Curso: Assistente Administrativo Financeiro.

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2 Assistente Administrativo Financeiro Introdução A administração financeira está intimamente ligada à Economia e Contabilidade, utilizando informações contábeis e conceitos econômicos, correspondendo a esforços despendidos objetivando a formulação de um esquema que seja adequado à maximização dos retornos dos proprietários das ações ordinárias da empresa, ao mesmo tempo em que possa propiciar a manutenção de um certo grau de liquidez. Estando diretamente relacionada com a decisão de se fazer um investimento e à decisão de se fazer um financiamento, sem esquecer que estas duas funções principais estão interligadas. Além disso, a função financeira abrange numerosos outros aspectos, além do indicado até agora. Se fossemos distinguir finanças das outras funções nas empresas, a característica escolhida para diferenciar seria o tempo, pois os dias, meses, anos ou décadas. Na realidade todas as outras funções dentro de uma empresa com fins lucrativos visam um maior rendimento, maior aproveitamento, lucro, investimento, etc., tudo necessita de um certo cálculo financeiro. Com isso, há necessidade de controles internos de contas a receber, contas a pagar, contencioso, bancos, caixa, receitas e despesas, de um sistema de custos e formação do preço de venda, da correta apuração de resultados periódicos, do acompanhamento da rentabilidade, do fluxo de caixa, compras, gestão de estoques e da análise constante dos seus resultados voltada para o diagnóstico financeiro, de forma que possibilite a visão pelo proprietário ou sócios da empresa da sua performance econômico-financeira. Perfil profissional: O Assistente Administrativo Financeiro participa dos processos de planejamento da administração, executando e controlando operações financeiras, conforme as diretrizes estabelecidas e a legislação em vigor. Isso significa: análise e preparo de relatórios e fluxo de caixa; aplicações financeiras; interação com outros setores na elaboração de planilhas orçamentárias; preenchimento de documentos como borderô e outros para processos de cobranças; provisão e pagamentos e análise de crédito. ATENÇÃO! Borderô - É o documento onde são relacionados os cheques pré-datados e/ou duplicatas que foram negociadas com a empresa de Factoring e bancos. No Borderô de cheques ou duplicatas, é informado o valor pago por cada cheque pré-datado ou duplicata, além de todas as demais condições da operação.o Borderô de cheques ou duplicatas deve ser arquivado pelo comerciante como documento que demonstra quais cheques ou duplicatas foram negociados com a Factoring, enquanto ainda houver cheques para serem depositados e duplicatas a vencer. Factoring - É um instituto que tem por objetivo a prestação de serviços, o fornecimento de recursos para viabilizar a cadeia produtiva, de empresas ou prestadoras de serviços, notadamente pequenas e médias empresas. A operação é pactuada em contrato entre a sociedade de fomento mercantil e a empresa-cliente. O Papel do profissional: A administração financeira pode ser exercida nas mais diversas organizações, indústrias, comércio ou serviços; empresas estatais ou privadas; voltadas ou não para o lucros; governos, escolas, hospitais, clubes recreativos e outras. A extensão de importância da função financeira depende, em grande parte, do tamanho da empresa. Em pequenas empresas esta função é exercida geralmente pelo departamento de contabilidade (interno ou externo). Com o seu crescimento gradativo, a empresa passa a ter que criar um departamento financeiro, que fica ligado ao presidente da companhia, ou conforme dispor seu organograma, que ficara responsável pelas decisões financeiras que ocorrerem a curto ou longo prazo. Nas micros ou pequenas empresas, a função financeira restringe-se a um termo denominado administração das disponibilidades, ou

