Manual Operacional Versão 2.2

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1 1 Manual Operacional Versão 2.2

2 2 SUMÁRIO 1) Assistente de configuração 4 2) Módulo Geral 9 2.1) Administradora 9 2.2) Empresa 9 2.3) Grupo de Empresa ) Responsável ) CEP ) Configurações ) Configurações do Grupo de Empresas ) Configuração Geral ) Configuração de ) Controle de Acesso ) Perfis ) Cadastro de Usuário ) Alteração de senha 16 3) Módulo Contábil ) Consulta de Movimentação ) Lançamentos ) Históricos ) Grupo ) Históricos ) Plano de Contas ) Grupo ) Plano de Contas ) Classificações de Contas de Resultado ) Saldos Anteriores ) Lançamentos padrões ) Configurações ) Configurações da Empresa ) Configurações de Lançamento ) Livro/Folha/Nº de Ordem ) Verificações de Erros ) Importação ) Módulo Fiscal ) Folha de Pagamento ) Arquivos Digitais 27

3 ) SPED ) MANAD ) Encerrar Contas de Resultado ) Relatórios ) Listagem do plano de contas 4) Módulo Fiscal ) Configuração 4.1.1) Integração Contábil ) Codificação Fiscal ) Cliente/Fornecedor/Transportadora ) Lançamento ) Imposto ) Configuração ) Lançamento de Débito e Crédito ) Informações Complementares do ICMS ) Controle de Estoque ) Tabela ) Entrada ) Lançamento ) Conhecimento de Transporte ) Saída ) Lançamento ) Conhecimento de Transporte ) Processos ) Impostos ) Arquivos Digitais ) Exportação ) Importação ) Relatórios ) Teclas de atalho do Calima ) Importação do XML da Nota Fiscal Eletrônica 43

4 4 1) Assistente de configuração A primeira vez que o usuário acessa o sistema será apresentado um assistente de configuração que permite cadastrar a administradora, incluir a 1ª empresa no sistema, bem como fazer as configurações do modulo contábil e do grupo de empresas. Essas configurações permitirão ao usuário começar a usar o sistema. Tela do Assistente de Configuração Tela do Assistente de Configuração 1º Passo configurar administradora

5 5 Tela do Assistente de Configuração 1º Passo: Configuração da Administradora Tela do Assistente de Configuração 2º Passo: Configuração da 1º Empresa no Sistema

6 6 Tela do Assistente de Configuração 2º Passo: Configuração da 1º Empresa no Sistema Tela do Assistente de Configuração 3º Passo: Configuração da Empresa para o Módulo Contábil

7 7 Tela do Assistente de Configuração 3º Passo: Configurações Extras da Empresa Tela do Assistente de Configuração 1º Passo configurar administradora

8 8 Assistente de Configuração 1º Passo configurar administradora Tela final do Assistente de Configuração

9 9 2) Módulo Geral 2.1) Administradora Onde será cadastrado o escritório contábil ou a própria empresa (no caso de contabilidade interna). Deve-se atentar para o endereço, de modo a preenchê-lo por completo, inclusive com bairro. Tela de cadastro de Administradora 2.2) Empresa Onde será efetuado o cadastro da empresa. Deve-se observar que ao incluir uma nova empresa o Grupo de Empresas a qual ela esta relacionada. Por meio do botão pesquisar (lupa), pode-se pesquisar os grupos já existentes e até mesmo criar um novo grupo.

10 10 Tela de cadastro de Empresa

11 11 Tela de cadastro de Grupo de Empresa Criando um novo grupo de empresa, posteriormente, o sistema pedirá outros sete (7) grupos (grupo do plano de contas, grupo de produtos, grupo de fornecedores/clientes etc.), conforme pode-se ver na figura abaixo. Tela de inserção de grupos de empresas Optando por um grupo existente, o sistema compartilhará para esta nova empresa os mesmos grupos (grupo do plano de contas, grupo de produtos, grupo de fornecedores/clientes etc.) do grupo de empresa existente, sendo necessário informar apenas o período fiscal. OBS: Se o grupo de empresa não for preenchido o sistema ira automaticamente criar um grupo correspondente para a mesma. 2º) Na guia Dados B, Forma de Tributação indica-se se a empresa é optante pelo Simples ou não. Esta informação estará diretamente ligada às configurações no Módulo Fiscal, na parte dos impostos.

