Comissão Vitivinícola Regional dos Açores

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1 Comissão Vitivinícola Regional dos Açores Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 1 de 29

2 ÍNDICE CAPÍTULO 1 OBJECTIVOS E POLÍTICA DA QUALIDADE Objectivo do Manual da Qualidade Definições e siglas Gestão do Manual da Qualidade Elaboração Verificação e Aprovação Revisão Distribuição Arquivo Política da Qualidade 6 CAPÍTULO 2 ORGANISMO DE CERTIFICAÇÃO Apresentação Região Demarcada História Zona Geográfica CVRAçores Localização Entidade Enquadramento Legal Organigrama A Missão da CVRAçores Objectivos da CVRAçores Os Valores Esquema de Certificação Imparcialidade e Independência Estrutura e Meios Estrutura Financeira 17 CAPÍTULO 3 SISTEMA DA QUALIDADE Generalidades Revisão do Sistema de Gestão da Qualidade Condições e procedimentos para a concessão, manutenção, Extensão, Suspensão e Anulação da Certificação Auditorias Internas Documentação Registos Sistema informático Confidencialidade 22 CAPÍTULO 4 SUBCONTRATAÇÃO Generalidades 22 CAPÍTULO 5 REQUISITOS DE CERTIFICAÇÃO Acessibilidade dos Serviços de Certificação Alteração dos Requisitos de Certificação 23 CAPÍTULO 6 RECURSOS, RECLAMAÇÕES E LITÍGIOS Recursos, Reclamações e Litígios 24 CAPÍTULO 7 CANDIDATURA À CERTIFICAÇÃO Informação sobre os Procedimentos Processo de Candidatura Preparação da Avaliação Avaliação Relatório de Avaliação Decisão sobre a Certificação 26 CAPÍTUL0 8 ACOMPANHAMENTO 27 CAPÍTUL0 9 UTILIZAÇÃO DA CERTIFICAÇÃO Utilização de Licenças, Certificados e Selos de Garantia 27 CAPÍTULO 10 FORNECEDORES 27 CAPÍTULO 11 RELAÇÕES DOS REQUISITOS DA NP EN 45011:2001 COM A DOCUMENTAÇÃO DA CVRAçores 28 Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 2 de 29

3 HISTÓRICO DE REVISÃO Versão nº. Data Razão Versão inicial Alteração da forma de proceder quanto às cópias de segurança no ponto 3.7 Sistema Informático. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 3 de 29

4 CAPÍTULO 1 OBJECTIVOS E POLÍTICA DA QUALIDADE 1.1. Objectivo do Manual da Qualidade É objectivo do Manual da Qualidade da Comissão Vitivinícola Regional dos Açores (CVRAçores), estabelecer o Sistema de Gestão da Qualidade que assegure o cumprimento das exigências estabelecidas pela norma NP EN 45011:2001, garantindo que toda a actividade desenvolvida pela CVRAçores corresponda aos requisitos internamente estabelecidos Definições e siglas AE Agente Económico - pessoa singular ou colectiva, bem como agrupamentos destas, que detenham, seja a que título for, no exercício da sua profissão ou para fins comerciais, produtos vitivinícolas provenientes da região dos Açores. CE Comissão Executiva CVRAçores Comissão Vitivinícola Regional dos Açores. DO Denominação de Origem. DOC Denominação de Origem Controlada. DOP Denominação de Origem Protegida. ECC Estrutura de Controlo e Certificação. IG Indicação Geográfica. IGP Indicação Geográfica Protegida. IPAC Instituto Português de Acreditação. IVV Instituto da Vinha e do Vinho, I.P. MQ Manual da Qualidade. PQ Procedimento da Qualidade. Produto Vínico Todos os tipos de vinho (vinho, espumante, licoroso, aguardente, etc.). Produto Vínico com direito a Denominação de Origem (DO) Produto vínico produzido de acordo com as regras definidas para a região de proveniência, em que a totalidade das uvas usadas para a produção deste vinho provêem dessa região. Produto Vínico com direito a Indicação Geográfica (IG) Produto vínico produzido de acordo com as regras definidas para a região de proveniência, em que a totalidade das uvas usadas para a produção deste vinho provêem dessa região. PT Procedimento Técnico RQ Responsável da Qualidade SGQ Sistema de Gestão da Qualidade Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 4 de 29

