GUIA DE ORIENTAÇÕES E TREINAMENTO

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1 1 GUIA DE ORIENTAÇÕES E TREINAMENTO TOTVS BH 2009

2 TOTVS Série 1 Manufatura (First) 2 Etapas do treinamento: 1. Instalação e abertura do TOTVS Série 1 Pág. 4 Instalação Cliente e Servidor. Liberação de Licença de uso. 2. Configurações básicas Pág. 10 Cadastro da Empresa e filiais. Cadastro dos usuários. Contas de . Ativação do Mashup. Inclusão de Workflows. Parâmetros. 3. Visão Geral Conhecendo os módulos. Conhecendo os botões e navegabilidade do sistema. 4. Menu Cadastros Pág. 12 Visão geral de todos os cadastros. 5. Módulo Compras Pág. 28 Visão geral do processo de compras no TOTVS Série 1. Consulta relatórios. Exercícios propostos Pág Módulo Estoque Pág. 32 Visão geral do processo de controle de estoque no TOTVS Série 1. Consulta relatórios. Exercícios propostos Pág Módulo Faturamento Pág. 36 Visão geral do processo de faturamento no TOTVS Série 1. Consulta relatórios.

3 Exercícios propostos Pág. 43 NFe Nota fiscal eletrônica Configuração e demonstração. 8. Módulo Financeiro Pág. 44 Visão geral do processo de controle financeiro do TOTVS Série 1. Consulta relatórios. Exercícios propostos Pág Módulo Ferramentas Pág. 49 Integração Word. Integração Outlook. Integrações Excel. Indicadores de Gestão. Consulta relacional. Exportar dados. Exportar com layout. Exportar Notas fiscais. Backup / Restore. 10. Miscelânea Pág. 52 Configurador Layout de impressão. Campos para Layout de impressão. Instruções normativas. Reprocessamentos Impostos nfs. Configurador de Boleto Bancário. Configuração Cnab. Spool. Senhas.

4 Instalação e abertura do TOTVS Série 1 Instalação Cliente e Servidor. Liberação de Licença de uso. É necessário para instalação do TOTVS Série 1: 1- Baixar o instalador, que se encontra no Portal RM de atualizações do produto. 2- Solicitar no atendimento o arquivo de licença de uso e aponta, para liberar o acesso. 4 Abaixo segue os novos acessos para atualizações e canal de atendimento do produto: Cliente: O cliente deve ligar para o telefone , opção 3 para solicitar: Acesso ao Cliente On-Line (portal de atualizações do produto) Acesso ao sistema (solicitar o arquivo aponta - veracidade da empresa - e o arquivo de licença de uso - licença para utilização do sistema) O arquivo de licença de uso - expirado a cada três meses Para mais informações clique aqui (http://intranet3.microsiga.com.br/hs/album/manveb.docx) Franquia e Parceiro: O representante que não possui acesso, deve verificar com o responsável por gerenciar os acessos ao RMNET de sua empresa e solicitá-lo. Caso sua empresa não possua esse contato, o representante deve ligar para nossa central telefônica opção 3. Para mais informações clique aqui (http://intranet3.microsiga.com.br/hs/album/manvec.docx) Unidades TOTVS: O participante que não possui acesso ao RMNET deve enviar um para Participantes que trabalham com o produto Datasul devem realizar esse mesmo procedimento. Dúvidas técnicas de instalação e atualização do sistema, entrar em contato por meio do telefone , opção 4 ou pelo suportetotvs Série Para mais informações clique aqui (http://intranet3.microsiga.com.br/hs/album/manved.docx)

5 Procedimento quando da primeira instalação 5 Clicar no arquivo TOTVS Série 1 R3. ms1 Aparecerá a tela abaixo: Clique em Instalar. Clicar em Avançar para prosseguir, se quiser alterar o caminho para instalação, selecione no botão Alterar. ATENÇÃO: Recomenda-se o uso do diretório padrão de instalação para que processo de suporte e treinamento seja facilitado. Evite o uso de unidades lógicas (drives de rede), para tanto utilize sempre o computador que faz o papel de servidor para efetuar a instalação. Com isso, diminui-se o risco de erros em eventuais desinstalações do sistema. Clique em Instalar para iniciar a instalação.

