MANUAL DE ORIENTAÇÕES PARA APRESENTAÇÃO DE PROJETOS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS
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- José Camarinho Aleixo
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1 MANUAL DE ORIENTAÇÕES PARA APRESENTAÇÃO DE PROJETOS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS PARTE I Passo a Passo PARTE II Manual para Apresentação de Projetos PARTE III Modelo de Projeto para Execução
2 PROPOSTA DE FLUXO ORGANIZATIVO PARA EXECUÇÃO DE EVENTOS E PROJETOS 1. Introdução: A implantação da Superintendência de Educação em Saúde e Trabalho para o SUS (SEST- SUS), tem como objetivo propiciar uma maior visibilidade para as áreas de educação e trabalho, definir uma nova dinâmica na realização das atividades de capacitação/formação de pessoal e de eventos para divulgação de informações ou de mobilização de desenvolvimento de atividades voltadas ao enfrentamento de problemas no âmbito da Secretaria de Estado da Saúde. Para cumprir com esta responsabilidade, a SEST-SUS propõe a organização de um fluxo das demandas referentes à alocação dos meios necessários para estruturação de cursos, seminários, palestras, reuniões e etc., programados pela SES-GO, por meio de suas diversas unidades.
3 PARTE I - PASSO A PASSO Visando padronizar e dar maior agilidade aos projetos de execução de Eventos da SES, a SEST-SUS/SES elaborou um manual para apresentação de projetos com o intuito de orientá-los no seu preenchimento e ajudá-los no acompanhamento de cada fase. Os passos são os seguintes: 1) A Superintendência e ou/unidade de Saúde requisitante após o preenchimento do modelo de projeto o envia por , no prazo máximo de 30 dias de antecedência do evento, podendo haver alterações no projeto até 5 dias úteis antes da realização do curso, no endereço projetos.sest@gmail.com para análise e eventuais correções pela Gerência de Planejamento e Execução de Eventos e Projetos para o SUS/Núcleo de Planejamento; 2) Após análise e eventual correção, a Gerência de Planejamento e Execução de Eventos e Projetos para o SUS dará o OK à Superintendência e ou/unidade de Saúde solicitante, requisitando o envio de um memorando à SEST-SUS, junto do projeto impresso e assinado, no máximo 5 dias antes do curso (caso o mesmo não chegue no prazo estipulado, o evento será cancelado). 3) A Superintendente da SEST-SUS após o recebimento do projeto o encaminha para a ; 4) A registra em sistema próprio (planilha) a entrada do projeto, informando origem e data. Caso coincidam mais de dois eventos na mesma data, a Superintendente da SEST-SUS apresenta planilha com relação dos mesmos no Colegiado de Superintendentes para definir quais serão as prioridades de realização; 5) A de posse dos projetos, se reúne com os 03 Núcleos apresentando-os. Em seguida, envia uma cópia do projeto final via para cada Coordenação executar o que lhes compete; 6) Cada Núcleo, conforme especificadas abaixo, agora desenvolverá o seu trabalho, que acontece simultaneamente, da seguinte forma:
4 6.1) Núcleo de Planejamento - Conferirá o projeto e efetuará o cálculo do custo do evento; - Providenciará e enviará a Ordem de Serviço por , para a empresa vencedora e uma cópia para Coordenação de execução de Eventos; podendo fazer alterações na mesma até 5 dias úteis antes do evento; - Selecionará o hotel de acordo com as especificações do projeto (data, capacidade, e etc.) da solicitante e contrato licitado; - Fiscalizará a execução dos serviços contratados; - Arquivará o projeto e a lista de frequência; - Enviará relatório dos serviços prestados referente ao evento à Gerência de Planejamento e Execução de Eventos e Projetos para o SUS; 6.2) Núcleo de Divulgação de Eventos - Conferirá se o público-alvo descrito no projeto está de acordo com a relação de convidados; - Verificará se no projeto ou anexo consta a relação de convidados com seus s; - Elaborará o convite de acordo com as especificações do projeto; - Enviará os convites e as fichas de inscrição para o público-alvo utilizando o , como meio de comunicação mais adequado e ágil; - Providenciará a confecção da lista de freqüência com os nomes dos participantes que se inscreveram dentro do prazo. - Solicitará a confirmação de presença dos participantes no prazo de até 10 dias antes do evento ou de acordo com a conveniência de confirmação; - Se a área técnica necessitar de listagem com detalhes das inscrições, favor indicar no projeto quais dados devem constar nesta lista e para qual deverá ser encaminhado.
