Projeto de uma ferramenta para Gerenciamento Eletrônico de Documentos Arquivísticos baseada em Software Livre

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1 Projeto de uma ferramenta para Gerenciamento Eletrônico de Documentos Arquivísticos baseada em Software Livre Giana Lucca (UFSM) Andrea Schwertner Charão (UFSM) Benhur de Oliveira Stein (UFSM) Resumo Em processos que envolvem estratégias da Tecnologia da Informação, a preocupação com a gestão de documentos é crescente, visto que estes constituem o principal repositório de informação das estruturas organizacionais. Neste contexto, este artigo apresenta o projeto de uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que alia conceitos da Arquivologia a tecnologias de Software Livre para Gestão de Conteúdo na Web, a fim de construir uma solução ao mesmo tempo eficiente e flexível para a gestão de documentos. Para projetar-se tal ferramenta, realizou-se um levantamento de requisitos permeando as diferentes disciplinas envolvidas e selecionou-se uma solução de Software Livre para servir de base à ferramenta de GED. Ao longo do artigo, discute-se os resultados destas diferentes etapas de projeto do software, culminando com a descrição do seu estado atual de desenvolvimento. Palavras-chave: Gerenciamento Eletrônico de Documentos; Software Livre; Gestão de Conteúdo; Funções Arquivísticas 1. Introdução A gestão de documentos tem se tornado um elemento cada vez mais importante no âmbito do planejamento estratégico da Tecnologia da Informação. Uma vez que a maior parte das informações vitais de uma organização estão contidas em documentos não-estruturados (SADIQ & ORLOWSKA, 1997), o gerenciamento eficiente destes torna-se um diferencial estratégico para o processo de gestão da informação e do conhecimento. Apesar da preocupação com a gestão de documentos estar crescendo, grande parte das soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) existentes possuem um alto custo de implantação e são sujeitas a licenças de software proprietárias, que restringem as liberdades de uso e adaptação das ferramentas (MACEDO, 2003). Além da questão econômica, outro fator restritivo para a adoção das ferramentas existentes é que nem todas as soluções disponíveis no mercado estão em consonância com os princípios arquivísticos de gestão de documentos (SANTOS; CHARÃO; FLORES, 2003). Estes princípios são parte do trabalho da Arquivologia, uma ciência de grande importância nos processos de gestão da informação, pois se preocupa com todo o ciclo de vida dos documentos que têm valor probatório ou histórico para as organizações. É papel da Arquivologia, através de seus instrumentos, garantir agilidade na recuperação de documentos e das informações neles registradas, assim como associar tempos de guarda e destinações aos diferentes tipos documentais. Nos últimos anos, os sistemas de Gestão de Conteúdo, utilizados em Intranets empresariais como ferramenta de manutenção de portais Web, vêm sendo utilizados como solução de GED devido à incorporação de funcionalidades como controle de workflow, controle de versões e 1

2 controle de acesso. Porém, estas ferramentas não foram usualmente projetadas considerando especificidades referentes à gestão de documentos. Neste contexto, o objetivo geral deste trabalho é desenvolver uma ferramenta de GED a partir da adaptação de um Software Livre existente para Gestão de Conteúdo (alternativa econômica e tecnológica às soluções proprietárias), de forma a incorporar instrumentos arquivísticos de gestão de documentos. Este artigo apresenta as etapas iniciais do desenvolvimento desta ferramenta e está organizado da seguinte maneira: a seção 2 apresenta uma breve revisão de alguns conceitos importantes que norteiam o projeto da ferramenta. A seguir, a seção 3 descreve a metodologia utilizada. A seção 4, por sua vez, apresenta o modelo de dados concebido com base nos fundamentos arquivísticos e na legislação arquivística brasileira, além da ferramenta de Gestão de Conteúdo escolhida para ser utilizada como base de desenvolvimento. Por fim, a seção 5 conclui o artigo, apresentando também as próximas etapas de desenvolvimento da ferramenta. 2. Conceitos fundamentais Esta seção aborda a gestão de documentos e as funções, instrumentos e métodos arquivísticos que lhe são associados, bem como as definições de Software Livre e as tecnologias de Gestão de Conteúdo, constituindo a base conceitual para o presente projeto Gestão de documentos e funções arquivísticas A gestão de documentos surgiu a partir da necessidade das organizações em gerenciar a informação que se encontrava desorganizada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação. Pode ser considerada como um conjunto de tecnologias utilizadas para assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos (SANTOS, 2002), que possibilitam fornecer e recuperar as informações contidas nos documentos de uma maneira eficiente e conveniente. Neste contexto, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos requer que se possua, em forma eletrônica, informações sobre os documentos registrados em qualquer forma ou suporte. Para Andrade (2002), trata-se ao mesmo tempo um método, um sistema e uma tecnologia para a conversão e processamento de documentos sob forma de informação eletrônica digital. Segundo Santos (2002), uma correta gestão de documentos está diretamente associada ao uso de instrumentos arquivísticos que facilitam a localização, o acesso a informações, o relacionamento com outros documentos e evitam o acúmulo de documentos desnecessários e/ou o descarte de documentos de valor. Esta preocupação deu origem aos sistemas de GED/A, que adicionam algumas particularidades aos sistemas de GED tradicionais, com o objetivo de auxiliar o tratamento de documentos de caráter arquivístico (THOMAZ & SANTOS, 2003). Documentos Arquivísticos são aqueles que, independente de sua forma ou suporte, contêm informação produzida ou recebida no decorrer das atividades exercidas por uma organização ou pessoa e que, segundo o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ (2004), possuem elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Segundo a abordagem conhecida como Arquivística Integrada, defendida por autores como Lopes (1997) e Rousseau e Couture (1998), a gestão de documentos arquivísticos deve contemplar todo o ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até sua destinação final. No Brasil, a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Artigo 8 (BRASIL, 1991), divide este ciclo de vida em três fases, relacionadas com a freqüência de uso e a importância do documento para a organização: Corrente, Intermediária e Permanente. Esta mesma divisão em fases é 2

