Processo Digital Cadastrar Veículos Guia do Usuário - Solicitante

Transcrição

1 Governo do Estado do Rio de Janeiro Secretaria de Estado da Casa Civil Subsecretaria de Gestão Superintendência de Gestão do Processo Digital Processo Digital Cadastrar Veículos Guia do Usuário - Solicitante Versão Junho/2014

2 Sumário 1 Sobre o Processo Cadastrar Veículos Como acessar o Sistema do Processo Digital Tela de Atividades - Solicitante Preencher Formulário Cadastrar / Descadastrar / Alterar Veículos Preencher Formulário Cadastrar Adicionar Anexo Arquivo local Preencher Formulário Descadastrar Adicionar Anexo Arquivo local Preencher Formulário Alterar Adicionar Anexo Arquivo local Analisar Pendências Cadastrar / Descadastrar / Alterar Veículos Dados do Parecer Anexos Emitir Despacho Arquivar Processo Administrativo Assinatura Digital de documento

3 1 Sobre o Processo Cadastrar Veículos É o processo administrativo digital que permite aos órgãos do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro realizar o cadastramento, descadastramento e alteração de dados dos veículos pertencentes à frota oficial do Estado, além da emissão e publicação da Ordem de Serviço e o credenciamento dos veículos junto à empresa gestora do Sistema de Controle de Consumo de Combustível. Este processo visa manter o cadastro atualizado dos veículos próprios e não próprios da frota oficial do Estado do Rio de Janeiro, de forma definitiva ou temporária, autuar Processo Administrativo, analisar soluções de pendências, atribuir, alterar e/ou retirar os números de ordem por meio de Ordens de Serviço a serem publicados no Diário Oficial do Estado e credenciar os veículos no Sistema de Controle de Consumo de Combustível. 3

4 2 Como acessar o Sistema do Processo Digital Acesse o Sistema do Processo Digital pelo endereço A seguinte tela deve ser apresentada: Preencher Nome de Usuário e a Senha e selecionar o botão Entrar. NOTA: Após a validação bem sucedida do usuário, será exibida a tela de Atividades, onde o usuário poderá executar as atividades que constam na relação apresentada no painel Minhas Atividades, ou iniciar funcionalidades que constam no painel Processos. 4

5 3 Tela de Atividades - Solicitante Identificação do usuário. Encerrar sessão Funcionalidades habilitadas para o usuário. Atividades a serem executadas pelo usuário. Para encerrar a sessão no Sistema do Processo Digital selecionar Log-out, no menu localizado na margem superior direita. Ao selecionar Cadastrar Veículos, será iniciada a atividade. 5

6 4 Preencher Formulário Cadastrar / Descadastrar / Alterar Veículos Opções habilitadas para o solicitante Será exibida a tela Preencher Formulário. O usuário deverá selecionar a opção desejada. O campo é de preenchimento obrigatório Ao selecionar qualquer opção, o sistema deverá preencher automaticamente o painel Dados do Ofício. 6

7 4.1 Preencher Formulário Cadastrar O usuário deverá preencher as informações do painel Dados para Credenciamento do Veículo. Obs.: Os campos marcados com o caractere * são obrigatórios. 7

