Soluções de Gestão Documental Laserfiche

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1 Soluções de Gestão Documental Laserfiche Fluxos de Informação Convergentes Melhore a produtividade, aumente a inteligência do negócio e realize benefícios em toda a sua organização. As organizações procuram integrar os fluxos de informação dos seus negócios, associando os dados transaccionais com a gestão de documentos para possibilitar uma melhor tomada de decisão, promover a colaboração e simplificar processos de trabalho complexos. Run Smarter

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3 Alavanque o seu negócio com a sua informação. Com o suporte universal de informação do Laserfiche 8 no centro da sua infra-estrutura de gestão documental, beneficiará de uma plataforma abrangente de gestão de informação que integra documentos electrónicos e em papel, informação de histórico e das aplicações críticas com os processos de negócio. Saiba Mais: Faça a gestão da informação ao longo de todo o seu ciclo de vida. Alinhe os investimentos em TI com as suas estratégias corporativas de informação. Acelere os processos de negócios transversais. Capture, administre e arquive informação em qualquer formato. Maximize a eficiência, a produtividade e a rentabilidade. Melhore a colaboração corporativa.

4 Suporte Universal de Informação, Para Toda a Empresa Uma solução integrada para distribuir informação crítica de negócio on-demand, aumenta a eficiência e permite responder rapidamente à mudança. Com a plataforma Laserfiche 8, é possível estimular a inovação e melhorar os níveis de serviço e, ao mesmo tempo, diminuir os custos de TI. Desde os empresários e gestores de registos aos utilizadores e pessoal de TI, é possível: 4Eliminar processos de trabalho ineficientes. 4Remover obstáculos à partilha de informação. 4Habilitar os seus colaboradores a usar o seu tempo de forma mais eficiente. 4Gerir e proteger os arquivos da organização com fiabilidade e segurança. Empresários e Gestores Assegurar que sua organização opera com a máxima eficiência pode ser uma tarefa complicada. É necessário estabelecer um equilíbrio entre as necessidades concorrentes de produção e protecção da informação para determinar a solução que melhor se ajusta ao modo como a sua organização trabalha. O Laserfiche 8 é uma solução unificada que foi desenhada para responder a requisitos de negócio complexos, com base nos mais de vinte anos de experiência a trabalhar com organizações na solução dos seus problemas mais complicados. Com o Laserfiche 8, é possível integrar sistemas legacy, com fontes externas de informação, como bases de dados externas e informações oriundas das aplicações críticas de negócio, com documentos electrónicos e em papel. A redução dos custos administrativos, que resultam da gestão centralizada dos arquivos da organização, proporciona um retorno do investimento e uma poupança sustentável evidentes. Evite que os seus colaboradores percam tempo à procura de informação em vez de a utilizar-la e crie mecanismos que lhes permitam identificar as oportunidades de forma pró-activa, em vez de as deixar passar. Com o Intelligent Search e a recuperação instantânea, qualquer informação de que necessite está disponível na área de trabalho do seu computador. Além disso, os custos de conformidade regulatória são reduzidos através de uma plataforma flexível que acomoda uma variedade de regulamentos de controlo do ciclo de vida dos registos, garantindo a sua gestão adequada. Com as cópias de segurança dos arquivos para CD/DVD, a estratégia de planificação de continuidade do negócio fica simplificada. Ofereça agilidade operacional superior mesmo nos ambientes mais complicados. O Laserfiche 8 está pronto para realizar essa tarefa, o que significa que você também está. Departamento de TI É crucial que uma solução de gestão documental não crie problemas para o departamento de TI, mesmo que simplifique o trabalho dos utilizadores. A plataforma Laserfiche 8 oferece a solução completa necessária para que administre a infra-estrutura de gestão documental da sua empresa, sem aumentar o orçamento de TI, a necessidade de suporte ou a carga de trabalho. A suite de produtos Laserfiche 8 é fácil de instalar, parametrizar, gerir e integrar, com suporte tanto para bases de dados Microsoft como Oracle. Em poucos dias a solução estará pronta para começar a operar. O Laserfiche é escalável, o que significa que pode crescer com a sua organização. Acomoda facilmente um crescimento rápido tanto do número de utilizadores como do volume de informação do repositório. Com uma arquitectura aberta e as ferramentas disponibilizadas para acelerar a integração do sistema e suportar o desenvolvimento de uma solução personalizada, o Laserfiche ajusta-se tranquilamente

