Manual de Padrões da Inovação: ferramenta de suporte à Inovação do Produto

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1 Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto Manual de Padrões da Inovação: ferramenta de suporte à Inovação do Produto André Manuel Pereira Pedras da Cruz Lopes Dissertação de Projecto realizada no âmbito do Mestrado Integrado em Engenharia Electrotécnica e de Computadores Major Automação Orientador: Eng. Gil Manuel Gonçalves Julho de 2010

2 André Lopes, 2010

3 Resumo O presente trabalho tem como objectivo principal a especificação de requisitos/funcionalidades gerais de uma ferramenta de suporte à Inovação do Produto. Para melhor as identificar, foi inserido nesta investigação um caso de estudo, onde se aplicou um questionário sobre funcionalidades de ferramentas colaborativas, a estudantes com experiência na sua utilização. Assim, esta dissertação, procura a partir de um conjunto de boas práticas da engenharia de projectos e das actuais referências dos processos de Inovação e de ID (Investigação e Desenvolvimento), o estabelecimento de padrões que possam levar à Inovação. A escolha do conceito de Inovação do Produto deveu-se sobretudo às especificidades das suas actividades, que estão intimamente ligadas à gestão do conhecimento, e consequentemente à possibilidade de criação de valor a partir do conhecimento gerado dentro da empresa. Deste modo, este estudo procura dar respostas às necessidades de competitividade que as PMEs portuguesas hoje enfrentam através da diferenciação dos seus produtos. i

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5 Abstract This work has as main objective the specification of requirement/features for a broad support for Product Innovation. To better identify them, it was inserted in this research a case study where it was applied a questionnaire about features of collaborative tools, to students with experience on them. This dissertation seeks from a set of best practices of engineering projects and references of current processes of Innovation and ID (Research and Development), the establishment of standards that may lead to innovation. The choice of the concept of Product Innovation was mainly due to the specificities of their activities, which are closely related to knowledge management, and consequently the possibility of creating value from knowledge generated within the company. Thus, this study seeks to meet the needs of competitiveness that Portuguese SMEs by the differentiating of their products. iii

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7 Agradecimentos Esta dissertação, constitui mais uma etapa importante da minha vida, só possível concretizar com a contribuição e apoio de várias pessoas, que por isso, merecem todo o meu reconhecimento e gratidão. Ao Eng. Gil Manuel Gonçalves, meu orientador, pelo apoio e disponibilidade demonstrada, assim como, pelos valiosos conselhos durante a execução desta dissertação, a minha sincera gratidão. Ao professor Doutor José Faria, na ajuda e apoio que me deu na análise das ferramentas colaborativas, importantes para este estudo. Aos meus colegas e amigos do laboratório de LSTS, pelos momentos de descompressão que me proporcionaram, importantes também para o concluir desta dissertação. Aos meus pais e a minha irmã, pelo apoio incondicional e compreensão em todos os momentos. v

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9 Índice Resumo... i Abstract...iii Índice... vii Lista de Figuras... ix Lista de Tabelas... xiii Abreviaturas e Símbolos... xv Capítulo Introdução Motivação Objectivos da Dissertação Organização da Dissertação... 2 Capítulo Perspectiva Social Perspectiva Histórica Linguagens de Representação Redes de Petri UML- Unified Modeling Language BPMN Business Modeling Notation XPDL- XML Process Definition Language Linguagens de Execução Sharepoint jbpm java Business Process Management WSBPEL Web Services Business Process Execution Language YAWL Yet Another Workflow Language Declare Ferramentas Zoho Gestão Do Conteúdo Gestão da Actividade Gestão da Comunicação Google Sites e Docs Gestão do Conteúdo Gestão da Actividade Gestão da Comunicação Sosius vii

10 viii Gestão Do Conteúdo Gestão da Actividade Gestão da Comunicação Sharepoint Gestão Do Conteúdo Gestão da Actividade Gestão da Comunicação Capítulo Descrição do Problema e Caso de Estudo Descrição do Capítulo Processos de Inovação Inovação do Produto Caso de estudo: Processos de desenvolvimento de ASGP Metodologia do caso de Estudo Capítulo Análise dos Resultados Descrição do capítulo Caracterização da Amostra dos Inquiridos Análise dos resultados Capítulo Especificação do Suporte à Inovação do Produto Descrição do Capítulo A colaboração e a Inovação do Produto Definição de Requisitos/Funcionalidades Capítulo Conclusão e Trabalho Futuro Referências Anexo A Tabela de Padrões de Workflow Anexo B Tabelas de Funcionalidades /Ferramentas e a sua avaliação Anexo C Questionário... 76

11 Lista de Figuras Figura Representação dos Sistemas de Informação por camada... 7 Figura 2.2 Ciclo de Vida dos Sistemas de Informação [3] Figura 2.3 As três dimensões do fluxo de trabalho Figura 2.4 Sharepoint Designer [12] Figura Exemplo de um diagrama gráfico de um processo em jpdl [13] Figura Abordagem Imperativa vs. Declarativa [15] Figura 2.7 Balanço Flexibilidade vs. Suporte [16] Figura Diagrama de Gantt do Zoho Figura 3.1 Modelo da Cadeia de Valor das Actividades de IDI [22] Figura 3.2 Gestão das Ideias e Avaliação das Oportunidades. [22] Figura 3.3 Sistemas de Engenharia de Processos (SEP)(IEEE Std ) [23] Figura 3.4 Ciclo de Vida e SEP IEEE (Std ) ligação [24] Figura Caracterização da amostra Figura 4.2 Gráfico da Média do Suporte à atribuição de tarefas e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software Figura 4.3 Gráfico da Média do Suporte à Monitorização de Tarefas e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média do Suporte à Avaliação do esforço dos alunos ao desenrolar do projecto e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média do Suporte à gestão da equipa e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software Figura 4.6 Gráfico da Média do Suporte à gestão da actividade ao desenrolar do projecto e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software Figura 4.7 Gráfico da Média do Suporte às Discussões e a Importância destas no desenrolar do projecto por software ix

12 x Figura Gráfico da Média do Suporte ao Chat e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média do Suporte ao e a Importância deste no desenrolar do projecto Figura Gráfico da Média do Suporte ao Painel de Notícias e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média do Suporte aos alertas de novos documentos e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média do Suporte às alertas de novas discussões e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média do Suporte à Gestão da Comunicação e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média do Suporte à Organização de Documentos e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média do Suporte à Edição Online e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software Figura 4.16 Gráfico da Média do Suporte à Edição Online e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média do Suporte à Gestão Do Conteúdo e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média do Suporte à Atribuição de Permissões e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média do Suporte às Informações (contactos da equipa) e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média do Suporte à Personalização do Site e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software Figura 4.21 Gráfico da Média do Suporte às Estatísticas do Site e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média do Suporte à Gestão do Site e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software Figura Gráfico da Média da importância das várias funcionalidades por software Figura Gráfico da Média da importância das várias funcionalidades em função do Zoho Figura Gráfico da Média da importância das várias funcionalidades em função do Sharepoint Figura Gráfico da Média da importância das várias funcionalidades em função do GoogleSites+ Docs Figura Gráfico da Média da importância das várias funcionalidades em função do Sosius

13 Figura Gráfico da Média geral da importância das várias funcionalidades Figura 5.1 Processo da Gestão do Conhecimento [23] Figura Classificação do fluxo de trabalho em função dos graus de Estruturação e Colaboração [24] Figura Sistema de Suporte aos processos como ferramenta à colaboração [25] Figura Representação em UML- casos de utilização da ferramenta de suporte à inovação do produto Figura Arquitectura do ambiente colaborativo [26] Figura Interacção entre os serviços que compõe o sistema [26] xi

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15 Lista de Tabelas Tabela Padrões do Fluxo de trabalho Tabela Requisitos/funcionalidades da Gestão da Comunicação Tabela Requisitos/Funcionalidades do Chat Tabela Requisitos/Funcionalidades do Fórum Tabela Requisitos/Funcionalidades do Painel de Notícias Tabela Requisitos/Funcionalidades da Gestão do Conteúdo Tabela Requisitos/Funcionalidades do Download de Documentos Tabela Requisitos/Funcionalidades da Produção/Edição Online Tabela Requisitos/Funcionalidades do Workflow de Documentos Tabela Requisitos/Funcionalidades da Classificação/Associação de documentos Tabela Requisitos/Funcionalidades da Gestão da Actividade Tabela Requisitos/Funcionalidades da Atribuição de Tarefas a uma equipa ou indivíduo Tabela Requisitos/Funcionalidades relativos à Monitorização de Tarefas Tabela 5.13 Tabela com todos os Requisitos/Funcionalidades xiii

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17 Abreviaturas e Símbolos Lista de abreviaturas BPM BPD BPEL BPMI BPMN ID ID&I jboss jbpm jpdl j2ee LTL OCDE OMG ProM PVM TIC UML XAML XOML XML WFM WfMC WSBPEL YAWL Business Process Model Diagrama de Processos de Negócio Business Process Execution Language Business Process Management Iniciative Business Process Modelling Notation Investigação e Desenvolvimento Investigação, Desenvolvimento e Inovação Java Boss Java Business Process Management Java Process Definition Language Java Platform Enterprise Edition Linear Temporal Logic Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico Object Management Group Process Mining Process Virtual Machine Técnicas de Informação e Comunicação Unified Modeling Language extensible Aplication Markup Language extensible Object Markup Language Extensible Markup Language Workflow Workflow management coalition Web Service Business Process Execution Language Yet Another Workflow Language xv

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19 Capítulo 1 Introdução Motivação Inovar, inovar, inovar, é um dos verbos mais ouvidos nos noticiários como principal alavanca para o progresso do país. Governos e partidos políticos pedem às empresas coragem e aposta na inovação, para sair da crise que actualmente atravessamos, atribuindo mesmo fundos para este propósito, tendo no entanto, poucos resultados práticos. A aposta na inovação é de facto uma oportunidade das empresas se diferenciarem e de terem uma posição dominante no mercado. Quando se inova, barreiras são quebradas, e, uma visão sobre novas possibilidades é criada. Apesar de prometedor, inovar acarreta riscos e custos não previsíveis, sendo por isso mais aliciante esperar que outros o façam. De modo a promover nas empresas uma cultura de Inovação, torna-se essencial a procura de padrões e a existência de mecanismos que potenciem a descoberta e o aparecimento de novas oportunidades sem riscos acrescidos. É de salientar o esforço da COTEC Portugal Associação Empresarial para a Inovação, que tem produzido documentos baseados nos manuais Internacionais de Oslo e de Frascati, pretendendo fornecer um quadro conceptual para a gestão do conhecimento e da comunicação de ideias sobre os processos inovadores, com suficiente generalidade para se adaptar a qualquer empresa. Uma vez que, o conhecimento se transmite pela comunicação, e a inovação parte do conhecimento, esta tese, tem o objectivo de estudar mecanismos que fomentem a criação, partilha e agregação do conhecimento gerado nas empresas, com base numa tipologia de processos de trabalho que melhor se adeqúe à comunicação homem/máquina Objectivos da Dissertação 1

20 2 Introdução O trabalho a desenvolver nesta dissertação enquadra-se no projecto de investigação I9Souce - Modelos e Processos de Inovação para PMEs cujo objectivo é o desenvolvimento de um manual de Padrões de Inovação para um sector de actividade específico (por exemplo indústria gráfica ou prestação de serviços TIC). No âmbito do projecto I9source está a ser realizado um levantamento de processos de inovação e a sua aplicação nos referidos sectores de actividade. Estes processos serão depois formalizados como padrões de modo a poderem reutilizados. Embora esta seja uma abordagem já frequente no desenvolvimento de software (utilização de software patterns) a sua aplicação na modelação organizacional é recente, não existindo ainda aplicações conhecidas ao nível da inovação. Existem diversos modelos de representação de processos, mas nenhum específico de processos de inovação. Estes processos, derivados das suas características de "artful process", tornam-se difíceis de modelizar e de executar em motores de workflow convencionais. Nesta dissertação pretende-se desenvolver um componente do manual de Padrões de Inovação focado na inovação do Produto. Assim, o seu objectivo central será o de identificar um conjunto de padrões de inovação associados à inovação do produto (na vertente do desenvolvimento de novos produtos) e a definição de requisitos para uma ferramenta de suporte. Para a identificação dos padrões, será efectuado um levantamento dos processos de inovação do produto (na vertente do desenvolvimento de novos produtos) através de pesquisa bibliográfica e como caso de estudo será utilizado a experiência dos estudantes do Mestrado Integrado de Engenharia Electrotécnica e de Computadores, a frequentar a Unidade Curricular de Análise de Sistemas e Gestão de Projectos (ASGP). Assim, este objectivo será alcançado através de uma pesquisa bibliográfica, da análise de ferramentas de trabalho colaborativo e de uma consulta/experiência com estudantes a frequentar a Unidade Curricular de ASGP na utilização dessas ferramentas. Um objectivo intermédio, é o de perceber até que ponto, as funcionalidades oferecidas pelas ferramentas disponíveis para trabalho colaborativo vão de encontro às necessidades associadas ao processo de inovação do produto Organização da Dissertação O presente trabalho, cujo tema visa a definição de requisitos/funcionalidades para a construção de uma ferramenta colaborativa de apoio à Inovação do Produto, divide-se em 6 capítulos. Assim, depois de apresentados, a motivação e os objectivos no primeiro capítulo, desta tese, será dado agora a conhecer o modo como esta está organizada. Desta forma, para concretizar o objectivo proposto fez-se uma pesquisa bibliográfica e trabalho relacionado, no segundo capítulo. Aqui, efectuou-se uma primeira análise do problema e identificaram-se conceitos e requisitos que levarão à procura de linguagens e ferramentas que têm em conta esses requisitos, o seu estudo e a sua experimentação. O terceiro capítulo, descrição do problema e caso de estudo, destina-se à apresentação dos conceitos de processos de inovação e inovação do produto, que servirão de base ao problema que esta dissertação procura solucionar; definição de requisitos/funcionalidades na construção de uma ferramenta de suporte à inovação do produto. É apresentado, também, o caso de estudo em que incidirá o problema, trabalho elaborado pelos alunos de ASGP, e a

21 3 exposição da metodologia utilizada, que consiste na elaboração de um questionário a esses alunos para posterior análise das repostas. No quarto Capítulo, é feita a análise do questionário mencionado no capítulo três, onde são estudadas as preferências dos alunos nas funcionalidades que englobam as três áreas de cooperação, gestão da actividade, gestão da comunicação e gestão do conteúdo. Esta análise, permitirá extrapolar os requisitos necessários ao próximo capítulo, especificação do suporte à inovação do Produto. No quinto Capítulo, será exposta a relação da colaboração e a Inovação do produto, e, as respostas da gestão da comunicação, gestão do conteúdo e gestão da actividade que podem dar na elaboração de um novo produto. Para terminar, são especificados os requisitos/funcionalidades que uma ferramenta de apoio à Inovação do Produto deve ter, através da comparação da análise feita no capítulo dois das ferramentas (Sharepoint, Zoho, GoogleSites+ Docs) e, ainda, da análise dos inquéritos efectuados aos alunos no capítulo anterior. O sexto e último capítulo, inclui as conclusões do trabalho, as suas implicações e sugestões para possíveis investigações. Procurou-se neste capítulo, fazer um balanço sobre os objectivos definidos nesta dissertação e aqueles que foram alcançados, assim como, aquilo que se poderá fazer no futuro com base neste estudo. Por fim apresentam-se as referências bibliográficas que fundamentaram toda a dissertação.

