Tela inicial do Gestor Prime

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3 Tela inicial do Gestor Prime Tela inicial Módulos: São as partições criadas no sistema visando facilitar o controle de cada informação. A seleção de modulo pode ser realizada na tela inicial ou através do menu OUTROS OS MODULOS disponível em cada módulo do sistema. Tela inicial Botão Informativos: Permite acompanhar as noticias importantes divulgadas pela equipe de suporte. Sempre que um informativo novo for divulgado uma tela será aberta automaticamente para leitura da noticia. Tela inicial Botão Ajuda: : O módulo Ajuda contem roteiros e várias perguntas e respostas de cada módulo do sistema Gestor, clique sobre ele, selecione o módulo desejado e confira as opções de ajuda que são disponibilizadas diariamente. Tela inicial Botão Procurar por Atualizações: : Periodicamente são disponibilizadas no portal Londrisoft novas versões do sistema Gestor, para saber se o sistema esta devidamente atualizado com a versão do site clique sobre esse botão. Caso localizada versão já será possível realizar o download. Tela inicial Botão Alterações da Versão: : Após atualizar o sistema, clique sobre esse botão para conferir quais as alterações que foram realizadas. Tela inicial Botão Atendimento On-line: : Através deste botão é possível se comunicar diretamente com os atendentes de suporte e tirar as duvidas do dia-a-dia. dia. Página3

4 Introdução ao Gestor Botões importantes BOTAO NOVO: : Este botão esta disponível em todas as telas de cadastro do sistema e deve ser acionado sempre antes de iniciar um cadastro. BOTAO SALVAR: : Este botão esta disponível em várias telas do sistema e deve ser acionado sempre que concluindo um novo cadastro, uma nova nota ou até mesmo após uma alteração de algo já cadastrado. Introdução ao Gestor Auto Ajuda Visando auxiliar o usuário no inicio do uso ao sistema gestor, algumas telinhas de ajuda serão abertas automaticamente explicando a utilização da tela acessada. A quantidade de telinhas vai depender do cadastro acessado, apenas clique em Seguinte para avançar o ajuda. Ao chegar a ultima ajuda da tela o botão seguinte será substituído pelo fechar. Página4

5 Primeiro acesso ao sistema Gestor Usuário MASTER Ao acessar o sistema, sempre será questionado qual usuário deseja utilizar, e no inicio como padrão é apresentado o usuário MASTER como opção de acesso, apenas clique em OK, pois este usuário não tem senha de acesso. Para cadastrar novos usuários para o sistema acesse o módulo Empresa, clique em Arquivo / usuários e siga as instruções do auto-ajuda que vai auxiliá-lo lo a preencher cada campo. Primeiro acesso ao sistema Gestor Assistente de Configuração Ao acessar o sistema pela primeira vez é necessário cadastrar empresa e configurar para emissão das notas, para isso, será apresentada a mensagem abaixo, apenas clique em OK para que o assistente seja iniciado. Página5

6 - Informe todos os dados da empresa (Razão, Fantasia, endereço, numero, Bairro, cidade, estado, CEP, fone, celular, tipo de pessoa, CNPJ, Inscrição estadual, Código de Município) - Informações de endereço, serão preenchidas automaticamente com o preenchimento do CEP da empresa. - Caso utilize a NFCE (65), informe SIM no campo Utiliza NFCe (Nota fiscal de Consumidor Eletrônica) - Caso utilize a NFE (55), informe SIM no campo Utiliza NFCe (Nota fiscal de Consumidor Eletrônica) - Ao informar SIM para NFE ou NFCE serão habilitados alguns campos para seleção e preenchimento - O primeiro campo a ser preenchido é o certificado digital, clique no botão ao lado e selecione o certificado cado digital a ser utilizado. - Para emissão da Nfe ou NFCE também é necessário informar o número da Primeira nota a ser impressa e a serie. Caso seja a primeira emissão de nota da empresa informe 1 no campo Numero e verifique com seu escritório de contabilidade qual a serie a ser utilizada. - Para emissão da NFCe os campos TOKEN e ID TOKEN devem ser preenchidos conforme código CSC gerado no portal da Receita Estadual, entre em contato com o escritório de contabilidade para obter esses códigos - Clique em CONTINUAR para que o assistente cadastre sua empresa, crie o banco de dados, instale e configure o uninfe de acordo com as informações preenchidas. Página6

7 Cadastro da empresa Novos cadastros ou alterações Caso não deseje utilizar o Assistente para cadastro da empresa, o cadastro pode ser realizado manualmente. As instruções abaixo também podem ser utilizadas quando for necessário alguma alteração no cadastro da empresa. - Acesse o Módulo Empresa - Clique sobre a opção Cadastro / Empresa - Clique sobre o botão NOVO para cadastrar uma nova empresa. - Informe o Código desejado (Ex: Código Nº 1) - Preencha a razão, fantasia, endereço, bairro, cidade, estado, CEP, fone, fax, CNPJ, Inscrição Estadual, Código do Município e dados do Responsável pela empresa. - No Campo SITUAÇÃO selecione a opção ATIVO. - Para Conclusão do Cadastro de sua empresa, clique sobre a aba Dados Adicionais e informe todos os dados contábeis da empresa (Recomendamos que consulte o próprio escritório contábil para o preenchimento destes dados) Página7

8 Cadastro da empresa Aba Dados Adicionais Esta tela de cadastro de empresa, possibilita adicionar uma logo marca de sua empresa para a impressão de alguns relatórios do sistema e também para a nota fiscal eletrônica. Veja abaixo como realizar esse processo. - Dentro da aba Dados Adicionais do cadastro da empresa, clique sobre a lupa abaixo do campo Logo Marca. - Localize a imagem e confirme o registro (Segue Exemplo) - Salve o Registro Página8

