IMPLEMENTAÇÃO DA MEDIDA DE LIQUIDEZ DA EMPRESA RESTAURANTE E LANCHONETE MARROM GLACÊ

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1 CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA FACULDADE DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS - FACISA GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS ALINE RODRIGUES DA COSTA IMPLEMENTAÇÃO DA MEDIDA DE LIQUIDEZ DA EMPRESA RESTAURANTE E LANCHONETE MARROM GLACÊ BELO HORIZONTE 2012

2 ALINE RODRIGUES DA COSTA IMPLEMENTAÇÃO DA MEDIDA DE LIQUIDEZ DA EMPRESA RESTAURANTE E LANCHONETE MARROM GLACÊ Relatório de Estágio Supervisionado apresentado ao curso de Administração de Empresas, da Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas, do Centro Universitário Newton Paiva, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Administração. Orientadores: Nome Rosane Catarina de Castro Nome Sérgio Rafacho BELO HORIZONTE 2012

3 À minha família pela paciência, carinho e investimento despendidos durante esses quatro anos.

4 AGRADECIMENTOS Quatro anos se passaram, conhecimentos foram adquiridos, desafios foram superados. Posso dizer que, após todo esse período desdobrando-se entre família, universidade e trabalho, com muito esforço e dedicação consegui realizar um grande sonho pessoal. Primeiramente agradeço a Deus, fonte de todo conhecimento, que sempre se fez presente ao meu lado, transformando a fraqueza em força e a derrota em vitória. Agradeço a todos que de alguma forma contribuíram para essa realização, em especial aos meus amados pais, alicerces de minha vida, Miralda Francisca da Costa e Isaías Rodrigues da Costa, sou eternamente grata por todos os seus ensinamentos de vida, grandes conselheiros, amigos, luzes que se acendem em cada momento de escuridão, por todo o incentivo, dedicação, amor e carinho. Agradeço também aos meus amigos e colegas, aos que fizeram parte desta história e também aqueles que ficaram na torcida pelo meu sucesso.

5 Sonhe com o que você quiser. Vá para onde você queira ir. Seja o que você quer ser, porque você possuiu apenas uma vida e nela só temos uma chance de fazer aquilo que queremos. Tenha felicidade bastante para fazê-la doce. Dificuldades para fazê-la forte. Tristeza para fazê-la humana. E esperança suficiente para fazê-la feliz. Clarice Lispector

6 RESUMO Este trabalho apresenta a implementação de um sistema de controle de fluxo de caixa na empresa Restaurante e Lanchonete Marrom Glacê, e tem por objetivo apresentar o quanto a utilização de ferramentas de gestão adequadas são importantes para a administração bem sucedida de uma empresa. Diante de um contexto cada vez mais acirrado, faz-se essencial que as organizações tenham um controle eficaz de seus recursos internos para melhor gerir os externos. Desta forma, com o trabalho desenvolvido, demonstrou-se para a empresa especificamente à sua área financeira, a necessidade de realizar controles adequados a sua realidade. Inicialmente foi feita uma coleta de dados através de entrevistas formais e informais, análises de documentos e pesquisas bibliográficas. Após a análise dos dados foi proposto um novo método de controle financeiro por meio da inserção de planilhas, que passaram por aprovação do gestor, em seguida já aprovado foi fornecido um treinamento instrutivo da maneira correta do preechimento das planilhas. Com a implementação do fluxo de caixa, foi possível perceber uma melhoria no processo de controle dos embolsos e desembolsos, as informações passaram a ser rápidas e seguras, auxiliando nas tomadas de decisões da organização. Palavras-chave: Fluxo de caixa. Setor financeiro. Embolsos. Desembolsos.

