Produção e manipulação de informação na nuvem

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1 Aula 5 Produção e manipulação de informação na nuvem Aula 5 Produção e manipulação de informação na nuvem Meta Dominar os elementos básicos para criar documentos na nuvem. Objetivos Após o estudo desta aula, você deverá ser capaz de: 1. Conhecer as ferramentas de criação e edição de planilhas eletrônicas, formulários e textos da Google; 2. Criar e editar formulários; 3. Criar e editar planilhas. Teles, Adonai; Mariano, Sandra R.H. Gestão de Tecnologias Educacionais. Rio de Janeiro: SESI/UFF,

2 86 Teles, Adonai; Mariano, Sandra R.H. Gestão de Tecnologias Educacionais. Rio de Janeiro: SESI/UFF, 2013.

3 Aula 5 Produção e manipulação de informação na nuvem Suíte de aplicativos na nuvem Nossa suíte 1 de ferramentas de automação de escritório é, por motivos já apresentados, a Google Drive, que é composta de editor de texto, planilha eletrônica, formulários, apresentações e desenhos. Falaremos sobre os três primeiros. Multimídia Esses programas, ou aplicativos, fazem parte das Google Apps ou Aplicações Google. Estas aplicações estão disponíveis para escolas, gratuitamente, na forma das Google Apps for Education. Para utilizála basta ter um domínio da escola ou adquiri-lo quando da criação da conta no serviço. Conhecer esse conjunto de ferramentas e seu potencial de uso pela sua escola é uma tarefa recomendada pelos autores, mas não será abordado nessa disciplina. A suíte de ferramentas editor de texto, planilha, formulário etc é o que se chama Google Docs, ou seja, os programas que permitem a criação e manipulação dos vários tipos de arquivos. A grande vantagem de criar estes arquivos na nuvem é que você pode ter acesso a eles de qualquer lugar, onde você tenha acesso à internet e possa se conectar ao seu Gmail. Com a nuvem você não precisa mais ficar copiando seus arquivos em um pendrive para atulizar o seu computador de casa, por exemplo, com os arquivos que você alterou na escola e vice-versa. O melhor de tudo é que a nuvem permite a você compartilhar os arquivos de texto, planilhas, etc. com outra pessoas. Temos utilizado muito estas facilidades de armazenamento e compartilhamento de documentos para coordenar o MBA Gestão Empreendedora, ênfase Educação. Um exemplo é a planilha que criamos, e que compartilhamos com toda equipe, com todos os eventos acadêmicos de um dado período. Damos permissão para todos os colaboradores do programa verem a agenda, que está sempre atualizada. Entretanto, somente seu proprietário, a coordenação do curso, tem autorização para modificá-la. Assim, quando a coordenação muda alguma data, avisamos aos colaboradores enviando um para o grupo no qual todos estão registrados. Antes de ter esta agenda compartilhada no GoogleDocs vários professores ligavam para a coordenação para confirmar as datas das reuniões. Enviar mensagem a cada um para lembrar dos encontros era 1 O nome vem da música, onde suíte denomina um conjunto de peças conectadas pelo contraste de andamentos. Ver Novo Dicionário Aurélio Séc. XXI, 3ª edição. Teles, Adonai; Mariano, Sandra R.H. Gestão de Tecnologias Educacionais. Rio de Janeiro: SESI/UFF,

