capa Por Sônia Salgueiro

Transcrição

1 Navegar é preciso De olho na agilidade e objetividade proporcionadas, cada vez mais condomínios recorrem à internet para se comunicar com os condôminos e suas administradoras Portais, s, jornais eletrônicos... O uso de ferramentas online em condomínios e loteamentos não para de crescer. Dois fatores, basicamente, explicam esse aumento. Um deles: a expansão do mercado imobiliário. Antigamente era fácil prestar um bom serviço porque existiam poucos prédios. Com o boom imobiliário, as administradoras precisaram encontrar meios de manter a qualidade, mas sem elevar custos, e passaram a recorrer com mais frequência à internet, analisa Emma- PRINCIPAIS VANTAGENS DA WEB - Agilidade - Objetividade - Transparência - Menos conflitos nuel Dornelas, supervisor de Marketing da Group Software, empresa especializada no desenvolvimento de sistemas para administração de condomínios. A mudança do perfil do morador também foi fundamental para a proliferação da internet nos condomínios. Hoje as pessoas preferem solicitar qualquer coisa pela internet a se locomover, e isso vale também para a segunda via de um boleto, explica Dornelas. Esse novo comportamento só foi possível devido ao advento do computador pessoal, segundo Iraê Sica de Azevedo, diretor da Campo Belo Administradora de Condomínios, de São Paulo. Hoje muita gente tem um micro em casa. Isso facilita as consultas, afinal ninguém quer ler ata de assembleia de condomínio no trabalho, comenta. Boa parte dos clientes da Campo Belo usa para se comunicar com a administradora. O diretor estima que metade dos contatos de síndicos e condôminos ocorre por esse meio. Ele reconhece, inclusive, que a ferramenta acelerou o crescimento de sua empresa. Não fosse a internet, dificilmente daríamos conta de atender uma carteira de 32 prédios e condôminos. Azevedo considera que, apesar dos progressos, há muito a evoluir, visto que a maioria dos acessos ainda é para obter a segunda via do boleto. Vejo a internet ainda engatinhando tanto no que diz respeito ao relacionamento do morador com a administradora como em relação aos condôminos entre si. Na Campo Belo, a regra é, a cada ligação, orientar os moradores sobre as consultas e serviços que podem ser efetuados na web, para que eles se acostumem a procurar o que precisam na internet. A estratégia já começa a surtir efeito. A migração é visível. Notamos que as ligações estão diminuindo e os acessos ao site aumentando, esclarece o diretor da administradora. Uso restrito Ainda é relativamente pequena a utilização dos meios digitais nos condomínios, afirma Juraci Baena Garcia, diretor da Vice-presidência de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP. Ele relata que várias administradoras paulistas disponibilizam serviços na internet para síndico e condôminos, mas confirma que, no geral, o uso se restringe à emissão de segunda via do boleto. O 22

2 também é bem requisitado quando há um problema pontual. Na hora de fazer uma reclamação ao síndico ou à administradora, o morador recorre à mensagem eletrônica. Marcelo Amorim, sócio-diretor da Viva Condomínios empresa que desenvolve e implementa projetos de comunicação e programas socioambientais que integram a vida em comunidade, observa uma demanda forte para que os sites sejam mais utilizados. Há condomínios que têm um ótimo site, porém muito pouco usado, afirma, acrescentando que não basta dispor de um portal ou endereço de . É preciso uma estratégia integrada, defende. Esse público quer receber informação relevante na hora que precisa. Os especialistas acreditam que, no futuro, a web se tornará realidade em todos os condomínios e administradoras. Será o fim do papel. Prestação de contas, convocação de assembleia, boleto, autorização de entrada e saída... Em dez anos tudo será digital e feito pela internet, aposta Carlos Cêra, diretor de Desenvolvimento de Produtos da Superlógica, empresa que oferece soluções em tecnologia para a administração de condomínios. Sediada em Campinas (SP), a companhia possui um software que permite, entre outras coisas, que o condômino acesse o relatório de prestação de contas. Esse tipo de serviço era pouco utilizado, mas hoje em dia Baena Garcia: Na hora de fazer uma reclamação ao síndico ou à administradora, o morador recorre à mensagem eletrônica 23

3 seu uso é maciço. Tenho clientes que não aceitam mais tirar a segunda via de um boleto pela administradora; só pela internet, conta Cêra. Ele diz que há um motivo extra para o condômino emitir a segunda via: quando o boleto está vencido, só pode ser pago no banco emissor. Já a emissão online inclui a multa do boleto, permitindo sua quitação em qualquer instituição financeira. Assembleias mais curtas Iraê Azevedo esclarece que geralmente os sites dos condomínios disponibilizam dados mais básicos, como informações financeiras (balancete, extrato, etc.), atas, convenções e regulamentos. Nós oferecemos fóruns de discussão, mas por enquanto nenhum dos nossos clientes utiliza. Isso, na interpretação do diretor, ocorre porque quem mora em condomínios acha que é o corpo diretivo que tem de se preocupar com o empreendimento, não ele. Com o rápido avanço das redes sociais, porém, Azevedo antevê os condôminos usando mais os meios digitais, incluindo os fóruns de discussão. Quem embarcou na onda da tecnologia digital garante que a prática trouxe mais agilidade e transparência e melhorou as relações condôminos- -síndico-administradora. A internet colabora para um melhor relacionamento entre os condôminos e evita dores de cabeça, opina Giovana Baradelli, síndica do Residencial dos Pinheiros, condomínio com 27 sobrados situado em São Bernardo do Campo, na Grande São Paulo. Num empreendimento que não possui site ou sistema de envio de mensagem para os moradores, um condômino incomodado com o barulho de uma festa pode gerar Dornelas: Hoje as pessoas preferem solicitar qualquer coisa pela internet a se locomover briga e muita confusão com o anfitrião do evento. Por ele deixa registrada a sua insatisfação, para o síndico ou para todos os moradores, mas de modo mais ponderado, uma vez que todo mundo costuma pensar duas vezes antes de escrever, algo que nem sempre acontece quando se fala. Para Giovana, o também é sinônimo de comodidade. Em vez de ligar à meia-noite para a casa do síndico, o morador envia um , que será lido provavelmente no dia seguinte. Isso é melhor do que sair à porta ou conversar pelo interfone no meio da noite, ilustra. A intenção de aderir às ferramentas digitais surgiu em março de 2010, logo que Giovana se tornou subsíndica seis meses depois, após 24