5 ao seu ambiente de rede existente, sem investimentos significativos de tempo de programação. A implementação do Laserfiche na sua infra-estrutura de gestão de informação empresarial, permite-lhe obter uma solução completa de gestão documental, ao mesmo tempo que gere os processos de negócio com fiabilidade, garantindo a segurança sem aumentar o esforço do departamento de TI With the addition of Laserfiche to your enterprise information management infrastructure, you provide a complete document management solution while reliably managing your processes and guaranteeing security, without increasing IT workload. Gestores de Registos Integrar a gestão de registos na sua rotina diária é geralmente mais complicado do que se espera. Como incentivar um preenchimento de informação correcto, estandardizado e consistente, sem aumentar o volume de trabalho para si e para os seus colaboradores? O Laserfiche 8 Records Management Edition TM, proporciona-lhe a tranquilidade de uma solução com certificado do Departamento de Defesa dos Estados Unidos (DoD) e a facilidade de um sistema totalmente integrado para a gestão de registos e de documentos. As ferramentas transparentes de gestão de registos não interferem na sua linha de trabalho. Usufrua de uma gestão completa do ciclo de vida - crie relatórios, detalhando em que passo do ciclo de vida se encontram os registos, quais os registos que devem ser revistos e quais destes são elegíveis para transferência, acesso ou destruição. Além disso, toda a actividade do sistema é registada, podendo ser auditada para demonstrar aderência ao plano de gestão dos registos e/ou conformidade com a legislação em vigor. Utilize todas essas ferramentas para elaborar e implementar um plano de arquivo para a gestão de todos os registos electrónicos, físicos e com imagens. Com as funcionalidades do Laserfiche 8 Records Management Edition, os seus registos tornam-se um activo estratégico para a sua organização. Utilizadores Os seus colaboradores podem ter as competências, mas será que têm as ferramentas certas que lhes disponibilizem a informação, simplifiquem as tarefas repetitivas e que os ajudem a alcançar o máximo da produtividade e eficiência? Com o Laserfiche 8, têm. Utilizando as convenções comuns do Microsoft Windows, o Laserfiche adaptase aos procedimentos existentes, sem a necessidade de formação intensiva, o que significa que os novos utilizadores conseguem assimilá-lo rapidamente. Com a funcionalidade de Intelligent Search do Laserfiche, as buscas com precisão, por índice, texto completo e outras reduzem o tempo perdido na recuperação de ficheiros dos arquivos. Os ficheiros digitais simplificam a partilha de informação entre os seus colaboradores e o trabalho colaborativo. Com a funcionalidade de Workflow, pode simplificar os processos de negócio, permitindo aos seus colaboradores empregar o seu tempo em actividades produtivas, em vez de em tarefas intensivas de manipulação de documentos. Forneça às suas equipas as ferramentas de que eles precisam para terem um impacto estratégico na sua organização. Com a plataforma Laserfiche 8, você possibilitará aos seus colaboradores utilizarem as suas capacidades de forma estratégica e inteligente. Laserfiche 8 integração

6 Um Produto, Inúmeras Soluções Num ambiente competitivo, o alto desempenho não é só um objectivo, é um imperativo. São necessárias ferramentas utilizáveis e inovadoras que auxiliem a simplificar as tarefas quotidianas para que a sua organização possa superar a concorrência. Os seus processos de negócio actuais permitiram-lhe ser bem-sucedido, mas por vezes, é difícil olhar para além dos seus processos de trabalho actuais para determinar de que forma poderá alcançar o próximo nível de sucesso. A flexibilidade do conjunto de soluções modulares da plataforma Laserfiche 8 permite-lhe criar exactamente o sistema de que precisa para resolver os problemas mais críticos da sua organização. A suite de produtos Laserfiche foi desenvolvida para a interoperabilidade, assegurando que as suas necessidades são atendidas, sem comprometer a eficiência ou a segurança e sem aumentar a complexidade técnica. Com o Laserfiche 8, trabalhe da maneira como sempre fez, mas melhor. Com funcionalidades potentes que melhoram a eficiência dos seus processos actuais, é possível retirar todos os benefícios de um aumento de produtividade sem o peso da aprendizagem de novos métodos de trabalho. Capturando e Gerindo Toda a Sua Informação Para melhorar as operações do negócio, a solução de gestão documental deve suportar todos os tipos de conteúdo, independentemente do seu formato. O Laserfiche 8 arquiva imagens digitalizadas, documentos electrónicos, correio electrónico e ficheiros de áudio e vídeo digitais num único interface de fácil utilização. A tecnologia de processamento em série Quick Fields acelera o processamento de documentos em ambiente de produção, com módulos para processamento de formulários e suporte para hardware de captura especializada, que satisfazem todas as necessidades de captura de documentos da sua organização. Coloque documentos no repositório Laserfiche digitalizando documentos em papel, importando documentos electrónicos ou convertendo documentos electrónicos em imagens inalteráveis. Devido à sua flexibilidade, o Laserfiche suporta modelos de captura tanto distribuídos como centralizados e permite que a sua empresa trabalhe com o método de captura que melhor se adequa às suas necessidades, integrando plenamente a sua infra-estrutura de gestão documental com os processos de trabalho da sua organização. Soluções Laserfiche 8: Quick Fields, Import Agent, Snapshot

