão: ao entrar no formulário o sistema torna padrão a opção de orçamento. *Sempre informar CFOP (Operações): exige o uso do CFOP na construção da venda. *Marcar produtos com estoque Negativo ou Zero: diferenciam no grid os produtos com estoque negativo ou zero. *Pesquisar apenas produtos com estoque positivo: na formação da venda, ao efetuar a consulta só serão visualizados os produtos que o estoque esteja positivo. *Copiar Cód. Barra para descrição do produto: copia o código de barras cadastrado para a descrição do produto

9 9 *Imprimir certificado de garantia após concluir venda: o sistema emite um certificado de garantia após a conclusão da venda. *Remover Cód. Fabricante Impressão Orçamento: o fabricante é visualizado na impressão do orçamento. Marcando essa opção não será mais. *Remover Cód. Fabricante Impressão Venda: remove o campo Fabricante que é visualizado na impressão da venda. *Imprimir duplicata após impressão da venda: a impressão da duplicata é realizada ao concluir a venda. Ainda nesse formulário é possível determinar o desconto máximo para vendedor e para gerente utilizando os campos Desconto Máximo Sistema e Desconto Adicional Gerente. No setor Pesquisar por (Padrão) especifique qual o tipo de consulta padrão para a tela de vendas. Já no setor Forma de Pagamento Pagos (quitados) será especificada a forma de pagamento que é considerada pago, ou seja, não é aberta. No setor Orçamento especifique o modelo de orçamento gráfico a ser usado e o título para o mesmo. Na aba Mensagens insira as mensagens adequadas em seus respectivos campos para que o sistema emita-as. 423 Configurações do Produto * Obrigatório informar fabricante: será exigida a informação do fabricante no cadastro do produto. *Obrigatório informar grupo: será exigida a informação do grupo no cadastro do produto. *Obrigatório informar subgrupo: será exigida a informação do subgrupo no cadastro do produto. *Utilizar estoque consignado: será disponibilizado o uso de um estoque para realização de consignações.

10 10 *Imprimir código fabricante no PDV: o código do fabricante será impresso no PDV. *Usar Código de Fabricante nos relatórios: nos relatórios constarão o código do fabricante. *Exibir aplicação do produto nas pesquisas: no cadastro do produto existe um campo que será utilizado para especificar o modo de aplicação do produto, ao marcar essa opção, o sistema exibirá o conteúdo desse campo na consulta, marcando a opção Exibir Foto será exibida também a imagem, se estiver incluída corretamente. *Usar preço de atacado: será disponibilizado o uso do preço de atacado, desde que o campo referente esteja preenchido, e os de clientes também. *Controlar Lote Produto: assim como o estoque será controlado, o lote dos produtos cadastrados também deve ser. No setor Casas Decimais indique a quantidade de casas após a vírgula que o sistema utilizará. Ainda nesse formulário é possível optar por usar ou não a formação de preço no cadastro de estoque e também qual a formação de preço que será utilizada. Para ser utilizada a formação de preço, marque a opção Usar Formação de Preços, marcando a opção Usar Modelo 2 o sistema exibirá o 2 modelo de formação de preço. O setor Reajustar Preços fornece a opção de alterar o preço de venda do estoque consultado por fabricante ou grupo. Basta informar o preço que será alterado (Venda ou Atacado), em seguida informar o fabricante ou grupo em que será alterado o preço de seus respectivos produtos, e informar o percentual de aumento. Após informar esses dados, utilize o botão Aplicar para concluir a operação. 424 Configurações da Nota Fiscal Os campos preenchidos com valores numéricos indicam a posição (linhas e colunas) de cada campo no formulário a ser impresso. Para visualizar e configurar essa posição, utilize o botão Matriz F10 e o sistema imprimirá as posições relacionadas aos campos. Faça essa impressão utilizando um formulário modelo de sua NF e a formatação do mesmo ficará simples.

11 11 Além das configurações de posição dos campos, aqui existem algumas opções para a NF: Preencher a hora Automática, Visualizar Fatura, Quebrar Página e etc. Obs.: É aconselhável que seja acionado o suporte para a nota fiscal ser configurada corretamente. 425 Configuração da Venda Pré-impressa Os campos preenchidos com valores numéricos indicam a posição (linhas e colunas) de cada campo no formulário de venda pré-impressa. Imprima a matriz na configuração da NF e faça a configuração de acordo com o seu formulário. 426 Configuração do ECF Emissor de Cupom Fiscal A configuração do ECF só é realizada pelos técnicos do suporte. Nesse formulário encontramos os relatórios que são interligados com a impressora fiscal, leitura x, redução z e etc. 427 Configurações da Ordem de Serviços No setor Ramo de Atividade é possível modificar os campos de descrição da OS de acordo com o seguimento do serviço a ser realizado. Preencha cada campo de acordo com o seu ramo, assim, na OS aparecerá do modo que está dentro do campo.

12 12 EX.: equipamento = carro = moto Já no setor Rodapé digite a mensagem que será emitida no rodapé da impressão de suas OS s. *Filtrar OS do tipo Orçamento: Filtra também as OS s do tipo orçamento *Visualizar opção de não imprimir valor na OS: No momento da impressão o sistema disponibiliza a opção de não exibir o preço na impressão. *Usar Check-list (Auto Center): possibilita o uso de um check-list para verificar as condições (arranhões, avarias e etc.) do equipamento antes de entrar no setor técnico. *Não permitir abrir OS para cliente em aberto: o sistema restringe a abertura de uma nova OS para clientes que estão com pendências junto a empresa. *Não permitir alterar comissão do mecânico na OS: no lançamento do serviço é possível alterar a comissão do mecânico. Ativando essa opção o sistema bloqueia essa possibilidade. *Permite alterar valor do Serviço do Técnico: será bloqueada a possibilidade de alterar o valor do serviço do cliente, na hora do lançamento do serviço. *Utilizar Ordem Alfabética nos itens da OS: na impressão, os itens da OS são organizados em ordem alfabética. * Informar Valor de Custo na OS: na impressão será exibido o valor de custo. *Gerar comissão OS que ainda esteja no Caixa: ao ser enviada a ação para o Caixa, mesmo não estando concluída, será gerada a comissão referente. * Obrigar preenchimento do campo EQUIPAMENTO: o sistema exigirá o preenchimento do campo equipamento para que a OS seja aberta.