7 LISTA DE FIGURAS FIGURA 1 Registros antigos Contas a Receber FIGURA 2 Registros antigos Contas a Pagar FIGURA 3 Fluxograma arquivamento de documentos FIGURA 4 Fluxograma Vendas Cliente vai até a empresa FIGURA 5 Fluxograma Vendas Cliente faz pedido por telefone FIGURA 6 Fluxograma Verificação de produtos em estoque FIGURA 7 Fluxograma Produtos específicos - desembolsos no ato FIGURA 8 5W1H Restaurante e Lanchonete Marrom Glacê FIGURA 9 Diagrama de Ishikawa FIGURA 10 Fluxograma de funcionamento do fluxo de caixa FIGURA 11 Planilha de Classificação de Contas FIGURA 12 Planilha de contas a pagar FIGURA 13 Planilha de contas a receber FIGURA 14 Planilha Relatório de movimento financeiro diário FIGURA 15 Planilha de fluxo de caixa FIGURA 16 Planilha de Previsto X Realizado FIGURA 17 Novo Fluxograma Vendas cliente vai até a empresa FIGURA 18 Novo Fluxograma Vendas cliente faz pedido por telefone FIGURA 19 Novo Fluxograma Verificação de produtos em estoque FIGURA 20 Novo Fluxograma Contas a Pagar produtos específicos FIGURA 21 Classificação das contas a pagar e a receber feitas pelo gestor FIGURA 22 Lançamento na planilha contas a pagar FIGURA 23 Lançamento na planilha contas a receber FIGURA 24 Lançamento Relatório Movimento Financeiro FIGURA 25 Planilha Fluxo de caixa FIGURA 26 Previsto FIGURA 27 Treinamento com o gestor da empresa FIGURA 28 Previsto X Realizado... 46

8 LISTA DE TABELA TABELA 1 Embolsos e Desembolsos TABELA 2 Movimento Abril - Contas a receber TABELA 3 Movimento Maio - Contas a receber TABELA 4 Movimento Junho - Contas a receber TABELA 5 Movimento Abril - Contas a pagar TABELA 6 Movimento Maio- Contas a pagar TABELA 7 Movimento Junho - Contas a pagar... 45

9 LISTA DE GRAFICOS GRAFICO 1 Embolsos do Restaurante e Lanchonete Marrom Glacê GRAFICO 2 Desembolsos do Restaurante e Lanchonete Marrom Glacê GRAFICO 3 Embolsos X Desembolsos do Rest. e Lanchonete Marrom Glacê GRAFICO 4 Embolsos Abril GRAFICO 5 Embolsos Maio GRAFICO 6 Embolsos Junho GRAFICO 7 Desembolsos Abril GRAFICO 8 Desembolsos Maio GRAFICO 9 Desembolsos Junho... 45

10 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO METODOLOGIA DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES Análise do atual processo de gestão de caixa Iniciação do processo de coleta das informações Arquivamento dos documentos Funcionamento dos setores contas a pagar e contas a receber Mapeamento Identificação de pontos críticos Proposta da reorganização do fluxo de caixa na Empresa Implementação do sistema proposto ANALISE DOS RESULTADOS OBTIDOS CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS... 50

11 10 1 INTRODUÇÃO Atualmente, no cenário em que as empresas se encontram, ser competitivo é essencial para a sobrevivência e crescimento no mercado. As organizações que possuem um diferencial estão mais aptas a esse crescimento, aprimorando seus processos e atividades. As pequenas empresas nem sempre possuem potencial suficiente para competir com grandes organizações, porém, algumas conseguem se sobressair e sobreviver às oscilações e mudanças do mundo empresarial. Desta forma, será apresentado a seguir o trabalho de implementação de um sistema de controle de fluxo de caixa na empresa Restaurante e Lanchonete Marrom Glacê, que foi realizado no período de dois semestres, começando no dia 09/02/2012 e finalizando em 15/12/2012. A organização é de pequeno porte, encontra se situada na cidade de Paineiras/MG (349 km da capital de Belo Horizonte) e trabalha com a comercialização de fornecimento de refeições (somente almoços) diariamente. Diagnosticou-se que na empresa havia carência de informações precisas e certas em tempo hábil quanto aos recursos financeiros, e que esse fator gerava prejuízos para a organização. Desta forma, foram levantadas informações sobre ferramentas que poderiam contribuir para a gestão do Restaurante e Lanchonete Marrom Glacê. Após análises de dados apurados pelas visitas ficou evidente que o problema maior da empresa poderia ser sanado com a implementação de sistema de controle de fluxo de caixa. Para uma mudança na gestão, a fim de melhorar o setor financeiro, elaboraram-se alguns objetivos que a empresa deveria trabalhar. O objetivo principal é implementar o sistema de controle de fluxo de caixa nas suas operações, e (I) analisar o atual processo de gestão de caixa da empresa; (II) propor a reorganização do fluxo de caixa; (III) implementar o sistema proposto e (V) analisar os resultados. A expectativa que levou a implementação de sistema de controle de fluxo de caixa no Restaurante e Lanchonete Marrom Glacê foi a de que a empresa tornasse capaz de gerir suas contas, além de, ter novas alternativas de melhorias em seus processos, novas possibilidades de planejamento a curto e longo prazo e