5 Vinho Vinho sem DO/IG que pode ter indicação de ano de colheita e/ou casta de uvas Gestão do Manual da Qualidade Elaboração O MQ é elaborado e organizado pelo Responsável da Qualidade de acordo com a norma NP EN 45011: Verificação e Aprovação O MQ é verificado pelo RQ e aprovado pela CE da CVRAçores, antes da sua distribuição, segundo o PQ.01 Controlo de Documentos Revisão As modificações, que podem ter origem interna e/ou externa, nomeadamente legislativa, devem ser reflectidas neste documento, sempre que se procede a uma revisão, a qual deverá ter uma periodicidade nunca superior a um ano. Se desta revisão resultar uma nova edição esta deve ser verificada e aprovada conforme estabelecido em Distribuição A distribuição do MQ é assegurada pelo RQ internamente. Este documento é distribuído em versão electrónica (pdf) a todos os colaboradores e em acesso livre no servidor informático da CVRAçores. A distribuição a outras entidades é igualmente assegurada pelo RQ Arquivo É da responsabilidade do RQ assegurar o arquivo do original do MQ. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 5 de 29

6 1.3. Política da Qualidade A CVRAçores, manifesta o seu compromisso de contribuir para a difusão do prestígio dos vinhos dos Açores e para uma maior satisfação dos seus associados, fornecedores e demais partes interessadas relacionadas com a actividade da CVRAçores. Para garantir este compromisso a CE da CVRAçores estabelece os seguintes princípios: Focalização nos interesses do Arquipélago e nos requisitos da certificação. Aplicação eficiente e eficaz das metodologias de certificação estabelecidas e a utilização de pessoal com a competência necessária; Garantir um nível de serviço que satisfaça permanentemente os clientes do sistema de certificação e suas expectativas; Cumprir com todos os requisitos legais e regulamentares aplicáveis à sua actividade e com os requisitos da norma NP EN 45011:2001, melhorando continuamente a eficácia do sistema de gestão; Esta política, foi divulgada a todos os colaboradores através de uma sessão de apresentação do sistema agora definido, tendo sido assegurado nessa acção que os presentes, compreendiam as orientações desta Política e o seu desdobramento nos procedimentos do sistema. A CE, através do seu representante para a Qualidade garante que a mesma é implementada e mantida a todos os níveis da organização. O RQ, directamente dependente da CE, independentemente de outras responsabilidades que lhe estão atribuídas, tem autoridade para: Garantir que seja estabelecido, implementado e mantido um sistema da qualidade de acordo com a presente norma. Informar a CE da CVRAçores relativamente ao desempenho do sistema da qualidade servindo de base para a sua revisão e melhoria. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 6 de 29

7 CAPÍTULO 2 ORGANISMO DE CERTIFICAÇÃO 2.1. Apresentação Região Demarcada Por região demarcada entende-se uma área ou conjunto de áreas vitícolas que traduzem vinhos com características qualitativas particulares, cujo nome é utilizado na designação dos próprios vinhos como denominação de origem ou como indicação de proveniência regulamentada. A demarcação de uma região vitivinícola está associada ao conceito de ecossistema vitícola, definido pela influência do solo e das características climáticas. Estes dois factores, associados às castas tradicionais da região e às técnicas vitícolas e enológicas, conferem tipicidade aos vinhos História O cultivo da videira, bem como a sua industrialização, já se efectuava na idade do bronze, em regiões como a Grécia, o Egipto e as ilhas do Mar Egeu. Já domesticada, iniciou-se a sua expansão, sendo introduzida em Roma e daí passando a uma faixa da Europa. É difícil afirmar, com precisão, qual a procedência das primeiras cepas açorianas, e quando foram introduzidas na região, pois as opiniões são divergentes, mesmo contraditórias. Sendo esta região de origem vulcânica, e havendo ainda, nos primeiros séculos de povoamento, muitas manifestações desta natureza, facilmente se deduz que não faltavam locais onde a viticultura se pudesse implantar. Constatamos que, até meados do século XIX, as castas cultivadas na região eram europeias, merecendo uma delas, o Verdelho, o consenso dos historiadores como sendo a mais referenciada e com maior expressão. Com o Decreto-lei n.º 17/94, de 25 de Janeiro, que aprovou o Estatuto das Zonas Vitivinícolas para a Região Autónoma dos Açores, foram consagradas três zonas de produção aptas a darem Vinhos de Qualidade. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 7 de 29

8 Assim, foram estabelecidas as denominações de "Biscoitos" e "Pico" para os Vinhos Licorosos de Qualidade Produzidos em Região Determinada -VLQPRD - e "Graciosa" para os Vinhos de Qualidade Produzidos em Região Determinada - VQPRD. Decorrente da aprovação destas Regiões Demarcadas, surgiu a Comissão Vitivinícola Regional dos Açores (CVRAçores). No ano de 1997, a CVRAçores classificou os primeiros vinhos VQPRD e VLQPRD. Em termos de unidades de transformação e comercialização, existe actualmente nos Açores a Cooperativa Vitivinícola da Ilha do Pico, a Adega Cooperativa da Ilha Graciosa e a Adega Cooperativa dos Biscoitos (na ilha Terceira), isto para além dos vitivinicultores que existem em nome individual. Ainda em relação às prioridades dadas ao sector e de salientar que a Região Autónoma dos Açores tem ainda uma vasta área por reestruturar. Deste modo, estão a ser postas em prática diversas estratégias de desenvolvimento delineadas para este sector, implementadas em diferentes ilhas e que no seu essencial se resumem à continuação do processo de reestruturação, reforço da experimentação, divulgação e vulgarização da experimentação efectuada, formação profissional a diferentes níveis, bem como a promoção e o apoio ao associativismo, assente na melhoria e modernização dos recursos técnicos, humanos e materiais das organizações de produtores Zona Geográfica Nas figuras pode-se observar a localização geográfica das sub-regiões vitivinícolas pertencentes à região vitivinícola dos Açores. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 8 de 29