22 4 Introdução

23 5 Capítulo 2 Pesquisa Bibliográfica e trabalho relacionado Este capítulo, a partir de uma perspectiva social, estabelece os primeiros elementos de suporte inerentes à Inovação e Cooperação. A organização do pensamento do homem perante novos problemas, a sua comunicação com a máquina e o seu papel na nova era do conhecimento, foram os pontos de partida para atingir este objectivo. Existindo a necessidade de saber, se havia algum modo de avaliar e validar este requisitos, foi feita uma perspectiva histórica, onde se conclui que as Redes de Petri são a base de construção dos processos estruturados, adaptando-se mal a processos pouco estruturados. A partir destes pressupostos, foram estudadas linguagens de representação e de execução capazes de suportar a linguagem declarativa, mais próxima dos processos semi-estruturados, e consequentemente dos processos da Inovação. Como suporte a esses processos, são por último, analisadas quatro ferramentas de colaboração Perspectiva Social O homem observa o mundo que o rodeia e toma consciência dele, utiliza e produz ferramentas interagindo com o mundo a seu favor, mediante objectivos por ele definidos. Perante uma nova realidade, mesmo não a percebendo ele procura padrões, coincidências e pelo método de tentativa/erro, procura adaptar-se pela invenção de ferramentas e métodos a essa nova realidade. Na resolução de um problema ele parte de um sistema flexível de modo a poder intervir se necessário, com rapidez e eficácia na modelização de uma nova solução. Depois de compreendidos os fenómenos e razões que modelizam o mundo, os processos são estabilizados e regras são estabelecidas. Contexto Social Era Industrial A aplicabilidade dos conceitos descritos na história recente pode ser vista na Revolução Industrial. Neste período de grande turbulência social, causada pela substituição do homem pela máquina em muitos trabalhos, colocaram-se ao homem uma série de desafios e obstáculos nunca antes experimentados. No entanto, a máquina apenas pode realizar tarefas cujos detalhes relevantes à sua execução são bem conhecidos. As actividades onde a capacidade de improvisação é necessária e cujas acções não podem ser traduzidas em regras pré-estabelecidas ainda estão a cargo do homem. Percebendo que a máquina se adapta bem a sistemas estruturados, e, o homem a sistemas não estruturados, e ainda, dado que a maioria dos problemas são constituídos por estes dois tipos de processos, formando os processos semiestruturados, os processos bem compreendidos são automatizados e aqueles que ainda estão a ser apreendidos são atribuídos ao homem. A coligação e alocação de recursos

24 6 Introdução homem/máquina com base no grau de conhecimento e complexidade de um dado processo, é por isso, benéfico e desejável. [1] De forma a descrever estes processos, existem dois tipos de linguagem, as linguagens imperativas e declarativas. As primeiras tentam descrever minuciosamente todos os constituintes de um processo e as outras procuram encontrar limites dentro dos quais estes se movimentam. Assim, a linguagem imperativa está bem adaptada à máquina e por isso a sistemas bem estruturados, enquanto a linguagem declarativa enquadra-se bem em sistemas não estruturados e semi-estruturados. Num ambiente industrial, o homem necessita de flexibilidade de acção para poder responder a imprevistos e dar assim a resposta que ele considera mais adequada. É pois, natural que a comunicação homem/máquina seja feita por uma linguagem que seja mais próxima do homem já que é ele que toma as decisões. Esta linguagem deverá conter elementos que facilitam a capacidade de intervenção do homem num determinado processo tendo em conta a experiência e competência em certas actividades. [1] Assim, o homem na procura da melhor resposta deve poder adiar decisões caso sinta a necessidade de obter mais informações em relação a um processo, atribuir a si responsabilidades de decisão em situações que assim o exijam, eliminar actividades ou decisões caso estas se tornem obsoletas em resultado de outras actividades. Estas permissões exigem também que a dependência temporal das tarefas seja quebrada. O sistema deve ser flexível, mas também, deve conter ferramentas que estejam continuamente a verificar e a monitorizar os processos de modo a que estes estejam livres de erros. Consequentemente, a organização dos processos deve ser do tipo semi-estruturada contemplando uma linguagem imperativa onde as decisões são tomadas por máquinas e uma linguagem declarativa onde as decisões são tomadas pelo homem. Contexto Social Da era Industrial à era do conhecimento Tal como a máquina trouxe consigo a era Industrial, o aparecimento da internet fez nascer a era do conhecimento. A Internet, veio retirar distância ao mundo, tendo numa única ligação a possibilidade de comunicação em todo o grupo de pessoas que num determinado momento a ela acedem. O mundo empresarial, sempre atento às novas ferramentas tecnológicas, viu neste novo meio um manancial de possibilidades, desde a promoção externa dos seus produtos e da empresa, até à sua organização interna. Assim a adaptação a esta nova tecnologia era obrigatória para a expansão e sobrevivência das próprias empresas. Ela trouxe novos conceitos e meios de gestão, nomeadamente no âmbito colaborativo. No entanto, inerentes às possibilidades estão os desafios que lhes advêm. [2] Possibilidades Do lado das possibilidades, está a captação do capital intelectual de cada trabalhador, organizando-o e tornando-o acessível a todos. Desta forma o conhecimento transforma-se dando origem a um novo conhecimento, mais aprofundado e seguro, tal como dizia Karl Popper quanto mais tempo discutirem dois homens inteligentes, mais se aperfeiçoam os argumentos em virtude dos ataques sofridos. Desafios A passagem do conhecimento tácito (conhecimento apreendido pela experiência de uma pessoa) para o conhecimento explícito (conhecimento produzido por alguém e explicitado de tal forma que, qualquer pessoa a pode aceder sem a intervenção do primeiro), a informação gerada, e a monitorização desta nova realidade de uma forma rápida e eficaz sem descurar outras actividades, são os desafios a que este estudo procura dar resposta.

25 7 Urge então a necessidade da existência de um software que tenha como princípios os desafios anteriormente levantados. Contexto Social A Inovação Muitas das mais importantes invenções do homem não necessitam nem de máquinas nem da Internet, como é exemplo a roda, mas o seu sucesso foi comunicado e replicado até aos dias de hoje, possibilitando por exemplo a existência dos carros. Assim, este estudo não pretende determinar através de uma fórmula exacta o caminho para a Inovação mas antes os moldes em que esta se encontra. Porque se acredita que pelo menos a partilha do conhecimento e a cooperação entre pessoas é um bom ponto de partida na Inovação, são procurados padrões nestes processos, de modo a introduzir alguns princípios no grande problema que é a Inovação. [3] Perspectiva Histórica Durante a década de 90 houve nos sistemas de informação uma mudança dos sistemas orientados à informação para os sistemas orientados aos processos. De modo a suportar os processos de negócio, um sistema de informação numa empresa precisa de estar consciente destes processos e do seu contexto organizacional. Business Process Management(BPM) inclui métodos, técnicas e ferramentas que suportam o desenho, a aprovação, a gestão e análise de tais processos de negócio. Para mostrar a relevância dos sistemas BPM, é interessante colocá-los numa perspectiva histórica. A figura 2.1 mostra algumas tendências dos sistemas de informação. Figura Representação dos Sistemas de Informação por camada Esta figura mostra que hoje os sistemas de informação são constituídos por um número de camadas em forma de anel. O centro é formado pelo sistema operativo; a segunda camada consiste em aplicações genéricas que podem ser utilizadas num grande número de empresas e departamentos da mesma empresa (ex: editores de texto, gestão de base de dados, etc.); a terceira camada

26 8 Introdução consiste num domínio específico de aplicações que são apenas usadas em determinados tipos de empresas e de departamentos (ex: sistemas de suporte à decisão, software de gestão de recursos, etc.); a quarta camada refere-se a aplicações feitas à medida. Estas aplicações são desenvolvidas para organizações específicas. Nos anos 60 as camadas 2 e 3 não existiam. Os sistemas de informação eram constituídos no topo de pequenos sistemas de operação com funcionalidades limitadas. Uma vez que não existiam software ou domínios genéricos, estes sistemas eram essencialmente constituídos por aplicações feitos à medida. Pode-se então referir, segundo o autor Will M.P. Van der Aalst [3], três tendências: A primeira abordagem, ocorre desde o momento, em que a segunda e terceiras camadas foram desenvolvidas, tendo-se observado um crescimento de tamanho das quatro camadas. Como resultado, estas estão a mover-se para fora absorvendo novas funcionalidades. Uma outra tendência é a passagem da informação orientada para os processos. Inicialmente as abordagens centravam-se na informação (anos 70 e 80), em que se armazenava e fornecia informação e consequentemente a modelação da informação foi o ponto de partida para a construção de um sistema de informação. A construção de processos de negócio foi frequentemente negligenciada, e, os processos tiveram que se adaptar à informação tecnológica. Uma abordagem de gestão, como por exemplo a reengenharia dos processos de negócio, ilustra um crescimento contínuo com ênfase nos processos. Consequentemente, os engenheiros de sistemas estão a recorrer a uma tendência conduzindo a informação para os processos. Finalmente, a última tendência, traduz-se na passagem cuidadosamente desenhada para o redesenho e crescimento orgânico. Devido à omnipresença da internet e aos seus standards, os sistemas de informação evoluem com as exigências do momento e, por isso, poucos são os sistemas construídos pensados com base num projecto. As tendências mostradas na figura 2.1 fornecem um contexto histórico do BPM. Os sistemas BPM são tanto, aplicações separadas residentes na segunda camada como são integrados na terceira camada. Exemplos dos sistemas BPM que residem na segunda camada são os sistemas WFM como Staffware [4], MQSeries [5] e Cosa [6] e sistemas de case-handling como o Flower [7]. Os sistemas de hoje podem ser usados para integrar aplicações existentes e suportar mudanças de processos mudando apenas o diagrama de workflow. Dadas as observações, a relevância prática do BPM é evidente. Durante os anos 70 e 80 havia um grande optimismo acerca da aplicabilidade dos sistemas de informação Office. Infelizmente poucas aplicações tiveram sucesso. Como resultado dessas experiências tanto a aplicação desta tecnologia como a sua investigação parou quase uma década. Consequentemente, com dificuldade algum avanço foi feito nos anos 80. Nos anos 90 houve de novo um grande interesse nestes sistemas, o número de sistemas de WFM desenvolvidos na década passada e muitos outros artigos no âmbito da tecnologia workflow ilustram o renascimento dos sistemas de informação Office. Hoje os sistemas de WFM estão já disponíveis. Contudo, as suas aplicações estão ainda limitadas a indústrias específicas como bancos e seguradoras. As falhas nos anos 80 podem ser explicadas tanto pelos problemas técnicos como pelos problemas conceptuais. Nos anos 80, as redes eram lentas ou nem sequer presentes. Existiam

27 9 problemas fundamentais, como a falta de um caminho unificado da modelação de processos e os sistemas eram demasiado rígidos para serem usados pelas pessoas no local de trabalho. A maior parte dos problemas técnicos já foram resolvidos até à data. Ainda hoje faltam bons standards para modelação de processos de negócio e os sistemas WFM continuam a reforçar linhas desnecessárias aos processos lógicos (e.x. os processos são muito mais sequenciais). Ciclo de Vida - BPM Com base no suporte do BPM ao desenho, validação e gestão e análise dos processos de negócio, o BPM possui um ciclo de vida constituído por 4 fases, que a seguir se indicam: -Desenho do processo Qualquer esforço BPM requer a modelação de um as is existente ou de um to be expectável, isto é, o desenho do processo. -Sistema de configuração Baseado no desenho do processo, os sistemas de informação process aware são executados. Os processos de sistema de configuração situam-se entre as fases de desenho e validação. -Validação dos processos A validação de processos é a fase onde os sistemas de informação process-aware são utilizados. -Diagnóstico Os sistemas de informação process aware têm de mudar com o tempo para melhorar a sua performance, explorar novas tecnologias, suportar novos processos e adaptar a qualquer mudança ambiental. Assim, a fase de diagnóstico é a ligação entre a fase de validação e a nova fase de desenho. Como é ilustrado na figura 2.2, o ciclo de vida pode ser usado para identificar diferentes níveis de maturidade quanto aos sistemas de informação process aware. No início dos anos 90 a maioria dos sistemas de informação apenas automatizavam actividades individuais e eram alheios aos processos subjacentes.

28 10 Introdução Figura 2.2 Ciclo de Vida dos Sistemas de Informação [3] Apesar de cedo se trabalhar na automatização do Office, o primeiro sistema WFM que veio a ser comercializado foi apenas relevante por volta de 1993 (figura 2.2(a)). A meio dos anos 90 esta situação mudou e em 1998 muitos sistemas de WFM ficaram disponíveis (figura 2.2(b)). Nestes sistemas havia suporte à validação e desenho. Nos últimos cinco anos estes sistemas têm tido outras extensões, permitindo mais suporte durante o desenho e validação (figura (2.2c)). Embora a maior parte dos softwares BPM registe todo o tipo de eventos, esta informação não é usada para identificar problemas ou oportunidades para o melhoramento. Nos próximos cinco anos esta situação irá provavelmente mudar quando as técnicas de process mining ficarem disponíveis Linguagens de Representação Redes de Petri As Redes de Petri, por possuírem uma semântica formal, apesar da sua natureza gráfica, descrevem com eficácia processos dinâmicos seguindo sem ambiguidades o seu fluxo de trabalho, e adaptando-se bem a sistemas estruturados. Assim, será feita uma introdução à modelação de fluxos de trabalho através das redes de Petri [8]. Nas redes de Petri as tarefas são executadas para caso específicos, sendo classificadas como Case-Driven, onde os processos são divididos em três dimensões, a de recursos, a de controlo de fluxo e a de casos.

29 11 Dimensão de controlo de fluxo controla e identifica a ordem pelas quais as tarefas devem ser executadas, bem como os casos que lhes estão associadas. Dimensão de recursos gere os recursos (humanos e/ou não humanos), atribui responsabilidades de tarefas e distribui-los pelos vários sectores da empresa. Dimensão de casos controla casos específicos, fazendo a ligação entre as tarefas a serem executadas com os recursos apropriados à sua execução. Figura 2.3 As três dimensões do fluxo de trabalho Foi realizado um intenso estudo por parte de diversos investigadores, na análise das redes de Petri, com o intuito de encontrar padrões que modelizem as três dimensões de fluxo de trabalho. Como resultado, identificaram-se e classificaram-se padrões para cada uma dessas dimensões. Workflow Patterns Data Patterns Resourse Patterns.Control Flow Patterns.Data Visibility.Creation.Branching.Data Interaction.Push.Synchronization.Data Transfer.Pull.Repetition.Data-based routing.detour.multiple Instance.Auto-start.Concurrency.Control Flow Patterns.Trigger.Branching.Cancelation.Termination Tabela Padrões do Fluxo de trabalho Estes padrões podem ser utilizados como referência na análise entre distintos softwares existentes no controlo de fluxo de trabalho e podem ser consultados na página Web:

30 12 Introdução Assim, serão estudados e analisados nos próximos subcapítulos programas e linguagens que, para além de comportarem muitos destes padrões, deverão também ter outras funcionalidades que ajudem no tratamento de processos não estruturados UML- Unified Modeling Language Em meados da década de 1990, os "Três Amigos" (Grady Booch, Ivar Jacobson e James Rumbaugh) decidiram unificar os seus métodos de modelagem que se tornou popular na época. Os seus esforços foram iniciados no âmbito do "Rational Software Company" e, em seguida, mudou-se o esforço de um consórcio de UML para atrair o apoio de várias organizações de software principais. Em 1997, UML 1.0 foi dado então ao OMG (Object Management Group ) para definir e manter as especificações UML. [9] Unified Modeling Language (UML) é uma linguagem gráfica para a modelagem e desenvolvimento de sistemas de software. Os diagramas UML são comummente usados na discussão de todas as fases de desenvolvimento de software, desde a análise de requisitos, projecto, implementação e manutenção. O objectivo é o de modelar o sistema de software antes de o construir. Alguns exemplos de diagramas UML: Diagrama de Casos de Uso, Diagrama de Classe, Diagrama de Objectos, Diagrama de Estados, Diagrama de Actividades, Diagramas de Comunicação, Diagrama de Componentes, Diagrama de Implantação. UML serve então para modelar a estrutura da aplicação, comportamento e arquitectura, mas também de processos de negócios e estrutura de dados BPMN Business Modeling Notation O Business Process Management Initiative (BPMI), desenvolveu um padrão de Business Process Modeling Notation (BPMN). O BPMN 1.0 foi lançado ao público em Maio de [10] O objectivo principal do esforço do BPMN era fornecer uma notação que seja facilmente compreensível por todos os utilizadores de negócios, desde os analistas de negócio que criam os rascunhos iniciais dos processos, a técnicos responsáveis pela aplicação da tecnologia que irá executar as processos e, finalmente, para as pessoas de negócios que irão gerir e controlar esses processos. BPMN define um Diagrama de Processos de Negócios (BPD), que é baseado numa técnica de fluxogramas adaptados para a criação de modelos gráficos de operações de processo de negócio. Um modelo de processo de negócios, é então, uma rede de objectos gráficos, constituídos por actividades (ou seja, trabalho) ou por controlo de fluxos que definem a ordem de execução. Um BPD é formado por um conjunto de elementos gráficos. Estes elementos permitem o desenvolvimento fácil de diagramas simples intuitivos para a maioria dos analistas de negócio (por exemplo, um diagrama fluxograma). Os elementos foram escolhidos de modo a serem facilmente distinguíveis uns dos outros. Por exemplo, as actividades são rectângulos e as decisões são losangos. É de realçar que um dos motivos para o desenvolvimento da BPMN é a criação de um mecanismo simples para o desenvolvimento de modelos de processos de negócios, enquanto ao mesmo tempo ser capaz de lidar com as suas complexidades inerentes. A organização dos aspectos gráficos em categorias de notações específicas ajuda a lidar com