5 6.3) Núcleo de Execução de Eventos - Nomeará um coordenador para a execução do evento; - Providenciará o material didático necessário, como: pastas, canetas, lápis, borracha, rascunhos, materiais gráficos, crachás, programação, etc.; - Fará vistoria antes da realização do evento, com o objetivo de verificar: se o tipo de hospedagem está de acordo com o solicitado, cardápio de alimentação, espaço físico, equipamentos e etc.; - Enviará o material para o local da realização do evento com antecedência; - Acompanhará toda a realização do evento, sendo responsável pela vistoria da alimentação, água, café, banheiros e por anotar e esclarecer eventuais reclamações; - Recolherá a assinatura de todos os participantes por turno; - Entregará os certificados e as declarações no último turno do último dia; - Enviará uma cópia da lista de frequência para Coordenação e Planejamento. - Enviará relatório referente ao evento à Gerência de Planejamento e Execução de Eventos e Projetos para o SUS; 7) A, encaminhará para a Superintendência de Educação em Saúde e Trabalho para o SUS, SEST-SUS, relatório de avaliação da realização do evento que remeterá à Unidade requisitante.
6 PARTE II - MANUAL PARA APRESENTAÇÃO DE PROJETOS O manual para apresentação de projetos visa auxiliar a área técnica, no momento da elaboração de seus trabalhos. Ele é auto-explicativo e de linguagem fácil, acompanhando o passo a passo do manual, qualquer profissional poderá elaborar seu projeto de maneira mais rápida e em conformidade com o padrão adotado pela SEST-SUS. O projeto deverá seguir a mesma numeração do manual, isto o ajudará a acompanhar item a item do preenchimento, o que está determinado em cada item é o que deve ser informado no projeto. Todas as superintendências e ou/unidades de saúde receberá o manual de apresentação de projetos e um arquivo que já estará pronto para ser preenchido, quaisquer dúvidas entrar em contato com na SEST-SUS/SES através do projetos.sest@gmail.com. SOBRE O PROJETO: 1. Unidade solicitante: Especificar a área técnica que está solicitando o projeto: Superintendência, Gerência e Coordenação. 2. Denominação do evento: Colocar o título do evento de forma reduzida e sem abreviaturas. 3. Objetivo: Fazer uma justificativa detalhada da necessidade do evento para facilitar a elaboração do convite. 4. Período: Definir a data inicial e final do evento. 5. Local do evento: Especificar em que município do estado ocorrerá o evento. 6. Carga horária: Informar a carga horária total. 7. Horário do evento: Informar os horários de cada dia do evento, em caso do evento acontecer em mais de um dia. 8. Metodologia e técnicas: Informar se o tipo da apresentação será em workshop, aulas, oficinas, etc. e também o formato que deseja o posicionamento de mesas e cadeiras no espaço físico (tipo: Auditório, Escolar, U, Espinha de peixe, etc.).
7 9. Público-alvo: Apresentar a relação da forma mais detalhada possível, nome do convidado, cargo, órgão ou empresa/instituição, , telefones e etc. Especificar a quantidade de vagas, os profissionais que serão convidados e quais necessitam hospedagem. A autorização de hospedagem e alimentação de motorista é de responsabilidade do coordenador técnico do projeto e deve ser especificado junto ao pedido do público-alvo. Município, Instituição, órgão ou empresa Informe um ou outro. Número de Vagas por Profissionais (cargo) Informe o número de vagas disponíveis e para qual profissional e o seu cargo é designado cada vaga. Hospedagem Informe somente se hospedará ou não 10. Convites: Informar de quem será a responsabilidade de elaboração e envio dos convites para os participantes. Caso seja a divulgação da SEST encaminhar a relação com o nome e dos convidados com até 20 dias úteis antes da realização do evento. Se for encaminhada fora deste prazo, não nos responsabilizamos pela mobilização satisfatória do público - alvo. Se a área técnica necessitar de listagem com detalhes das inscrições, favor indicar no projeto quais dados devem constar nesta lista e para qual deverá ser encaminhado. 11. Financiamento: Informar a fonte do recurso e o número do processo. 12. Transporte: O traslado dos técnicos da Superintendência solicitante até o local do evento e o retorno, em Goiânia ou interior, deverá ser acordado pela área técnica requisitante diretamente com a chefia de transporte de sua Unidade. O traslado dos instrutores, eventos em Goiânia ou interior, será de responsabilidade SEST- SUS/SES. É necessário o encaminhamento do nome do instrutor, número do celular, fone residencial e comercial, data, horário e número do vôo.