3 chamada de Teoria das Três Idades por Rousseau e Couture (1998). Na fase corrente estão os documentos mais consultados e necessários para o funcionamento da organização, enquanto na fase intermediária estão os documentos pouco consultados, guardados por razões legais ou administrativas. Já na fase permanente estão aqueles documentos que têm valor probatório ou informativo, que por isso devem ser guardados permanentemente. De acordo com Rousseau e Couture (1998), existem sete funções arquivísticas a considerar: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão dos arquivos. Neste trabalho, dedica-se especial atenção às funções de classificação, avaliação, descrição e difusão. A Classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir um referencial para a sua recuperação. Pode ser realizada segundo um método estrutural (conforme a estrutura administrativa da entidade produtora), funcional (conforme as funções desempenhadas pela entidade produtora) ou por assunto (conforme o conteúdo dos documentos e suas relações com as atividades desempenhadas pela entidade produtora). Os instrumentos utilizados no processo de classificação são: o Plano de Classificação, utilizado para arquivos correntes e intermediários e o Quadro de Arranjo Documental, utilizado para arquivos permanentes. Ambos são muito semelhantes, sendo diferenciados apenas pela forma como os níveis e subníveis são denominados. Ambos os instrumentossão representados hierarquicamente, através da divisão dos conjuntos de elementos em níveis e sub-níveis (classes, subclasses, grupos, sub-grupos, séries, sub-séries, dossiês, etc.), distinguindo-se os diferentes tipos documentais. A Avaliação é a atividade de definir os prazos de guarda e destinação dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente, com vistas a garantir o acesso à informação a todos que dela necessitem. O instrumento que apóia a avaliação é a Tabela de Temporalidade, cuja estrutura básica deve necessariamente contemplar a classificação do documento, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final eliminação ou guarda permanente e um campo para observações necessárias a sua compreensão e aplicação. De acordo com Lopes (2000), a Descrição é proveniente dos processos de classificação e de avaliação. Deve ainda ser aliada à definição de um conjunto de metadados que representem as informações que identificam o acervo arquivístico e explicam o seu contexto. Metadados, segundo Takahashi (2000, p.59), são dados que descrevem outros dados. Por exemplo: em um formulário para catalogação de um documento, pode existir um campo para informar a data de criação deste documento, constituindo um metadado. Assim, metadados representam uma forma eficiente para solucionar problemas de localização, recuperação e acesso, visto que permitem documentar e organizar os dados de forma estruturada. Por fim, a Difusão tem por objetivo tornar os documentos acessíveis e promover sua consulta. Pode-se dizer que um instrumento que auxilia o processo de difusão é o Mapa de Localização, o qual agiliza a recuperação dos documentos por possuir, detalhadamente, a localização física dos documentos, já classificados e arquivados. Este mapa deve ser organizado de forma hierárquica, em conformidade com as especificidades de cada organização, numerando-se, por exemplo, salas, estantes, gavetas, caixas, entre outros Software Livre De maneira geral, o conceito de Software Livre se refere a programas de computador que podem ser livremente executados, copiados, distribuídos, estudados, modificados e aperfeiçoados pelos seus usuários. Para garantir estas liberdades, todo Software Livre tem seu 3