9 Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 9 de 29

10 2.3. CVRAçores A Comissão Vitivinícola para a Região dos Açores mantém a designação de Comissão Vitivinícola Regional Açores, adiante designada pela sua sigla CVRAçores ou simplesmente Comissão Localização A CVRAçores tem sede na Ilha do Pico, na Rua Machado Serpa, Madalena e a sua área de acção abrange todas as ilhas do Arquipélago Açores Entidade A CVRAçores é uma pessoa colectiva de direito privado e utilidade pública, de carácter interprofissional, tendo por objecto garantir a genuinidade e a qualidade dos produtos vínicos com direito a DO Biscoitos, Graciosa e Pico e IG Açores, a definição dos respectivos processos produtivos, a promoção e a defesa das referidas denominações Enquadramento Legal A principal legislação aplicável à CVRAçores é constituída por: Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 10 de 29

11 Decreto-lei nº 17/94 de 25 de 25 de Janeiro Portaria 853/2004 de 19 de Julho Decreto Legislativo Regional nº 21/2008/A Decreto Legislativo Regional nº 12/2011/A Portaria nº 33/2012 de 9 de Março Portaria nº 34/2012 de 12 de Março Despacho nº /2006 de 7 de Novembro Toda a legislação disponível constante ou não nos documentos anteriormente referidos está disponível no sítio constituindo esta a origem de informação actualizada para a CVRAçores. A CVRAçores rege-se pelos seus Estatutos, elaborados nos termos do Decreto Legislativo Regional nº 21/2008/A, com as alterações introduzidas pelo Decreto Legislativo Regional nº 12/2011/A e pelo seu Regulamento Interno. A CVRAçores como entidade certificadora deverá proceder ao controlo da produção e comércio e à certificação dos produtos vitivinícolas abrangidos pelos seus estatutos. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 11 de 29

12 2.4. Organigrama A CVRAçores mantém uma organização funcional, cujo organigrama apresentamos. Mantém um Manual de Funções, onde se descrevem todas as funções, níveis hierárquicos e de responsabilidades atribuídas a todos os recursos humanos envolvidos no processo de Certificação, desde a CE aos recursos operacionais relacionados. Conselho Geral Comissão Executiva Responsável Qualidade Estrutura Controlo e Certificação Serviços Administrativos Promoção Técnico Controlo Técnico Certificação Rotulagem Laboratório Análises Físico-químicas Câmara de Provadores Subcontratado Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 12 de 29

13 2.5. A Missão da CVRAçores Compete à Comissão Vitivinícola Regional dos Açores (CVRAçores) a protecção e defesa das denominações de origem Biscoitos, Graciosa e Pico e da identificação geográfica Açores, certificando e garantindo a genuinidade e qualidade dos produtos vitivinícolas produzidos. Compete ainda à CVRAçores: a) Proceder ao cadastro e classificação das vinhas destinadas a produzirem vinhos com direito a DO e IG; b) Determinar, quando se julgue conveniente, que se façam modificações e melhoramentos julgados necessários, tendo em vista a higiene e o aperfeiçoamento de fabrico ou eficiência da fiscalização; c) Garantir o exame analítico dos produtos vinícolas efectuados em laboratório oficial ou como tal reconhecido, e o exame organolético a efectuar por uma câmara de provadores; d) Realizar ensaios vitivinícolas através de estações vitivinícolas próprias, ou de associações, intercomissões ou de organismos oficiais; e) Controlar e fiscalizar todos os produtos vitivinícolas com direito a DO e IG; f) Emitir certificados de origem, selos de garantia e guias de trânsito; g) Receber e controlar as declarações de produção e movimentação dos produtos com base em contas correntes; h) Promover a divulgação dos produtos vínicos; i) Velar pelo prestígio das DO e IG no mercado regional, nacional e estrangeiro e combater a sua utilização indevida; j) Propor e colaborar na elaboração de programas de reconversão e reestruturação vitivinícola; l) Colaborar na definição das acções de intervenção dos vinhos e produtos vínicos da Região Objectivos da CVRAçores Funcionar em íntimo relacionamento com os Agentes Económicos da região, quer do sector cooperativo, quer privado ou público. Fazer dos Agentes Económicos os parceiros de negócio, colaborando e ajudando nas tarefas de promoção e divulgação dos seus vinhos. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 13 de 29

