Manual de Utilização do Groupware Versão 1.0.0

Transcrição

1 Manual de Utilização do Groupware Versão Página 1 de 21

2 Sumário 1. Introdução Acesso ao Zimbra Groupware Tela principal Enviando um Visualizando e respondendo o Encontrando endereços de Imprimindo uma mensagem de Gerenciando suas mensagens Criando a sua assinatura Administrando sua Agenda Filtro Anti-spam...20 Página 2 de 21

3 1. Introdução Diante da constante busca por aperfeiçoar seus serviços, a CETI da Prefeitura da Estância de Atibaia estudou várias soluções no mercado a fim de que pudesse oferecer maiores funcionalidades aos usuários do serviço de e- mail institucional atual. Focamos essa pesquisa nos seguintes aspectos: maior capacidade de armazenamento, flexibilidade de acesso e melhores ferramentas; o que inclui a utilização de aplicativos em dispositivos móveis. Nos estudos realizados foi identificado o sistema Zimbra como um dos que melhores atendiam os requisitos, apresentando dentre os pesquisados um maior custo benefício por estar incluído na categoria de software livre, ou seja, isento do pagamento por licenças de usuários. O Zimbra é um suite de colaboração que permite ao usuário gerenciar de forma sincronizada entre seus dispositivos os seus s, de forma similar as plataformas mais usadas no mundo. Inclui ainda o gerenciamento do calendário (agenda de compromissos), tarefas pessoais e arquivos compartilhados. O referido sistema possui um Webmail compatível com a maioria dos navegadores disponíveis atualmente no mercado, a saber: Mozilla Firefox, Google Chrome e Internet Explorer; e pode ser utilizado para o acesso ao serviço de tanto por esses navegadores quanto por aplicativos (Apps) instalados em dispositivos móveis. A interface web possui o recurso de responsividade, ou seja, seus aplicativos se moldam ao tipo de dispositivo e ao tamanho de sua tela, seja em um Smartphone, Tablet, Notebook ou a dimensão da tela de um computador de mesa. Diante do exposto a Prefeitura da Estância de Atibaia estará dando um salto de qualidade nesse serviço, viabilizando para os seus usuários, caixas de com tamanho de 1GB, acessibilidade mediante uso de smartphones, tablets, notebooks e desktops, mantendo ainda o padrão de segurança compatível com as melhores práticas, criptografia (SSL) e controle de acesso para plataforma de colaboração institucional (autenticação). Página 3 de 21

4 ELABORADO POR: Coordenadoria Especial de Tecnologia da Informação (CETI) Página 4 de 21

5 2. Acesso ao Zimbra Groupware Para acessar a interface web Zimbra Groupware (Webmail) da Prefeitura da Estância de Atibaia, basta utilizar o seguinte endereço em seu navegador: Ao acessar o referido endereço, o usuário será enviado para a página de entrada da plataforma, conforme a tela exibida na Figura 1. Figura 1 Tela de entrada do Zimbra Webmail. I. No campo Nome de usuário: informe o seu endereço de completo ou seu prefixo, conforme o exemplo: usuario@atibaia.sp.gov.br ou simplesmente usuário. II. No campo Senha: informe sua senha da rede, a mesma que é utilizada para acessar o Windows nas estações de trabalho da Prefeitura da Estância de Atibaia. Página 5 de 21

6 3. Tela principal Após realizar a sua entrada na plataforma, o usuário será levado para a tela exibida na Figura 2, cuja descrição dos menus segue abaixo: Figura 2 Tela principal do Zimbra Webmail. I. Barra de Menu Principal: Nela é possível alternar entre os diversos contextos que a plataforma disponibiliza, o que inclui o Webmail, como também é possível acessar a área de Contatos, Agenda, Tarefas, Portaarquivos e Preferências (configurações pessoais). II. Menu Pastas de Localiza-se à esquerda e nesse menu é possível acessar as pastas que servem para organizar os s recebidos pelo usuário. As principais pastas são: Entrada, Enviadas, Rascunho, Spam e Lixeira. III. Calendário: Localiza-se à esquerda no final da tela. O calendário, além de uma ferramenta que pode servir de referência de datas no cotidiano, ela também permite o agendamento de compromissos diários, enviando inclusive alertas antecipadamente aos seus compromissos agendados, para maiores detalhes verificar no tópico 3.7 deste manual. IV. Área de visualização de mensagem de Nesse local o usuário pode visualizar o conteúdo do e seus detalhes. Página 6 de 21