31 13 estes dois requisitos, proporcionando um reconhecimento fácil dos tipos básicos de elementos e, por conseguinte, a compreensão do diagrama. As quatro categorias básicas de elementos são: Flow Oblects Connecting Objects Swimlanes Artifacto XPDL- XML Process Definition Language XML Process Definition Language (XPDL) é estandardizado pelo workflow management coalition (WfMC) desde [11] Formalmente a trabalhar na WPDL, o WfMC cedo mudou a sua linguagem para XPDL quando decidiram usar o XML como sintaxe. XPDL é desenhado para responder à questão da definição de comunicação de processos. Desde a versão 2.0, o XPDL é explicitamente desenhado para permitir o armazenamento e troca de diagramas BPMN. Isto significa que existe uma correspondência de um para um entre um diagrama BPMN e a sua tradução em XPDL, incluindo a parte gráfica do BPMN. Tal como a versão 1.1 do BPMN XPDL tem o formato do desenho do processo, em oposição à linguagem de execução de processos como o BPEL. Por outras palavras aquilo que pode ser especificado pelo XPDL é estritamente o que pode ser especificado pelo BPMN. 2.4 Linguagens de Execução Sharepoint O SharePoint é o programa da Microsoft, de colaboração, gestão de documentos, informações e meio ambiente em geral. Muitas empresas utilizam o SharePoint para implementar sites departamentais e eventos específicos para grupos de pessoas onde podem partilhar informações e desenvolver trabalho em equipa. [12] Um site pode conter bibliotecas de documentos, tarefas, bibliotecas de formulários, agendas e outros dados específicos para o propósito do site O SharePoint possui também recursos de inteligência de negócios, sendo uma plataforma de informação onde grupos de pessoas colaboram entre si. O Workflow é então um requisito do SharePoint, porque a informação nele contida precisa de ser encaminhada. As tarefas do SharePoint oferecem também um destino para os fluxos de trabalho a atribuir aos membros de uma empresa. O Sharepoint oferece três níveis de personalização, em que a escala de conhecimento exigido aumenta à medida que se progride no nível: o primeiro é realizado através de

32 14 Introdução formulários de configuração do SharePoint, o segundo é realizado no SharePoint Designer, e o terceiro é feito via código. Como opções de criação de workflows, o SharePoint possui as ferramentas, Visual Studio e SharePoint Designer. O Visual Studio, oferece actividades típicas de negócio a implementar nos fluxos de trabalho para serem executados no SharePoint. No entanto, o SharePoint permite que os utilizadores com conhecimentos aprofundados na área do negócio, façam a personalização de vários aspectos do SharePoint. Assim, os fluxos de trabalho também podem ser projectados no SharePoint Designer. O SharePoint Designer inclui um conjunto de actividades semelhantes aos encontrados no Visual Studio e no fluxo de trabalho SharePoint. As actividades típicas de negócio também podem ser adicionadas ao SharePoint Designer. Contudo, agora o ambiente aqui encontrado é baseado em regras, if_then_else. O SharePoint Designer salva o fluxo de trabalho em formato XAML, que é carregado pelo WF e depois executado. Figura 2.4 Sharepoint Designer [12] Esta linguagem declarativa permite uma escrita num texto legível, visto ter um formato XML (extensible markup language). Assim, é possível abrir directamente um arquivo XOML, vê-lo e alterá-lo. Quando é criado um fluxo de trabalho pela primeira vez, o SharePoint Designer cria um novo arquivo XOML baseada nas etapas, condições e acções a declarar. Quando editamos um fluxo de trabalho, o SharePoint Designer recupera as etapas, as condições e acções que já tinha declarado. [12]

33 jbpm java Business Process Management jbpm (java Business Process Management) é um motor de WF implementado em linguagem Java que funciona sobre servidores JBoss na plataforma J2EE.Trata-se de uma solução open source, onde oferece um conjunto de ferramentas para gestão e interpretação de fluxos de trabalho. [13] jbpm oferece um modelo de programação orientado ao processo (jpdl), que combina linguagem Java com técnicas de programação declarativas. jbpm tem como entrada descrições de processos gráficos. Um processo é composto por actividades que estão relacionadas com transições. Os processos representam um fluxo de execução. O diagrama gráfico de um processo é usado como base para a comunicação entre membros não técnicos e técnicos. Figura Exemplo de um diagrama gráfico de um processo em jpdl [13] Cada execução de uma definição de processo é chamada de instância do processo e o jbpm gere as instâncias do processo. Algumas actividades são automáticas, como o envio de um , outras actividades podem ser estados de espera, como tarefas humanas ou a espera de um cliente externo para invocar um método de serviço. jbpm gere e mantém o estado do processo de execuções durante essas actividades de estado de espera. jbpm é baseado em PVM (Process Virtua Machine), que é o alicerce para suportar múltiplas linguagens de processos. Actualmente, o foco da jbpm é a expansão de linguagens de processo BPMN 2.0 e jpdl. [13] WSBPEL Web Services Business Process Execution Language WS-BPEL 2.0( Web Services Business Process Execution Language version 2.0)[11] é uma linguagem baseada em XML para descrever a composição do serviço Web em termos da construção dos serviço. O WS-BPEL é uma linguagem para especificar comportamentos de processos de negócio baseadas em serviços Web. Os processos em WS-BPEL exportam e importam funcionalidades usando exclusivamente interfaces de serviços Web. Os processos BPEL são usados por engenhos de execução que publicam os processos BPEL através de uma

34 16 Introdução interface de serviço Web. Assim, todos os processos BPEL compostos por serviços Web, são eles mesmos, um serviço Web que pode ser usado como componente de um processo BPEL de nível mais alto. BPEL fornece a linguagem para especificação de ambos os processos de negócio, executáveis e abstractos, compostos por serviços Web. Os processos abstractos de negócio são processos que estão parcialmente especificados e não têm a intenção de ser executados e assim apenas descrever o comportamento observável de um processo. Um processo executável, por outro lado, utiliza um processo abstracto com todos os detalhes operacionais concretos requeridos para que o processo possa ser executado por um engenho de execução BPEL. A análise formal da semântica do BPEL pode ser expressa e o controlo de fluxo do BPEL pode ser analisado pelas redes de Petri. A linguagem BPEL providencia a gramática para descrever processos de negócio arbitrários e complexos YAWL Yet Another Workflow Language A maioria das organizações vê as suas operações como processos. Nos últimos anos uma crescente variedade de tecnologias tem vindo a estar disponível à automação dos processos de negócio. Uma das críticas, que os padrões cedo encontraram, era a de que representavam conceitos isolados dos processos e não davam um guia para a forma que a linguagem devia tomar. Para responder a este problema, a linguagem YAWL foi desenvolvida (Yet Another Workflow Language).[14] Depois do desenvolvimento da colecção inicial dos padrões de fluxo de trabalho, as redes de Petri foram revisitadas em termos da sua aplicabilidade na especificação das dependências no controlo de fluxo. Enquanto alguns padrões podiam ser representados de uma forma directa, outros não eram assim tão fáceis de representar. Esta observação levou ao desenvolvimento do YAWL. No YAWL, as redes de Petri foram tomadas como ponto de partida e entendidas com uma construção dedicada para lidar com padrões, onde as redes têm dificuldade em expressar em particular padrões relacionados com o cancelamento, sincronização e múltiplas instâncias de execução concorrentes da mesma tarefa. Ao YAWL foi dada uma semântica formal baseada num sistema de transição de estados e, por isso, as suas redes não podem ser simplesmente mapeadas pelas redes de Petri. Desta forma, apesar do YAWL ser inspirado pelas redes de Petri, estas não podem ser vistas como um conjunto de notações abreviadas no topo deste formalismo. Para lidar com esta nova construção oferecida pela YAWL são necessárias abordagens de verificação específicas. Um formalismo que se mostrou particularmente útil para essa verificação, foram as redes reset. Estas redes são extensões das redes de Petri com a inclusão do conceito da reset arc, que permitem a inclusão do conceito de cancelamento ser expresso directamente. Depois da linguagem YAWL ser definida, foi criado um ambiente de suporte. Este esforço foi feito para demonstrar que era possível fornecer um suporte compreensivo aos padrões de fluxo de trabalho. Assim, o termo YAWL é sinónimo tanto do ambiente de suporte como da linguagem.

35 Declare A gestão contemporânea tem como suporte aos processos, ferramentas muito rígidas, como resposta à tentativa de automatização dos processos com a menor intervenção possível do homem. [15] Como é de conhecimento geral as empresas enfrentam dificuldades e constrangimentos, e quanto melhor e mais rápida for a adaptação e a capacidade de mudar, maior é a facilidade em ultrapassar desafios. Todavia, a disponibilidade para mudar rapidamente e eficazmente tem-se vindo a manifestar parca. As ferramentas actuais, segundo as quais as empresas se regem, são baseadas numa linguagem Imperativa. Por força desta linguagem a descrição de um processo pode ser bastante fastidiosa, pois é necessário descrever o sistema com bastante detalhe. Figura Abordagem Imperativa vs. Declarativa [15] Uma das críticas às linguagens baseada em regras, é a de existir falta de suporte ao utilizador, como a falta de métodos de análise a execuções passadas e de modelos de validação, etc., que as ferramentas actuais possuem. Assim, pode-se observar um paradoxo entre flexibilidade e suporte.

36 18 Introdução Figura 2.7 Balanço Flexibilidade vs. Suporte [16] Foi neste contexto, com o intuito de suplantar este paradoxo, que surgiu o Declare [16], baseado numa linguagem declarativa, nas fórmulas LTL (Linear Temporal Logic) e com apoio dos sistemas YAWL e da Ferramenta ProM. Logo, a linguagem declarativa e as fórmulas LTL vêm responder à exigência de um sistema mais flexível, e o sistema YAWL e ferramenta ProM vêm assegurar o suporte. YAWL é uma ferramenta de gestão de workflow que dá resposta a quase todos os padrões de workflow e nos quais é inspirada. O YAWL é naturalmente um sistema que lida bem com processos muito estruturados. O ProM é uma ferramenta de process-mining() e a sua função é a análise de execuções passadas. O YAWL e o Declare trabalham em conjunto, onde as partes estruturadas de um processo são executadas pelo YAWL enquanto, as partes não estruturadas são executadas pelo Declare. Assim, surge o Declare baseada numa linguagem Declarativa e nas fórmulas LTL (Linear Temporal Logic). Este novo formalismo aumenta a flexibilidade, pois é definido em regras segundo as quais os processos devem obedecer Ferramentas Para gerir o apoio à colaboração, foram estudadas quatro ferramentas (Zoho, GoogleSites+ Docs, Sharepoint e Sosius). O Zoho, GoogleSites+Docs e Sosius são todas elas ferramentas gratuitas, contudo, o Zoho foi estudado numa versão paga, pois a versão gratuita desta era bastante limitada a nível do conteúdo, podendo deste modo usufruir de mais funcionalidades relativas a esta área. O Sharepoint é uma ferramenta da Microsoft bastante completa e por isso de licença obrigatória. Uma vez que, a FEUP tem esta licença, foi aproveitado este serviço, para o seu estudo. Este foi feito, através da experiência de cada uma das ferramentas, incidindo nas funcionalidades que estas suportam nas áreas da gestão do conteúdo, gestão da actividade, e gestão da comunicação no apoio à colaboração e na gestão do Site. Os resultados deste estudo são apresentados no anexo B, e uma breve descrição das funcionalidades de cada uma das ferramentas será feita de seguida.

37 Zoho O zoho é uma ferramenta, na opinião do autor desta dissertação, bastante intuitiva, com todas as funcionalidades, necessárias a um bom trabalho de colaboração, não fosse o seu estado de desenvolvimento ainda em expansão e seria uma dos melhores ferramentas disponíveis na web Gestão Do Conteúdo O zoho possui diversas funcionalidades onde é possível adicionar documentos. Tendo um espaço orientado à gestão do conteúdo, com uma organização por pastas, com a capacidade de fazer upload de um ou mais documentos de uma única vez ou de criar documentos directamente no servidor, contendo controlo de versões e associação de tags para uma pesquisa posterior. Também é possível associar documentos a discussões, mensagens e tarefas. [17] Gestão da Actividade De modo a gerir a actividade dos utilizadores durante as várias fases do projecto o zoho fornece as seguintes funcionalidades: [17] Tarefas É possível criar tarefas associando membro(s), datas de inicio e de fim, e fóruns a essas tarefas. As informações aqui geradas serão utilizadas na criação do mapa de gantt, na actualização do calendário, e no lançamento de novos assuntos no fórum. Relatórios Gráfico de Gantt Figura Diagrama de Gantt do Zoho

38 20 Introdução Relatórios relativos aos utilizadores Fornece estatísticas baseadas nas tarefas (incluindo as tarefas abertas e completas) relativas aos membros do projecto. Calendário Possui um calendário onde é possível definir os objectivos a alcançar no espaço de semanas ou meses Gestão da Comunicação Com o intuito de suportar a comunicação, o zoho coloca à disposição dos utilizadores diversos serviços de apoio à: Discussão Possui uma caixa de correio, fórum e chat onde os membros podem trocar e discutir ideias e informações. Marcação de eventos Possui um espaço onde são definidas datas para reuniões, e onde os membros envolvidos são notificados automaticamente por . Informação da equipa Possui um espaço, Painel, onde os utilizadores podem consultar as actividades mais recentes do projecto (ficheiros, mensagens, actividades), notificações de tarefas a realizar e enviar mensagens à equipa Google Sites e Docs O Google Sites e o Google Docs, duas ferramentas da Google, formam em conjunto uma ferramenta de colaboração bastante completa. No Google Sites é possível criar sítios de colaboração, manter a informação actualizada, partilhar documentos de todos os tipos. As páginas criadas com esta ferramenta podem adaptar-se a muitas situações e necessidades que possam aparecer. No entanto, o Google Docs é utilizado para a partilha de documentos, sendo aqui feita a gestão do conteúdo Gestão do Conteúdo O Google Docs permite partilhar ficheiros criados directamente no servidor (Excel e Word) ou fazendo upload de um ficheiro em qualquer formato. Após o documento gerado no servidor é possível partilhar, exportar e agrupar documentos a uma pasta. A partilha dos documentos ou das pastas é feita pela escolha de pessoas ou grupos, dando permissão para ler, editar e eliminar. [18]

39 Gestão da Actividade Criar, atribuir e registar tarefa A opção Lista permite criar, atribuir e registar tarefas com três tipos de modelos de listas, Itens de acção, Lista de Problemas, Estado da Unidade, ou, a criação de um modelo personalizado. [18] Gestão da Comunicação Publicar Notícias Sendo possível a publicação de notícias em qualquer modelo de página, o mais usual é colocar este tipo de aplicações nos modelos de página Web, ou em Anúncios, funcionando como dashboard. Na edição de uma página é possível a utilização de mini aplicações com a finalidade de informar os utilizadores das últimas actividades efectuadas no site, mensagens recentes, itens de lista recente, actualização de ficheiros recentes ou de anúncios que se queiram fazer ou caixa de texto. Discutir Tema A opção anúncios está orientada à discussão e à troca de ideias entre os diversos membros da equipa conferindo a possibilidade de fazer comunicados, iniciar discussões, anexar ficheiros e adicionar comentários às mensagens. Assim, este modelo de página é um modelo com uma estrutura de Blog Sosius No Sosius, um projecto está sempre associado a uma pasta, pois nesta é possível criar todos os documentos e funcionalidades existentes. Numa pasta podem ser criados todo o tipo de funcionalidades ou documentos, sendo possível criar várias pastas podem-se criar vários projectos e subprojectos Gestão Do Conteúdo A gestão do conteúdo pode ser feita directamente no servidor em formatos Word e excel ou por upload de procura ou de drag and drop. Podendo guardar ficheiros em qualquer formato. A organização é feita por pastas podendo tanto estas como cada um dos documentos que as constituem serem partilhadas a um ou mais utilizadores com vários tipos de permissões (criar, editar, ler, eliminar). [19] Gestão da Actividade É possível criar e agendar reuniões, através das funcionalidades Calendário e Eventos, definindo os participantes, a data, as horas e o local. A atribuição de tarefas é realizada através da ferramenta Tarefas sendo aqui descritas, as características da actividade, pessoal envolvido, datas de início e de fecho, dependências, etc. A monitorização é feita ou pela

40 22 Introdução página principal onde aparecem duas listas para tarefas e eventos com as respectivas informações, ou abrindo mesmo as funcionalidades Calendário, Eventos, Tarefas). [19] Gestão da Comunicação O sosius apresenta várias funcionalidades que servem a informação, a discussão e a partilha de ideias:.o Blog, espaço destinado a partilhar informações e ideias..o fórum está orientado à discussão, contendo tópicos sobre os quais os utilizadores podem colocar as suas opiniões..o chat serve a conversação em tempo real, actualizada de 10 em 10 segundos, para troca de informações rápidas entre os utilizadores.um painel que recolhe as últimas actividades no Site Sharepoint De todas as ferramentas aqui analisadas, esta é aquela que maior número de funcionalidades de colaboração abrange, faltando em comparação com as outras apenas um chat de conversação para os utilizadores. Esta é também de longe a mais fiável, pois é uma ferramenta bastante utilizada no controlo do fluxo de trabalho, sendo por isso o seu estado de maturação bem mais desenvolvido Gestão Do Conteúdo O Sharepoint possui uma série de Bibliotecas de partilha de ficheiros, com apoio de funcionalidades especiais de gestão: Biblioteca de Documentos para partilhar documentos ou ficheiros, suportando funcionalidades tais como pastas, controlo de versões e saída. Biblioteca de Formulários para gerir formulário comerciais baseados em XML, como por exemplo, relatórios de estado ou notas de encomenda. Bibliotecas de Páginas Wiki quando se pretende ter uma colecção interligada de páginas wiki. As bibliotecas de páginas wiki suportam imagens, tabelas, hiperligações e ligações wiki. Bibliotecas de Imagens para a partilha de imagens com funcionalidades especiais destinadas à gestão e apresentação de imagens, como, por exemplo, miniaturas, opções de transferência e uma apresentação de diapositivos. Biblioteca de Diapositivos para partilhar diapositivos a partir do Microsoft Power Point ou uma aplicação compatível. As bibliotecas de diapositivos também fornecem funcionalidades especiais de localização, gestão e reutilização de diapositivos. Biblioteca de Gestão de Traduções quando se pretende criar documentos em vários idiomas e gerir tarefas de tradução.