14 Minimizar a imagem da CVRAçores como um mero organismo controlador, fiscalizador e disciplinador. Garantir a genuinidade e qualidade dos vinhos certificados, de acordo com os procedimentos internos acreditados Os Valores São valores assumidos pela CVRAçores e seus colaboradores: Imparcialidade e independência nos processos que regulam a actividade da CVRAçores. Inovação e eficiência nos serviços prestados aos clientes e fornecedores. Transparência no modelo de funcionamento e regulamentação. Excelência nos serviços prestados através de todos os colaboradores da CVRAçores. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 14 de 29

15 2.8. Esquema de Certificação A CVRAçores como entidade certificadora de produtos vínicos com direito a DO Biscoitos, DO Graciosa, DO Pico e IG Açores, adoptou o sistema de Certificação seguinte (Adaptado de ISO/IEC Guide 67:2004, esquema 4 excepto alínea d): 1. Recolha de amostras representativas do depósito a certificar de acordo com o PT.04 Recolha de Amostras. 2. Determinação das características do produto de acordo com os critérios das análises físico-químicas e sensoriais legalmente estabelecidos. 3. Avaliação das condições de aptidão dos produtos para a certificação. 4. Avaliação do produto através da emissão do relatório das análises físico-químicas e sensoriais. 5. Decisão do processo de certificação e emissão da resposta ao Agente Económico (Mod.CVRAçores Relatório de Certificação). 6. Autorização e controlo da utilização de certificados de conformidade do produto de acordo com o PT.06 Requisição de Selos e PT.08 Gestão de Contas Correntes. 7. Acompanhamento e fiscalização de amostras dos produtos certificados no mercado ( PT.11 Acções de Controlo ) 8. Acompanhamento e fiscalização de amostras dos produtos certificados nas instalações dos agentes económicos ( PT.11 Acções de Controlo ) Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 15 de 29

16 Conta-corrente PT.08- Gestão de Contas Correntes ; PT.09 - Transporte de Produtos Vínicos Competências PQ.03- Gestão de Competências Melhoria PQ.04 - Revisão do SGQ ; PQ.05 - Auditorias Internas ; PQ.10 Auditorias de 2ª Parte ; PT.07 - Recursos, Reclamações e Litígios ; PQ.08 Avaliação da Satisfação do Cliente Gestão Documental PQ.01- Controlo de Documentos ; PQ.02- Controlo de Registos Manual da Qualidade Inscrição e Cadastro de Vinhas PT.02 Inscrição e Cadastro de Vinhas Título Alcoométrico Volúmico Adquirido Título Alcoométrico Volúmico Total Dióxido de Enxofre Total Açucares Totais (Glucose + Frutose) Acidez Total (em ácido tártico) Acidez Volátil (em ácido acético) Sobrepressão (vinhos espumantes) Açucares Totais (em glucose e frutose + sacarose vinhos frisantes e espumantes) Cor Aroma Aspecto Sabor Inscrição do Agente Económico na CVRAçores ( Mod.CVRAçores.021 ) PT Inscrição na CVRAçores Declaração de Colheita e Produção PT.08 Gestão de Contas Correntes Pedido de Certificação ( Mod.CVRAçores.022 ) PT.03 Certificação PT.04- Recolha de Amostra PT.09 - Transporte de Produtos Vínicos PT.10 Exportação de Produtos Vínicos Laboratório de Análise Físico-Química e Sensorial da CVRAçores Protocolo com Laboratório Acreditado Rotulagem PT.05 - Rotulagem Requisição de Selos ( Mod.CVRAçores.017 ) PT.06 - Requisição de Selos PT.12 Controlo de Tipografias Levantamento de Selos na CVRAçores PT.06 - Requisição de Selos Acompanhamento PT.11 Acções de Controlo Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 16 de 29