13 13 *Remover/Alterar item OS apenas com senha de Gerente: solicitará a senha de um usuário lotado como gerente. *Remover todos os campos na impressão quando o serviço tiver valor zero: caso o valor do serviço seja igual a 0 todos os campos serão removidos. Cadastro de Usuários A Inorte Sistemas projetou o Inorte SI para as mais variadas possibilidades de cunho administrativo e operacional. O sistema possui um poderoso sistema de cadastro de usuários. Ao todo são três etapas diferentes que compõe esse processo: cadastro do Usuário, lotação do Usuário e permissão para o Usuário. Cada usuário será cadastro de acordo com suas atividades, de tal modo que cada usuário terá um perfil. Esse perfil poderá ser nos padrões disponibilizados pelo sistema (Administrador, Gerencia, Vendas e Caixa) ou ainda poderá ser um perfil particular, que possa atender, da melhor forma, a necessidade da empresa. Cadastrando um Usuário Para realizar um cadastro inicie clicando na opção Sistema, localizada no menu vertical. Logo em seguida clique em Usuários, ação que apresentará várias opções. A primeira a ser escolhida será Cadastrar Usuário. Observe que toda tela possui um código, esse código será utilizado para acessos rápidos às referidas telas. Veja na figura demonstrativa a tela em questão. 1 - Tela Cadastro Usuários 2 Tela Adicionar Usuário Nesta tela será possível visualizar todos os usuários cadastrados juntamente com seu login. Para cadastrar um usuário novo basta clicar no botão Novo. Para alterar um usuário já cadastrado basta clicar no botão Alterar. Nessas duas situações o sistema irá disponibilizar uma nova tela, exemplificada na figura a seguir. Nesta tela será possível adicionar um usuário. Para isso basta preencher os campos Nome e , e selecionar o Grupo de Acesso do referido usuário. Do mesmo modo, será possível alterar o grupo de acesso de um usuário já cadastrado anteriormente. O sistema irá então emitir uma mensagem concretizando o procedimento.

14 Lotando um Usuário Depois de cadastrar o usuário, chegou a hora de informar em qual departamento ele irá trabalhar, pois existem situações em que um usuário está cadastrado em um determinado grupo de acesso, mas surge a necessidade de lotá-lo em outro departamento durante um determinado ou indeterminado período. Para realizar tal procedimento, clique em Sistema, depois em Usuários e logo após em Lotar Usuário no Depto. Na sequência o sistema irá disponibilizar a seguinte tela: 1 Tela de Lotar Usuário no Departamento Para concluir com sucesso esta etapa do processo de cadastro de usuários, selecione o usuário em questão e logo abaixo escolha em que departamento o mesmo irá desenvolver suas atividades, podendo ser em vários departamentos diferentes. Logo em seguida clique em Gravar F9. O sistema irá emitir uma mensagem concretizando tal procedimento Concedendo Permissões p/ um Usuário Depois de lotar o usuário num departamento, chegou a hora de informar quais operações o mesmo irá realizar, pois existem várias operações possíveis na mesma tela, e um determinado usuário poderá ter a permissão para realizar diferentes atividades na mesma tela. Eis então a necessidade de conceder permissão para cada usuário do sistema. Para realizar tal procedimento, clique em Sistema, depois em Usuários e logo após em Operações do Usuário. O sistema irá disponibilizar a seguinte tela: 1 Tela de Conceder Operações CFOP Usuário Para concluir com sucesso esta etapa do processo de cadastro de usuários, selecione o usuário em questão e logo abaixo escolha o CFOP desejado. Em seguida clique em Gravar F9. O sistema irá emitir uma mensagem concretizando tal procedimento. Deste modo, conclui-se o processo de cadastro de usuários por completo, estando este então apto a operar o sistema de acordo com o cadastro realizado.

15 15 Metodologia de Funcionamento do Sistema Pesquisa O Inorte SI foi projetado para acelerar os processos administrativos que demandam muito tempo, processos como cadastros e alimentação de informações. Passada a etapa de cadastro no sistema, os usuários irão pesquisar mais vezes do que cadastrar. Deste modo o sistema abre todas as suas telas no modo pesquisa para evitar perda de tempo, tendo que acessar várias telas para apenas pesquisar produtos, clientes, etc. Tela de Cad./Pesq. de Clientes/Fornecedor. Tela de Abertura/Fechamento O. S Cadastro de Clientes/Fornecedores Inserindo as informações de IDENTIFICAÇÃO, para efetivação do cadastro. 1 Tela: Identificação IDENTIFICAÇÃO 1 : as ordens de inserir informações são as seguintes: 1) Tipo de Cadastro: selecione a opção referente ao tipo de cadastro desejado. O sistema disponibiliza 05 (cinco) tipos de cadastros diferentes para serem realizados, sendo:

16 16 a. Cliente: se o cadastro for de um simples cliente da empresa, selecione essa opção. b. Fornecedor: se o cadastro for de um simples fornecedor de produtos ou serviços, selecione essa opção. c. Cli/Fornec: essa opção é para um cliente que pode ser fornecedor de produtos ou serviços e ao mesmo tempo cliente. d. Transport: essa opção deverá ser utilizada para cadastrar uma empresa que transporta os produtos para a empresa. e. Funcionário: o funcionário da empresa deverá ser cadastrado em duas telas diferentes do sistema. Todo funcionário é um fornecedor de serviços para empresa, e todo fornecedor de serviços recebe valores referentes aos serviços prestados, então todos os dados cadastrais do funcionário em questão deverão ser inseridos nessa tela, marcando essa opção. 2) Tipo de Cliente/Fornecedor: o sistema disponibiliza duas opções para o cadastro de fornecedores: Pessoa Física ou Pessoa Jurídica. É importante selecionar o tipo correto do Cliente/Fornecedor, pois mediante esta seleção o sistema irá fornecer campos referentes ao tipo de Cliente/Fornecedor selecionado. a. Pessoa Física: esta opção deverá ser selecionada quando o Cliente/Fornecedor for uma pessoa física, sabendo que o sistema irá disponibilizar campos para preenchimento referentes aos dados pessoais do mesmo (RG e CPF). b. Pessoa Jurídica: esta opção deverá ser selecionada quando o Cliente/Fornecedor for uma empresa, sabendo que o sistema irá disponibilizar campos para preenchimento referentes aos dados cadastrais desta empresa (CNPJ, I.E. e outros). Obs.: O que determinará se o cadastro é de fornecedor ou cliente é a opção escolhida no tipo de cadastro. 3) Endereço de Faturamento: campo destinado a inserir informações referentes ao endereço de entrega dos produtos adquiridos junto à empresa. 4) Endereço de Cobrança: campo destinado a inserir informações referentes ao endereço de cobrança dos produtos adquiridos junto à empresa. 5) Fone e Dados Eletrônicos: campo destinado a inserir informações referentes aos telefones, endereços de e, se possuir, sites na internet, dos clientes da empresa. Obs.: sempre que a empresa precisar entrar em contato com clientes, as informações de contato estarão dispostas nesses campos.

17 17 Inserindo as informações de CREDIÁRIO/CARACTERIZAÇÃO - 2 para efetivação do cadastro. 2 Tela: Crediário/Caracterização Na aba INFORMAÇÕES DE CREDIÁRIO - 2 a ordem de inserir informações são as seguintes: 1) Informações de Crediário: insira as informações correspondentes nos seguintes campos: a. Data de Cadastro: observe a data de realização desse cadastro e insira neste campo. O formato adotado pelo sistema nesse campo é dd/mm/aaaa. b. Data de Nascimento: campo destinado a inserir a data de nascimento do cadastrado, se o mesmo for pessoa física. c. Data da Primeira Compra: observe a data da primeira compra realizada pelo cliente em questão e insira neste campo. O formato adotado pelo sistema nesse campo é dd/mm/aaaa. d. Data da Última Compra: observando a data das compras desse cliente, insira nesse campo a data da última compra realizada, sempre substituindo a compra anterior. e. Valor Limite de Crédito: campo destinado a concessão do limite de crédito para compras com forma de pagamento a prazo, sempre observado o holerite/contra-cheque/comprovante de Rendimento do cliente em questão. 2) Foto Cliente: 192x212 (pixel): insira uma foto do cliente que está sendo cadastrado. a. Inserindo Foto: observe que logo abaixo existe um botão, tendo este a finalidade de selecionar o arquivo correspondente a foto do cliente a ser cadastrado.

