Execução Orçamentária e Financeira

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2 03 Suporte Institucional Gestão Orçamentária e Financeira Execução Orçamentária e Financeira Manual de Normas e Procedimentos Anexo da Instrução de Serviço PR-PI/MPF nº 01/2014 Versão 1.0 Junho de 2014 Escritório de Processos da PR/PI

3 Esta edição do Manual foi atualizada até 23/06/2014. Ministério Público Federal Procuradoria da República no Estado do Piauí Procurador-chefe Dr. Antônio Cavalcante de Oliveira Júnior Praça Marechal Deodoro, S/N Salas 302/603 Centro Edf. Ministério da Fazenda - Centro Cep Teresina - Piauí Elaborado por: Escritório de Processos Organizacionais da PR/PI: Alessandra Fontenele Lima Daniel Teixeira Bezerra Franco Werlanes da Silva Liana Cheila Soares Carvalho Luana Gonçalves de Sousa Colaboração Capa: Marta Teixeira Coordenado por: Bruna Pereira de Alencar Divisão de Melhoria de Processos Equipe do Escritório de Processos do MPF: Bruna Pereira de Alencar Fernanda Viana de Souza Guilherme Burjack Gabriel Júlia Furiati Camargo Unidade Patrocinadora Procuradoria da República no Estado do Piauí Escritório de Processos da PR/PI

4 Apresentação Este Manual é resultado do trabalho realizado pelo Escritório de Processos Organizacionais da Procuradoria da República no Piauí, EPO-PR/PI, instituído por iniciativa da Secretaria-Geral em conjunto com a Secretaria Jurídica e de Documentação SEJUD, sob orientação do Escritório de Processos Organizacionais do MPF. O processo escolhido pelo EPO-PR/PI para realização deste Manual é de competência da Seção de Execução Orçamentária e Financeira da Procuradoria da República no Piauí (PR/PI). Instrumento importante num contexto de modernização, este Manual deve primar a flexibilidade e adaptação diante das futuras realidades, podendo sofrer modificações e revisões normalmente requeridas pela necessidade de melhoria contínua dos serviços prestados pela Procuradoria da República no Piauí. Objetivo pretende-se, com a implementação deste Manual de Normas e Procedimentos, disciplinar e padronizar rotinas de trabalho, estabelecer mecanismos de controle de indicadores de desempenho, proporcionar uma atuação institucional transparente, célere e estratégica com foco em resultados. Âmbito de aplicação esta Norma de Procedimento será executada pela Seção de Execução Orçamentária e Financeira da Procuradoria da República no Piauí, Secretaria Estadual, Coordenadoria de Administração, Seção de Segurança Orgânica e Transporte, Seção de Contratações e Gestão Contratual e Setor de Patrimônio, Suprimentos e Almoxarifado. Alterações e sugestões de melhoria deverão ser encaminhadas ao Escritório de Processos da PR/PI. Escritório de Processos da PR-PI

5 Índice GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA Elementos do processo... 7 A1.Solicita informações para elaboração da planilha de custeio básico... 7 A2.Elabora a planilha de custeio básico... 7 A3. Valida planilha de custeio básico... 7 A4.Execução orçamentária e financeira... 8 A5. Consulta a disponibilização da provisão recebida... 8 A6. Determina emissão de empenho... 8 A7. Revisa o processo administrativo... 8 A8. Consulta o crédito disponível no SIAFI... 8 A9. Emite empenho... 8 E1. Envia cópia da nota de empenho... 9 E2. Fornecedor recebe cópia da nota de empenho... 9 A10. Recebe material/ prestação de serviços... 9 A11. Revisa a regularidade do processo administrativo... 9 A12. Verifica o tipo de processo administrativo... 9 A13. Efetua pagamento... 9 A14. Imprime documentação A15. Informa a efetivação do pagamento A16. Toma ciência A17. Analisa a conformidade de registro de gestão A18. Realiza controle do acompanhamento da execução A19. Contabiliza a entrada do bem A20. Arquiva processo administrativo A21. Atualiza portal da transparência A22. Realiza ajustes A23. Realiza ajustes Escritório de Processos da PR-PI