12 11 capacidade para realizar investimentos. A utilização do fluxo de caixa bem como controle financeiro permite ao gestor articular melhor suas atividades e gerenciar de forma mais competitiva a organização, podendo obter vantagens e novas oportunidades de trabalho num mercado tão dinâmico. O presente trabalho também se configura como uma oportunidade única de realizar uma ação sustentada pela teoria e apoio de orientadores, tanto de metodologia como de conteúdo, permitindo ao estagiário iniciar sua carreira de forma ética e responsável.

13 12 2 METODOLOGIA A metodologia utilizada para o desenvolvimento do trabalho quanto aos meios de investigação foram pesquisas bibliográficas, documental e de campo e quanto aos fins: intervencionista. Documental porque foram realizadas diversas análises de materiais e documentos, que se encontravam dispostos no ambiente da organização (cartazes, informativos, caixa de sugestões, formulários de qualidade no atendimento) e também no arquivo (como contratos com fornecedores, fichas cadastrais de colaboradores, notas fiscais, contabilidade, dentre outros). As pesquisas bibliográficas basearam-se em autores especialistas na área de Administração Financeira e de Fluxo de Caixa. Pesquisou-se sobre a área financeira e o fluxo de caixa em termos gerais e específicos e como são utilizados nas empresas. Através da bibliografia estudada pôde-se ter uma visão mais clara sobre o controle de um fluxo de caixa e o que compõem exatamente a área financeira. Foram realizadas visitas na empresa para conhecer todas as suas operações, caracterizando assim a pesquisa de campo. Essa pesquisa geralmente baseia-se em experiências, coletas de dados e observações, foi selado um contato amigável com todos os colaboradores e com o gestor da organização, gerando diálogos diferenciados e confiança na transmissão das informações. A intervencionista é aquela que não se satisfaz somente com uma explicação, mas sim que pretende interferir de alguma maneira na realidade da organização. Ou seja, após todas as pesquisas, foi proposto uma intervenção sendo a implementação de sistema de controle de fluxo de caixa no processo financeiro da empresa. A metodologia é importante para a execução dos procedimentos e tarefas durante o desenvolvimento do trabalho, para que aconteça a intervenção nos processos da organização. As informações adquiridas serão tratadas, para que a empresa possa transformá-las em possibilidades de investimentos com as novas ferramentas de gestão, principalmente no controle de seu fluxo de caixa.