4 comum. Agora, com a implementação da agenda é responsabilidade de cada um consultar o documento e estar presente aos encontros agendados. Esse é um testemunho de que uma ação simples como essa nos poupa muito tempo enormemente, traz visibilidade de fatos importantes para a equipe e ajuda a organizar o processo de agendamento e execução das reuniões, com efeito positivo direto na frequência. O Google Drive propriamente dito é a parte do conjunto que permite o uso dos arquivos a partir de qualquer dispositivo de acesso à internet, de computadores aos celulares espertos. Note que na versão atual das ferramentas Google o nome que aparece na lista de opções é Drive ou Disco. Docs não aparece mais. Quando você começa a usar o serviço, o Drive recomenda um primeiro envio (upload) de um arquivo seu para a nuvem, para que você compreenda que poderá utilizar o serviço para ter acesso aos seus arquivos de qualquer lugar e usar o Docs para editálos diretamente na web. A figura onde se lê Viva! só é mostrada na primeira vez que você manda um arquivo do seu computador para o Google Drive, quando começa a usar o serviço. Se você já usa o Drive, possivelmente, não verá essa mensagem quando fizer suas atividades e exercícios. A figura onde se vê PPGE, foi feita no ambiente Apps for Education do nosso programa de pós graduação. Utilizar o Drive/Docs, chamaremos apenas de Drive daqui por diante, é simples quando você já tem uma conta na Google. Caso não tenha, você deve criar uma. O vídeo em pode ajudá-lo nessa tarefa. É fundamental você criar uma conta Google, pois você precisará dela para desenvolver o seu Plano de Empreendimento (PLEM). Tudo o que você está aprendendo nesta disciplina será utilizado no processo de elaboração do seu PLEM, pois o seu orientador fará comentários sobre o texto elaborado por meio por meio da suíte de aplicativos na nuvem da Google. Se você ainda não tem uma conta Google, é hora de criá-la. Com a conta pronta você poderá começar a criar e manipular seus documentos. Saiba mais Dicas de segurança para usuários do Windows Caso você tenha um computador que executa o sistema operacional Windows, em qualquer de suas versões, não utilize um usuário com perfil administrador para o dia-a-dia de trabalho. O correto é criar um usuário administrador para sua máquina e utilizar outro, possivelmente com seu nome, para trabalhar. Desse modo você diminui as opções de danos que vírus ou programas maliciosos podem causar ao seu equipamento. Com o usuário de perfil administrador inativo no dia-a-dia, cada operação que exige credenciais de administrador, tal como instalação de programas, exigirá que a senha do administrador seja digitada. Isso lhe dará, ao menos, a possibilidade de rejeitar a execução de ações que julgar suspeitas. Aproveite o suporte técnico de quem lhe ajudará para desabilitar o Java em seus navegadores. Essas ações, em conjunto ou mesmo isoladamente, contribuem para uma utilização mais segura do seu computador e da internet. 88 Teles, Adonai; Mariano, Sandra R.H. Gestão de Tecnologias Educacionais. Rio de Janeiro: SESI/UFF, 2013.

5 Aula 5 Produção e manipulação de informação na nuvem Atividade 1 Caso não tenha, crie uma conta Google (assista o vídeo em OOXx3). Entre no Drive e faça o envio (upload) de um arquivo seu (texto, planilha ou apresentação) para a nuvem seguindo as instruções que lhe são apresentadas. Avalie o sucesso da tarefa quando usar outro computador e, depois de ter acesso ao Drive, ver seu arquivo disponível para uso lá também. Observação: o Google Drive tem um componente local que pode ser instalado em um ou mais computadores pessoais e ser vinculado à sua conta Google. Ele funciona sincronizando oconteúdo do Drive entre a nuvem e o(s) computador(es). Com tempo, instale e explore as possibilidades de uso desse componente local do Google Drive. Mas faça-o apenas em máquinas nas quais você tenha um usuário protegido por senha. Formulários O primeiro tipo de arquivo que abordaremos é o formulário. Trata-se de um arquivo que permite interação. Você cria o formulário, o publica na web e obtém respostas às perguntas nele formuladas. Por trás do formulário, caso você queira e isso seja viável, estará uma planilha para registro e avaliação das respostas. Os passos para criação do formulário são: 1 elaboração das perguntas e definição de seus tipos. Essa etapa não depende de computadores ou do serviço Drive. Imagine, por exemplo, que você gostaria de fazer um formulário para organizar a festa de São João. Antes de começar a criar o formulário no Google você precisa ter em mão as datas que gostaria de colocar em votação, os temas possíveis para a festa, as áreas de responsabilidade nas quais cada um poderá contribuir e as barraquinhas nas quais poderão trabalhar. 2 definição do público que responderá o formulário eletrônico. Você precisa do endereço eletrônico das pessoas/organizações ou definir onde fará a divulgação do formulário. Isso mostra que você precisa ter a lista de atualizada de seus colaboradores (professores e funcionários). Aqui facilita muito se você já tiver criado um grupo que agrega todos eles. Assim, você pode definir que todas as pessoas daquele grupo serão chamadas a responder o formulário. 3 estimativa do número de respostas esperadas para definição do modo de armazenamento de dados; aqui você precisa dimensionar, a ordem de grandeza da quantidade de pessoas que responderá o formulário. Serão dezenas ou centenas de respondentes? Alguns milhares? Se você tiver um cadastro com o nome e de todos os pais de alunos, por exemplo, e quiser fazer uma pesquisa com eles enviando-lhes um formulário, o número de repostas esperado pode ser bem grande. 4 produção do formulário no Drive, quando você deve criar o formulário propriamente dito. 5 monitoramento do fluxo de respostas (o formulário registra data e hora da resposta); 6 suspensão do recebimento de respostas e 7 análise dos resultados obtidos no próprio Drive (planilha) ou em um programa de escolha do usuário (exige exportação dos dados). Teles, Adonai; Mariano, Sandra R.H. Gestão de Tecnologias Educacionais. Rio de Janeiro: SESI/UFF,