41 Gestão da Actividade O Sharepoint possui para gerir a actividade, um calendário de marcação e visualização de reuniões, prazos e outros eventos futuros; um gráfico de Gantt relativamente às tarefas de cada pessoa; uma lista de controlo de problemas para observar a sua evolução do princípio ao fim; um inquérito para ser consultado por outros utilizadores do Web site Gestão da Comunicação Os utilizadores interagem e trocam informações, seja por, anúncios quando se pretende um local para partilhar notícias, estados e outras pequenas informações ou por contactos, quando se pretende gerir informações da equipa, clientes ou parceiros.

42 Capítulo 3 Descrição do Problema e Caso de Estudo Descrição do Capítulo Este capítulo aborda as diferentes tipos de Inovação segundo os manuais de Frascatti e de Oslo, com incidência na Inovação do produto, assim como, o caso de estudo Processo de ASGP e metodologia utilizada Processos de Inovação Nesta era, onde a partilha do conhecimento entre as empresas e estâncias governamentais é um facto desejável, servindo de base à inovação para prestar melhores serviços e condições de vida às pessoas, surgiu a necessidade de recolher informações relativas às actividades IDI, com estruturas e modelos de análise sobre a inovação [20]. Assim, a OCDE desenvolveu um conjunto de documentos conhecidos como Frascati Family, onde o principal objectivo é o de fornecer linhas de orientação conceptual e metodológica para a construção de indicadores de inovação, fiáveis e comparáveis, garantindo desta forma uma melhor harmonização de conceitos e práticas de classificação e contabilização a nível internacional. [21] Deste conjunto de manuais fazem parte: Manual de Frascati (OCDE 2002): Este documento apresenta-se como um standard para recolha de estatísticas de I&D e fornece um conjunto de definições e recomendações relativamente à classificação das actividades de I&D. [21] Manual de OSLO (OCDE 2005): Este documento fornece um conjunto de linhas de orientação para recolha e interpretação de informação sobre inovação de modo a torná-la internacionalmente comparável. [21] Partindo da identificação e exploração de oportunidades de mudança, surge o conceito de inovação, tendo como pilar o princípio de criação de valor. A Inovação vai traduzir-se numa implementação de solução bastante melhorada ou mesmo numa nova solução para a empresa, novo produto, processo, método organizacional ou de 24

43 Descrição do Capítulo 25 marketing, com o objectivo de reforçar a sua posição competitiva, aumentar a performance, ou o conhecimento. De acordo com o Manual de Oslo, distinguem-se quatro tipos de Inovação: Inovação do Produto Inovação do Processo Inovação Organizacional Inovação de Marketing A inovação do produto será estudada no próximo subcapítulo e será alvo de um estudo aprofundado nesta tese. 3.3 Inovação do Produto Definição: A introdução no mercado de novos ou significativamente melhorados, produtos ou serviços. Inclui alterações significativas nas suas especificações técnicas, componentes, materiais, software incorporado, interface com o utilizador ou outras características funcionais. (OCDE, 2005: pág. 48:156); As Inovações do Produto, podem utilizar novo conhecimento ou tecnologias novas ou basearem-se em novas utilizações ou combinações de conhecimento ou tecnologias existentes. (OCDE, 2005: pág 48, 157); O desenvolvimento de novas utilizações para o produto, com apenas pequenas alterações nas suas especificações técnicas, é considerada inovação. (OCDE, 2005: pág 48, 159) [21] Todas as empresas buscam a criação de valor, na procura da diferenciação de outras empresas no mesmo mercado, e a sua inclusão noutros. Deste modo, é apresentado Modelo da Cadeia de Valor das Actividades de IDI, que constitui um mapeamento das actividades de IDI, tendo em conta os processos de Inovação na criação de valor. Este modelo foi elaborado pela COTEC Portugal, no manual Identificação e Classificação das Actividades de IDI elaborado pelo INESC Porto [22]. É inspirado em ambos os manuais internacionais, Manual de Oslo (OCDE, 2005) e Manual de Frascatti (OCDE, 2002). Sendo, a Inovação do produto um dos principais modos de criação de valor numa empresa, e dado que nesta dissertação se deseja o estudo, também, dos processos colaborativos será dado a este, nos próximos conceitos que são comuns aos restantes processos de Inovação, maior importância. Uma vez que, a inovação do produto, como é previsível, exige quer um conhecimento do produto a melhorar, caso este exista, quer um conhecimento que servirá como base no desenvolvimento de um novo produto. Assim, os conceitos da partilha do conhecimento e da colaboração, de modo a produzir novo conhecimento, são a pedra de toque nos processos que podem levar à inovação do produto.

44 26 Descrição do Problema e Caso de Estudo Figura 3.1 Modelo da Cadeia de Valor das Actividades de IDI [22] Actividades da Gestão do Conhecimento Nestas actividades, pretende-se a disseminação do conhecimento existente na empresa e no exterior, pelos seus trabalhadores e associados, assegurando deste modo a valorização dos recursos humanos e o aumento do potencial na criação de valor. Actividades de Gestão de Ideias e Avaliação de Oportunidades A boa gestão do conhecimento criado permite que as ideias mais promissoras possam ser captadas, e, após uma análise dos recursos existentes e avaliação das oportunidades criadas, resultem numa proposta de valor. Feita a análise e selecção desta proposta está em condições de ser aprovada no sentido de dar origem a um novo projecto. Figura 3.2 Gestão das Ideias e Avaliação das Oportunidades. [22]

45 Descrição do Capítulo 27 Planeamento e Preparação do projecto Estas actividades têm como objectivo a transformação de pré-projectos em projectos reais, com grande nível de detalhe. Isto é conseguido, através de estudos do conhecimento actual (estado da arte), do grau de inovação (incerteza cientifica, originalidade, risco), do planeamento operacional e dos recursos, relativos ao projecto. Criação de Conhecimento O conhecimento é a base de qualquer processo de Inovação. A sua criação pode ser feita para o desenvolvimento de um novo produto ou para a resolução de problemas ou então pela pura curiosidade de descobrir e de aumentar o conhecimento numa dada área. Apesar de este trabalho incidir na elaboração de um novo produto, reconhece-se que todo o conhecimento é útil e aplicável dependendo das ideias geradas. Assim segundo o Manual de Frascatti, citado no Manual de Identificação e Classificação das Actividades de IDI [21]. Podemos dividir o grupo de actividades de I&D segundo três categorias: Investigação Fundamental Trabalho experimental ou teórico desenvolvido com o objectivo primeiro de adquirir novos conhecimentos que conduzam à compreensão da génese de fenómenos ou factos observáveis, sem que exista qualquer aplicação ou uso em vista Investigação Aplicada Investigação original, desenvolvida com o objectivo de gerar conhecimento, direccionado para a resolução de um problema prático, ou atingir objectivos concretos pré-determinados. Desenvolvimento Experimental Trabalho sistemático desenvolvido com a utilização do conhecimento gerado no trabalho de investigação já existente ou experiência, com o objectivo de produzir novos materiais, produtos ou aplicações, instalar novos processos, sistemas ou serviços ou para melhorar substancialmente os já existentes. Actividades de Aquisição de recursos Aqui estão incluídas as actividades de recursos sejam elas de natureza: Imaterial - aquisição de conhecimento sob a forma de patentes, invenções não patenteadas, relatórios de Know-how, marcas, que não entram directamente nas actividades de I&D. e de aquisição de serviços científicos ou tecnológicos ou outros, necessários às inovações de produto ou processo. Material aquisição de recursos materiais incorporados no capital, entendido como: a aquisição de maquinaria, bens de equipamento, terrenos, edifícios, software e documentação, bases de dados para utilizar por mais de um ano.. Assim, para a aquisição destes recursos, a empresa deve ter serviços de consultoria em Propriedade Intelectual (técnica e jurídica), actividades de construção, reparação, manutenção e instalação de infra-estruturas, para além de outras.

46 28 Descrição do Problema e Caso de Estudo Actividades de Preparação para a Inovação As actividades excluídas da classificação de I&D, necessárias ao desenvolvimento das inovações, inerentes a qualquer tipo de inovação, estão integradas neste subgrupo. Temos assim as actividades que se relacionam com a Inovação do Produto, aquelas que estão parcialmente excluídas de I&D, e as que se incluem nas fases finais no desenvolvimento do novo produto para a empresa e não para o mercado. Integram-se também neste tipo de Inovação, as actividades excluídas da classificação de I&D que são necessárias ao processo de Inovação mas que não contribuem para a resolução de um problema científico ou tecnológico ou não têm carácter original e por isso não podem ser consideradas actividades de I&D. Actividade de Preparação para a exploração O objectivo de qualquer processo de inovação só é alcançado, quando este é experimentado quer na empresa, quer no mercado. Assim para esta fase, e para Inovação do produto, tem como actividades a elaboração de documentação final (manuais de utilização, especificações finais ), teste do produto na empresa, etc. 3.4 Caso de estudo: Processos de desenvolvimento de ASGP Para analisar o impacto de diferentes ambientes colaborativos nos processos de inovação do produto, vai ser estudado a aplicação do processo de Engenharia de Sistemas no desenvolvimento de novos produtos, tal como é apresentado na unidade curricular de ASGP. Este processo é apresentado aos estudantes através de um guião [23] onde estão contempladas as fases do processo e é baseado numa versão condensada do processo de engenharia de Sistemas definido do Standard IEEE Na unidade curricular de ASGP (Análise de Sistemas e Gestão de Projectos) é pretendido que grupos de 9 a 10 alunos elaborem um projecto com características inovadoras, com potencial impacto positivo na sociedade em que nos integramos, e em que sejam também exercidas técnicas de trabalho de equipa e de gestão de projectos. O trabalho é organizado segundo o processo de Engenharia de Sistemas e SEP figura 3.3 e que podem ser consultados no guião Desafio ASGP Guião de Engenharia de Sistemas. Neste guião o trabalho foi organizado em três fases, sendo que na primeira se desenvolve a organização da equipa e nas segundas e terceira fases pratica-se o processo de Engenharia de Sistemas, elaborando o Conceito de Sistema e o Projecto Preliminar, respectivamente. preliminar. Fase 0 - Organização da equipa; Fase 1 Conceito do Sistema; Fase 2 Projecto

47 Descrição do Capítulo 29 A intensidade de esforço para as actividades de requisitos, Análise, Desenho, Implementação, Verificação e Operação têm diferentes intensidades para as fases de Conceito do Sistema e Projecto Preliminar e podem ser vistas na figura 3.4. Figura 3.3 Sistemas de Engenharia de Processos (SEP)(IEEE Std ) [23]. Na primeira fase - Organização da equipa - através da definição de regras de organização da equipa, da familiarização com a plataforma de trabalho colaborativo e das técnicas de planeamento e gestão de projectos pretende-se que os alunos criem as bases para o trabalho em equipa necessários ao longo de todo o projecto. Na fase 1 - Conceito do Sistema - onde o conceito do sistema deriva na sua essência ao conceito do sistema definido no IEEE Std , de modo a que os alunos aprendam os elementos principais deste conceito, nomeadamente nas actividades de Levantamento e Validação de Requisitos, Desenvolvimento e Validação de Arquitectura Funcional e Síntese de Sistema. Na fase 2 - Projecto preliminar - o SEP é repetido tal como na fase anterior, sendo que agora será dado mais ênfase aos aspectos da Arquitectura Funcional e de Síntese, segundo a definição do projecto preliminar do sistema no IEEE Std A figura seguinte situa o nível de detalhe, que se atingirá no final da terceira fase deste desafio de ASGP, relativamente ao processo completo: projecto preliminar do sistema.

48 30 Descrição do Problema e Caso de Estudo Figura 3.4 Ciclo de Vida e SEP IEEE (Std ) ligação [24]. 3.5 Metodologia do caso de Estudo De modo a analisar o impacto e a utilidade de diferentes funcionalidades disponibilizadas por ferramentas de trabalho colaborativo em actividades de desenvolvimento de novos produtos, foi utilizado um caso de estudo para a recolha de dados e posterior validação do problema enunciado. Desta forma, foram seleccionadas diferentes plataformas (com diferentes funcionalidades como descritas no capítulo 2- Sharepoint, Zoho, Sosius e GoogleSites+ Docs) para utilização pelas equipas de estudantes envolvidas na unidade curricular de ASGP. Estas ferramentas foram apresentadas e atribuídas às diferentes equipas de projecto (18 equipas no total, cada uma constituída por 8 a 10 estudantes). Com o intuito de tentar atingir os objectivos formulados para a dissertação este estudo de caso centrou-se nas três áreas de colaboração, gestão da actividade, gestão do conteúdo e gestão da comunicação, assim como na gestão do Site, de forma, a ter uma visão geral sobre as funcionalidades que uma ferramenta colaborativa deverá ter. Ao analisar o desempenho das diferentes equipas de projecto em ASGP, suportadas por diferentes ferramentas, e ao avaliar a satisfação dos estudantes envolvidos, poderemos identificar as funcionalidades e lacunas mais importantes nas ferramentas de trabalho colaborativo escolhidas. Os instrumentos utilizados para a recolha de dados, inquéritos preenchidos pelos estudantes envolvidos, foram definidos atendendo aos objectivos de estudo e ao posterior tratamento de resultados, onde se combinou a análise do autor e a análise de inquéritos sobre as ferramentas. Optou-se por este tipo de estudo, pelo facto, de permitir comparar a análise feita das ferramentas com uma análise baseada na experiência de utilizadores e, assim, chegar aos requisitos ditos ideais necessários à especificação do suporte à inovação do produto. A amostra foi seleccionada de acordo com a possibilidade de observar em tempo útil da elaboração da dissertação, a experiência dos alunos de ASGP no quadro dos objectivos desta unidade curricular, relativamente às quatro ferramentas aqui estudadas (Sharepoint, Zoho, Sosius e GoogleSites+ Docs). No próximo capítulo irão ser apresentados os resultados dos inquéritos e a respectiva análise. Com base nessa análise serão depois identificados os requisitos

49 Descrição do Capítulo 31 genéricos e especificadas as funcionalidades para uma ferramenta de suporte a processos de inovação do produto. Este esforço de especificação será o objecto do capítulo 5 da dissertação.