6 6 Informe o tipo do banco de dados, o idioma do repositório de fontes e o país base para os dicionários de dados. Clique em OK. A instalação foi executada com sucesso, clique em Concluir. Agora tente acessar o sistema: A porta de comunicação do TOTVS Série 1 é Ao executar o smartcliente o Programa inicial informe: FIRST

7 OBS: Se você estiver na R2, para atualizar: Faça um backup da pasta First, remova a R2 e instale a R3. 7 Acessando o TOTVS Série 1 Durante a instalação é criada a pasta "TOTVS Série 1" no menu Iniciar com as seguintes opções: TOTVS Application Server - este é o aplicativo que será executado no Servidor, responsável pela comunicação entre a estação de trabalho e o Servidor. TOTVS Smart Client - este é o aplicativo que será executado nas estações de trabalho, responsável pela interface do TOTVS Série 1. TOTVS Monitor - este aplicativo permite monitorar as conexões ao sistema. TOTVS Development Studio - este aplicativo permite a customização da Nota Fiscal da empresa. Caso não a empresa não utilize ambiente de rede, estes aplicativos estarão localizados na mesma máquina. Para acessar o TOTVS Série 1: No Servidor, acesse a opção "TOTVS Série 1" do menu Iniciar e selecione a opção "TOTVS Application Server". O TOTVS Application Server será carregado. Clique no botão "Minimizar" para mantê-lo ativo. Agora, na estação de trabalho, acesse a opção "TOTVS Série 1" do menu Iniciar e selecione a opção "TOTVS Smart Client". Se o ambiente não estiver em rede, estes aplicativos devem ser carregados a partir do mesmo equipamento. A janela para identificação do usuário é apresentada. Nesta janela é solicitada a identificação do usuário. Através da senha é possível verificar quais procedimentos este usuário tem permissão de acesso.

8 No campo "Usuário", digite a identificação do usuário conforme definido na configuração de sua senha, respeitando as letras maiúsculas e minúsculas. No primeiro acesso ao sistema, deve-se informar "Administrador". No campo "Senha", digite a senha do usuário. No primeiro acesso ao sistema, a senha está configurada como vazia. Portanto, apenas clique neste campo. No campo "Data-base", informe a data para gravação dos processamentos. O sistema apresenta a data atual do Ambiente Operacional. Esta data é utilizada na gravação das movimentações e apresentação nas consultas e relatórios. Clique no botão "Entrar" para prosseguir. A janela principal do sistema somente será carregada se o usuário estiver devidamente identificado. 8 Identificando sua Empresa Ao acessar o TOTVS Série 1 será solicitado a informar o nome da empresa que se encontra na 3ª linha do arquivo.txt da licença de uso. Caso ainda não seja cliente, não possua licença para liberação do sistema, pode-se utilizar a versão demo do produto, clicando sobre o botão Versão Trial. Nesta versão pode-se inserir até 30 registros de movimentações. Após ser informado o nome da empresa no campo Empresa e clicado no botão Confirmar, a janela de Autorização da Empresa será novamente acionada, no entanto, neste momento será solicitado o caminho onde se encontra o arquivo de autorização do cliente (Arquivo de licença de uso). Caso ainda não o possua, deverá solicitá-lo à TOTVS. Após ser informado o caminho no campo Arquivo de Autorização do Cliente e clicado no botão Confirmar, o arquivo será importado e consistido. Se o nome da Empresa for consistido com sucesso,

9 9 o TOTVS Série 1 será executado normalmente. Caso não seja consistido com sucesso será necessário refazer o procedimento de identificação da empresa. Cuidados a serem tomados Espaço em disco disponível no Servidor Windows: ter efetuado login como Administrador ou usuário equivalente. Linux: ter efetuado login como Administrador (ROOT). Windows/Linux: deve-se utilizar a última versão ServicePack disponibilizada pelo fabricante do software. Instalação do Server no LINUX Copie a pasta install_totvs Série 1_linux para um diretório da maquina Linux Execute o shell script:./install_totvs Série 1_linux Siga os passos indicados pelo shell script. Após a instalação, no diretório "/TOTVS SÉRIE 1", leia o arquivo LEIAME com instruções de execução do TOTVS Application Server em Linux. Não existe Client do produto para Linux. As estações de trabalho deverão possuir ambiente Windows para trabalhar como TOTVS Série 1. Desinstalando o TOTVS Série 1 A desinstalação do TOTVS Série 1 pode ser feita da seguinte forma: Windows Acesse o Painel de Controle. Selecione "Adicionar ou Remover Programas". Selecione "TOTVS Série 1" e clique em "Adicionar/Remover". Siga as orientações da janela. Linux Apague os diretórios do TOTVS Série 1. Outros Aplicativos Instalados TOTVS Development Studio O TOTVS Development Studio é uma ferramenta de edição, compilação e depuração de erros. É através do TOTVS Development Studio que os analistas do TOTVS Série 1 e os usuários do TOTVS Série 1 devem criar e manter suas rotinas específicas. O TOTVS Development Studio é o único modo de compilar os arquivos de programas em APOs para serem registrados no TOTVS Application Server. Como ferramenta de edição e depuração, engloba todos os recursos disponíveis nas melhores ferramentas de desenvolvimento do mercado. TOTVS Monitor O TOTVS Monitor é utilizado para monitorar as conexões ao TOTVS Application Server. Através