3 seja, a determinação das necessidades de caixa de curto e médio prazo estão vinculadas aos recursos disponíveis para supri-los. Apresentação - Gerenciamento Financeiro: ONDE, HIERARQUICAMENTE, ESSE PROFISSIONAL SE ENCONTRA? OBSERVE O ORGANOGRAMA ABAIXO. Bem, antes de mais nada, vamos saber a definição de Organograma. Organograma -. Exemplo: COCA-COLA Função do Departamento Financeiro dentro das Organizações: O Departamento Financeiro é estratégico em qualquer empresa, pois será responsável por administrar a entrada e saída de dinheiro oferecendo aos Gestores informações importantes na tomada de decisão. Sendo composto de três divisões: 1. Contas a Pagar; 2. Contas a Receber; e 3. Qualidade de crédito e cobrança. Atividade em Equipe: Tema - Por que almejo ingressar e/ou conhecer a área Financeira. Quais as minhas expectativas em relação ao Mercado de Trabalho nesta área e como estou situado hoje.

4 Planejamento Ferramenta administrativa, que possibilita perceber a realidade, Planejar para Quê? Nos dias atuais as empresas cada vez mais tendem a acompanhar os modismos buscando mais e mais lucros. Mas, o importante e que muitas delas esquecem e/ou deixam passar é o estabelecimento das METAS e o PLANEJAR. Todo planejamento deve responder as seguintes perguntas: O quê? Quando? Como? E Onde? As respostas a esses questionamentos são diretamente ligadas ao DAF. Existem três tipos de planejamento essenciais a serem acompanhados severamente pelo DAF. São eles: Planejamento Estratégico, Tático e Operacional. Completem abaixo citando as definições de cada tipo de planejamento: 1- O Planejamento Estratégico 2- O Planejamento Tático 3- O Planejamento Operacional Além dos planejamentos, há uma preocupação a mais para o DAF. São os como o crescimento populacional, intervenções políticas, pressão social, catástrofes etc. Controles Financeiros Básicos: Por que utilizá-los? Quais são os quatro controles financeiros indispensáveis? Os Controles Financeiros são usados para:

5 Os quatro Controles Financeiros básicos são: *** Outros pontos a serem conhecidos pelo DAF são as diretrizes - metas e prioridades da administração da empresa, controle de Receitas e Despesas. Há dois tipos de receitas, assim como de despesas, são Receitas Correntes e de Capital e Despesas Correntes e de Capital. Vejamos algumas delas: RECEITAS CORRENTES Receitas Tributárias; Receitas de Contribuições; ; ; ; ; ; e Outras Receitas Correntes. RECEITAS DE CAPITAL Operações de Crédito; Alienação de Bens; Amortização de Empréstimos concedidos; Transferências de Capital; e Outras Receitas de Capital. DESPESAS CORRENTES Custeio; Transferências correntes: - Subvenções sociais; e - Subvenções econômicas. DESPESAS DE CAPITAL Investimentos; Financeiras; Transferências de capital: - Auxílios; e - Contribuições. Obs.: 1. Receitas Correntes: Receitas Tributárias Receitas de Contribuições Receita Patrimonial Receitas Agropecuárias Receita Industrial Receita de Serviços Transferências Correntes

6 Outras Receitas Correntes. 2. Receitas de Capital: Operações de Crédito Alienação de Bens Amortização de Empréstimos concedidos Transferências de Capital Outras Receitas de Capital _; 3. Despesas Correntes: Despesas de custeio Transferências correntes _; 4. Despesas de Capital: Despesas de investimentos Inversões financeiras Transferências de capital. Introdução a Contabilidade A contabilidade desempenha um papel fundamental na organização, pois é uma ferramenta que oferece uma enorme quantidade de informações úteis para decisões estratégicas. Com o passar do tempo, o Governo, no processo de arrecadação de impostos, serviu-se dela como instrumento de informação legal, tornando-a obrigatória para a maioria das organizações. Em uma empresa, a contabilidade em dia é importante para que o empresário possa dispor de uma radiografia de seu negócio e de todos os documentos necessários, quando precisar buscar novas linhas de crédito. Pode ser aplicada em diversos segmentos, como o comércio, a indústria, repartições públicas, bancos, hospitais, negócios voltados à agroindústria etc. A