6 Criação de Código de Segurança no Formulário Para garantir que somente as pessoas a quem você enviou o formulário o responderão, sempre que criar um formulário crie também um código de segurança ou validação que você deverá distribuir para seus respondentes. Nesse caso, Código de validação precisaria ser uma das perguntas obrigatórias do formulário. Quando você já tem clareza sobre o que precisa, passos 1 a 3 mencionados, fazer o formulário é uma tarefa bastante simples e deverá demandar poucas tentativas, se mais de uma, para que você tenha seu instrumento pronto para ir para a web. Comece seu trabalho com papel e lápis, desenhe seu instrumento de pesquisa e vá para o Google Drive criar e testar seus primeiros formulários. Para ajudá-lo nós criamos um site, com o Google Sites, que agrega vários páginas de apoio à disciplina. Veja o passo-a-passo da construção, publicação e uso dos formulário ali. O endereço é Lembre-se que há farto material de ajuda da própria Google. O suporte do Drive está em 90 Teles, Adonai; Mariano, Sandra R.H. Gestão de Tecnologias Educacionais. Rio de Janeiro: SESI/UFF, 2013.

7 Aula 5 Produção e manipulação de informação na nuvem Atividade 1 Crie formulários no Drive, selecionando o tema que mais lhe agrada (combinação de cores e elementos que serão apresentados na web) e usando os diferentes tipos de perguntas disponíveis texto, múltipla escolha, lista, parágrafo (texto longo) etc. Sugiro que você crie uma formulário de pesquisa simples, com no máximo cinco perguntas, a ser respondida pelos seus professores. Tenho certeza que você precisa tomar alguma decisão e gostaria de consultar seus professores, mas que não é caso de fazer uma reunião. Por exemplo: eu estou elaborando um formulário para enviar aos meus professores para definir a data, horário e local da Capacitação de Tutores que realizaremos: 1ª pergunta: Opções: a) 1º sábado de junho; b) 1º sábado de julho; 2ª pergunta: que seja um encontro corrido ou com pausa para o almoço ( você prefere que o encontro ocorra das 8h às 14h, sem almoço ou você prefere ter pausa para o almoço, com o encontro entre 9h-12:30 e 13:30-16:30); 3ª pergunta: gostaria que eles escolhessem o local: Sala 607B no Campus do Valonguinho ou 6A no Campus do Gragoatá. Depois veja como é feita a publicação e copie o atalho (link) de divulgação. Este é o momento de testar se o formulário ficou do jeito que você gostaria. É a hora também de copiar o atalho (link) que deverá ser enviado aos professores para que eles possam preencher e dar a sua opinião. Selecione o modo de armazenamento das respostas padrão (numa planilha em separado). Depois, faça uma cópia do formulário pronto e utilize o armazenamento apenas no formulário. Veja as diferenças que derivam dessas opções. As instruções sobre essa parte da tarefa fazem parte do arquivo de apoio que está em Usando o primeiro formulário criado, com armazenamento em planilha, divulgue-o entre seus colegas e peça que o respondam. Para isso, use as ferramentas do próprio formulário, sua