10 dele pode-se: Verificar as conexões ativas; Enviar mensagens para uma ou mais conexões; Capturar a tela de uma conexão. A tela é recebida como uma imagem no formato JPEG; Desabilitar novas conexões. Isto é útil quando se precisa efetuar alguma manutenção e se precisa evitar que outros usuários se conectem. 10 SDU É uma ferramenta para manutenção de arquivos, com os seguintes recursos: Interface TOTVS Série 1; Utiliza os recursos de segurança do TOTVS Série 1; Suporte ao banco de dados disponível pelo TOTVS Série 1. Para acessá-lo, deve-se digitar SDU, em Programa Inicial, do TOTVS Smart Client. Abertura do projeto de implantação. Orientações Gerais Na abertura do projeto de implantação do TOTVS SÉRIE 1 sugerimos que seja feita uma reunião entre o Consultor (Analista) TOTVS, o patrocinador do projeto, o responsável na empresa pela implantação do TOTVS SÉRIE 1 e se possível os responsáveis por cada área que o TOTVS SÉRIE 1 atenderá (Compras, Estoque/Produção, Faturamento, Financeiro). É importante que o consultor TOTVS solicite aos responsáveis da empresa uma explanação geral sobre os processos de Compras, Estoque/Produção, Faturamento e Financeiro, facilitando assim o entendimento inicial sobre os processos da empresa. Nessa reunião é importante que o consultor TOTVS informe ao cliente alguns pontos que abaixo descrevemos: O processo padrão será realizado em no máximo 48 horas úteis divididas em visitas de aproximadamente 4 horas diárias. A Implantação do TOTVS SÉRIE 1 consiste em parametrizar o software, orientar e treinar os usuários envolvidos e fazer o acompanhamento de produção. No máximo duas pessoas participarão simultaneamente da implantação e do treinamento, sendo sempre que 1 pessoa será envolvida necessariamente em todas as etapas da implantação e outro participante opcionalmente poderá participar de acordo com a etapa e os processos envolvidos.

11 Sugerimos que o(s) outro(s) participante(s) seja(m) da área tratada no processo descrito. (Ex: No processo de compras participará o responsável pelo Depto de Compras.) 11 O consultor TOTVS deverá mapear os agentes interessados nos processos e as pessoas que participarão de todo o processo de implantação, inclusive os agentes validadores dos processos, facilitando assim os trabalhos a minimizando os possíveis gargalos na implantação. Após a reunião o Consultor TOTVS deverá instalar o TOTVS SÉRIE 1 no servidor utilizando os arquivos Aponta e Licença de Uso do TOTVS SÉRIE 1 da empresa. Após a instalação no servidor deverão ser criados atalhos nas estações de trabalho. Pré-Configuração Antes de começar os cadastros é importante que o consultor verifique se existe filial na empresa. Caso exista filial, se será tratada no TOTVS SÉRIE 1 e se os processos serão centralizados ou não. 1. Com essas informações o consultor deverá abrir o menu Miscelânea/ Configurações, clicar do lado esquerdo da tela sobre Filiais e no cabeçalho clicar no botão Empresa. 2. O consultor deverá clicar na aba Acessos e indicar se os processos que o TOTVS SÉRIE 1 trata, serão centralizados ou não. 3. Após esse procedimento o consultor poderá orientar o cliente, caso necessário sobre o cadastramento de filiais. 4. Cadastrar os usuários e as devidas permissões de acesso. 5. Cadastrar as contas de Ativar Workflows 7. Ativar Mashup 8. Validar os parâmetros de acordo com as necessidades da empresa. Esses são alguns dos parâmetros mais utilizados que devem ser alterados de acordo com a necessidade da empresa Acesse Miscelânea Configurações - Parâmetros: 1- MV_CIDCHK Nome da cidade a ser impressa no cheque. 2- MV_CUSTENT Define se o cálculo do custo de entrada será (1) off-line ou (2) on-line. 3- MV_ESPPADE - Espécie do volume padrão para documento de entrada. 4- MV_ESPPADS - Espécie de volume padrão para pedido de venda e nota fiscal de saída.