7 peça fundamental na contabilidade é o Patrimônio, pois é a base organização e a sua aquisição resulta em acontecimentos, tais como valores a receber, ou valores a pagar etc. Ou seja, o Patrimônio é um conjunto de bens, direitos e obrigações de uma pessoa ou organização, avaliado em moeda. PATRIMÔNIO DE UMA ORGANIZAÇÃO Bens e Direitos a receber Obrigações a serem pagas Os bens são os elementos úteis que satisfazem às necessidades empresariais e são aptos a avaliações econômicas. Podendo ser divididos em: Tangíveis -. Intangíveis -. Esses bens podem ser: Bens de uso Bens de consumo Bens de troca Balcão Prateleira Vitrine Caixa registradora Espelho Papel de embrulho Material de limpeza 01 Kg de açúcar Vestidos e acessórios para venda Os valores que a organização tem a receber de terceiros (clientes) são denominados direitos. Os direitos aparecem, geralmente, com os nomes dos elementos seguidos da expressão a receber, conforme exemplo. Elemento Expressão Duplicatas a Receber Promissórias a Receber Aluguéis a Receber As obrigações são as dívidas da organização para com terceiros (fornecedores, pessoas que vendem para a organização). As obrigações aparecem, geralmente, com os nomes dos elementos seguidos da expressão a pagar. Elemento Expressão Duplicatas a Pagar Promissórias a Pagar Aluguéis a Pagar Salários a Pagar Impostos a Pagar Atente para o exemplo demonstrando a situação de uma organização em relação a bens direitos e obrigações. Bens + Direitos Obrigações exigíveis Bens ,00 Obrigações 5.000,00 Direitos ,00 Em contabilidade estes itens devem estar em equilíbrio, ou seja, o patrimônio é igual a bens mais direito menos obrigação, conforme demonstra a fórmula: Patrimônio líquido = bens + direitos obrigações O patrimônio líquido pode ser considerado como a medida eficiente. No caso da organização acima a situação líquida é positiva, de acordo com a fórmula: PL= , , ,00 PL = ,00

8 Quando as obrigações são superiores aos bens mais diretos, tem-se uma situação líquida negativa, conforme demonstração a seguir, considerando que as obrigações sejam de ,00: PL= , , ,00 PL = (20.000,00) Representação Gráfica do Patrimônio O lado esquerdo do gráfico é denominado lado positivo, pois os bens e os direitos representam a parte positiva para a organização, ou seja, o que ela possui efetivamente os bens e o que tem a receber os direitos. Por sua vez, o lado direito é denominado lado negativo, uma vez que as obrigações representam a parte negativa da organização, aquilo que ela tem a pagar. Lado Positivo Bens Móveis e utensílios Estoques de mercadorias Caixa (dinheiro) Direitos Duplicatas a receber Duplicatas a receber Patrimônio Lado Negativo Obrigações Salários a pagar Duplicatas a pagar Impostos a pagar Em contabilidade, tais lados são denominados Ativo, lado e Passivo, lado. O Balanço Patrimonial é dividido em grupos de contas com características semelhantes que facilitam a sua leitura e interpretação, conforme tabela a seguir: Ativo Passivo e Patrimônio Líquido Circulante Diz respeito às contas que estão em giro constante e Circulante Refere-se às obrigações exigíveis que serão sua conversão em dinheiro ocorre, no máximo, até o seu próximo exercício social. liquidadas no próximo exercício social: o próximo ano (365 dias) após o levantamento do balanço. Realizável a longo prazo Incluem-se nessa conta bens e direitos que se transformarão em dinheiro após o exercício seguinte. Permanente São bens e direitos que não destinados à venda e no caso dos bens não possuem vida útil longa. Investimentos são as aplicações de caráter permanente que geram rendimentos não necessários à manutenção da atividade principal da empresa. (é isso mesmo?) Imobilizado refere-se a itens de natureza permanente e que serão utilizados para a manutenção da atividade básica da organização. Diferido são aplicações que beneficiarão resultados de exercícios futuros. Plano de Contas Exigível a longo prazo Esta conta refere-se às obrigações exigíveis que serão liquidadas a longo prazo prazo superior a um ano. Resultado de Exercícios Futuros Receitas Diferidas Existem regras importantes a serem observadas na Contabilidade, tais como: Patrimônio líquido Diz respeito aos recursos dos proprietários aplicados na organização. Os recursos significam o capital mais o seu rendimento lucros e reservas. Se houver prejuízo, o total dos investimentos dos proprietários será reduzido. Os gastos pessoais dos proprietários de organizações de qualquer porte (micro, pequena, médio e grande), não podem jamais se misturar com a contabilidade organizacional. Entender sempre que a Contabilidade não se presta somente para atender às exigências governamentais, mas também para conhecer a saúde financeira da organização.