12 12 Tela de configuração da empresa no Módulo Principal 2.3) Grupo de Empresa Nesta opção, pode-se incluir ou consultar os grupos de empresas já criados, bem como alocar as empresas que possuem configurações em comum. Pode-se criar grupos de empresas com o nome da própria empresa ou descrições gerais como Indústria, Comércio etc. Tela de manutenção do Grupo de Empresas

13 13 2.4) Responsável Nesta opção, cadastra-se o diretor da empresa e o contador. O cadastro é único, ou seja, ao fazer uma consulta, será aberta uma listagem de responsáveis por todas as empresas já cadastradas. OBS: O campo Cargo é utilizado pelo sistema na impressão de todos os relatórios que necessitam da informação de responsável pela empresa. Tela de cadastro de Responsável 2.5) CEP

14 14 Tela de cadastro de Bairro Nesta opção, cadastra-se país, unidade da Federação, cidade, bairro e logradouro que, por ventura, não existam no banco de dados do sistema. 2.6) Configurações 2.6.1) Configurações do Grupo de Empresas Tela de manutenção de Configuração de Grupo de Empresas 2.6.2) Configuração Geral Nesta tela, devem ser definidos: impressão padrão texto (para impressora matricial) ou gráfico (para impressoras jato de tinta ou laser), diretório da folha de pagamento (para posterior integração) e configurações de atualização do Calima. Tela de configurações gerais do sistema 2.6.3) Configuração de Nesta tela, é possível definir as configurações para envio de mail pelo Calima (Pop, SMTP, Endereco padrão).

15 15 Tela de configuração de para relatórios 2.7) Controle de Acesso 2.7.1) Perfis Permite definir padrões de acesso ao sistema, além de configurar em quais empresas e em quais módulos este perfil será utilizado. Tela de Perfil de Acesso 2.7.2) Cadastro de Usuário Cadastro de todos os usuários que terão acesso ao sistema, com indicação do perfil a que estarão associados.

16 16 Tela de cadastro de Manutenção de Usuário 2.7.3) Alteração de senha Permite ao usuário-mestre a troca da senha de qualquer outro usuário do sistema. Tela de alteração de senha

17 17 3) Módulo Contábil 3.1) Consulta de Movimentação Pode-se consultar, nesta opção, uma conta por período, e ainda alterar ou excluir um lançamento. É possível, também, imprimir uma relação dos itens consultados. Tela de consulta de movimentação 3.2) Lançamentos Nesta tela, são feitos os lançamentos e a consulta dos que já foram incluídos para posterior alteração ou exclusão. Por dispor de um sistema de filtro normal ou avançado, a busca pelo lançamento é mais ágil e versátil. Tela de lançamentos

18 18 3.3) Históricos 3.3.1) Grupo Pode-se consultar, incluir, alterar e excluir os grupos de históricos. Há a opção de importar os históricos de um grupo para o outro. Tela de manutenção de grupo de histórico 3.3.2) Históricos Relação de todos os históricos, onde se pode consultar, incluir, alterar e excluir.

19 19 Tela de manutenção de históricos 3.4) Plano de Contas 3.4.1) Grupo Pode-se consultar, incluir, alterar e excluir os grupos de plano de contas. Algumas configurações devem ser feitas, como Máscara, Instituição para o SPED e contas para ATIVO, PASSIVO, RECEITA E DESPESA. Há, também, opção de importação do plano de contas de um grupo para o outro. Tela de manutenção de Grupo de Plano de Contas

20 20 Tela de manutenção de Grupo de Plano de Contas Criação automática de contas 3.4.2) Plano de Contas Pode-se consultar, incluir, alterar e excluir as contas. São feitas várias configurações, como, por exemplo, a indicação de quais contas incorporarão o Livro Caixa e as contas de adição e exclusão para o Lalur. É possível configurar as contas de Lucro e Prejuízo Acumulados e Resultado do Exercício, além de referenciar o plano de contas com o do SPED conta a conta (analíticas). Todas as configurações são feitas nas guias existentes em cada conta (Guia Configurações Contábeis e Guia SPED).