12 12 5- MV_ESTADO Sigla do Estado da empresa. 6- MV_ESTNEG Se trabalha com saldo negativo no estoque. 7- MV_ICMPAD Alíquota interna de ICMS. 8- MV_INIINDC Se deseja visualizar os indicados de gestão ao abrir o sistema. 9- MV_LOGPDV Informar o caminho e nome do logotipo a ser impresso nos pedidos de venda. 10- MV_NUMNF Define a seqüência para notas fiscais de saída. 11- MV_SPEDURL Define o Url do SPED Nota fiscal Eletônica. 12- MV_GERAOPI Gera ordens de produção automática para produtos intermediários na inclusão do produto principal. 13- MV_GERASC Gera Solicitações de compra automaticamente a partir da inclusão de ordens de produção. 14- MV_ULMES Data último fechamento do estoque. 15- MV_GERCOM Informa se a comissão do vendedor será calculada sobre os impostos da nota fiscal. E OUTROS... CADASTROS E PROCESSOS OBS: Cadastros como Pessoas e Produtos dependem essencialmente de que outros cadastros estejam registrados. Portanto, sugerimos que esses dois cadastros sejam deixados por último. CADASTROS BÁSICOS PESSOAS Neste momento cadastraremos todas as nossas pessoas, elas podem ser clientes, fornecedores, vendedores, transportadoras, funcionários, etc. O cadastro de pessoas pode ser dividido em duas partes a primeira dados cadastrais e a segunda dados comerciais. Em dados cadastrais você colocará informações como razão social, endereço, telefone, etc. Em dados comerciais você pode informar o percentual de comissão de um determinado vendedor, pode informar se para aquele cliente você fará o controle de limite de crédito, informar o vendedor e ainda a condição de pagamento deste cliente. Para iniciar basta clicar no botão incluir que o sistema abrirá a tela de cadastro. Neste cadastro já podemos utilizar o recurso do Mashup, você pode consultar tanto o site da receita quanto o site dos correios, para consultar o primeiro é necessário indicar o CNPJ e depois clicar em Mashup sistema abrirá uma tela e neste momento você deve escolher qual dos dois você quer consultar, clique em cima dele para que o sistema faça a consulta e quando aparecer o status verde ao lado da opção de escolhida significa que o sistema já concluiu a pesquisa e neste momento você deve clicar em OK. Repare que alguns campos do cadastro já estarão preenchidos basta completá-los.

13 Atenção para os seguintes campos: 13 O código é definido pelo cliente por isso é um campo aberto e alfanumérico. O campo CNPJ não é obrigatório, mas, uma vez digitado ele será validado. Para os clientes que tiverem a incidência de substituição tributária o campo Tipo deve estar como Solidário. PRODUTOS 1. O código de produto por ter 15 dígitos disponíveis pode receber variações, como numeração seqüencial (Ex: ), divisão por Grupos de Produtos (Ex: , em que 01 é o grupo de produtos), ou numero de código de barra. 2. Os campos Unidade, Armazém e Grupo de Produtos serão indicados de acordo com os cadastrados registrados anteriormente; 3. Os campos Tipo Entrada e Tipo Saída devem ser preenchidos nos casos em que esses produtos são movimentados com apenas essa TES. Quando esse produto é movimentado com varias empresas com tributações diferentes e assim é comum que utilizem mais de uma TES, é recomendável que esses campos fiquem em branco; 4. Os campos Peso Bruto e Peso Líquido devem ser preenchidos principalmente nos casos de empresas que trabalham com frete terceirizado, pois normalmente o mesmo é calculado por peso; 5. O campo Rastro refere-se ao controle de lote, é importante ressaltar que uma vez definido que a empresa fará o controle de lote não será possível deixar de controlar o mesmo. Para que a empresa possa utilizar o controle de lote os seus Saldos em Estoque devem estar zerados. E o saldo inicial deverá ser informado por lote. 6. Na aba Tab. Preços o TOTVS SÉRIE 1 traz automaticamente três tabelas de preços, Padrão, Promocional e Preferencial. Esses nomes de tabelas podem ser alterados nos parâmetros MV_PRCVEN1, MV_PRCVEN2 e MV_PRCVEN3. 7. Os cadastros de Produtos são registrados na tabela SB1. GRUPO DE PRODUTOS 1. Devem ser registrados grupos macros de produtos para que a empresa possa utilizar ferramentas no TOTVS SÉRIE 1 de totalização de produtos por grupos de produtos. 2. Os cadastros de Grupo de Produtos são registrados na tabela SBM.