9 Cadastro de Clientes Novos cadastros Seja para uma simples venda, uma O.S ou até mesmo para a emissão de uma nota fiscal eletrônica, o cliente é o principal cadastro a ser realizado e suas informações são de extrema importância para o sucesso posterior do sistema. Nesse roteiro inicial apresenta-se apenas as informações básicas de como realizar esse cadastro, porem nos demais níveis de treinamento será possível aprender mais sobre o cadastro de cliente Para cadastrar um novo cliente - Acesse o módulo Cadastro - Selecione a opção Cadastro / Clientes ou clique em CLIENTE na tela tela gerencial. - Clique no botão NOVO REGISTRO - O código do cliente será preenchido automaticamente pelo sistema. - Informe o nome do cliente - Ao selecionar a pessoa como JURIDICA e informar o CNPJ será apresentada a tela abaixo questionando sobre a procura dos dados no site da receita, clique em SIM para facilitar o cadastro do cliente. - Ao clicar em SIM, informe a chave de segurança para iniciar a captura dos dados. Página9

10 - Retornando ao cadastro do cliente verifique os demais campos não preenchidos e realize o preenchimento de cada um deles. Informações importantes Cadastro de Cliente - Os campos em AZUL representam os campos obrigatórios para emissão da Nota Fiscal Eletrônica, sendo assim, preencha todos com a informação correta. - Para emissão de NFE ou NFCe não utilize caracteres especiais como acentos e outros. - O código do cliente será preenchido automaticamente pelo sistema assim que salvar o cadastro do mesmo. - Para saber mais sobre o cadastro de cliente recomendamos a Apostila Treinamento Intermediario. Página10

11 Cadastro de Fornecedores O Cadastro de Fornecedores assim como o cadastro de cliente será posteriormente utilizado para lançamento das notas Fiscais de entrada ou até mesmo para emissão de Nota fiscal eletrônica de entrada de mercadorias. Nesse roteiro inicial apresenta-se apenas as informações básicas de como realizar esse cadastro, porem nos demais níveis de treinamento será possível aprender mais sobre o cadastro de Fornecedores. - Acesse o Módulo Cadastro - Selecione a Opção Cadastro / Fornecedores clique em FORNECEDORES na tela tela gerencial. - Clique no botão Novo, informe o nome e preencha as demais informações solicitadas. - Ao selecionar a pessoa como JURIDICA ICA e informar o CNPJ será apresentada a tela abaixo questionando sobre a procura dos dados no site da receita, clique em SIM para facilitar o cadastro. - Ao clicar em SIM, informe a chave de segurança para iniciar a captura dos dados. Página11

12 - Retornando ao cadastro verifique os demais campos não preenchidos e realize o preenchimento de cada um deles. Informações importantes - Os campos em AZUL representam os campos obrigatórios para emissão da Nota Fiscal Eletrônica, sendo assim, preencha todos com a informação correta. - Para emissão de NFE ou NFCe não utilize caracteres especiais como acentos e outros. - O código do Fornecedor será preenchido automaticamente pelo sistema assim que salvar o cadastro do mesmo. - Para saber mais sobre o cadastro de cliente recomendamos a Apostila Treinamento Intermediário. Cadastro de Transportadoras O cadastro de transportadora será utilizado para registro das vendas e emissão da nota fiscal eletrônica. Seu preenchimento em nota fiscal não é obrigatório, porem quando realizado seu preenchimento deve ser completo para aprovação de notas. Para cadastrar as transportadoras ras dentro do sistema Gestor, siga as instruções abaixo: - Acesse o módulo Cadastro; - Selecione a opção Cadastro / Transportadora; - Clique no botão Novo, informe o nome e preencha as demais informações solicitadas. Informações importantes - Os campos em AZUL representam os campos obrigatórios para emissão da Nota Fiscal Eletrônica, sendo assim, preencha todos com a informação correta - O código da transportadora será preenchido automaticamente pelo sistema assim que salvar o cadastro do mesmo. Página12

13 Cadastro de Vendedores O cadastro de vendedor é utilizado no gestor apenas para faturamento de vendas ou OS, caso deseje emitir apenas Nota Fiscal eletrônica avulsa, sem realizar seu devido faturamento (venda) não é necessário o cadastro de Vendedor. O cadastro de vendedor possibilita o controle direto sobre os descontos a serem concedidos e também controle para pagamento de comissão. Siga as instruções abaixo: - Acesse o módulo Cadastro - Clique em Vendedores ou acesse o menu CADASTRO / VENDEDORES - Clique sobre o botão Novo, informe o código, pois neste cadastro o sistema não gera o código. - Preencha o Nome e Apelido do vendedor - Informe a situação como ATIVO - Complemente o cadastro com os documentos e dados de endereço Cadastro de Vendedores Controle de comissão O sistema gestor controla dois tipos principais de comissão, são elas: Comissão sobre o Faturamento: : Para calcular comissão sobre o faturamento do vendedor preencha o campo com a alíquota a ser calculada. Comissão sobre Produtos: : Para calcular comissão diferenciada sobre cada prduto primeiro é necessário preencher o campo Fator Multiplicador para calculo de comissão com o fator que esse vendedor vai ter sob o percentual de comissão que será informado no cadastro do produto. Comissão sobre Produtos - Exemplo pratico: João recebe 1 vez a comissão do teclado que é de 3%, já o vendedor Pedro recebe 2x essa comissão, sendo assim, o cadastro do Joao fica como 1 e o do joão fica como 2 nesse campo. O cadastro do produto dica normal com 3% de comissão. Página13