conta de correio eletrônico e até mesmo um papel impresso com o atalho para respostas. Se o atalho estiver muito longo (e ele estará) use um encurtador de URL. O goo.gl dá conta do recado. Lembre-se de criar um código de segurança, e de informá-lo aos respondentes, para garantir a validade das respostas. Planilhas É bem possível, na escala dos formulários que utilizamos mais corriqueiramente na web, que o formulário que você acabou de criar tenha produzido uma planilha onde armazenará as respostas coletadas. Logo, uma das funções da planilha é a de organizar, em células (cruzamento de linhas e colunas), os dados que nela são registrados. A sua função complementar é a de utilizar os conteúdos dessas células para automatizar cálculos e outras formas de manipulação, como seleção e busca, por exemplo, permitindo a execução de rotinas de registro de dados e produção de informação para operação e tomada de decisão em várias áreas de interesse humano. Os elementos básicos da planilha são: linhas colunas células fórmulas testes lógicos As fórmulas e testes lógicos se aplicam a uma ou mais células, o cruzamento de linhas e colunas. Assim sendo, e isso é muito importante registrar, uma planilha Teles, Adonai; Mariano, Sandra R.H. Gestão de Tecnologias Educacionais. Rio de Janeiro: SESI/UFF,

8 eletrônica trabalha com referências e isso em muito facilita automação de cálculos, executados por meio de fórmulas e, quando necessário, teste lógicos. O uso de referências dá dinâmica aos cálculos que podem ser feitos efetivamente com variáveis, posto que os valores encontrados nas células de referências que os compõem podem mudar. Veja na figura N os elementos da planilha. Linhas, colunas e células são elementos que dispensam uma apresentação formal. Em todo caso, é preciso destacar que há mais de um modo de se fazer referência a eesse elementos. O modo padrão é, disponível no Google Drive, por exemplo, é assim: Colunas são designadas por letras de A a Z, seguindo por AA a ZZ e por diante conforme a capacidade do programa. No Drive uma planilha é criada com 20 colunas de A a T; Linhas são referenciadas pelo seu número sequencial, que varia de 1 até muitos milhares, a depender do software. No Drive uma planilha nova é criada com 100 linhas; Células são identificadas pelo cruzamento da linha e coluna correspondentes, A1, B59 ou LX1535. Outro modo de fazer referência a células é o R1C1, disponível no Excel(Microsoft) e no OpenOffice (Apache). Nesse caso, as colunas e linhas são ambas numeradas e possível usar referência como R34C45 e, além disso, usar referências relativas tais como R[-1]C[-2] que remete a fórmula a uma linha acima e duas colunas à esquerda da célula em que ele foi escrita. Lembrese disso quando estiver usando intensivamente suas planilhas e você poderá resolver problemas que a outra notação pode acarretar. O Drive converte esse tipo de referência para a referência padrão. 92 Teles, Adonai; Mariano, Sandra R.H. Gestão de Tecnologias Educacionais. Rio de Janeiro: SESI/UFF, 2013.