14 14 TES TIPO DE ENTRADAS E SAÍDAS 1. As TES de entrada devem ter códigos entre 001 e 500. As TES de saída devem ter códigos entre 501 e Atentar-se para os campos: a. - Gera Duplicata, em que caso se indique a opção Sim, o TOTVS SÉRIE 1 gerará contas a pagar ou a receber dependendo da TES. Caso esteja selecionada a opção Não, todos os movimentos que trabalhem com tal TES não gerarão movimentos financeiros; b. - Atualiza Estoque, em que caso se indique a opção Sim, o TOTVS SÉRIE 1 a cada movimento de entrada ou saída de produtos que utilize essa TES ele atualizará o estoque desse produto. Caso selecione a opção Não o movimento com essa TES não terá impacto no estoque. 3. O acelerador de implantação poderá ser utilizado nessa rotina acessando os registros automáticos de TES. Essas poderão ser editadas e alteradas de acordo com a necessidade da empresa. 4. Os campos de redução de base de calculo, quando forem utilizados, devem ser preenchidos com o percentual a ser tributado e não com o percentual de redução. 5. Nas operações em que não se possui a base de calculo de ICMS pelos produtos apenas (Ex: Importação), o campo Agrega Valor deve estar com a opção ICMS e Mercadoria selecionada. 6. Nas operações em que o total dos produtos e/ou impostos seja a base de calculo de ICMS o campo Agrega Valor deverá estar em branco. 7. O campo Poder de Terceiros indica se a empresa irá ou não controlar o estoque em poder de terceiros e estoque de terceiros em seu poder. Essas operações são comuns para empresa que trabalham com envio de mercadoria para beneficiamento/industrialização. 8. O campo Agrega Solidário deve ser SIM quando houver e incidência de substituição tributária para esse produto. 9. Os cadastros de TES são registrados na tabela SF4. CFOP 1. O TOTVS Série 1 disponibiliza o Cadastro de CFOP preenchido com os códigos existentes na legislação. O usuário possui a opção de incluir códigos novos, caso estes sejam criados posteriormente. 2. Os cadastros de CFOPs são registrados na tabela SFF. CONDIÇÃO DE PAGAMENTO 1. As condições de pagamento devem abranger as mais diversas formas de negociação, pois serão utilizadas nos processos de compras e faturamento. 2. As condições de pagamento Tipo 1 normalmente são utilizadas nas formas de pagamento a vista, 2,3,4 ou 5 vezes muito utilizadas no comércio.