14 Cadastro de Vendedores Controle de descontos Para liberar o vendedor a dar desconto das vendas marque o quadro Permitir dar Desconto - Caso Deseje limitar o Maximo de desconto, informe o percentual desejado no campo de Desconto Maximo Permitido; - Cadastrado o limite no vendedor, só será possível vender com desconto acima do limite com liberação por senha. Essa senha deve ser cadastrada no menu CADASTRO / PARAMETROS DA EMPRESA no módulo EMPRESA. Cadastro de Grupos O cadastro de Grupo é utilizado para o controle do cadastro de produto, visando facilitar a impressão de relatórios e controle de estoque. Para cadastrar os grupos, siga os passos abaixo: - Acesse o Módulo Cadastro - Clique na opção Cadastro / Grupo - Clique sobre o botão Novo - Informe o Código e o Nome desejado para o Grupo - Clique no botão para salvar o nome do grupo. - Após Salvar o Cadastro do grupo principal no quadro abaixo clique no botão a frente do quadro SUB GRUPO e informe o nome desejado para o sub-grupo. - Para cadastrar uma unidade, selecione primeiro o Sub Grupo dessa unidade e clique no botão a frente do quadro unidade e informe o nome das unidades desejadas Exemplo pratico Cadastro de Grupo Grupo Informática Sub-grupos Unidades Setores COMPUTADORES PERIFERICOS Desktop Notebook Mouse Teclado 1 Gb 2 GB 3 GB 1 Gb 2 GB 3 GB PS2 Serial PS2 Serial Página14

15 Cadastro de Grades O Cadastro de grade assim como o cadastro de grupo será utilizado no cadastro de produto, porem a grade é utilizada para controle de estoque e recomendada que empresas que trabalham com roupas ou calçados, ou seja, que precise separar um único produto em vários tamanhos e cores. Para mais informações sobre como utilizar a grade, acesse o modulo Cadastro, clique no menu AJUDA / ROTEIROS, selecione o Roteiro para controle de estoque por grade e siga as instruções. Acesse e confira alguns exemplos de grade. Cadastro de Produtos Todas as movimentações de saída e entrada de mercadorias realizadas no sistema necessitam do cadastro de produto, ou seja, não é possível realizar uma venda sem cadastrar primeiramente o produto. A Seguir instruções para realizar este cadastro: - Acesse o módulo Cadastro - Clique sobre a opção Cadastro / Produtos - Clique Sobre o Botão Novo Registro - Preencha cada campo conforme a quadro abaixo Campo Código Descrição Deve ser Informado Manualmente, podendo ser utilizado numero ou caracteres, ou seja, é um campo alfanumérico. DICA 1: Cadastre o Produto com o Código inicial 1001, pois assim do produto 1001 até 9999 você terá uma sequencia numérica exata. DICA 2: Pode se utilizar o próprio Código de barras do produto. Cód. Auxiliar Campo para simplificar o acesso aos produtos com códigos extensos, ou seja, seria apenas para criar uma referencia da mercadoria. Página15

16 Nome Informe apenas o nome do produto, esse nome é o que será impresso nos pedidos de vendas e na Nota Fiscal. Situação Descrição Localização Aplicação Informe se o produto esta ativo ou inativo em seu estoque, ou seja, se ainda trabalha ou não trabalha com esta mercadoria. Exemplo: Caso a mercadoria saiu de linha informe como INATIVO O nome do produto aceita apenas 60 caracteres, sendo assim, outras informações devem ser preenchidas dentro desse campo descrição. Você poderá descrever brevemente o produto, como por exemplo, dimensões do produto, largura, altura, espessuras, etc. Destinado ao preenchimento de prateleira ou local de armazenamento do produto em sua empresa. Campo destinado ao preenchimento da forma de uso do produto. Fabricante Quadro Grupo Venda Estoque com Informe apenas a marca do produto, fabricante deste produto Selecione o Grupo, Sub Grupo, Unidade e setor relativos a essa mercadoria Aonde deverá ser informado se o produto só poderá ter a venda concluída se houver em seu estoque a quantidade mínima caso seja efetuado o controle de estoque recomendamos que informe SIM neste campo. Caso não for efetuar um controle rígido de estoque, informe este campo como NÃO. Quadro Valores de Aquisição Ao Cadastrar um produto informe o valor de compra do mesmo para posterior controle esses valores serão alterados posteriormente ao realizar uma entrada de estoque, ou seja, ao registrar uma nota fiscal de entrada. Quadro Valores de Venda Informe a Margem de lucro desejada para que o sistema a partir do valor de compra possa calcular um valor recomendado para venda, ou seja, o sistema irá estipular um valor de venda (Venda Sugerida) Medida Quantidade Neste campo, informe qual é a forma que irá vender o produto. Ex: Um, MT, PCTE, CX Este campo não esta liberado no cadastro do produto, ou seja, só é alterado automaticamente a partir da movimentação de estoque pelo Página16

17 modulo Faturamento (Entrada, Ajuste de estoque, Vendas, Etc.), Caso deseje informar o estoque do seu produto, acesse o modulo Faturamento e realize uma Movimentação de Estoque. Mínima Neste campo poderá ser informada uma quantidade mínima em estoque desse produto. Ex: Estoque mínimo 5 Unidades. Comissão Neste Campo informe um percentual de comissão. Campo destinado para os VENDEDORES que utilizam o Fator Multiplicador para o Calculo de Comissão. Preço Atacado Informe neste campo o valor para venda em atacado. Campo utilizado para a empresas que trabalham com venda atacadista e venda varejista. Preço Varejo Informe neste campo o valor de Venda da mercadoria. Cadastro de Produtos Aba Tributações Finalizado o cadastro das informações iniciais do produto, antes de salvar será necessário o cadastro das TRIBUTAÇÕES da mercadoria. Os Campos dessa janela devem ser preenchidos para que as vendas e outras movimentações possam ser efetuadas com sucesso. Não é possível por exemplo aprovar uma nota fiscal eletrônica com informações incorretas nessa aba. IMPORTANTE: Para preenchimento dessa janela de Tributações recomendamos que consulte o escritório de contabilidade. CST CÓDIGO DA SITUAÇÃO TRIBUTARIA Este campo cabe à configuração principal para os cálculos dos IMPOSTOS na nota fiscal. Clique no botão logo a frente desse campo [?], e selecione o código CST correspondente a sua empresa. Tabela de ICMS É a partir dessa tabela que o ICMS será calculado na Nota Fiscal, Sendo assim, Será necessário cadastrar a tabela de ICMS para determinar os percentuais dentro de cada estado. Para cadastrar Página17

