A Necessidade de Organização dos Controles Financeiros para uma Melhor Gestão de Empresas de Pequeno Porte

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1 A Necessidade de Organização dos Controles Financeiros para uma Melhor Gestão de Empresas de Pequeno Porte Nilséia Reinert Graduada em Administração pela Universidade Estadual do Oeste do Paraná UNIOESTE. Geysler Rogis Flor Bertolini Docente do Curso de Administração da UNIOESTE, Membro do Grupo de Pesquisa em Comportamento Político. Resumo: Este artigo tem o propósito de enfatizar a necessidade de organização dos principais controles financeiros utilizados pelas organizações de pequeno porte. Sabendo que para haver possibilidade de uma gestão eficaz e de um planejamento financeiro das organizações, é preciso possuir indicadores e informações da real situação interna. Buscouse na literatura conceitos e recomendações de utilização dos controles contas a pagar, contas a receber, controle de estoques e de caixa. Para verificar a necessidade de organização do controles financeiros, foi realizado um estudo de caso numa empresa de pequeno porte do ramo de materiais para construção, para avaliar a utilização dos controles pesquisados. Constatou-se que a empresa não possui nenhum registro de caixa, de contas a pagar e a receber, e que possui um sistema de controle de estoques ineficaz. Verificou-se com a avaliação que há necessidade de implantação de um sistema de controle financeiro na organização, visto que os controles feitos até o presente momento, não têm sido o suficientes para uma administração eficaz. Palavras-chave: Controles Financeiros; Gestão; Planejamento. 1-Introdução De acordo com Weston e Brigham (2000), a administração financeira tem ganho grande importância nas empresas atualmente e os controles são essenciais para uma boa administração, sendo que a falta destes controles pode até mesmo levar a empresa a falência. Sem controle a empresa não sabe quando e quanto entrará de dinheiro em caixa com exatidão, e assim não tem como programar as contas a pagar, correndo o risco de acumular dívidas em uma época em que não haverá entradas suficientes para liquidá-las. Muitas vezes nesta situação, as empresas apelam para empréstimos em bancos, pelos quais pagam altos juros para manter o seu crédito com os fornecedores, desta maneira a empresa pode entrar em uma estrada sem saída, acumulando cada vez mais dívidas. De acordo com Hoji (1999), a função do administrador financeiro de uma empresa além de tomar decisões de investimentos e de financiamentos, é analisar o controle financeiro, ou seja, coordenar, monitorar e avaliar as atividades da empresa através de dados financeiros. 2-Controle como Auxílio à Gestão Para o administrador realizar com eficiência os objetivos organizacionais adequadamente, ele deve exercer quatro funções: planejar, organizar, liderar e controlar, afirmam Bateman e Snell (1998). Porém as três primeiras funções não funcionarão adequadamente se a última, o controle, não for executada com eficiência. Segundo Ross et al. (1995), o controle é o ato de medir as realizações e de verificar se as mesmas estão sendo executadas de acordo com o planejamento adotado pela organização, mostrando os problemas se porventura, forem constatados. Controle é uma função do processo administrativo, que mediante a comparação com padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das