17 2.9. Imparcialidade e Independência O Conselho Geral assegura a representação de todos os interesses económicos ligados aos produtos vínicos com denominação de origem e indicação geográfica. É constituído por representantes da produção e do comércio da região. Todo o pessoal da CVRAçores que desenvolva actividades chave no âmbito da certificação não está envolvido em actividades dos Agentes Económicos candidatos à certificação ou já certificados. Para além de que são definidas responsabilidades claras para o seu pessoal o que contribui para a garantia da imparcialidade, possíveis conflitos de interesse e eventuais pressões comerciais, financeiras ou outras que pudessem influenciar os resultados da certificação. Os procedimentos e responsabilidades definidas garantem que a decisão sobre a certificação é tomada por pessoas diferentes daquelas que efectuaram a avaliação. A Estrutura de Controlo e Certificação tem como missão a execução de acções de controlo e concessão, manutenção, suspensão e anulação da certificação abrangida pela CVRAçores Estrutura e Meios A CVRAçores mantém uma infra-estrutura adequada para o desenvolvimento da sua actividade de controlo e certificação, quer ao nível das instalações quer ao nível de equipamentos necessários. Subcontrata os serviços de Laboratório acreditado pelo IPAC de acordo com a NP EN ISO/IEC 17025, que garante a qualidade, independência e confidencialidade da mesma. A CVRAçores tem um seguro de Responsabilidade Civil e de Exploração que cobre os riscos decorrentes da sua actividade. Efectua a gestão dos recursos humanos garantindo a competência dos mesmos. A selecção, recrutamento e avaliação os recursos humanos é efectuada de acordo com o procedimento PQ.03 Gestão de Competências Estrutura Financeira A CVRAçores é uma organização que assegura a sua sustentabilidade, com uma gestão eficiente dos recursos de que dispõe. Garante a capacidade e estabilidade financeira para assegurar o normal desenvolvimento da sua actividade de controlo e certificação, através de um planeamento de actividades e do controlo do seu orçamento anual. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 17 de 29

18 CAPÍTULO 3 SISTEMA DA QUALIDADE 3.1. Generalidades Todas as exigências da norma NP EN 45011:2001 são consideradas no âmbito do SGQ adaptado às características da certificação concedida pela CVRAçores. A comissão deve definir a estrutura da documentação usada no SGQ e em todas as actividades associadas. Esta estrutura tem que ser lógica e assegurar a coerência do conjunto da documentação. Está organizada da seguinte forma: Manual da Qualidade Define a politica, compromissos e responsabilidades da CVRAçores, perante os seus Clientes e Colaboradores. Documento que reflecte a estratégia da organização e divulga a filosofia base do seu sistema; Procedimento da Qualidade Descreve as medidas tomadas pelo SGQ de forma a garantir a qualidade da actividade da comissão; Procedimento Técnico Descreve o nível de detalhe necessário para a realização das actividades de carácter técnico da CVRAçores; Instrução de Trabalho Instrumento que descreve a execução de uma determinada tarefa ou conjunto de tarefas, aumentando o nível de detalhe dos procedimentos associados; Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 18 de 29

19 Modelo Documento ou ficheiro que constitui suporte para efectuar o registo de uma determinada actividade ou o resultado de um ensaio; Registo Modelo preenchido que evidencia o cumprimento das actividades programadas. A gestão dos documentos que suportam o SGQ é descrita no procedimento da qualidade PQ.01 Controlo de Documentos. Todos os procedimentos e instruções são de aplicação obrigatória. Para além da documentação apresentada é ainda parte integrante do SGQ, o Manual de Funções e toda a Legislação que regulamenta o sector vitivinícola. O RQ da CVRAçores é nomeado pelo Presidente da CE e tem associadas as responsabilidades descritas no Manual de Funções. Detém igualmente a responsabilidade da divulgação junto do Presidente da CE da evolução e funcionamento do sistema. 3.2 Revisão do Sistema de Gestão da Qualidade A revisão pela gestão deve avaliar a nível global o desempenho, a adequação e a eficácia do SGQ. Este processo encontra-se descrito no PQ.04 Revisão do Sistema de Gestão da Qualidade. As acções executivas referentes à implementação e revisão do sistema da CVRAçores são, por delegação da CE, da responsabilidade do Presidente da CE. A proposta de revisão do sistema é apresentada à CE, sendo da competência desta a sua aprovação. Os objectivos da qualidade são aprovados anualmente pela CE com base em diferentes indicadores a estabelecer nas diferentes áreas de actividade da CVRAçores, sendo avaliados nas reuniões de revisão e tomadas as medidas correctivas aconselháveis, sempre que aqueles não sejam alcançados. A revisão do sistema deve ser realizada no mínimo com uma periodicidade anual. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 19 de 29

20 3.3. Condições e procedimentos para a concessão, manutenção, Extensão, Suspensão e Anulação da Certificação. A CVRAÇORES é inteiramente responsável pelas decisões de concessão, manutenção, extensão, suspensão e anulação da certificação, dos produtos vínicos DO Biscoitos, Graciosa e Pico e IG Açores. As condições exigidas para a emissão de um relatório de certificação de um produto vínico com denominação DO Biscoitos, Graciosa e Pico e IG Açores estão definidas no procedimento técnico PT.01 Certificação e tem por base a regulamentação existente no sector vitivinícola, os Estatutos das Regiões Demarcadas e os Estatutos da CVRAÇORES. A CVRAÇORES certifica produtos vínicos, tendo como base um pedido de certificação enviado por Agentes Económicos ou seus representantes legais. A decisão de concessão de certificação é formalizada no Mod.CVRAçores Relatório de Certificação enviado ao AE. Os processos de amostragem e de certificação estão descritos nos procedimentos técnicos PT.04 Recolha de Amostras e PT.01 Certificação, e têm como suporte a legislação da OCM Organização Comum do Mercado Auditorias Internas As auditorias internas têm como objectivos: Determinar se o SGQ está em conformidade com os requisitos da norma de referência e com os requisitos estabelecidos pela organização; Determinar se o sistema está implementado e mantido com eficácia. O Processo de auditorias encontra-se estabelecido no procedimento de qualidade PQ.05 Auditorias Internas". Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 20 de 29