21 21 Tela de configuração das Contas de Lucro/Prejuízo Acumulado e Resultado do Exercício Tela de configuração do Lalur

22 22 Tela de configuração do SPED 3.5) Classificações de Contas de Resultado Após a consulta, basta clicar em cima da conta e alterar, incluindo as contas (analíticas ou sintéticas), podendo, para tal, consultar o plano de contas através da lupa ou a tecla de atalho F5. Tela de configuração das Contas de Resultado

23 23 3.6) Saldos Anteriores Informa-se, nesta tela, os saldos anteriores de cada conta no plano de contas. Tela de informação de saldos anteriores 3.7) Lançamentos padrões Por meio de uma codificação, feita automaticamente, e descrição, é possível fazer lançamentos, indicando as contas de crédito e débito, histórico padrão e variável. Tela de inclusão de Lançamento Padrão

24 24 3.8) Configurações 3.8.1) Configurações da Empresa Informa-se o Período Fiscal da empresa e seu período de apuração contábil (trimestral, anual), o tipo de lançamento no plano de contas (por número da conta ou código reduzido). Esta configuração impactará diretamente nos lançamentos e consultas do sistema. Tela de configuração Contábil da Empresa 3.8.2) Configurações de Lançamento Aqui, é definido como será a tela de lançamento contábil. Pode-se criar várias configurações, utilizando histórico padrão e/ou variável, centro de custo, lançamento padrão, entre outros.

25 25 Tela de configuração dos Lançamentos 3.8.3) Livro/Folha/Nº de Ordem Informa-se o número e a página inicial dos livros. Esta configuração impacta diretamente na impressão dos relatórios. Tela de numeração dos livros, folhas e nº de ordem 3.9) Verificações de Erros Por meio do período indicado, o sistema percorre o banco de lançamentos em busca de erros que impossibilitam o fechamento contábil.

26 26 Tela de verificação dos erros 3.10) Importação ) Módulo Fiscal Com o uso dessa opção, pode-se importar os lançamentos previamente configurados no Módulo Contábil. Tela de importação do Módulo Fiscal

27 ) Folha de Pagamento Esta ferramenta é usada para fazer a integração da folha de pagamento em DOS com o Calima Contábil. Faz-se a atualização e a indexação. Depois de gerar os processos no SFP-DOS, basta usar esse processo e fazer a integração. Tela de importação do sistema de folha de pagamento 3.11) Arquivos Digitais ) SPED Nesta tela, é possível gerar o arquivo digital SPED (Secretaria de Estado de Fazenda). Deve-se configurar e referenciar as contas do plano de contas com as do SPED. Após a geração do arquivo digital, o sistema solicitará o nome e o caminho para a gravação do arquivo digital. Tela de geração do SPED Contábil ) MANAD Aqui, informa-se o período pedido pela fiscalização. Copiar descrição final do arquivo SPED e o mesmo para todos os arquivos digitais do sistema.

28 28 Tela de geração do MANAD 3.12) Encerrar Contas de Resultado Nesta opção, informa-se a referência e, caso todas as contas estejam configuradas o sistema encerra o resultado do exercício. Tela de encerramento das Contas de Resultado 3.13) Relatórios

29 ) Listagem do plano de contas Esta opção permite a impressão de listagem do plano de contas, que pode ser configurado para a impressão com as opções mostradas na figura abaixo. Tela de impressão do Plano de Contas por seleção de conta

30 30 4) Módulo Fiscal 4.1) Configuração 4.1.1) Integração Contábil ) Codificação Fiscal Nesta opção, é permitida a configuração contábil por CFOP, que será usada para a contabilização automática dos lançamentos do Módulo Fiscal. Basta preencher apenas uma das três opções. Tela de integração por CFOP ) Cliente/Fornecedor/Transportadora Nesta tela, é permitido configurar a conta contábil do cliente, fornecedor ou transportadora. Com a indicação de cliente/fornecedor/transportadora, pede-se as contas contábeis de contra-partida que serão utilizados na contabilização automática dos lançamentos.