9 Aula 5 Produção e manipulação de informação na nuvem Multimídia Pra terminar sobre referências, elas ainda podem ser adicionadas do nome da planilha e dos arquivos correspondentes. Logo, é possível criar fórmula que usem células de outras planilhas e mesmo de outro arquivo de planilhas. Note, na figura N, que a fórmula na célula E102 faz referência à célula C2 localizada na planilha Parâmetros. Para concluir sobre os elementos relevantes de uma planilha, pedimos sua atenção para os nomes que designam cada arquivo e planilha propriamente ditas. Para isso recorremos aos termos em inglês worksheet e workbook. O primeiro se refere à planilha propriamente dita, ou seja, onde efetivamente inserimos números, fórmulas e onde os cálculos acontecem. São as folhas de trabalho. O workbook, ou pasta de trabalho, é o arquivo (por exemplo um xls, do Excel, ou um odt, do Calc) onde ficam uma ou mais folhas de trabalho. Não confunda com nossa pasta de arquivos do Windows, que é um local no qual você guarda arquivos. Para efeitos de simplificação, chamamos tanto o conteúdo (worksheets) quanto o contêiner (workbook) de planilha (spreadsheet). Apenas tenha em mente a nomenclatura apresentada porque esse conhecimento é necessário para melhor organização das planilhas no ambiente de produção e para entender algumas funções e modos de referência essenciais ao uso de planilhas. Multimídia Outros planilhas As planilhas são ferramentas bastante versáteis e largamente disponíveis, inclusive nas versões gratuitas, como é o caso do Drive, do Calc (Apache) e do Zoho Docs. Sua versatilidade se faz notória em função do número de pessoas que as utilizam para os mais diversos propósitos, seja em atividades profissionais como nas pessoais, como controle financeiro do lar. No ambiente de gestão escolar, essa ferramenta pode cumprir vários papéis auxiliares para produção e manutenção de informação necessárias a sistemas como os quais a escola seja obrigada a interagir informação de dados para órgãos públicos e privados encarregados de diversas formas de acompanhamento, controle e auditoria na área de educação ou mesmos de seus sistemas internos mais estruturados de gestão escolar. Da mesma forma como vimos a respeito dos formulários, que possivelmente darão luz a uma Teles, Adonai; Mariano, Sandra R.H. Gestão de Tecnologias Educacionais. Rio de Janeiro: SESI/UFF,

10 planilha em algum momento da trajetória da pesquisa ou controle que eles suportam, criar planilhas exige um trabalho de planejamento. A primeira tarefa é definir bem o problema a ser resolvido pela planilha. Podemos querer organizar uma lista de notas associada à geração, eletrônica ou em papel, de uma lista de chamada de alunos. As notas, porém, deverão ser registradas por disciplina do período escolar e essas disciplinas precisarão ficar separadas umas das outras no decorrer das disciplinas, quando todas as atividades com pontos e a presença dos alunos por dia de aula serão registradas ali, em espaços padronizados para facilitar sua manipulação posterior. Por último, é preciso calcular a assiduidade e nota final de cada aluno dentro de cada disciplina, utilizando os pesos adequados a cada tarefa/disciplina conforme definido pelos professores, calcular as médias e desvio-padrão de cada turma/disciplina, agregar todas as turmas de uma mesma disciplina para avaliar seu desempenho geral naquela disciplina e produzir um relatório de todas as notas finais e assiduidade por aluno, por turma, além dessas estatísticas agregadas para informação aos órgãos competentes e registro oficial. Uma planilha pode executar todas essas funções, desde que seja bem planejada e metodicamente depurada dos seus erros de construção. Toda planilha minimamente complexa possui esses erros, especialmente em suas versões iniciais, e o trabalho de planejamento ajuda a diminuir sua incidência nos primeiros momentos. O processo de depuração de erros, constante e metódico, ajuda a minimizá-los e, com algum esforço, eliminá-los. Desse modo, antes de se lançar à digitação de fórmulas e números em sua nova planilha, pare e use papel e lápis, ou uma alternativa eletrônica, para definir o problema e planejar sua solução. Nesse momento você será capaz de avaliar a complexidade da tarefa, identificar as fontes dos dados necessários ao funcionamento de sua planilha e os reponsáveis pela sua operação quando em produção. Aqui não iremos nos aprofundar nesses procedimentos, mas a literatura sugerida ao final da aula poderá ajudá-lo a se tornar, em tempo, um produtor de planilhas muito úteis e, desejavelmente, livres de erros. Agora, com bastante calma e paciência, pratique um pouco sobre a planilha do Drive. Na próxima aula trataremos, rapidamente, de arquivos texto e, sem seguida, de compartilhamento de documentos. Atividade 12 Nossa proposta de atividade é a criação de uma planilha muito simples, na linha do exemplo mencionado no texto lido. Crie uma planilha para registrar o nome e a nota obtida pelos alunos de várias turmas em duas disciplinas de um período dado. Para facilitar sua vida, considere três turmas. Ponha um número variável de alunos em cada uma delas. Calcule médias e desviopadrão para cada uma das turmas e, também para o conjunto das turmas. Produza, então, um quadro de resumo que mostre, para cada turma e consolidado, o número de alunos avaliados, a média e o desvio-padrão. Cada turma, o consolidado e o resumo deverão estar em folhas separadas em um mesmo arquivo. Como bônus por ter feito rapidamente a tarefa, duplique o arquivo (workbook), modifique notas e outras características que desejar. Em seguida, produza uma terceira planilha que apresente um resumo das duas disciplinas avaliadas. Para auxílio na tarefa, veja o arquivo de ajuda e exemplos em 94 Teles, Adonai; Mariano, Sandra R.H. Gestão de Tecnologias Educacionais. Rio de Janeiro: SESI/UFF, 2013.