2 ações com a finalidade de realimentar os tomadores de decisões, para que eles possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou até mesmo interferir em funções do processo administrativo para ter certeza de que os resultados satisfaçam aos desafios e a meta da empresa. Este artigo aborda questões sobre o controle financeiro, fundamental para o andamento adequado de qualquer empresa. 2.1-Controles Financeiros Administrar os recursos financeiros de uma empresa é uma das mais importantes atividades que o empresário tem no seu dia-a-dia. Rose (1971), afirma que as finanças que representam o dinheiro na empresa formam a base de toda estrutura de qualquer atividade empresarial. É do controle financeiro que depende a sorte de qualquer empresa, porém em muitas empresas ele recebe muito pouca atenção até que ocorram dificuldades que obrigam a empresa a dar mais atenção a movimentação do dinheiro. Resnik (1990) diz que os controles decisivos em uma pequena empresa estão relacionados ao caixa, ao estoque, contas a pagar e as contas a receber, são esses controles que fornecem as informações necessárias para utilização dos instrumentos da gerência financeira, ou seja, analisar o capital de giro, o fluxo de caixa e apurar resultados Controle de Caixa O controle de caixa tem a finalidade de manter registro de todos os recebimentos e pagamentos da empresa que ocorrem diariamente, diz Li (1977). O Registro diário de caixa constituiu-se numa seqüência de gastos e recebimentos efetuados durante um determinado período. Um investimento de capital é caracterizado por um determinado gasto inicial e um fluxo de recebimentos futuros. Dessa forma, pode-se dizer que, ao ser realizado um investimento, os gastos e recebimentos dele provenientes originam um fluxo de caixa. Administrar o caixa significa controlar sua disponibilidade com base em uma compreensão e planejamento das necessidades financeiras, afirma Resnik (1990). A responsabilidade pela administração de caixa começa com o cálculo de estimativas de entrada e desembolso de dinheiro. A análise e o planejamento do fluxo de caixa são ferramentas básicas para administração de uma pequena empresa, evidenciando o comportamento das entradas e desembolsos de recursos, de modo a proporcionar análises importantes sobre o comportamento da empresa, quanto a sua saúde financeira. O fluxo de caixa de uma empresa é o conjunto de entradas e saídas de recursos ao longo de um determinado período, ele consiste na representação dinâmica da situação financeira de uma empresa, considerando todas as fontes de recursos e todas as aplicações em itens do ativo, de acordo com Zdanowicz (1995). Ou seja, ele é uma demonstração para o apoio da gerência financeira, com projeções da movimentação de dinheiro da empresa para os próximos períodos. Iudícibus (2000) diz que existem dois tipos de controle de caixa basicamente, o de fundo fixo e o de caixa flutuante. No de fundo fixo, é definido uma quantia fixa em caixa suficiente para pagamentos de diversos dias e periodicamente é feito prestação de contas do valor desembolsado. No caixa flutuante, há os recebimentos e pagamentos em dinheiro, em seu saldo também pode ter vales adiantamentos para despesas, cheques, etc Controle de Estoques Algumas providências que devem ser tomadas para controlar os estoques, conforme Sanvicente (1997), é fazer relatórios regulares indicando os principais problemas em relação ao aproveitamento do investimento de recursos em estoques, deve-se também dar mais ênfase aos itens que participam mais significativamente em termos de investimento total. A preocupação no controle de estoques deve ser com as unidades físicas, pois o controle do preço unitário em estoque não compensa o esforço burocrático exigido e finalmente efetuar contagens físicas periodicamente, por amostragem e separar os registros de recebimentos e expedição atribuindo-os a setores ou funcionários diferentes.

3 As empresas que possuem controle permanente, baseada em preço de venda, têm a sistemática facilitada por possuírem saldos disponíveis a qualquer momento, segundo Iudicibus (2000). A manutenção de um adequado controle da movimentação em quantidade e valor dos estoques é essencial não só para fins gerenciais e de controle interno como para espelhar corretamente seus reflexos e resultados na contabilidade. O autor diz também que se a empresa tiver um controle eficaz dos estoques pode evitar a contagem física das mercadorias na data do balanço. De acordo com Tung (1976), os estágios de controle de estoque são: compras, recebimento, inspeção, armazenagem e entrega. Todo recebimento, entrega ou ajuste feito no depósito deve ser registrado. O objetivo principal do controle de estoque segundo Mcculers e Daniker (1978) é a minimização do custo total. Existem dois tipos de custos, o de aquisição e o de manutenção. Os de aquisição envolvem as despesas realizadas na obtenção do item para o estoque e os de manutenção são as despesas para manter o estoque. Alguns conselhos de Tung (1976) para haver um bom controle são, atribuir a responsabilidade sobre o estoque a apenas uma pessoa; treinar os funcionários sobre a política, objetivo e sistema de controle da empresa; fornecer meios adequados de trabalho para manuseio e estocagem dos produtos, desenvolver um registro que indique prontamente os pontos cruciais dos estoques; guardar com cuidado todos os itens e permitir sua saída somente com requisição devidamente autorizada e providenciar contagem física periodicamente Contas a pagar O controle de contas a pagar proporciona uma visualização global dos compromissos assumidos pela empresa, permitindo acompanhar de forma fácil os pagamentos a serem efetuados em determinado período. O responsável pelas contas a pagar tem por objetivo verificar, controlar e processar os pagamentos de contas (as notas fiscais, recibos, faturas de fornecedores, etc.), através da emissão de autorização de pagamentos e respectivo cheque, diz Silva (1993), O autor aconselha que ambos os documentos devem ser assinados pelo principal responsável pelo setor de finanças. Também deve ser elaborado um demonstrativo dos compromissos a vencer para efeito de controle de vencimentos e de disponibilidades de recursos na ocasião dos pagamentos. O controle das contas a pagar de acordo com apostila SEBRAE (2000), serve para avaliar as melhores oportunidades de assumir novos compromissos, de maneira a não centralizar muitos pagamentos em determinadas datas. O controle deve ser preenchido de acordo com o vencimento, sendo que o ideal é que a organização dos compromissos seja feita mês a mês, ou seja, compras com vencimento em janeiro devem ser registradas em um controle, compras em fevereiro em outro, e assim, respectivamente. Este controle possibilita que o empresário fique permanentemente informado sobre vencimento dos compromissos, como estabelecer prioridades de pagamento e o montante dos valores a pagar Contas a receber Normalmente as contas a receber são representadas por faturas ou duplicatas e são relacionadas com as receitas da empresa. A correta administração das contas a receber pode resultar em melhorias das operações, no entanto, se os candidatos a crédito e os métodos de cobrança não forem escolhidos corretamente, poderá haver redução nos recebimentos de caixa, o que poderá fazer com que a firma procure capital adicional para financiar as vendas. Tung (1976), diz que a empresa deve ter um sistema de registro capaz de reduzir ao mínimo os riscos de perda. Esse sistema deve separar as funções de crédito a ser concedido, verificar periodicamente as parcelas vencidas e registrar atrasos de pagamentos.