7 Integrando Informação com Processos de Negócio Automatizados Ao usar a plataforma do Laserfiche 8, os documentos, tanto electrónicos como em papel, são integrados no fluxo dos seus processos transversais de negócio, facilitando a colaboração e a partilha de informação, para melhorar a produtividade e a automação dos processos de negócio. Automatize os fluxos de trabalho, eliminando estrangulamentos e agilizando processos de negócio, com o Workflow 8. Com o Workflow, os documentos são automaticamente encaminhados, copiados ou apagados, de acordo com regras predefinidas por si, enquanto que as notificações automáticas asseguram uma resposta rápida e uma supervisão simplificada. Conjugue as extensas funcionalidades de segurança do Workflow com o relatório de segurança detalhado do Audit Trail 8, e obterá a informação necessária para avaliar, de forma precisa, os processos de negócio e detectar estrangulamentos, efectuar comparações de desempenho e acompanhar as actividades relacionadas com os documentos. Desta forma, aumentará a qualidade dos seus processos e a responsabilização e a produtividade da sua organização. Para algumas reuniões (por exemplo, reuniões de Comissão Executiva ou de Órgãos Sociais), a manutenção de uma agenda formal e da documentação associada a cada ponto é uma tarefa complexa e consumidora de tempo. Talvez pretenda automatizar este processo, geralmente complexo, que, por vezes, compete com a importância do documento propriamente dito. Com as nossas ferramentas de gestão de agenda baseadas em tecnologia Web, é possível encaminhar automaticamente os pontos propostos através do processo de aprovação, simplificando todos os aspectos relacionados com o processo de criação da agenda. Garanta uma gestão de agenda mais rápida e inteligente, eliminando tarefas repetitivas e agilizando todo o processo, desde a submissão de pontos e processos de aprovação à elaboração e distribuição da agenda. As soluções da Plataforma Laserfiche 8 foram desenvolvidas para serem facilmente instaladas e utilizadas. Com o Laserfiche 8 no centro da infraestrutura da gestão documental da sua empresa, suportar processos de negócio eficientes torna-se simples, independentemente das necessidades da sua organização ou sector. Laserfiche 8 Solutions: Workflow 8, Agenda Manager, Agenda Processor, Audit Trail 8 Laserfiche 8 WORKFLOW