14 13 3 DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES Este capítulo apresenta uma decomposição detalhada das atividades que foram executadas durante o estágio, explorando-se os aspectos internos e externos, capazes de identificar os pontos positivos e negativos na empresa Restaurante e Lanchonete Marrom Glacê. O propósito do estágio foi normatizar o processo com a implementação de sistema de controle de fluxo de caixa, a fim de melhorar o gerenciamento de embolsos e desembolsos, de forma a proporcionar resultados benéficos à organização que sirvam de auxílio ás tomadas de decisões, elaboração de um planejamento financeiro eficiente e um melhor controle dos seus processos. 3.1 Análise do atual processo de gestão de caixa Esta atividade consiste na realização de observações dos atuais processos realizados pela organização. Os dados e informações coletados e apresentados foram obtidos através de visitas formais e informais com o gestor do Restaurante e Lanchonete Marrom Glacê, e proporcionaram análises precisas do atual funcionamento da organização, de seus registros diários, embolsos e desembolsos Iniciação do processo de coleta das informações A fim de obter informações certas e precisas a estagiária realizou na organização visitas formais e informais. As visitas informais tiveram início desde o dia 18 de fevereiro de 2012, que teve como objetivo fornecer um suporte ao gestor, servindo praticamente como um posso ajudar, sem agendamentos. No mesmo mês foram realizadas visitas de surpresa, sem formalização, somente para presenciar o andamento do plano de ação e incentivar o gestor no desenvolvimento do trabalho. A estagiária no dia 03 de março de 2012 realizou a primeira visita formal, definindo - se juntamente com o gestor os melhores horários e melhores dias para a realização das reuniões. Determinou-se que as visitas fossem realizadas conforme a necessidade da estagiária, ocorrendo de preferência nos finais de semana, a partir das 16h00min (momento em que a empresa possui menor fluxo de clientes), com duração máxima de 2 horas de prazo. As reuniões tiveram o objetivo de selar

15 14 transparência quanto à seriedade do trabalho proposto e também o momento certo para coletar informações reais do atual processo realizado pela organização. No dia 24 de março de 2012, a fim de analisar a administração da organização, a estagiária realizou uma visita informal ás 16h10min, no decorrer da conversa o gestor informou que procura controlar seus embolsos e desembolsos sem exceder seus recursos e sem desperdícios, que têm plena consciência da importância da separação do dinheiro empresarial com o pessoal. A organização possui uma estabilidade e o gestor mesmo que desprovido de informações precisas e em tempo hábil possui uma mente aberta e preocupa - se com seu setor financeiro. No dia 31 de março de 2012 a estagiária, focada em compreender melhor como realmente funciona o processo atual da empresa, fez uma visita formal ás 16h23min, onde foram realizadas diversas perguntas, mas todas tiveram um objetivo único: entender qual era o tipo de controle realizado na organização. Muito entusiasmado, o gestor explicou que todas as entradas e saídas eram documentadas, porém feito manualmente em folha de caderno. O gestor registrava as vendas realizadas no dia, e no final do mês somava todas as apurações feitas. Em outra folha anotava todos os gastos que a empresa teve durante o mês. No último dia do mês para chegar ao resultado final realizava uma subtração do valor total das vendas menos o valor total dos gastos. Para chegar ao valor da venda do dia o gestor explicou que vai anotando em um rascunho os produtos vendidos e no fim do dia soma tudo e passa para o caderno somente o total, o rascunho é jogado no lixo. Todo procedimento é realizado de forma manual redigidos à caneta e lápis em papel, as somas são efetuadas em calculadora, pois, a organização não detém de nenhum sistema de informações que permita um registro ágil e preciso e como comprovação da informação o gestor forneceu o documento apurado no mês de Fevereiro de 2012 conforme FIG. 1 e FIG. 2. Ao conversar com o gestor verificou-se que o mesmo não conhece as diversas ferramentas de gestão que estão a sua disposição, há certa rigidez no que diz respeito à obtenção de informações e mudanças nos processos.