18 essa TABELA. Substituição Tributaria Quadro PIS Esses campos são destinados para o calculo da Substituição Tributária da mercadoria caso a mercadoria calcule Subs. Tributaria informe o percentual da margem Interna e Margem Externa. Obrigatório o preenchimento da CST de PIS para emissão de NFE. Clique no [?] para consultar a tabela de Código. Consulte o Esc. De Contabilidade para preenchimento destes campos. Quadro COFINS Obrigatório o preenchimento da CST de COFINS para emissão de NFE. Clique no [?] para consultar a tabela de Código. Consulte o Esc. De Contabilidade para preenchimento destes campos. NCM Código de Nomenclatura Comum do Mercosul do Produto. Elaboramos uma janela de pesquisa resumida para vários códigos NCM. Clique na Lupa Logo a frente desse campo e localize o Código correspondente a mercadoria sendo cadastrada. Cadastro de Produtos Cadastro da Tabela de ICMS Caso informada uma CST para calculo de ICMS, seja normal ou de Substituição tributaria (EX:010) o calculo só será realizado com o cadastro de Tabela de ICMS. Para realizar o cadastro: - Clique no Botão à frente do campo Tabela ICMS da aba Tributação. - Clique em Novo Registro para cadastrar uma nova tabela. - No campo Código informe o numero desejado. Não há regra para preenchimento deste campo, apenas será utilizado para vinculo com o produto. - Informe o nome desejado (EX: Tabela de ICMS Normal) - Na linha do estado correspondente ao calculo desejado informe os campos conforme a explicação abaixo: Coluna %ICMS Coluna Red. Base Coluna Interestad Informe a alíquota para calculo de ICMS NORMAL (EX: 18%). Em caso de calculo de Substituição tributaria, preencha nessa coluna a alíquota do ICMS NORMAL. Informe a alíquota de redução a ser aplicada sobre a Base de calculo do ICMS. Informe nesta coluna a alíquota de ICMS que será utilizada para cada estado que for vender. Ex: Em uma venda do PR para o RS, Página18

19 preencha essa coluna na linha do RS. Coluna MVA EXT Coluna S.T :::: Informe nesta coluna o percentual de Margem de Valor Agregado a ser aplicado ao calculo da Substituição tributaria para cada estado. Na tela inicial das tributações é possível informar a CST do produto para vendas, porem pode ocorrer da CST variar de um estado para outro, quando ocorrer essa variação preencha a CST nesse campo. Alem das colunas de cada estado, existem outros campos dentro do cadastro da tabela de ICMS que são importantes, confira abaixo: Reduz?: Redução ICMS NORMAL Base do MVA Reduzido Em algumas situações haverá necessidade de redução para calculo do ICMS, selecione nesse campo se a redução será sob a Base de calculo do ICMS ou será diretamente sob a aliquota do ICMS. Informe nesse campo o percentual de desconto a ser aplicado sobre o calculo de ICMS (EX: 33,33%) Conforme legislalção especifica do PR em algumas movimentações é necessário reduzir o percentual da Margem de Valor Agregado para calculo da Substituição tributaria, sendo assim, informe nesse campo o percentual da base da MVA a ser aplicado sobre o produto. EX-1: Para Redução de 70% determinada na lei, informe 30 nesse campo. EX-2: Para Redução de 50% determinada na lei, informe 50 nesse campo. Redução ICMS EXTERNA Percentual de Crédito Simples Nacional Informe o percentual de redução do ICMS para vendas externas conforme determinação do Governo. A legislação do Simples Nacional determina que empresas descrevam na observação da nota fiscal o percentual e o valor de credito de ICMS total da nota fiscal, sendo assim, informe nesse campo o percentual de credito de ICMS a ser aplicado sob os produtos que utilizaram essa tabela de ICMS Página19

20 Cadastro de Serviços O Cadastro de Serviço é utilizado somente no registro das Ordens de Serviço, confira a seguir como realizar este cadastro e os principais campos desta tela: - Acesse o Modulo Cadastro - Clique sobre a opção Cadastro / Serviço - Clique no botão NOVO, informe o código e nome desejado para o serviço. - Preencha as informações de quantidade, valor e apuração de impostos (caso tenha retenções ISS INSS IRRF CSLL) - Campos Obrigatórios para Cadastro do Serviço: Código, Nome, Qt. Horas, Valor, CST PIS, CST COFINS e o campo Código do serviço na Lei 116/03 Lista 116/03. (Favor consultar o contador da empresa para preenchimento dessa LEI.) Caso não utilize Prestação de serviço, esse cadastro não precisa ser realizado. Faturamento Prazo de Pagamento O Cadastro de Prazo de Pagamentos representa todas as condições de pagamento que a empresa oferece para o cliente. Exemplos: A Vista, Prazo 30 dias, Prazo 30/60 dias, Compra com Cartão Visa Débito, Compra com Cartão Master Credito, Etc. Para Cadastrar ar essas Formas de Pagamentos siga as Instruções Abaixo: - Acesse o módulo Faturamento - Clique sobre a opção Faturamento / Prazo Pagto - Clique no botão Novo, Informe o Código e nome desejado - No campo Situação do Prazo, Informe como ATIVO - O campo Preço é aonde sera determinado qual valor do produto a ser utilizado na venda. As opções são Atacado e varejo. - O campo índice de preço normalmente é preenchido como , isso representa o valor original do produto sem correção, caso informe o valor informado no cadastro do produto será multiplicado por 1.05 e assim terá um ajuste de 5% em seu valor final. - No quadro Prazos, clique sobre o botão INSERIR - O numero da parcela será informado automaticamente - Informe a Quantidade de dias de prazos para essa parcela a conta do dia da venda (EX: 15 dias) - Na coluna % informe o percentual dessa parcela Exemplo pratico - Prazo de Pagamento Página20