4 código fonte aberto e disponível. Conforme a Free Software Foundation FSF (2006), Software Livre é uma questão de liberdade de expressão e não apenas uma relação econômica. Isto explica o fato de existir Software Livre que é comercializado, e software proprietário que é distribuído gratuitamente. O que está em jogo é, principalmente, a flexibilidade e a independência tecnológica. Estas características podem constituir um diferencial estratégico para qualquer organização, o que justifica a escolha de uma ferramenta de Software Livre como base para o desenvolvimento deste trabalho Gestão de conteúdo Conteúdo, no contexto de uma organização, é toda e qualquer informação que seja relevante para a instituição e para os seus integrantes, enquanto Gestão de Conteúdo (GC) é o nome dado às tecnologias, ferramentas e métodos usados para captar (criar), gerenciar (revisar/editar/aprovar), armazenar, preservar (arquivar) e distribuir (publicar) conteúdo pela empresa (LAPA, 2004). O objetivo da Gestão de Conteúdo, segundo Mari (2004), é compartilhar documentos de maneira rápida e fácil utilizando um navegador Web dentro da Intranet da empresa ou mesmo na Internet. É o que dá suporte para as pessoas interessadas encontrarem as informações e transformá-las em conhecimento. Então, pode-se dizer que é semelhante a um sistema de GED, mas com a sofisticação e acessibilidade da Web. Segundo Bax (2003), a GC engloba o ciclo de vida completo de edição, armazenagem, disseminação e controle de versões de conteúdos e possui algumas funcionalidades essenciais, que caracterizam o conceito e que se desenvolvem à medida que novos produtos de mercado chegam à maturidade: Gestão de usuários e dos seus direitos (autenticação, autorização, auditoria); Criação, edição e armazenamento de conteúdo em formatos diversos (html, doc, pdf etc); Uso intensivo de metadados (ou propriedades que descrevem o conteúdo); Controle da qualidade de informação (com fluxo/trâmite de documentos ou controle de workflow); Classificação, indexação e busca de conteúdo (recuperação da informação com mecanismos de busca); Gestão da interface com os usuários (atenção à usabilidade, arquitetura da informação); Gestão de configuração (gestão de versões). Todas estas características também são desejavéis em um sistema de GED, o que motivou a utilização e adaptação de um Gerenciador de Conteúdo baseado em Software Livre para construir uma ferramenta que auxilie na gestão de documentos, levando em consideração os princípios arquivísticos. 3. Metodologia A primeira etapa de qualquer projeto de software está no levantamento de requisitos e na definição de um modelo de dados conceitual. Após estas primeiras etapas, deve-se selecionar as tecnologias e ferramentas que serão utilizadas para o desenvolvimento. Sendo assim, este trabalho iniciou pesquisando-se na literatura arquivística e nas bases legais os requisitos desejáveis em sistemas deste tipo. A partir do conhecimento adquirido e das informações coletadas, a segunda fase consistiu em estruturar uma proposta de modelo de dados que poderia ser utilizada para adaptar um Gerenciador de Conteúdo existente. Por fim, selecionouse um Gerenciador de Conteúdo baseado em Software Livre que pudesse ser adaptado a fim de incorporar o modelo de dados proposto, e então iniciou-se o desenvolvimento 4