50 Capítulo 4 Análise dos Resultados 4.1 Descrição do capítulo No capítulo quatro, a partir das repostas obtidas no inquérito fornecido aos estudantes, a frequentar a Unidade Curricular de ASGP, inferem-se conclusões quanto à receptividade das ferramentas por eles experimentadas. Além disso, pretende-se perceber as características ideais de uma ferramenta colaborativa, assim como, aquelas que deverão ser implementadas Caracterização da Amostra dos Inquiridos O questionário apresentado no anexo C foi elaborado e fornecido no GoogleDocs, onde os alunos puderam responder. Assim num total de 173 alunos responderam 149 estando distribuídos pelos softwares da seguinte forma: Figura Caracterização da amostra 32

51 33 O questionário pretende analisar numa primeira fase, os pontos fortes e fracos das 4 ferramentas, num conjunto de funcionalidades que compõe a Gestão da Comunicação, Gestão Do Conteúdo, Gestão da Actividade e Gestão do Site. De modo a avaliar estas funcionalidades, as perguntas dirigidas a cada uma destas focaram o suporte que o software dava a cada uma e a importância/utilização que o aluno dava a esta funcionalidade para o desenvolvimento do seu projecto. Estas questões foram colocadas numa escala de 0 a 5 para o suporte, e de 1 a 5 para a Importância. Numa segunda fase, as perguntas foram feitas com vista a descobrir quais as funcionalidades que uma ferramenta de colaboração deve ter. Para isso, foi dada uma lista de funcionalidades onde era pedida uma classificação de 1 a 5 segundo a sua importância. Desta forma será também possível comparar a importância que estas tiveram no desenvolvimento do trabalho e a importância que estas deveriam ter segundo a opinião dos alunos, conseguindo assim, fazer uma avaliação mais concisa sobre o que está bem feito, o que poderá ser melhorado e o que deverá ser acrescentado em cada uma das ferramentas colaborativas. Estas duas fases são complementadas com perguntas abertas de modo a perceber se as respostas dadas pelos alunos são coerentes com as críticas e sugestões efectuadas por cada um deles Análise dos resultados Gestão da actividade Atribuição de Tarefas 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 3,92 3,48 3,32 3,41 3,89 3,69 2,96 2,63 Suporte Importância Figura 4.2 Gráfico da Média do Suporte à atribuição de tarefas e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software. O software que melhor se posiciona na Atribuição de Tarefas é o Sosius com uma avaliação de Bom, assim como o GoogleSites+ Docs (3,48) e o Sharepoint (3.32), embora o primeiro com uma média de 3,89 e por isso muito perto do Muito Bom (4). O único software a obter uma classificação de Razoável embora muito próximo do Bom foi o Zoho (2,96).

52 34 Análise dos Resultados Monitorização de Tarefas ,54 3,92 3,10 3,46 3,46 3,37 3,13 2,67 Suporte Importância Figura 4.3 Gráfico da Média do Suporte à Monitorização de Tarefas e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software. Os resultados em função do suporte e Importância na Monitorização de Tarefas seguem aproximadamente as mesmas tendências das da Atribuição de Tarefas, o que seria expectável pois estas estão intimamente relacionadas. Nota-se porém um pequeno decréscimo no suporte à monitorização em relação à atribuição de tarefa. É apenas de assinalar a passagem do GoogleSites+ Docs (3.54) a melhor software de suporte a esta ferramenta, face à descida do Sosius para (3.46). O Zoho para além de continuar com a pior classificação de Razoável ainda desce algumas décimas ficando com uma média de suporte de 2,67. Assim, lendo e comparando os valores dos gráficos 4.2 e 4.3 é possível afirmar que o suporte à monitorização é menor do que o da atribuição de tarefas resultando numa maior insatisfação dos alunos neste última funcionalidade Avaliação do esforço dos alunos no desenrolar do projecto 3,40 3,63 3,57 3,77 2,61 2,90 2,67 2,29 Suporte Importância Figura Gráfico da Média do Suporte à Avaliação do esforço dos alunos ao desenrolar do projecto e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software.

53 35 Neste capítulo onde se espera que a equipa se auto-regule por meios de avaliação do esforço de cada elemento, seja por meio de estatísticas, ou de gráficos (mapa de gantt), são dois os softwares que obtêm a classificação de Bom, o Sosius (3.57) e o GoogleSites+ Docs (3.40). As classificações de Razoável foram atribuídas ao Sharepoint (2.61) e ao Zoho (2.29). Fazendo uma análise da importância que esta funcionalidade teve no projecto em função do seu suporte, constata-se que em todos os softwares a importância que esta teve foi maior que o suporte existente, e que por isso esta é uma funcionalidade que vale apena ser melhorada. 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 3,46 3,77 Gestão da equipa 3,63 3,74 3,00 2,66 2,75 2,79 Suporte Importância Figura Gráfico da Média do Suporte à gestão da equipa e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software. Em termos da Gestão da Equipa os resultados mostram, mais uma vez, que o Sosius e GoogleSites+ Docs obtêm as melhores classificações situando-se no nível Bom. Enquanto o Zoho e o Sharepoint obtêm a classificação de Razoável, sendo de realçar o facto destes resultados estarem bastante parecidos com os da Avaliação do esforço dos vários elementos da equipa, o que pode demonstrar a ligação entre a gestão da equipa e o cumprimento das tarefas que lhes estão destinadas.

54 36 Análise dos Resultados Gestão da actividade 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 3,47 3,81 2,92 3,20 3,64 3,64 2,67 2,80 Suporte Importância Figura 4.6 Gráfico da Média do Suporte à gestão da actividade ao desenrolar do projecto e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software. Pelo que podemos observar através dos gráficos 4.2,4.3,4.4 e 4.5 o Sosius é o que fornece maior suporte à gestão da actividade, superando mesmo os valores respectivos à importância no desenrolar do projecto nas funcionalidades, Atribuição de tarefas e Monitorização de Tarefas. Por outro lado o Zoho é a ferramenta que contém indicadores mais baixos em todos os atributos com a excepção da Gestão da equipa cujo suporte ultrapassa ligeiramente os do Sharepoint. O Google Sites-GoogleDocs aparece em segundo lugar no conjunto das funcionalidades inquiridas, ultrapassando mesmo o Sósius na Monitorização de tarefas tanto no suporte como da importância. O Sharepoint obtém uma classificação média de 2,92 e 3,20 no suporte e importância respectivamente, apresentando este um comportamento muito semelhante ao do Zoho apesar de ligeiramente superior. É notória a diferença entre os grupos de softwares Sosius, GoogleSites+ Docs e Sharepoint, Sosius na Gestão da Actividade segundo os inquiridos, onde os primeiros apresentam um maior suporte a esta categoria.

55 37 Gestão da Comunicação Discussões 3,74 3,60 3,5 4 2,88 2,75 2,37 2,51 2,5 3 1,5 2 0, ,75 2,46 Suporte Importância Figura 4.7 Gráfico da Média do Suporte às Discussões e a Importância destas no desenrolar do projecto por software. No plano das discussões onde se engloba os Fóruns e os Blogs, nota-se um domínio claro do Sosius sobre as outras ferramentas colaborativas conseguindo esta uma classificação de Bom, com 3.74 aproximando-se do Muito Bom (4). Quanto às outras obtiveram uma classificação de Razoável com o GoogleSites+ Docs e o Zoho a aproximarem-se do Bom, com 2.88 e 2.75 respectivamente, enquanto o Sharepoint obteve uma nota um pouco mais baixa com Mesmo assim, é de assinalar que os alunos consideraram que o suporte dado a esta ferramenta foi suficiente, uma vez que, a importância desta no projecto é inferior ao apoio às discussões das ferramentas em causa. É também visível que se o suporte à ferramenta aumenta, e as suas características convidam ao seu uso, a importância desta no projecto aumenta, já se esta não for do agrado dos utilizadores é natural que estes o utilizem menos e consequentemente a sua importância decresça. 3,5 2,5 3 1,5 2 0,5 1 0 Chat 3,04 2,14 1,79 1,92 1,85 1,94 2,13 1,27 Suporte Importância Figura Gráfico da Média do Suporte ao Chat e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software

56 38 Análise dos Resultados Na funcionalidade conhecida por chat onde os diversos elementos da equipa podem trocar impressões rápidas em tempo real, estando inserido no comunicação síncrona, é interessante verificar que a único Software a ter uma classificação de Bom é o Zoho (3.04) mas o nível da sua importância não acompanha o seu suporte, sendo Utilizado com Regularidade (nível 2) aproximando-se dos níveis de utilização dos outros softwares. O Sosius, segue-se assim com uma avaliação de Razoável no suporte, enquanto, que os alunos do GoogleSites e Sharepoint consideram que estes tiveram Algum Suporte ao chat. O fraco desempenho do GoogleSites+ Docs neste âmbito é explicável, pois, o chat que os alunos avaliaram não era de facto utilizado por todos os elementos do grupo, dado que a sua utilização implica a inscrição no Gmail (Serviço de prestado pelo Google) onde esta está inserida. Já o resultado no Sharepoint deveria ser na verdade de 0, uma vez que, este não possui qualquer chat, o que leva a crer, que a utilização de alguns alunos neste software foi muito reduzida, resultando num conhecimento também ele reduzido nas funcionalidades que o Sharepoint tinha ao seu dispor. Estes resultados, sugerem também que a importância para o desenrolar do projecto não é muito relevante, pensa-se que este facto deve-se à utilização muito frequente de outras ferramentas com esta funcionalidade, como é o caso do msn Messenger, do Gtalk ou do Facebook ,69 3,56 3,12 2,29 3,60 3,83 3,58 3,17 Suporte Importância Figura Gráfico da Média do Suporte ao e a Importância deste no desenrolar do projecto No que respeita ao usado por cada um dos softwares, o Zoho, GooglesSites- GoogleDocs e Sosius obtiveram a classificação de Bom, sendo que destes três destacam-se o GoogleSites+ Docs (3.69) e o Sosius (3.60). O pior resultado foi obtido pelo Sharepoint, de Razoável, este resultado é entendido de existirem falhas na comunicação de alertas, como iremos ver de seguida na Gestão da Comunicação.

57 39 Painel de Notícias ,29 3,15 2,71 2,56 4,06 3,74 3,17 3,21 Suporte Importância Figura Gráfico da Média do Suporte ao Painel de Notícias e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software. Os resultados permitem então observar que os software com melhor apoio ao anúncio das últimas actividades e actualizações no site, realizadas no projecto, Painel de Notícias, é o Sosius, com uma avaliação de Muito Bom (4,06). Com a classificação de Bom ficaram o Google e o Zoho, 3.29 e 3.17 respectivamente, por sua vez o Sharepoint é o Software com pior performance neste campo, em que os alunos consideram ser suficiente (2,71) o suporte dado à prestação deste serviço Alertas de novos documentos 4,37 4,37 3,65 3,19 3,32 2,90 2,83 2,79 Suporte Importância Figura Gráfico da Média do Suporte aos alertas de novos documentos e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software. Relativamente ao alerta de Novos Documentos, é possível verificar que o Sosius é a ferramenta colaborativa que reúne as opiniões mais favoráveis na geração automática de avisos em consequência da colocação de um novo documento, tendo obtido a classificação de Muito Bom (4.37) no suporte a esta funcionalidade. Num segundo nível de performance Bom, está o GoogleSites+ Docs com 3,19 de média. No último patamar, mas com avaliações muito próximas do Bom e por sua vez do GoogleSites+ Docs, temos o Sharepoint e o Zoho obtendo ambas a classificação de Suficiente, com notas de 2.90 e 2.83 respectivamente.

58 40 Análise dos Resultados Alerta de novas discussões 3,43 3,66 2,25 2,31 2,51 2,46 2,54 2,33 Suporte Importância Figura Gráfico da Média do Suporte às alertas de novas discussões e a Importância deste no desenrolar do projecto, por software. Os resultados obtidos nos Alertas de Novas Discussões, revelam mais uma vez um maior suporte do Sosius às notificações automáticas, baixando neste índice, de Muito Bom para Bom (3.43), em comparação com o suporte ao alerta de novos documentos, facto que se repete aliás, com maior ou menor intensidade nas outras ferramentas colaborativas. Surgindo assim, os restantes sofwares, num último e único patamar correspondendo à classificação de Suficiente e com notas médias próximas umas das outras, tendo o Zoho obtido 2,54, o Sharepoint 2,51 e o GoogleSites+ Docs 2,25. Gestão da Comunicação 3,68 3,64 3,5 4 2,87 2,98 2,78 2,94 2,82 2,48 2,5 3 1,5 2 0,5 1 0 Suporte Importância Figura Gráfico da Média do Suporte à Gestão da Comunicação e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software. As funcionalidades estudadas nos gráficos 4.7,4.8 e 4.9 podem ser enquadradas na área da comunicação entre pessoas seja por tempo síncrono como é o caso do chat, ou assíncrono como é o caso do e das discussões onde se englobam o blog e o fórum. Assim é possível observar que a importância dada à comunicação em tempo real é inferior às comunicações assíncronas, em todos os softwares ao desenvolvimento do projecto. Isto acontece possivelmente devido ao encontro entre elementos da mesma equipa a trabalhar no projecto pelo software ao mesmo tempo ser aleatório e por isso usado ocasionalmente, e a comunicação assíncrona ser mais importante.

59 41 Nos gráficos 4.9, 4.10, e 4.11 foram analisadas funcionalidades que têm como função a apresentação das últimas actualizações e actividades realizadas no site, nomeadamente o Painel de Tarefas, e a notificação de novos documentos e discussões onde os avisos são dados via . Assim, é possível verificar que o Sosius é o software que melhor serve a Gestão da Comunicação, obtendo uma classificação de Bom (3.68) e as demais a classificação de Suficiente, sendo interessante verificar que o Zoho obtém no conjunto destes três softwares (Zoho, GoogleSites+ Docs e o Sharepoint) a melhor classificação de 2,94, estando muito perto do Bom, mas onde a importância dada é inferior ao suporte dado pela ferramenta, reflectindo principalmente as opiniões relativas ao Chat, onde este factor é muito evidente. O GoogleSites+ Docs segue logo a seguir ao Zoho com 2,87 no suporte e por isso também perto do Bom. O Sharepoint é a ferramenta que mais descontentamento apresenta nesta área com uma classificação de 2.48, justificando-se possivelmente, pela não existência de um chat onde 7 dos 41 alunos a utilizar este software fizeram menção à sua falta: Um chat online para os membros do grupo utilizarem. ; Um chat seria importante, dado que os membros podem comunicar em tempo real. ; Chats. Para entrar em contacto com os membros da equipe mais rapidamente.. Pensa-se que a não existência de um chat no Sharepoint prejudicou a imagem das restantes funcionalidades no domínio da Gestão da Comunicação, uma vez que não se observaram críticas às mesmas. É de realçar o facto, de no conjunto das funcionalidades analisadas no âmbito de Gestão da Comunicação, ser o Alerta de Novos Documentos por parte do Sosius que obteve a classificação mais elevada, tanto no suporte como na Importância/utilização, funcionalidade também ligada à Gestão Do Conteúdo. Gestão Do Conteúdo Organização de documentos 4,294,50 4,00 4,374,40 3,49 3,08 2,58 Suporte Importancia Figura Gráfico da Média do Suporte à Organização de Documentos e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software. Entre as funcionalidades avaliadas na área da gestão do conteúdo é a Organização Documental que os alunos dizem ter sido mais importante no desenvolvimento do seu projecto, com a excepção daqueles que utilizaram o Zoho. As melhores classificações foram obtidas pelo Sosius e GoogleSites+ Docs de Muito Bom, onde a primeira teve um valor absoluto de 4,37 e a segunda de 4,29. O Sharepoint obteve uma classificação de Bom, mais baixa do que as anteriores, não pelo modo como os

60 42 Análise dos Resultados documentos são organizados, mas por outros aspectos negativos em funcionalidades ligadas à organização de documentos, tais como, a edição online, e upload de documentos, como iremos ver de seguida. Em último encontra-se o Zoho com uma classificação de Suficiente (2,58), reflectindo a impossibilidade na criação de subpastas tornando a gestão do conteúdo pouco flexível, facto que é possível observar pelas críticas feitas pelos alunos do Zoho nas perguntas abertas, tais como, Não é possível criar sub-pastas limitando em muito a organização do trabalho, a pouca flexibilidade em modificar a estrutura e organização da documentação. 3,5 2,5 3 1,5 2 0,5 1 0 Edição On-Line 2,852,96 2,88 2,832,96 2,41 2,37 2,37 Suporte Importancia Figura Gráfico da Média do Suporte à Edição Online e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software. No suporte à edição Online, todas as ferramentas obtiveram a mesma classificação, a de Razoável, ainda que se possa fazer a distinção entre 2 grupos. O grupo constituído pelo Sosius e Sharepoint com as médias mais baixas de 2,37 e 2.41 respectivamente, e o grupo com as médias mais altas, do GoogleSites+ Docs (média de 2.85) e do Zoho (média de 2.83). Também as críticas à edição online nos 4 softwares são idênticas e devem-se sobretudo à lentidão do serviço no caso do Sosius, Sharepoint e GoogleSites+ Docs, e da má formatação na edição. São de destacar as críticas ao Sharepoint, na lentidão do serviço devido à obrigatoriedade de uma ligação VPN de modo a aceder ao Site quando fora da faculdade, esta crítica para além de afectar funcionalidades fora da Gestão Do Conteúdo é aqui que se manifesta mais devido à necessidade de uma maior velocidade de conexão como se pode imaginar. Exemplos de comentários: Alunos do Sosius : A edição de documentos on-line é bastante lenta e não tem muitas funções como têm o excel e o Word, ediçao online. algo lenta, Na edição de algum texto online em que após gravar o conteúdo de um texto a formatação aparece diferente daquela editada.. Alunos do Sharepoint: Lentidão imensa no modo de edição online, serviço impraticável. O facto de ao tentar-se editar um documento online o site pede outra vez o username e a password, por vezes mais do que uma vez, o que não é de todo funcional Alunos do GoogleSites+ Docs

61 43 Editor online de documentos. Bastante inoperante. ; Edição de documentos online, devido à diferença entre as ferramentas do Google Docs e as ferramentas usadas pelos alunos causa problemas na formatação dos documentos. Alunos do Zoho: Edição online porque a edição não corresponde à forma que queremos que o documento fique. Assim é possível concluir que a edição online é uma funcionalidade que apresenta várias falhas em todos os softwares e onde se torna desejável a melhoria deste serviço. 4,5 3,5 4 2,5 3 1,5 2 0,5 1 0 Controlo de versões 3,943,77 3,19 3,39 3,17 2,85 2,61 2,83 Suporte Importancia Figura 4.16 Gráfico da Média do Suporte à Edição Online e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software. Na avaliação ao controlo de versões é possível observar que o Sosius obtém a melhor classificação, de Bom com uma média de 3.94, estando por isso bastante próximo do Muito Bom (média de 4). Os restantes softwares encontram-se bastante distanciados do Sosius e apresentam entre eles classificações relativamente próximas e no mesmo escalão, Algum Suporte, sendo no entanto o Sharepoint aquele que tem a classificação mais baixa de 2,61 pelas mesmas razões da edição online onde os alunos se queixam da lentidão do serviço derivado da ligação VPN. O Zoho obteve a classificação média de 2,83,no meu entender, pelo facto de os alunos associarem esta funcionalidade à organização de documentos e onde estes são bastante críticos como já vimos neste item. No GoogleSites+ Docs é referido a desvantagem da não permissão do upload em simultâneo de uma outra versão de um documento por dois ou mais elementos, onde o Google Docs apenas guarda o primeiro sem que o segundo se aperceba que o seu documento não foi guardado. O Sosius apresenta neste capítulo a melhor classificação não tendo sido observado quaisquer reclamações sobre esta funcionalidade.