18 18 b. Removendo Foto: observe que logo abaixo existe um botão, tendo este a finalidade de excluir o arquivo existente no cadastro de cliente. 3) Local de Trabalho: insira as informações do Local de Trabalho do cliente a ser cadastrado. a. Nome: campo destinado a inserir o nome da empresa em que o cliente trabalha. b. Depto.: campo destinado a inserir o departamento da empresa em que o cliente está lotado. c. Fone: campo destinado a inserir o telefone comercial do cliente a ser cadastrado, ou seja, os telefones das empresas em que o cliente trabalha. Obs.: Se o cliente tiver vínculo trabalhista com duas empresas diferentes é possível inserir informações das duas empresas. 4) Bloquear Forma de Pagamento: insira as informações referentes às formas de pagamento disponíveis para esse cliente. a. Forma de Pagamento: o sistema disponibiliza 08 (oito) formas de pagamento para seus clientes, sendo estas: Dinheiro, Cheque à Vista, Cheque-Pré, Cartão de Crédito, Cartão de Débito, Carteira, Depósito e Boleto Bancário. Essas formas de pagamento podem ser Bloqueadas e/ou Desbloqueadas de acordo com o cadastro ou histórico financeiro do cliente perante a empresa. b. Permitir Vender no Atacado: marque essa opção quando o cliente que está sendo cadastrado puder comprar produtos com preços de atacado. Obs. Essa opção insere na tela de Vendas um campo chamado Tabela de Preços. Quando o cliente em questão for selecionado na tela de vendas, automaticamente o sistema irá disponibilizar o campo tabela de preços para esse cliente, para que o mesmo efetue sua compra com uma tabela de preços diferenciada. c. Taxa de Juros dia %: campo destinado para cobrança da taxa de juros diferenciada por cliente. É possível estabelecer uma taxa de juros Maior ou Menor por cliente. Obs. Quando o cliente em questão efetua uma compra com forma de pagamento a prazo e o mesmo atrasa o pagamento, é possível, através desse campo, calcular uma taxa de juros diários.

19 19 Inserindo as informações de REFERÊNCIAS - 3 para efetivação do cadastro. 3 Tela: Referências Na aba REFERÊNCIAS 3 : a ordem de inserir informações é a seguinte: 1) Referências Comerciais: insira as informações que correspondem às Referências Comerciais do cliente cadastrado nos seguintes campos: a. Nome: insira o nome completo da Referência Comercial do cliente cadastrado. b. Contato: insira as informações de outro contato da Referência Comercial do cliente cadastrado. c. Telefone: insira o número de telefone da Referência Comercial do cliente cadastrado. Obs. O sistema disponibiliza campos para até 03 (três) Referências Comerciais do cliente cadastrado. 2) Referências Pessoais: insira as informações que correspondem às Referências Pessoais do cliente cadastrado nos seguintes campos: a. Nome: insira o nome completo da Referência Pessoais do cliente cadastrado. b. Contato: insira as informações de outro contato da Referência Pessoal do cliente cadastrado. c. Telefone: insira o número de telefone da Referência Pessoal do cliente cadastrado. Obs. O sistema disponibiliza campos para até 03 (Três) Referências Pessoais do cliente cadastrado.

20 20 Inserindo as informações de ANOTAÇÕES - 4 para efetivação do cadastro. Na aba ANOTAÇÕES 4 : as ordens para inserir informações são as seguintes: 1) Título: campo destinado a inserir o título da mensagem que deseja armazenar. 2) Mensagem: campo destinado a inserir a mensagem que deseja armazenar. Obs. Após ter preenchido os dois campos supracitados basta clicar no botão para armazenar no sistema. O sistema disponibiliza ainda um campo para inserir a data de inserção da mensagem Configurações Tela Cadastro de Produtos Para realizar a configuração da tela Cadastro de Produtos inicie clicando na opção Sistema, localizada no menu vertical. Logo em seguida clique em Configuração, o que apresentará várias opções. Você deverá escolher a opção Produto. Observe que toda tela possui um código, esse código será utilizado para acessos rápidos às referidas telas. Veja na figura demonstrativa a tela em questão.

21 21 Antes de iniciarmos o cadastro de produtos, é necessário diagnosticarmos a forma que o responsável pela formação do preço de venda prefere trabalhar. O sistema tem três opções no item Formação do Preço de Venda. A tela mostrada acima disponibiliza, entre outras opções de configuração, a de formação do preço de venda, sobre a qual iremos discorrer agora. 1) Obrigatório Informar Fabricante: se o gestor dessa atividade entender que é obrigatório informar o fabricante do produto a ser cadastrado, ele deverá marcar essa opção. 2) Obrigatório Informar Grupo: se o gestor dessa atividade entender que é obrigatório informar o grupo do produto a ser cadastrado, ele deverá marcar essa opção 3) Obrigatório Informar SubGrupo: se o gestor dessa atividade entender que é obrigatório informar o subgrupo do produto a ser cadastrado, ele deverá marcar essa opção 4) Utilizar Estoque Consignado: se o gestor achar esta opção necessária e viável para seu negócio, o sistema disponibiliza a opção de usar estoque consignado. 5) Imprimir Código Fabricante no PDV: essa opção deverá ser utilizada quando o gestor estiver utilizando o PDV Ponto De Vendas Rápido, módulo mais utilizado para mercados e situações de pontos de vendas rápidos. 6) Usar Código de Fabricante nos Relatórios: utilizado quando o gestor precisar de relatórios que estejam amarrados pelo código de fabricante, muito comuns quando o gestor quer visualizar um relatório por fabricante. 7) Exibir Aplicações do Produto nas Pesquisas: quando o produto a ser cadastro necessita de muitas informações a seu respeito e essas informações são impossibilitadas de serem adicionadas no campo Descrição do Produto em função do limite de caracteres, podemos adicionar essas informações no campo Aplicações. Esse campo será utilizado quando o usuário precisar pesquisar informações que estarão no campo Aplicações e não no campo Descrição. 8) Usa Preço de Atacado: esse campo possibilita vender o produto com preço de atacado, campo mais utilizado em empresas de distribuição, que podem vender produtos no varejo e também no atacado. 9) Controlar Lote de Produtos: esse campo é utilizado para controlar lotes de produtos, campo utilizado comumente em distribuidoras de produtos hospitalares e farmacêuticos. O sistema disponibiliza ainda esse controle de lote manual e automático. Casas Decimais: o sistema disponibiliza ainda a versatilidade de o usuário determinar com quantas casas decimais ele prefere trabalhar, uma facilidade que pode ajudar em empresas de segmentos diferentes. 1) 2 Casas Decimais: o usuário decide utilizar Duas casas decimais. 2) 3 Casas Decimais: o usuário decide utilizar Três casas decimais. 3) 4 Casas Decimais: o usuário decide utilizar Quatro casas decimais. 4) 5 Casas Decimais: o usuário decide utilizar Cinco casas decimais. Configurar Formação de Preço: A formação do preço de venda pode ter três configurações diferentes, simplificada, detalhada e Usar Modelo 2. Para configurar selecione a opção que melhor atende seu segmento.