21 3.5 Documentação A gestão dos documentos associados aos processos de certificação encontra-se estabelecida pelo procedimento PQ.01 Controlo de Documentos que estabelece a forma de criação, identificação, aprovação, difusão, modificação e arquivo dos documentos internos da qualidade. Este procedimento define também as metodologias associadas à gestão da legislação aplicável e outros documentos de natureza externa relevantes, para garantir que se encontram actualizados e que é dado conhecimento a todos os envolvidos. A CVRAÇORES dispõe de um conjunto de documentação disponível a todos os clientes dos serviços onde especifica todas as exigências e direitos referentes aos processos de certificação que executa Registos Todos os registos de pedidos de certificação e outros registos necessários ao desenvolvimento da actividade de certificação são tratados e conservados de acordo com o procedimento PQ.02 Controlo de Registos. Os processos de certificação são guardados em arquivo de papel, informático, ou em ambos, consoante se aplique, por um período mínimo de 5 anos. O arquivo é sequencial pelo número de amostra, no caso dos processos de certificação. Os registos relativos a selos e rótulos são arquivados por ordem cronológica ou nº de requisição, por um período mínimo de 5 anos Sistema informático O sistema de registo e processamento dos pedidos de certificação tem como suporte o sistema de informação implementado. A Cópia de Segurança dos dados é assegurada através de cópias de segurança semanais em CD. A CVRAçores dispõe igualmente de uma página na Internet, com o endereço através da qual divulga informações sobre o processo de certificação. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 21 de 29

22 3.8. Confidencialidade A CVRAçores garante que as informações recolhidas no âmbito de um pedido de certificação são confidenciais, só sendo fornecidas ao AE ou a um seu representante legal. Estão inseridas, no SGQ em vigor, declarações de confidencialidade de todos os colaboradores envolvidos no processo de Certificação e entidades externas que, pela natureza de contratos estabelecidos, possam ter acesso a resultados. CAPÍTULO 4 SUBCONTRATAÇÃO 4.1. Generalidades A CVRAçores é responsável por todas as actividades de certificação, subcontratando a actividade de cadastro das vinhas, acções de controlo nas unidades de recepção, transformação, armazenamento, engarrafamento e mercado, recolha e transporte das amostras e recepção de selos de garantia provenientes das tipografias, mantendo um acordo de cooperação com a entidade subcontratada. Sendo a impressão de selos de garantia uma actividade directamente relacionada com a certificação, é estabelecido um protocolo com as tipografias ( Mod.CVRAçores.025 ) para garantir o correcto fornecimento de selos, conforme descrito no PT.06 Requisição de Selos. As tipografias com autorização de impressão de selos de garantia poderão ser verificadas ( PT.12 Controlo de Tipografias ). A avaliação, pela CVRAçores, da competência do subcontratado é baseada nos seguintes critérios: Acreditação ou Certificação do SGQ; Reconhecimento no sector da sua competência; Realização de auditorias de 2ª parte pela CVRAçores ao cumprimento dos procedimentos PT.01 Inscrição CVRAçores, PT.02 Inscrição e Cadastro de Vinhas, PT.04 Recolha de Amostras, PT.06 Requisição Selos e PT.11 Acções de Controlo. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 22 de 29

23 CAPÍTULO 5 REQUISITOS DE CERTIFICAÇÃO 5.1. Acessibilidade dos Serviços de Certificação A política geral da CVRAçores, assim como os seus procedimentos, incluindo os respeitantes ao processo de certificação, são aprovados em Conselho Geral que integra membros de todos os AE envolvidos no processo, o que garante a acessibilidade dos serviços. Todas as pessoas singulares ou colectivas que se dediquem à produção e comercialização de produtos vitivinícolas controlados pela CVRAçores, excluindo a distribuição e a venda a retalho de produtos engarrafados, podem requerer a certificação DO Biscoitos, Graciosa e Pico e IG Açores. Os critérios considerados para avaliação do produto a certificar são definidos pela legislação aplicável, estando o processo de certificação descrito no procedimento PT.03 Certificação Alteração dos Requisitos de Certificação A alteração de quaisquer requisitos de certificação deve ser apresentada ao Conselho Geral. Todas as alterações encontram-se descritas na acta da reunião do Conselho Geral, disponível na sede da CVRAçores para consulta. É sempre indicada a data de entrada em vigor da alteração dos requisitos de certificação, sendo a sua divulgação feita aos AE (por carta, fax, correio electrónico, etc.). Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 23 de 29