62 44 Análise dos Resultados 1,5 2 0, ,33 3,55 3,42 3,563,51 2,84 3,07 2,75 3,5 4 Gestão Documental 2,5 3 Suporte Importancia Figura Gráfico da Média do Suporte à Gestão Do Conteúdo e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software. Feita a análise das 3 funcionalidades organização de documentos, edição online e controlo de versões, verificamos que Sosius e GoogleSites+ Docs apresentam as melhores prestações gerais na Gestão Do Conteúdo, ainda que o Sosius tenha tido uma classificação relativamente superior ao GoogleSites+ Docs e as melhores classificações em 2 de 3 funcionalidades Organização de documentos e Controlo de Versões. O Sharepoint teve como principal desvantagem a obrigatoriedade do acesso ao site por VPN originando lentidão no serviço de download e upload de documentos, tendo sido por isso penalizado, não pelas suas características de gestão do conteúdo, mas por factores externos ao software. O Zoho foi fundamentalmente penalizado na organização documental, e uma vez que, esta foi a funcionalidade a que a generalidade dos alunos mais importância deu no âmbito do seu trabalho, é na opinião do autor desta dissertação, a ferramenta colaborativa mais em falta na Gestão Do Conteúdo.

63 45 Gestão do Site 4,5 3,5 4 2,5 3 1,5 2 0,5 1 0 Atribuição de permissões 3,83 3,50 3,25 3,29 3,12 3,31 2,71 2,75 Suporte Importância Figura Gráfico da Média do Suporte à Atribuição de Permissões e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software. Os três softwares Sosius, Sharepoint e GoogleSites+ Docs, obtiveram a classificação de Bom no suporte à Atribuição de Permissões, sendo que o Sosius tem a média mais elevada, com 3,83, estando perto do Muito Bom (4). Considerando os valores da Importância pode-se observar que estes mesmos softwares têm comportamentos idênticos, uma vez que, os valores no Suporte são superiores aos da Importância, levando a crer que o conjunto destes alunos considera que as características existentes na Atribuição de Permissões foi mais que suficiente no desenvolvimento dos seus projectos. Pelo contrário, o zoho apresenta características que contrariam os outros três softwares, pois a sua avaliação no suporte é de Suficiente (2,71) sendo inferior à Importância (2,75), o que revela que os utilizadores do Zoho acham que uma melhoria neste índice seria benéfica para os seus trabalhos.

64 46 Análise dos Resultados Informações 4,4 4,3 4,2 4,1 3,9 4 3,8 3,7 3,6 3,5 3,4 3,3 4,08 4,15 3,68 3,78 4,31 4,29 3,79 4,00 Suporte Importância Figura Gráfico da Média do Suporte às Informações (contactos da equipa) e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software. No campo da gestão da informação dos contactos e perfil dos vários participantes no projecto, pela observação do gráfico acima pode-se concluir que os softwares com melhor classificação, de Muito Bom são o Sosius (4.31) e o GoogleSites+ Docs (4.08) seguidos pelo Zoho e Sharepoint na faixa do Bom. É também possível observar que os alunos mais satisfeitos com a ferramenta neste campo foram aqueles que utilizaram o Sosius onde o Suporte desta é superior à importância dada para o seu projecto.todos os outros alunos fazem notar que melhorias na visualização e gestão dos contactos dos vários utilizadores seria desejável, uma vez que a importância desta se revelou Muito Importante no desenrolar dos seus projectos.

65 47 Personalização do Site ,73 3,83 2,37 3,05 3,34 2,86 1,92 2,38 Suporte Importância Figura Gráfico da Média do Suporte à Personalização do Site e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software. No suporte à Personalização do Site a máxima classificação é a de Bom e corresponde ao GoogleSites+ Docs (3,73) e o Sosius (3,34), o que se compreende, pois estes são aqueles que oferecem maior flexibilidade na construção do Site e na disposição das diversas funcionalidades pelo mesmo. Num patamar seguinte vem o Sharepoint, onde a classificação se encontra no Razoável com uma média de 2.37, e por último, encontra-se o Sosius, com uma classificação bastante baixa, onde os alunos que o utilizaram consideram que este tem apenas Algum Suporte à personalização do Site, onde também aqui o autor desta dissertação é da mesma opinião uma vez que, este apenas permite alterar a cor do site e pouco mais. Estatísticas do Site 3,63 3,77 3,5 4 2,71 2,90 2,37 2,5 3 1,78 1,5 2 0, ,75 2,67 Suporte Importância Figura 4.21 Gráfico da Média do Suporte às Estatísticas do Site e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software. De todos os gráficos até aqui analisados, este é aquele que no conjunto dos quatro softwares, apresenta classificações gerais mais baixas, surpreendendo também pelas diferenças entre o Suporte dado pelas ferramentas colaborativas e a Importância que as estatísticas parecem ter tido no projecto, denotando-se assim, um nível elevado de insatisfação dos alunos no que respeita às informações estatísticas prestadas pelo Site e onde estes acham que uma maior disposição destas informações seria proveitosa na gestão do Site e do projecto. Ainda assim, o GoogleSites+ Docs e o Sosius conseguem os melhores resultados

66 48 Análise dos Resultados no suporte, tendo estes Razoável, o Zoho (2.54) e o Sharepoint (2.78) obtêm as piores notas situando-se no nível em que os alunos consideram que estes apenas têm algum suporte nas Estatísticas. Gestão do Site 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 3,51 3,71 2,78 3,21 3,46 3,56 2,54 2,95 Suporte Importância Figura Gráfico da Média do Suporte à Gestão do Site e a Importância desta no desenrolar do projecto, por software. Considerando o conjunto das funcionalidades analisadas na Gestão do Site, as classificações mais altas, de Bom, no âmbito do suporte, foram atribuídas ao GoogleSites+ Docs (3,51) e ao Sosius (3,46), como seria de esperar, pois estas têm sempre nestas funcionalidades os melhores desempenhos. Já o Sharepoint e o Zoho encontram-se abaixo destas um nível tendo obtido ambas a classificação de Razoável, com 2.78 e 2.54 respectivamente. A funcionalidade a que mais atenção se deve prestar neste capítulo é a da Estatística pois não há nenhuma ferramenta colaborativa que tenha resultados que realmente satisfaçam os alunos e onde os resultados da importância para o desenrolar dos projectos são bastante mais altos face aos resultados do suporte. Nesta segunda fase, onde se pretende determinar que funcionalidades uma ferramenta colaborativa deve ter, foram dados aos alunos um conjunto de funcionalidades ligadas às áreas da Gestão Do Conteúdo, Gestão da Comunicação e Gestão da Actividade, com o intuito de verificar a qual destas áreas os alunos davam mais importância, e dentro destas as funcionalidades mais ou menos importantes. Deste modo, as funcionalidades estão repartidas pelas 3 áreas da seguinte forma: Gestão da Comunicação - Chat, Blog, Fórum, Painel de Notícias e . Gestão Do Conteúdo Gráfico de Gantt, Atribuição de Tarefas, Gestão de Pessoal, Monitorização do trabalho e Monitorização de tarefas. Gestão da Actividade - Workflow de Documentos, Organização de ficheiros, Download de ficheiros, Upload de ficheiros, Classificação de Conteúdos e Pesquisa de Conteúdos De forma a inferir se a utilização dos diferentes softwares influenciou a opinião dos alunos, quanto à relevância das diferentes funcionalidades apresentadas, foram calculadas as médias das respostas em função do software utilizado. Assim, os resultados individuais para cada um dos softwares, são apresentados nos gráficos 4.23, 4.24, 4.25 e 4.26 e 4.27 sendo estes colocados numa única vista para melhor comparação.

67 Zoho Sharepoint Google Soisus Figura Gráfico da Média da importância das várias funcionalidades por software. Zoho 3,83 3,96 3,96 4,17 3,67 3,92 4,17 4,42 4,46 4,33 4,5 5 3,88 3,63 3,13 3,25 3,33 3,63 3,5 4 2,50 2,5 3 1,5 2 0,5 1 0 Zoho Figura Gráfico da Média da importância das várias funcionalidades em função do Zoho.

68 50 Análise dos Resultados 4,5 5 Sharepoint 3,5 4 2,5 3 1,5 2 0, ,20 2,27 3,54 3,734,02 3,714,34 3,83 4,124,10 3,71 3,63 4,51 4,684,71 3,22 3,66 Sharepoint Figura Gráfico da Média da importância das várias funcionalidades em função do Sharepoint. 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 GoogleSites+ Docs 4,29 3,42 3,44 3,83 4,27 4,38 4,48 4,54 3,92 3,85 3,63 3,65 3,33 3,38 3,42 3,00 2,13 Google Figura Gráfico da Média da importância das várias funcionalidades em função do GoogleSites+ Docs.

69 51 Sosius 4,5 5 3,5 4 2,5 3 1,5 2 0,5 1 0 Sosius Figura Gráfico da Média da importância das várias funcionalidades em função do Sosius. Como se pode perceber pelos gráficos 4.23, 4.24, 4.25, 4.26 e 4.27 não se encontram diferenças substanciais na importância dada a cada uma das funcionalidades em função do software utilizado, constatando por isso que o software utilizado não influenciou significativamente a opinião dos alunos ou influenciou a todos da mesma forma. Este é um dado positivo, uma vez, ser possível utilizar toda a amostra sem ter de procurar possíveis respostas a determinados desvios, tendo por isso uma maior confiança na análise a efectuar. Com base neste pressuposto foi calculada a média de todos os alunos sem ter em conta o software em que trabalharam, observável no gráfico ,5 5 Geral 3,5 4 2,5 3 1,5 2 0, ,04 2,31 3,45 3,78 3,98 3,67 4,28 3,83 4,11 4,07 3,65 3,64 4,42 4,59 4,59 3,30 3,60 Geral Figura Gráfico da Média geral da importância das várias funcionalidades. As funcionalidades que obtiveram a classificação de Muito Importantes foram a Monitorização do trabalho (média de 4.11), Monitorização de tarefas (média de 4.07), Atribuição de Tarefas (média de 4.28) relativas à gestão da actividade, e Organização de

70 52 Análise dos Resultados ficheiros (média de 4.42), Download de Ficheiros (média de 4.59) e Upload de ficheiros (média de 4.59) relativas à gestão Do Conteúdo. Embora estas, tenham tido todas a classificação de Muito Bom, as funcionalidades com média mais alta são as relativas à Gestão Do Conteúdo. Estes resultados estão de acordo com os resultados obtidos no estudo do suporte e utilização das funcionalidades de cada ferramenta colaborativa, pois já aí se verificou que a maior preocupação dos alunos era o suporte à Gestão Do Conteúdo, tendo tido os maiores valores na importância/utilização no desenrolar do projecto em todas as funcionalidades analisadas, a organização de documentos (média mais alta do GoogleSites+ Docs de 4.50) como se pode ver no gráfico Também na Gestão da Comunicação como já ai se referiu a funcionalidade que mais importância foi atribuída foi o Alerta de novos documentos ligada à Gestão Do Conteúdo. As funcionalidades ligadas à gestão da Comunicação, que obtiveram a classificação de Importante foram, o Chat (média de 3.04), o Fórum (média de 3.45), o Painel de Notícias (média de 3.78) e (média de 3.98), estando este último no limiar do Muito Importante (nível 4). A posição relativa e as médias da importância destas funcionalidades confere mais uma vez com os resultados obtidos na avaliação por funcionalidade, tendo o Chat a média de 2.13 (gráfico 4.8), o Fórum a média de 3.60 (gráfico 4.7), o Painel de Noticias a média de 3.74 (gráfico 4.10), e o a média de 3.83 (gráfico 4.9). Apenas o valor da média do Chat se afasta um valor na escala, talvez porque os alunos na realização do seu projecto utilizaram outros softwares de suporte à comunicação instantânea, não obstante, acharem ser Importante o suporte das ferramentas colaborativas a este tipo de funcionalidade. Feita a análise dos resultados obtidos no gráfico 25 e a comparação destes resultados com os da primeira fase, pode-se concluir que a Gestão Do Conteúdo e a Gestão da Actividade, são os sectores que mais atenção uma ferramenta colaborativa deve dar, pois uma permite a troca de documentos e uma análise factual do trabalho produzido, e a outra a gestão de um grupo, através da designação de tarefas e datas de conclusão. Assegurados o bom funcionamento destas duas áreas, então num nível abaixo, aparece a Gestão da Comunicação, onde no fundo, através de trocas de ideias, com um nível de estruturação baixo pode produzir matéria prima na realização de documentos e onde os avisos via têm um papel fulcral no bom funcionamento da Gestão da Actividade. Em suma, a Gestão da Comunicação apesar de ser a área menos fulcral para o funcionamento de um grupo, a utilização desta permite a diferenciação e por isso a produção de valor acrescentado na realização de um projecto, e desta forma dar o lugar a possíveis inovações.

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72 Capítulo 5 Especificação do Suporte à Inovação do Produto 5.1 Descrição do Capítulo Neste capítulo será exposta a relação entre um ambiente colaborativo e a inovação do produto, tendo em conta o conceito de inovação do produto e a elaboração de um exercício de Engenharia de Sistemas realizado na cadeira de ASGP e apresentado nos subcapítulos 3.3 e 3.4 respectivamente. De seguida são apresentadas as funcionalidades/requisitos ditos ideais de uma ferramenta colaborativa. 5.2 A colaboração e a Inovação do Produto A actividade do desenvolvimento de um novo produto está intrinsecamente ligada à gestão do conhecimento. Esta actividade é normalmente desenvolvida por equipas que são escolhidas tendo em conta a experiência que cada elemento tem numa dada área e o potencial do conjunto na elaboração do novo produto, de forma a construir novas ideias e a solucionar possíveis problemas. Numa empresa, avaliam-se permanentemente novas oportunidades, segundo as directrizes dadas por, direcções, colaboradores, clientes, fornecedores, e/ou parceiros. A partir destas directrizes geram-se novas ideias para novos projectos. Para a elaboração destes e para uma melhor gestão dos recursos humanos/conhecimento, uma nova equipa é formada, segundo o conhecimento adquirido por cada num outro projecto, reutilizando-o e aproveitando-o para produzir um novo conhecimento. [23] 54

73 55 Figura 5.1 Processo da Gestão do Conhecimento [23] Uma vez que o conhecimento aqui mencionado é tácito, por isso, de difícil exposição e apreensão por parte de outro, também os processos inerentes à gestão deste conhecimento é inicialmente pouco estruturado. É pois, necessário um sistema que procure documentar ao máximo este conhecimento, permitindo, deste modo, uma fácil aprendizagem e difusão deste. No decorrer desta transição, os processos tornam-se mais previsíveis, e por esse motivo, mais estruturados. Existindo vários sistemas de controlo do fluxo de trabalho, [24] estes estão classificados segundo o seu nível de estruturação, fluxo de trabalho Ad Hoc, fluxo de trabalho de administração e o fluxo de trabalho de produção, tal como se pode ver na figura abaixo. Figura Classificação do fluxo de trabalho em função dos graus de Estruturação e Colaboração [24] O tipo de workflow que melhor se enquadra nas especificações da inovação do produto é o do tipo Ad Hoc, onde o grau de colaboração é máximo e o nível de estruturação é mínimo, estando incluídos aqui os sistemas Groupware ou Sistemas Colaborativos.