21 Imagem de um cadastro contendo entrada dias Prazo de Pagamento Integração Financeira Todas as vendas realizadas com o prazo acima informado serão encaminhadas para o contas a receber. Para que esse procedimento seja realizado com sucesso é necessário configurar algumas informações na aba Integração Financeira do prazo de pagamento. Siga abaixo: - Preenchidas as informações da aba Prazo, Clique sobre a aba INTEGRAÇÃO FINANCEIRA - No campo Categoria, pressione enter para que o botão seja habilitado e através dele se possa realizar a pesquisa da categoria a ser utilizada. Seguindo o exemplo acima a categoria mais recomendada seria o FATURAMENTO A PRAZO. - Para prazos em que o vencimento da parcela seja a vista (Dias = 0) também será solicitado o cadastro dos bancos e o preenchimento deste dentro do cadastro do prazo. Realize o mesmo processo para procura do banco. Caso os bancos não estejam cadastrados, clique no botão para cadastrar um novo banco. - Salve o Registro Página21

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23 Faturamento CFOPs Os CFOPS são automaticamente cadastrados pelo sistema Gestor assim que cadastrada a empresa, porem novos cadastros podem ser realizados a qualquer momento. Para cadastrar ou alterar um CFOP: - Acesse o modulo Faturamento - Clique no menu Faturamento / CFOP - Para um novo cadastro clique no botão novo, informe o código e o nome Cadastro de CFOP Explicação dos campos Operação Calcula imposto? CST Imprime Descrição na Observação da Nota Fiscal Gera Financeiro na Entrada Importação Soma ICMS no valor total da NF CSOSN Opção para seleção do tipo de movimento que representa o CFOp Opção para permissão do calculo do imposto na emissão de nota fiscal. CFOPS como o de brinde, demonstração, remessas não calculam impostos em suas Campo para preenchimento de CST alternativo ao código informado no cadastro do produto. Primeiro o sistema informa na nota o código do cadastro do produto, porem se no CFOP o CST for diferente a nota fica com o CST do cadastro do CFOP e ignora o cadastro do produto. Campo para autorização do preenchimento do conteúdo do campo DESCRICAO diretamente nos dados adicionais da nota fiscal. Ideal para quando se deseja fixar uma observação na nota. Ao lançar um faturamento entrada, automaticamente o contas a pagar é gerado, ao informar como NÃO nesse campo os lançamentos de entrada com esse CFOP não geraram de contas a pagar. Campo para autorização da soma automática do valor de ICMS direto no valor total da nota fiscal. Campo para preenchimento de CSOSN alternativo ao código Página23

24 informado no cadastro do produto. Primeiro o sistema informa na nota o CSOSN do cadastro do produto, porem se no CFOP o CSOSN for diferente a nota fica com o CSOSN do cadastro do CFOP e ignora o cadastro do produto. IPI CST PIS e CST COFINS MVA Subst Influencia no Sped Pis Cofins?: Campo para configuração do calculo de IPI. Primeiro se analisa a situação informada no cadastro do produto (EX: Porcentagem ), porem se no CFOp estiver informado outra opção (EX: Não calcula), o sistema utiliza do CFOP como prioridade Campos para preenchimento de CST alternativo ao código informado no cadastro do produto. Primeiro o sistema informa na nota o código do cadastro do produto, porem se no CFOP o CST for diferente a nota fica com o CST do cadastro do CFOP e ignora o cadastro do produto Campo alternativo para preenchimento do MVA para calculo da substituição tributaria, primeiro se utiliza como base o MVA da tabela de ICMS do Produto, porem se no CFOP estiver preenchido outro MVA este será utilizado na nota fiscal. Campo para autorização de geração da informação para o SPED PIS COFINS (EFD CONTRIBUIÇÕES). Preenchendo como NÃO os lançamentos realizados com esse CFOP não serão gerados para o arquivo sped. Página24

25 Faturamento Lista de Preço (ALT + L) Essa ferramenta é apenas uma lista para consultar todos os produtos cadastrados em sua empresa. Siga as instruções abaixo para acessar a Lista de Preço: - Acesse o módulo Faturamento; - Clique sobre a opção Faturamento / Lista de Preço ( ALT + L ); Nesta tela ira apresentar todos os itens cadastrados, os valores de cada produto (Preço Atacado e Preço de Venda), localização da mercadoria na empresa, descrição dos produtos, a forma de aplicação e o fabricante de cada mercadoria. Faturamento Entrada de nota Fiscal (ALT + E) Para efetivar a entrada em estoque das mercadorias é necessário realizar o lançamento de Entrada, veja abaixo como realizar esse processo: - Acesse o módulo Faturamento; - Clique sobre a opção Faturamento / Entrada; - Clique sobre o botão Novo Registro, informe a data da Nota; - Selecione o Fornecedor responsável pelos produtos; - Informes outros dados da Nota Fiscal como Número, Data do Documento, Espécie, Série, Modelo da Nota, Modalidade (1-CIF = Emitente ou 2-FOB = Destinatário), informe o CFOP de Entrada (Ex: 1.101, 1.102, etc.); - Para inserir os produtos dessa nota, clique sobre o botão INSERIR; - Localize todos os produtos dessa nota, selecione-os; - Preencha o campo Quantidade e o Valor do Pedido, pois o estoque do produto só será alterado com o preenchimento do campo Quant. Entrada e Valor Unitário da Entrada; - Confirme os valores de cada produto e o Valor Final da compra. - Para registrar as parcelas da compra, clique na aba CONDIÇÕES DE PAGAMENTO; - Informe a data de vencimento e o valor de cada parcela. - Salve as parcelas e na tela principal salve o registro de entrada. Informações como importação de XML, site, código dos produtos serão posteriormente fornecidas no treinamento Intermediário. Página25