9 A Contabilidade se presta à pessoa jurídica e, também, à pessoa física. A partir de tais conceitos, você está apto a reconhecer um balanço patrimonial e dependendo de seu interesse ampliar os conhecimentos nessa área no curso de Auxiliar Administrativo com especialização na área financeira. Exercício Represente graficamente os dados a seguir e apure a Situação Líquida do Balanço Patrimonial, para: a) Itens R$ Veículos 4.000,00 Móveis e utensílios 2.000,00 Máquinas 1.000,00 Caixa 1.000,00 Promissórias a Pagar 2.000,00 Impostos a Pagar 5.000,00 Duplicatas a Pagar 7.000,00 Títulos a Receber 500,00 Aluguéis a Receber 500,00 Resposta: PL = B + D O PL = PL = b) ( ) Positiva. ( ) Negativa. Itens R$ Veículos 8.000,00 Móveis e utensílios 2.000,00 Máquinas 1.000,00 Caixa 1.000,00 Promissórias a Pagar 2.000,00 Impostos a Pagar 5.000,00 Duplicatas a Pagar 1.000,00 Salários a Pagar 4.500,00 Títulos a Receber 100,00 Aluguéis a Receber 100,00 Resposta: PL = B + D O PL = PL = c) ( ) Positiva. ( ) Negativa. Itens R$ Veículos 8.000,00 Móveis e utensílios 2.000,00 Máquinas 1.000,00 Caixa 1.000,00 Promissórias a Pagar 2.000,00 Impostos a Pagar 5.000,00 Duplicatas a Pagar 1.000,00 Salários a Pagar 4.500,00 Títulos a Receber ,00 Aluguéis a Receber 6.000,00

10 Resposta: PL = B + D O PL = PL = ( ) Positiva. ( ) Negativa. Atividade em Equipe: Elabore 04 quesitos sobre Patrimônio Líquido, tendo 02 empresas com Patrimônio Líquido Positivo e 02 empresas com Patrimônio Líquido Negativo. Conceito de Fluxo de Caixa Fluxo de caixa (designado em inglês por "cash flow") - É uma ferramenta de planejamento, que proporciona uma antevisão/prevenção do futuro financeiro da empresa permitindo ações preventivas e saneadoras ou um melhor aproveitamento das sobras de caixa. Embora sua finalidade principal seja projetar informações, pode ser usado também para registro e controle financeiro. Existem dois tipos de fluxos: Outflow - de saída, que representa as saídas de capital, ; e Inflow - de entrada, que é o resultado do. O controlador de fluxo de caixa necessita de uma visão geral sobre todas as funções da empresa, como: pagamentos, recebimentos, compras de matéria-prima, compras de materiais secundários, salários e outros, por que é necessário prever o que se poderá gastar no futuro dependendo do que se consome hoje. Modelo de um Fluxo de Caixa: 01/Jan 15/Jan 01/Fev 15/Fev Entradas Vendas à vista 300,00 200,00 400,00 Vendas a prazo 590,00 921,00 Empréstimos 100,00 Total de entradas (A) Saídas Fornecedores 120,00 180,00 240,00 Água, Luz, Telef. 213,00 Juros e encargos 380,00 Total Saídas (B) Saldo do dia (A-B) Saldo do dia anterior Saldo atual Se ligue: As planilhas de fluxo de caixa devem ser divididas em intervalos de quinze dias para facilitar a análise. Tipos de Fluxo de Caixa: Fluxo de Caixa projetado/previsto É o planejamento financeiro da empresa onde são colocadas as informações ainda não realizadas. Fluxo de Caixa Realizado É o que possui informações que já ocorreram na empresa. As informações para o preenchimento do Fluxo de Caixa são oriundas do histórico das transações da empresa, como: Movimento de Caixa, Contas a pagar e a receber e controle bancário.