8 Um Produto, Inúmeras Soluções Unificando a Gestão de Registos com a sua Plataforma de Gestão Documental Não é fácil gerir registos nos dias de hoje. Com um ambiente regulatório em constante mudança, as organizações procuram soluções de gestão de registos para gerir a informação e assegurar a conformidade com as exigências regulatórias. No entanto, com as constantes mudanças no sector tecnológico, é difícil prever que aplicações e que hardware estarão a ser utilizados dentro de cinco ou dez anos. Contudo, a necessidade de uma melhor gestão de registos significa que não é possível adiar a implementação de uma solução. Uma solução de registos digitais reduz os custos, melhora a responsabilização e aumenta a segurança. A forte integração com ferramentas de digitalização de documentos e de gestão de informação expande estes benefícios aos processos de negócio em toda a organização. O Records Management Edition com certificado Department of Defence (DoD) , fornece ferramentas de gestão de registos integradas que simplificam a gestão quer de registos quer de documentos a partir de uma única plataforma, sem interferir com o seu trabalho. O arquivo dos ficheiros em formato standard TIFF, assegura aos gestores que a informação poderá ser lida no futuro, independentemente de mudanças tecnológicas. O sistema Laserfiche 8 oferece as ferramentas totalmente integradas de gestão de registos de que necessita para gerir de forma simples e fiável a sua informação. Com toda a informação armazenada num repositório central e seguro, os seus documentos nunca precisam de sair, fornecendo-lhe a segurança de que precisa e a facilidade de utilização que procura. Alavanque o poder de uma plataforma comprovada de gestão de registos combinada com captura modular e com ferramentas de distribuição e de workflow, para fornecer tanto funcionalidades críticas como uma gestão completa do ciclo de vida dos registos. Acelerando os Processos de Negócio Transversais Com os procedimentos actuais, a partilha de informação pode ser difícil e limitar a eficácia do trabalho dos seus colaboradores. Os documentos electrónicos são muitas vezes armazenados em discos rígidos locais, complicando o acesso aos mesmos A partilha de documentos em papel requer normalmente fotocópias e a partilha de microfilmes requer a impressão para o papel. Obter informação armazenada em sistemas legacy é geralmente complicado ou representa um custo elevado. Em contraste, os documentos digitais podem ser visualizados por várias pessoas ao mesmo tempo, independentemente de trabalharem em departamentos ou países diferentes. O Laserfiche 8 oferece uma variedade de opções que o ajudam a disponibilizar a informação às pessoas que dela mais necessitam, tanto através da Web ou da intranet da sua organização, como de CD ou DVD ou correio electrónico. O Laserfiche, permitelhe publicar os seus documentos em CD ou DVD em conjunto com o visualizador e as funcionalidades de busca, o que possibilita a pesquisa e visualização dos documentos armazenados em qualquer PC. Com a ferramenta de publicação na Web de fácil utilização, é possível publicar documentos com um simples click no botão, gerindo o equilíbrio entre a facilidade de acesso e as exigências de segurança da informação e apresentando uma imagem consistente aos clientes e público em geral, através de um interface Web configurável que se assemelha ao seu Website principal. As soluções inovadoras Laserfiche aumentam a produtividade, promovem a partilha de informação e permitem uma comunicação mais eficaz. Simplifique a partilha de informação entre os seus colaboradores e com entidades externas, como clientes ou entidades reguladoras, e recolha todos os benefícios de uma força de trabalho informada. Soluções Laserfiche 8: WebLink, Web Access 8, Laserfiche Plus, Plug-In Soluções Laserfiche 8: Records Management Edition, Laserfiche Rio

9 Equilibrando Acesso e Segurança A segurança já não se limita à criação de sistemas impenetráveis que ninguém pode violar. Apesar destes sistemas lidarem com as ameaças externas à sua organização, não previnem contra a utilização indevida da informação a partir do interior. É necessário criar limites e detectar sempre que alguém tentar ultrapassar os seus limites. Com os controlos de segurança do sistema Laserfiche, em conjunto com a capacidade de auditoria e reporting do Audit Trail 8, terá as ferramentas de que necessita para estabelecer e implementar os limites de acesso de todas as pessoas da sua empresa. A segurança do sistema é uma necessidade absoluta para qualquer sistema de gestão documental. Um sistema de segurança rigoroso deve permitir que todas as pessoas autorizadas realizem as suas tarefas, independentemente do modo de acesso ou da sua localização geográfica, sem comprometer a integridade da base de dados, do sistema ou da rede. Embora a segurança seja crucial, esta não pode ser tão restritiva que limite a capacidade dos utilizadores para executarem as suas tarefas. Os extensos controlos de segurança do Laserfiche, fornecem ao administrador de sistemas as ferramentas necessárias para gerir, de forma equilibrada, as permissões de acesso e a segurança da informação, através do controlo, quer sobre os direitos de acesso quer sobre os direitos de utilização, para além da possibilidade de esconder as informações confidenciais contidas nos arquivos. Proteja a informação com funcionalidades de segurança, que vão desde o nível das pastas ou ficheiros até ao nível de palavras individuais. Evite o acesso não autorizado com controlos de acesso e capacidades de auditoria que proporcionam uma vigilância total sobre as acções dos utilizadores, 24 horas por dia. Assegurando a Conformidade com a Regulamentação A cada vez maior rigidez da regulamentação aumenta os custos de arquivo de registos e exige a possibilidade de recuperação de documentos em prazos apertados. O Laserfiche 8 fornece-lhe as ferramentas necessárias para que cumpra com os regulamentos que afectam o seu negócio, e ao mesmo tempo, reduza os custos de conformidade. Garanta a retenção apropriada de arquivos através de uma plataforma tecnológica flexível que comtempla SEC, FINRA, Sarbanes-Oxley, HIPAA entre outras normas. As funcionalidades de segurança abrangentes permitem-lhe manter o controlo, independentemente das exigências do seu ambiente regulatório. O Laserfiche também lhe fornece as ferramentas de que necessita para simplificar o disaster recovery e a estratégia de planificação de continuidade de negócio. Em caso de desastre natural, queda da ligação da rede ou qualquer outra ocorrência que não possa controlar, as cópias de segurança em CD ou DVD, permitem-lhe reconstruir os seus arquivos rapidamente. As ferramentas de visualização e de pesquisa incluídos nos CD criados, possibilitam o acesso imediato aos documentos a partir de qualquer computador, com drive de CD ou DVD, mesmo que desligado da rede por um período alargado, permitindo-lhe reduzir o tempo de recuperação. Para que a solução seja realmente uma mais-valia em termos de conformidade, a tecnologia tem de ser suficientemente flexível e segura para suportar os procedimentos complexos de arquivo de registos requeridos num ambiente multi-regulatório. O sistema Laserfiche 8 disponibiliza a tecnologia de que necessita para ter conformidade em toda a sua organização. Soluções Laserfiche 8: Laserfiche Records Management Edition, Laserfiche Plus, Audit Trail 8 Soluções Laserfiche 8: Laserfiche United, Laserfiche Team, Records Management Edition, Audit Trail 8