24 CAPÍTULO 6 RECURSOS, RECLAMAÇÕES E LITÍGIOS 6.1. Recursos, Reclamações e Litígios O tratamento de reclamações está definido no procedimento PT.07 Recursos, Reclamações e Litígios. Os reclamantes devem apresentar a sua reclamação directamente na CVRAçores. De acordo com o Decreto-lei n.º 156/2005 de 15 de Setembro, a CVRAçores dispõe de um Livro de Reclamações, onde qualquer reclamação poderá ser registada pelo Cliente. O RQ deve fazer o tratamento e seguimento das reclamações e apresentar à CE, nas reuniões de revisão do SGQ, um balanço das mesmas. Os recursos relativos a decisões de certificação são tratados de acordo com o descrito no procedimento técnico PT.07 Recursos, Reclamações e Litígios sendo que a CVRAçores assegura a divulgação do Regulamento da Câmara de Provadores e Junta de Recurso da CVRAçores. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 24 de 29

25 CAPÍTULO 7 CANDIDATURA À CERTIFICAÇÃO 7.1 Informação sobre os Procedimentos Os requisitos exigidos para a certificação de um produto vínico com denominação DO Biscoitos, Graciosa e Pico e IG Açores são os estabelecidos pelos seguintes documentos: Requerimento para Homologação de Vinhas Destinadas à Produção de Vinhos das Categorias DO e/ou IG (Mod.CVRAçores.031); Inscrição de Agente Económico ( Mod.CVRAçores.021 ) e Inscrição de Instalações ( Mod.CVRAçores.024 ); Declaração de Colheita e Produção; Pedido de certificação (Mod.CVRAçores.022). O requerente assume o compromisso de respeitar todas as cláusulas dos documentos aplicáveis, constando esse compromisso no impresso do pedido de certificação. Os requisitos exigidos para a certificação de produtos vínicos com denominação DO Biscoitos, Graciosa e Pico e IG Açores são indicados no PT.03 Certificação, estando disponível para consulta dos AE, na CVRAçores, assim como, a indicação dos custos relacionados com o respectivo processo. A CVRAçores presta toda a informação necessária ao requerente sobre o pedido de certificação Processo de Candidatura O Pedido de certificação de produtos vínicos com denominação DO Biscoitos, Graciosa e Pico e IG Açores é elaborado em impresso próprio, contendo os seguintes dados: O âmbito da certificação; Uma declaração segundo a qual o requerente se compromete a cumprir os requisitos de certificação e a fornecer toda a informação necessária para a avaliação do produto a certificar; Identificação da empresa e nome; Uma definição do produto a certificar. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 25 de 29

26 7.3. Preparação da Avaliação A ECC antes de dar início à avaliação analisa o pedido de certificação de forma a garantir: Que o candidato compreendeu os requisitos da certificação que está a solicitar; Que as divergências existentes são previamente resolvidas; Que a CVRAçores tem capacidade para prestar o serviço solicitado, no que se refere ao âmbito, localizações e língua utilizada Avaliação A ECC realiza as avaliações conforme o estabelecido no PT.03 - Certificação. Se necessário subcontratar organizações ou pessoal para realizar actividades de avaliação, aplica o descrito no PQ.09 - Subcontratação Relatório de Avaliação Na sequência de uma avaliação, a ECC emite um relatório que contém toda a informação relativa à conformidade com os requisitos de certificação. Este relatório é comunicado ao requerente. Quaisquer elementos adicionais a fornecer pelo AE necessários à decisão da CVRAçores são solicitados, ficando o relatório pendente até tudo ser recebido e analisado Decisão sobre a Certificação A avaliação da decisão de certificar ou não o lote de produto vínico é tomada pela ECC com base na informação recolhida durante a avaliação. A ECC segue o estabelecido no PT.03 Certificação para a tomada de decisão. A CVRAçores atribui a cada Agente Económico com produto certificado, documentos de certificação formais que identificam: Nome Agente Económico; Âmbito da certificação concedida; Data efectiva da certificação. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 26 de 29

27 CAPÍTUL0 8 ACOMPANHAMENTO A actividade da CVRAçores, no âmbito da certificação de produtos vínicos, restringe-se ao esquema de ensaios/inspecção por depósito ou por embalagem, indicado na secção 2.8 deste Manual. A CVRAçores exerce, no entanto, actividades de acompanhamento baseadas em acções de inspecção e/ou recolha de amostras no comércio, com controlo da numeração de selos de garantia e eventual repetição de análises, assim como da verificação da regulamentação relativa à rotulagem. Estas acções de fiscalização estão descritas no PT.11 Acções de Controlo. CAPÍTUL0 9 UTILIZAÇÃO DA CERTIFICAÇÃO 9.1. Utilização de Licenças, Certificados e Selos de Garantia A CVRAçores materializa o cumprimento deste requisito na metodologia definida no PT.11 Acções de Controlo e no PT.05 Rotulagem, com o objectivo de detectar eventuais utilizações abusivas e fraudulentas dos selos de garantia. Sempre que sejam detectadas situações anómalas a CVRAçores informa a entidade fiscalizadora do ocorrido, assim como, o AE visado. CAPÍTULO 10 FORNECEDORES Os Agentes Económicos que recebam reclamações relativas aos produtos vínicos certificados com DO Biscoitos, Graciosa e Pico e IG Açores devem proceder ao seu registo, tratamento e documentação das medidas implementadas. A CVRAçores poderá solicitar aos Agentes Económicos os registos associados às reclamações, segundo o PT.11 Acções de Controlo. Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 27 de 29