16 15 FIGURA 1 Registros antigos Contas a Receber FIGURA 2 Registros antigos Contas a Pagar

17 Arquivamento dos documentos Com objetivo de analisar os processos de arquivamento dos documentos e os procedimentos realizados pela contabilidade, no dia 07 de abril de 2012, ás 16h34min, a estagiária novamente visitou a empresa para colher as informações dos principais procedimentos tomados pelo gestor. A respeito das contas fixas como água, luz e telefone, quando recebidas pelo gestor, são guardadas em uma gaveta de um armário, ficando dispersas e juntas no mesmo local até o dia do vencimento. O armário fica localizado no estoque juntamente com os congeladores, e uma das gavetas é destinada apenas ao arquivamento de documentos como as contas, impostos, e vias de notas fiscais. Em relação aos fornecedores, 70% das compras são pagas na hora, assim que recebe o produto assina o canhoto que volta com o fornecedor, e a nota fiscal é enviada para o setor de contabilidade. Já os 30% restantes, somente em casos de necessidade o gestor compra á prazo trabalhando com apenas 30 dias, o canhoto é assinado e devolvido ao fornecedor e a nota fiscal é guardada na gaveta do armário até o dia do vencimento. Após realizar os pagamentos das notas, o gestor envia definitivamente para a contabilidade. No que se diz respeito à folha de pagamento, tudo é feito pela contabilidade, o contador faz os cálculos, imprime e entrega todos os documentos ao gestor, e este passa os mesmos aos seus colaboradores para devidamente colher as assinaturas e realizar o pagamento. Uma via dos contra cheques são entregues aos funcionários e as outras voltam para a contabilidade para serem arquivadas definitivamente. Os impostos são apurados e emitidos pela contabilidade, que são entregues ao gestor para a realização dos pagamentos. Depois que realizado os pagamentos o gestor envia todas as vias novamente para a contabilidade, que faz o arquivamento. Assim que termina o mês o gestor junta todas as contas pagas guardadas na gaveta do armário, coloca em um envelope e as transfere definitivamente para uma caixa de arquivos que fica em sua residência. Após passar alguns anos elimina as contas

18 17 mais antigas, queimando-as. Referente às vias de impostos e notas fiscais caso o gestor precise ele solicita na contabilidade, porque todas ficam arquivadas com o contador. O processo de arquivamento é representado pela FIG. 3. FIGURA 3 Fluxograma arquivamento de documentos Funcionamento dos setores: contas a pagar e contas a receber No dia 11 de maio de 2012 a estagiária fez uma vista formal para analisar como funciona o atual processo de contas a pagar e contas a receber feitos na organização. Primeiramente será descrito as vendas que geram contas a receber e

19 18 que são realizadas de duas formas: pessoalmente quando o cliente vai até o restaurante e/ou por atendimento telefônico quando o cliente faz o pedido por telefone. a) Cliente vai até o Restaurante, FIG. 4: cliente chega ao estabelecimento; monta o seu prato de refeição conforme deseja; pesa na balança; o atendente anota em um bloco destacável o valor; cliente escolhe o local para se sentar; o mesmo atendente vai até a mesa oferecer bebida e demais serviços; se o cliente desejar um novo serviço (exemplo: bebida) é anotado no mesmo bloco que contém a refeição e é servido; após terminar a refeição o cliente vai até o caixa para fazer o pagamento; o atendente localiza no bloco e faz a soma do total do consumo; o cliente faz o pagamento que é através de dinheiro (em casos específicos é aceito cheques); o atendente confere o valor e agradece a sua presença; o cliente vai embora. FIGURA 4 Fluxograma Vendas Cliente vai até a empresa

20 19 b) O cliente realiza contato por telefone, representado pela FIG. 5: o atendente recebe o telefonema e anota o pedido em um rascunho conforme solicitação do cliente (tipo de carne e se desejar algum outro produto); anota o endereço; anota a forma de pagamento (atendente confere com o cliente se tem que dispor de algum troco); o pedido é passado para uma cozinheira que monta a marmitex no setor da cozinha e esta devolve ao atendente que recolhe a marmitex e termina a montagem do pedido; atendente desloca-se com o veículo até o endereço e faz a entrega ao cliente; cliente recebe e paga; o atendente volta à empresa e guarda o dinheiro no caixa. Observação: nesta modalidade é fornecida somente marmitex, com liberação de escolha apenas do tipo de carne a partir das 13h00min; FIGURA 5 Fluxograma Vendas Cliente faz pedido por telefone Será descrito a seguir o processo de compras que geram contas a pagar. De acordo com o gestor as compras para as refeições são feitas de acordo com o cardápio produzido que é elaborado semanalmente. Realiza o processo de duas formas: verificação de produtos em estoque e produtos específicos, desembolsos no ato.