10 Um Produto, Inúmeras Soluções Integrando a Gestão Documental com a Sua Infra-estrutura Empresarial Para maximizar o valor do seu sistema Laserfiche, é necessário que este seja uma extensão completamente integrada do seu ambiente aplicacional existente. A integração com as aplicações de negócio críticas é a chave para possibilitar processos simplificados e colaborativos, para aceder a informação em toda a organização. As ferramentas do pacote de integração do Laserfiche 8 simplificam a criação de aplicações com a imagem da sua empresa e as integrações com os sistemas de back end, minimizando a sobrecarga de trabalho sobre a sua equipa de TI. O Integrator s Toolkit permite, rapidamente e com baixo custo, desenvolver aplicações de imagem que integram o Laserfiche com outras aplicações, customizando as funcionalidades do sistema e automatizando tarefas relacionadas com o Laserfiche de forma a adaptar-se às suas necessidades de negócio. Para isso, inclui todos os comandos e documentação, incluindo exemplos de código. A Laserfiche Code Library oferece um espaço central para a comunidade Laserfiche, empregados da Laserfiche, utilizadores, e técnicos especializados - partilhar exemplos de aplicações e informações suplementares que ajudam os utilizadores a criar os seus próprios blocos aplicacionais reutilizáveis e outros conteúdos personalizados. Com o Laserfiche 8, terá as ferramentas de que necessita para garantir que o seu sistema se ajustará perfeitamente à sua infra-estrutura de TI e aos seus processos de negócio. Soluções Laserfiche 8: Integrator s Toolkit, Code Library A Plataforma Laserfiche 8: Funcionalidades Poderosas Para Responder às Suas Necessidades Soluções de armazenamento flexíveis e personalizáveis Funcionalidades de busca abrangente Gestão facilitada de Metadados Funcionalidades de anotação melhoradas Soluções web utilizáveis rapidamente Integração com as aplicações do Microsoft Office Digitalização e importação automatizadas Funcionalidades poderosas de workflow Funcionalidades de segurança avançadas Suporte de informação universal Acesso uniforme aos dados

11 "A informação é um rio, não um lago." Nien-Ling Wacker, Presidente & CEO, Laserfiche