74 56 Especificação do Suporte à Inovação do Produto A elaboração de um novo produto, tal como no exercício de ASGP, é composto por uma equipa e está estruturado por fases. Assim, é possível inferir que este tipo de exercício necessita de cooperação para o bom funcionamento do grupo, partilha de conhecimento para produzir um novo conhecimento e uma organização do grupo no término das fases propostas. Estes conceitos estão intrinsecamente ligados entre si, e torna-se, por isso, necessário a existência de um sistema que fomente a produção de conhecimento, voltado para grupos dinâmicos e que apoie o fluxo de trabalho pouco estruturado. Iremos então ver como funcionam estes sistemas, que ferramentas possuem e de que forma podem apoiar a inovação do produto. Uma ferramenta colaborativa pode estar dividida em três áreas essenciais, à colaboração de uma equipa, que se indicam a seguir: a gestão da actividade, a gestão da colaboração e a gestão de conteúdos. Estas áreas não tendo linhas bem delimitadas, podem partilhar recursos e funcionalidades, como é desejável e seria de esperar. Figura Sistema de Suporte aos processos como ferramenta à colaboração [25] Como se viu anteriormente no exercício realizado em ASGP e nos processos de Inovação do produto, para a elaboração de um novo projecto é necessário a captação de ideias, que levarão a um conceito de um sistema. A equipa que se encontra a desenvolver o projecto, divide-se em sub equipas de modo a poder gerir melhor o esforço do trabalho e assim obter maior rendimento. Assim estas necessitam de uma plataforma colaborativa que lhes permita reunir os documentos gerados nas reuniões formais (actas, relatórios, etc.) e da informação que vão adquirindo nas várias áreas, para a actualização do conhecimento de todos. A necessidade da comunicação não presencial permite que os diversos elementos possam estar em espaços físicos diferentes, havendo, mesmo assim, discussão dos problemas e propostas do projecto. Estas são necessidades a que a gestão da comunicação e do conteúdo tentam dar as respostas. O funcionamento em equipas contempla uma gestão do trabalho, tendo estas normalmente responsabilidades e cargos de chefia dos diversos elementos, assegurando deste modo, o cumprimento de prazos e um melhor desempenho, em grupo, pelos vários subprojectos. Também aqui a possibilidade da atribuição de tarefas e de monitorização das

75 57 mesmas, em tempo real e fora de um mesmo espaço físico dos elementos em causa, são uma necessidade dos tempos de hoje. A estas exigências a gestão da actividade apresenta soluções. Destes requisitos, depreende-se que o suporte colaborativo deve ser dado a partir da internet, onde devem estar contempladas a gestão da comunicação, a gestão do conteúdo e a gestão da actividade. De seguida serão apresentados os requisitos/funcionalidades que cada uma destas áreas deve ter, identificadas no inquérito aplicado aos estudantes de ASGP Definição de Requisitos/Funcionalidades Com base, nas relações e benefícios descritas, entre a cooperação e Inovação do Produto, e na comparação das análises das ferramentas e dos inquéritos sobre as mesmas, irão ser traçados requisitos/funcionalidades para uma ferramenta de suporte à Inovação do Produto. Requisitos/funcionalidades relativos à gestão da Comunicação Assim, a comunicação entre as pessoas envolvidas num determinado projecto, a documentação deste fluxo de informação e das novas ideias geradas é um dos pontos fundamentais que um programa de colaboração deve ter. Para servir este propósito, há a necessidade de um tipo de comunicação que sirva a transmissão e recepção rápida de ideias, sem grande reflexão e que exige uma sincronia de tempo entre as pessoas envolvidas Comunicação Síncrona, e outro direccionado ao pensamento reflectido, sem constrangimentos de tempo, Comunicação Assíncrona. [26] Requisitos Comunicação Síncrona Comunicação Assíncrona Funcionalidades Chat Videoconferência Painel de Notícias Tabela Requisitos/funcionalidades da Gestão da Comunicação Chat Segundo os comentários dos estudantes, nos inquéritos relativos a esta ferramenta, a característica essencial que esta deve ter é a sua velocidade de operação, que deve ser quase instantânea (em tempo real). Apesar disso, na minha opinião, a possibilidade de guardar as conversas passadas de modo a poder reutilizar a informação aí produzida e a passagem de ficheiros através do Chat, são características que tornará a sua utilização mais útil. Funcionalidade Requisitos Chat Velocidade de operação quase instantânea (tempo real) Transferência de ficheiros Gravação das conversas Tabela Requisitos/Funcionalidades do Chat

76 58 Especificação do Suporte à Inovação do Produto Videoconferência Apesar de nenhum dos softwares estudados comportar esta funcionalidade e de apenas um aluno sugerir a sua inclusão, esta é uma ferramenta essencial para tornar a discussão mais próxima de um ambiente real (no mesmo local), permitindo também a possibilidade de efectuar reuniões em espaços físicos diferentes. Fórum Esta é uma funcionalidade que serve a geração de conhecimento pela discussão e pelo pensamento reflectido, pois permite que os utilizadores discutam sobre um determinado assunto por tempo indeterminado aumentando por isso a informação sobre o mesmo. Esta deve ter também um sistema de associação de tags, de modo a poder agregar a informação contida nos fóruns a outra do mesmo tipo. Funcionalidade Fórum Requisitos Capacidade de ter diversos tópicos de discussão Capacidade de colocar vídeo, e ficheiros Possibilidade de associar os tópicos a tags Possibilidade de pesquisa por tags, assuntos e metadata Tabela Requisitos/Funcionalidades do Fórum Painel de Notícias Funcionalidade que permite aos utilizadores perceber aquilo que se fez de novo no site, assim como tarefas próximas que têm de realizar. Deve-se poder, no entanto, decidir que informação deve aparecer neste painel, sob pena de aparecer demasiada informação que não é relevante e esta não ser imediatamente perceptível. Funcionalidade Requisitos Painel de Notícias Possibilidade de poder escolher as informações a ver Possibilidade de colar as informações por módulos e no espaço que se quer tal como no Sosius Tabela Requisitos/Funcionalidades do Painel de Notícias - De todas as funcionalidades dentro da gestão da comunicação esta é aquela que obteve maior importância no inquérito efectuado, pois é claramente uma funcionalidade indispensável nos dias de hoje e também nesta ferramenta colaborativa este deve estar incluído. Um dos principais problemas encontradas nesta ferramenta é o mapeamento de s, sendo por vezes muito difícil encontrar um dado . Assim torna-se uma funcionalidade que guarde s como um documento e este seja tratado como tal. Das ferramentas estudadas apenas o Sharepoint comporta esta funcionalidade.

77 59 Requisitos/funcionalidades relativos à gestão do Conteúdo A elaboração de um novo produto, por parte de uma equipa, exige a criação de documentos, sejam eles relativos a actas de reuniões, ao levantamento dos requisitos a esse novo produto, à organização do projecto ou a assuntos relacionados com o mesmo. Estes devem pois, para além de serem guardados, de uma forma intuitiva, também ter um modelo de agregação, selecção e relacionamento da informação, podendo assim ser revisitados para poderem ser reutilizados na produção de um novo conhecimento. [26] De modo a cobrir estas exigências é aqui exposto um conjunto de requisitos que as satisfazem. Requisito Gestão do Conteúdo Requisitos/Funcionalidade Download e Upload de Documentos Organização dos documentos Produção/edição de documentos online Workflow de documentos Tabela Requisitos/Funcionalidades da Gestão do Conteúdo Download de documentos Requisito/funcionalidade Download de documentos Requisito/funcionalidade Múltiplos ficheiro Drag&Drop Em qualquer formato Tabela Requisitos/Funcionalidades do Download de Documentos Para existir gestão de documentos, deve existir um modo como estes se colocam no espaço colaborativo e um modo de os extrair. Assim uma funcionalidade de Download e upload de documentos é imprescindível. Todas as ferramentas analisadas tinham este serviço, tendo apenas algumas funcionalidades mais, como é o caso do Sosius, onde havia a funcionalidade de drag & drop, que permite arrastar documentos directamente para a ferramenta (upload) ou para o computador (download), também deverá existir a possibilidade de fazer download/upload de múltiplos ficheiros numa só acção.

78 60 Especificação do Suporte à Inovação do Produto Produção/Edição Online Requisito/funcionalidade Produção/edição online Requisito/funcionalidade Ferramenta de Texto Ferramenta de Cálculo Ferramenta de Apresentação Ferramenta Gráfica Tabela Requisitos/Funcionalidades da Produção/Edição Online A produção online é importante, pois poupa o trabalho ao utilizador de ter de fazer download e upload de documentos, sempre que tiver de produzir algum, podendo-o fazer directamente na ferramenta colaborativa. Neste tipo de trabalhos em que as reuniões e a apresentação de ideias e de planos são uma constante, é necessário que a ferramenta tenha funcionalidades de produção de texto, de cálculo, de apresentação e de ambiente gráfico, próprios de um ambiente de colaboração e de gestão. Workflow de documentos Requisito/funcionalidade Workflow de documentos Requisito/funcionalidade Possibilidade de colocar documentos com validação obrigatória ou não devido a constrangimentos Atribuição de responsabilidades do documento Fluxo do documento pelas pessoas envolvidas Tabela Requisitos/Funcionalidades do Workflow de Documentos Numa equipa, tal como aconteceu nas dos trabalhos de ASGP, existem responsabilidades entre os diversos elementos, para a elaboração, a revisão e a validação de documentos. Assim, é importante que existam na ferramenta colaborativa elementos que apoiem esta ordem de trabalhos, de controlo e de visualização do mesmo. No entanto, alguns constrangimentos podem surgir, como a falta de algum elemento essencial ao processo, podendo ficar também ele parado em algum ponto e para que tal não aconteça, é importante que existam meios que possibilitem a alteração de responsabilidades para permitir que o processo se desenvolva naturalmente.

79 61 Classificação/Associação de documentos Requisito/funcionalidade Classificação/Associação de documentos Requisito/funcionalidade Pastas Metadados Assunto Tabela Requisitos/Funcionalidades da Classificação/Associação de documentos A gestão do conteúdo implica não só um modelo de organização de documentos, natural, por pastas mas também um modelo de agregação, selecção e relacionamento da informação. Para este fim, é de extrema importância a utilização de metadados; a identificação de um assunto por atributos de um dado (ficheiros, tarefas, s, post s de um blog, etc.), reunindo assim múltiplas actividades geradas na ferramenta colaborativa ao longo do tempo, unidas por um ou mais atributos em comum. Mais especificamente temos a marcação por tags, sendo estas palavra-chave(s) ou termo(s) associado(s) com uma informação que o descreve e permite uma classificação dessa informação, e são usualmente, escolhidas informalmente e como escolha pessoal do autor ou criador do item de conteúdos - isto faz parte de um esquema formal de classificação. Era também importante a possibilidade de uma pesquisa por conteúdo, tal como existe no Google, para a procura de páginas. Requisitos/funcionalidades relativos à gestão da Actividade O aumento da eficiência dos processos, é um dos principais objectivos da gestão da actividade procurando minimizar o tempo necessário para executar tarefas e consequentemente diminuindo os custos, através da redução da equipa ou com o aumento do volume de trabalho. Este objectivo é conseguido através do aumento da disponibilidade da informação, pela entrega das informações pela via electrónica, pela alocação automática de tarefas à equipa e pela monitorização automático do processo. Assim, a gestão da actividade deve ter ferramentas de: Requisito Gestão da actividade Requisitos/funcionalidades Atribuição automática de tarefas a uma equipa ou a um indivíduo Monitorização de tarefas Tabela Requisitos/Funcionalidades da Gestão da Actividade

80 62 Especificação do Suporte à Inovação do Produto Atribuição automática de tarefas a uma equipa ou a um indivíduo Requisito Atribuição automática de tarefas a uma equipa ou a um individuo Requisitos/funcionalidades Datas de início Datas de conclusão Descrição da actividade Possibilidade de encadear outras tarefas Possibilidade de poder criar tarefas com validações/decisões obrigatórias ou não Possibilidade de não existir dependência temporal entre as tarefas Tabela Requisitos/Funcionalidades da Atribuição de Tarefas a uma equipa ou indivíduo Na definição de responsabilidades pelos diversos membros da equipa, assim como as tarefas a que estão destinados e a gestão da actividade por processos, exige que o software comporte sistemas de atribuição automática de tarefas a uma equipa, contendo: datas de inicio e de conclusão, o responsável ou responsáveis, a descrição da actividade e a possibilidade de encadear esta com outras tarefas. O sistema de escalonamento de tarefas deve ser dinâmico de forma a acompanhar o estado real do projecto, devendo ter também, por isso, a possibilidade de não existir dependência temporal entre estas, assim como, poder criálas com validações/decisões obrigatórias ou não, adaptando-se assim as tarefas e os respectivos elementos envolvidos a constrangimentos, próprios de um sistema semi-estruturado. Monitorização de tarefas Requisito/funcionalidades Monitorização de Tarefas Requisitos/Funcionalidades Através de tabelas (listas, calendário) Através de Mapas métricos (gráfico de Gantt) Com Vista geral Com Vista por fases Com Vista por utilizador Tabela Requisitos/Funcionalidades relativos à Monitorização de Tarefas De modo a perceber se o projecto está a tomar o caminho delineado inicialmente e o comportamento dos seus intervenientes, a ferramenta colaborativa deverá ter elementos de monitorização de tarefas e dos seus elementos. Estas ferramentas podem ser apresentadas através de tabelas (listas, calendários) e mapas métricos como é o caso diagrama de Gantt, contendo uma vista geral e por fases do projecto, e ainda, uma vista por utilizador. Devem também ser incluídos métodos gráficos para uma melhor percepção e análise do esforço de trabalho por utilizador.

81 63 Apresenta-se agora um quadro com o conjunto das funcionalidades/requisitos descritas anteriormente. Requisitos/Funcionalida des Download e Upload de Documentos Classificação/Associação de documentos Produção/edição de documentos online Workflow de documentos Atribuição automática de tarefas a uma equipa ou a um indivíduo Monitorização de tarefas Chat VideoConferência Painel de Notícias Forúm Requisitos/Funcionalidade Múltiplos ficheiro Drag&Drop Em qualquer formato pastas metadados Assunto Ferramenta de Texto Ferramenta de Cálculo Ferramenta de Apresentação Ferramenta Gráfica Possibilidade de colocar documentos com validação obrigatória ou não devido a constrangimentos Atribuição de responsabilidades do documento Fluxo do documento pelas pessoas envolvidas Datas de início Datas de conclusão Descrição da actividade Possibilidade de encadear outras tarefas Possibilidade de poder criar tarefas com validações/decisões obrigatórias ou não Possibilidade de não existir dependência temporal entre as tarefas Através de tabelas (listas, calendário) Através de Mapas métricos (gráfico de Gantt) Com Vista geral Com Vista por fases Com Vista por utilizador Velocidade de operação quase instantânea (tempo real) Transferência de ficheiros Gravação das conversas Gravação das conversas Possibilidade de arquivar s como documentos Possibilidade de poder escolher as informações a ver Possibilidade de colar as informações por módulos e no espaço que se quer tal como no Sosius Capacidade de ter diversos tópicos de discussão Capacidade de colocar vídeo, e ficheiros Possibilidade de associar os tópicos a tags Possibilidade de pesquisa por tags, assuntos e metadata Tabela 5.13 Tabela com todos os Requisitos/Funcionalidades

82 64 Especificação do Suporte à Inovação do Produto Como auxílio à visualização de como as funcionalidades estão classificadas e agrupadas apresenta-se a seguir um diagrama de casos de utilização em UML. [utilizador] Figura Representação em UML- casos de utilização da ferramenta de suporte à inovação do produto

83 65 Estas funcionalidades têm o auxílio de serviços que, interagindo entre si, proporcionam aos utilizador(es) o trabalho em equipa. A arquitectura da ferramenta colaborativa e a respectiva interacção entre os seus serviços, podem ser vistas da seguinte forma. Figura Arquitectura do ambiente colaborativo [26] Cada utilizador liga-se ao site onde se encontram as ferramentas de colaboração necessárias à elaboração do projecto. Dispondo das mesmas funcionalidades, para a produção de novos documentos online, é possível a sua edição em conjunto por vários utilizadores em simultâneo.. Figura Interacção entre os serviços que compõe o sistema [26]

84 66 Especificação do Suporte à Inovação do Produto Estes serviços relacionam-se entre si e a sua relação depende das funcionalidades executadas. De qualquer modo, a utilização da ferramenta colaborativa, por parte de uma equipa, tem como objectivo a resolução de um problema. Este pode ser dividido em vários problemas mais pequenos até chegar à solução pretendida, podendo cada um ser considerado um estado de situação do projecto. Para isso, a sua discussão, a definição das tarefas a executar e a capacidade da reutilização do conhecimento anteriormente adquirido são actividades que, por serem preponderantes, devem ter mecanismos que levem de uma forma rápida e confiável à resolução de cada problema. Assim, tal como se pode ver na figura 5.6 perante um novo problema, são abertas novas discussões, produzidos novos documentos e novas tarefas são atribuídas. Cada um dos utilizadores pode ser notificado destas actividades por um sistema de alertas via . Estes também podem servir para a verificação do estado de trabalho, sendo no entanto disponibilizados funcionalidades específicas para a sua monitorização. O conhecimento adquirido durante as várias fases do projecto vai sendo guardado em arquivo, onde as informações são classificadas ou agregadas segundo um mecanismo de pastas, assunto, ou tags, para uma possível utilização futura no desenrolar de outro projecto. [26] Para o desenvolvimento desta ferramenta colaborativa onde se identificaram características gerais, relativas a uma ferramenta colaborativa, de apoio à Inovação do produto, seria necessária uma especificação mais detalhada sobre estes requisitos assim como a inclusão de outros relativos ao comportamento de software e do operador (velocidade de operação, fiabilidade, usabilidade, etc.).