22 22 Reajuste de Preços: campo destinado ao reajuste de preços selecionando o Fabricante e o Grupo, e logo abaixo o percentual que deseja reajustar. Podendo ainda reajustar o preço de Venda ou preço de Atacado. 1) Fabricante: selecione o fabricante desejado e, no campo abaixo, informe o percentual do reajuste. Clique em aplicar e todos os produtos do Fabricante selecionado receberão o reajuste apontado. 2) Grupo: selecione o grupo desejado e, no campo abaixo, informe o percentual do reajuste. Clique em aplicar e todos os produtos do grupo selecionado receberão o reajuste apontado. 3) Perc. (%): informe o valor em percentual a ser reajustado para o Fabricante e/ou Grupo, apontados acima Cadastro de Grupo de Produtos Para organizar melhor seu estoque e facilitar na hora de obter relatórios ainda mais precisos, utilizaremos grupos de estoque. No menu Cadastro/002-Estoque/031-Grupos aparecerá o formulário de pesquisa para localizar qualquer grupo cadastrado. Caso o mesmo não esteja cadastrado clique no botão + Novo f 9 para cadastrar um novo grupo de estoque. Obs.: Ao entrar no cadastro do produto, localize o campo referente ao grupo de produtos e clique no botão com um símbolo de +. Isso possibilitará a inclusão de um novo grupo de produtos. Após cadastrado basta selecioná-lo no campo e em seguida use o botão Alterar F 9 para atribuí-lo ao produto.

23 Cadastro de Subgrupo de Produtos Assim como em todos os formulários do sistema, ao abrir o Menu, será visualizada a tela de consulta dos sub-grupos já cadastrados. Use o botão + Novo f 9 para efetuar um novo cadastro. Antes de informar o subgrupo a ser cadastrado, informe o grupo que abrangerá o cadastro, em seguida utilize o botão Gravar F 9 e o cadastro será efetuado com sucesso. Cadastro de Fabricante Assim como com o cadastro de grupo e subgrupo, para cadastrar um fabricante basta clicar no símbolo + para efetuar o cadastro de um novo fabricante. Em seguida basta informá-lo no campo referente.

24 Cadastro de Produtos O primeiro passo para cadastro de produtos é configurar a tela de cadastro de acordo com a administração de cada empresário. O sistema disponibiliza três configurações iniciais para a tela de cadastro de produtos: Formação do Preço de Venda Simplificado Modelo ideal de formação do preço de venda para empresários diretos e objetivos, que tem em sua metodologia de trabalho a experiência adquirida através de gerações e gerações, que conseguem administrar o negócio apenas com os campos, Vlr Custo e Vlr Venda. Salientando ainda que o sistema disponibiliza dois campos de saída de informações, Marg.Lucro(%) e VlrLucro(R$), mostrando a margem de lucro em duas unidades de medida, percentual e lucro em espécie. Segunda Configuração: Formação do Preço de Venda Detalhado Modelo ideal de formação do preço de venda para empresários que administram suas empresas com todos os preceitos e técnicas da administração moderna. Ideal para o empresário que prefere o detalhamento específico em todos os sentidos da formação do preço de venda dos seus produtos. Veremos o detalhamento de todos os campos disponíveis na tela da formação do preço de venda logo abaixo.

25 25 Na aba DADOS DO PRODUTO 1 : as ordens de inserir informações são as seguintes: O sistema adota aleatoriamente e automaticamente um código interno para cada produto. É através desse código que o produto é identificado no sistema. O campo posterior deverá ser preenchido pelo usuário. O mesmo se destina ao produto adotado pelo fabricante, Cód.Fabricante. Logo em seguida é necessário inserir a Descrição do Produto no sistema. É importante estar atento nesse momento, pois a descrição inserida nesse campo será a nomenclatura do respectivo produto em todo o sistema. 1) Formação de Preço: insira as informações que correspondem à formação do Preço de Venda do produto: a. Vlr. Custo R$: insira o valor de custo do produto. b. Vlr. Venda R$: insira o valor de venda do produto. c. Marg.Lucro %: depois de ter preenchido os dois campos já citados o sistema irá mostrar automaticamente a Margem de Lucro deste produto com base nos valores inseridos nos campos Vlr. Custo R$ e Vlr Venda R$. 2) Detalhamento Formação do Preço de Produtos: o sistema disponibiliza vários campos para preenchimento do real valor de custo dos produtos. Esses campos deverão ser preenchidos de acordo com cada categoria de investimento para aquisição e manutenção dos produtos à venda. d. Créd. ICMS (%): insira o valor referente ao crédito de ICMS (%) Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços referente ao produto em questão. e. IPI (%): insira o valor referente ao IPI (%) Imposto Sobre Produtos Industrializados sobre a mercadoria a ser vendida. f. Frete: insira o valor correspondente ao frete do produto. g. Sub. Trib. (%): insira o valor referente a Substituição tributária que é o regime pelo qual a responsabilidade pelo ICMS é atribuída a outro contribuinte, devido as operações ou prestações de serviços. h. PMZ (%): insira o valor referente ao PMZ no produto a ser cadastrado. i. Custos Operacionais (%): insira o valor em percentual do custo operacional da sua empresa no produto a ser cadastrado. j. Trib. Fed. (%): insira todos os valores referentes a tributos federais que incidem sobre o produto a ser cadastrado. k. Outros: insira outras despesas que possam ser entendidas com custos para o referido produto. l. Enc. Finan. (%): insira um valor denominado Encargos Financeiros sobre o produto a ser cadastrado. m. ICMS (%): campo destinado única e exclusivamente ao ICMS Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços. Nesta mesma Aba o sistema ainda disponibiliza vários campos para preenchimento do cadastro dos produtos. São campos que se destinam a um melhor controle e gerenciamento de todos os produtos cadastrados no sistema. Esses campos são: a. Fabricante: insira o fabricante do produto que está sendo cadastrado. b. Grupo: insira de qual grupo faz parte o produto a ser cadastrado. Ex.: Grupo: Canetas Esferográficas. c. Subgrupos: insira de que subgrupo faz parte o produto a ser cadastrado. Ex.: Sub- Grupo: Canetas Esferográficas Azuis. d. Estoque Mínimo: é possível configurar o sistema para manter sempre o estoque regulado, de tal modo que a empresa nunca fique sem um determinado produto. Para colocar em prática é necessário preencher esse campo com a quantidade