31 31 Tela integração por Fornecedor/Cliente/Transportador Obs.: Vale ressaltar que caso deseje que o cliente seja informado como conta de crédito no lançamento contábil basta preencher somente a conta de débito na configuração por CFOP e a de crédito na configuração por fornecedor. Tela de configuração da integração por CFOP e fornecedor

32 32 Tela de configuração da integração por CFOP e fornecedor ) Lançamento Nesta opção, configuram-se as opções de lançamentos de entrada/saída/redução Z/transportadora do fiscal que serão informadas como padrão ao se incluir um novo lançamento. Obs: Para fazer lançamentos sem informar o produto na entrada ou saída (lembrando que é obrigatório para SPED/Sintegra informar os produtos nos lançamentos) deve-se utilizar o seguinte procedimento: Menu de configuração de lançamento

33 33 Tela de configuração de lançamento

34 34 Tela de configuração de visualização do lançamento 4.2) Imposto 4.2.1) Configuração Nesta opção, pode-se configurar os impostos que cada empresa utilizará, bem como alíquotas, datas de vencimento, código de receita e apuração (trimestral, mensal, decendial).

35 35 Menu de configuração de impostos Tela de exemplo de configuração do IRPJ

36 ) Lançamento de Débito e Crédito Nessa opção, informa-se os débitos e créditos oriundos de outros períodos (como exemplo, no caso de empresas novas com saldos anteriores para geração do DAPI). Tela de exemplo de lançamento de debito e credito do IRPJ 4.2.3) Informações Complementares do ICMS Nessa opção pode-se informar lançamentos complementares a apuração do ICMS e geração do DAPI. Tela de informações complementares do ICMS 4.3) Controle de Estoque Nesta opção, configuram-se produtos, tipos de produto, unidades de medida e digitação do inventário manual. Obs: Para usuários que não lançam produtos nas entradas e saídas por meio dessa opção, pode-se lançar o inventário de forma manual para posterior impressão do livro de inventário.

37 37 Menu de controle de estoque 4.4) Tabela Nessa opção pode-se configurar as CST dos produtos, Tabela de NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL) dos produtos, Alíquotas por Estado que serão usados nos lançamentos para informar automaticamente as alíquotas, CFOP, tabela de Selic/Multa para calculo de juros e multa nos impostos federais, etc. Menu das tabelas do sistema

38 38 4.5) Entrada 4.5.1) Lançamento Nesta opção, pode-se consultar, alterar, incluir e excluir os documentos lançados. Tela de consulta, inclusão, alteração e exclusão de lançamentos Tela de inclusão e alteração de lançamentos 4.5.2) Conhecimento de Transporte Nessa opção pode-se fazer os lançamentos dos CTRC de entrada, relacionando-o com o documento de entrada. Tela de lançamento de CTRC de entrada

39 39 4.6) Saída 4.6.1) Lançamento Nesta opção, pode-se consultar, alterar, incluir e excluir os documentos lançados. Tela de lançamento de saída 4.6.2) Conhecimento de Transporte Onde serão feitos os lançamentos dos CTRC de saída. Ao final do lançamento, indica-se o documento de saída relacionado a ele. Tela de Lançamento de CTRC de saída

40 40 4.7) Processos 4.7.1) Impostos Nesta opção, pode-se gerar os impostos, desde que previamente configurados no cadastro da empresa. É permitida a consulta de valores, a baixa com o contábil (uma vez configuradas tais contas contábeis na provisão e baixa), além da impressão de guias. Menu de geração e consulta dos impostos Tela de geração dos impostos

41 41 Tela de consulta dos impostos 4.7.2) Arquivos Digitais ) Exportação O Módulo Fiscal gera os arquivos digitais Sintegra, DAPI, SPED, GissOnline e DIF (Prefeitura de Juiz de Fora). Menu de geração de arquivos digitais ) Importação Pode-se importar lançamentos de entrada e saída a partir de um arquivo gerado no padrão Sintegra ou NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).