5 propriamente dito. 4. Etapas e resultados do projeto da ferramenta Esta seção detalha as principais etapas de projeto da ferramenta de GED e apresenta os resultados obtidos em cada etapa. Ao final, descreve-se o estado atual de desenvolvimento da ferramenta Levantamento de requisitos e definição de um modelo de dados O levantamento de requisitos é uma etapa do processo de desenvolvimento de software onde são identificadas as necessidades dos usuários do sistema a ser desenvolvido, suas expectativas, as atividades que estes esperam que sejam automatizadas ou facilitadas e as informações que desejam receber do sistema. As fontes consultadas para o levantamento de requisitos para este sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Arquivísticos foram principalmente: O Artigo 3º da Resolução Nº 20 do CONARQ (BRASIL, 2004), que define requisitos funcionais e não funcionais, bem como os metadados necessários para um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos; A especificação MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records (EUROPEAN ARCHIVES, 2001) uma especificação de requisitos e metadados para sistemas de gerenciamento de documentos de arquivo, atualmente utilizado como referência por vários países; A norma ISAD(G) Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 1998) que define metadados descritivos que devem estar presentes em um sistema de classificação de arquivos; A norma ISO /2003 Dublin Core Metadata Element Set (INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION, 2003) um padrão de catalogação composto por um conjunto de quinze descritores/metadados. A fim de delimitar a abrangência do sistema, decidiu-se que, nesta primeira fase do desenvolvimento, a ferramenta contemplará os instrumentos arquivísticos mais importantes citados anteriormente: o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade e o Mapa de Localização. Seguindo a corrente da Arquivística Integrada, a ferramenta permitirá que qualquer documento, independente da fase que se encontre, possa ser classificado e gerenciado pelo sistema. Com base no levantamento realizado e na definição da abrangência da ferramenta, elaborouse um diagrama de classes inicial a ser utilizado pelo sistema, representado em linguagem UML (Unified Modeling Language). Esta linguagem consiste basicamente em diferentes elementos visuais, através dos quais pode-se construir diagramas gráficos que representam diversas perspectivas de um sistema (BEZERRA, 2002). A UML serve tanto para especificar, visualizar e documentar como para construir componentes de um sistema. O diagrama elaborado, apresentado na Figura 1, indica as classes de objetos relevantes no escopo do sistema, bem como suas inter-relações Seleção da ferramenta A ferramenta escolhida para servir de base ao desenvolvimento foi Plone (PLONE FOUNDATION, 2006), um dos mais populares e poderosos Gerenciadores de Conteúdo disponíveis atualmente sob uma licença de Software Livre. Segundo Bax (2003), trata-se de uma solução poderosa e flexível por ser totalmente personalizável e modular. Plone é uma 5

6 ferramenta multi-plataforma (disponível para diferentes operacionais) e pode ser usada na Intranet ou Internet, em sistemas para publicação de documentos ou como ferramenta para trabalho colaborativo em organizações geograficamente distantes. Figura 1 Modelo de dados preliminar definido para a ferramenta Dentre os recursos disponibilizados por esta ferramenta, pode-se destacar: gerenciamento de usuários (papéis, grupos, permissões); possibilidade de estender os tipos de conteúdo publicáveis (por padrão permite a criação de documentos, notícias, eventos, fóruns, tópicos); busca por texto integral ou metadados específicos; possibilidade de alterar a apresentação/aparência das telas; workflow por tipo de documento; possibilidade de desfazer modificações realizadas. Plone funciona sobre o Servidor de Aplicações Zope (ZOPE CORPORATION, 2006). Este servidor é basicamente composto por um banco de dados transacional orientado a objetos (ZODB), um servidor Web (ZServer) e duas linguagens para definição de modelos de páginas Web (DTML e ZPT). Com isso, Zope permite que a manipulação (inclusão, alteração, visualização, etc.) dos diferentes tipos de objetos armazenadas no banco de dados seja feita através de páginas Web geradas dinamicamente pelo servidor Web, a partir de modelos especificados através das linguagens acima citadas. Plone utiliza o mecanismo descrito acima para prover suas funcionalidades, definindo um conjunto básico de objetos e modelos de páginas. Para permitir a criação de novos tipos de conteúdo, Plone dispõe de ferramentas auxiliares que permitem, a partir de um diagrama de classes, gerar um novo tipo de objeto (conteúdo) para classe do diagrama, além de gerar os modelos de formulários Web para inclusão e edição dos novos conteúdos. 6