26 26 mínima desse produto que a empresa quer manter, de tal modo que quando vender o último produto que gere o montante inserido neste campo, o sistema dispara uma mensagem para o administrador avisando que esse determinado produto está acabando. e. Peso (Kg) e Unidade: o cadastro ainda poderá ser feito adotando unidades de medidas para diferentes produtos, como pode ser o caso de carne, que é comercializada em peso, e cujo todo controle e gerenciamento será feito em peso. Inserir neste campo o peso do produto a ser introduzido no estoque. f. Garantia: insira a garantia oferecida pelo produto em questão. g. Data: insira a data de cadastro do respectivo produto, para gerenciamento da garantia do mesmo. h. Prateleira: insira o endereço do produto a ser cadastrado para garantir fácil localização pelo estoquista na hora da entrega do produto. i. Localizador: insira um rótulo que facilite a localização deste produto no estoque. j. Múltiplo/Pontuação: campos para usos específicos como, por exemplo, na comercialização de um produto que é vendido apenas em caixas com determinadas unidades de medida. Ex.: caixa de cerâmica inteira que tem unidade de medida em metros quadrados. 3) Configurações: insira e marque as configurações que melhor se ajustam com os produtos a serem cadastrados. a. Desconto Máximo neste Produto (%): insira neste campo o desconto máximo permitido a ser oferecido para o cliente e disponível para os vendedores. É recomendado este campo neste local, pois logo ao lado é possível ver o preço de custo real do produto, oferecendo um desconto satisfatório para os clientes e não ficando no prejuízo. b. Aplicar Comissão neste Produto (%): insira neste campo o valor da comissão aplicável neste produto. c. Listar no Inventário: se desejar listar no inventário da empresa este produto marque esta opção. d. Produto em Oferta: se desejar colocar este produto em oferta marque esta opção. Irá auxiliá-lo no futuro quando precisar reimprimir as etiquetas de preço para remarcar a oferta deste produto. e. Usar Balança: quando o referido produto for comercializado com a unidade de medida Peso, será necessário marcar esta opção. f. Unidade de Produto M2: quando o referido produto for comercializado com a unidade de medida em metros quadrados, será necessário marcar esta opção. g. Permitir Alterar Descrição: se no ato da compra o cliente solicitar a alteração na descrição do produto para melhor atendê-lo, o usuário deverá acessar a tela de cadastrar e marcar esta opção do referido produto. h. Permitir Alterar o Valor: se a empresa necessitar que no ato da venda se altere o valor do produto, será necessário marcar esta opção. i. Não Controlar Estoque: se a empresa não necessitar de um controle de estoque, deverá marcar esta opção. j. Desativar Produto: se o respectivo produto não for mais comercializado pela empresa, para que o mesmo saia da lista de produtos, o usuário deverá marcar esta opção e assim desativará completamente o produto em questão.

27 27 Segunda Configuração: Formação do Preço de Venda Detalhado Tela: Impostos Na aba IMPOSTOS 2 : aba para inserção das informações Contábeis e Tributárias da empresa em questão. As ordens de inserir informações são as seguintes: 1) Códito CST 1: insira as informações que correspondem ao Código de Situação Tributária em que se enquadra a empresa. a. 0 - Nacional: se a área de atuação da empresa for em território nacional, marque esta opção. b. 1 Estrag. Import. Direta: se a área de atuação da empresa for em território nacional, mas com aquisição e comercialização de produtos importados, marque esta opção.. c. 2 Estrag. Adq. Merc. Inter.: se a área de atuação da empresa for de origem internacional (importados) marque esta opção. 2) Códito CST 2: insira as informações que correspondem ao Código de Situação Tributária em que se enquadram os respectivos produtos. O preenchimento deste campo deverá ser acompanhado pelo profissional habilitado e capacitado nos serviços contábeis da empresa. Para cada Situação Tributária é utilizado um código, veremos abaixo quais são os códigos das situações tributárias para inserção no Código CST 2. a. Tributado Integralmente: Código CST 2: 00. b. Tributado e c/cobr. ICMS por ST: Código CST 2: 10. c. Com Redução na Base Cálculo: Código CST 2: 20. d. Isenta / Não Tributada e com cobr. ICMS por ST: Código CST 2: 30. e. Isenta: Código CST 2: 40. f. Não Tributada: Código CST 2: 41. g. Suspenso: Código CST 2: 50. h. Diferimento: Código CST 2: 51. i. ICMS cobrado anterior por ST: Código CST 2: 60. j. Com Redução Base Cálculo e Cobr. ICMS ST: Código CST 2: 70. k. Outros: Código CST 2: 90. 3) Base Cálculo: marque a base de cálculo do produto de acordo com o enquadramento de sua empresa. A base de cálculo poderá ser duas: Base 1 e Base 2.

28 28 4) ICMS Com Exceção: campo destinado a inserir o valor da exceção do ICMS no referido produto. 5) Usar Preço de Pauta:??????? 6) IPI Impostos Sobre Produtos Industrializados: campo destinado a inserir o valor do IPI em percentual. 7) IVA Imposto sobre Valor Acrescentado: campo destinado a inserir o valor do IVA em percentual. 8) Impostos Retidos: a. PIS PROGRAMA DE INTREGRAÇÃO SOCIAL: se o referido produto fizer parte do PIS, marque esta opção. b. COFINS CONTRIBUIÇÃO PARA FINANCIAMENTO DA SEGURIDADE SOCIAL: se o referido produto fizer parte do COFINS, marque esta opção. 9) Código de Barras: se a empresa optar em utilizar hardware de identificação de produtos por código de barras, é nesse campo que deverá ser adicionado o código de barras completo para identificação do referido produto. Segunda Configuração: Formação do Preço de Venda Detalhado Tela: Parâmetro Na aba PARÂMETROS 3 : aba para inserção dos parâmetros dos produtos em questão. As ordens para inserir informações são as seguintes: 1) Aplicação: campo destinado a inserir aplicações relativas ao produto em questão. 2) Foto do Produto: campo destinado à fotografia ilustrativa do produto. Esta fotografia deve respeitar o formato e o tamanho suportado pelo sistema. O tamanho suportado pelo sistema é A 140 x L 196 px. 3) Ultima Alteração: campo destinado a gravar a data da última alteração no cadastro do referido produto. 4) Mensagem do Produto: campo destinado a armazenar uma mensagem específica do produto a ser cadastrado. Essa mensagem irá aparecer quando o usuário estiver realizando a venda do referido produto.

29 29 Terceira Configuração: Formação do Preço de Venda Detalhado Tela: Parâmetro A única diferença da segunda para a terceira configuração da tela de cadastro de produtos é que no item formação do preço de venda o sistema disponibiliza dois campos a mais. Iremos discorrer sobre o mesmo abaixo. 1) Simples (%): é um campo destinado a ser utilizado única e exclusivamente pelas empresas optantes pelo regime do Simples Nacional, formato em que sistema irá calcular automaticamente todos os encargos sociais imputados sobre o produto a ser cadastrado, auxiliando no complexo processo de formação do preço de venda. 2) Mar.Lucro (%): e logo a baixo do Simples o sistema disponibiliza mais um campo para o usuário inserir o valor pretendido de lucro com base no enquadramento de Simples Nacional de sua empresa. Obs. Nos demais todos os outros campos são iguais à segunda configuração da tela de cadastro de produtos.