21 20 a) Verificação de produtos em estoque: conforme FIG. 6, o gestor verifica quais produtos serão necessários durante a semana; se o produto estiver acabando realiza o contato por telefone fazendo o pedido e/ou aguarda o fornecedor passar na empresa (fornecedor passa semanalmente); o fornecedor anota o pedido; a central de distribuição entrega o produto à empresa; os produtos são recepcionados pelo gestor que confere se está correto, e se sim, encaminha para contabilidade a nota fiscal. Caso o pedido não esteja correto, o gestor entra em contato com o fornecedor e solicita a troca do produto. Quando o gestor compra a prazo a nota fiscal é guardada até o vencimento. Assim que faz o pagamento da nota envia para contabilidade que faz o arquivo definitivo. FIGURA 6 Fluxograma Verificação de produtos em estoque b) Produtos específicos, desembolsos no ato: se refere a compras de carnes e verduras, FIG. 7, o gestor realiza as compras diariamente e conforme a necessidade, sendo os pagamentos destas, feitos no ato. Ele

22 21 determina um horário na parte da tarde, que é mais tranqüilo e vai até os açougues e sacolão fazer as compras que sempre é realizada de acordo com o prato do dia seguinte, e também dependendo do dia aproveita o momento para quitar as contas, em relação às contas fixas como água, energia e telefone que são pagos em seus vencimentos. FIGURA 7 Fluxograma Produtos específicos - desembolsos no ato Mapeamento Utilizou-se a ferramenta 5W1H a fim de realizar uma checagem das atividades que precisam ser desenvolvidas dentro da organização. Esta ferramenta funciona como um mapeamento, onde se estabelece o que é feito, quem o fará, o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade é realizada. A utilização desta ferramenta torna-se muito útil para as empresas, uma vez que elimina dúvidas que possam surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas pelos colaboradores de setores ou áreas diferentes. O plano de ação é uma ferramenta de grande utilidade na execução de um projeto, pois através dele fica definido o objetivo a alcançar, as medidas que devem ser tomadas, principais responsáveis por cada procedimento, os prazos, locais e a finalidade de cada medida estabelecida. Cada ação é demonstrada nos itens apresentados pela FIG. 8.

23 22 FIGURA 8-5W1H Restaurante e Lanchonete Marrom Glacê Após apresentar em forma de figura o 5W1H, é possível perceber com clareza que a maior parte de todos os processos desenvolvidos pela empresa são realizados pelo gestor o que gera uma concentração de poder de todas as decisões e mudanças a serem aplicadas em um única pessoa dentro da organização.

24 Identificação de pontos críticos Apresenta-se a seguir o Diagrama de Ishikawa, ferramenta que é utilizada para representar graficamente aspectos organizacionais, que permitem uma análise de diversos processos internos que podem impactar diretamente nos resultados organizacionais. Entende-se que o diagrama é muito utilizado na identificação dos direcionadores que possivelmente podem causar esses aspectos indesejáveis, porém, esses direcionadores, podem ser originados através de outras causas. A FIG. 9 representa o apontamento dos possíveis causadores de deficiência do atual processo de controle da área financeira. FIGURA 9 - Diagrama de Ishikawa Com a utilização do diagrama na empresa Restaurante e Lanchonete Marrom Glacê foi possível verificar situações com diversos problemas que estão impactando direta ou indiretamente nos principais objetivos da organização. Será descrito a seguir os pontos principais geradores das deficiências nos processos: a) Gestão Financeira: o foco do gestor é o resultado final, ou seja, atingir o lucro e rentabilidade esperados. Não há nenhum tipo de investimentos em ampliações do negócio, não existe a realização de balanços patrimoniais, os