4 a renúncia do antigo síndico, ela virou síndica. Vi que todos os moradores tinham e achei que o contato por mensagem eletrônica simplificaria a vida de todo mundo, porque 80% dos moradores trabalham em São Paulo e só chegam ao condomínio após as 19 horas. Ela também abriu um (sindico_rp@...) para o condomínio. Optei por um endereço genérico, em vez de usar o meu nome, para que os próximos síndicos possam usá-lo. A síndica passou ainda a fazer fóruns informais por , recolhendo a opinião dos condôminos sobre vários assuntos, incluindo obras. Agora vamos para a assembleia com o assunto previamente discutido, conta, explicando que os orçamentos, que só eram conhecidos na reunião, ficam disponíveis na web. Com isso as reuniões encurtaram. Já tivemos assembleias de 4 horas para discutir dois temas. Agora, elas duram 1 hora, 1 hora e meia. Democratizando a informação Há dois anos, quando assumimos a associação, sentimos a necessidade de nos comunicar, diz Fabíola Martho, presidente da Associação Bosque dos Jatobás, loteamento de 371 lotes localizado em Jundiaí. Com esse intuito, a diretoria lançou um jornal interno com notícias da associação, que era disseminado, no início, via fotocópias tiradas pelo zelador. Chegamos, entretanto, à conclusão de que as informações não Fabíola: O site facilitou muito a comunicação no empreendimento poderiam ficar restritas ao loteamento, porque temos muitos investidores. Surgiu, então, a ideia do site (www. bosquedosjatobas.com.br), que entrou no ar no primeiro semestre de 2010, conta. Lá há informações sobre o loteamento, assembleias, eventos (incluindo palestras promovidas pelo Secovi-SP em Jundiaí e na Capital), fotos de festas, programação das obras, andamento das melhorias, etc. Também há uma área denominada Fale com o presidente, por meio da qual o proprietário pode enviar sugestões, críticas ou reportar problemas. As informações gerais e fotos do Bosque dos Jatobás podem ser acessados por qualquer visitante. Já para ter acesso aos demais assuntos, 25

5 Vânia: Até a formação dos nossos funcionários acontece via internet é preciso login e senha. O site, segundo Fabíola, possui o mérito de permitir que os proprietários saibam o que está ocorrendo. Tudo acontece muito rápido e não há tempo de escrever, xerocar e distribuir para todos os interessados, especialmente para os que não estão aqui. Por isso o site facilitou muito a comunicação no empreendimento, esclarece. O condomínio também possui um , que recebe mensagens de proprietários e fornecedores, entre outros. São cerca de 50 mensagens por dia, contabiliza Fabíola. Treinamento online A internet é vital para a BRC Gestão de Propriedades e Serviços, braço da Cyrela Brasil Realty responsável pelas marcas Facilities e Classic Home nos empreendimentos residenciais, comerciais e resorts do grupo. Conseguimos ter um preço competitivo graças à internet, ressalta a diretora Vânia Reis. Administramos condomínios que nem hotéis conseguem competir, comenta, informando que um empreendimento localizado no Rio de Janeiro soma 72 itens de lazer. Ela informa que, via internet, os moradores pedem de tudo desde a reserva de um espaço até o serviço de buffet ou a decoração do salão de festas. Além do básico do condomínio, como é o caso da limpeza, os moradores têm um serviço pay per use. Até a formação dos nossos funcionários acontece via internet, utilizando o Skype, pois damos treinamento simultâneo ao pessoal de quatro ou Azevedo: As ligações estão diminuindo e os acessos ao site aumentando cinco empreendimentos, relata Vânia. Os pagamentos a prestadores de serviço dentro de Facilities também são feitos via computador. A auditoria de patrimônio (número de lâmpadas trocadas, quanto se comprou de material de limpeza, etc.) também está disponível online. A executiva conta que, apesar de tudo poder ser feito pela internet, as solicitações também são realizadas por outros meios. Há pessoas de mais idade que não estão plugadas, esclarece. Existe um computador 24 horas na recepção e esses moradores só precisam colocar sua senha no equipamento e passar as outras instruções para o concierge, que completa o processo. A internet, bem utilizada, é fundamental para o bem da coletividade, conclui a diretora da BRC. Foto: Calão Jorge CONSElHOS ÚTEIS NA WEB Preste atenção na escolha da ferramenta que vai utilizar e lembre-se que toda informação tem de estar disponível em um único canal. O conteúdo tem de ser relevante e a linguagem clara, sob medida para o público a que se destina. Cuide para que algumas informações só circulem entre os interessados. Para tanto, proteja os dados com senha, seja em um blog, site ou outra ferramenta virtual. Fonte: Group Software 26