6 24. Solicita remanejamento de provisão recebida Verifica a viabilidade do remanejamento Verifica o tipo de processo administrativo A27. Verifica o tipo de irregularidade A28. Solicita ateste A29.Realiza o ateste A30. Regulariza o processo administrativo A31. Autua suprimento de fundos A32. Libera o recurso financeiro E3. Prazo para aplicação do recurso financeiro A33. Realiza prestação de contas do suprimento de fundos A34. Contabiliza as despesas no SIAFI A35. Solicita regularização A36. Regulariza o processo administrativo A37. Informa a comprovação do suprimento de fundos A38. Inscreve em restos a pagar A39. Consulta saldo de restos a pagar A40. Reconhece dívida de exercícios anteriores A41. Solicita crédito A42. Reconhece dívida de exercícios anteriores A43. Solicita crédito A44.Efetua conformidade de operadores do SIAFI A45. Atualiza rol dos responsáveis A46.Emite relatório de gestão da execução A47. Emite DIRF para Receita Federal...16 Escritório de Processos da PR-PI

7 03.01 Gestão Orçamentária e Financeira ELEMENTOS DO PROCESSO Seção de Execução Orçamentária e Financeira - SEOF A1. Solicita informações para elaboração da planilha de custeio básico Solicitar por à Seção de Segurança Orgânica e Transporte, Seção de Contratações e Gestão Contratual e ao Setor de Patrimônio, Suprimentos e Almoxarifado as informações para a elaboração e consolidação da planilha de custeio básico. A2. Elabora a planilha de custeio básico Elaborar em conjunto com a Secretaria Estadual a planilha de custeio básico para o exercício seguinte e encaminhar à SPO/PGR. A reprogramação das despesas ocorre nos meses de março e agosto com participação das Seções/Setores envolvidos. Secretaria Estadual - SE A3. Valida planilha de custeio básico Ratificar a planilha de custeio básico que foi elaborada. Secretaria de Planejamento e Orçamento da Procuradoria Geral da República Escritório de Processos da PR-PI 7

8 A4.Execução Orçamentária e Financeira Disponibilizar a provisão orçamentária e financeira, após análise, do que foi programado pela Unidade. A5. Consulta a disponibilização da provisão recebida Consultar no SIAFI até o 5º dia de cada mês a disponibilização da provisão recebida que foi programada e o sub-repasse dos recursos financeiros recebidos. Encaminhar, informalmente, o saldo impresso à Secretaria Estadual para conhecimento do valor programado disponibilizado. Realizar consultas do saldo disponível, no decorrer do mês, para cada despesa a ser efetivada. Secretaria Estadual - SE A6. Determina emissão de empenho Autorizar a emissão de empenho. A7. Revisa o processo administrativo Revisar o Processo Administrativo para emissão de empenho. A8. Consulta o saldo do SIAFI Consultar saldo orçamentário no SIAFI antes da emissão de empenho. A9. Emite empenho Escritório de Processos da PR-PI 8

9 Emitir, reforçar ou anular empenho de despesa, conforme necessário. A própria SEOF encaminha ao fornecedor a cópia da Nota de Empenho emitida, ficando no aguardo da confirmação pelo fornecedor. Em se tratando de emissão de empenho para despesa com suprimento de fundos, o prazo máximo de aplicação para utilização do crédito é de 90 dias e o período de comprovação da despesa é de até 30 dias. E1. Envia cópia da nota de empenho Enviar cópia da Nota de Empenho, via , para fornecedor. E2. Fornecedor recebe cópia da nota de empenho Receber a cópia da Nota de Empenho enviada pela SEOF. Setor solicitante da despesa A10. Recebe material/ prestação de serviços Receber a entrega do bem adquirido ou a prestação do serviço pelo Setor de Patrimônio, Suprimentos e Almoxarifado, em seguida encaminhar o processo de pagamento com a nota fiscal para pagamento à SEOF. A11. Revisa a regularidade do processo administrativo Analisar a Nota Fiscal (se há ateste, retenções tributárias, dados bancários), em caso positivo, efetua-se o pagamento. Caso contrário, a SEOF contacta a empresa para regularizar a situação da NF. Se ocorrer falta de ateste, o processo retorna ao setor solicitante da despesa para realização do ateste. A12. Verifica o tipo de processo administrativo Verificar se é processo de pagamento com rito normal ou se é uma despesa antecipada de suprimento de fundos. A13. Efetua pagamento Escritório de Processos da PR-PI 9