26 Faturamento Ajuste de Estoque Para efetuar as movimentações do estoque das mercadorias que não tenham Nota Fiscal, como no caso de um ajuste de estoque para dar inicio as atividades na empresa, recomendamos que utilize a movimentação de Estoque, siga as instruções abaixo de como realiza-la: - Acesse o módulo Faturamento; - Clique sobre a opção Faturamento / Ajuste de Estoque; - Clique sobre o botão Novo Registro. - Selecione o tipo de movimento desejado (Ajuste SOMA ou Ajuste SUBTRAI); - Para a inserir as mercadorias para ajustar o estoque, clique sobre o botão INSERIR; - Informe o código do produto desejado; - Preencha a quantidade de ajuste e o valor da movimentação - Salve o registro. Movimentações de subtração dos produtos, ou seja, para diminuir o estoque das mercadorias, também podem ser realizadas por essa ferramenta. Essas Movimentações de Estoque não interferem nas movimentações financeiras, ou seja, não irá interferir em Contas a Pagar e também não ira interferir em Contas a Receber no módulo Financeiro. Recomendamos a utilização desse movimento apenas quando necessário para realmente ajustar de estoque de sua empresa. Página26

27 Faturamento Vendas (Alt + V) As movimentações de venda do módulo Faturamento deverão ser utilizadas para os registros que utilizem à emissão ou controle de Nota Fiscal. Abaixo siga os passos de como realizar a venda possibilitando a impressão dos pedidos de venda e a geração das Notas Fiscais: - Acesse o módulo Faturamento; - Selecione e a opção Faturamento / Vendas; - Clique sobre o botão Novo Registro; - Selecione o tipo de Movimento que deseja fazer (Venda, Orçamento ou Consignado); **Informe a Data de Validade caso esteja fazendo um ORÇAMENTO. - Selecione o Cliente, informe Vendedor e o Prazo de Pagamento; - Para inserir os produtos dessa venda, clique no botão INSERIR; - Insira o código do produto ou localize o mesmo pelo botão disponibilizado entre o código e o nome do produto; - Informe a quantidade e confirme o Valor Unitário de cada produto; - Para analisar ou alterar as parcelas, clique sobre a aba Condições de Pagamento; - Para finalizar a venda clique sobre o botão SALVAR REGISTRO. Nessa confirmação de venda o sistema irá dar a baixa no ESTOQUE das mercadorias registradas e irá questionar sobre a geração automática da Nota fiscal; Caso deseje faturar essa Venda clique em SIM para gerar a NOTA FISCAL. Caso não deseje gerar a Nota Fiscal desse movimento, clique em NÃO; Assim o sistema irá gerar apenas o PEDIDO DE VENDA e irá dar a baixa no ESTOQUE. Para registrar apenas um ORÇAMENTO para seu cliente, acesse a opção Faturamento / Venda, conforme foi explicado acima e no campo Tipo de Movimento selecione a opção ORÇAMENTO. *Para orçamento informe a Data de Validade. Para registrar os dados da TRANSPORTADORA dentro do Pedido de Venda e da Nota fiscal, clique na Aba OUTROS dentro da tela de Faturamento VENDAS. Página27

28 Faturamento Ordem de Serviço (ALT + O) abaixo: Para efetuar registros como Prestação de Serviço, utilize a ferramenta para Ordem de Serviço. Siga as instruções - Acesse o módulo Faturamento; - Clique sobre a opção Faturamento / Ordem de Serviço; - Clique sobre o botão NOVO REGISTRO; - Selecione o Tipo de Movimento que deseja fazer (podendo ser Ordem de Serviço, Orçamento para Ordem de Serviço, Garantia e Contrato). **Informe a Data de Validade caso esteja fazendo um ORÇAMENTO. - Selecione o Cliente; Informe a Data de Emissão da Ordem de Serviço; - Em seguida informe o STATUS para essa Ordem de Serviço (Status da O.S. deve ser cadastrado no Módulo Cadastro); **Caso for trabalhar com BENS-EQUIPAMENTOS EQUIPAMENTOS do Cliente na emissão da Ordem de Serviço, existe uma parametrização no sistema Gestor para configuração. - Informe o Vendedor e o Prazo de Pagamento; - Para inserir os Produtos clique ao lado direito da tabela de Produtos no botão INSERIR, selecione o código do produto ou localize o mesmo pelo botão de pesquisa (entre o código e a descrição do produto). Informe a quantidade e confirme o valor de cada produto. - Para inserir os Serviços clique ao lado direito da tabela de Serviços no botão INSERIR, informe os serviços prestados, confirmando todas as informações (Quantidade e valor do Serviço Prestado). - Preenchas as devidas observações. - Para analisar ou alterar as parcelas, clique sobre a aba CONDIÇÕES DE PAGAMENTOS; - Para finalizar a Ordem de Serviço, clique no botão SALVAR REGISTRO. Nessa confirmação da Ordem de Serviço o sistema vai dar a baixa no ESTOQUE apenas dos produtos dessa OS e irá questionar sobre a geração automática da Nota fiscal; Caso deseje faturar essa Ordem de Serviço clique em SIM para gerar a NOTA FISCAL. Caso não deseje gerar a Nota Fiscal desse movimento, clique em NÃO; Assim o sistema irá gerar apenas o PEDIDO DA ORDEM DE SERVIÇO e irá dar a baixa no ESTOQUE apenas dos produtos registrados nessa OS. Para registrar apenas um ORÇAMENTO para seu cliente, acesse a opção Faturamento / Ordem de Serviço, conforme foi explicado acima e no campo Tipo de Movimento selecione a opção ORÇAMENTO. Para orçamento informe a Data de Validade. Para registrar outros dados como SERVIÇO EXECUTADO dentro da Ordem de Serviço, clique na aba SERVIÇO EXECUTADO dentro da tela de Faturamento Ordem de Serviço; Para adicionar OBSERVAÇÕES S sobre a OS (por exemplo, Defeito relatado pelo próprio cliente ou alguma observação interna de sua empresa mesmo) clique na aba OBSERVAÇÕES dentro da tela de Faturamento Ordem de Serviço. Página28