15 15 3. As condições de pagamentos Tipo 3 normalmente são utilizadas para os caso em que as empresas apenas pagam em dias fixos. Ex: A empresa XXX só efetua pagamentos nos dias 15 e 25 do mês. 4. As condições de pagamento Tipo 7 são utilizadas para transações que envolvem pagamentos fracionados em muitas parcelas. 5. O acelerador de implantação poderá ser utilizado nessa rotina utilizando a tabela de Condições de Pagamento distribuída pela TOTVS. Essa tabela poderá ser editada no próprio acelerador de implantação, caso seja de interesse da empresa. 6. Os cadastros de Condições de Pagamento são registrados na tabela SE CENTRO DE CUSTO 3. A estrutura dos códigos das contas deve estar em consonância com a estrutura indicada no Parâmetro MV_MASCCUS. 4. O acelerador de implantação poderá ser utilizado no cadastro de Centros de Custos. Ao utilizar tal ferramenta o usuário poderá editar o plano default de Centros de Custos que estará na estrutura automática 1123, mesma do parâmetro MV_MASCCUS, podendo o plano ser editado ou não. 5. O plano deve conter as contas hierarquizadas, com o campo Classe sendo preenchido nas contas totalizadoras como Sintética e nas contas de lançamentos com a opção Analítica. 6. Caso a empresa opte por trabalhar com Centro de Custo e Centro de Resultado o campo Cond Nornal deve ficar em branco, dessa maneira o sistema diferenciará as contas de despesas e receitas. 7. O plano de centros de custos normalmente é montado obedecendo a lógica de departamentalização ou atividades desenvolvidas na empresa. 8. Os cadastros de Centros de Custos são registrados na tabela CTT. CATEGORIA FINANCEIRA 1. O plano de categoria financeira deve ser montado observando a natureza das receitas e despesas da empresa. 2. A estrutura dos códigos das contas deve estar em consonância com a estrutura indicada no Parâmetro MV_MASCNAT. 3. O acelerador de implantação poderá ser utilizado no cadastro de Categorias Financeiras. Ao utilizar tal ferramenta o usuário poderá editar o plano default de Categorias Financeiras que estará na estrutura automática 222, mesma do parâmetro MV_MASCNAT, podendo o plano ser editado ou não. 4. O plano deve conter as contas hierarquizadas, com o campo Classe sendo preenchido nas contas totalizadoras como Sintética e nas contas de movimentação com a opção Analítica. 5. Os cadastros de categorias financeiras são registrados na tabela SED.

16 TABELA DE PREÇOS Esta rotina permite a configuração e manutenção de uma Tabela de Preços para compor diversas formas de comercialização, considerando, para um ou diversos produtos, condições específicas de venda, utilizando critérios diferenciados, como, Estado, região e faixa de preços. Para compor os descontos e o preço de venda que serão aplicados, o sistema tem como referência o preço do produto, que é definido no seu cadastro, através do campo "Preço Venda Padrão" (B1_PRV1). 16 Exemplo de aplicação de uma Tabela de Preços: Item Cód. Produto Desc. Produto Preço Base Preço Venda Vlr. Desconto Vlr Acrescimo Fator Estado Região Faixa Computador 1.000,00 900,00 100,00 0,90 MG 500, Computador 1.000,00 850,00 150,00 0,85 MG ,99 No exemplo acima, o produto "Computador" terá um desconto de 10% sobre seu preço base quando comercializadas 500 unidades, no Estado de Minas Gerais. Acima de 500 unidades, terá um desconto de 15%. Além da definição dos itens da Tabela, conforme exemplificado acima, o sistema possibilita determinar os períodos de vigência, por intervalo de data e especificar uma condição de pagamento. Para incluir uma Tabela de Preços: 1- Selecione a opção "Incluir" 2- O sistema apresenta a tela de inclusão. 3- Preencha os dados conforme orientação do help de campo. 4- Os dados deste cadastro possuem preenchimento auto-explicativo 5- Confira os dados e confirme a inclusão. 6- Pressione [Seta p/ Baixo] para incluir outros produtos nesta tabela de preços. O mesmo produto pode ser relacionado diversas vezes na tabela de preços, criando as faixas de aplicação de preços e critérios diferenciados. Utilize a tecla [DEL] para marcar/desmarcar um item para exclusão. Copiando a Tabela de Preços Esta opção permite a criação de novas tabelas de preço, quando estas possuírem itens em comum. Esta opção facilita o cadastramento de tabelas com características semelhantes, como itens em comum, para que não seja necessário redigitá-los. O sistema apresenta todos os campos tal qual foram configurados para uma determinada tabela previamente selecionada na janela de manutenção, possibilitando o cadastramento da nova tabela. Esta opção apenas efetua a duplicação dos itens da tabela, assim, seu cabeçalho deve ser ajustado a cada duplicação. Para copiar uma tabela de preços: 1. Em "Tabela de Preços", selecione a opção "Copiar". 2. Na janela de pesquisa, informe o item a ser copiado e confirme.