10 Emitir ordem bancária, em favor do credor, precedida de autorização do ordenador de despesas. A14. Imprime documentação Imprimir todos os documentos de pagamentos(ns, DARF, DAR, GPS E OB), por meio do SIAFI, que são necessários para conclusão do processo de pagamento, numerando e rubricando páginas. A15. Informa a efetivação do pagamento Encaminhar memorando ao Ordenador de Despesas informando a efetivação do pagamento com todos os documentos comprobatórios. Secretaria Estadual SE A16. Toma ciência Ratificar pagamento realizado pela SEOF. A17. Analisa a conformidade de gestão Realizar a análise documental de todos os documentos emitidos diariamente pelo sistema SIAFI e, após análise, deverá ser impresso o relatório para assinatura. Um servidor é designado, por meio de portaria, para ser o responsável pela conformidade documental e devido registro da conformidade de gestão no sistema SIAFI. 18. Realiza controle do acompanhamento da execução Alimentar planilhas de controle e acompanhamento das despesas de custeio básico que foram programadas e executadas, com acompanhamento diário e mensal da execução orçamentária e financeira com o objetivo de auxiliar a programação e reprogramação das despesas da Unidade. Setor solicitante da despesa Escritório de Processos da PR-PI 10

11 A19. Contabiliza a entrada do bem Registrar no Sistema de Estoque da Unidade a aquisição do bem (material de consumo e permanente) adquirido. Apenas o Setor de Patrimônio, Suprimentos e Almoxarifados realiza esta atividade. A20. Arquiva processo administrativo Arquivar o processo de pagamento no Sistema Único e nas caixas de arquivos. A21. Atualiza portal da transparência Elaborar tabelas que apresentem as despesas com serviços continuados e não continuados e de suprimento de fundos realizados no mês, e transmitir o arquivo pelo portal da transparência do MPF até o dia 15 do mês subsequente. Há um servidor designado por portaria com perfil para alimentar as informações no portal. A22. Realiza ajustes Realizar ajustes na planilha de custeio básico conforme orientação da Secretaria Estadual. A23. Realiza ajustes Regularizar o processo administrativo antes da emissão de empenho, na ausência de algum documento necessário. A24. Solicita remanejamento de provisão recebida Solicitar à SPO, por , o remanejamento de crédito orçamentário para atender à necessidade da despesa. Quando é programada a menor, solicita-se alteração em um mesmo plano interno ou em outro plano interno. Escritório de Processos da PR-PI 11

12 Secretaria de Planejamento e Orçamento da Procuradoria Geral da República A25. Verifica a viabilidade do remanejamento Verificar a possibilidade de remanejamento de crédito orçamentário para atender a necessidade de uma despesa quando é programada a menor. A26. Verifica o tipo de processo administrativo Verificar se é processo normal de pagamento ou se é processo de pagamento de despesa antecipada referente a suprimento de fundos. A27. Verifica o tipo de irregularidade Verificar se a nota fiscal está em nome da Procuradoria, se há falta de ateste na nota fiscal, se há certidões negativas de regularidade fiscal atualizadas, se constam dados bancários no processo de pagamento para efetivação do pagamento. A28. Solicita ateste Solicitar ao setor requisitante da despesa o ateste da nota fiscal para pagamento. Setor solicitante da despesa A29.Realiza o ateste Atestar nota fiscal pelo setor responsável, solicitante da despesa. A30. Regulariza processo administrativo Escritório de Processos da PR-PI 12

13 A própria SEOF regulariza o processo de pagamento nas seguintes situações: certidões vencidas, ausências de dados bancários e outros. A31. Autua suprimento de fundos Converter a solicitação de suprimento de fundos em processo administrativo no Sistema Único. A32. Libera o recurso financeiro Liberar o recurso financeiro para utilização do cartão de pagamento do Governo Federal para despesas realizadas com suprimento de fundos. A unidade gestora é cadastrada no Sistema Governo Federal do Banco do Brasil para utilização do cartão de pagamento, que é emitido em nome da Procuradoria da República no Estado do Piauí com identificação pessoal do agente portador, usuário exclusivo do cartão para utilização. Agente Suprido E3. Prazo para aplicação do recurso financeiro O prazo máximo de aplicação para utilização do recurso é de 90 dias e o período de comprovação da despesa é de até 30 dias. 33. Realiza prestação de contas de suprimento de fundos Realizar prestação de contas dos gastos referentes à concessão de Suprimento de Fundos, verificando se os documentos fiscais estão em nome da unidade e devidamente atestados, emitidos em data igual ou posterior à da entrega de numerário ao agente suprido para fins de comprovação das despesas. A34. Contabiliza as despesas no SIAFI Contabilizar as despesas do processo de suprimento de fundos no novo Sistema de Contas a Pagar e Receber do SIAFI: 1. Emitir nota de lançamento de sistema da despesa utilizada; Escritório de Processos da PR-PI 13