29 Faturamento Devolução de Mercadorias Essa ferramenta para devolução de mercadorias irá se aplicar para as devoluções de compras (Devolução para Fornecedor); E também para as devoluções de vendas (Devoluções de Clientes) como exemplos. Para registrar uma Devolução de Mercadorias, siga os passos logo abaixo: - Acesse o módulo Faturamento; - Clique sobre a opção Faturamento / Devolução de Mercadoria; - Clique sobre o botão NOVO REGISTRO; - Selecione o TIPO DE DEVOLUÇÃO: Devolução Completa ou senão Devolução Parcial das Mercadorias; - Em seguida, selecione qual vai ser o tipo de Devolução (Devolução Venda, Devolução Ordem de Serviço, Devolução Entrada, etc...); - Logo após informe o No. do Pedido que será devolvido; Devolução Completa: o sistema irá pegar todas as informações do pedido que foi registrado anteriormente no sistema (Entrada, Vendas, etc...); Devolução Parcial: colocando a informação de devolução parcial e o No. do Pedido, o sistema irá abrir uma janela para selecionar quais produtos que estão sendo devolvidos (sendo Entrada, Saida, etc...); Após fazer esse processo, será necessário informar apenas o CFOP de Devolução e corrigir a quantidade que esta sendo devolvida caso o tipo de movimento seja como Parcial. - Para finalizar a Devolução de Mercadorias, clique no botão SALVAR REGISTRO. Página29

30 Nota Fiscal Eletrônica Uninfe O assistente de configuração aberto pelo sistema, instalou em seu computador um novo aplicativo chamado UNINFE, esse sistema será responsável pela transmissão dos XMLs para receita, sendo assim, diariamente será necessário abrir esse sistema através do ícone que foi criado na área de trabalho, assim que executar esse ícone, o uninfe vai ser aberto ali perto do relógio do computador e deverá ficar ali durante todo o dia. Ícone do UNINFE = Nota Fiscal Eletrônica Consulta de Status de Serviço Com o Uninfe aberto, recomendamos que diariamente consulte o status da receita, ou seja, para saber se esta operando, se a internet esta ok. Para isso, clique com o botão direito sobre o uninfe que esta perto do relógio e clique em CONSULTAR SITUAÇÃO DOS SERVIÇOS E CADASTRO DE CONTRIBUINTES. (imagem) Dentro da tela de consulta do uninfe, clique em consultar conforme a imagem abaixo, a resposta deve ser sempre SERVIÇO EM OPERAÇÃO. Página30

31 Nota Fiscal Eletrônica Lançamento da Nota Fiscal Outras notas Conforme informado nos tópicos acima de Faturamento Vendas e Faturamento Ordem de Serviço, assim que fechada a Venda ou a O.S o sistema Gestor questiona sobre a geração nota fiscal, ao clicar em SIM o sistema abre a tela de Outras notas com as informações já preenchidas para emissão da Nota. Caso não deseje faturar a nota, ou seja, fazer uma venda que necessário baixa estoque e gera financeiro, o lançamento da nota também pode ser realizado diretamente na tela de outras notas, com isso, não há baixa de estoque e também não há geração do financeiro. Siga as instruções abaixo para registrar manualmente uma nota fiscal pelo outras notas - Acesse o módulo Nota Fiscal Eletrônica ou o módulo Faturamento - Clique em OUTRAS NOTAS - Clique em NOVO REGISTRO. - Pressionando a tecla TAB passe sobre os campos e preencha-os com as informações corretas. - Campos importantes a serem preenchidos: *Agente = Cliente * Espécie, Serie e Modelo (preenchidos automaticamente) * CFOP (EX: 5.102) * Produto: Cód, Nome, CST, CFOP, Unid, Quant, unitário e total - Para preenchimento dos dados da transportadora, clique na aba TRANSPORTADORA / VOLUMES. - Confira todos os campos para identificar algum possível erro - Salve a nota. - Automaticamente a nota fiscal será transmitida para a receita, aguarde. - Quando a nota aprovar vai aparecer uma mensagem NOTA FISCAL APROVADA e o sistema vai perguntar qual impressora você deseja, selecione a impressora desejada e confirme. - Em caso de erro, o sistema vai apresentar o erro automaticamente. Cada campo desta tela possui uma lupa que possibilita a pesquisa de informações já cadastradas. Para realizar novos cadastros, não é necessário fechar esta tela, apenas clique em ATALHO e selecione a opção desejada. ATENÇÃO: NÃO PREENCHA OS CAMPOS COM ACENTOS OU CARACTERES ESPECIAIS (EXEMPLOS: Nº, Ç, ^, ~) Nota Fiscal Eletrônica Erro de CARACTER INVALIDO na transmissão da NFC-e Ao tentar transmitir uma NFCe é possível que o retorno seja um erro de CARACTER INVALIDO, isso significa que algum caractere enviado no XML da nota fiscal não foi aceito, isso acontece, devido a acentos ou caracteres como &, #,,,, º. Acesse a tela de Outras Notas,, selecione a nota fiscal que não foi aprovada, clique em ABRIR NOTA, confira os campos e corrija o que estiver incorreto. Clique no botão para salvar a nota novamente para retransmissão. Página31