7 4.3. Estado atual do desenvolvimento A plataforma Plone/Zope está sendo atualmente utilizada no desenvolvimento da ferramenta de GED projetada. No momento, os esforços estão concentrados na criação de novos tipos de objetos contidos no modelo de dados apresentado na seção 4.1. A Figura 2 exemplifica duas das páginas Web geradas via Plone para as classes Tipo Documental e Documento. Estas páginas permitem a inclusão de novos tipos documentais e documentos no banco de dados. Figura 2 Páginas geradas para inclusão de Tipos Documentais (esquerda) e para Documentos (direita) 5. Conclusão Neste artigo apresentou-se o projeto de uma ferramenta de GED baseada em princípios arquivísticos de gestão de documentos, concebida de forma a aproveitar os recursos de uma ferramenta de Gestão de Conteúdo Web disponível como Software Livre. Acredita-se que a exploração conjunta destas características possa constituir um diferencial estratégico para diferentes estruturas organizacionais, aliando eficiência, flexibilidade e independência tecnológica. O desenvolvimento da ferramenta projetada já iniciou, como visto na seção 4.3. Restam, no entanto, várias etapas a cumprir, incluindo o aprimoramento dos formulários, o desenvolvimento de relatórios gerenciais e os testes iniciais da ferramenta. A partir disto, pretende-se realizar, através de um estudo de caso, uma avaliação da ferramenta e do seu modelo de dados. Esta etapa será realizada em conjunto com um profissional arquivista, contemplando desde a classificação e avaliação dos documentos de uma organização até a avaliação da usabilidade da ferramenta desenvolvida. Referências ANDRADE, M. V. M. Gerenciamento eletrônico da informação: ferramenta para a gerência eficiente dos processos de trabalho. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 12, 2002, Recife. Anais... Recife: Universidade Federal de Pernambuco (UFPE), BAX, M. P. Gestão de conteúdo com Software Livre. In: KMBRASIL, 2003, São Paulo. Anais... São Paulo: Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento (SBGC),

8 BEZERRA, E. Princípios de análise e projeto de sistemas com UML. Rio de Janeiro: Campus, BRASIL, Lei 8.159, de 9 de janeiro de Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União, de 09 janeiro de Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq_cp.htm#>. Acesso em: maio de BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº.20 de 16 de julho de Diário Oficial da União, de 19 de julho de Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/res_con_cp.htm>. Acesso em: maio CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Comissão ad hoc para as normas de descrição. ISAD (G): normas internacionais de descrição em arquivo. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/download/glossario_ctde_2004.pdf>. Acesso em: maio COUTURE, C., ROUSSEAU, J.-Y. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, EUROPEAN ARCHIVES. Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq). INSAR - INformation Summary on ARchives, 6, Disponível em: <http://www.cornwell.co.uk/moreq.html>. Acesso em: maio FREE SOFTWARE FOUNDATION. The Free Software Definition. Disponível em <http://www.gnu.org/philosophy/free-sw.html>. Acesso em: maio INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO Dublin Core Metadata Element Set. Genebra, Disponível em: <dublincore.org/documents/dces/>. Acesso em: maio LAPA, E. Gestão de Conteúdo como apoio a Gestão do Conhecimento. Rio de Janeiro: Brasport, LOPES, L. C. A gestão da informação: as organizações os arquivos e a informática aplicada. Rio de Janeiro: Arquivo do Estado do Rio de Janeiro, A nova arquivística na modernização administrativa. Rio de Janeiro: [s. n.], p. MACEDO, G. M. F. Bases para a implantação de um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED. Estudo de Caso. Dissertação de Mestrado. PPGEP. Universid ade Federal de Santa Catarina UFSC Disponível em: < > Acesso em: abril MARI, F. Obtendo produtividade e conhecimento através do investimento em tecnologia da informação. Portal KMOL. Abril, Disponível em: <http://www.kmol.online.pt/artigos/200504/mar05_1.html > Acesso em: maio PLONE FOUNDATION. Plone: A user-friendly and powerful open source Content Management System. Disponível em: <http://www.plone.org>. Acesso em: maio SADIQ, W.; ORLOWSKA, M. Applying a Generic Conceptual Workflow Modeling Technique to Document Workflow. In: AUSTRALIAN DOCUMENT COMPUTING SYMPOSIUM, 2., Proceedings... Melbourne:[s.n.], SANTOS, F. C. ; CHARAO, A. S. ; FLORES, D. Análise de Produtos para Gerenciamento Eletrônico de Documentos. In: CINFORM - ENCONTRO NACIONAL DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, 4., 2003, Salvador. Anais... Salvador: Universidade Federal da Bahia (UFBA), Instituto de Ciência da Informação (ICI), p SANTOS, V. B. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. Brasília: ABARQ, TAKAHASHI, T. (Org.). Sociedade da informação no Brasil: o livro verde. Brasília: Ministério da Ciência e Tecnologia, THOMAZ, K. P., SANTOS, V. M. Metadados para o gerenciamento eletrônico de documentos de caráter arquivístico - GED/A: estudo comparativo de modelos e formulação de uma proposta preliminar. DataGramaZero, Rio de Janeiro, v.4 n.4, Disponível em: <http://www.dgz.org.br/ago03/art_04.htm>. Acesso em: maio

9 ZOPE CORPORATION. The Zope Book. 2.6 ed. Disponível em: <http://www.zope.org/documentation/books/zopebook>. Acesso em: maio

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