8 Os campos dos painéis serão descritos abaixo: Painel - Dados para Credenciamento de veículo Instalar Chip - no painel Dados para credenciamento do Veículo caso o usuário marque a caixa de seleção Instalar Chip como SIM, será exibida uma nova caixa de seleção chamada Já possui Chip?; Já possui Chip? - caso o usuário marque a opção SIM novamente, o campo Código Chip irá ser apresentado para preenchimento. Código Chip o usuário deverá informar o número do código do chip. Todos os campos são de preenchimento obrigatório. Painel - Dados Básicos Preencher os seguintes campos: VEÍCULO PRÓPRIO - Selecione uma das duas opções, SIM ou NÃO. PLACA - Digite o número da placa do veículo. UF - Selecione uma das Unidades Federativas a qual o veículo está registrado. MARCA - Digite a marca do veículo (ex: FORD, FIAT, CHEVROLET, etc.). MODELO - Digite o modelo do veículo conforme a marca registrada no campo anterior (ex: Fiesta Palio, Agile, etc.). ANO FABRICAÇÃO - Digite o ano de fabricação do veículo (disponível no Certificado de Registro do Veículo CRV ou no Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo - CRLV). ANO DO MODELO - Digite o ano do modelo do veículo (disponível no Certificado de Registro do Veículo - CRV ou no Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo - CRLV). CHASSI - Digite o código do chassi do veículo (disponível no Certificado de Registro do Veículo - CRV). RENAVAM - Digite o código do RENAVAM do veículo (disponível no Certificado de Registro do Veículo - CRV ou no Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo - CRLV). Painel - Características do Veículo Preencher os seguintes campos: Tipo de Medição - Selecione uma das opções: 8

9 TACÓGRAFO ELETRÔNICO/MECÂNICO - Tacógrafo é o equipamento que registra a distância percorrida, o tempo gasto e a velocidade. Os mais modernos são os do tipo eletrônicos que registram e controlam o excesso de velocidade, são menos robustos e mais seguros contras as fraudes. ODÔMETRO MECÂNICO - Equipamento que indica, no painel de instrumentos de um veículo, a distância percorrida. É composto de várias peças, dentre elas podemos citar as engrenagens, o cabo flexível e o painel. ODÔMETRO ELETRÔNICO - Equipamento que indica de forma eletrônica, no painel de instrumentos de um veículo, a distância percorrida. É composto de várias peças, dentre elas podemos citar sensores, fios, relógio digital e terminais. OUTROS Qualquer outra modalidade de equipamento que não se enquadra nas explicitadas acima. Classificação - Selecione uma das opções: ESPECIAL - Classificação dos veículos reservados ao uso exclusivo do Governador e do Vice-Governador do Estado. (Art. 3º do Decreto 41952/2009) REPRESENTAÇÃO - Classificação dos veículos utilizados estritamente pelas seguintes autoridades: Secretários de Estado, Subsecretários e Subsecretários-Adjuntos, Procurador Geral do Estado e Subprocuradores Gerais, Defensor Público Geral, Subdefensores Públicos Gerais, Presidentes e Vice-presidentes das Autarquias e seus equivalentes nas Fundações, Sociedades de Economia Mista e Empresas Públicas ou outras Entidades controladas, direta ou indiretamente, pelo Estado. (Art. 4º do Decreto 41952/2009) SERV1 - Veículos de passageiros, destinados ao transporte de servidores exclusivamente em serviço, para a realização de atividades externas ou para transporte de expedientes. (Art. 5º do Decreto 41952/2009) SERV2 - veículos de passageiros, de carga ou mistos possuidores de características específicas, destinados às atividades previstas no Art. 5º do Decreto 41952/2009. OPERACIONAL - São veículos operacionais os destinados a atender à execução de serviços específicos de determinados Órgãos do Estado, a saber: Polícia Civil; Polícia Militar; Defesa Civil; Corpo de Bombeiros; Saúde; Administração Penitenciária; Serviço Reservado de Segurança e outros órgãos e entidades que possuam veículos de uso específico para suas atividades. (Art. 6º do Decreto 41952/2009) OUTROS - Qualquer outra modalidade de classificação que não se enquadra nas explicitadas acima. Categoria - A informação a ser inserida neste campo deve ser obtida através do Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo CRLV ou no Certificado de Registro de Veículo CRV, no campo designado. Abaixo são apresentadas características das placas dos veículos. ALUGUEL Verificar característica de placa. APRENDIZAGEM - Esta placa é de fundo branco e caracteres vermelhos; 9