7 V. Opções do Nesse sub-menu estão as opções relacionadas ao . Neste encontram-se alguns botões como Responder, Responder a todos, Encaminhar, Apagar e Spam. VI. Lista de pastas de Aqui estão listadas as mensagens de correspondentes a pasta que está selecionada no Menu de Pastas. Por padrão, ao entrar no Webmail, o usuário visualizará a pasta de Entrada. 3.1 Enviando um O Webmail possui uma interface simples e de fácil utilização, a Figura 3 mostra em mais detalhes a barra de opções do . Figura 3 Barra de opções do , destaque para o botão de Nova mensagem. Na barra de opções do , encontram-se os sub-menus com as principais funções no processo de gerenciamento dos seus s. Para enviar um novo basta clicar no botão Nova mensagem, em destaque na Figura 3 acima, e uma página será aberta para que o usuário possa digitar as informações da mensagem. Na Figura 4 é possível visualizar uma amostra de como é a página de criação de . Figura 4 Página de Envio de mensagem. Página 7 de 21

8 No campo Para: deve ser inserido o endereço do usuário para o qual se deseja enviar a mensagem. No caso de mais de um destinatário, deve-se utilizar ponto e vírgula (;) separando os endereços eletrônicos. No campo Cc: o usuário pode inserir o endereço de outros usuários para que eles recebam uma cópia da mensagem que está enviando, esse campo não é obrigatório. Para mais de um destinatário, deve-se utilizar ponto e vírgula (;) separando os endereços eletrônicos. No campo Assunto: deve-se inserir uma palavra ou frase que descreva de forma direta o conteúdo do . A tela de criação de possui uma área de edição de texto, ela conta com uma barra de ferramentas bem semelhante às que são encontradas nos programas de edição de texto do computador, como o Microsoft Office e o LibreOffice, porém limitada a poucos recursos. Na Figura 5 é possível visualizar a barra em questão. Figura 5 Barra de formatação. Caso seja do interesse do usuário, é possível anexar arquivos à sua mensagem, basta clicar no botão Anexar e o menu de anexar arquivos será exibido como na Figura 6. Figura 6 Menu para anexar arquivos. Meu computador: Uma janela do explorer será aberta, ela permite que o usuário navegue entre as pastas do seu computador para encontrar o arquivo que deseja anexar. Página 8 de 21

9 Anexar inline: Permite inserir uma imagem no corpo da mensagem redigida. Dessa forma a imagem será exibida na mensagem e não como um arquivo em anexo. Contatos: Será anexado um arquivo com detalhes de um contato sua lista de contados. Informações como o Nome, endereço de , telefone e etc. Dá a possibilidade de enviar um , que está em uma de suas pastas, como anexo da mensagem. 3.2 Visualizando e respondendo o Os s ficam listados na área central da tela, local destacado em vermelho na Figura 7. Para visualizar o , basta clicar sobre ele e seu conteúdo será exibido na área destacada em verde, ao lado direito da lista de s. Esta nova plataforma apresenta os s agrupados por assuntos, permitindo um modelo de organização já utilizado em outras ferramentas já consagradas no mercado, como: Gmail, Hotmail e Yahoo. Figura 7 No centro, destacada em vermelho, está a lista de s. Do lado direto, destacada em verde, está a área de visualização do conteúdo do , do lado esquerdo, está o menu de pastas. Os s listados fazem parte do conteúdo da pasta de que está selecionada no momento, como já dito anteriormente, a pasta padrão ao iniciar o Webmail é a pasta de Entrada. No exemplo da Figura 7, logo acima, é possível perceber isso na área azul em destaque. Página 9 de 21

10 Caso tenha interesse em responder um , basta que, durante a visualização do , o usuário clique no botão de Responder ou Responder a todos do menu de opções do , exemplificado na Figura 8. Figura 8 Barra de opções do , destaque para os botões de Responder e Responder a todos. Ao clicar em um dos botões de resposta, será exibida uma tela semelhante a que é exibida durante o processo de envio de uma nova mensagem, a diferença básica é que os campos de Para: e de Assunto: são auto preenchidos com as informações do original. No processo de resposta de , também é possível utilizar o recurso de Anexar. Após concluir sua resposta, clique no botão de envio. Caso tenha interesse em mais opções para o processo de gerência do , basta clicar com o botão direito do mouse sobre a mensagem que está na lista de s, isso fará com que um menu de opções seja exibido, como mostra a Figura 10. Está função também funciona para a lista de pastas do e- mail. Figura 10 Menu de opções do botão direito do mouse. Página 10 de 21