28 CAPÍTULO 11 RELAÇÕES DOS REQUISITOS DA NP EN 45011:2001 COM A DOCUMENTAÇÃO DA CVRAçores Requisito Norma NP EN 45011:2001 Manual Qualidade 4.1 X Manual Funções 4.2 X X 4.3 X X Procedimento Realização PT.03 Certificação PT.11 Acções de Controlo PR.10 Exportação de Produtos Vínicos PT.03 Certificação PT.07 Recursos, Reclamações e Litígios PT.10 Exportação de Produtos Vínicos PT.12 Controlo de Tipografias PT.01 Inscrição na CVRAçores PT.02 Inscrição e Cadastro de Vinhas 4.4 X PT.12 Controlo de tipografias 4.5 X X PT.01 Inscrição de Agente Económico PT.02 Inscrição e Cadastro de Vinhas PT.03 Certificação PT.04 Recolha de Amostras PT.05 Rotulagem PT.06 Requisição de Selos PT.07 Recursos, Reclamações e Litígios PT.08 Gestão de Conta-corrente PT.09 Transporte de Produtos Vínicos PT.10 Exportação de Produtos Vínicos PT.11 Acções de Controlo PT.12 Controlo de Tipografias Procedimento Qualidade PQ.09 Subcontratação PQ.10 Auditorias de 2ª Parte PQ.01 Controlo de Documentos PQ.02 Controlo de Registos PQ.04 Revisão do SGQ PQ.05 Auditorias Internas PQ.07 Acções Correctivas e Preventivas PQ.03 Gestão de Competências PQ.09 Subcontratação PQ.10 Auditorias de 2ª Parte PQ.01 Controlo de Documentos PQ.03 Gestão de Competências PQ.09 Subcontratação PQ.10 Auditorias de 2ª Parte PQ.09 Subcontratação PQ.10 Auditorias de 2ª Parte PQ.01 Controlo de Documentos PQ.02 Controlo de Registos PQ.03 Gestão de Competências PQ.04 Revisão do Sistema de Gestão da Qualidade PQ.05 Auditorias Internas PQ.06 Controlo de Produto Não Conforme PQ.07 Acções Correctivas e Preventivas PQ.08 Avaliação da Satisfação do Cliente PQ.09 Subcontratação PQ.10 Auditorias de 2ª Parte 4.6 X PT.03 Certificação PT.10 Exportação de Produtos Vínicos 4.7 X PQ.04 Revisão do Sistema de Gestão da Qualidade PQ.05 Auditorias Internas PQ.08 Avaliação da Satisfação do Cliente 4.8 X PQ.01 Controlo de Documentos 4.9 X PQ.02 Controlo de Registos PQ.01 Controlo de 4.10 X PT.04 Recolha de Amostras Documentos PQ.02 Controlo de Registos 5.1 X X PQ.03 Gestão de Competências 5.2 X X PQ.03 Gestão de Competências Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 28 de 29

29 6 X 7 X PT.07 Recursos, Reclamações e Litígios 8.1 X PT.03 Certificação PT.10 Exportação de Produtos Vínicos 8.2 X PT.03 Certificação PT.10 Exportação de Produtos Vínicos 9 X X PT.03 Certificação PT.10 Exportação de Produtos Vínicos 10 X PT.03 Certificação PT.10 Exportação de Produtos Vínicos PT.11 Acções de Controlo 11 X PT.07 Recursos, Reclamações e Litígios PT.10 Exportação de Produtos Vínicos 12 X PT.06 Requisição de Selos PT.10 Exportação de Produtos Vínicos 13 X PT.06 Requisição de Selos PR.08 Gestão de Contas Correntes PT.10 Exportação de Produtos Vínicos 14 X PT.06 Requisição de Selos PR.08 Gestão de Contas Correntes PT.10 Exportação de Produtos Vínicos 15 X PT.11 Acções de Controlo PQ.01 Controlo de Documentos PQ.01 Controlo de Documentos PQ.05 Auditorias Internas PQ.03 Gestão de Competências Elaborado Responsável Qualidade Aprovado Comissão Executiva Página 29 de 29

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