32 Nota Fiscal Eletrônica Erro de XML INCONSISTENTE na transmissão da NFC-e Ao tentar transmitir uma NFCe é possível que o retorno seja um erro de XML INCONSISTENTE, isso significa que alguma informação da nota esta incorreta, para saber o que é, siga os passos do tópico acima que demonstra como acessar a tela de Outras Notas e na tela Outras Notas e clique no botão que fica no rodapé da tela do outras notas. Esse botão vai apresentar o campo que esta incorreto. Altere o campo e clique no botão para salvar a nota novamente para retransmissão. Nota Fiscal Eletrônica Carta de Correção Eletrônica Após aprovada e emitida a correção de informações em uma nota fiscal eletrônica será possível somente através da emissão da cartão de Correção Eletrônica, abaixo todas as instruções para registro desta carta. Importante: Recomenda-se a confirmação com o escritório de contabilidade referente ao campo que se deseja corrigir, pois existe uma legislação que determina quais os campos a serem corrigidos. - Acesse o módulo Nota Fiscal Eletrônica - Clique em Outras Notas ou acesse o menu NFE / OUTRAS NOTAS. - Seleciona no outras notas qual nota Fiscal deseja emitir - Com a nota devidamente selecionada clique no botão CARTA DE CORREÇÃO ELETRONICA CCE no rodapé da tela. Página32

33 - Ao acessar a tela de CCE os campos de serie, numero da nota, data, nfe ID já serão preenchidos automaticamente. Caso acesse a tela de carta de correção manualmente por fora da tela de outras notas, será necessário clicar no botão novo e preencher esses campos manualmente de acordo com a nota. - Com os dados do cabeçalho preenchido, clique sob a opção que precisa ser retificada na nota (EX: 03 Município) - Automaticamente será aberta uma tela para preenchimento da informação correta, preencha essa informação no campo ALTERAR PARA e na seqüência clique em CONFIRMAR. - Retornando para a tela de lançamento será possível clicar em outro campo. (EX: O município e o bairro estão incorretos na nota, marque o município e na seqüência marque o bairro) - Caso o campo que deseje alterar na nota não esteja entre os disponíveis na tela de CCE, será possível utilizar os campos 36 e 37. Preencha a frente do campo 36 o que deseja alterar na nota fiscal e marque o quadrinho a frente do 36, a tela de alterar para será aberta para preenchimento da nova informação da nota fiscal. - COncluidos os campos, clique no botão salvar ( Correção Eletrônica. ) para iniciar a transmissão da Carta de - Para saber se a CCE foi aprovada, clique na aba. - Após aprovada a CCE, clique no botão para realizar a impressão da Carta. Importante: O registro de uma nova CCe da mesma nota fiscal eletrônica substitui a CCE anterior, assim na nova CCE marque os campos que primeira e os novos campos a serem considerados. Página33

34 Nota Fiscal Eletrônica Cancelamento de notas Fiscal O cancelamento de notas só pode ser realizado quando após a aprovação da DANFE e antes da mercadoria sair da empresa e dentro de um período de 7 dias. Siga os passos abaixo para efetuar esse cancelamento. - Acesse o módulo Nota Fiscal Eletrônica - Informe o numero da nota a ser cancelada - No campo Ambiente selecione Produção - No campo Cancelamento por? Selecione EVENTO - No campo Modelo selecione se o cancelamento será de NFE(55) ou de NFCE(65) - Informe o motivo para cancelamento (mínimo 15 caracteres) - Confirme o cancelamento da mesma ** Para conferir o cancelamento, acesse o site e pelo numero de protocolo gerado na transmissão verifique a situação da mesma. Nota Fiscal Eletrônica Inutilização de Números A inutilização deve ser realizada apenas para as notas gravadas no sistema gestor que ainda não foram transmitidas para a Receita, ou seja, aquelas notas que apresentaram erros e não foram corrigidas. - Acesse o módulo Nota Fiscal Eletrônica - Clique em INUTILIZAR ou acesse o menu Nfe / Inutilizar Nfe - Informe o numero de nota a ser inutilizada. (repita o numero no campo INICIAL e FINAL) - Informe o motivo de inutilização com no mínimo em 15 caracteres - Clique no botão para confirmar a inutilização - Aguarde resposta do web service. Obs.: Caso inutilize um numero ainda não gravado no sistema, ao fazer esta nota a mesma não poderá Página34

35 ser transmitidas para a Receita. Página35

36 Informações Importantes Links importantes Site Londrisoft: Portal do cliente: Módulo on-line de Ajuda: Informativos: Informações Importantes s de contato Atendimento ao cliente / Suporte: suporte@londrisoft.com.br Sugestões / Reclamações / Elogios: sugestões@londrisoft.com.br Consultoria de Vendas: consultoria@londrisoft.com.br Londrina - Geral (43) Suporte Gestor (43) Suporte Office (43) Campo Grande (67) Cascavel: (45) Curitiba (41) Maringá (44) Pato Branco (46) Ponta Grossa (42) Fortaleza (CE): (85) Informações Importantes Telefones para contato Endereço Matriz R. Bélgica 871 Jd Vilas Boas - Londrina Pr Endereço Filial - Curitiba (Em Construção) R. Jose Ulisses Ribeiro (Prox. Avenida das Torres- Sentido Curitiba p/ S. J. Pinhas Página36