11 3.3 Encontrando endereços de No novo serviço de funciona da seguinte maneira, você usuário pode encontrar endereços usando a função de auto completar ou buscando na sua Lista de endereços. A função auto completar sugere nomes quando você digita algo diretamente nos campos Para e Cc para uma nova mensagem. Uma lista de possíveis endereços de sua lista que comecem com o texto que você digitou é exibida abaixo do campo. A função de auto completar apenas relaciona endereços que iniciem com o texto que você digitar. Por exemplo, se você estiver procurando pelo endereço de de Alexandre Jose de Araujo, <aaraujo@atibaia.sp.gov.br>, você conseguirá encontrá-lo digitando alexandre, jose ou araujo, conforme ilustração da figura 11. Figura 11 Auto completar dos endereços de . Página 11 de 21

12 3.4 Imprimindo uma mensagem de Para enviar uma mensagem para impressão, abra a conversação, selecione a mensagem, e então clique em Ações e seguida Imprimir. A mensagem selecionada aparece em uma janela separada, juntamente com uma janela padrão de impressão, conforme a figura 12. opções ara mprimir. Figura 12 Menu de Não use a função de seu navegador Arquivo>Imprimir. A página não ficará bem formatada e sua mensagem pode ficar difícil de ler. Página 12 de 21

13 3.5 Gerenciando suas mensagens É possível manter seus s organizados através do uso de pastas. As pastas podem ser personalizadas sendo possível escolher o nome e a cor para cada uma delas. Para criar uma pasta, basta clicar no ícone da engrenagem no canto direito, ao lado das palavras Pasta de , em destaque na Figura 13. Na janela da Figura 14 o usuário poderá nomear a pasta e selecionar uma cor para diferenciá-la das outras, caso seja de sua vontade. Página 13 de 21

14 Para mover mensagens de para uma outra pasta, clique com o botão direito do mouse sobre a mensagem que deseja mover e em seguida selecione a opção do menu Mover, como no exemplo da Figura 13, ou utilize a opção de arrastar a mensagem para a pasta de destino escolhida. Digite o nome da pasta para onde deseja mover a sua mensagem de , também é possível selecionar o nome da pasta na lista de pastas. Figura 15 Menu de opções de mensagem, opção Mover destacada. Página 14 de 21

15 3.6 Adicionando sua assinatura Os usuários poderão criar assinaturas de s personalizadas com nome, contato e demais informações importantes. Dessa forma, os dados já são anexados automaticamente ao final da mensagem, sem precisar se preocupar com detalhes no fim de cada texto. Há duas formas de criar uma assinatura, a normal; onde o usuário informa todos os dados de forma manual e a automatizada; onde o usuário informa os dados e o próprio gera uma assinatura padronizada com o logo da prefeitura Criando uma assinatura da forma normal: 1. Clique na aba Preferências, conforme destacado na figura 16. Figura 16 Menu Preferências. 2. Na coluna da esquerda, selecione clicando no menu Assinaturas, em seguida preencha no campo Nome destacado com o número 1, com um título para assinatura, conforme a figura 17; 3. Insira os seus dados pessoais no campo em destaque com número 2, conforme a figura 17; 4. Para incluir no seu perfil a nova assinatura sobre o título escolhido, clique no botão esquerdo do mouse, no botão do menu Nova Assinatura destacado conforme o número 3, da figura 17; 5. O uso de assinatura automática, pode ser para novas mensagens, respostas e encaminhamentos, para o uso automático basta selecionar a assinatura criada com o botão esquerdo do mouse no Combo box, em destaque com os números 4 e 5 da figura 17; 6. Quanto ao posicionamento da assinatura no texto, basta selecionar nas opções destacadas com o número 6 da figura 17; Página 15 de 21

16 7. E por fim, para salvar a assinatura criada, basta clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Salvar Figura 17 Criar assinatura de rodapé. Página 16 de 21