30 Requisição / 121 Pedido de Compra Para auxiliar na compra de produtos junto aos fornecedores, e também na entrada de mercadoria, o sistema disponibiliza os formulários de requisição e pedido de compra. Requisição Na requisição serão incluídos os produtos que estão faltando no estoque. Eles serão incluídos manualmente de acordo com o que o usuário estiver pedindo. Ao abrir o formulário inclua o nome do fornecedor, em seguida informe os produtos pelo código ou pela descrição. Informe também a quantidade a ser pedida e o preço de custo negociado com o fornecedor. Em seguida utilize o botão Gravar F9 para concluir a requisição. Pedido de Compra No pedido de compra o sistema dispõe de uma ferramenta excepcional, que é a alimentação automática, ou seja, desde que a quantidade mínima de um produto esteja informada no cadastro, o sistema identificará que a quantidade em estoque está menor que a quantidade mínima e incluirá o produto (a quantidade a ser incluída será a diferença do estoque estoque mínimo) em um pedido de compra que já esteja em aberto. Obs.: * ambas as opções gerarão um número que poderá ser utilizado na entrada de mercadorias, exportando os dados. * o sistema só alimentará o pedido de compra se já estiver algum em aberto, caso contrário o sistema não irá realizar o processo.

31 Entrada de Produtos O processo de entrada de produtos nada mais é que preencher o formulário com os dados da nota fiscal. Num. NF: número da nota fiscal Valor NF: valor total da nota (total dos produtos + impostos) Frete NF: valor do frete referente à NF Frete %: se o valor do frete vier discriminado em percentual CFOP: código informado na nota fiscal Natureza da Operação: ao informar o código no campo CFOP o sistema preencherá automaticamente o campo referente à natureza. Caso o sistema não localize, utilize o sinal + para cadastrar uma nova natureza e seu respectivo código. Fornecedor: informe o fornecedor dos produtos referentes a essa NF, pelo código ou pelo nome. Caso o sistema não localize, utilize o sinal + para cadastrar um novo fornecedor. Após informar os dados da nota, iremos lançar os produtos. Consulte o produto a ser lançado usando o campo: Código interno ou produto. Ao localizar o produto desejado iremos informar os dados do produto de acordo com a NF (ICMS, IPI, Quantidade, Desconto % e Valor unitário). Utilize o fracionador para que o sistema exiba um multiplicador automático onde será informada a quantidade de caixas e quantidade por caixa. Informe o valor da caixa e o sistema calculará o valor unitário. Caso não necessite, apenas informe os dados e tecle Enter até o final para incluir os produtos na grade.

32 32 OBS.: após lançar os produtos, caso seja necessário alterar algum dado informado na hora do lançamento, localize o produto na grade e efetue um duplo clique que o sistema permitirá alterar alguns dados do produto. Use o OK para confirmar a alteração. Utilize o campo Transportadora para informar os dados do frete referente à nota fiscal; no caso de uma transportadora não cadastrada, ao clicar no sinal +, o sistema levará você ao formulário de cadastro de Transportadora, para que seja realizado o cadastro e respectivamente informada a transportadora na NF. Verifique se os valores calculados pelo sistema estão idênticos ao da nota fiscal, clique em Salvar e Concluir para efetuar a entrada dos produtos. OBS.: caso algum valor não esteja em igualdade com os valores da NF, pode se tratar de arredondamento, então altere o valor do produto lançando o valor unitário, com a quantidade de casas decimais necessárias para que o valor total fique de acordo com o encontrado na NF. Lançando os Boletos Informe os dados dos boletos a serem lançados Para lançar o(s) boleto(s) referente(s) a uma nota fiscal basta efetuar a consulta e ao encontrar a nota, clicando no botão Boleto, informe os dados referentes ao(s) boleto(s) a serem lançados e pressione Enter para adicioná-los à grade. Após incluir os boletos desejados, utilize o botão Fechar ESC para encerrar a operação.

33 Vendas/Orçamento A diferença entre venda e orçamento será determinada no formulário através da opção escolhida. Após escolher o tipo, informe a tabela de preço a ser trabalhada (o sistema permite determinar valores diferentes para os produtos dependendo da tabela de preço), informe o nome do cliente, o qual é possível escolher pelo código ou pelo nome; em seguida determine qual o tipo de operação a ser realizada. Feito isso, informaremos os produtos, pesquisando-os pelo código interno ou pela descrição. Ao encontrar, utilize a tecla Enter para informar a quantidade e utilize a mesma para adicionar o produto à grade. Obs.: caso seja necessário alterar algum dado de um produto já lançado, localize-o e efetue o duplo clique para que o sistema possibilite alterá-lo em alguns aspectos; utilize o botão OK para efetuar a alteração. DICA : dentro da tela de vendas existem alguns atalhos, listados abaixo. F5 Desconto Geral: utilize o F5 para conceder desconto no total dos produtos, podendo ser em valor ou em percentual. F6 Mensagem de venda: digite uma mensagem no quadro a ser aberto para que a mesma seja visualizada na impressão da venda. Ex.: Dados da entrega, contato... F7 Consulta Produto: permite consultar outro produto do estoque ao mesmo tempo em que constrói a venda/orçamento. F8 Calculadora: atalho para a calculadora do Windows. F10 Limite de Crédito: possibilita visualizar na tela os débitos do cliente, sejam vencidos, a vencer e também o limite disponível.

34 34 Para concluir a venda/orçamento clique no botão Concluir F9 ou utilize a tecla F9. Ao concluir a venda o sistema enviará sua venda para o caixa onde será concluída. Clique no botão Imprimir para que sua venda/orçamento seja impresso imediatamente. Pesquisando Venda/Orçamento Ao contrário dos outros formulários do sistema, para efetuar uma consulta é necessário clicar no botão Pesquisar para que seja possível visualizar o formulário de consulta de vendas/orçamentos. Informe qual o tipo de consulta a ser realizada (venda ou orçamento), em seguida algum dado referente ao registro a ser encontrado (número,cliente, vendedor ou período) e clique no botão Pesquisar ou utilize a tecla F3 para efetuar a consulta. Orçamento Venda Pesquise o orçamento a ser convertido em venda, em seguida efetue um duplo clique no registro ou tecle Enter para que o sistema abra o orçamento. Feito isso, clique no botão Orçamento -> Venda para que o sistema envie os dados do orçamento para uma venda, em seguida clique no botão Concluir para finalizar a venda convertida. Cancelamento de Venda(s)

35 35 O cancelamento de venda(s) pode ser realizado de duas formas, pelo menu 103 Cancelar Operação (Movimentação) ou através do caixa. 103 Cancelar Operação Pesquise a venda desejada( Operação, Cliente, Período ou vendedor) ao localizar o registro, efetue um duplo clique para que possa ter acesso as informações da venda desejada, e em seguida clique no botão Cancelar para concluir a operação Cancelamento através do 107 caixa Localize o registro desejado e em seguida clique no botão Cancelar Operação para que seja concluído o cancelamento Obs.: assim como toda e qualquer operação no sistema, é necessário ter autorização superior e estar com a permissão concedida no sistema Ordem de Serviço Sabendo que ao entrar no meu O.S. do sistema ele nos direcionará a tela de consulta, então utilizaremos o botão Novo + para que possamos abrir um novo registro, informe os dados que são necessários para abertura da O.S (Cliente, tipo de atendimento, veículo, atendente,etc..), no campo Defeito informe o que o cliente relatou sobre o problema, e em seguida clique em Gravar F 9 para que a OS seja aberta.