4 O adequado planejamento de contas a receber de acordo com Mccullers e Daniker (1978), produzirá informação que satisfará as necessidades não somente do departamento de crédito, mas também o de vendas, de comercialização e outros serão beneficiados com a informação gerada por um sistema de contas a receber, mas além disso, o adequado planejamento desse sistema é um pré-requisito para que os usuários externos adquiram confiança na integridade de informações. Conforme apostila SEBRAE (2000), o controle de contas a receber exige que as vendas a prazo do dia e os recebimentos sejam oportunamente informados aos responsáveis pelo seu preenchimento. Os lançamentos das vendas a prazo devem ser realizados conforme o mês de vencimento, e as baixas, de acordo com os recebimentos. A quantidade de controles, sua organização e gerenciamento devem ser estabelecidos de acordo com as necessidades e possibilidades de uso de cada empresa. Com o controle de contas a receber, pode-se conhecer o montante dos valores a receber, as contas vencidas e a vencer, clientes que não pagam em dia e como programar as cobranças. 3-Verificação da utilização dos controles da organização Para poder verificar a necessidade do uso de controles financeiros, foi realizada uma pesquisa em uma pequena empresa na cidade de Cascavel, estado do Paraná, em sede própria familiar. Foi optado pelo anonimato para preservar a empresa. A empresa foi aberta em maio de 1991, sendo uma empresa que trabalha no ramo de varejo de materias de construção, acabamento, ferragens em geral e atacado de areia e pedra, possui mais de mil e quinhentos itens para vendas no varejo, entre eles areia, pedra, cimento, cal, tijolos, tintas, material hidráulico e elétrico, cerâmicas etc. Conforme pesquisa realizada, pode-se constatar que a empresa possui pouco controle sobre suas finanças de um modo geral. Quanto ao controle de caixa, a organização não possui nenhum registro de entradas e saídas de recursos, sendo assim, não é possível fazer um planejamento financeiro, que é de grande importância para o andamento da empresa. O primeiro passo é organizar a empresa de maneira que os dados sejam gerenciados de forma correta. É necessário fazer um sistema eficaz de controle, com relatórios diários de caixa, devendo estes serem divididos em três partes, entradas, saídas e o saldo atual e anterior. A empresa já possui um sistema de controle de estoques, no entanto foi observado que o sistema é trabalhoso e não tem sido suficientemente eficaz nos seus resultados. Para que todas as saídas de mercadorias sejam lançadas no sistema, todas as vendas devem ser registradas manualmente, somente no fim do dia que são passadas para o sistema, no entanto algumas vezes não é feito o registro manual de saída de mercadorias causando falhas no saldo diário do estoque. Neste caso, o controle de estoque deve ser readequado de forma que as mercadorias não deixem de ser lançadas. Apesar de não haver um controle de contas a pagar de acordo com as sugestões da literatura, a empresa paga todas as suas contas em dia. A pessoa responsável pela organização das contas já sabe quais os melhores dias para agendar os pagamentos. No entanto, Iudícibus (2000) aconselha que a empresa tenha um sistema de controle dessas contas constando data de emissão, vencimento, valor e o nome do fornecedor, proporcionando então uma visualização global dos compromissos assumidos pela empresa e permitindo acompanhar de forma fácil os pagamentos efetuados. A empresa não tem um grande volume de vendas à prazo, sendo que a maior parte delas são feitas através de empresas financeiras. As vendas a prazo feitas diretamente com a loja não possuem um sistema de controle, portanto existe dificuldade para saber com precisão o montante de contas a receber em um determinado período, os clientes em atraso com os pagamentos e os que sempre pagam em dia. Sem o controle fica difícil fazer um planejamento contando com as entradas de vendas a prazo. Neste caso a empresa deve implantar um controle constando também as vendas feitas através das financeiras, que facilitaria a