14 2. Emitir nota de lançamento de sistema da reclassificação da despesa; 3. Emitir nota de lançamento de sistema do valor sacado e não utilizado; 4. Emitir nota de lançamento de sistema do valor não utilizado; 5. Emitir nota de lançamento de sistema de baixa de valor de saque, que é registrado no SIAFI, através de ordem bancária; 6. Pagar fatura do cartão; 7. Emitir GRU quando há devolução de recurso sacado e não utilizado. A35. Solicita regularização Solicitar ao agente suprido a regularização da prestação de contas, como: falta de ateste nas notas fiscais, nota fiscal sem os dados cadastrais em nome da Procuradoria e nota fiscal conforme o tipo de concessão de suprimento de fundos, ou seja, para aquisição de material de consumo, a nota fiscal deve ser de circulação de mercadorias e para serviços de terceiros, a nota fiscal deve ser de prestação de serviços. Agente Suprido A36. Regulariza o processo administrativo Regularizar o(s) documento(s) da prestação de contas do Suprimento de Fundos conforme orientação da SEOF. A37. Informa a comprovação do suprimento de fundos Informar ao ordenador de despesas a efetivação da comprovação do Suprimento de Fundos, por meio de processo administrativo com todos os documentos comprobatórios da concessão de suprimento de fundos: 1. Nota de empenho da despesa; 2. Nota de lançamento de sistema da contabilização da despesa no SIAFI; 3. Demonstrativo das despesas; 4. Comprovantes das despesas realizadas; 4. Pagamento da fatura do cartão de pagamento do governo federal; 5. Notas de lançamentos no SIAFI. A38. Inscreve em restos a pagar Escritório de Processos da PR-PI 14

15 Inscrever os saldos dos empenhos das despesas empenhadas e não pagas até 31 de dezembro do exercício corrente. A39. Consulta saldo de restos a pagar Consultar saldo dos empenhos de restos a pagar para pagamento das despesas que foram inscritas em restos a pagar. A40. Reconhece dívida de exercícios anteriores Emitir despacho de reconhecimento de dívida, assinado pelo Ordenador de Despesa, e posteriormente, enviar para publicação por meio do Sistema Único. Quando o saldo inscrito em restos a pagar não é suficiente para o pagamento da despesa. A41. Solicita crédito Solicitar à SPO o crédito para pagamento da despesa de exercícios anteriores, após o reconhecimento da dívida pelo ordenador de despesas. A42. Reconhece dívida de exercícios anteriores Emitir despacho de reconhecimento de dívida, quando a dívida for de compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente, que deverá ser assinado pelo Ordenador de Despesa, e em seguida, enviado para publicação por meio do Sistema Único. A43. Solicita crédito Solicitar à SPO o crédito para pagamento da despesa de exercícios anteriores, após o reconhecimento da dívida pelo ordenador de despesas. A44.Efetua conformidade de operadores do SIAFI Efetuar conformidade mensal dos operadores do SIAFI. A45. Atualiza rol dos responsáveis Escritório de Processos da PR-PI 15

16 Manter atualizado o rol dos responsáveis da Unidade no sistema SIAFI, que são: o Ordenador de Despesas (titular e substituto), o Gestor Financeiro (titular e substituto) e o Chefe do Setor de Patrimônio, Suprimentos e Almoxarifado da Unidade(titular e substituto). A46.Emite relatório de gestão da execução Emitir relatório anual de gestão dos programas de trabalho executados, das despesas correntes, das despesas de capital, de restos a pagar, das despesas com suprimento de fundos do custeio básico e do programa do adicional priorizado do exercício. A47. Emite DIRF para Receita Federal Emitir e transmitir anualmente, via PGR, à Secretaria da Receita Federal as retenções dos tributos federais retidos pela Unidade de todos os pagamentos realizados do ano anterior. Escritório de Processos da PR-PI 16