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86 Capítulo 6 Conclusão e Trabalho Futuro Esta dissertação, tem como principal objectivo, especificar uma ferramenta de suporte a padrões relativos aos processos da Inovação, mais especificamente a processos de Inovação do Produto. No sentido de definir os requisitos e funcionalidades desta ferramenta, foi feito um levantamento bibliográfico, primeiro, para perceber qual o tipo de linguagem que melhor se adaptava, a um ambiente homem/máquina, onde se reflectissem, quer uma grande flexibilidade de comunicação entre estes dois intervenientes, quer um maior poder de decisão no homem. E, depois, foi feito o estudo de várias linguagens, serviços e ferramentas que melhor se enquadravam com esta exigência. Pode-se constatar, no subcapítulo da Perspectiva Social, que para se inovar, é necessário cooperação e partilha de conhecimento entre pessoas, onde a Internet desempenha um papel fundamental. De modo, a poder estudar com maior precisão e fiabilidade, inseriu-se nesta investigação um caso real, aproveitando o facto de no tempo de elaboração desta tese decorrer também a leccionação da Unidade Curricular de ASGP, onde os estudantes divididos em equipas de 9 a 10 elementos tinham como objectivo a elaboração de um novo produto, com auxílio de uma ferramenta colaborativa. Com a aprovação e cooperação dos docentes desta cadeira, as ferramentas escolhidas para o trabalho a realizar nesta, foram as mesmas que estavam a ser estudadas nesta dissertação (GoogleDocs - GoogleSites, Zoho, Sharepoint e Sosius). Assim, para ir ao encontro dos objectivos definidos neste estudo, foi elaborado um inquérito aos alunos, onde, se tentou perceber as funcionalidades e características que mais suporte tiveram nas ferramentas colaborativas, aquelas que deviam ser melhoradas e as que podiam ser introduzidas. Após o estudo, dos inquéritos, concluiu-se que as funcionalidades a que estes deram mais importância são aquelas que se inserem na gestão do Conteúdo pelo facto dos alunos produzirem documentos com bastante frequência que ficam disponíveis para acompanhamento e avaliação pelos docentes da cadeira. Com uma menor pontuação, apesar de ter a mesma importância, estão as funcionalidades ligadas à gestão da actividade, devido também às características do projecto, e, com menor grau de importância, com excepção do , aparecem as funcionalidades ligadas à gestão da comunicação, a que os estudantes dão menos valor. Estes resultados permitem perceber, que os estudantes, deveriam utilizar mais as funcionalidades ligadas à gestão da comunicação, porque os seus benefícios de 68

87 69 utilização são bastante relevantes no produto final. Estas implicam uma pesquisa mais enriquecedora do conhecimento da área relacionada, com uma maior confrontação entre os elementos, resultando possivelmente num produto mais inovador e com maior qualidade. Concluída a investigação e com base nesta foram extrapolados padrões de apoio à inovação, com incidência nos processos de elaboração de um novo produto. Estes processos seguem os parâmetros do trabalho semi-estruturado e do trabalho cooperativo, assim como, as recomendações internacionais dadas pelos Manuais de Frascatti e de Oslo como as dadas pela COTEC- Portugal e pela norma NP Com os padrões já estabelecidos, foram definidos requisitos e funcionalidades, que uma ferramenta colaborativa deverá ter, como por exemplo ajudar equipas que tenham como objectivo a Inovação do Produto. Pode-se então, dizer que o principal objectivo definido para esta dissertação foi alcançado no entanto, o autor, deste estudo, reconhece que o seu trabalho é apenas um dos alicerces na construção de uma ferramenta que comporte todos estes requisitos. A construção de uma ferramenta que inclua todos estes requisitos, aplicadas aos conceitos da Inovação, será o passo seguinte a este estudo, onde inerentes aos processos menos estruturados, como o são os da Inovação, se tentará superar o paradoxo, suporte/flexibilidade dado ao utilizador, em que o aumento de um tem como consequência a redução do outro. Esta problemática é bastante difícil de ser resolvida, não existindo até à data qualquer linguagem ou plataforma capazes de a solucionar. Até lá, os padrões apresentados nesta tese, são um bom de partida.

88 70 Referências [1] Hansman, R.J. & Kaliardos V.W, Semi-structured Decision Processes: A conceptual Framework for understanding Human-Automation Decision Systems", 1999 [2] A.Lídia "A medida e gestão do capital intelectual: O desafio da era do conhecimento", Valência,2000 [3] Will M.P. van der Aalst, "Business Process Management Demystified : A tutorial on Models, Systems and Standards for workflow management",2004 [4] Byron D., " TIBCO Staffware Process Suite : "Exhibit A" of thebenefits of Free standing BPM Software Offering Workflowand Straight - Through Processing ", TIBCO 2006 disponivel em: pela última vez em Julho de 2010 [5] Mamas E. "Enterprise Application Integration using MQSeries and Web services" disponivel em [6] "COSA BPM 5.7 Product Description", COSA, 2009 disponível em: [7] Grunbauer D., Weske M., Wil M.P., "Case Handling: A New Paradigm for Business Process Support"., Departamento de Gestão e Tecnologia, Eindhoven University of Technology, 2005 [8] Desrochers, Alan A. Robert Y. Al-Jaar, "Applications of Petri nets in manufacturing systems : Modeling, control, and performance analysis", New York : IEEE Press, [9] UML(Unified Modeling Language)(Free Web Tutorials). Disponível em pela última vez em Julho de 2010 [10] O.Martin, R.Jog, Popkin Software,"BPMN and Business Process Management: Introduction to the New Business Process Modeling Standard", 2003 disponivel em : visitado pela última vez em Julho de 2010 [11]Llatas, Carlos F. "Representación, Interpretacion y Aprendizaje de Fujos de Trabajo basado en Actividades para la estandrizacion de Vias Clinicas", Departamentos de Sistemas Informáticos e Computação, Universidade Politécnica de Valência,2009.

89 71 [12] E. Robert, "Understanding Windows Workflow Foundation", Disponivel em: visitado pela última vez em Julho de 2010 [13]jBPM - JBoss Community,"What does jbpm Do?". Disponível em : visitado pela última vez em Julho de 2010 [14]Arthur H.M.ter Hofstede, Wil M.P. van der Aalst, Michael Adams, Nick Russel, Modern Business Process Automation : YAWL and its Support Environment, Springer, [15] Helen Schonenberg,Maja Pesic,Wil M.P. van der Aalst," Declare : Full Support for Loosely Structured Processes,2007" [16] Helen Schonenberg,Maja Pesic,Wil M.P. van der Aalst "Declare Demo : A constraint based workflow Management System", 2009 [17]André Lopes, Gil Gonçalves, José Faria, Simone Sartori, "Ferramentas de apoio ao trabalho colaborativo", Março 2010 [18]Manuel López Caparros, Manual de GoogleSites: "Criando páginas y sítios Web colaborativos",2008 [19] "Sosius user Guide:Making the most of the power Sosius", Disponível em: visitado pela última vez em Julho de 2010 [20]"Os caminhos da Inovação: versão integral do Manual de Oslo", disponível em visitado pela última vez em Julho de 2010 [21] Manual de Identificação e Classificação das Actividades de IDI Cotec Portugal/Inesc Porto, 2007 [22] Américo de Azevedo, Gil Gonçalves, João Sousa, José Faria, "Desafio ASGP Guião de Engenharia de Sistemas", Versão de Maio de 2010 [23]Gouveia L. "Gestão do Conhecimento", Dezembro de 2002 [24]S. Leonardo, "Workflow", Faculdade Integrada do Recife, 2008 [25] José A. Faria, "Suporte a Sistemas de Trabalhos Semi-estruturados", Março de 2010 [26] B.Marcos, S.Flávia, "An Infrastructure to Support Development of Collaborative Project- Bases Learning Environments", Universidade do Rio de Janeiro,

90 72 Anexo A Tabela de Padrões de Workflow Padrões BPEL BPMN XPDL UML jbpm WWF Padrão 1 Sequence Padrão 2 Parallel Split Padrão 3 Synchronization Padrão 4 Exclusive Choice Padrão 5 Simple Merge Padrão 6 Multi-Choice Padrão 7 Synchronizing Merge Padrão 8 Multi-merge - +/- +/ /- Padrão 9 Discriminator /- - +/- Padrão 10 Arbitrary Cicles Padrão 11 Implicit Termination Padrão 12 Multiple Instances Without Synchronization Padrão 13 Multiple Instances With a Priori Design Time Knowledge Padrão 14 Multiple Instances With a Priori Runtime Knowledge Padrão 15 Multiple Instances Without a Priori Runtime Knowledge Padrão 16 Deferred Choice Padrão 17 Interleaved Parallel Routing +/ /- Padrão 18 Milestone /- Padrão 19 Cancel Activity Padrão 20 Cancel Case Figura Anexo A Avaliação das linguagens BPEL, XPDL, BPMN, UML, jbpm e WWF através dos padrões de workflow identificados. Esta avaliação teve como base o site Workflow Patterns Evaluations". Disponível em e a tese L.Ricardo "Análise de Sistemas para Especificação de Workflow baseados em XML", Universidade do Minho, 2006

91 73 Anexo B Tabelas de Funcionalidades /Ferramentas e a sua avaliação Gestão da Comunicação Zoho Sharepoint Sosius Google 1 Agenda (eventos ou compromissos) 1.1 Reuniões x x x x 2 Discussão 2.2 Forum x x x 2.3 blog x x x 3 Notificações automáticas 3.1 atribuição tarefas x x x x 3.2 novos documentos x x x 4 Painel 4.1 post's x x x 4.2 últimas alterações x x x 4.3 notícias x x x 5 Comunicação 5.1 x x x 5.2 messaging x x x Figura Anexo B.1 Avaliação das ferramentas colaborativas, Zoho, Sharepoint, Sosius, Google, através das funcionalidades que estas suportam na área da gestão da comunicação. Gestão do Site Zoho Sharepoint Sosius Google 1 - Gestão de utilizadores 1.1 permissões papéis pré-definidos x x x x grupos de utilizadores x 2 - Reporting 2.1 relatórios x 2.2 estatísticas x x x x Figura Anexo B.2 Avaliação das ferramentas colaborativas, Zoho, Sharepoint, Sosius, Google, através das funcionalidades que estas suportam na área da gestão do Site.

92 74 Gestão da Actividade Zoho Sharepoint Sosius Google 1 Gestão do projecto 1.1 workpackages ou fases x x x 1.2 Planeamento Vista calendário x x x x Vista de Gantt x x x 1.3 Situação global do projecto % concluído x x x x 1.4 Permissões x x x x 2 Gestão de tarefas 2.1 Lista de tarefas x x x x 2.2 Subtarefas x x x 2.3 Ligação a workpackages x x x 2.4 Atribuição individual x x x x equipa x x grupo x x x x 2.5 Privacidade tarefas privadas x x tarefas equipa x x tarefas públicas x x 2.6 Alertas automáticas / configuráveis x x x x atribuição tarefa / atraso /conclusão x x x 2.7 Permissões criar x x x x atribuir x x x x editar x x x x eliminar x x x x 3 Registo de execução 3.1 Tarefa x x x x 3.2 Registo de actividade por membro x x 3.3 Histórico Actividade por membro Figura Anexo B.3 Avaliação das ferramentas colaborativas, Zoho, Sharepoint, Sosius, Google, através das funcionalidades que estas suportam na área da gestão da Actividade.

93 75 Gestão Documental Zoho Sharepoint Sosius Google 1 Organização dos documentos 1.1 Pastas x x x x 2 Classificação de documentos 2.1 metadata x x 2.2 tags x x x 3 Carregamento de ficheiros 3.1 upload simples x x x x 3.2 upload múltiplo x x x x 3.3 drag & drop x x 4Tipos de documentos/conteúdos 4.1 ficheiros x x x x 4.2 s x 5 Criação e edição de documentos 5.1 directamente no servidor x x x x 5.2 wiki x x 6 Permissões 6.1 Âmbito (ou detalhe) ao nível de pasta x x x x ao nível do ficheiro x x x x 6.2 Operação consultar x x x x editar x x x x criar x x x x eliminar x x x x 7 Controlo de versões 7.1 sim/não Sim Sim Sim Não 7.2 numeração automática x x x Partilha de documentos 8 Privacidade 8.1 área privada x x x 8.2 áreas equipa x x x x 8.3 área pública x x 9 Associação de documentos a 9.1 tarefas x x 9.2 discussões x x x 9.3 mensagens x x 9.4 tags x x x 10 Pesquisa de documentos 10.1 atributos (nome, data, tamanho, autor, ) x x 10.2 no conteúdo (office, pdf, ) x 10.3 tags x x x 11Workflow 11.1 Estado do documento (aprovado, ) x 11.2 Workflow pré-definidos x Figura Anexo B.4 Avaliação das ferramentas colaborativas, Zoho, Sharepoint, Sosius, Google, através das funcionalidades que estas suportam na área da gestão Do Conteúdo.

94 76 Anexo C Questionário

95 77 III Gestão da comunicação Em cada uma das questões seleccione numa escala de [0 5], classificando o nível de suporte fornecido pela ferramenta (0-Não dá suporte;1-algum suporte;2-razoável;3-bom;4-muito Bom; 5- Excelente) e o nível de utilização em ASGP (0-Não utilizado;1-utilizado esporadicamente;2-utilizado com regularidade;3-utilizado sempre;4-muito utilizado; 5-Imprescindível) 1.1 Discussões * no suporte dado pela ferramenta 1.2 Discussões * na importância /utilização na realização do projecto 2.1 Chat * no suporte dado pela ferramenta 2.2 Chat * na importância /utilização na realização do projecto 3.1 * no suporte dado pela ferramenta 3.2 * na importância /utilização na realização do projecto 4.1 Painel de Notícias * no suporte dado pela ferramenta 4.2 Painel de Notícias * no suporte dado pela ferramenta 5.1 Agendamento de reuniões * no suporte dado pela ferramenta 5.2 Agendamento de reuniões * na importância /utilização na realização do projecto 6.1 Alerta de tarefas * no suporte dado pela ferramenta 6.2 Alerta de tarefas * na importância /utilização na realização do projecto 7.1 Alerta de novos documentos * no suporte dado pela ferramenta 7.2 Alerta de novos documentos * na importância /utilização na realização do projecto 8.1 Alerta de novas discussões * no suporte dado pela ferramenta 8.2 Alerta de novas discussões * na importância /utilização na realização do projecto Crítica/Sugestão: IV Gestão Documental Em cada uma das questões seleccione numa escala de [0 5], classificando o nível de suporte fornecido pela ferramenta (0-Não dá suporte;1-algum suporte;2-razoável;3-bom;4-muito Bom; 5- Excelente) e o nível de utilização em ASGP (0-Não utilizado;1-utilizado esporadicamente;2-utilizado com regularidade;3-utilizado sempre;4-muito utilizado; 5-Imprescindível) 1.1 Organização dos documentos * no suporte dado pela ferramenta 1.2 Organização dos documentos * na importância/ utilização na realização do projecto 2.1 Edição On-Line * no suporte dado pela ferramenta 2.2 Edição On-Line * na importância/ utilização na realização do projecto 3.1 Gestão de Versões * no suporte dado pela ferramenta 3.2 Gestão de Versões * na importância/ utilização na realização do projecto Crítica/Sugestão:

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