36 36 Após realizar a abertura da OS, localize a mesma e efetue um duplo clique para que o registro seja aberto, em seguida, utilize a tecla F 5 para que seja visualizada a tela de lançamento de produtos e serviços. Serviços: assim como na inclusão dos produtos, os serviços podem ser consultados por código ou descrição, ao localizá-lo informe o valor, a quantidade e o mecânico (informe a comissão do mesmo, caso seja necessário), utilize o Enter para incluir o serviço na grade. Após incluso, assim como no produto, efetuando um duplo cliqu, o sistema permite alterar alguns dados informados anteriormente. Produtos: pesquise o produto usando o código ou a descrição. Ao ser encontrado, informe a quantidade e utilize o Enter para que o produto seja incluído na grade. Após a inclusão do produto na grade, ainda podem ser alterados quantidade e desconto. Utilize o duplo clique no produto a ser alterado para que o sistema possibilite a mudança. Obs.: caso o serviço não esteja cadastrado utilize o menu 003 (Cadastro/Serviços) e efetue o cadastro, para que o serviço fique disponível. Depois de definir todos os produtos e serviços a serem utilizados na OS, pressione ESC para voltar à tela principal de nossa OS. Utilize os botões: Para imprimir a O.S Para concluir a O.S e enviá-la para o caixa Para cancelar a O.S

37 Contas a pagar Para lançar um novo registro no contas a pagar, utilize o botão Novo +, em seguida informe os respectivos dados: Plano de Contas: grupo de contas ao qual pertence esse débito/despesa. Ex.: despesas fixas. Centro de custo: setor que gerou o débito/despesa a ser pago. Subplano de Contas: uma conta específica daquele plano informado anteriormente. Ex.: Despesas Fixas > Telefone. Preencha também os campos Fornecedor, Valor, Qte (quantidade de parcelas), Prazo; em seguida utilize o botão Gravar F9 para incluir o registro. Para facilitar na hora da consulta, o sistema fornece possibilidades diretas ou combinatórias, para assim aumentar a precisão nos relatórios. Utilize as opções fornecidas para obter o relatório que se adequa a sua necessidade; marque os campos necessários para sua pesquisa e em seguida utilize o botão Pesquisar F3, e ao encontrar o que procura utilize o botão Imprimir F10 para obter o relatório (impresso ou virtual). Para realizar o pagamento/quitação de uma conta a pagar, primeiro pesquise o registro, em seguida efetue um duplo clique para ter acesso ao registro pesquisado.

38 38 Usando o botão Quitar Conta, o sistema possibilitará a você escolher uma conta movimento (Caixa, Tesouraria, Banco, etc.), de onde sairá o valor a ser pago O botão Pagamento também possibilitará a escolha de uma forma de pagamento, para que seja abatido o valor, desde que o sistema esteja corretamente configurado (Sistema/Configuração / Sistema). Cancela um débito sem fazer pagamento ou quitação. Obs.: a necessidade da escolha de uma conta para a retirada do valor só acontece quando o pagamento for em dinheiro, caso o contrário não é necessário. * O sistema possibilita também, para o Contas a Pagar, a opção de informar mais de uma forma de pagamento. *No caso de estar configurado para não escolher a conta na hora de efetuar o PAGAMENTO, é necessário que seja feito uma sangria (caixa), identificando. 106 Contas a receber Assim como no Contas a Pagar, o formulário de contas a receber permite uma enorme variedade de consulta para facilitar a localização do registro a ser utilizado. Pode ser pesquisado por filtragem direta ou combinatória, ex.: quero saber os registros em aberto, com vencimento para uma determinada data; é só marcar a

39 39 opção Em aberto e especificar a data de vencimento que eu preciso, e o sistema relatará os registros específicos, depois é só utilizar o duplo clique para entrar no registro e realizar a operação desejada. Ao utilizar o botão Novo+, o sistema direcionará para a tela de inclusão do Contas a Receber. É extremamente importante a discriminação exata da forma de pagamento desse registro, usando as opções disponíveis. Ex.: Conta a Prazo > Carteira. Escolhida a forma de pagamento do registro, informe os outros dados referentes a mesma, Plano de contas, Vendedor, Cliente, valor, etc. Utilize o botão Gravar F9 para incluir o registro. Obs: não é necessário informar o campo subplano de contas. Para realizar o recebimento consulte o registro desejado. O sistema disponibiliza duas opções: O botão Quitar conta efetuará simplesmente a baixa do registro, sem gerar nenhum vínculo financeiro, ou seja, sem que o valor recebido apareça no caixa. Já o botão Recebimento disponibilizará a tela na qual será possível informar de que forma o cliente efetuou o pagamento, discriminando os valores pagos e as formas utilizadas.

40 40 No caso da utilização do botão Pagamento informe quais os valores e formas de pagamento, em seguida utilize o botão OK F 9 para concluir o recebimento. Obs.: no caso de um pagamento parcial, informe o valor referente à parte que o cliente está efetuando o pagamento e a diferença. Lance como Carteira com o vencimento original para que o sistema considere-a ainda pendente. 104 Faturamento do Contas a Receber / 116 Faturamento do Contas a Pagar O sistema disponibiliza a opção de agrupar vários registros, tanto do Contas a Pagar quanto do Contas a Receber. Para isso pesquise em um dos formulários (104 faturamento do Contas a Receber ou 116-Faturamento do Contas a Pagar ) o registro das contas a serem inclusas, em seguida marque com um X na última coluna os registros a serem agrupados, feito isso utilize o botão Faturar para concluir a operação. Obs.: agrupe os registros de forma que sejam escolhidos registros de um mesmo usuário Centro de custo / 006 Plano de contas 007 Sub-plano de Contas Assim como nos outros formulários do sistema, ao entrar no cadastro de centro de custo o sistema exibirá a tela de consulta onde podem ser visualizados os registros já inclusos, ou então podem ser consultados de acordo com sua necessidade; da mesma forma também funciona o cadastro de plano de contas. O subplano de contas nada mais é do que ramificações dos planos de contas onde o recurso aplicado será mais específico (Ex.: Despesas diversas => Telefone). Para realizar o cadastro de um subplano primeiro tem que ser informado o plano de contas ao qual fará parte, e em seguida confirmar o cadastro usando o botão Gravar F 9.

41 Conta Movimento Para utilizar do financeiro mais corretamente o sistema disponibiliza o cadastro de conta movimento, que é utilizado em lançamentos de valores. São contas que necessitam de acompanhamento diário através de Extratos e Saldos (contas do ativo, contas bancárias e etc.). Para efetuar o cadastro vá ao Menu 010 (CADASTRO => 010 CONTA MOVIMENTO) e utilize o botão Novo F 9 para que o sistema permita cadastrar uma nova conta movimento. Em seguida informe o nome da conta a ser cadastrada e utilize o botão Gravar F 9 para realizar o cadastro com sucesso. Obs.: no caso de contas bancárias informe também os dados da conta (agência, conta, limite) e marque a opção Conta Bancária. 008 Cadastro Cartões de Crédito/Débito Aqui serão cadastrados os cartões que são permitidos na hora de informar a forma de pagamento a ser utilizada. Ao entrar no formulário informe o nome do cartão e utilize o botão Pesquisar para verificar se o mesmo já está cadastrado. Caso não esteja, utilizando o botão Novo F 9 o sistema disponibilizará o formulário de cadastro para que seja incluído um novo registro. Para isso, informe os dados e clique no botão Gravar F 9 para que o cadastro seja efetuado com sucesso. Obs.: caso seja necessário fazer alguma alteração, pesquise o registro e efetue um duplo clique no mesmo, em seguida serão disponibilizados os dados do cartão a ser alterado, então efetue a mudança e confirme no botão Alterar F Cadastro de Profissões Para que o cadastro de clientes fique completo é necessário que seja informada também a profissão. Então utilize esse formulário para cadastrar as profissões utilizando o botão Novo F Feriados Utilize esse formulário para cadastrar os feriados no sistema. Utilizando o botão Novo F 9 informe o nome do feriado e a data em que o mesmo acontecerá e utilize o botão Gravar F 9 para concluir a operação com sucesso.