10 CORPO CONSULAR - Esta placa é de fundo azul e caracteres brancos; EXPERIÊNCIA - Esta placa é de fundo verde e caracteres brancos; FABRICANTE - Esta placa é de fundo verde e caracteres brancos; MISSÃO DIPLOMÁTICA - Esta placa é de fundo azul e caracteres brancos; OFICIAL - Esta placa é de fundo branco e caracteres pretos; ORG. INTERNACIONAIS - Esta placa é de fundo azul e caracteres brancos; PARTICULAR - Esta placa é de fundo cinza e caracteres pretos; OUTROS - Qualquer outra característica de placa que não se enquadra nas explicitadas acima. Espécie - Selecione uma das opções: PASSAGEIRO CARGA MISTO ESPECIAL TRATOR OUTROS Tipo Veículo - Selecione uma das opções: AUTOMÓVEL MICROONIBUS ÔNIBUS REBOQUE SEMIREBOQUE CAMINHONETA CAMINHONETA FURGÃO CAMINHÃO CAMINHÃO TRATOR TRATOR DE RODAS TRATOR DE ESTEIRAS TRATOR MISTO UTILITÁRIO OUTROS Condição - Selecione uma das opções: EM USO INOPERANTE OUTROS 10

11 Quantidade de Tanques - Clicar no ícone figura abaixo: para carregar o pop-up Detalhes do Tanque, conforme ilustrado na Campo Capacidade do Tanque - Preencher com o valor numérico referente à capacidade em litros do tanque de combustível (ex: 55, 60, 100, etc.) conforme modelo do veículo. Campo Combustível - Selecionar uma das opções: ÁLCOOL DIESEL GASOLINA FLEX POWER/ ÁLCOOL (Combustível principal é Álcool) FLEX POWER/ GASOLINA (Combustível principal é Gasolina) GNV NÃO CONSTA Após esta seleção, o solicitante deverá clicar no botão Adicionar Tanque. Para veículos com mais de um tanque de combustível, repetir esta operação. Caso ocorra alguma inserção incorreta, selecione o registro a ser excluído e clique no botão Excluir Tanque. Painel - Informações Adicionais PREFIXO DE ORDEM - Digite o prefixo de ordem do veículo. CNPJ NO CRV/CRLV - Digite o número do CNPJ apresentado no documento do veículo. CNPJ DO PROPRIETÁRIO DO VEÍCULO - Digite o número do CNPJ do proprietário do veículo. PROCESSO / CONTRATO - Digite o número do processo ou contrato ao qual o veículo está vinculado. ÓRGÃO PROPRIETÁRIO - Digite o nome do órgão que é proprietário do veículo. 11

12 CÓDIGO PROPRIETÁRIO - Digite o código do órgão que é proprietário do veículo. IDENTIFICAÇÃO DE FROTA - Digite a identificação da frota a qual o veículo pertence. CÓDIGO DA FROTA - Digite o código identificador da frota a qual o veículo pertence. LOTAÇÃO - Digite onde o veículo estará lotado. CÓDIGO LOTAÇÃO - Digite o código referente à lotação do veículo. SUBFROTA - Digite a identificação da subfrota a qual o veículo pertence. CÓDIGO SUBFROTA - Digite o código identificador da subfrota a qual o veículo pertence. VINCULO (possui 3 seleções): o o o CEDIDO - Esta informação deverá ser inserida quando a posse do veículo estiver fundamentada através do Termo de Cessão de Uso de Veículo, geralmente entre órgãos públicos. COMODATO - Esta informação deverá ser inserida quando a posse do veículo estiver fundamentada através do Termo de Comodato, geralmente de particular para órgãos do Estado. DOADO - Esta informação deverá ser inserida quando a posse do veículo estiver fundamentada através do Termo de doação, cuja transferência de propriedade ainda não foi regularizada. 4.2 Adicionar Anexo Arquivo local Antes de prosseguir com o cadastramento, é necessário anexar os documentos exigidos pelo sistema. Na tela Preencher Formulário, selecionar a aba Anexos e clicar no ícone identificado na imagem abaixo. 12

13 Obs.: o documento deverá estar em formato PDF com medidas no padrão A4. Selecionar o tipo de anexo Permite localizar o documento digitalizado e na máquina local ou em rede. 13