11 Aula 5 Produção e manipulação de informação na nuvem Percurso de leitura aprofundada Para aqueles que desejam aprofundar conhecimentos no uso profissional de planilhas eletrônicas ou indicar leituras para alguém interessado nesse tema, sugerimos: Excel Aplicado à Gestão Empresarial, Bruni e Paixão, Editora Atlas,2011 O livro percorre desde os fundamentos, passa por todas as funções mais importantes e introduz a programação de planilhas Excel, da suíte Microsoft Office. Obra útil como referência para usuários e instrutores no uso de planilhas eletrônicas; Management Science The art of modeling with spreadsheets, Powell e Baker, Wiley, 2010 Os autores compartilham com os leitores seu método para desenvolver modelos utilizando planilhas eletrônicas como suporte. Além dos aspectos da operação avançada do Excel, o leitor encontra um ótimo guia sobre como estruturar problemas, dar forma à sua solução em planilhas e depurar esses instrumentos dos inevitáveis erros que cada uma delas carrega. Resumindo Nessa aula foi apresentada uma parte do conjunto de programas Google Apps: o Google Docs, atualmente chamado de Drive. Trata-se dos programas (online) de edição de formulários, planilhas, textos, desenhos e apresentações associado ao armazenamento de documentos na nuvem. Abordamos apenas formulários e planilhas nessa aula. De caráter eminentemente prático, a aula é acompanhada de dois arquivos de apoio que podem ser encontrados em Neles o leitor encontra um roteiro ilustrado para dar seus primeiros passos no uso dessas ferramentas. Informações sobre a próxima aula A próxima aula tratará da prática de compartilhamento de arquivos para trabalho cooperativo. Você será convidado a estabelecer comunidades de colaboradores em torno de um documento ou conjunto de documentos. Nessa prática você poderá observar as diferentes formas de compartilhar e de organizar a equipe de acordo com funções, tais como revisor, editor, comentarista ou compilador, por exemplo. Referências Aula produzida sobre tarefas práticas no Google Drive. Referências das imagens Todas as imagens produzidas pelos autores, com exceção de: Página 90 QUADRO: (Ilker) Página 92 GRÁFICO: (Ilker) Página 93 FLUXOGRAMA: (Jonathan Natiuk) Página 95 MÃO: (Cienpies Design) Teles, Adonai; Mariano, Sandra R.H. Gestão de Tecnologias Educacionais. Rio de Janeiro: SESI/UFF,

12 96 Teles, Adonai; Mariano, Sandra R.H. Gestão de Tecnologias Educacionais. Rio de Janeiro: SESI/UFF, 2013.

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