17 3.6.2 Criando assinatura da forma automatizada com o logo da prefeitura: 1. Clique no botão: Criador de Assinatura, no menu a esquerda; 2. Preencha os dados; 3. Clique em OK e aguarde a página atualizar; 4. Verifique o resultado na aba: preferências - assinatura: Página 17 de 21

18 3.7 Administrando sua Agenda Na Agenda, você pode criar diferentes agendas pessoais e de negócios, marcar compromissos e reuniões, agendar atividades periódicas, configurar para informar o horário livre/ocupado e compartilhar suas agendas com outros. Para abrir a visualização da Agenda, selecione o menu Agenda. A visualização por Semana Útil é a padrão e é exibida quando a Agenda é aberta pela primeira vez. Figura 18 Administrando agenda. Uma agenda é criada para usuário, e este usuário pode criar agendas adicionais para manter-se informado sobre diferentes tipos de funções. Por exemplo, criar uma agenda de trabalho, pessoal e uma de outras atividades. Como também pode criar agendas, sincronizar suas atividades com seus dispositivos móveis. OBS.: Para maiores informações como usar o seu corporativo nos dispositivos móveis, favor acessar o site: As agendas pessoais podem ser mantidas separadas da sua agenda de trabalho. Você não precisa compartilhar seus horários nessas agendas, então deve-se selecionar a opção de não exibir em sua programação a informação livre/ocupado. Quando você faz isso, outros não podem ver sua programação para selecionar horários livres para marcar uma reunião. Página 18 de 21

19 Quando você seleciona uma cor para sua agenda, as atividades são exibidas nesta cor como plano de fundo. Se você tiver múltiplas agendas, o código da cor facilita identificar atividades para uma agenda específica Para criar uma agenda 1. Na aplicação Agenda, clique com o botão esquerdo do mouse em Agenda e selecione Novo Compromisso, conforme a figura 19; Figura 19 Botão novo compromisso 2. Na caixa de diálogo Compromisso, digite o nome da agenda no campo Assunto, que está em destaque com o número 1, se houver participantes nesta agenda, insira os nomes dos participantes, no campo Participantes conforme destaque do número 2 da figura 20; Figura 20 Diálogo de compromisso Página 19 de 21

20 3. Informar o local do evento, no campo Local, definir uma data e horário no campo em destaque no número 3; 4. Informe a data e hora do evento, no campo em destaque do número 4; 5. Em seguida selecione Lembrete; 6. No campo 6 é utilizado fazer a descrição do compromisso; 7. Clique com o botão esquerdo do mouse no botão Salvar e Fechar, que se encontra no canto superior esquerdo. A nova agenda é exibida na lista Agendas no Painel geral. 3.8 Filtro Anti-spam A Prefeitura da Estância de Atibaia, possui um sistema de segurança que trata e analisa algumas características das mensagens recebidas de modo a detectar quais devem ser classificadas como SPAM e quais não se qualificam nessa classificação. Mensagens com conteúdo suspeito são movidas para a pasta de Spam. Esse sistema de filtragem utiliza heurísticas de aprendizagem para detectar possíveis mensagens indesejadas no sistema, que é caracterizada a respeito do que é SPAM ou não. Mas caso alguma mensagem chegue com o conteúdo indesejado (SPAM), estas mensagens podem ser movidas para a pasta de Spam e também removidas, caso sejam movidas por engano, para tanto, entre na pasta Spam e selecione a mensagem. Em seguida clique no botão Não Spam. O botão de Não Spam pode ser acessado de duas formas, na barra de opções do e ao clicar sobre a mensagem com o botão direito do mouse. As Figura 24 e 25 ilustram esse procedimento. Página 20 de 21

21 Figura 24 Botão de Não spam em destaque. Figura 25 Botão de Marcar como não spam em destaque. Caso esteja na pasta de Entrada, ou em qualquer outra pasta, que não seja a pasta de Spam, os botões de Não spam e Marcar como não spam serão substituídos por Spam e Marcar como spam. Caso um e- mail indesejado seja recebido, o usuário poderá movê-lo para a pasta de Spam clicando em um dos dois botões. Abaixo, na Figura 26 é possível ver exemplos dos botões. Figura 26 Botões Marcar como spam e Spam. Página 21 de 21