17 O sistema exibe a tela de inclusão apresentando todos os campos preenchidos da mesma forma como foram preenchidos para a tabela selecionada Informe o código e descrição da nova tabela a ser incluída, e se necessário altere/preencha os campos que desejar. 4. Confira os dados e confirme a inclusão. Opção Gerar Esta opção permite criar uma tabela de preços baseada no Cadastro de Produtos. A partir da seleção dos produtos nos parâmetros da rotina, o sistema trará, nos itens da tabela de preços, todos os dados dos produtos já preenchidos, no entanto, os itens do cabeçalho da tabela devem ser informados. O parâmetro "Vigência" terá como finalidade a informação da data a partir da qual o item da tabela será válido, no entanto este não é um campo obrigatório. O sistema sempre irá considerar para efeito de vigência da tabela de preços a informação contida nos campos "Data Inicial" e "Data Final", no entanto os itens da tabela podem ter datas de vigência posteriores. Para gerar uma tabela de preços a partir do Cadastro de Produtos: 1. Na janela de manutenção de Tabela de Preços, selecione a opção "Gerar". O sistema apresenta a tela de parâmetros da rotina. 2. Preencha os dados: Produto Inicial; Produto Final; Grupo Inicial; Grupo Final. 3. Confira os dados e confirme. 4. O sistema apresenta a tela de inclusão da tabela. 5. Preencha os dados conforme orientação do help de campo. 6. Confira os dados e confirme. BANCO Neste cadastro devem-se informar quais são os bancos que a empresa trabalha. Atenção: Para o campo Cons Fluxo você deve marcar sim se deseja que este banco conste no fluxo de caixa da empresa e para o campo Ind. Gestão você deve marcar sim se deseja que este banco conste nos indicadores de gestão.

18 18 ENDEREÇO ALTERNATIVO O cadastro de endereços alternativos tem como finalidade informar o endereço de cobrança e/ou entrega de um determinado cliente ou fornecedor. Devemos fazer este cadastro quando temos um cliente com o lugar de faturamento diferente do lugar de cobrança, por exemplo. CADASTRO DE EXERCÍCIO 1. O TOTVS SÉRIE 1 sempre ira trazer o cadastro de exercícios dos 10 anos seqüentes ao ano corrente. Desta forma nos casos de ano fiscal idêntico ao ano calendário não é necessária a alteração dos exercícios indicados automaticamente no TOTVS SÉRIE Os cadastros de Exercícios são registrados na tabela SEB. MOEDA 1. Os usuários podem mudar os nomes das moedas de acordo com as necessidades da empresa. Para que isso aconteça devemos acessar a rotinas Parâmetros e alterar os parâmetros MV_MOEDA1, MV_MOEDA2, MV_MOEDA3, MV_MOEDA4, MV_MOEDA5. Torna-se importante que as cotações de moeda sejam informadas diariamente pelos usuários. 2. Os cadastros de moedas são registrados na tabela SM2. FERIÁDO 1. Feriados que sejam em datas fixas (Ex: 25 de Dezembro - Natal) devem ser registrados apenas uma vez deixando o campo Ano sem preenchimento, assim o TOTVS SÉRIE 1 compreenderá que em todos os anos o dia especificado é um feriado. 2. Feriados que acontecem em datas moveis (Ex: Carnaval) devem ser registrados todos os anos indicando dia, mês e ano de acordo com o calendário vigente do ano. 3. Nesta rotina o acelerador de implantação poderá ser utilizado. Nele conterá todos os feriados fixos do ano, bastando ao usuário indicar os feriados regionais. 4. Os cadastros de Feriados são registrados na tabela SA7. REGIÃO 1. O cadastro de regiões deve ser utilizado de acordo com a regionalização dos processos de vendas da empresa, não necessitando de estar em consonância com uma divisão geográfica oficial; 2. Os cadastros de Regiões são registrados na tabela SA9. RAMO DE ATIVIDADE 1. O TOTVS SÉRIE 1 traz automaticamente cadastrado os ramos de atividade. O usuário poderá cadastrar novos ramos de atividade caso necessite.