12 Laserfiche 8: Funcionalidades Melhoradas para Aumentar a Sua Eficiência Há mais de vinte anos que as soluções Laserfiche ajudam organizações em todo o mundo a aumentar a sua produtividade, simplificando os processos de trabalho repetitivos e possibilitando a partilha mais eficiente de informação. As ferramentas modulares e flexíveis da plataforma Laserfiche foram desenvolvidas para funcionarem juntas, reduzindo os custos administrativos e de formação, e acelerando a aceitação pelos utilizadores através de um interface familiar e da flexibilidade necessária para se ajustar à sua forma de trabalhar. O ambiente Laserfiche 8 foi estrategicamente desenvolvido para melhorar os processos em toda a organização, mas pode ser utilizado tacticamente, permitindo a implementação de soluções escaláveis que trabalham com programas piloto, necessidades departamentais específicas, ou restrições orçamentais. Pode começar pequeno, mas à medida que for realizando os benefícios da integração de informação, pode facilmente expandir a sua infra-estrutura de gestão documental para múltiplos departamentos ou localizações, com soluções baseadas tanto em aplicações cliente como em ambiente Web. Recolha os benefícios de uma plataforma de gestão documental de nível empresarial, que se adapta às suas necessidades específicas. O Laserfiche 8 é a solução eficiente e flexível que ajudará a sua organização a dar o próximo salto. Armazenamento Flexível Para Atender às Necessidadesda Sua Organização Duplique o seu sistema de arquivo actual através de uma estrutura de arquivo hierárquica de fácil assimilação, baseada em directórios e subdirectórios.alinhe os investimentos em TI com as suas estratégias corporativas de informação. Copie as pastas de um directório para outro, acelerando a duplicação de estruturas de arquivo usadas habitualmente. Beneficie da tecnologia page on demand que armazena imagens digitalizadas como fcheiros TIFF de uma única página, permitindo descarregar apenas as páginas que são de facto visualizadas, em vez de aceder a documentos completos, optimizando a utilização dos recursos de rede. Controle explicitamente o local de armazenamento das imagens e de outros ficheiros de dados de grande volume. Limite a necessidade de monitorização de armazenamento e de manutenção dos arquivos com volumes dinâmicos que são gerados automaticamente de acordo com os limites que especificar. Soluções Altamente Escaláveis para Acesso e Distribuição através de Browser Instale rapidamente soluções de acesso por browser para toda a organização. Possibilite o acesso on-line ao repositório de documentos para uso pelos seus empregados, clientes ou eleitores, sem programação complicada. Tire vantagem das funcionalidades melhoradas de visualização com maior rapidez de zoom e com ferramentas avançadas de navegação e deslocação de imagens.

13 Funcionalidade de Busca Abrangente Torne a busca mais fluida e automática com a extracção de texto, totalmente integrada, de todos os documentos do seu repositório - imagens digitalizadas, documentos electrónicos, incluindo Adobe PDF e Microsoft Office, e outros ficheiros em formato binário. Beneficie da variedade de metodologias de busca poderosas, incluindo busca por texto completo, por metadados, por anotações ou na estrutura de pastas. Verifique, na janela de resultados de busca, as propriedades dos documentos, tais como a data de criação ou o seu criador, para identificar os documentos que procura. Controle explicitamente o local de armazenamento das imagens e de outros ficheiros de dados de grande volume. Na janela de resultados de busca, visualize em que contexto surgem as palavras pesquisadas para encontrar a informação que procura, sem ter de vasculhar pelas páginas de um documento ou abrir diversos documentos. Procure variações de ortografia ou textos com reconhecimento OCR com falhas, utilizando algorítmos de fuzzy-logic. Guarde e reutilize as buscas mais comuns. Copie o texto, as páginas ou mesmo todo um documento a partir da janela de Resultados de Busca. Acelere a busca através do repositório com o botão de busca rápida que se encontra na barra de ferramentas. Funcionalidades de Anotação Melhoradas Adicione figuras, notas ou assinaturas escritas à mão aos seus documentos com as ferramentas de anotação Freehand. Aplique imagens coloridas em documentos com imagens nas anotações. Utilize caixas de texto e sticky notes para adicionar comentários a imagens digitalizadas. Associe documentos electrónicos a informações em documentos digitalizados com attachment annotations. Guarde carimbos pessoais no servidor, possibilitando o acesso a outros utilizadores mesmo que estejam a aceder por outro cliente ou pela Web. Utilize o histórico de sticky notes para ver alterações realizadas, verificar a hora e a data das alterações e identificar quem as realizou. Marque as anotações específicas como protegidas para evitar que qualquer pessoa, além do utilizador que as criou, possa modificá-las ou apagá-las. Proteja a informação com anotações privadas, que são visíveis apenas para a pessoa que as criou. Utilize as opções de ocultação a negro ou a branco para esconder as informações confidenciais para os utilizadores não autorizados, encriptando tanto a imagem como o texto.