42 42 Menu de importação de arquivos digitais Obs: Uma vez importado determinado período, havendo uma anterior importação, todos os registros da primeira importação serão apagados. Se os lançamentos tiverem sido feitos manualmente, o sistema não apagará em qualquer importação. Vale salientar, também, que, na importação de arquivo padrão Sintegra, é importante indicar os CFOPs para ECF, ECF-ST e CFOP para Série D, que serão utilizados como CFOPs padrões na importação do registro 60 do Sintegra (cupons fiscais), que no leiaute do Sintegra, não possui CFOP. 4.8) Relatórios Nesta opção, pode-se emitir os relatórios, declarações e guias do sistema. Foram criados, no Módulo Fiscal, cerca de 14(quatorze) novos relatórios em relação ao SLF-DOS.

43 43 Menu de Relatórios do Modulo Fiscal 4.9) Teclas de atalho do Calima F5: Para todas as consulta do Sistema Ctrl + S: Salvar lançamentos Entrada/Saídas no Fiscal 4.10) Importação do XML da Nota Fiscal Eletrônica O Manual de Integração do Contribuinte versão 3.0.0, em sua página 90, informa que o emissor de uma NF-e deve enviar o arquivo digital gerado para o destinatário, este último deve guardá-los no prazo previsto em lei. Utilizando esta possibilidade e visando facilitar o trabalho dos usuários do Calima foi criada rotina de Importação de Notas Fiscais Eletrônicas, que consiste na importação do arquivo mencionado acima gerando automaticamente Entrada e/ou Saídas no sistema.

44 44 Como funciona? O arquivo a ser importado deve ser o arquivo de Distribuição da NF-e processada cujo exemplo pode ser visto em: Este possui as informações necessárias que garantem que a NF-e foi recebida e autorizada pela Sefaz. O processo de importação é divido em duas etapas. Na primeira devem ser selecionados os arquivos XML, o sistema faz uma validação inicial destes arquivos e verificando se são arquivos válidos e se correspondem à Empresa selecionada. Na segunda etapa o usuário pode visualizar as NF-e's e selecionar quais deseja salvar no Sistema. O passos para realização de todo este processo estão descritos abaixo: Acesse a rotina no módulo Fiscal através do menu Processos / Arquivos Digitais / Importação / Nota Fiscal Eletrônica. Menu de importação de arquivos digitais O sistema irá exibir a janela inicial de importação. Onde devem ser selecionados os arquivos para a importação e informados o CFOP Padrão de Entrada e a Empresa de destino das Notas Fiscais importadas.

45 45 Tela de importação da NF-e Clique no ícone destacado na imagem acima a janela para seleção de Arquivos XML será exibida. Utilize as teclas shift e ctrl para seleção de vários arquivos e clique em abrir quando estiver concluído. Tela de importação da NF-e Seleção de arquivos Informe a Empresa de Destino e o CFOP padrão para as NF-e's de Entrada

46 46 Tela de importação da NF-e Clique em Processar. O Calima irá iniciar a rotina exibindo a mensagem abaixo: Tela de importação da NF-e Processo

47 47 Ao término da primeira etapa são exibido informações sobre o tempo total do processamento e se existem arquivos que não foram processados. Tela de importação da NF-e Processo A aba Arquivos importados exibe os dados Chave de Acesso, Número, CFOP, Emitente, Destinatário, Tipo e Valor das NF-e's processadas. Conforme a figura abaixo: Tela de importação da NF-e Segunda tela, confirmação dos arquivos a serem importados A aba Arquivos rejeitados exibe o Nome dos arquivos XML não processados em o motivo do erro, como pode ser visto na figura a seguir:

48 48 Tela de importação da NF-e Segunda tela, arquivos rejeitados

49 49 Selecione as Notas desejadas através do checkbox ou utilize o Selecionar todas, quando tiver concluído clique em importar. Veja a figura abaixo: Tela de importação da NF-e Confirmação Ao término do processo o Calima informa o número de NF-e's importadas e sobre a ocorrência de erros caso estes existam de acordo com a imagem abaixo: Tela de fim do processo de importação de arquivos digitais Obs: Dois procedimentos devem ser adotados para otimizar a rotina de importação dos Arquivos: 1) Busque separar arquivos recebidos em pastas diferentes uma para cada Empresa. Isso irá facilitar e agilizar o processo de importação. 2) Ao receber os arquivos confirme se estes são realmente Arquivos de Distribuição da NF-e, o Calima não importará outro arquivo que não siga esse leiaute.

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