8 13. Solenidade de abertura do evento: 13.1 Mesa diretiva: Se houver solenidade, informar os nomes dos integrantes (caso haja interesse em convidar o Secretário Estadual de Saúde verificar anteriormente a agenda do mesmo) 13.2 Cerimonial: Verificar se há disponibilidade de profissional para o dia do evento. Para a composição da mesa é necessário o encaminhamento antecipado do nome, formação acadêmica e técnica, cargos ocupados (mini currículo) etc Convite para os componentes da mesa: Informar quem será responsável pelos convites, caso seja a divulgação da SEST descrever nome completo e dos componentes. 14. Cobertura jornalista: ( ) SIM. Informar se há interesse em divulgar o evento para a mídia externa, tais como: jornais, TV e outros. Se houver interesse na divulgação, encaminhar um mini currículo do instrutor ou palestrante e o release com até 15 dias de antecedência do evento. ( ) NÃO. Caso não haja interesse em divulgar. 15. Cobertura fotográfica: marcar qual a opção desejada ( ) SIM ( ) NÃO. 16. Previsão de infra-estrutura necessária: Hospedagem: Lembrar aos hóspedes que a entrada no hotel é após as 12 horas e a saída é até as 12 horas. Coffe-Break: O horário a ser servido deverá ser definido pela área técnica e citado na tabela de serviços abaixo. Almoço e jantar: O quantitativo será servido conforme solicitação da área técnica. Água: Calcular 02 (duas) garrafas de 500 ml por dia por pessoa, uma no período da manhã e outra à tarde. Café: Calcular 01 (uma) garrafa de 2 litros para cada 40 (quarenta) pessoas, tanto no período matutino quanto no vespertino. Sala: Informar a quantidade por dia e/ou período e o formato que deseja o posicionamento de mesas e cadeiras no espaço físico (tipo: Auditório, Escolar, U, Espinha de peixe, etc.). Auditório: Informar a quantidade por dia e/ou período. Equipamentos: Informar a quantidade por dia e/ou período.
9 Na tabela constam os valores unitários de cada serviço conforme contrato nº 23/10 com a empresa licitada Augustus Eventos. Deverão, portanto fazer o cálculo total conforme a quantidade de serviços solicitados para o respectivo projeto colocando o valor total final na última linha da tabela. SERVIÇOS Quant. Data Quant. Valor Valor Pessoas Entrada Saída Dias unitário Total Single 126,67 0,00 Hospedagem Duplo 126,67 0,00 Matutino 17,03 0,00 Coffee-break (horário) Vespertino 17,03 0,00 (horário) Almoço 27,51 0,00 Jantar 35,54 0,00 Água garrafa 500 ml 1,18 0,00 Café garrafa 2 l 9,82 0,00 Sala (40-80 pessoas) 491,3 0,00 Sala ( pessoas) 540,43 0,00 Auditório (300 pessoas) 835,24 0,00 Auditório (500 pessoas) 1.768,71 0,00 A 167,59 0,00 (especificar) EQUIPA B 216,17 0,00 MENTOS C 135,92 0,00 D 152,3 0,00 E 34,36 0,00 T O T A L 0,00 Legenda: A: ponteira caneta laser com controle remoto, flip-chart com papel, microfone sem fio, tela de projeção tamanho médio e grande e quadro branco. B: sonorização com mesa de som de 08 canais, amplificador, caixa artística com tripé de 250 W. C: notebook D: data show E: linha telefônica
10 17. Estimativa para Material que comporá as pastas: Informar a necessidade de montagem de pastas ou não. Caso afirmativo indicar qual o modelo a ser utilizado (no caso da Gerência/área técnica tiver encaminhado mais de um modelo para a SEST-SUS). Informar ao Núcleo de execução/gerência de Eventos se há material didático que necessita de fotocópia, se houver, deverão ser enviados 20 (vinte) dias úteis antes do evento, após essa data a reprodução será de responsabilidade da área técnica de origem, pois não serão recebidos pela Gerência de Planejamento e Execução de Eventos e Projetos para SUS. (Somente a programação poderá ser entregue até com 05 (cinco) dias úteis antes do evento). Informar a quantidade de apostilas, textos e artigos com o número de folhas. 18. Dados Obrigatórios. Nome, telefone e do coordenador técnico do evento. 19. Observações. Enviar o projeto e a programação (5 dias úteis antes do evento) para ser repassados aos participantes do evento. Evitar siglas e abreviações. EXEMPLO PROGRAMAÇÃO Data Horário Instrutor Conteúdo programático Formação profissional 20. Contatos da Gerência de Eventos * Os Projetos deverão ser encaminhados aos cuidados de Lilian (Responsável Técnico pelo Núcleo de Planejamento) no projetos.sest@gmail.com ou ramal * Dúvidas em relação a convites e número de inscritos contactar Luciana (Responsável Técnica do Núcleo de Divulgação de Eventos) no sest.divulgacaoeventos@gmail.com ou ramal 3407.
