TUTORIAL SOBRE A ORGANIZAÇÃO DOS TÍTULOS A RECEBER

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1 TUTORIAL SOBRE A ORGANIZAÇÃO DOS TÍTULOS A RECEBER Um setor importante e primordial para as receitas e saúde financeira da empresa é o controle eficiente do que há para receber de seus clientes. Todos sabemos que nem todas as operações entre a sua empresa e o seu cliente termina com o pagamento efetivado, geralmente o cliente solicita um crédito para poder efetuar o pagamento alguns dias após através de um depósito em conta, emissão de boleto ou a entrega de um cheque. CADASTRO DOS TÍTULOS A RECEBER Acessando o formulário dos títulos a receber o usuário tem condições de acrescentar e manipular as informações referentes ao controle dos títulos a receber. Na prática não é necessário efetuar o cadastro de título a receber neste formulário pois na maioria das ocasiões um título a receber é consequência de outro lançamento, por exemplo, uma venda ou uma prestação de serviço. Na tela do cadastro de títulos a receber o usuário consegue visualizar todas as informações que englobam o controle do TR, como a situação atual, controle de comissões referente aos títulos, observações e o tipo de cobrança. 1

2 A tela dos registros é ideal para o usuário visualizar todos os lançamentos de títulos a receber, nesta tela o sistema utiliza a padronização de cores em alguns campos para que a informação seja detalhada mais rapidamente, como exemplo citamos a coloração rosada na data de vencimento do título que é utilizada para chamar atenção para o usuário que o título já está vencido e ainda consta em aberto. Também temos a coluna denominada S que indica a situação atual do título, para entender esta informação o usuário deve conferir a tabela de legenda que existe abaixo. LISTAGEM DOS TÍTULOS A RECEBER Esta é a tela para o usuário ter condições de emitir uma listagens das informações nos títulos a receber, cada opção disponível vai gerar um relatório especifico para cada necessidade, neste tutorial não iremos detalhar minuciosamente cada relatório do sistema. 2

3 Esta tela é utilizada para selecionar quais informações serão exibidas na listagem resumida dos títulos a receber, vamos explicar alguns detalhes importantes antes de solicitar a impressão do relatório. Check apenas Sempre que o usuário marcar um Check apenas o sistema entenderá que tal informação deverá ser levada em conta, ou seja, apenas os registros que contenham a informação selecionada será aceito, por exemplo, se o usuário escolher um cliente e marcar o check apenas do cliente o sistema irá selecionar apenas títulos referentes ao cliente escolhido. Checks diversos dentro de caixa A função destes checks é idêntico ao acima, a diferente é que dentro da caixa o usuário poderá escolher vários checks, veja no exemplo do tipo de cobrança. Seleção individual Estes são campos redondos que estão alojados dentro das caixas e permite ao usuário escolher uma das opções dentro da caixa, veja no exemplo a caixa de ordem da listagem. A ordem da listagem é utilizada para escolher qual informação será utilizada para estruturar o relatório. Depois de ter selecionado as informações basta ao usuário clicar no botão Imprimir. A listagem será processada, gerada e exibida na tela, caso o usuário deseje imprimi-la vai ser preciso clicar em um botão no formato de impressora no canto superior esquerdo. 3

4 QUITAMENTO DE TÍTULOS A RECEBER O quitamento é utilizado para informar o recebimento de um título, para um controle preciso é primordial alimentar o sistema com o que acontece nos títulos a receber, o desleixo em dar baixa em um débito do cliente além de deixar imprecisos os seus relatórios pode trazer desconforto com o seu cliente. Com o sistema TOPOne o usuário poderá efetuar 2 tipos de quitamentos: 1) Quitamento total -> O cliente efetua o pagamento do valor inteiro da parcela; 2) Quitamento parcial -> O cliente efetua o pagamento de apenas uma parte do valor da parcela, deixando em aberto o valor restante. Para o usuário escolher entre um formato de quitamento e outro basta quitar no botão especifico. Esta é a tela referente o quitamento total, ao usuário caberá informar a data do pagamento, valor de descontos e juros caso tenham havido. No sistema TOPOne o usuário poderá deixar cadastrado informações importantes com relação ao quitamento tais como: 4

5 1) Motivo para ter ocorrido desconto no quitamento; 2) Qual conta bancária o cliente efetuou o depósito que justifica o quitamento; 3) Se a transação bancária foi um depósito ou aviso de cobrança (boleto); 4) Observação Após informar os detalhes para o quitamento o usuário deverá gravar e o título estará quitado. Esta tela acima é referente ao quitamento parcial, a única diferença entre as 2 telas de quitamento é que na tela do quitamento parcial existe o campo onde o usuário irá informar o valor que o cliente fez em pagamento. Quando o sistema recebe um quitamento parcial será alterado o título atual com o valor recebido e a situação Recebido e ainda será criado outro lançamento nos títulos a receber com o valor restante e a situação Em aberto, as demais informações do título original serão repetidas no registro que constam o valor em aberto. QUITAMENTO DE TÍTULOS A RECEBER COM O RECEBIMENTO DE CHEQUE É muito comum os clientes efetuarem o quitamento dos seus débitos através da entrega de cheques próprios ou de terceiros, neste caso o usuário deverá efetuar um quitamento com cheque. No formulário de quitamento com cheque o usuário deverá seguir 3 etapas importantes, que são: 1) Criar o lote de quitamento onde o usuário informar quem é o cliente que está efetuando o pagamento, qual o funcionário da empresa que está recebendo e se o cliente entregou junto com os cheques algum valor em dinheiro. 2) Escolher quais os títulos serão quitados podendo escolher entre quitamento total ou quitamento parcial. 3) Lançar os cheques que o cliente entregou na empresa. 5

6 Lote de quitamento preenchido. A tela acima mostra onde o usuário visualiza todos os títulos em aberto do cliente do lote atual, desta forma o usuário escolhe os títulos para serem quitados. 6

7 Após quitar os títulos o usuário precisa lançar os cheques recebidos utilizando os botões padronizados na faixa cinza. No cadastro de cada cheque recebido o usuário deve informar qual o banco emissor do cheque, números da agencia, conta e do cheque, data para sacar o cheque, seu valor e os dados do seu proprietário. É importante para o usuário lançar o nome do proprietário corretamente e também o seu CPF ou CNPJ. Lembrando que todos os cheques lançados nesta tela estarão disponíveis no cadastro de cheques recebidos que será explicado no tutorial de controle dos cheques recebidos. RETORNAR UM TÍTULO QUE HAVIDO SIDO QUITADO PARA EM ABERTO Pode ser necessário extornar algum título que tenha sido quitado por engano, é nesta hora que o formulário de retornar títulos quitados para em aberto entra em ação, basta o usuário encontrar o título em questão e clicar no botão de voltar o título para em aberto. Lembrando que o sistema TOPONe armazena um log completo de tudo que acontece com cada lançamento dos títulos a receber. 7