42 Cadastro de CFOP As operações que envolvem estoque (Entrada e Saída) serão cadastradas aqui, sendo possível abater ou não o estoque de vendas do sistema. Para efetuar o cadastro de um novo Código Fiscal de Operação (CFOP), vá ao Menu 009 (Cadastro => Cadastro de CFOP) e utilize o botão Novo F9 para que seja assim disponibilizada a tela de cadastro. Preencha os dados e em seguida utilize o botão Gravar F9 para concluir a operação. Através dessas opções informadas no cadastro é que o sistema vai identificar se aumenta ou diminui o estoque normal ou consignado. Para que seja mais preciso na hora de informar o CFOP correto, descrimine se a ação é referente a uma operação de dentro ou de fora do estado. Ex.: 5102 (dentro do estado), 6102 (fora do estado). Indique as opções que serão necessárias no uso da operação a ser cadastrada. Ex.: Gerar Crédito: ao usar essa opção o sistema possibilita a geração de crédito a partir do uso dessa operação cadastrada. Permitir Alterar Preço: ao ser indicada na hora da venda o sistema permite que seja alterado o preço dos produtos. Utilizar Preço de Custo: utiliza o preço de custo com tabela e etc. Obs.: No campo ao lado da descrição da operação informe o estado referente à operação a ser cadastrada.

43 Tabela de preço Utilizando o cadastro de tabela de preços é possível determinar um percentual de aumento para cada forma de pagamento cadastrada no sistema, sendo ela determinada no início da venda/orçamento. Utilizando o botão Novo será possível cadastrar uma nova tabela; informe o nome da mesma e no campo % informe o percentual de acréscimo para que seja ajustado no(s) produto(s) na formação da venda/orçamento. Utilize o botão Gravar F9 para concluir o cadastro. 014 Patrimônio É possível ter o controle de todo o patrimônio da empresa utilizando essa opção do sistema. Assim como nos outros formulários o sistema disponibiliza de imediato a consulta dos itens cadastrados. Para cadastrar um novo produto utilize o botão Novo + (veja o exemplo ao lado). Após informar os dados utilize o botão Gravar F9 para concluir a operação.

44 Cadastro de Segmento O cadastro de segmento é providencial para que o cadastro de cliente, sendo pessoa jurídica, fique completo. O formulário exibido, ao entrar na opção, é apenas o de consulta, então utilize o botão Novo + para cadastrar um novo segmento. Após informar o nome do novo segmento, clique em Gravar F9 para que o cadastro seja concluído. Obs.: para qualquer alteração ou desativação de um seguimento cadastrado, consulte-o e em seguida efetue um duplo clique para que o sistema abra o cadastro dele, possibilitando alterá-lo, ou marque a opção desativar, para que o mesmo não venha a aparecer em futuras consultas. 108 Emitir Nota Fiscal No emissor de notas fiscais do sistema existe uma ferramenta excepcional que é a possibilidade de importação de uma venda como base, a partir do número da mesma. Para isso é só utilizar o campo Venda, localizado no canto superior esquerdo do formulário. Preencha-o com o número da venda a ser utilizada e em seguida clique no botão ao lado para que sejam importados os dados da venda. Depois de importado, o sistema permite que sejam alterados os dados da nota, adicionar mais produtos, alterar preços e quantidades e etc. Caso não deseje utilizar uma venda como base para o faturamento então preencha os dados a serem emitidos na nota (Cliente, CFOP). Em seguida inclua os produtos normalmente, pesquisando pelo código ou descrição. Sejam importados os dados da nota ou preenchidos manualmente, é preciso que seja confirmada a data de emissão, hora e data da saída; além do tipo do frete e transportadora, dados que estão localizados no canto inferior direito. Obs: * caso não esteja informado qual o número da venda a ser utilizado como base, utilize o botão representado por um binóculo, localizado na parte superior do formulário. O mesmo disponibilizará a tela de consulta de vendas. * Informe o número do cupom (caso já emitido) no campo referente, localizado na parte superior do formulário.

45 Emissor de Recibo Exclusivamente, o emissor de recibos é o único que não possui tela de consulta. Ao entrar no formulário é logo acessada a tela de inclusão de novos recibos. Basta preencher os dados necessários e clicar no botão Visualizar para que o sistema possibilite a impressão do mesmo. Obs.: é extremamente necessário que seja informado se o recibo é A pagar ou A receber. Utiliza a tecla * como atalho. 112 Movimentação de conta Trata-se de um formulário de controle das contas de movimentação (Ativo). Aqui é possível obter o extrato de uma determinada conta, visualizando as entradas, saídas e o saldo. Ao entrar no formulário a tela de consulta será acessada. Nela pode-se obter relatórios de forma combinatória. Ex.: Entradas realizadas em um determinado Centro de custo. Utilizando o botão Transferência é possível transferir valores de uma conta de movimento para outra dentro do sistema, basta informar as duas contas e os dados do valor a ser transferido.

46 46 Para realizar qualquer movimentação em alguma conta movimento utilize o botão Novo +. Este levará ao formulário de lançamentos, no qual é necessário preenche o Tipo de Operação (Entrada, Saída ou Bloqueado). Em seguida informe os dados do lançamento (Plano de contas, Centro de Custo, Conta, Valor e etc.) e utilize o botão Gravar F9 para concluir a operação. 015 Portador Para utilizar o sistema de emissão de boletos, é preciso que seja cadastrado um portador de acordo com o serviço cadastrado no banco. Para isso utilize o formulário de cadastro, que será visualizado ao ser utilizado o botão Novo +. Após inserir todos os dados, utilize o botão Gravar F9 para concluir o cadastro. Obs.: para realizar qualquer alteração ou até a desativação de um registro, é preciso consultá-lo usando a tela inicial do formulário (padrão para todo o sistema) para encontrar o registro desejado, em seguida efetue um duplo clique para acessar o registro e realizar as alterações desejadas. 114 Montar Carga De acordo com a necessidade do cliente o sistema possui disponibilidade para entrega. Ao acessar o formulário clique no botão Novo + e será exibida a tela de montagem de cargas, então utilize o número da venda para montar a carga com seus respectivos produtos. Caso o número da venda não esteja disponível, então poderá ser lançado produto a produto para que a carga seja montada. Após lançar, utilize o botão Visualizar

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