11 * Dúvidas em relação ao local do evento, equipamentos, pastas, material que comporão as mesmas, emissão de declaração e/ou certificados, entrar em contato com Cilene (Responsável Técnica do Núcleo de execução) e/ou equipe no ou ramal * Alterações na solicitação de serviços (hospedagem, alimentação, etc) deverão contactar com Lílian ou Tânia no eventos.sest@gmail.com ou no ramal 3420 seguindo a política de cancelamento da empresa contrata a seguir: 21. Normas dos hotéis Para rede hoteleira na capital: 1- Reservas de apartamentos e Salas: período de alta temporada como feiras, eventos e congressos com no mínimo 10 (dez) dias úteis da data do início das hospedagens; e em período de baixa temporada com no mínimo 5 (cinco) dias úteis da data do inicio do evento. 2- Quanto aos serviços de Alimentos, Bebidas e Equipamentos: só serão aceitos com no mínimo 3 (três) dias úteis da data do inicio do evento. Para rede hoteleira em municípios turístico: 3- Reservas de apartamentos e Salas: com no mínimo 10 dias úteis da data do início das hospedagens (check-in). 4- Quanto aos serviços de Alimentos e Bebidas e equipamentos: só serão aceitos com no mínimo 5 (cinco) dias úteis da data do início do evento. 22. Prazos - enviar projeto por , no prazo máximo de 30 dias de antecedência do evento, para endereço projetos.sest@gmail.com - enviar memorando e projeto impresso e assinado à SEST-SUS no máximo 5 dias antes do curso (caso o mesmo não chegue no prazo estipulado, o evento será cancelado). - encaminhar a relação com o nome e dos convidados com até 20 dias úteis antes da realização do evento para sest.divulgacao@gmail.com - alterações no projeto até 7 dias úteis antes da realização do curso- enviar 20 (vinte) dias úteis para execucaodeeventos.sest@gmail.com material didático para reprodução. (Somente a programação poderá ser entregue até com 05 (cinco) dias úteis antes do evento).
12 1. Unidade Solicitante: PARTE III - MODELO DE PROJETO PARA EXECUÇÃO PROJETO PARA EXECUÇÃO 2. Denominação do evento: 3. Objetivo: 4. Período: 5. Local do evento: 6. Carga horária: 7. Horário do evento: 8. Metodologia e técnicas: 9. Público-alvo: A tabela abaixo deverá ser preenchida para providências de reserva de hospedagem: Município e/ou Nº de Vagas e Profissionais Hospedagem Instituição de origem Nº de vagas Profissionais Sim Não 10. Convites:
13 11. Financiamento: 12. Transporte: 13. Solenidade de abertura do evento: 13.1 Mesa diretiva: 13.2 Cerimonial: 13.3 Convites para os componentes da mesa: 14. Cobertura jornalista: ( ) SIM ( ) NÃO 15. Cobertura fotográfica: ( ) SIM ( ) NÃO 16. Previsão de infra-estrutura necessária: SERVIÇOS Quant. Data Quant. Valor Valor Pessoas Entrada Saída Dias unitário Total Single 126,67 0,00 Hospedagem Duplo 126,67 0,00 Matutino 17,03 0,00 Coffee-break (horário) Vespertino 17,03 0,00 (horário) Almoço 27,51 0,00 Jantar 35,54 0,00 Água garrafa 500 ml 1,18 0,00 Café garrafa 2 l 9,82 0,00 Sala (40-80 pessoas) 491,3 0,00 Sala ( pessoas) 540,43 0,00 Auditório (300 pessoas) 835,24 0,00 Auditório (500 pessoas) 1.768,71 0,00 A 167,59 0,00 (especificar) EQUIPA B 216,17 0,00 MENTOS C 135,92 0,00 D 152,3 0,00 E 34,36 0,00 T O T A L 0,00 Legenda: A: ponteira caneta laser com controle remoto, flip-chart com papel, microfone sem fio, tela de projeção, tamanho médio e grande e quadro branco.
14 B: sonorização com mesa de som de 08 canais, amplificador, caixa artística com tripé de 250 W. C: notebook D: data show E: linha telefônica 17. Estimativa para Material que comporá as pastas 18. Dados Obrigatórios do(a) coordenador(a) do evento: Nome: Telefone/Ramal e Celular: Observações PROGRAMAÇÃO: Data Horário Instrutor Conteúdo programático Formação profissional Goiânia, de de Assinatura do técnico/coordenador Assinatura do Gerente Assinatura do Superintendente
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