19 2. Os cadastros de ramos de atividades são registrados na tabela ST3. 19 UNIDADE DE MEDIDA 1. O TOTVS SÉRIE 1 traz automaticamente cadastrado algumas Unidades de Medidas. O usuário poderá cadastrar novas atividades caso necessite. 2. O usuário deverá atentar-se para a codificação cadastrada para novas unidades de medida, pois por ter apenas dois caracteres alguns códigos podem ficar muito parecidos uns com outros. 3. Os cadastros de Unidades de Medidas são registrados na tabela SAH. ARMAZÉM 1. O cadastro de armazéns deverá ser efetuado observando os locais de estoque que a empresa utiliza. É importante ressaltar que o código é formado por 2 dígitos alfa numéricos. 2. Os cadastros de Armazéns são registrados na tabela SAG. CADASTROS AVANÇADOS TRIBUTAÇÃO GRUPO DE TRIBUTAÇÃO Esta rotina permite ao usuário cadastrar grupos de tributação que serão associados a uma determinada configuração de exceção fiscal, que por sua vez estarão amarrados ao cadastro de Pessoas e Produtos. As exceções no tratamento fiscal podem ser determinadas pelas Unidades da Federação (UF) e/ou Tipo de Cliente (revendedor, produtor etc.), e referem-se a um produto ou a um grupo de produtos Para incluir uma Grupo de Tributação: 1- Na janela de Grupo de Tributação, clique no botão "Incluir". 2- No campo Grupo Tribut informe um código. 3- No Campo Descrição, Preencha uma descrição específica. EXCEÇÃO FISCAL Algumas Unidades de Federação ou tipos de clientes/fornecedores possuem regras específicas para tratar situações de tributação de impostos de seus produtos, situações essas que fogem à regra geral. Cada caso de exceção fiscal, avaliado e classificado, deve ser cadastrado por meio desta rotina. Exemplo: Determinado produto tem tributação normal de ICMS, desde que não seja vendido a um determinado revendedor, caso contrário, será tributado em 12%, independente do Estado destino. As exceções no tratamento fiscal podem ser determinadas pelas Unidades da Federação (UF) e/ou Tipo de Cliente (revendedor, produtor etc.), e referem-se a um produto ou a um grupo de produtos.

20 A exceção fiscal opera vinculada a um produto e uma pessoa. Dessa forma, após o cadastramento da exceção fiscal, deve-se associá-la ao produto e a pessoa, informando seu código no campo Grupo de Tributação (B1_GRTRIB) e (A1_GRPTRIB) presente no Cadastro de Produtos e Pessoas. Para incluir uma Exceção Fiscal: 1- Na janela de Exceção Fiscal, clique no botão "Incluir". 2- Preencha os dados conforme indicado pelo help. 3- Os dados deste cadastro possuem preenchimento auto-explicativo. 4- Confira os dados e confirme a inclusão. 20 SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA A partir dessa rotina o usuário poderá relacionar os produtos já cadastrados com os percentuais devidos de MVA - Margem de Valor Agregado - ou com os valores de pauta para calculo de substituição por estado da federação. No campo Desconto é possível informar um percentual para calcular desconto no ICMS ST para empresas optantes pelo Simples Nacional. Este desconto é aplicado em cima do valor total do produto. Segue abaixo cálculo: VALOR TOTAL DOS PRODUTOS = R$ 1.000,00 DESCONTO ICMS ST = R$ 1.000,00 x 2% = R$ 20,00 BASE DE CÁLC. ICMS ST = R$ 1.000,00 x 1,5024 (MVA-MG) = R$ 1.502,40 x 18% (alíq.int.) = R$ 270,43 VALOR ICMS SUBST. = R$ 270,43 - R$ 20,00 = R$ 250,43 VALOR TOTAL NOTA FISCAL = R$ 1.250,43 Para incluir uma Substituição Tributária: 1- Na janela de Manutenção de Dados, clique no botão "Incluir". 2- Preencha os dados conforme indicado pelo help. Nesse cadastro, algumas informações possuem preenchimento auto-explicativo, porém devem ser observados os seguintes campos: MVA - Indique a Margem de Valor Agregado do produto no estado da federação indicado; Desconto - Indique o percentual para desconto no ICMS ST. Vlr Pauta - Caso o produto seja tributado pela modalidade de valor fixo de pauta, indique-o; As opções de MVA e Valor de Pauta são eliminatórias uma em relação à outra e isso se deve devido a tais campos tratarem de informações fiscais disponibilizadas pelas Secretárias Estaduais da Fazenda.

Release Notes. [Dezembro/2013]

Release Notes. [Dezembro/2013] [Dezembro/2013] Sumário 1. Sumário Sumário... 2 Prefácio... 3 1. Implementações... 4 1.1. Parâmetros... 4 1.2. Relatórios... 4 1.3. Compras... 4 1.4. Estoque... 5 1.5. Faturamento... 5 1.6. Financeiro...

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