25 24 pagamentos de fornecedores a maioria são feitos somente á vista, o gestor não faz nenhuma análise de seus recursos próprios e nem de terceiros, e não faz nenhum tipo de previsão financeira. b) Recursos Humanos: a empresa é desprovida de programas voltados para o desempenho profissional. Por se tratar de uma área com escassez de mão de obra, não há pré-requisitos para atuação na área, e os desligamentos procedem com aviso prévio indenizado e a correta prestação de serviços aos clientes. Não há aplicação de investimento em qualificação e desempenho profissional e não existe nenhum programa motivacional. c) Métodos: a empresa não possui nenhum software e nenhum planejamento estratégico para controle financeiro, ficando a cargo somente do gestor a responsabilidade pelas decisões de instituir toda e qualquer mudança. Todas as operações concentram-se apenas no gestor, gerando uma grande dependência e morosidade nos processos. Não há trocas, nem obtenção e nem aproveitamento de informações internas e nem externas. d) Medidas: todo processo é feito manual, regido á caneta em um caderno espiral, o que resulta em um processo moroso com informações carentes. Para acompanhar o consumo de uma mesa é feito as anotações dos produtos solicitados em um bloco de nota destacável, o qual é necessário somar na calculadora um a um no momento em que o cliente solicita o fechamento da mesa. Não há nenhum tipo de relatório contábil que auxilie e concretize os dados financeiros da organização, como por exemplo: balanços patrimoniais, DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e a Demonstração do Fluxo de Caixa. A seguir será demonstrada a próxima atividade que apresentará as propostas de melhorias sugeridas pela estagiária, estas têm por objetivo auxiliar o gestor em seus processos realizados, permitindo um melhor controle de suas movimentações diárias e mensais. Desta maneira, o gestor poderá ter uma visão de longo prazo possibilitando a fazer uma projeção de suas entradas e saídas por períodos pré - determinados.

26 Proposta da reorganização do fluxo de caixa na Empresa Após analisar o atual processo financeiro, esta atividade aborda a proposta de melhorias que a estagiária estagi fez ao o gestor da organização. organização Propôs-se a implementação de controle de fluxo de caixa por meio da reorganização do sistema de entradas e saídas das com a inserção de planilhas no Excel referentes referente aos embolsos e desembolsos, que serão descritas descritas detalhadamente no decorrer do trabalho. A seguir a FIG. 10 exemplifica o fluxo de funcionamento do sistema de gerenciamento do setor financeiro sugerido. Primeiramente é necessário classificar as contas, fazer o lançamento diário em planilhas distintas de contas a pagar e a receber, e essa planilha posteriormente alimentará a planilha de fluxo. fluxo Através da planilha de lançamento diário, será possível visualizar o Fluxo de caixa c e a partir do mesmo, fazer uma projeção dos embolsos e desembolsos da organização. organização FIGURA 10 Fluxograma de funcionamento do fluxo de caixa Fonte: Elaborado pelo professor Sérgio Rafacho,

27 26 A proposta da utilização deste sistema de planilhas em Excel tem por objetivo criar uma maneira de aprimorar os processos, permitindo que os registros dos embolsos e desembolsos possibilitem ao gestor uma visão geral de seu controle financeiro. Para o preenchimento correto das planilhas deverá ser seguido uma ordem de dados, portanto primeiramente preencher as planilhas de contas a pagar e a receber que posteriormente alimentarão a planilha de Lançamento diário que projetará logo em seguida a planilha de fluxo de caixa. Inicialmente devem-se classificar as contas, separando-se em embolsos e desembolsos, cada conta deverá ter uma numeração e nomenclatura determinada de maneira clara e objetiva, conforme FIG. 11. Desta forma, no fluxo de caixa as contas serão separadas de acordo com as numerações já determinadas. FIGURA 11 Planilha de Classificação de Contas Fonte: Elaborado pelo professor Sérgio Rafacho, Logo após, deve-se realizar o lançamento diário das contas a receber e a pagar diretamente nas planilhas de embolsos e desembolsos. A FIG. 12 representa a planilha de Contas a Pagar, onde deverão ser descritos todos os deveres e obrigações, também lançados todos os gastos realizados no mês, como impostos, pagamentos de funcionários, contas de consumo fixo (água, energia, telefone), dentre outros. Os valores deverão ser lançados na coluna de débito.