14 Funcionalidades Melhoradas para Aumentar a Sua Eficiência Integração Estreita com as Aplicações Microsoft Office Arquive documentos electrónicos directamente a partir das aplicações Microsoft Office com a funcionalidade Enviar para o Laserfiche. Guarde e abra documentos Office a partir do repositório Laserfiche. Navegue no repositório do Laserfiche através do Windows Explorer, guardando ou abrindo arquivos da mesma forma que na sua área de trabalho. Envie s directamente para o repositório Laserfiche, a partir do Microsoft Outlook. Preencha automaticamente os metadados para mensagens electrónicas importadas do Microsoft Outlook Arquive documentos electrónicos, como imagens em formato TIFF, directamente do Office ou de outras aplicações com o plug-in Snapshot 8. Adicione atalhos para as aplicações Microsoft ao interface Laserfiche Client. Digitalização e Importação Automáticas com Quick Fields e Import Agent Aumente o volume e a exactidão das operações de processamento de formulários. Digitalize e importe tanto documentos em papel como electrónicos durante as horas de menor tráfego com as funcionalidades de automatização e agendamento. Verifique instantaneamente se os formulários foram assinados através do Optical Mark Recognition(OMR). Melhore a integridade da nova informação capturada, comparando-a com os dados do CRM e de outras aplicações para validação automática e partilha de dados. Processe documentos rapidamente, através da extracção automática de dados de códigos de barras, de marcas em formulários e de áreas configuráveis em formulários e documentos. Capture o texto de áreas de informação relevante de facturas, de formulários de impostos e de recibos. Use os dados dos formulários para automaticamente atribuir nomes a documentos, popular metadados e determinar em que pasta do repositório os documentos serão guardados. Metadados Fáceis de Gerir Atribua uma definição de campo comum a múltiplos templates. Aplique campos individuais a documentos específicos, independentemente do template de metadados utilizado. Use novos tipos de campos binário, hora e número, que suporta tanto números inteiros como decimais para indexar a sua informação com mais precisão. Guarde múltiplos valores num único campo e faça buscas por qualquer valor independentemente, com campos multi-valor. Torne a categorização fácil através dos menus com opção drop-down configuráveis. Proteja os templates, tanto ao nível das suas definições como dos valores armazenados para evitar adulterações dos dados.

15 Workflow Potente Desenvolva regras simples ou complexas de encaminhamento através de workflows num interface gráfico, escolhendo entre as múltiplas acções pré-definidas disponíveis. Mantenha a integridade dos documentos encaminhados através do workflow, uma vez que estes nunca saem do repositório. Preencha campos ou insira anotações e altere as permissões de acesso para os documentos a partir de um workflow. Especifique critérios de busca para localizar um documento no repositório que deveria ser processado por um workflow. Especifique o encaminhamento para os grupos, as tarefas e notificações de escalamento, encaminhamento em série ou em paralelo e loops condicionais. Use as actividades do Windows Workflow Foundation para extender as funcionalidades de workflow a todas as aplicações de negócio. Beneficie das regras e acções definidas e partilhadas pela comunidade Laserfiche, que estão disponíveis para serem descarregadas da Code Library. Funcionalidades de Segurança Superiores Especifique directamente o acesso para grupos do Windows, definindo os direitos por utilizador, por grupo, ou ambos. Especifique a profundidade das permissões de acesso na árvore de arquivos (por exemplo, para uma pasta genérica, mas não para as suas sub-pastas). Proteja o conteúdo do repositório por pasta ou volume e restrinja o acesso aos metadados ou anotações. Defina e restrinja o acesso aos registos com etiquetas de segurança. Faça a auditoria de todas as interacções com o repositório de documentos ou especifique os eventos que devem ser registados por grupo ou utilizador. Solicite aos utilizadores que apresentem os motivos para a impressão, o envio por correio electrónico e a exportação de documentos, e da mesma forma, force a utilização de marcas d água para autenticar documentos impressos, com a funcionalidade abrangente Audit Trail. Crie passwords aleatórias para as novas contas ou bloqueie as contas de utilizadores para que não possam ser acedidas, depois de um número específico de tentativas fracassadas ou de um período de inactividade. Laserfiche 8 Segurança

16 A Suite de Produtos Laserfiche Um conjunto de ferramentas modulares desenvolvidas para personalizar uma solução que se ajusta ao modo como a sua organização trabalha. A Plataforma de Gestão de Documentos Laserfiche 8 Organize, proteja e recupere a informação com os nossos principais produtos. Laserfiche Team A solução de gestão documental para grupos de trabalho, departamentos e pequenos negócios. Laserfiche United Soluções de gestão documental corporativa. Laserfiche Records Management Edition Solução totalmente integrada de gestão de registos e de documentos, com certificação do Departamento de Defesa dos Estados Unidos. Laserfiche Web Access 8 Solução de cliente Web, para instalação rápida e segura de gestão documental em grande escala. Captura de Informação e de Documentos Insira documentos electrónicos e em papel no seu sistema de forma fácil e rápida. Laserfiche Quick Fields Processamento de formulários, suporte para hardware de captura especializada e outros módulos de captura de documentos para ambientes de produção de processamento em volume. Laserfiche Import Agent Captura automática de documentos gerados a partir de fotocopiadoras-scanners híbridas, servidores de fax e outros periféricos multi-funções. Laserfiche Snapshot 8 Criação de imagens para arquivo de documentos electrónicos sem necessidade deimpressão e digitalização repetitivas. Distribuição de Documentos Forneça acesso seguro e eficiente aos documentos, para utilizadores no escritório ou em qualquer parte do mundo. Laserfiche WebLink Publicação segura na Web, independente de plataforma, que se integra facilmente com o seu site existente. Laserfiche Plus Distribua e arquive documentos em CD ou DVD com mecanismo de busca integrado, sem pagamento de licenças adicionais. Laserfiche Plug-in Utilize aplicações standard de correio electrónico para partilhar documentos do repositório.