11 Contas a Pagar Cada compromisso que a empresa assume perante a terceiros deve, baseado em documento, podendo ser uma cópia da nota fiscal, duplicata, bloquete de cobrança bancária, formulário simples de pedido ou orçamento, cópia de cheque pré-datado ou formulário interno em que conste pelo menos o nome do credor, o valor e a data do compromisso, ser registrado em uma planilha, formulário ou outro documento, de tal sorte que permita com uma passada de olhos conhecer todos os compromissos vincendos, suas datas e valores bem como o seu montante. Abaixo segue uma planilha (exemplo) de contas a pagar: Contas a Receber Toda e qualquer operação de venda que a empresa realiza,deve, sempre baseada em documento, ser registrado em uma planilha, formulário ou outro documento, de tal sorte que permita com uma passada de olhos conhecer todos os compromissos vincendos, suas datas e valores bem como o seu montante. O ditado de que "quem quer receber vai atrás", tem colaborado bastante com o insucesso que via de regra não dedicam suficiente atenção ao assunto, são pontualmente cobradas mas descuidam das suas cobranças, é preciso estabelecer critérios e metodologias para que esta atividade assuma o seu grau de importância, encontramos tantos descalabros que terminamos por incluir entre as nossas planilhas uma dedicada somente ao que denominamos CONTENCIOSO, sobre o qual vamos discorrer. Como igualmente temos encontrado grande dificuldade para a sistematização dessas informações, temos recorrido ao uso de simples planilhas do Excel, que com o uso dos filtros propicia ótimo resultado, conforme o exemplo abaixo: COBRANÇA

12 Nota Promissória - Segue modelo abaixo: Confissão de dívidas e termo de acordo Quando um devedor já não tem condições de efetuar o pagamento total do débito, o parcelamento é uma das possibilidades de recebimento da dívida. Mas, ao negociarmos o pagamento parcelado, estamos novando a dívida. Ou seja, estamos trocando a dívida anterior por um novo compromisso de pagamento. Portanto, no caso re-negociação de dívida precisamos nos resguardar. Uma forma de se proteger é formalizando esta negociação através de uma confissão de divida e termo de acordo. Com uma linguagem acessível, o modelo de confissão de dívida está disponível para você adaptar às suas necessidades. Exemplo: Contrato Particular ou Escritura Pública de Termo de Confissão de Dívida. Ver: Carta de Anuência Após recuperar uma dívida já protestada, devemos fornecer ao devedor os meios para exclusão do registro no cartório. Para efetuar o cancelamento, basta entregar ao devedor o documento original protestado, no qual consta o carimbo do cartório. Mas, na falta deste documento, o cancelamento do protesto somente é possível com a "Carta de Anuência", que deverá ser emitida pelo credor. Exemplo: Contrato Particular ou Escritura Pública de Anuência. Ver: Mercado de trabalho O mercado de trabalho nessa área é amplo, visto que muitas novas empresas abrem todos os anos, além de que a maioria das empresas deve ter um setor que cuida do financeiro e administrativo. Para se destacar no mercado de trabalho, a pró-atividade é um ponto muito importante, além da vontade de se desenvolver e se atualizar. O futuro da VIDA está preso nesta plataforma em que hoje nossos pés se firmam. Os sabores do amanhã serão preparados por nossas escolhas hoje. Boa Sorte!!!