14 A categoria do anexo é apresentada nesse campo Exemplo de documento localizado no computador do usuário. Botão associa o anexo à Placa do veículo Após selecionar a placa no campo Referências: A selecionar e clicar no ícone para finalizar esta tarefa., o usuário deverá clicar em anexar 14

15 Finalização da Atividade Criar Solicitação de Cadastramento Depois de preencher os dados necessários e anexar os documentos exigidos, o usuário deverá clicar no botão Criar Solicitação, que enviará a solicitação para a próxima atividade. 15

16 4.3 Preencher Formulário Descadastrar O usuário deverá preencher as informações do painel Dados para Descredenciamento do Veículo. Obs.: Os campos marcados com o caractere * são obrigatórios. 16

17 Painel - Dados para Descredenciamento de veículo Veículo possui chip instalado? o usuário deve informar se o veículo possui chip: SIM ou NÃO. Painel - Dados Básicos Os campos são os mesmos apresentados acima, na atividade de cadastramento. Painel Informações adicionais Os campos são os mesmos apresentados acima, na atividade de cadastramento, com exceção do campo Número de Ordem. Número de Ordem Digite o número de ordem do veículo. Painel Justificativa Condição Veículo O usuário deve elaborar uma justificativa sobre a condição do veículo a ser descadastrado. 4.4 Adicionar Anexo Arquivo local Antes de prosseguir com o descadatramento, é necessário anexar os documentos exigidos pelo sistema. Conforme o explicado no item 4.2 deste Guia. Finalização da Atividade Criar Solicitação de Descadastramento Depois de preencher os dados necessários, o usuário deverá clicar no botão Criar Solicitação, que enviará a solicitação para a próxima atividade. 4.5 Preencher Formulário Alterar O usuário deverá preencher as informações do painel Dados para Alteração Cadastral do Veículo. 17

18 Botões que permitem adicionar ou excluir registros de veículos Obs.: Os campos marcados com o caractere * são obrigatórios. Painel - Dados para Alteração Cadastral de veículo 18

19 Alterar código do chip? - no painel Dados para alteração cadastral do veículo caso o usuário marque a caixa de seleção Alterar código do chip como SIM, será exibida uma nova caixa de seleção chamada Código do Chip, onde o usuário irá digitar o código do chip; Obs.: Os campos que serão preenchidos são os mesmos apresentados na atividade de cadastramento, com exceção de: Painel Informações adicionais Alterar prefixo de ordem? No painel Informações adicionais caso o usuário marque a caixa de seleção Alterar prefixo de ordem? Como Sim, o campo abaixo Prefixo de Ordem deverá ser preenchido com o novo número de ordem. Painel Motivo da alteração O usuário deve preencher este campo informando o motivo da alteração no cadastro do veículo. 4.6 Adicionar Anexo Arquivo local Antes de prosseguir com a alteração, é necessário anexar os documentos exigidos pelo sistema. Conforme o explicado no item 4.2 deste Guia. Finalização da Atividade Criar Solicitação de Alteração Ao preencher os dados necessários, o usuário deverá clicar no botão Criar Solicitação, que enviará a solicitação para a próxima atividade. 19

20 5 Analisar Pendências Cadastrar / Descadastrar / Alterar Veículos Formulário de acordo com a aba selecionada Apenas para visualizar as informações do veículo selecionado. O formulário apresentará as informações de acordo com a ação (cadastro, descadastro, alteração). Campo de seleção de veículo Botão para visualizar pendências Botão para inserir comentário Quando o Analista de Registro de Veículos Oficiais (RVO) identifica pendências no cadastro do veículo, o solicitante recebe a atividade de analisar pendências onde é possível visualizar as pendências, buscar a documentação comprobatória para resolvê-las e alterar seus estados. 20