17 Gestão de Processos de Negócios Agilize processos centrados em documentos e registe a actividade para conformidade com a legislação. Laserfiche Workflow 8 Encaminhamento de documentos baseado em regras, notificação por e monitorização de actividade para garantir produtividade constante. Laserfiche Agenda Manager e Agenda Processor Ferramentas para simplificar e acelerar a criação de agendas formais, bem como os processos de distribuição e de aprovação. Laserfiche Audit Trail 8 Três níveis de relatórios de auditoria para endereçar as suas necessidades específicas de segurança e de conformidade com a regulamentação. Integração e Personalização Integre o Laserfiche com outras aplicações, configure as funcionalidades do sistema e automatize as tarefas relacionadas com o Laserfiche. Laserfiche Integrator s Toolkit Código exemplo e documentação completa para possibilitar a integração com outros sistemas críticos de negócio. Laserfiche Code Library Exemplos de aplicações e informações suplementares, fornecidas pela comunidade Laserfiche para criar aplicações à medida e outros conteúdos. Laserfiche Marketplace Módulos personalizados, incluindo integrações, configurações, plug-ins e ferramentas Web, fornecidos por Laserfiche Professional. Developer Partners. Garantia do Software Faça a gestão da mudança e proteja o seu investimento. O Laserfiche Software Assurance Plan (LSAP ) inclui: Novas edições, actualizações do produto e suporte por telefone. 100% de crédito em relação às actualizações. Acesso à Base de Conhecimento, fórum de discussão e outros recursos educacionais. Os membros do LSAP recebem as versões mais actuais dos produtos Laserfiche licenciados. Como parte da subscrição anual, os membros do LSAP Premium recebem suporte por telefone através de seu distribuidor, com tempo de resposta garantido de quatro horas úteis. Os membros LSAP Premium também beneficiam de acesso directo à Laserfiche por Web-chat, para técnicos de suporte nomeados, de fila prioritária de escalamento e de preços preferenciais em programas de educação para utilizadores.

18 Sobre as Soluções do Laserfiche O Laserfiche cria soluções de gestão documental simples e elegantes que ajudam as organizações a operarem de forma mais eficiente. Desde 1987, mais de organizações incluindo agencias governamentais, companhias da Fortune 1000, organizações de cuidados de saúde e empresas de serviços financeiros têm usado o software Laserfiche para simplificar os processos de gestão de documentos, de registos e de fluxos de trabalho. Ao digitalizar arquivos em papel, o Laserfiche possibilita que os utilizadores identifiquem instantaneamente as informações de que necessitam, colaborem mais efectivamente e completem as tarefas diárias mais eficientemente. O acesso seguro à Web permite que as organizações partilhem informações com escritórios remotos, parceiros de negócios e clientes, enquanto as opções de segurança baseadas em utilizadores e funções, garantem conformidade com os padrões estipulados pelo Governo Norte-americano e indústria, incluindo o standard do Departamento de Defesa (DoD). Próximo Passo Telefone para o (800) para marcar uma demonstração. info@laserfiche.com ou visite para solicitar a sua versão gratuita do CD de demonstração do Laserfiche Long Beach Blvd. Long Beach, CA USA Tel: (562) Tel.Gratuito: (800) Fax: (562) Web: info@laserfiche.com

19 Soluções poderosas que integram informação com a sua infra-estrutura existente

20 2008 Compulink Management Center, Inc. Todos os direitos reservados. Laserfiche é uma divisão da Compulink Management Center, Inc. Laserfiche é uma marca registada da Compulink Management Center, Inc. Todas as outras marcas registadas são propriedades das suas respectivas empresas. Devido ao produto estar em processo de desenvolvimento constante, as suas especificações e funcionalidades estão sujeitas à alterações sem aviso prévio. Impresso nos EUA. Item no PO. Run Smarter