5 programação de pagamentos e cobranças constando nome do devedor, data da venda e do vencimento e o valor a receber. Para implantar todos esses controles adequadamente, é aconselhável informatizar a empresa, esta é uma solução que tem como objetivo viabilizar um atendimento rápido, seguro e qualificado, facilitando o desenvolvimento das funções administrativas. Para isso a empresa não precisaria investir em equipamentos, pois já possui um computador e duas impressoras, uma a jato de tinta e uma matricial, que serviria para emissão de notas fiscais, basta para os responsáveis analisarem a melhor forma para implantar os controles. 4-Conclusão Conclui-se que para uma gestão eficaz da saúde financeira das empresas, é necessário a utilização eficiente de controles financeiros, sem os quais empresas podem contrair altos prejuízos e chegarem a uma posição que pode se tornar sem volta. Tendo como base a pesquisa realizada, verificou-se a necessidade de implantação de um sistema de controle financeiro na organização, visto que os controles feitos até o presente momento, não têm sido o suficiente para uma administração eficaz. Este sistema pode ser montado através de planilhas simples no Excel, aplicativo que a empresa já possui, adaptando-os conforme a necessidade da empresa. Se a empresa preferir, ela pode adquirir um software pronto, no qual ela vai apenas lançar os dados da empresa. Existem diversos modelos de sistemas e diversos valores, alguns podem ser baixados da internet por valores irrisórios ou até mesmo gratuitamente por certo tempo, no entanto não existe garantia, e o suporte é dado através de telefone ou . Também é possível adquirir um sistema através de empresas especializadas, que dão suporte técnico, nota fiscal e garantia, o valor pode variar de R$ 500, 00 (quinhentos reais) a R$ ,00 (dez mil reais). Esses sistemas geralmente emitem relatórios automaticamente, quando o estoque já está no saldo mínimo e o pedido deve ser feito, quando existem contas a receber ou a pagar vencidas, emitem notas fiscais, enfim, passam a fornecer os dados que o usuário necessita, automatizando os processos e rotinas administrativas, garantindo que os dados sejam rapidamente transformados em informações, e ainda podem ser adaptados de acordo com a necessidade do cliente. Para facilitar a implantação dos controles e não haver mais perda de tempo é aconselhável que seja adquirido pela empresa um software de controles financeiros apropriado para seu porte, registrado, com garantia e auxílio no caso de dúvidas ou problemas com o controle. Este sistema poderá ter um custo maior, no entanto é mais seguro do que os que não tem garantia, é mais difícil a perda de dados e já está pronto para que os dados sejam lançados. Antes de organizar os dados no sistema, é necessário organizar a parte física da empresa, ou seja, verificar todas as contas a pagar e receber de forma que fique fácil o lançamento no sistema, fazer um novo balanço das mercadorias e organizar também o caixa da empresa. Pode-se chegar a estas conclusões verificando na literatura a otimização do uso dos controles financeiros. Conclui-se que há necessidade da verificação dos controles financeiros pelas empresas, pois como no caso da empresa pesquisada, é preciso implantá-los e gerenciá-los para o bem da empresa. Referências Bibliográficas BATEMAN, Thomas S. e SNELL, Scott A. Administração: construindo vantagem competitiva. São Paulo: Atlas, HOJI, Masakazu. Administração financeira: uma abordagem prática. São Paulo: Atlas, IUDÍCIBUS, Sergio de, et.al. Manual de contabilidade das sociedades por ações. 5. ed., São Paulo: Atlas, 2000.

6 LI, David H. Contabilidade gerencial. São Paulo: Atlas, MCCULERS, Levis D. e DANIKER, Relmond P. Van. Introdução à contabilidade financeira. Rio de Janeiro: Interciência, RESNIK, Paul. A Bíblia da pequena empresa. São Paulo: McGraw-Hill, ROSE, T. G. Controle administrativo. Rio de Janeiro: Livro Técnico S.A., ROSS, Stephen A., et.al. Administração financeira. São Paulo: Atlas, SANVICENTE, Antonio Zoratto. Administração financeira. 3.ed., São Paulo: Atlas, SEBRAE. Programa Brasil Empreendedor: Orientação para crédito. Brasília, (apostila) SILVA, Adelphino Teixeira da. Administração e controle. 8.ed.,São Paulo: Atlas, TUNG, Nguyen H. Controladoria financeira das empresas: Uma abordagem prática. 5. ed., São Paulo: Editora da Universidade de São Paulo, WESTON, J. Fred e BRIGHAM Eugene F. Fundamentos da administração financeira. 10.ed., São Paulo: Makron Books, ZDANOWICZ, José Eduardo. Fluxo de Caixa: uma decisão de planejamento e controle financeiros. 6. ed., São Paulo: Sacra DC-LUZZATO Editores, 1995.

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