21 De acordo com a imagem anterior, com a aba Solicitação selecionada, o usuário pode: 1- Visualizar os dados dos veículos anteriormente adicionados Para visualizar os dados basta que o usuário selecione o veículo a partir do campo de seleção de veículo, feito isso todos os detalhes serão carregados no formulário. 2-Visualizar pendências (* obrigatório) Ao clicar no botão para Visualizar Pendências, a seguinte janela será exibida: Campo de seleção de pendência Para cada veículo podem ser identificadas uma ou mais pendências. Para visualizar as informações da pendência, o usuário deve selecionar a pendência a partir do campo de seleção, feito isso, as informações serão carregadas no formulário. 21

22 Nesta tela, através do campo Estado da Pendência, o usuário irá informar o estado da pendência, são eles: Resolvida Não Resolvida Prorrogação de Prazo Para esta opção, o campo Justificativa de Prorrogação de Prazo deve ser preenchido. Desistência OBS: Caso o usuário informe no campo Estado da Pendência a opção Desistência, a solicitação será cancelada e não prosseguirá. Para todos os outros estados, a solicitação seguirá para uma nova análise do Analista RVO. Após informar o estado da pendência basta fechar a janela no ícone X que os dados serão salvos. OBS: Só será possível concluir a atividade com a alteração do Estado da Pendência. 3-Incluir comentários Ao clicar no botão de comentários, a seguinte tela surgirá: Inserir o comentário e clicar no botão OK. Ou desistir e clicar em Cancelar. 22

23 Botão para excluir comentário Os comentários serão listados conforme forem adicionados, para excluir basta clicar no X. 4-Cancelar A qualquer momento o usuário pode cancelar a atividade, nenhum dado será salvo e a atividade será fechada. 5.1 Dados do Parecer Botão para inserir comentário De acordo com a imagem anterior, com a aba Dados do Parecer selecionada, o usuário pode: 1- Visualizar pareceres gerados No painel Dados do Parecer serão listados os números de pareceres gerados pelo Analista RVO. 2-Incluir comentários Ao clicar no botão de comentários, a seguinte tela surgirá: Inserir o comentário e clicar no botão OK. Ou desistir e clicar em Cancelar. 23

24 Botão para excluir comentário Os comentários serão listados conforme forem adicionados, para excluir basta clicar no X. 5.2 Anexos Inserir anexos Visualizar os anexos De acordo com a imagem anterior, com a aba Anexos selecionada, o usuário pode: 1-Inserir Anexos Para inserir anexos siga o explicado no item 4.2 deste Guia. 2-Visualizar os anexos Ao clicar na lupa o documento será exibido em tela. 3-Incluir comentários Ao clicar no botão de comentários, a seguinte tela surgirá: 24

25 Inserir o comentário e clicar no botão OK. Ou desistir e clicar em Cancelar. Botão para excluir comentário Os comentários serão listados conforme forem adicionados, para excluir basta clicar no X. 5.3 Emitir Despacho Após completar todas as etapas o Parecer deve ser emitido clicando no botão Emitir Despacho. O usuário deve assinar digitalmente para gerar o documento. 25

26 6 Arquivar Processo Administrativo Para encerrar o Processo Administrativo basta clicar no botão Encerrar Processo Administrativo que abrirá a janela para a assinatura digital. O usuário também poderá desistir de Encerrar o processo administrativo ao clicar no botão Cancelar. Ao clicar no botão Visualizar o processo, uma nova janela se abrirá para visualização de todo o processo. 26

27 7 Assinatura Digital de documento Possibilita ao usuário habilitado efetuar a assinatura digital de um documento. Após confirmação de uma atividade, será gerado um documento para assinatura. Na tela de exibição do documento será apresentado o painel Assinatura Documento, exibindo o campo Certificados. Nome do usuário responsável pela assinatura Esse botão confirma a assinatura O usuário será direcionado para a tela de assinatura, que contém os documentos a serem assinados. Após clicar no botão Assinar, será apresentada ao usuário a janela para introduzir PIN, a senha do token. Após realizar a assinatura a mensagem acima será mostrada. Depois de clicar em Ok o documento será enviado para o próximo usuário do processo. 27