28 27 FIGURA 12 Planilha de contas a pagar Fonte: Elaborado pelo professor Sérgio Rafacho, Já na planilha de contas a receber FIG. 13 deverão ser lançados os recebimentos pela vendas de produtos e outros serviços oferecidos pela empresa, representando as entradas. Os valores deverão ser lançados na coluna de crédito. FIGURA 13 Planilha de contas a receber Fonte: Elaborado pelo professor Sérgio Rafacho, 2009.

29 28 Após o lançamento nas planilhas de contas a pagar e a receber, os resultados alimentarão a planilha de lançamento diário, FIG. 14. FIGURA 14 Planilha Relatório de movimento financeiro diário Fonte: Elaborado pelo professor Sérgio Rafacho, Após serem unificados os embolsos e desembolsos por meio dos lançamentos diários, a mesma alimentará a planilha de fluxo de caixa, FIG. 15 onde será possível observar se a empresa está operando com um saldo positivo ou negativo, possibilita ainda analisar mês a mês e avaliar a sazonalidade de valores. FIGURA 15 Planilha de fluxo de caixa Fonte: Elaborado pelo professor Sérgio Rafacho, 2009.

30 29 Após análise do fluxo mensal da empresa, propõe-se ainda uma planilha de projeções de futuros embolsos e desembolsos. Assim, a empresa poderá projetar suas saídas, de acordo com as demandas dos meses anteriores e fazer ainda uma projeção de suas entradas. Ao final de cada mês, será possível analisar se o planejamento foi feito de acordo com a realidade da empresa, se os embolsos e desembolsos apurados resultaram conforme o projetado, e também verificar as deficiências e processos que devem ser melhorados. A partir da análise do primeiro mês, a empresa poderá fazer projeções para os meses seguintes, de três em três meses ou até mesmo de seis em seis. A FIG. 16 ilustra a planilha de projeções do Previsto X Realizado. FIGURA 16 Planilha de Previsto X Realizado Fonte: Elaborado pelo professor Sérgio Rafacho, Com intuito em proporcionar uma melhor administração dos embolsos e desembolsos, a estagiária também propõe uma mudança nos processos atuais em relação ás vendas e compras realizadas pela organização. A FIG. 17 apresenta como sugestão alterações no Fluxograma das Vendas - cliente vai até a empresa. No momento em que o cliente pesar o prato e o atendente for registrar o valor no bloco, para não perder tempo é sugerido que o atendente já ofereça outros serviços, como bebidas por exemplo. A oferta de um novo serviço reduzirá o tempo gasto pelo atendente ao se deslocar e ir até a mesa para apenas verificar se o cliente deseja

31 30 mais alguma coisa. Em relação ao uso das planilhas, solicita-se ao gestor que com o novo processo inclua a atividade de registro no fluxograma descrito. FIGURA 17 Novo Fluxograma Vendas cliente vai até a empresa Em relação ao processo de vendas - contato do cliente é feito por telefone, a estagiária sugere que o gestor também inclua a atividade de registro no fluxograma descrito, FIG 18. FIGURA 18 Novo Fluxograma Vendas cliente faz pedido por telefone

32 31 Para aperfeiçoar os processos que geram as contas a pagar, a estagiária também propôs mudanças no fluxo atual. As FIG. 19 e FIG. 20 apresentam a sugestão da inserção dos registros nas planilhas. O gestor deverá lançar todos os valores pagos na planilha em Excel. FIGURA 19 Novo Fluxograma Verificação de produtos em estoque FIGURA 20 Novo Fluxograma Contas a Pagar produtos específicos